高校数字档案范文

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随着计算机技术的发展，信息技术在各个领域被广泛应用。档案管理发生了巨大的变化，档案部门或档案工作者不但要管理纸质档案，还要管理数字档案。数字档案的特殊性档案部门或档案管理现不但要做好管理质量与进程的管理，还要做好数字档案安全工作。

一、数字档案面临的安全问题

（一）数字档案管理不规范，档案管理制度不健全

高校注重教学工作、学生工作方面，而对档案管理制度方面没有投入大量的精力。对档案的管理工作却没有提出明确的要求，不及时制定档案管理制度，不规范档案制度，没有明确规定档案的管理部门、管理人员、档案的保留范围、保留时间。由于学院对档案管理的方方面面没有进行统一的规定，导致档案管理工作出现了很多的缺陷，各系部之间没有统一的管理，使得学校的教学档案分类以及档案编制没有清楚的条理，资料残缺不全。

（二）档案真实性、可靠性与可用性

数字档案以光盘、硬盘为载体进行保存和传输，光盘与硬盘需几年更换新的载体，前者易受干扰，易消磁；硬盘操作不当或系统更新易造物理损坏。数字档案易导致档案内容被更改且更改以后不留痕迹；电子档案易复制性，并且复制后不容易分辨原件与复制件。

（三）档案工作人员对档案信息的安全不重视

档案人员对档案安全意识的缺乏，传统档案员保管纸质档案，只要防虫柱、防水、防潮等即可，而面对档案信息化管理安全意识的缺乏会导致不法分子利用木马非法侵入档案网站篡改以及获取档案信息，甚至销毁数据资源；黑客入侵网站，获取管理权限，造成档案信息流失。

二、数字档案安全解决方案

（一）加强档案管理制度建设，促进数字档案管理管理规范化、科学化

高校应当重视建立数字档案管理制度。首先，学校领导应该起到带头重视作用，在学校的教学工作者加大宣传，让全本职工了解教学档案的重要性，促例院领导重视档案管理。其次，高校要建立一些完善档案管理方法，明确数字档案管理程序。根据分级管理的原则，制定科学、规范、合理的教学档案管理流程，定时检查教学档案管理工作高效、平稳的M行。

（二）提高档案工作人员的档案意识

在档案管理工作中，档案工作者与其他部门的加强交流与合作，充分发挥优势，提高档案现代化的管理的工作水平，同时让其他人认识倒档案的意义，提高档案部门的社会地位，引起更多领导的重视。加大档案工作的资金投入，随着现代化的进程要逐渐改善档案室存储环境、存储设施等。

（三）使用有效的技术手段，建立安全的防护体系

采用防火墙技术，在档案部门内网与学校的外网之间设置一道保护屏障，以此来保证内部的相关信息不被泄漏，并且外部的一些工作不可以通过非法手段获取内部的信息。除些之外还采用安全保密技术，内校人员可随时进行查看，需要下载等操作就需要数字证书以及数字签名等手段，来保证数字档案的安全。

三、结语

实现现代信息资源的共享，使高校教育工作、管理者、档案工作者从繁琐、低效的工作中解脱出来，进一步提高工作效和教学质量势在必行。在不精心策划满足自行开发符合学校的档案管理系统的需求情况下，针对数字档案的安全现状，结合学校自身办学特色开发出形式多校、灵活多变等特点，研制出一套适合本学校的数字档案管理系统。

参考文献：

[1]关友谊.信息时代民办高校教学档案管理的思考[J]，现代企业管理，2014年1下期：P46-47.

[2]方满银.档案管理信息化的安全性探讨（J），现代经济信息.

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我国独立学院诞生于90年代末期，其发展迅速，截止至今在全国已有300多所。独立学院建校较晚，建设档案工作起步晚，独立学院既要面临的是档案的初见的困难，又在互联网时代的要求下，进行数字档案馆建设的双重难题，即是机遇又是挑战。

1 天津市独立学院档案管理与建设的现状分析

针对天津市的十所独立学院档案建设情况进行调查，并对其档案管理现状进行了分析。调查结果表明，档案管理作为一项暂时看不到效益的基础工作，不被学院领导重视，并且工作基础薄弱。从调研情况看独立学院档案工作存在以下共性问题。

缺乏专门的档案管理人员。由于办学历史不长，公众的档案意识不足。从学院领导到各系、处室等部门对档案的收集、立卷、利用敏感性低。还有一些独立学院档案管理人员是返聘的退休人员，他们进行档案临时管理，流动性大，不利于档案的建设与管理。还有一些兼职档案收集整理归档人员本不是档案专业出身，同时还兼做其他工作，专心研究档案管理的精力有限，也不利于独立学院档案事业的发展。

缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不规范。由于档案意识薄弱，又没有制度制约，责任不清，档案材料不能统一整齐归档，有的落在个人手中，有的工作人员觉得不重要随手丢弃。工作电子化后，有的文件修改直接在上次工作基础上变动，为以后档案的收集带来了困难。

独立学院档案工作资金投入不足 。在硬件方面，库房设备还不完善，有的没有专门的库房，有的也是一个小库房，也都没有购买干湿机器对库房的干湿度控制，库房条件相对简陋。软件方面，没有专门的档案办公软件，还是停留在纸质档案的收集立卷的情况下，这样给工作人员增加了工作量，查阅档案也带来不便，档案自动化管理程度不高。

总体而言，档案资料是独立学院在其发展过程中直接形成的原始记录，是学院发展中最重要的载体之一，是衡量教学质量、科研水平与管理水平的重要的尺子，在本科教育教学评估中起着很重要的作用。但是就目前档案工作现状看，独立学院档案管理工作现状总体形势不容乐观。

2 构建“互联网+”时代的档案馆对策

1、建立规章制度，强化管理，提高工作效率

一是独立学院应该有档案管理专门部门，强化管理工作。二是根据《高校档案管理办法》建立档案各项规章制度，建立管理制度，使档案工作制度化。三是建立档案具体管理办法，按照分类方法编写实体分类法，以及一系列安全管理、服务借阅等制度，细化档案归档流程、范围与期限表等，使工作的各个环节做到依规办事。

2、加强专兼职档案人员业务指导与培训，提高档案工作人员综合业务素质

档案工作者的素质是档案管理与建设中的关键环节。具有一支技术强和稳定的专、兼职档案管理人员队伍，在日常工作要加强专、兼职档案人员业务培训，才能够做好档案工作的。就本院情况而谈，我院档案室每年组织一次档案员培训，每年举办档案员评比活动，组织学院有关方面对各部门档案的整理情况进行评比，评选档案工作先进个人，调动工作人员积极性，同时也是展示优秀档案整理标本，互相促进学习的平台。

3、加快独立学院档案建设

独立学院档案数字化建设，是随着信息化发展，计算机普遍应用，“电子政务”开展，顺应时展而产生的。加快数字档案建设，创新服务方式是独立学院档案工作在大数据的生态背景下面临的机遇和挑战。档案数字化建设将分散的以不同形式记载的档案、地区不同的档案信息以数字的形式存储，利用网络的方式连接，能够实现档案信息共享与最大化的利用。

4、创新服务方式，提高服务水平

在互联网环境下，不少档案馆已经开通微博、微信公众平台，利用此平台提供档案相关政策解读、档案原件展示、档案服务咨询、档案利用等服务，并取得了不错的效果。天津市档案馆为例，其微信公众平台主要介绍其馆藏资源、编研成果、介绍档案馆展览、征集档案等内容，同时也宣传档案文化，探究天津历史，接受并反馈公众留言。这种微信公众平台使公众能随时随地获取档案相关信息，不仅为公众提供了更为便捷地档案服务，同时也是对档案工作起到宣传作用。

5、基于互联网发展，构建档案馆APP移动服务

互网络的广泛应用和覆盖，数字技术的快速发展的当下，移动数据终端设备为档案的服务、利用提供了新的方式，档案服务应顺势而为，利用“互联网+”的新形势，创新服务方式。档案APP与微信公众平台、微博等相比，能够形成更专业化、专题化的档案服务体系。虽然档案APP需要更多人力、物力去进行更新维护，但其更具有长远意义。独立学院档案馆更应该抓住“互联网+”的发展机遇，不断创新档案服务方式，构建档案馆APP移动服务。

总之，管理者应转变观念，创新思维，突破难题，提出具有成效的措施，提高档案管理水平，加快档案数字化、信息化建设的步伐，为独立学院的持续发展服务，为师生提供高质量快捷的服务。在全国档案数字化发展的背景下，“互联网+”是一个发展机遇，独立学院应紧跟时代步伐，不断升级档案馆（室），创新档案服务。

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国内高校大多建校历史悠久，历史遗留下来的档案丰富，原始记录性强，进行高校档案数字资源建设将具有一定的历史价值、科技价值和文化价值，可以实现管理高校档案的信息化、规范化、标准化和科学化，更好的保护与抢救珍贵的高校档案。

二、数字档案资源建设的内容

进入数字时代，以计算机、网络为载体的信息资源以几何级的速度产生、传播。档案信息资源具有独特的价值，承载着国家、民族、社群以及个体的过往历程。

数字资源建设，就是运用数字化的技术手段，将文字、图像、声音、动画等多种形式的信息，进行数字化的处理和加工，同时对已经形成的数字信息资源进行科学的规划、选择、采集、组织，使之形成可资利用的数字信息资源体系的全过程。数字资源建设内容一般包括数字资源建设规划、数据库建设、网络信息资源的开发和组织、电子资源的购买、数字资源的整合等内容。

高校数字档案资源建设，基于互联网、计算机，以档案数字化为主体，以文本、图片、音频、视频等各种形式记录，构建反映高校文化和历史进程的资源库。

高校档案馆数字资源的来源，主要在于两个层面：馆藏档案的数字化，包括档案目录数据库、档案全文数字化、数据库的建设等；电子文件的采集和接收，包括各类型电子文件及其元数据的收集和接收、专题数据库的采集、互联网上其他具有档案价值的信息下载等。

高校数字档案资源建设具有非常广的拓展性，基于内容丰富的数字资源体系，可以进行多种形式的再开发，形成多种多样的衍生产品，进行学校文化教育、学校形象宣传等。

高校数字档案资源建设主要包括以下几个方面：

（1）馆藏档案的数字化成果

馆藏档案的数字化成果是将接收归档资料进行数字化处理形成的数字资源，以及经加工获得的二次文献、三次文献等开发产品的数字资源。档案馆数字资源建设的重点内容就是馆藏的内容的数字化。高校档案馆开展数字资源建设，首先必须致力于馆藏资源的数字化。高校档案馆保存了大量的归档资料，这些资料有的以电子版直接提交档案馆，有的以其他保存方式提交然后被档案馆进行数字化处理。

（2）归档部门提交的电子文档

高校各个部门归档的电子文档包括各种电子文件、图纸的数字化光盘以及各种数据资料。档案材料具有原始性，在归档后内容不能更改。在材料内容进行数据化处理的过程中，材料数据所包含的信息等内容都要与非数据化的原件保持一致。所以说，数据化的过程是根据馆藏内容来分批逐步实现数据化，归档部门不断移交电子文档是对数字档案资源的不断补充。

（3）档案馆专门数据库

档案馆提供各项服务，需要建立专门数据库，同时需要在工作中维护、更新数据库。专门数据库大致包括：文件数据库、教学学籍管理数据库、科研项目数据库、基建项目数据库等。

（4）档案馆日常工作所形成的数字资源

高校档案馆在日常工作中会形成大量的管理文件、文档资料、电子传真等材料以及单位参加或组织的会议、活动所形成的具有保管意义的数字资料。

三、数字档案资源建设的管理

（1）建立和维护数据库

档案工作人员根据相关的分类标准整理档案输入专门的信息数据库，最后形成数据库。数据库不仅包括所有的档案信息还要包括在信息整理中形成的有关的注册、登录、加密等一系列的信息数据。数据库建立起来以后，依靠网络技术实现档案数字资源交换、利用。

（2）数字档案资源的质量控制

档案馆馆藏是当前数字档案馆信息资源建设的基础。档案馆馆藏丰富，其中很大一部分无法得到有效有用，若能予以数字化，通过网络实现有效共享和利用，就能成为当前数字档案馆信息采集最主要的来源。馆藏档案数字化的质量控制一般有以下几个方面：1、馆藏数字化的质量控制，在进行馆藏档案数字化进程时，档案管理部门应根据实际情况，制定严格的数据质量验收指标。档案馆验收人员必须对数字化档案信息进行全面进行验收，确保数字化档案信息的完整、准确。2、电子文件接收的质量控制，高校数字档案馆档案信息资源的重要来源是学校各部门、单位形成的电子文件。为确保进馆电子文件的真实性和完整性，必须重视进馆电子文件的鉴定工作。对于不符合技术标准规范的电子文件，要求立档单位重新发送；对于无须进馆的电子文件，坚决拒收。

（三）数字档案资源的安全机制

为保证数字档案的信息安全，我国已经制定并公布了一些相关法律，如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》，《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《网络安全法》等。

档案工作部门应建立一整套科学、合理、严密的管理制度，对每份电子档案均实行“全过程管理”，从每一个环节解决信息失真的隐患。数字档案信息的不安全因素贯穿于其形成、处理、收集、整理、归档、保管、利用的各个环节。必须建立一整套科学、合理、严格的制度规范，在完善监督机制的同时，保证制度规范的严格执行。

（四）数字档案资源的长期保存

数字档案资源具有脆弱性、易逝性、依附性等特征带来了数字档案资源的易消亡性。因此，数字资源长期保存自然有着非同一般的价值和意义以及迫切性。数字资源逐渐成为信息时代生产和利用的重要对象，数字资源长期保存已成为数字档案馆以及其他数字信息系统的战略问题。运用各种手段使得数字资源能够长期、可靠的存取，保存管理是数字资源长期保存的核心与关键所在，只有做好长期保存管理，存取服务才能持续而稳定的进行。

（五）数字档案资源的备份机制

为了确保档案信息资源的绝对安全，必要的备份机制以防问题的出现和带来的不良后果。一般来说，数字档案资源存储的形态可分为传统方式、数字方式、缩微方式。当前，为了解决数字档案资源因保存不当带来的信息损害，一般采用异质备份和云备份。

（六）数字档案资源的服务机制

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一.目前高校在数字档案管理上面临的问题

1.缺乏成熟技术

目前各大高校应用的办公系统及其数字档案管理系统都具备一定的优势，但两者间却不能相互兼容，办公系统主要是用来传送文件的电子政务系统；而数字档案管理系统却是专门为档案管理开发的软件，两者不能兼容，不相往来，也导致档案管理工作者常常出现重复劳动的困扰。

2.缺乏安全性

当前高校使用的数字档案管理系统在安全性上缺乏保障，数字档案不能做到高度保密，也不能有效保障信息的完整性及真实性，这些问题正是数字档案管理系统缺乏安全性的表现。国家也应法规为数字档案提供安全保障。

3.缺乏高度统一的标准

即使国家出台了一些档案管理的标准法规，但法规出台的速度远不能赶上数字化在档案管理中应用的速度。如，目前高校使用的数字档案管理软件在开发时就缺乏统一标准，在档案文件的收发、管理以及各地区高校档案数据的对接等方面都存在标准不一的状况。

4.进入数字化的脚步缓慢

高校以往的档案文件都是纸质资料，这些手工制作的文件要全部转化为数字文件，是一项工作量巨大的工程，需要耗费很长的时间和大量的人力，而且在转化过程中必然会遇到许多问题，完成难度非常大。

二.创新是实现高校数字档案管理可持续发展重要手段

1.确保数字化设施的齐全性

高校数字档案管理工作必须要拥有完备的设施支持，这些设施包含了各种软硬件，如数据库服务器、文件扫描仪、数码相机、大容量存储器等硬件以及专门为档案管理开发的软件。高校数字档案管理使用的软件应具有多种功能和强大的适用性，以确保其能完成数字档案的整理、集中、分类、存储、搜索以及运用等操作，并能和多种操作系统及硬件平台实现完美契合，该软件也应具有较强的安全自控性能，并能与不同种类的数据库进行数据连接及互换。高校数字档案管理系统应用的软硬件设施应符合数字时代的要求，在数字化建设过程中可依据自身实际条件，投入相应的资金、人力，并确保建设完成的数字设施可以投入使用，进而确保高校数字档案管理工作取得稳步发展。

2.为档案数字化管理提供安全保障

随着计算机的应用范围的日渐广泛，人类社会逐步进入到网络信息时代，网络安全也逐渐引起人们的关注，种类繁多的木马、病毒随时威胁着计算机的安全，同时也为高校数字档案管理造成较大的安全威胁，因此高校数字档案管理的第一要务就是确保档案信息的安全性、完整性以及实用性。目前完善高校数字档案管理系统的方法就是转变以往的管理模式、管理方式、管理机制以及各项法规。当前高校数字档案管理工作应进行制度创新，并制定健全的档案管理、安全规定，资源共享是档案数字化管理的技术要点，在开放共享资源前也应制定一定的法规进行约束。

3.重视人才培养

专业人才是高校档案管理进行数字化建设的必须要素，档案管理者的个人素质将直接影响到档案质量及档案的数字化录入速度。档案管理员的作用是为档案信息和信息应用者间搭建联系平台，因此高校数字档案管理人员必须要具备一定的专业知识，尤其是掌握相应的信息技术，可以熟练的使用计算机等现代化先进工具，并能使用这些工具对档案信息进行数字化管理及操作。所以，高校应重视档案管理数字化建设人员的专业技能培训，并及时对其进行专业知识普及，以提高他们的业务能力，使其跟上时展的脚步，进而确保高校档案管理数字化建设工作能平稳向前推进。

4.确保档案管理数字化建设具备标准性与规范性

高校档案数字化管理规定要求档案在进行集中、整理、入档以及使用等操作时有较为规范、标准的系统软件作为技术支持。将纸质档案转化为电子资料后，档案管理部门应将其集中管理，并归纳到一个兼容性能强悍、可以运行多种基本软件的信息存储系统中，该系统也应具备转变文件存储格式的功能，进而确保电子文件能在高校校园网与数字档案管理系统间进行传送和使用，具备这一功能，是目前档案数字化建设工作的重大技术进步。

5.应尽快将以前的纸质文件实现数字化

档案实现数字化管理后，能有效提高人们对档案的应用效率，也有利于拓展档案的应用范围，因此，拥有档案管理经验丰富的管理者能确保档案数字化建设快速开展，并对数字化建设具有一定的积极意义。此外，应在遵守现存档案管理标准的基础上及时将尚未录入的档案数据进行数字化处理，其将使档案数据库具有更高的实用性。

三.改变档案管理的工作重点，使档案管理在模式上和服务理念上有所改进

1.转变档案管理的工作内容

信息技术被广泛应用到各大高校的档案管理工作中后，各高校怎样处理所生成的电子文件，并对其进行管理成为引人关注的重点问题。信息技术的应用使档案文件的生成、存储以及调用等操作变得更加简捷、便利，但在文件处理过程中有可能会出现重要文件丢失，垃圾文件被存储的状况。在这种现状下，如何有效鉴别文件的重要性、真实性以及可靠性，并将其采取最适宜、权威的方式存储起来显得非常关键。

有的高校在教育体制上出现了一些大的变革，其职能和教育科研等的范围和方式也发生了一些大的变动，相应的该高校档案管理形式也要做出一定调整。因此，我们应积极探寻本管理系统存在的内部联系及其和其他系统之间的连接关系，并依据高校教育和科学研究之间的联系，整合处理档案资源，以实现各大高校之间的资源共享，进而使用最小的投资取得最大的效益。所以，档案管理的工作重点要从实体文档处理转化到文档信息的生成全过程。

2.重视档案管理工作模式及其服务理念的转化

现下文件和档案之间在“关节点”上依然存在问题。档案管理只关注文档管理尾端工作，而在文件生成、传输以及保管等环节上没有发挥作用。为了避免这些问题再次出现，我们应转变以往的文档管理模式，将档案管理贯穿到文件的生成全过程，使文件从生成到入档都能实施有效管理。当然，档案管理部门的职能也应得到扩充，将主管档案搜集、入档转化为对文件实行全过程管理，并在档案形成的全过程中发挥出重要作用。

3.转化档案管理人员的角色

社会进入信息时代，对档案管理人员的工作内容也提出了新的要求，若管理人员忽视时展要求，甚至和时展脱轨，只将自己看做是资料的看门锁，将直接造成档案管理人员的社会地位受损。档案管理人员应将消极管理的态度变为积极参与，甚至成为审核文件一体化的一员。

小结

计算机技术应用范围的日渐广泛，为高校档案管理实现数字化提供了技术支持，因此高校档案管理工作人员应将高校信息资源的作用充分发挥出来，并在推进信息化的社会浪潮中，加大自身建设力度，进行准确定位，突破发展局限，和信息技术共同进步，为社会的发展贡献一份推动力。（作者单位：聊城大学东昌学院）

参考文献

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计算机网络应用是数字档案馆建设的核心内容。只要有网络的地方，网络安全就是一个无法回避的问题。我国高校档案馆使用的档案管理软件主要有两种：一种是购买商业化的档案管理软件，一种是采用高校档案馆与软件技术人员联合开发的档案管理软件，但无论使用哪种软件，都存在着系统的安全性能先天不足的问题。

1 影响高校档案信息安全的因素

1.1 网络级因素

网络运行系统的物理设备存在着不同程度的安全隐患，包括主机硬件系统本身的安全漏洞、不稳定性、意外损坏及外界环境（如地震、闪电、风暴等）对系统运行可靠性的影响。

1.2 数据级因素

数据级因素包括操作系统、数据库管理系统、档案数据存贮、数据备份、数据格式的转换以及各类电子文件的保管和异地存贮等，主要是指涉及到系统存贮的档案数据的安全问题。

1.3 应用级因素

档案管理信息系统的用户管理层次的不规范性，操作人员安全配置不当，用户安全意识不强，口令选择不慎以及用户将自己的帐号随意转借他人或与别人共享等造成档案信息泄密、原始信息被篡改等均属应用的因素。

1.4 计算机病毒

计算机病毒是一种能够修改别的程序，且把自身的复制品包括进去的可执行的计算机程序，“传染”性很强，具有破坏程序、删除文件甚至破坏系统的能力。它通过网络传播，其传播速度、传播范围和破坏性等方面都是其它媒体传播病毒所不能比拟的。由于每个单位或部门的档案信息都是通过局域网接入INTERNET的，网络的共享性和开放性，使用的TCP/IP协议的缺陷和操作系统的安全漏洞等决定了网上信息的安全存在不足。另外软件的设计也存在安全隐患，都会遭到病毒的侵蚀，严重时会导致系统瘫痪。

1.5 人为的恶意攻击

俗称黑客行为，是计算机网络所面临的最大威胁。它们可以分为以下两种：一种是主动攻击，即以各种方式有选择地破坏数据的原始性和完整性；另一种是被动攻击，它是在不影响网络正常工作的情况下，进行截获、删除、窃取、破译以获得重要机密信息。这两种攻击均可对计算机网络造成极大的危害，并导致信息的机密数据泄漏。

2 确保高校档案管理网络安全的措施

2.1 提高安全意识

俗话说“防患于未然”，为确保我们的计算机不受到恶意侵害，我们要设的第一道防线便是要增强我们的计算机网络安全意识。要定期对档案员进行网络安全知识培训，要熟悉面临的各种安全威胁，要定期检查安全升级和软件补丁，不要将未保护的移动设备接入网络，不要轻易尝试来历不明的软件等。

2.2 网络级安全策略

确保支撑系统运行物理设备的安全是网络安全的根本。其包括网络基础建设如网络布线、网络连接、局域网和广域网环境的构建、设备的选型及其各个环节安全策略的考虑。人们往往会根据需要采用适当的防火墙设备及网络管理软件来确保局域网的内外用户的访问权限和网络上数据包的检测与过滤；选用可靠的硬件安全设备保证整个系统的稳定运行，如磁盘阵列等设备的采用来保证一台服务器出现故障而不会导致整个系统的瘫痪问题等等。

2.3 数据级安全策略

数据级安全主要是指涉及到系统存贮的档案数据的安全问题。针对影响数据安全的各种因素，在建立网络化档案管理信息系统时，首要考虑的是选择什么样的操作系统来确保应用系统的安装和运行，目前主流的操作系统有Unix、Windows和Linux，他们各自有其优越性，安全问题也各有特点，关键是如何选择满足用户实际需求的操作系统和数据库管理系统。当然考虑档案原数据的存放规则和保管策略也是非常重要的问题之一，需要一定的保管制度来约束。这些都是档案应用系统能够安全运行的根本保障。

2.4 应用级安全策略

应用级安全主要取决于档案部门所采用的应用系统的用户模型的定义模型和使用规则。一般情况下，档案管理信息系统的用户模型分多个层次、多个角色、多种功能或多种形式混合使用，来分别定义用户权限。系统常常按功能权限划分为系统管理、数据操作和数据浏览等3大类用户：每类用户角色的定义可以按照各业务职能的实际需求，对其操作权限和操作功能进行定义，如单位领导、专职档案工作人员、兼职档案员（学校归档单位）等。但不论采用哪种用户模型，要求应用级的安全至少包括两项功能：一是对系统中各个功能模块的操作权限的定义，另一个是对系统数据的分层管理和操作权限的定义。

3 保障高校档案管理网络安全的方案

3.1 网络和数据的安全方案

一是要制定安全防范措施。如在硬件上，要配备智能UPS（不间断电源设备），防止断电造成数据丢失和文件损坏。二是要严格遵守工作制度和操作规程，保障操作安全、接入安全和应用服务安全。三是要建立完备的档案信息数据备份和灾难恢复机制，充分考虑软件、硬件性能，合理设置网络和软件安全运行环境参数，及时备份数据，确保档案数据安全。四是要加强网络系统安全管理技术的研究和应用，如防火墙技术、防改技术、防病毒技术等，快速排除各类故障。五是制定规范的管理制度，健全系统管理体制，通过法律的手段，严厉惩治破坏公共网络系统的行为。

3.2 网络基础环境的安全技术方案

采取的主要方法是物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术。最理想的方案是数字档案馆的内网和外网之间要实行物理隔离，内网和专网之间要实行逻辑隔离。在具体操作中，要注意应用防火墙技术、网络防病毒、CA论证、加密传输、VPN、漏洞检测和监测预警、备份恢复等一系列安全技术[4]。

3.3 防火墙安全解决方案

防火墙是设置安全策略，控制（允许、拒绝、检测）出入网络的数据包，它本身具有较强的抗攻击能力，可以实现以下几种安全功能：一是限制未被授权的用户进入内部网络，过滤掉不安全的数据包；二是防止入侵者接近本系统的防御设施；三是限定内部网络用户访问特殊站点；四是为监视Internet安全提供方便。服务器通过特定的端口对外提供服务，如Web服务的8089端口等，避免了外界用户对服务器其他端口访问的可能性。如果档案馆需要数据服务器特别指定用户，可以采用防火墙用户认证及用户规则来限制，这样除了经过已认证的用户外，所有本局域网以外的用户在访问内部网络时都需要通过防火墙进行过滤和筛选，使用时可以通过对客户端IP地址或者网卡的MAC地址进行判断和识别，以及通过对可疑数据包的检测进行过滤，以保证整个网络系统的安全运行。这种方式是用防火墙的路由模式来实现的。档案馆内部的PC统一使用内部定义的网址如192.168.X.X，通过防火墙的NAT功能访问互联网，外界不能直接访问到档案馆内部的PC，减少被攻击的可能性。

3.4 档案管理信息系统的安全方案

数字档案信息的录入和维护主要依靠管理信息系统所提供的各项功能来完成，由于用户角色的不同，权限的差异，要求应用系统能够提供一套完整的用户安全管理策略，以保证档案信息的完整性和安全性。其主要体现在三个方面：一是要采用成熟先进的计算机应用系统运行结构；二是对系统用户按照工作需要进行角色和等级的区分；三是对档案数据的安全管理级别如保密、开放等状态按照档案法规定和实施细则进行多级安全管理，以区别不同类型用户的访问。

3.5 设备故障的安全防范

数据完全丢失或者系统无法保持原有的有续的存贮状态的危害极大。因此要求系统在设计之初应充分考虑到系统的安全应急措施、数据的异地备份等管理策略。当发生计算机设备故障时，是以保护数据为主要目的还是兼顾数据和运行系统二者的安全？可以根据自己的工作需要和资金分配情况进行选择。如果是以保护数据为主要目的而采取的较为经济的方法往往是“冷备份”机制，其缺点是不同步，占用存贮空间较大，优点是操作简单，恢复起来较快，但最新数据会丢失；如果系统为双机“热备份”机制，就可以比较好地保证系统应用程序和数据相对较为安全。“热备份”的优点是投资大，数据实时，系统运行不间断，当一台服务器出现故障时，另外一台能够及时替代其工作，不至于由于系统维修而耽误业务工作的开展。

4 结束语

随着数字化教育基础设施的不断完善，数字化档案馆已成为高校档案馆的发展的趋势。数字档案馆的安全问题引起了人们的高度重视。数字档案馆在建设初期采取防火墙、防病毒、漏洞扫描和入侵检测等常用方法的同时，提高档案馆相关人员安全防护意识、加强管理人员的网络安全的知识水平、提供必要的安全技术培训，也显得尤为重要。

【参考文献】

[1]郑薇，马景复.高校档案馆网络安全措施[J].中国教育信息化，2007，4.

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1 纸质档案转化为数字化档案的必要性

（一）有利于档案信息资源的开发利用

由于纸质档案资料较多，占用库房空间大，查找比较繁琐，档案在使用时受时间和空间的限制，大大降低了档案的使用效率。而将纸质档案转化为数字化档案，可以使档案信息分别分类的存储在数据库中。当使用者需要使用档案信息时，可以不受时间和空间的限制，在任何时间跨区域利用计算机网络快速的、准确的检索所需的档案信息，进而有效使用档案信息，这将大大提高档案信息的使用效率。

（二）有利于强化档案信息资源的保护

档案馆保存的纸质档案受外界环境影响较大，防火，防潮，防虫的安全系数不高。在档案的利用过程中会被使用者直接翻阅，容易造成纸质档案磨损和损坏；而库房管理人员如不能认真和科学的管理纸质档案，也可能会造成纸质档案丢失或损坏。以上情况的发生，都会使档案信息得不到有效的保护。而数字化档案可以使档案信息分类存储在数据库中，当使用者需要利用档案信息时，只需要通过网络传输的方式来进行档案信息的检索和利用，以电子阅读的方式来查看档案信息，这将有效避免纸质档案因外部因素导致损坏的情况发生。

2 高校档案数字化建设中应采取的策略

（一）加强档案宣传，争取领导的重视与支持。

学校领导对档案工作重视程度直接关系到档案数字化工作的经费投入，因此必须要加强档案工作宣传，不断增强学校领导的档案保护意识，让学校领导一定要认识到档案数字化工作的重要性，促其加强对档案数字化工作的支持，并把档案数字化工作列入学校工作的重要议事日程，纳入学校发展的总体规划，将档案数字化建设与学校的“数字化”校园建设有机结合，做到把档案工作的发展与学校教学、科研等工作的发展同步推进，统筹协调。加大对档案部门的人力、财力、物力支持，为档案数字化建设提供强有力的保障，有利于切实解决档案数字化工作中存在的各种问题。

（二）建立健全档案数字化工作的各项标准和管理制度。

为了使高校数字化档案工作趋于规范化和科学化。要科学制定、修订、贯彻各项档案数字化标准，使数字化档案工作逐步走向规范化、标准化。首先各单位应根据自身条件和档案管理的特点设计档案数字化工作流程，建立和逐步完善各个工作岗位的工作制度，细化档案数字工作中的各项标准和工序之间的交接程序，并把工作职责落实到每一个人，做到分工明确，责任到人。根据纸质档案的类型、介质种类、年代等不同因素，对工作流程、工作岗位、技术指标都要有针对性的进行调整和设置，并安排专人负责指导和质量检查。对每个工序的交接环节要做好交接登记等等，比如档案出库领用、预处理、数字化处理、质量检查、装卷归还、数字档案信息备份移交都要做好相应的交接登记手续，要制定严格的工作制度和管理办法，只有采取强有力措施，才能确保档案原件安全和数字化档案的质量。

（三）加强数字化档案的安全管理。

为有效保护数字化档案的安全，应采取定期备份、信息加密、访问控制等技术措施。首先每份数学化档案应备份不少于两份完全相同的不同存储介质拷贝。数字化档案的管理系统应按照相关技术标准进行建设，并按要求配备经国家有关部门认证的防火墙和杀毒软件。对不同密级的数字化档案应该区别在不同的网络中使用，有保密要求的数字化档案必须在与外网隔断的专网内使用，每份数字化档案要根据保密级别设置相应的密级标识，同时进行技术认证和授权访问，严格控制数字化档案信息下载。而对完全开放的数字化档案可以接入校园网，为档案信息资源的开发和利用提供便利。档案数字化的使用要建立实名注册制度，设立查询管理系统，做到一切有据可查，可追根溯源。

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随着计算机技术的迅猛发展，特别是网络技术、数码存储与传输技术等的全面普及，使得人们对档案信息的加工、存储、查询、利用等方面有了新的要求。因此，数字档案也就应运而生，它是一个新生事物，它的所有载体的信息均能以数字化的形式获得，包括所有联机采购、编目、公共查询；对各种信息资源的检索，通过网络组织读者访问数据库系统，如电子档案、电子图片、声像资料、多媒体资料等；用计算机系统管理档案的服务；数字档案利用网络连接到全球各个角落，让人们很方便地共享资源。数字档案有如下特征：

1．数字档案是一个分布式的群体，通过宽带高速互连的计算机网络，把大量分布在一个单位或一个地域的众多档案信息资源单位组成联合体，把不同地理位置上及不同类型的档案信息按统一标准加以有效存储、管理并通过易于使用的方式提供给使用者，超越空间和时间的约束，便于使用者在任何时候、任何地方都可以在网上远程跨库获取任何所需的信息资源，达到高度的资源共享。

2．数字档案是面向服务对象的数字化多媒体信息库。数字档案的存储介质已不限于印刷体，它具有文本、声、光、图像、影视等多种媒体，其存储的载体也相应的有光盘、录音带以及各种类型的数字化、电子化装置，它通过多媒体、超文本、超媒体等技术，提供智能化：的信息检索手段，向使用者展示各种生动、具体、形象、逼真的信息。

3．数字档案是与平台无关的数字化资源集合。数字档案可实现异种数据库之间、服务之间、工作站之间的可互操作性，并正在探索深层语义上的可互操作性。它采用一种联合式或协调性软件，从类型相似的数据对象和服务中，取得一致性和连贯性检索内容。

4．数字档案具有强大的信息传播与功能。数字档案的服务方式与传统档案的管理有着重大的差别，它变传统档案管理的被动式服务为主动服务。它可以通过网络随时和传播各种档案资源的信息，对使用者进行“引导”或“导航”，向使用者提供多种语言兼容的多媒体远程数字信息服务。

二、高校数字化档案建设的技术保障

数字信息档案是一个开放式的硬件和软件的集成平台，通过对技术和产品的集成，把大量的各种信息载体数字化，将它们组织起来在网上服务。

1．各种载体的数字化。将档案信息的各种文字、图像等，利用计算机和相关设备，将这些资料数字化。

2．数据的存储和管理。数字档案信息大多数采用客户机／服务器的模式。客户、档案管理服务器和对象服务器构成信息传递的核心结构。档案管理服务器主要管理数据的目录、索引和查询。而对象服务器则用于管理数字化的对象(即各种类型载体的原档案)，当对象数据直接到达客户的时候，就实现了档案对象数据的传送，它存储和管理的数据量是巨大的。

3．组织有效的访问和查询。文本类型的文件检索，实现在网上的快速全文检索软件：如何为多媒体信息档案建立索引，让用户进行有效的查询，也是当前研究的热点之一。

4．权限管理和版权保护。数字档案信息的安全性显得很重要，它要有一般计算机网络系统的管理功能，要重视各种类型用户的权限管理；更重要的是，必须用适当的技术确保资源不被滥用。

三、高校数字档案建设应解决的问题

1．加强高校档案信息数字化的人力资源建设。人力资源，即数字档案管理的专业人员、管理人员及其后续储备人才，是建设数字档案的关键。建设数字档案必须确立：“以人为本”。传统档案管理时代的工作人员的工作基本模式是人与纸的结合，或者说是以纸为媒介与用户的结合，也就是人与人的结合。而数字档案时代档案员工作的基本模式是人与计算机的结合，也就是所谓的“人机结合”，工作人员得通过计算机和计算机通讯网络来获取或提供信息服务。因此，数字时代档案员既要有扎实的传统档案学的知识，又要兼备计算机技术、网络技术、通讯技术知识和网络安全维护知识，即是通才、复合型的人才。数字档案的建设和发展离不开高素质人才。数字档案工作要求管理人员具有较高学历和专业素质，需要掌握多方面知识结构的人才，只有拥有这样一批既具有深厚的专业知识、熟练的网络技能，又具有良好的文化修养，同时还具备获取、组织、传播信息能力的新型档案员，数字档案事业才可持续发展。信息技术对档案管理、服务及其馆员的影响是深远的，随着数字化技术和网络技术的发展，档案管理必然将朝着“数字化档案”的方向发展。

2．提高数字化资源。数字化资源建设是发展数字档案的前提条件，不然，档案的数字化发展犹如无米之炊、无本之木。数字化资源建设要立足于做好以下两个方面的工作：一是学校资源数字化；二是社会资源馆藏化。学校资源数字化，就是根据各高校的学科特点、科研方向和日后的发展规模，建立个性化的数据库，实现目录检索、主题检索和全文检索；同时，还可根据教学和科研的需要，对相关的数据作数字化技术处理，在此基础上建立全方位搜索引擎，实现网上轻松使用和下载。社会资源馆藏化，指对社会上已数字化的信息资源进行收集、整合和利用，大力拓展网上资源，通过对信息的搜索、跟踪和过滤，将有关资源分门别类地加以组织，供教师、学生使用以及社会上有关人员使用。

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高校档案数字化建设是高校档案工作的重要环节，数字化档案真实、准确、完整地展现了高校管理工作的整个过程，是高校各项工作记录、参考、总结的依据。进行科学、规范的档案数字化建设是非常必要的。高校档案工作是学校的重要基础工作，为人才培养、科学研究、学科建设等工作提供保障。随着高校信息化建设进程的快速推进，为了满足档案管理需求，就必须要提升档案管理质量和效率。而档案数字化建设的合理开展，可以在确保高校档案建设质量的基础上，提升档案管理效率。因此，如何有效地加快高校档案数字化建设是当前高校值得深入思考的重要课题。

一、构建数字化档案馆的必要性和紧迫性

高校档案数字化主要利用计算机和互联网、局域网等技术，将高校各种载体的档案资源转化成数字化档案信息，把文字、图纸、影像等信息贮存在光盘等载体中，通过网络信息交互和软件终端信息传递的方式为档案信息使用者提供更加快捷、更加有效的档案信息服务，使高校档案原始资料得到充分和及时利用，最终实现档案资源共享。并且能够使得管理更加规范，提高档案利用率，减少档案原件丢失破损情况发生；相比较传统档案管理，能够减少所需的人力、物力、财力成本。在在档案进行数字化建设之后，是档案上的内容会被进行扫描和整理，再将数字化的资料进行归类，通过计算机设备录入到学校的数据库中，通过数据库的方式来对档案资料进行管理，这样就能够在短时间内迅速实现查找和搜索。减少了劳动强度，提高了档案服务质量，便于档案无限制存储，提高了档案利用率，节约了成本，节省了空间，方便了维护，还能实现安全存储和资料共享。通过对数字档案信息的开发、处理、传递和广泛利用，充分发挥数字档案效用，提高档案的利用价值。因此，高校档案部门应该充分发挥高校的优势，积极创造条件建设数字化档案馆，实时收集各类电子文件及各种有保存价值的数字化档案材料，同时要在网上、传播、交流馆藏非保密性的档案信息，尽快实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务网络化，最大限度地发挥馆藏档案的作用。

二、高校图书馆档案数字化建设的原则

（一）效益性。之所以要进行图书馆档案数字化建设，主要是为了实现便捷、高效的收藏、管理、存储和利用档案信息资源。基于此，在进行档案数字化建设时，效益性原则是必须要坚持的，统筹兼顾，实现图书馆档案数字化建设的同时，降低档案数字化建设的成本，最大限度地提升资金的利用效率，并保证在整个图书馆档案数字化建设过程中，资金具有良好的充足性，最终充分的发挥档案数字化对高校图书馆，乃至是对高校的重要作用。

（二）一致性。高校图书馆档案数字化建设是一项长期、庞大、系统的工程，涉及的学科比较广泛，由于建设周期长，建设中，载体、形式、门类以及数量都具备多样性及巨大性，需要多个部门及多领域专业技术人才的支持，由此一来，要想实现数字化，就必须保证涉及到的部门及人员协同一致，在统一标准的指引下，完成档案数字化建设工作。

三、高校图书馆数字化档案建设的途径与措施

（一）加大基础设施投入。高校图书馆在进行档案信息收集时，依据自身工作专业性、服务性以及学术性的特点，将收集范围适当的增加，保证信息收集的全面性、多样性，同时，对于收集完成的信息进行有效的整理和存储。高校图书馆档案数字化的建设需要与国家的法律法规相符合，并实现规范化管理，保证分类的科学性，主题标引的准确性。对高校图书馆档案进行管理时，建立完善的管理制度，提升档案管理工作的科学性，保证档案的完整性、系统性与安全性。

（二）加强网络化建设。高校图书馆在进行档案信息化建设时，需要利用信息技术，档案编目、检索、统计、借阅等均需要利用此项技术，同时，档案收集和登记也需要利用信息技术。通过信息技术的利用，实现复杂立卷程序简单化，利用网络的优势，可以将数字化资料传送给各个部门，各部门依据自身的要求完成档案管理。在档案领域中，网络技术的应用促使数字化技术的应用越来越深入，并且应用效率也越来越高，传统单一的收集、整理和保存档案工作变得更为多元化，信息服务管理层次也更加深入。

（三）充分开发利用资源。开发与利用是为档案数字化建设的最终目的，通过档案数字化资源的开发与利用，促进图书馆及其他各项工作的发展，也因此使得档案的作用充分发挥。档案数字化建设中，依据计算机技术建立档案管理系统，提升了档案信息的查询速度，促使使用者随时随地利用图书馆档案信息资源，发挥档案的服务作用。

（四）加强档案人才培养。人才是档案数字化建设的核心，提升档案管理人员综合素质、业务能力和数字化技术水平，加强档案管理人员队伍建设和人才培养；高校档案部门要重视打造一支高素质、专业化的人才队伍。要加强档案工作人员的理论知识培养，确保他们具备扎实的档案专业理论知识；同时要注意提高他们计算机技术等数字化档案处理能力；要定期组织高校中那些具有发展潜力的青年档案管理人才去积极参加专题讲座、学术交流以及业务研讨会等尽快提升他们掌握计算机技术的水平和能力

（五）做好档案数据库建设。高校档案管理部门要加大高校档案数字化与现代化信息技术管理的推进力度，确保高校档案信息数据的真实性、完整性，真正实现高校档案数字化管理，发挥高校档案数字化信息资源的重要价值。n案数据库包括档案目录数据库、档案全文数据库、档案数据资源的接收、整合、集成、迁移、组织、存储等与数据库相关的数字资源处理。数字档案信息加工包括数字档案信息整理、格式转换、数字档案信息录入、数字档案信息集成等基本功能。数字信息转换的主要功能是将经过加工处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据库管理系统进行处理的结构化数字信息。这个功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信息导入功能加以实现的。

（七）网络环境下要重视档案信息的安全保障。除了形成一套法规标准体系外，还需有相应的技术措施进行自动控制。为了保证密级档案的安全性，需设置安全密码，为其上一把放心锁。对于非开放性档案根据其性质界定不同密级档案的查阅人员范围，设置不同的密码和访问权限，普通密级的档案密码可提供给有查阅权限的人员，绝密级的档案可不上网或只在本单位内部的局域网上按查询权限访问。为保证网站的正常运行，需安装杀毒软件和“ 防火墙” ，以抵御黑客的袭击。要不断研究和探索新的安全防护技术，如对“ 元数据”的研究、拷贝与迁移技术的应用等。

参考文献

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信息化时代已经以惊人的速度推动着人们生产、生活和传播方式的变化，在历史发展过程中，作为具有承载信息、记录高校在教育、教学、科研、建设等工作进程的高校档案也在悄然朝着信息化管理方向发展。

档案信息资源建设的档案信息化建设的关键，在信息时代下，档案数据势必具有新的特点，正是如此，对信息时代下档案信息资源建设的探讨关系着档案信息化建设事业的前途，意义非凡。

1、档案信息资源建设的内容及重要性

2002年12月25日，国家档案局通过的《全国档案信息化建设实施纲要》中将档案信息化建设内容概括为6部分，即：档案信息化基础设施建设、档案洗洗资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设和档案信息化标准规范建设。其中，高校档案信息资源建设是高校档案信息化建设的关键和核心。

高校档案信息资源建设主要内容包括：高校馆藏档案的数字化、电子文件的采集和接收档案信息资源建设。

高校档案信息化建设的主体即为档案资源，只有将档案资源准确的、高效的、有机的建设起来，才能高水平的完成档案信息化建设。高校档案信息化建设如果没有丰富的、合理的、有机结合在一起的、优质的数字档案信息资源，那么，档案信息化建设就会成为“无本之木、无源之水、无米之炊”，档案信息化建设的目标和作用就无法实现，失去了档案信息化建设的意义。因此档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心内容，是档案信息化建设的“内在货源”保障，关系到档案信息化建设的成败。

2、信息时代档案数据特点

信息时代的变革减轻了手工劳动，规范了工作流程，其使得多种人工劳动发生了质的变化，同时影响着人们的思维方式。高校中的各业务也在这一时代中发生了翻天覆地的变化，均拥有着各自的业务系统为之服务。作为在高校教学、科研、党政管理以及其他活动中形成的归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录，是学校各种业务数据的终点，档案数据势必呈现出了新的时代特征。

（一）数据量大，增长迅速

高校档案记录着学校在教学、科研等各种活动中直接形成的、清晰的、确定的原始信息。在信息时代下，学校各业务部门的业务系统不断增多，进而产生大量数据，这些数据、信息有很大一部分属于归档范畴，直接导致档案数据量增大；同时档案数据种类也不断增多，不仅包括传统的文档，还包括图片、视频、音频、网页、日志等。再者，档案信息化资源建设还包括将馆藏档案进行数字化，这部分也是数量众多的部分。另外随着工作的推进，在信息时代下，档案资源还包括在纸质保管年代，因条件所限未能很好保存的数据信息，例如：浏览轨迹、访问日志、操作日志等。因此，在信息时代下，档案数据量将会以高速的速度增长。

（二）分布广泛，多源异构

学校各业务系统业务侧重点不同、开发工具不同、开发人员不同、采用数据库类型不同、上线时间不同，直接导致在此过程中各系统间产生的数据多样性增加，同时数据不可避免的分布在不同的业务系统、不同的数据库中。由此可见，在信息时代高速发展的今天，数字资源将广泛的存在于诸多不同的业务系统当中，作为众多业务系统数据终点的档案数据势必会带有明显的异构性，呈现出结构化信息、半结构化信息和非结构化信息融合的态势，形成分布广泛的大量异构数据。

（三）真实可靠、准确度高

信息时代，数据来源变得庞杂，对于学校各业务系统产生的过程数据及结果数据，利用者更需要精确的信息来源，而并非在众多庞杂的数据中寻求自己的需求数据。档案信息资源建设就是一个将众多庞杂的数据按照一定的规则、格式进行组合，是对原始数据的保存，同时也对原始数据重新整合，当使用者根据外部环境进行数据选择时，可精确的将所需档案信息进行锁定。因此，在信息时代，档案数据必将得到更大关注，因为它“是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源”。具备真实可靠，准确度高的特性。

3、信息时代下档案信息资源建设面临的改变

高校档案信息资源建设主要包括：高校馆藏档案的数字化、电子文件的采集和接收档案信息资源建设。

（一）高校馆藏档案的数字化：是档案资源建设的很重要一个基础部分，主要包括目录录入、档案数字化加工。就高校来说，档案信息的数字化主要包括：纸质档案数字化；照片、底片、图纸等纸质档案数字化；录音录像档案数字化。

在信息时代下，这些原本的纸质文件本身是由业务系统中的电子文件进行了纸质化处理，因此，一部分数字化工作可以省略，例如：冲印的数码照片无需进行数字化加工，只需留存电子版即可。

（二）电子文件的采集：是档案资源建设的主要内容，主要包括将各业务过程中产生的最终的电子文件进行收集整理，电子文件的采集首先要求的是积累那些经过审批的“最终版本”的电子文件。

在信息时代下，无纸化办公已经成为常态，诸多归档的文件本身即是由业务系统生成的报表，在进行收集时需按照固定格式将报表生成电子版并转化为档案固定不可修改格式进行保存，同时收集方式可以采用网络在线接收和介质移交接收。

（三）接收档案信息资源建设：各种具有档案性质的行业、专题资源库。各种具有档案性质的政府和行业信息及专题资源库也是档案馆数字资源建设的重要采集内容。

在信息时代下，可通过网络在线采集网现有的各种信息资源库，也可以根据使用需求，采购一些全文光盘数据库补充档案馆数字资源建设的不足。

4、信息时代下档案信息资源建设的实施策略

信息时代背景下，档案信息资源建设必须考虑到时代的特征性，充分利用时代特征，以建设精准、丰富、有机的档案信息资源为目标，进而圆满完成档案信息化建设工作。

（一）有序、规范、有机的进行数字化加工

信息时代下对档案数字资源建设分为“增量档案电子化，存量档案数字化”，对存量档案的数字化加工，首先应该有原则、有顺序进行加工，例如根据利用率高低进行数字化，根据档案保存难以程度进行数字化，根据档案重要程度进行数字化等等。

信息时代下档案数字化加工更应该遵守统一的标准。数字化加工是一个技术性、规范性工作，应该严格遵守数字化加工的标准规范。目前用于档案信息资源建设的标准规范由如下有《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.2―1999）、《电子文件归档及管理规范》（GB/Tl8894―2002）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31―2005）、《中国档案机读目录格式》（GB/T20163―2006）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47―2009）等。

信息时代下，有机的完成数字化加工工作。数字化加工绝不是简单的将非电子数据经过计算机、扫描仪等电子设备转化为非结构化数据进行简单存储，更为重要的是要与目录数据库的结构化数据相结合，结构化数据与非结构化数据有联系、有对应、有组合，只有形成一套完整的、系统的结构化与非结构数据的有机整体，才是真正的数字化。

（二）整合资源，统一数据

信息时代背景下，学校各业务部门均有自己的业务系统，产生的业务数据在本系统内有统一性、规范性，不同系统间却有多样性。例如学校办公室OA系统、教务处成绩管理系统、科研处科研成果管理系统、财务处财务报表系统等采用的可能是不同的数据库，可能有Oracle、Informix、SQL sever、mysql等数据库，在尚无一个标准的数据接口下，可开发不同的转入工具使得不同数据库通过各自转入工具转化为统一的数据格式，分别与档案系统做借口，将各业务系统内需要归档字段与档案系统的字段做统一对应，则可完成数据高效利用，一定程度上消除信息屏障。另外，需提前做好调研，档案工作前端化，通过前端控制和全程管理，对其产生、使用、失效等过程进行有效管理，做到工作上主动性和前瞻性。

（三）以目标为导向，理清数据逻辑

档案的重要目的是利用，构建档案系统，完成信息化建设的首要思考问题应该是此系统的使用目的。由此根据理清数据间的关系进而去完成系统的设计与构建，“盘活”已有数据，最大限度优化系统。

例如在外语外贸类院校中出国学生比例较大，成绩翻译是档案利用工作的很重要的一个内容。采用手动录入、手动翻译当然可以解决问题，但是增加了劳动，重复建设数据，为此，可直接利用在务处成绩管理系统中已有学生的中文成绩，但是需与其中文成绩库做英文成绩库对应，理清其中学生学号、课程号、分数、课程的逻辑关系后，就可以很轻松的完成成绩英文翻译工作。

在完成中英文数据库一一对应之后，一份中文成绩单便成功翻译成了一份英文成绩单。

5、今后工作展望

（一）加强信息安全管理

信息时代背景下，数据是重中之重，访问系统首先要建立IAM（身份和访问管理）和隐私保护系统，实现统一身份认证、单点登录和访问权限控制，达到用户安全集成管理目标；其次，通过数据加密技术保护档案数据安全；再次，要建立完善的备份机制，提高系统容灾能力；最后要加强安全意识培训。

（二）加强标准规范建设

信息时代背景下，多样化业务系统、多样化数据已经成为常态，要消除信息孤岛，实现信息资源共享与整合就要协调各方利益，建立兼顾实用性、稳定性和国际性的档案数字资源整合的标准体系，完成不同协议、标准、规范的整合。

（三）加强人才队伍建设

信息时代的快速发展，迫使档案从业者要加强自身素质建设，在档案数字资源整合中承担起专家的角色，成为档案数字资源的提供者、组织者和领航者。要求档案从业者不仅具有过硬的档案专业知识，更要具备信息技术，不断学习跟随时代，才能做好档案资源建设，最终完成好档案信息化建设。

参考文献

[1]高力.高校档案管理信息化建设的思考[J].中外企业家，2011（5）.

[2]金波.论数字档案信息资源建设[J].档案学通讯，2013（5）.

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中图分类号：G271 文献标识码：A

文章编号：1009—0118（2012）10—0187—01

针对高校档案管理数字化进程中存在的障碍和问题，必须研究对策，加以解决，否则就会因电子文件难以管理而阻碍办公自动化的进一步扩展和深化，电子文件也会因我们档案人员的束手无策或疏忽遭受损失。因此，在实施档案数字化管理过程中，必须注意把握好以下几个环节：

一、健全高校数字平台，构建和谐共享环境

档案数字化建设是一项系统工程，具体包括总体设计、软件开发、档案整理、系统管理、光盘备份等。高校档案要想实现数字化，首先必须投资开发一整套与高校相适应的档案管理软件，配备构建这个数字平台所需要的硬件设施。由于高校日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、高速扫描仪集中扫描、光盘等双备份解决方案。使档案文件能及时、准确归档，保护磁介质为载体的档案的安全，延长其寿命。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作目标管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、高校分类管理等，从而在机制上提高高校信息共享能力。此外，信息网络系统也要达到以下二个方面的要求：

（一）系统应具有高可靠性

信息系统一定要具有稳定性、可靠性，给电子资料提供一个安全的存储环境。因此所采用的磁盘阵列产品在结构及硬件组成上应完全是冗余设计（如阵列控制器、后端2条光纤环路、电源、风扇、链路控制器、双口光纤硬盘等），不存在单点故障，确保整套系统的安全运行。磁盘阵列可采用不同的RAID保护级别，保证用户的不同需求。所有硬件均可支持热插拔，保证系统应用的连续性。系统数据安全性要求很高，可根据用户的需要，完成数据的隔离或共享。可通过增加应用软件来支持物理通路的冗余连接，以提高系统的安全性。

（二）系统应具有良好的性能

要使用正规的档案管理软件，能够跟随网络技术的发展而发展。系统采用全光纤磁盘阵列产品，保证系统的高性能。系统升级不必停机，可在线升级。系统具有良好的开放性，各高校之间能够互联。系统支持多种主机系统及集群系统。

二、搭建沟通桥梁，衔接各领域的信息交流

（一）在办公自动化系于数字化档案管理系统之间建立桥梁

针对高校中办公自动化系统与数字化档案管理系统不能充分衔接的问题，建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现与现有的财务系统、办公自动化（OA）系统、人事管理、教务教学管理等系统的无缝集成。便于收集整理各部门生成的电子文件，更好地建立起高校档案资料数据库。

（二）在电子文件与纸质文件之间搭建“绿色通道”

针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共存，根据档案管理数字化工作的发展以及数字档案特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。其中，尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理。硬件方面应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。

对于存储电子文档的设备和磁介质要派专人负责管理，确保电子档案不会因温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面，就是要通过采用多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。切实确保电子文件的安全，解除人们的顾虑。

三、建立一支高素质、高水平的专职档案队伍

实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。档案数字化的实现要求管理者具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握；另一方面，要根据利用者要求提供大量的档案数据信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任，因此有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件管理知识，提高电子文件管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高电子文件管理水平。

四、提高高校人员的档案意识

提高高校员工的档案意识，尤其是高校领导的档案意识，使他们认识到档案工作对于高校发展的重要性，使领导和信息部门能够重视档案和档案的数字化建设，并积极为档案的数字化建设提供所需的资金和技术的支持。同时，档案人员要虚心向档案数字化建设走在前列的高校学习，乐于交流。汲取人家成功经验，结合自己高校的实际情况，逐步推进高校档案数字化建设。

总之，高校档案数字化建设是一个循序渐进的过程，不是一蹴而就的，我们要紧跟时展的脚步，积极学习新的计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术，根据高校的现实状况，不断实现高校档案数字化建设，使档案管理从保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能转变。

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传统的档案一般是采用以纸质为主，以案卷的形式存放于档案库房中，一般来说档案利用率不高。而新形势下的高校数字化档案是通过计算机、扫描仪等多媒体科技来实现档案的采集、记录、录入、管理、利用，是一种通用性强、操作性高、实时性好、利用率高的新型档案管理方式。通过这种方式可以实现高校各个部门网络资源的共享性，改变传统纸质档案每一次利用查阅都要把纸质档案借阅出来，利用完后再归还，多次借阅造成纸质档案的破碎、丢失等不安全因素，既实现了档案的共享，又保证了档案的安全，大大提高了文档服务，从而达到档案信息资源共享。通过这种数字化档案管理，提高了检索速度，提高了效率，扩大了查询范围，同时还可采用电子加密技术、网络防火墙等技术对档案进行机密处理，大大提高了档案的利用率和保密性。

一、高校档案管理数字化是社会发展、科技发展、高校发展的必然

第一档案数字化是数字档案建设最基础的工作，就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，最终实现档案的快速检索、同时设备技术操作简单，存储空间小，维护方便，安全有效，并且可以实现档案数据的实时备份，这将大大提高了档案的安全性和完整性。第二建立了数字化档案管理，可以把高校的校园网、党政网、互联网、档案管理系统、高校图书管理系统等进行联网就可以充分利用高校各个部门的多方资源，达到资源共享，更好的为高校师生服务，真正做到了让档案渗入到高校发展的领域，使广大师生更好的认识档案、管理档案、利用档案。第三高校一直以来都是是社会科技发展的前沿领域，各种新技术、新科技、新设备都在这里可以很好的利用，高校的师资队伍也是有着良好的教育和学历背景，所以高校在接触新知识，获取新信息方面，有着得天独厚的优越条件，这给需要技术、需要计算机的数字化档案管理提供了很好的产生背景。

二、数字化档案管理对高校档案产生的影响

第一，对高校档案利用产生的影响。由于数字化档案管理是通过计算机等多媒体来进行档案的管理，所以每一位查询利用者只要有一台计算机就可以不受任何时间、空间的限制，只要不是涉及加密文件就都可以进入档案管理系统查阅档案信息，这就大大改变了传统手工翻阅查询档案，费时、且不容易查到等缺点，提高的档案的利用率和减少了查阅档案时间。第二，对高校档案业务工作的影响。档案要想规范管理、有效利用，最重要就是要加强对档案的收集。

那么，怎么才能有效开展数字化档案管理工作？笔者认为可以从以下几个方面着手：

第一、加强对档案人员的各项培训。这个培训既包括档案知识业务培训又包括计算机应用技术的培训。信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又了解自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。而传统的档案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高档案工作人员的工作积极性，要在工作中调动他们愿意学习新的技术、新的科技手段来加强档案的利用的思想，首先思想上要引起重视。第二、加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。数字化档案工作是一项新技术、新信息的工作，要想开展好这项新的档案管理模式就必须学了必要的常规高校档案管理制度和档案管理办法外，还要学习适应新形势下的档案信息化相关的知识，只有学习了必要的档案知识，也掌握了信心化技术以后才能适应档案信息化的发展。再次基础上还应该对档案管理人员进行有关档案鉴别的学习，数字化档案在保存过程中受着磁盘、光盘等载体的影响，必须通过计算机进行转换，虽然这种方式速度快、节省时间空间，但是也要考虑到在实际工作中收到技术的不同影响，有可能会产生信息的不全或者错误，这就要求我们档案管理人员对档案的真实性有一定的鉴别能力。第三、加大对档案资金的投入。高校的领导，尤其是负责分管档案的主要领导要定期了解档案工作，听取相关档案负责人的工作汇报，学校要制定本校档案管理办法，用制度要管理档案、用科技要提高档案管理水平。其次要提供档案的必要物质支持，为学校档案管理配置先进设备，还要积极培养、选拔高素质的专业人才作为档案管理人员。充分认识到档案工作的重要性，把加快学校数字化档案工作作为一项重要的工作来开展。第四、及时调整更新档案信息。高校一般学生多、教师多、学校档案类别多，一般包括行政、党群、教学、科研、设备、基建、外事、人事等，所以学校管理对象、管理类别也是很繁多，每年学生招生人数、毕业人数，教职工的新近与退休、教学课程的增减、财务信息的更新、基建维修项目的增加、行政事务的开展等，各项类别要想统计清楚，完整的了解这些情况，按照传统的纸质档案是每年各个部门上交档案室后，通过查阅才能了解这些情况，而现在数字化档案，各部门主要涉及的情况有所改变，通过计算机查询就可以反映当前的情况，但这就要求各部门要及时把更新改变后的情况及时更改。第五、加强档案数字化保密保管。由于档案的数字化载体的不同，它同传统的纸质档案保管条件，保密要求都有着不同的要求。一般传统的纸质档案要求档案室有防霉、防虫、温湿度计等要求，而且保密性一般是指档案借阅要有登记、档案管理人员要遵守相关的档案保密法，不得随便把档案借阅给外人，超过档案借阅期限必须归还等等。而数字化档案往往可能及时磁盘、光盘等等这些占用空间小、存储空间大的数字文件，要对他们保管，一般就要更多的考虑系统的安全，系统的备份等。此外，由于数字化档案可以在计算机上进行查阅，所以就更应该加大网络的安全性，在录入档案的同时，要确保档案信息不丢失、不能被非法篡改等。

随着技术的发展、科技的创新，高校的不断发展，数字化档案建设在今后的高校档案管理中的作用一定是会日益增加，档案本身就是记录历史发展，是我们保存历史、传承历史、证明历史的依据，传统的纸质档案存在不容易收集、不利于保存、不方便查阅等缺点，已经不能适应于历史的发展了，而数字档案有着空间小、存储多、查阅方便快速等优点也被越来越多的高校所接受。但是这种新技术也对档案管理人员的水平提出了新的要求。如何利用好这种新技术把档案利用价值发挥的更好，如何提高信息档案部门信息管理和使用的自动化水平，提高办公效率，更好地发挥档案资料的作用已成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题，这就要求高校档案管理人员更要努力学习新知识、新技术，不断积累工作经验，使档案管理工作适应时代要求，适应档案管理现代化和自动化的需要，为社会发展提供良好的服务。

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随着现代科技的高速发展，档案管理越来越多地引进了新材料和新技术，档案载体也随之发生了重大变化，形成了除传统的文书档案外的照片、影像带、录音带等多元化载体的声像档案。面对数量和种类不断增加的高校声像档案，如何更好地保护和利用这些档案、发挥其有效价值，是我们不能回避的问题。

一、高校声像档案数字化的概念和意义

本文所指高校声像档案是指高校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。声像档案是高校档案的重要组成部分，它通过影像和音色栩栩如生地再现重大活动中的现场，真实地反映高校教学、科研、管理等工作成果以及高校的发展变化，其展现历史的独特魅力，是文字档案不可替代的。其具有生动形象的历史凭证、工作查考、宣传教育等功能，具有重要的历史价值和现实价值，更是馆藏档案的珍藏品。[1]声像档案数字化就是把图形、影像、音视频等各种载体的档案资源，通过一系列的技术手段转化为计算机可识别和处理的数字形态的信息，并对其加以存储、组织、检索、维护的过程。这些技术手段包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等。声像档案数字化是档案信息化的重要组成部分。数字化已经成为媒体发展的一个趋势，其基础就是计算机、多媒体、网络、存储和压缩等技术的发展。[2]解决高校声像档案长期保存问题的有效手段就是将其数字化，特别是将传统声像档案数字化，此手段一方面可以减少对原件的使用，有效保护传统声像档案的原貌；另一方面，可构建一个数字化馆藏声像档案资料的信息库，在网络上进行传播，实现声像档案资源的有效利用与资源共享。高校声像档案数字化有利于充分发挥高校声像档案的价值，拓宽为高校各项管理的服务渠道。

二、高校声像档案数字化管理问题分析

（一）复杂多样的声像档案存储载体。保存音频、视频等声像文件的载体种类多样。声像制品有非出版物、出版物及复制品，采录技术复杂；声像记录的载体形态繁杂，如照片、影片、录音录像带、光盘等；声像制品的信息分类繁复，具有不同民族、地域、艺术特征、历史背景等。因此，对传统声像档案的数字化管理难以实现档案信息全面兼容。（二）声像档案的原生态性保持困难。录像带、录音带等存储介质容易受损，影响原始档案信息质量。在声像档案的数字化过程中，要正确处理档案修复措施和开发制作手段之间的矛盾，应把重视修复放在首位，以积极且慎重的态度，保持声像档案的原生态性。在一个兼容的容灾数据存储系统中，存放经过非压缩的高质量转换的音视频计算机数据文件，完全可以满足对于声像信息的“原生态”素材的长久、完整、安全保存和保护的要求，同时也满足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系统建设。由于IT设备（包括网络设备）的更新速度和贬值速度极快，因此对待管理系统的前期设计必须慎重，避免由于计划、设计不周而造成的重复投资和无效劳动等浪费。对管理系统、在线存储系统以及异地的容灾存储系统、相应的网络设施升级，必须预留充分的发展空间。同时，必须把声像档案数字化管理工作置于数字档案信息管理服务的系统化与网络化、信息编辑转换流程的标准化与规范化轨道，始终密切关注相关学科领域的最新发展。（四）数字化处理技术的先进性和可靠性选择。可靠性越高的声像档案信息，对诸如回放设备、软件等读取信息手段的依赖性越小，其生命力越强，则价值就越高，而能满足这个条件的恰恰是成熟而可靠的技术。因此，包括模拟设备和数字设备在内，最好的不一定是最新的技术，而经得起时间考验的普及型成熟技术才是可取的。[3]

三、高校声像档案数字化管理策略

（一）存储策略。声像档案数字化后需要实行多元化存储。由于软硬件的经常退化更新，导致数据格式也经常更换，将档案数据从原存储的物理存储介质转移到新的或稳定性更高的物理介质上就是声像档案数字化管理的存储策略。这种转移并不是简单的数据转移，而是将数字化的声像档案制作一个备份文件存放在新的储存媒介上。档案备份后实行远距离异地存储，异地存储既可避免存储介质因人为损坏或自然灾害而危及声像档案的安全风险，也可避免因霉变、污迹、介质层间开裂等原因导致的声像档案无法读取。存储策略是为保证在当前的软硬件系统中可以存取利用数据资源。[4]如此数据转移行为具有周期性，被转移到相关储存介质上的数据保存直至该储存介质技术退化后，就会经历下一轮的数据转移。在不断的数据转移过程中，特别是在格式转换过程中，一些数据的遗失不可避免。所以，需对数据转移过程进行必要的流程监控和质量控制，同时，为保证数据的准确性和完整性，还需对其相关的背景元数据加以保存。[5]（二）技术策略。高校声像档案管理不可避免的挑战之一是技术问题。选择技术策略时，首先，为防范声像档案数字化转换过程中数据丢失等风险，可以参考IASA制订的TC-03技术标准、《数字音频的产生和保存指南》、《中国数字图书馆标准规范》等，在声像档案数字化过程中，要注意数据的保存格式和系统选择，以降低转换风险。其次，声像档案数字化管理技术的探索并不是把声像档案数字化就一劳永逸了，使用方便是声像档案数字化后的最大优点，但最大弱点是其数字形式相当脆弱，需要探讨保护技术和参考技术保护方法。因此，需要参照《电子文件管理系统通用功能要求》来设计声像档案数字化管理系统，并且需要进一步探索和研究系统的功能模块设计、元数据的设计与处理流程、信息获取环节的设计等诸多细节，以保证声像档案数字化管理系统的质量，最终达到声像数据的长期应用和保存的目的。符合标准的声像档案数据保存系统，是实现数字声像档案长期保存的前提。完全公开、可扩展、标准化是在选择保存格式时应遵循的原则。完整的格式规范应全面公布，并形成真正的国际标准。[6]（三）鉴定策略。必须根据《电子文件归档与管理规范》的要求，对声像档案进行检验和审核，以确保声像档案的真实性、完整性和有效性。第一，对声像档案的内容进行严格挑选，评估其重要性，即对声像档案的档案价值及持久价值进行鉴定。第二，对声像档案的格式进行校验，检查是否保存未压缩或无损压缩的格式，以保证声像档案的原真性。第三，对声像档案所确定的保密级别、保管期限和保存要求进行鉴定。参照同类内容的纸质文书档案的国家管理规定，根据声像档案所记载的内容来确定声像档案的保密级别和保存期限，并对声像档案的信息进行及时地更新或转换。（四）保管策略。对声像档案数字化要定期检查登记，同时注意做好声像档案的数据转换工作。由于软件和硬件技术更新快，旧的技术被淘汰，而数字声像档案必须在相应的系统环境中才能得以利用，所以声像档案数字化管理操作系统与应用软件要进行同步保留和及时备份，最好能做到播放设备同步配置且同步维护。（五）检索策略。建立声像档案数字化管理信息检索系统，运用语音识别及人像识别技术，将既能够全面准确地反映声像档案音频信息，又与特定声像档案相对应的信息均录入系统，如讲话者的姓名、讲话的时间和地点、讲话底稿、内容摘要、录音文稿等，便于使用者查找关键信息，提高声像档案信息查询的准确性与内容快速检索的便捷性。（六）开发利用策略。运用科技手段对声像档案进行数字化处理和深层次加工，同时加强网络化建设，实现馆藏档案信息资源共享，提高声像档案的使用效率。档案利用人可以通过网络平台，快速查阅并及时利用学校的发展历史、校友名人伟绩、教育教学等所需的声像档案信息。比如，将记录了学校发展的校庆、文化庆典等声像资料进行数字化后，在网上建立校史展览专题；将高校名人、专家和优秀毕业生的档案和取得的成果及其在校时的音像资料进行数字化后，在网上建立学校名人堂、教学名师风采等专栏。通过对声像档案数字化及其开发与利用的现代化建设，挖掘声像档案内涵，展示学校发展的辉煌成就和对未来发展的展望，激发全校师生的荣誉感、使命感和责任感，为发挥声像档案的再教育功能搭建平台。[7]

作者:梁骁 单位:贺州学院

[参考文献]

[1]马丽,程俊睿.历史声像档案数字化建设存在的问题及对策[J].管理观察,2015,(01中旬).

[2]杨洁,周铭,马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述[J].云南档案,2015,(01).

[3]张美芳,马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像,2007,(01).

[4]李宁.关于提高声像档案保存与利用效果的措施[J].北京档案,2011,(03).

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中图分类号：G271 文献标识码：A

高校档案记录了学校教学、管理活动中的重要事件，是具有保存价值的重要文件材料，对后续的教学活动和管理工作具有重要的参考价值和借鉴意义。档案管理工作是高校行政管理的重要内容之一，是高校建设发展过程中的基础性工作，是一项维护学校历史面貌和提升学校文化内涵的长远事业。当前信息社会迅速发展，档案作为一种文化资源发挥着越来越重要的作用，档案信息化已成为大势所趋。加快实施高校档案信息化、数字化建设，建立高校档案的科学管理方式，探索高校档案校内外服务新模式已成为现时之需。

1高校档案数字化建设的意义

高校档案数字化主要利用计算机和互联网、局域网等技术，将高校各种载体的档案资源转化成数字化档案信息，把文字、图纸、影像等信息贮存在光盘等载体中，通过网络信息交互和软件终端信息传递的方式为档案信息使用者提供更加快捷、更加有效的档案信息服务，使高校档案原始资料得到充分和及时利用，最终实现档案资源共享，并实现高校档案的高效、规范、科学管理。

高校档案数字化建设，不仅能够使高校档案管理更加合理有效，并且能够使得管理更加规范，提高档案利用率，减少档案原件丢失破损情况发生；相比较传统档案管理，能够减少所需的人力、物力、财力成本。高校档案数字化建设的意义主要包括以下几方面：

便于档案资料存储。传统档案管理方式下，档案文件都是以纸质媒介进行整理、录入和存储。但是，纸张受到保管时间和保管条件的限制，再加上经常的翻阅利用，在长时间保管使用过程中会出现纸张变脆、易碎，易受潮、易被虫蛀的缺点。如果将档案数字化，则可以大大节省保存档案的空间和成本，并且可以提高保存的安全性和保存时间的长久性。

提高档案管理工作效率。档案材料的信息丰富、信息量大，这使得档案的整理和利用工作繁琐、重复性强，劳动强度大。如果采用数字化，一次整理后并将档案数字化后，可大大减少纸质档案使用翻阅频率，全部查阅数字化档案即可。

节约大量人力财力资源，保存成本较低。传统档案管理方式下，档案整理、存储和查找利用需要投入大量人力物力和财力，在数字化后可实现“一次投入重复利用”，大大减少对档案原件的翻阅查找和对纸质档案进行复印利用。

实现档案数字资源共享，为档案信息管理者提供便利，提升档案服务质量。将档案数字化后，能够将可以公开的档案挂接在档案管理网站上，使得档案利用不再受时间、空间限制。

2实施数字化需要解决问题及对策

档案管理复合型人才缺乏、档案工作人员综合素质亟待提高问题。由于当前和今后的档案工作与信息化、数字化结合紧密，档案工作中越来越需要掌握计算机、网络技术等具有相关专业背景的复合人才。然而，目前现有档案管理人员整体素质普遍不高、知识结构单一，思维不够灵活，缺乏掌握现代信息技术和具有档案管理新知识新思想的高素质复合型档案人才。

配套信息化建设滞后、档案管理系统与办公自动化系统不兼容问题。越来越多高校已开始建设办公自动化系统，但由于档案管理系统具有一定专业性，一般来说，办公自动化软件与档案软件系统设计单位不同，两个系统不兼容，不能做到办公自动化系统中的电子文件直接归档的情况。现有的档案管理软件普遍都是只具有档案管理功能，缺乏数据挖掘、数据分析和推荐决策功能，只能满足基本的档案管理功能，无法实现档案资源充分利用和深度挖掘的档案利用要求。

数字化中档案文件报关与利用存在不安全因素的问题。存在档案管理系统中的目录和电子文件信息的正常使用依赖于服务器和管理系统软件正常工作，一旦系统服务器或软件出现问题，就会造成系统数据无法访问。同时，为方便利用，管理系统一般为网络软件，即便在校园局域网内，也存在一定系统被攻击、数据被篡改、服务器遭病毒入侵和人为攻击的风险。

高校档案数字化管理中的保密问题。一方面应注意档案文件的密级，对于档案应严格控制浏览范围；另一方面，对于档案文件材料中涉及的重要信息或个人敏感信息，也应注意保密，防止信息传递过程中的无意识泄露。

硬件条件欠缺，数字化建设资金投入不足问题。档案数字化建设经费投入不足档案数字化建设离不开专业软硬件设施的支撑。由于现实条件限制，用于高校档案数字化工作资金有限，在一定程度上阻碍高校档案数字化建设工作的开展。

避免档案数字化建设中的“黑洞”现象。高校档案数字化建设中存在的“黑洞”现象――数字化建设的经费、人力投入都很大，然而成效和回报率却很低。这个现象的产生与前期准备调查工作不充分、工作目标与重点不明确等因素有关。

针对以上档案数字化建设中可能出现的问题，在实施档案数字化工作时，首先要提高对档案数字化建设的思想认识，提升档案管理人员综合素质、业务能力和数字化技术水平，加强档案管理人员队伍建设和人才培养；加强档案管理平台和档案数据库建设，在数字化过程中保护电子文件的原始性与纸质文件的完整性，加强保密工作，加强档案管理软件的安全；加大资金投入，为档案数字化建设提供充足的硬件条件支持，同时还应注意避免出现“黑洞”现象，在进行数字化工作前做好调研工作，结合本单位实际情况，制定目标明确、重点突出、切实可行的数字化方案。

3高校档案数字化建设发展方向

当前高校档案数字化建设主要包括四方面内容：建立档案馆网站，通过网络构筑档案信息网络平台，建立横向通道，依托办公自动化系统实现文件、档案一体化管理，建立各类档案专题特色数据库以及加强高校数字化档案的利用与编研。

建立档案馆网站，通过联网实现档案信息网络平台。这些档案馆网站上一般一些新闻、查档阅档、档案利用相关信息，但是直接在网上进行档案利用的情况比较少。各个高校档案馆网站相对独立，没有实现互联或与所在地教育行政主管部门建立链接，非常不利于更大范围高校档案信息资源共享。如果能够逐步构建地区性、全国性馆际互联，将有助于为全社会提供更方便、快捷、优质的档案信息服务。

依托办公自动化系统，实现文件、档案一体化管理。这种方法是将高校内办公自动化系统在学校日常管理工作中产生的电子文件通过办公自化系统和档案系统互联，将电子文件直接归档。这种方式的好处是可以简化归档环节，减少档案整理移交的工作量。同时也存在一些问题：在办公自动化系统与档案管理系统互联时，要注意防止文件被无意或恶意更改、损毁，保护电子文件数据的原始性和完整性。电子文件的传递还会带来没有签名或公章的情况，这也是与传统归档方式相比，电子文件归档存在的新问题，应在实际操作中考虑解决。

建立各类档案专题特色数据库。这是在有了数字化档案资源基础上，可建立专题数据库，各展示馆内的馆藏数据特色，凸显学校的发展特色和办学亮点。建立特色数据库的特点是大量信息会显示在网站上，对网站的访问能力和安全性也是一种考验。

高校档案数字化后的利用与编研。这一内容属于数字化信息的深入利用工作。日常对数字化档案信息的管理和查阅利用是对档案信息的直接处理利用方式，而编研则是在对原始档案数据进行选择、整理、分析、综合等工作后，形成的具有创新性的材料，是对档案的深入开发和灵活利用，属于研究性劳动成果。出色的编研工作对学校管理工作与未来发展有着重要参考作用。

高校档案部门面对档案管理工作新要求和档案数字化建设大趋势，应不断探索新技术新方法，对现有问题努力改正，不断研究新的管理方法，更好地利用档案信息资源，全面提高档案信息服务水平。

参考文献

[1] 李青青.浅谈高校数字档案建设与管理[J].理论研究，2016（4）.

[2] 彭荟吉.高校档案数字化建设实践与思考[J].城建档案，2015（11）.

[3] 杨婷.高校档案管理数字化建设研究[J].内蒙古财经大学学报，2016（2）.