档案系统管理范文

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关键词:档案;信息自动化;管理

Key words:file;information automation;management

中图分类号:G27 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)03-0098-01

1推进自动化,必须提高档案标准化、规范化水平

目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏,而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃,它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是:档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案自动化建设,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求,档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻。当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的,不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平,在一些单位进行较高水平的试点,以取得值得推广的经验,对整个系统是有利的,但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平,只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础,是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点,数据库经验中最主要的有:领导重视,统一认识,坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点,由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来,通过网络联接形成开放的分步式数据库群,将使自动化系统效率大大提高一步。

4慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前,对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高,网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下,选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的,应当推行适应的先进技术,使经济效益的合理性和技术的先进性相统一,技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大,但现实的需求又往往跟不上,宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别,因此不断发生买了设备不能充分利用,建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状,充分考虑先进技术的发展,再进行每一项具体的决策。

5实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式,信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针,其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作,这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制,要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制,同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题,主要方面是集中统一管理不力,这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象,从管理制度上保证业务技术规范、标准,硬软件的选用,上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中,实行集中统一管理,不能各行其是自建系统,造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题。

6充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目,在资金筹集和管理使用方面,较好的做法是多渠道筹措资金,实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合,资金使用上做到按项目管理,进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项,档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决,为此耗费了各级档案部门领导很大精力。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理,有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用,这都有待于今后注意改进。

7重视人才管理

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目前，计生档案信息自动化系统的现状是计生档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。计生档案信息自动化的内涵包括计生档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是计生档案业务要规范，计生档案标准要建立健全和真正实施。计生档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进计生档案自动化建设，必须抓好计生档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2 自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，计生档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3 有重点地抓好数据库建设

目前计生档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家计生档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同计生档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位计生档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

4 实事求是地改进管理体制

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数字档案馆生态系统在快速变化的社会发展环境中必然会面临各种机遇与挑战，如何保持自身的健康可持续发展，这不仅涉及经济、社会、技术等制约数字档案馆发展的核心要素，而且，关切到未来国家档案事业的发展。为此，本文拟从战略管理、协同管理、风险管理以及生态管理等方面，初步探讨如何加强对数字档案馆生态系统的管理，保持数字档案馆生态系统的健康运行和可持续发展。

1 战略管理

战略管理是“围绕着战略的制定、决策、实施和评价而采取的一系列手段和措施的动态过程，对组织的发展方向具有长远的、全局性影响”[1]，广泛存在于政治、经济、社会、文化、教育、科技等领域活动中。目前，战略管理已引入档案事业发展和电子文件管理的研究中。冯惠玲教授指出，“面对电子文件管理这一历史性挑战，仅有战术、方法的应对远远不够，还需要有面向全国的宏观思维和战略应对，才能把这项事业推向前进”[2]，“从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排，体现了一个国家对电子文件管理的基本态度和总体思路”[3]。国家档案局杨冬权局长指出，“管理好电子文件，关系到国家和社会历史记忆的长期保存，关系到人类文明的传承延续”，“不仅要考虑电子文件的今天，而且还要考虑它的明天和后天；不仅要考虑电子文件的短期效益，而且还要考虑它的长远效益”[4]。2010年，由中央办公厅牵头，国家档案局等相关部门为成员单位成立的国家电子文件管理部际联席会议办公室，标志着我国电子文件管理国家战略正式启动[5]。

数字档案馆生态系统研究立足于从整体性、系统性、平衡性、动态性等生态学思想，观察和思考数字档案馆的运行与发展，其中隐含着战略管理的思维。以战略管理思维为指导，将数字档案馆生态系统与社会发展、经济发展、文化发展以及信息技术发展等联系起来，研究数字档案馆生态系统发展态势，制定具有全局性、前瞻性、长远性的数字档案馆发展战略，并依据所制定的战略采取相应的计划、措施、步骤。实施数字档案馆生态系统的战略管理，能够将系统中的各种生态要素联结起来，形成一个互相依存、互相制约的整体，保持数字档案馆生态系统的健康运行，推动数字档案馆建设的可持续发展。同时，对于一个国家、一个地区而言，数字档案馆生态系统战略管理将是一项跨机构、跨部门的综合管理，与国家（地区）信息化发展战略、电子政务战略等密切配合，与相关组织机构建立战略联盟，协调数字档案馆生态系统与社会组织系统、社会信息系统之间的关系，在激烈的生态位竞争中实现数字档案馆生态系统的社会使命与专业价值。

2 协同管理

协同管理是“运用协同学自组织原理，通过建立‘竞争—合作—协调’的协同运行机制，把系统中价值链形成过程的各要素组成一个紧密的‘自组织’体系，共同实现统一的目标，使系统利益最大化的管理体系”[6]。在数字档案馆生态系统中，要积极实施协同管理，使得各生态因子之间密切协作、互动开放，建立和谐共存、协调运行的数字档案馆生态系统管理体系，保障数字档案馆生态系统健康运行和持续发展，其内涵主要表现为：

一是要协调数字档案馆生态系统主体之间关系。围绕数字档案馆档案信息资源管理与利用，加强档案形成者、档案管理者、档案利用者之间的联系，建立有效的协同合作机制，实现档案信息资源的有效收集、科学管理和充分利用，保障数字档案馆生态系统数字资源管理活动的良性运行。

二是要协调数字档案馆生态系统主客体之间的关系。围绕数字档案馆建设，充分发挥档案形成者、档案管理者、档案利用者的主观能动性，将生态系统中各生态因子组成一个紧密的协调运行体系，调动各种生态因子的作用关系，实现与数字档案馆生存环境的均衡发展与和谐共生。

三是要协调数字档案馆生态系统客体之间的关系，突出表现为内部环境协调和外部环境协调。内部环境协调主要是协调数字档案馆生态系统运行机制、信息资源、基础设施、组织文化等生态因子之间的关系，建立良性的运行机制，保障数字档案馆正常运行；提高档案信息资源质量，优化档案信息资源结构，建立档案信息资源管理体系；强化基础设施建设，增强数字档案馆保障能力；创建和谐文化氛围，提升数字档案馆工作者的内聚力、向心力，使数字档案馆生态系统微观环境功能最优化。外部环境协调主要协调数字档案馆生态系统宏观环境和中观环境中各生态因子之间的关系，激活数字档案馆生态系统外部环境各生态因子的功能。通过协调数字档案馆生态系统社会、政治、经济、文化、科技等社会环境以及地质环境、气候环境、生物环境等自然环境之间的关系，创造社会稳定、政治民主、经济富足、文化繁荣、科技发达、自然生态和谐的环境氛围；通过协调档案行政管理机构、档案行业协会、传统档案馆以及其他信息机构等之间关系，提升档案行政管理能力与协会业务协调能力，发挥传统档案馆的优势，与其他信息机构竞争合作，拓展数字档案馆生存发展空间。

3 风险管理

目前，风险管理广泛应用于经济与社会发展过程中，特别是在企业管理、信息管理等领域应用突出。在档案学研究中，风险管理思想和方法也被关注和重视。近年来，档案学界高度关注电子文件的风险管理，认为由于“计算机系统的脆弱性、电子文件的重要性、电子文件安全标准的复杂严格性、电子文件受损所造成后果的严重性，要求我们建立一套科学、严密的风险管理体系”[7]。冯惠玲教授在《电子文件风险管理》专著中，全面探究了电子文件风险管理的成因、规划、监控、识别、评估以及应对等内容[8]。数字档案馆生态系统风险管理是在风险识别、风险评估的基础上，积极采用相应的风险应对策略，规避和化解数字档案馆生态系统建设与发展中的各类风险。数字档案馆生态系统的风险管理要强化“安全第一”战略，突出档案安全意识，主要包括实体安全和信息安全。

3.1 实体安全。数字档案馆生态系统实体安全主要体现在档案载体安全与档案库房安全两方面。在传统档案馆或传统档案管理中，档案载体安全是档案馆库房管理和档案保护的重点内容。在数字档案馆生态系统中，数字档案载体安全成为新的课题，数字档案载体寿命短，容易受损，且档案信息内容无法直接阅读，档案信息具有瞬间即逝的可能，需要采取有效的防范措施和定期拷贝、检查制度，避免数字档案载体受损，确保馆藏数字档案载体的安全性、可读性和有效性。

档案库房安全一直存在诸多风险，如“档案装具、档案安全防护基础设施不完善、档案库房设计不规范、档案库房安全管理制度空泛、档案库房安全应急预案缺失”[9]等，这些都对档案馆库房安全管理带来潜在威胁。在数字档案馆生态系统中，库房安全增添了新的内容，如计算机机房安全、数字存储实体安全等，需要采取防火、防潮、防热、防盗、防震、防电磁干扰等措施，切实加强档案库房安全建设，不断完善、健全档案库房安全管理制度，制定数字档案馆库房安全应急预案，注重与相关部门之间的应急联动，在面对突发事件时最大限度地保护档案实体安全，减少档案损失。

3.2 信息安全。“数字档案馆的安全，涉及电子文件与数字档案在生命运动周期各个阶段的安全保护，包括电子文件的产生、传递、存储、检索、利用等各个环节”[10]。数字档案馆生态系统信息安全主要包括档案信息内容安全和档案信息系统安全两方面。

数字档案信息内容具有易消逝性和易修改性等特点，安全风险大。2009年起，国家档案局就要求“各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全”[11]；2010年，国家档案局杨冬权局长再次强调，“确保电子文件的齐全完整、真实有效，让今天的电子文件在几十年、几百年后还能被人读取利用，是一个需要特别注意的重大问题和特别需要解决的根本问题，不建设好档案安全体系，今天的电子文件和数字档案在若干年后将无法读取，信息空白的惨剧将无法避免”[12]。

档案信息系统安全是网络环境下数字档案馆面临的新的安全风险，给数字档案馆生态系统带来了不可忽视的安全隐患。2010年，《数字档案馆建设指南》指出“数字档案馆系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等，应当采取相应的措施和管理手段应对这些安全隐患”[13]。数字档案馆生态系统须高度重视信息系统安全，采用多维管理与控制体系，加强制度建设，提高安全管理意识；加强信息系统安全防护措施，提高系统安全防范能力，确保软硬件系统的稳定、可靠；建立网络安全管理与防护体系，利用各种手段和措施，增强网络免疫力，保障网络不被攻击，有效维护数字档案馆信息系统安全。

4 生态管理

生态管理于20世纪70年代起源于美国，它“运用生态学、经济学和社会学等跨学科的原理和现代科学技术来管理人类行动对生态环境的影响，力图平衡发展和生态环境保护之间的冲突，最终实现经济、社会和生态环境的协调可持续发展”[14]。随着生态管理的应用和发展，其内涵得到进一步延伸，如低碳管理、绿色管理、生态伦理等，都成为生态管理的重要内容。通过生态管理，能够为数字档案馆生态系统营造良好的环境氛围，实现数字档案馆与社会政治、经济、文化等之间和谐发展。

4.1 低碳管理。数字档案馆生态系统低碳管理，重点反映在档案管理成本的节约和档案利用成本的节约上，可以实现数字档案馆生态系统管理高效化，优化管理程序，将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，提升工作效率，节约管理成本，降低管理能耗。数字档案馆生态系统通过运用信息、网络、通讯等现代技术手段，提供便捷、快速、高效的档案信息利用，实现“一站式”检索、在线利用、全天候服务，避免用户奔波之苦，减少交通成本；通过网络，可以打破时空限制，随时随地利用档案信息资源，实现档案信息资源共享。

4.2 建筑生态。数字档案馆生态系统建筑生态体现在数字档案馆库房建设上，强调以生态建筑意识为指导，建造环保、节能、绿化且符合档案保护要求的数字档案馆库房。一方面，数字档案馆建筑设计要遵循“适用、经济、美观”的原则，利用低耗能、低污染的材料建造数字档案馆，与周边环境和谐共处；通过库房智能化管理、低碳管理，提升用电效率，降低库房管理成本。另一方面，数字档案信息存储密度高，同纸质档案相比，大幅度节省存储空间，减少存储库房；否则，档案馆盖得再大，也难以承受知识、信息爆炸带来的存储压力。

4.3 资源生态。目前，数字档案馆数字档案信息少，民生档案信息少，特色档案信息少，档案信息利用率不高，需要重点加强数字档案、民生档案和特色档案信息资源建设，建立广泛覆盖人民群众的档案信息资源体系，实现档案信息资源多样化、特色化、民族化，满足社会对档案信息资源的多样化需求；同时，数字档案馆信息系统设计各异，数字档案信息资源来源广泛，数字档案信息异构现象严重，难以实现资源共享，需要重点加强数字档案馆规范化、标准化建设，提高数字档案馆建设效率，避免数字档案馆重复开发，实现数字档案信息资源共享，保持信息生态平衡。

4.4 生态伦理。生态伦理要求“把伦理关怀作为开发、利用和改造自然（环境）的经济社会活动的一个行为准则，树立一种全新的、与环境承载能力相适应的价值观念和生活方式，促进人与自然的协调发展”[15]。运用生态伦理思想和伦理道德对数字档案馆生态系统实施调控，一方面，可以提高档案形成者、档案管理者的责任意识和自律意识；另一方面，也可以有效防范各种信息干扰和安全风险对数字档案馆生态系统的破坏，强化主体的自律和约束，达到生态平衡。数字档案馆生态伦理突出表现在档案保密与档案信息开放上。数字档案馆生态系统中，档案管理者需要强化保密意识，遵守《档案法》、《保密法》等相关法律法规要求，保护档案知识产权，维护档案信息的安全，杜绝泄密现象的发生；同时，要处理好保密与开放之间的关系，克服“保密保险、利用危险”的工作意识，杜绝以保密为借口、以未开放为借口、以无馆藏为借口等理由不提供档案信息服务，阻碍档案的开放利用。

注：本文为国家社科基金项目《数字档案馆生态系统研究》（编号08BTQ040）研究成果之一

参考文献：

[1].王庆海.管理学概论[M].北京：清华大学出版社，2008：158～161.

[2].冯惠玲，刘越男等.电子文件管理国家战略[M].北京：中国人民大学出版社，2011：1.

[3].冯惠玲.我国电子文件管理国家战略的特点[J].档案学通讯，2009（5）：9～12 .

[4].杨冬权.在电子文件管理国家战略国际学术研讨会上的讲话[J].中国档案，2009（8）：8～9.

[5].中国档案学会档案自动化管理技术委员会：档案安全保障现状与发展的研究报告.中国档案事业发展研究报告（中国档案学会编）[M].2010：175～207.

[6].杜栋.协同、协同管理与协同管理系统[J].现代管理科学，2008（2）：92～94.

[7].徐拥军.电子文件风险管理的必要性与可行性[J].档案学通讯，2005（6）：51～55.

[8].冯惠玲.电子文件风险管理[M].北京：中国人民大学出版社，2008：1～5.

[9].谭燕萍.档案库房安全影响因素及对策分析[J]兰台世界，2010（11月下半月刊）：10～11.

[10].王芳.数字档案馆学[M].北京：中国人民大学出版社，2010：282.

[11].李菲.我国将重要档案异地异质备份 确保信息资源安全 [EB].

http：///jrzg/2009-10/30/content_1452914.htm[2012-04-25].

[12].杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话[M].中国档案，2010（3）：2～5.

[13].国家档案局：《数字档案馆建设指南》（档办〔2010〕116号）.

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加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。

一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

五、实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一，定名为“金信工程”，为档案信息自动化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础，但要落到实处，还有许多工作要做，各地也应及早积极争取。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理，有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用，这都有待于今后注意改进。

七、重视人才管理

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如

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档案信息自动化系统是一个非常复杂的学科，其中应用了很多的学科，因此在综合性方面非常高，在实现档案信息自动化的时候并不是能够通过一个部门来实现的，因此，在这个过程中要各个部门一起合作，在各个环节上都要进行配合。档案信息自动化系统在不断发展过程中经历了很长的时间，而且，在不断发展过程中，科学技术水平也在不断提高，这样就使得设备和技术在慢慢的完善，因此，在进行档案管理的时候在水平方面也是要进行提高的，这样能够更好的使技术水平和管理水平不出现差距。对档案信息自动化系统进行管理的目的就是为了更好的对档案信息进行利用，这样能够更好的促进企业发展。在加强管理方面，思想意识是要发生改变的，对先进的技术要进行利用，同时对系统的综合性和统一性发展情况要进行了解，然后进行全面的安排。在管理方面要从实际出发，这样能够更好的对自动化系统出现的问题进行解决，同时也能更好的对出现的问题进行分析。

1 提高档案自动化系统的整体水平

1.1 提高档案规范化

档案信息系统在发展过程中存在着很多的问题，其中技术水平方面的问题非常重要，技术水平在进行提高的时候，档案的规范化程度也要进行提高，这样能够避免出现两者之间差距越来越大的情况，同时也能更好的对档案信息系统进行发展和推动。档案管理工作在进行的时候一定要有相应的制度，这样能够更好的形成一套非常有效的制度，同时在进行档案管理的时候也能更好的形成规范化发展。在科学技术水平不断发展的情况下，档案信息系统的规范化程度要进行提高，这样能够避免出现滞后的情况，避免在档案信息自动化管理工作中出现矛盾和冲突，在进行档案信息自动化建设的时候一定要对相关的制度进行规范化，这样能够更好的实现系统的集成化发展。档案信息自动化建设要对整个系统的发展负责，因此，在进行管理的时候要从纵向和横向方面都达到一定的水平，这样能够更好的发挥档案的作用，同时也能更好的提高系统的综合能力。

1.2 数据库建设

档案信息自动化系统在进行建设的时候要完善数据库建设，在进行档案信息工程建设的时候，开发和建设数据库系统是非常重要的组成部分，同时也是核心部分。数据库在进行建设的时候是为了更好的利用先进信息技术对资料进行科学的管理和使用，这样能够在查找资料的时候更加方便和快捷，同时也能更好的对档案信息进行利用。建立数据库系统是一项非常复杂的过程，同时，在进行建设的时候，也是一项长期的工作，这样在进行建设的时候是一个非常缓慢的过程，在进行数据库建设的时候，计算机技术人员要和档案管理人员进行配合，这样能够更好的实现数据库以后的使用效果。数据库在进行建设的时候一定要保证能够突出重点，同时在进行建设的时候要保证数据库能够更好的综合发展，这样能够更好的对档案信息进行利用，同时也能更好的实现档案目录建设，在进行档案查找的时候进行索引的时候能够更好的便捷。

1.3 技术路线的选定

信息技术的快速发展使得现在的技术也在不断发展，在进行档案信息自动化发展的时候，要不断的对新的技术进行利用，这样能够更好的提高服务器的性能，同时，也能更好的使数据库技术和应用技术更加的完善。网络技术在发展过程中在不断进行改变，这样就使得信息在不断的实现，信息技术的发展是非常快速的，这样就使得档案信息自动化系统在技术路线选择上出现了一些问题，在进行路线选择的时候，先进的技术能够更好的实现经济效益和技术先进性的统一，同时也能更好的使技术路线满足人们的要求。档案部门在管理过程中对先进技术的潜在需求是非常大的，这样就会慢慢出现需求无法满足的情况，避免出现这种情况，人们在进行宏观监测的时候要对信息量和使用频率进行必要的分析，这样能够更好的对设备进行使用，同时也能更好的对实际情况进行分析，对技术发展情况进行掌握。

2 管理制度的改进

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。

3 系统建设上的投资管理

目前档案信息系统的建设需要相当大的资金投入，可以说是档案部门的主要资金投入点，因此档案信息系统的建设需要对资金进行良好的利用，特别是管理方面，应该以项目为管理单位，对各项目进行跟踪考察。可是现在档案部门在项目方面并没有一个长期投入发展的项目，而且在项目资金获取方面也不是非常容易，需要得到很多领导的批文才能申请到，为此，档案部门的领导大部分精力都是耗费在获取批文这个过程上，只能有少部分精力投入到档案信息系统建设上，这样的局面很难促进档案信息系统建设工作的发展。应该在档案信息系统建设资金来源上进行改革，例如开辟绿色通道，减少审批步骤，亦或是开展和社会、企业之间的合作来获取资金，这些都可以缓解因为资金问题而阻碍档案信息系统建设的困难。

4 档案人才管理

档案信息系统建设是一项现代化档案管理建设工作，现代化不仅体现在设备、技术和思想方面，档案人才也是其中的重要内容。优秀的档案信息自动化系统管理队伍可以促进档案信息自动化系统的建设和发展。关于档案信息化系统操作和管理人才都应该要具备很多要求，像是先进设备的使用，能够自我学习新的管理技术，除了有档案管理专业知识还应该要涉猎其他学科的知识，这些要求都比较严格，因此对档案人才的要求也比较高，这也是为了能够让档案人员更好的参与到档案信息系统建设中来，让他们能够胜任这样的工作。而且除了知识和技能方面的需要，档案人员的职业道德素养和工作责任心也都必须具备。档案队伍的建设还需要加强档案队伍管理，对档案队伍人员进行调度和配合，以发挥每一个个体的优势，才能做好档案信息自动化系统建设工作。

5 结束语

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目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便地使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络连接形成开放的分布式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机?穴工作站、服务器　性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

五、实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一，定名为“金信工程”，为档案信息自动化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础，但要落到实处，还有许多工作要做，各地也应及早积极争取。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理，有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用，这都有待于今后注意改进。

七、重视人才管理

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关键词 档案 安全 管理 服务 体系 分析

一、绪论

档案是各企事业单位在依法行政和开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是各单位的核心信息资源与重要资产，档案管理工作是维护自身经济利益、合法权益的重要工作之一。随着中国移动通信集团吉林有限公司（以下简称“吉林移动”）信息化建设的日益发展应用范围越来越广，文件种类日益繁多电子文件数量剧增，这些变化推动了文件档案管理由传统纸质模式向现代数字档案管理模式的演进。

档案管理系统的开发研制与功能设计严格在国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准指导下，遵循“规范、先进、实用”的原则，针对吉林移动的档案业务管理工作，结合当今计算机技术与网络技术开发一套档案综合信息管理系统。系统提供了基本覆盖档案各项工作的全部功能，包括档案接收、档案管理、档案利用、开放档案鉴定、多全宗管理、特种载体档案管理、全宗检索、查阅利用等功能模块。

二、档案管理系统的设计

（一）档案管理系统技术架构设计

档案管理系统要有不同层面的隔离，实现存储层、数据层、业务层、表现层之间分离。界面层支持Client/Server和Browser/Web Server/RDBMS体系结构，可根据用户要求定制主页及其内容，适合不同单位个性化要求。

（二）档案管理系统安全管理架构设计

档案管理系统是通过内部网络系统构建档案数据中心并配备与之相应的网络管理平台，在数据中心和网络管理基础上，通过将各方面资源的整合构建一个信息完备，资源丰富的资源中心，依托这个档案资源中心可以为各部门提供服务支持并进行信息共享，各部门网络通过浏览器基于B/S模式访问吉林移动档案数据中心的相关资源。

1.档案管理系统安全需求分析

建立完整的系统管理和安全体系是非常复杂的系统工程，这个体系涉及以设备为中心的信息安全，技术涵盖网络系统、计算机操作系统、数据库管理系统和应用软件系统；涉及以用户（包括客户，内部员工和外部相关机构人员）为中心的系统和安全管理，包括用户的身份认证、授权、审批等；涉及信息传输的保密性、完整性、不可抵赖性；涉及计算机病毒的防范等等。为了解决这一复杂的信息系统的安全，必须对其可能涉及的所有系统和安全风险有一个清醒的认识。

2.安全系统设计原则

吉林移动档案管理系统的安全解决方案时应遵循以下原则：

（1）安全可靠原则：吉林移动档案网络系统服务于办公需要，为了保障平台系统的安全运行，必须有一套完整的安全保障措施，确保信息及系统的安全。

（2）易操作性：安全措施要由人来完成，如果措施过于复杂，对人的要求过高，本身就降低了安全性。另外，采用的措施不能影响系统正常运行；

（3）适应性、灵活性：安全措施必须能随着网络性能及安全需求的变化而发展，要容易适应、容易修改；

（4）多重体系保护原则：任何安全保护措施都不是绝对安全的。应建立多重保护系统，各层保护相互补充，当一层保护被攻破时，其它层仍可保护信息安全；

（5）有针对性的适度安全原则：吉林移动档案网络系统具有较高的安全性要求，要尽量考虑安全机制的合理性。对重点信息资源，一定要实现重点保护。在保证安全的前提下，应尽量减少安全机制的规模和复杂性，使之具有可操作性，避免安全措施过于复杂而导致安全制度难以执行。应作到有针对性的等级保护，根据系统的安全级别制定相应的安全保护措施。

三、档案管理系统建设总结

截至目前，吉林移动档案安全管理服务体系一期建设完成省公司机关及直属单位数字档案全宗5个，拥有数字档案12大类34824件，其中档案21972，约占档案总量的63%，月均归档档案约1000件，借阅档案约30件次。通过按照不同门类、不同载体、不同保管期限、不同密级保护进行了科学管理，完善了案卷级、文件级的检索体系同时制定了档案的分类标准，形成了门类齐全、制度完善、网络健全、安全有序的档案安全管理服务体系。

通过建设吉林移动档案安全管理服务体系实现了以下建设成果：

（一）坚持一个原则，服务企业全局

我们在建设吉林移动档案安全管理服务体系时坚持以改善档案管理服务质量，实现档案数字化、规范化、自动化管理为基本原则，通过对公司内部文件、合同、工程等方面的档案管理，着力为公司全局的经营、管理及决策提供准确、高效的服务。

（二）夯实二个基础，促进健康发展

吉林移动的每一个功能出发点都以中华人民共和国《档案法》和《保密法》中相关法律条文为基础，通过认真解读“档案管理”与“档案保密”二者紧密关联而又相辅相成的关系，从而使各项业务服务与安全管理互为补充，推动系统整体向良性、健康、可持续方向发展。

（三）聚焦三大领域，提升支撑能力

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一、引言

伴随着信息化技术的快速发展，人们对于电子公文档案管理提出了更高的要求，不仅需努力提升电子公文档案的网络化与智能化，更需注重其安全性。为此电子公文档案管理部门必须加强对其的安全管理，制定科学合理的管理机制，为管理系统的安全运行提供保障。

二、强化安全管理理念的运行

众所周知，理念具有先导性作用。随着网络的不断发展，网络安全隐患问题层出不穷，因此使得电子公文档案管理也出现较多的安全隐患，进而使得电子公文档案无法发挥其应有的作用。因此对于电子公文档案管理部门的领导而言必须从战略的高度重视对电子公文档案的管理，制定科学合理的安全管理机制，安排专业的人员进行管理。同时加强对部门人员的培训工作，增强其管理专业知识，始终在脑海中形成安全管理的理念，只有如此才能确保电子公文档案得到安全的管理。

三、制定安全管理制度的制定

安全的管理制度可有效的为电子公文档案的管理提供制度保障，只有确保电子公文档案在规范的环境下运行，才能有效的加强对电子公文档案的管理。为进行上述的工作，电子公文档案管理部门人员必须按照相关的安全要求制定科学合理的安全管理制度，同时确保管理人员严格按照管理制度开展工作，使工作流程完全处于安全管理制度的监督之下。例如，对于管理人员而言，必须对管理人员的使用权限加以确定，切勿随意登记电子公文档案管理系统，避免出现人为因素。除此之外，还需加强对物理隔离模式的应用，严格执行身份认证制度，禁止管理人员以外的人员进入电子公文档案管理系统，同时还必须加强对制度执行力的监督，避免是安全管理制度有名无实。

四、加强安全管理系统的建设

对于电子公文档案的管理而言，只有加强各部门之间的协调配合，才能真正实现对其的安全管理。关于某个单位，其电子公文档案管理系统需要由管理部门与管理人员组成，而安全管理体系则必须将单位中的所有部门进行整合，全部纳入到安全管理体系中，以避免出现安全管理漏洞。除此之外，还必须加强各部门之间的工作与技术的协调性，避免使安全管理出现“空白点”，以此来真正发挥安全管理体系的作用。

五、加强数据库的安全建设

所谓的数据库安全建设即是指避免使数据库中的数据遭到非法的入侵与非法下载及使用。目前较为成熟的数据库管理系统为非关系全文检索数据库Trip。其安全机制分为不同的层面，对于数据库的访问在数据库级、记录级、字段级三个层面予以授权，对用户的访问权限与访问内容进行控制。当数据库被破坏时，可根据相应的日志文件对原因进行查找，并进行恢复，同时还可对数据库进行备份，便于相关管理人员的使用。此数据库拥有四级用户权限，即系统管理员、文件管理员、用户管理员与一般用户（如图1所示的用户权限图）。系统管理员拥有最高的系统管理权限，只有通过系统管理员才可以有效的生成文件管理员与用户管理员，以实现对电子公文档案的有效管理，若未经过系统管理员的授权，则任何人不可以进入电子公文档案的管理系统，使电子公文档案始终处于安全的运行管理之下。

六、加强应用程序安全的管理

应用程序安全通常被视为电子公文档案管理系统的安全核心，只有从源头上杜绝安全隐患的出现，才能有效的确保电子公文档案系统的安全运行。电子公文档案管理单位可使用共同的电子公文档案管理系统，然而必须注意的是不同的部门需要建立不同的数据库，并建立严格的使用权限。为确保系统的安全，管理部门必须不定期的对数据库资料进行备份并进行归档处理。一旦归档，数据库资料将完全被写入不可擦除的光盘中，使其真正成为不可被删除的档案，为日后管理人员的查看提供便利，最为重要的是避免了数据库资料的丢失。除此之外，为确保系统的安全运行，电子公文档案管理部门还必须采用安全设计技术。系统可自动的记录用户对于系统的任何操作并形成日志文件，使系统管理员可以及时的发现系统存在的安全隐患。

七、拓展安全管理的内容

若想加强电子公文档案的管理，除做好日常的管理工作外，还必须对安全管理内容进行拓展，以此为加强电子公文档案管理系统的安全运行提供额外的保障。为实现上述目标，安全管理部门必须加大进行物理安全管理、技术安全管理与软件安全管理的工作，只有如此才能确保安全管理更为全面的开展工作。为此必须发挥协调机制的作用，各部门各司其职并加强沟通，对于安全隐患及时的发现并排除，尤其是在数据安全方面，管理者需要在U盘、光盘与云存储中同时进行备份，实现“三管齐下”。

八、结束语

综上所述，电子公文档案管理是档案管理的重要内容，与纸质档案共同构成了档案管理体系，虽然我国已进行范围较广的电子公文档案管理应用，然而对于其中存在问题也不容忽视，只有加强全方位的安全管理，才能有效确保电子公文档案管理系统的正常运行。

参考文献：

[1]张慎武,王玉霞,李国伟.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].档案管理,2013(4):48-49.

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一、档案管理信息系统通用需求

结合实际调研结果及我国的相关规定、标准，对档案管理信息系统的概念进行描述，满足和帮助档案机构建立需求分析框架，其中总体业务需求描述了档案部门及相关人员对档案管理信息系统的总体或者说是高层次的目标及要求。在信息时代，随着现代管理技术的发展，档案部门建设档案管理信息系统的原因是因为档案部门的手工管理及利用方式已不适应现实状况，另外由于档案部门已经有档案管理信息系统多种原因不能满足现在的需求，必须加强档案管理信息系统建设。系统的目标一定要与本单位实际相结合，在办公自动化的前提下实现归档自动化，并带有一定前瞻性且性价比高的系统，以网络为基础的文档一体化，是档案价值体现之所在，形成电子档案的电子文件归档系统，实现更加便捷、完善的档案现代化利用，防止信息“孤岛”的出现。结合实际工作中遇到的实际功能需求，捕获与归档功能，电子文件管理系统应具备如下捕获功能：可以捕获来自于多种外部系统的文件，不同单位可以根据本单位实际选择外部系统的类型；必须能够捕获各种类型电子文件，捕获各种类型的子文件的能力是作为电子文件管理系统所必须具备，如：博客、压缩文件、多媒体文档。保持各组件间的有机联系，具有自动捕获电子文档及尽可能多的相关元数据的功能，确保各个组件结构上的完整，而且数据的完整性和准确性也得到提高；系统设计前要确定各种数据类型的获取方法，根据系统的配置规则和初始文号，可以批量捕获外部系统的文件，批量导入过程中，文件和元数据需要一并导入，并能及时修正导入过程中的错误，可以将原有文件转换格式后捕获，并保留格式间的联系，系统应该告知用户进行处理，档案管理信息系统必须具有预归档的功能。分类功能是档案管理信息系统的基础与核心，系统应确保设置分类方案不打乱电子文件形成时的有机联系，应该基于对机构职能和业务活动的分析；系统应允许授权用户的分类方案进行相关变动，系统应该允许授权用户对原分类方案进行相应操作；在分类方案的不同类目、案卷下允许存在相同的名称或编码，系统应该允许存在相同的名称或者编码。鉴定和处置功能，对档案的鉴定工作非常重要，系统可以设置电子档案的保管期限表，具有进行保管期限定义、修改、维护的能力。系统可以自动检索出过期档案，并加入待销毁列表，经过鉴定后发现其并无保存价值需要销毁；系统具有复审功能，档案管理员根据销毁审批单；系统必须具有转存与迁移的功能，需要我们及时更换软、硬件载体；销毁时要保证该电子文件的彻底销毁，必须确保已销毁的文件已经从系统中彻底清除，档案管理系统必须为转移或销毁的文件保留元数据存根。档案管理信息系统的控制功能，系统必须具备阻止非法操作行为的功能，使授权用户能够在其权限范围内进行合法操作。系统必须具备审计跟踪功能，以保证文件的真实性和完整性；系统可通过审计跟踪功能记录用户的活动，如检查用户的行为是否存在滥用权限；系统管理员可自行确定用于审计跟踪的行为，应允许管理员选择并决定审计跟踪；系统应对系统内进行监视并形成审计跟踪报告，系统应具备访问控制功能，系统应具备安全类别的划分功能，系统应该支持一个访问控制机制配置选项，系统应允许系统管理员定义用户角色，维护权限管理；系统应能对重要文件进行特别的保护。查找与检索功能，其系统检索模块应遵守相关规则，系统应支持多途径的检索方式，系统可以选择支持网络化检索方式，系统应支持直观、灵活的检索结果及输出方式，允许同时进行查看、传输和打印等。系统报表设计和制作功能，系统应具备统计功能，如根据其实际业务需求自定义统计报表的格式；系统必须具备根据统计内容生成内容、形式丰富的统计报表功能。另外管理功能是系统应具备数据处理功能，系统应具备存储保管功能，系统应具备备份和恢复功能。

二、通用性能需求

它是档案管理信息系统在设计时必须考虑的，包括信息系统的准确性，即系统数据在传递过程中吻合程度；系统的及时性是指系统对用户的请求可以在很短的时间内就得到响应；档案管理信息系统应该具备稳定且灵活的体系结构，其功能设计也应当遵守相关规范的要求；系统的友好性，体现为以用户为中心，系统的先进性保持其最合理、最经济的先进性水平。

作者：王洪雁 单位：白山市职业技能中心

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1、系统分析

基于MVC（model-view-controller）的档案管理系统是借助于J2EE架构以及面向对象方法等技术，将档案管理从原始的手工管理方式转交为计算机自动化的管理方式；其功能涵盖对档案的数字化加工，电子档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、、利用和数字管理全过程，具有可扩展、实用的特性。因此，该系统要求标准化高，能快速、准确并全面利用档案，方便网上归档货物在线审批，良好的信息安全。

2、系统的设计

采用MVC的模式进行设计，即模型．视图，控制器的层次结构。结构包括：(1)Model，表示业务数据和业务逻辑，通常由JavaBean或EJB实现。(2)View，也称视图，是用户看到并与用户交互的界面，一般由JSP页面和表示组件(包括ActionForm)组成。(3)Controller，由ActionServlet类和Action类来实现。ActionServlet类是其核心组件，继承了javax.servlet.http.HttpServlet类，扮演中央控制器的角色。Action类负责调用模型方法，更新模型状态，并帮助控制程序流程，Action一般不实现具体应用程序逻辑。

系统运用UML技术通过MSVisio2003工具对用户的关键业务逻辑进行用例分析（见图1档案管理系统的用例图），系统实现了档案管理、借阅管理、消息管理、系统管理、综合查询等功能，实现了用户管理、部门管理、档案建立、档案借阅、档案归还、档案催还、权限管理、日志管理等。这里主要描述系统的用例和角色的设计。

网上归档：实现网上编辑和网上提交。整理编目：档案接收、立卷归档和审核入库。档案利用：全文检索、借阅管理、专项打印和利用统计。专题编研：专题管理和档案编研。包括专题管理和档案编研。数据管理：数据库管理、档案数据维护。系统管理：用户角色管理、在线审批、日志管理、词典管理、系统设置。

系统中涉及的主要角色有：系统管理员：是指档案维护人员，可以建立档案数据库，对数据库进行备份；可以对角色和用户进行管理，包括增、删、改以及授权等操作。档案管理员：是指档案工作人员，负责档案管理的日常工作。审核人：是指业务主管，负责审批手续。

查阅用户：是指普通用户，可以查询、借阅已授权的档案资料。

3、系统实现

3.1数据库的实现

SQLServer数据库利用Command对象地调用SQLServer的存储过程，在多个页面中调用同一个存储过程，使站点易于维护。这样意味着可以建立非常复杂的检索或者操作数据库的方法。简而言之，能用存储过程时就要用存储过程。如下代码实现了调用SQLServer的存储过程：

<％@PageLanguage="javascript"％>

<％@ImportNamespace=”System.Data”％>

<％@ImportNamespace=”System.Data.SqlCIient”％>

3.2系统功能实现

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对档案资料进行数字化处理并使用信息系统管理和利用，是现代档案管理的不二选择。国土资源档案是土地、矿产资源管理与开发利用的凭证和真实记录，具有分类多、数量大、专业性强、利用率高等特点。传统的档案系统普遍存在功能结构单一，针对性差，查询效率低，权限控制模糊，数据封闭等问题，导致档案工作效率逐步降低，难以满足当前工作对档案信息的管理和利用需求。

一、功能设计

功能设计如图1所示。

二、功能描述与实现

2.1 档案管理

2.1.1 档案著录

档案著录是档案系统建立档案信息数据库和挂接要件的基本途径之一，未通过电子政务系统审批的案卷建立档案信息条目时使用此功能。主要包括档案分类、著录表单填写、数据挂接等内容。

2.1.2 档案归档

通过电子政务系统审批的案卷，使用此功能将审批数据导入档案系统中进行预归档。该功能模块中，按照政务系统的业务分类，显示已办结案卷信息。当档案管理人员对某一案卷进行归档时，在此根据受理编号等信息查询到对应审批条目后，将该案卷审批信息及要件数据导入档案系统中的“待归档材料”模块。

2.1.3 待归档材料

该功能用于对从政务审批系统中导入的案卷信息进行著录和归档。档案管理人员为某一案卷选择对应的分类后，系统建立著录表单，并根据设置的对应关系读取审批信息和要件数据。审核并补全著录信息与要件数据后，完成案卷归档。

2.1.4 档案修改

对已归档的案卷信息和要件进行修改和删除。

2.1.5 档案销毁鉴定

由档案人员在系统中对到期档案进行鉴定，填写鉴定记录，选择延期保管或销毁，并打印鉴定清单和销毁清单。

2.2 档案利用

2.2.1 档案查询

具有系统账号的用户在特定权限下使用系统对档案信息进行查询、下载、打印等。

2.2.2 档案查阅登记

对外提供档案查询服务时，使用此功能对查阅申请人基本情况进行登记，审核是否符合查询条件，并反馈查询结果。

2.2.3 档案借出登记

对外借出档案时，使用此功能。记录借档人姓名、单位、联系方式、证件名称等基本信息，并登记借档目的、借出时间、应归还时间等情况。

2.2.4 借出档案管理

对已借出档案进行管理。实时了解借出档案数量、分类、是否超期未还、超期时间等。并对超期档案进行延期续借、催还等操作。

2.3 档案统计

对系统内档案管理及利用情况进行统计分析。主要包括全宗统计、分类统计、利用统计等。

功能要点：（1）采用固定图表与自定义统计字段相结合的方式设计。对于全宗统计、专业档案统计、文书档案统计、查询统计等常用档案信息使用固定图表实时统计。同时，针对档案管理需求，建立自定义统计模式，通过时间、利用情况、档案分类、数量（卷数、页数）、载体、材质等信息字段的不同组合，让档案管理人员获得不同的分析数据，便于档案管理和利用。（2）统计结果的输出及图表化，包括导出、打印等。

2.4 系统设置

对档案管理规则、表单、字段及系统有关数据进行配置，确保档案管理信息系统运行规范、准确、高效。

2.4.1 档案分类设置

档案分类结构，是档案系统管理、设置、运行的核心内容，关系到档案著录表单设计、权限配置、数据类型、接口配置等。档案分类以树形层级显示。

2.4.2 著录表单及字段设置

对各分类档案的著录表单模板进行自定义编辑和管理，包括字段名称、属性、类型、长度、顺序等。

2.4.3 辅助信息字典功能设置

对著录表单中拥有固定选项的字段内容进行配置，档案工作人员通过下拉框选取所需信息完成填写，有利于规范著录、提高效率。主要内容包括全宗号、立卷人、密级、保管期限、行政区号、用途等。

2.4.4 水印配置

从档案系统打印输出的资料自动添加水印，以标示该档案资料的权属，避免用户越权输出和提供档案资料。

2.4.5 接口配置

对档案系统与电子政务系统有关字段的接口和对应关系进行配置，确保数据归档时，档案系统能够正确读取电子政务系统中的所需信息。

2.4.6 档号设置

配置不同类型档案的档案号生成规则。如文书档案为“全宗号-年度.保管期限代码-室编件号”；专业档案为“全宗号-目录号-案卷号”。

2.5 系统管理

为确保系统的安全正常运行，系统管理员对系统进行的维护和管理。包括对组织机构（部门）、用户、角色权限的管理与配置，系统参数设置、数据备份、系统日志管理等。

2.5.1 用户管理

对使用系统的用户信息进行管理，包括新增、修改、删除、查询等。

2.5.2 机构、部门管理

对本单位组织机构和部门信息进行管理，可新增、修改、删除机构和部门信息，并以树形层级显示。

2.5.3 角色管理

根据对系统使用需求的不同，建立不同的角色以满足特定用户的操作需求，如超级管理员、档案管理员、档案查询利用岗等，并对角色信息进行管理，包括新增、修改、删除、停用等。

2.5.4 权限管理

对系统各字段信息和操作进行细化和权限控制，实现对系统数据和用户的精确管理。主要的权限控制包括系统菜单、档案分类、全宗、密级、要件操作、表单字段等。

2.5.5 日志管理

为加强系统安全管理，系统自动记录运行的整体情况，包括登陆日志和操作日志。可分别按需查询各类日志信息，并导出至Excel。

2.5.6 数据备份

为保证系统数据安全，提供对数据库及要件数据的备份存储功能，增强系统数据安全性和容灾能力。

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

项目背景

我院自90年代开始进行电子文件成果整理归档以来，实现了以计算机数据库技术为基础的电子化档案管理。目前我院通过引进和开发系统，管理着包括建筑、规划、市政、测量、岩土以及院文书档案等超过2000项工程、23万个各种文件格式的电子档案。尽管我院档案信息化建设工作取得了不俗的成绩，但仍存在两个亟待解决的问题：

档案的管理工作由不同的系统完成，如建筑市政专业使用建筑图档管理系统，规划专业使用gzpi规划成果数据库管理系统，文书档案使用超越2000文件档案资料综合管理系统等，数据信息被分割，无法实现共享，而且档案管理人员在日常工作中需要切换不同的系统重复操作，工作效率低下，阻碍了档案整体工作效率的提高。

档案日常借阅流通管理只部分实现了以条形码管理为核心的流通管理机制，大量的档案借阅管理工作还停留在原始手工记录阶段，工作十分繁琐。

以科学、规范的管理机制，利用现代化网络技术手段管理我院海量、格式多样的电子档案，提升档案管理水平，提高档案管理效率，是十分有意义的。

1项目目标

将我院不同的档案管理系统数据库进行整合，以统一、规范的管理模式实现对不同专业档案进行管理；实现以条形码管理为核心的档案借阅流通机制。

建设内容

我院综合档案管理系统项目的建设内容包括：（1）实现对科技、文书档案进行管理；（2）对我院现有的建筑图档管理系统进行升级、结构重组及开放接口；（3）实现图纸批量打印出图功能；（4）将我院泰坦系统数据及规划成果等历史数据转换导入到综合档案管理系统。

项目组根据我院对电子形式存在的图纸和文档的管理要求，以及我院各专业档案资料的借阅流程等，在原有的建筑设计专业图档管理系统《智慧2000图档管理系统》的基础上进行系统升级，经升级后能满足我院的需求，具体如下：

系统用户

综合档案管理系统面向全院工作人员开放，权限设置参考下表所示：

软件安全控制

综合档案是我院宝贵财富，为保证数据安全，采取如下手段对数据进行保护：

1、角色权限控制，按照角色级别对用户划分“下载”、“修改”、“上传”权限，防止档案信息被盗取或篡改。

2、对档案数据每月备份一次，保证遇到意外事故能迅速恢复。

3、对所有下载、修改、删除等敏感操作进行日志记录，便于追溯。

系统维护方案

根据工作计划安排，综合档案管理系统运行后，档案资料室、信息办及其它相关职能生产部门共同参与综合档案管理系统的更新与维护工作，建议如下：

档案资料室：对现存档案室的资料进行系统管理，及时添加、更新综合档案管理系统中的案卷级、卷内级条目；指导并督促各生产部门及相关职能部门按要求进行电子文件上传归档工作。

信息办：协助配合档案资料室收集反馈的系统技术问题并加以解决；对数据库安全备份，并对系统进行维护。

相关职能生产部门：按照我院电子文件归档的要求（具体见《关于实施《技术资料归档实施办法》（修订版）暨启用电子文件归档的通知》，及时上传应归档的电子文件至综合档案管理系统；系统技术问题反馈给信息办。

系统总体设计模式

由于系统用户覆盖面较广，客户端点数较多，同时，从系统维护的简易性角度出发，也考虑到与现有的信息大厅的整合，采用了B/S的设计模式。首先登录到信息大厅，再通过菜单链接进入本系统。

系统数据库选型

系统采用主流的MSSQL2005数据库，具有良好的数据处理及响应速度，适合B/S模式开发。

开发平台选型

系统采用JAVA平台进行开发，开发效率高，安装部署容易，系统维护简便。

技术亮点

1、描述：由于我院各生产专业科技档案以及院内文书档案的成果电子文件归档方式不统一，文件格式也不统一，电子文件的存放介质也是多样的，造成档案资料室对电子文件的系统管理上的困难。

技术亮点：增加了在线电子文件归档方式，明确了归档电子文件格式和命名规则，并通过生成模板进行了电子文件归类。

解决方法：通过对我院相关生产部门、职能部门放开上传电子文件的权限，由相关部门直接向系统进行电子文件的上传工作，并通过生成模板按内容进行电子文件的分类，由档案室进行审核。电子文件格式和命名规则参照全质办的《归档电子文件数字化标准》。

2、描述：我院的档案资料借阅流程是通过手写登记进行的，不利于统计，工作效率也较低。

技术亮点：利用工作卡号识别我院职工姓名、所属部门等属性，利用条形码功能提取档案资料的目录号、案卷题名等属性。

解决方法：在档案资料人员立卷过程中，打印案卷封面时，系统自动生成条形码并打印在封面上。日常借阅中，通过条形码扫描，能在系统中生成对应案卷的借阅记录。条形码扫描识别的功能，能提高档案管理人员的工作效率，减少失误，也更方便了借阅记录的统计与查询。另外，通过与我院人事部门的全院职工人员数据库对接，在系统的用户数据库中录有职工工作卡号，在借阅过程中，通过输入卡号进行人员识别。

项目总体评价

项目按预期完成，建立院内各专业、不同文件格式数据库及系统，实现电子文件的在线归档以及院内共享；

软件分别在档案资料室、信息办及建筑专业进行了功能验证（其中建筑专业图档系统已在第一期验收完毕，并投入了使用），共有9位档案管理人员、系统管理员参与，其中通过验证人员数为9人，通过率为100%，所发来书面意见同意使用该软件；

篇13

系统依托办公内网，采用先进的计算机技术，汲取国内外各种信息系统的建设经验，从发改委实际要求出发进行设计；在“安全、共享、高效、服务”原则基础上构建广西发改委档案信息管理系统，建立安全可靠的档案信息服务体系；将发改委纸质档案资料进行档案数字化服务，实现纸质档案数字化，为档案信息无纸化利用提供电子信息与元数据，实现部分档案全文检索利用；建立电子档案资源数据库，改变传统的纸质档案管理模式，实现网络化管理与利用，满足以后与上级机构或其他相关机构对档案信息资源的利用需求；建立科学完整的档案管理系统，实现与OA等其他信息系统进行信息交互，避免出现信息孤岛；对数字化后的数据进行压缩加密，并实现异地备份；对大量的历史数据条目进行迁移，确保数据的延续性和完整性；建成以档案数据信息和档案影像的全方位利用为目的，完整、专业、易扩展的综合档案信息管理平台。

2系统的架构、功能和应用安全设计

2.1系统架构

广西发改委档案信息管理系统主要包括收发文管理、归档管理、统计查询、档案借阅及系统管理等模块组成。

2.2系统功能

（1）收发文管理①收文管理收文管理实现对外来公文进行登记和处理。主要用于登记国家各部委来文，党委、政府来文、区直各单位及各地市来文。主要有收文登记、填写拟办意见、领导批示、处室承办、传阅、提交归档等功能。还具有全文检索、条件检索、统计等功能。②发文管理发文管理实现对发改委各类发文的登记和查询。主要登记文件标题、文号、签发人、主办处室等重要文件要素，同时具有提交归档、条件检索、统计等功能。（2）归档管理归档管理实现对业务部门提交的历史档案进行加工归档并入库、档案著录管理、对在库的档案进行统计、分析及利用等。同时提供档案管理人员直接登记、扫描、编目和著录功能。（3）统计查询统计查询是对档案利用率、档案归档、访问量等进行统计。按照发改委要求实现上级部门及地方档案管理部门要求的各类档案统计报表（包括档案的归档情况、库存情况、利用情况），所有统计结果都要可以打印，转换成上级部门要求的档案标准格式。（4）系统管理系统管理包括组织机构管理、用户管理、角色管理、权限管理、分类码表管理、档案卷目设置管理、档案类型设置管理、流程定义、操作日志管理等功能。（5）查阅利用子系统实现机关内部工作人员借阅档案（电子卷、实体卷）申请和档案管理部门逐级审批，根据处室人员权限不同划分可直接阅览、需审批才能阅览，具有规定借阅时间、保留借阅目的和审批意见、各处室借阅资料统计等功能。

2.3系统安全设计

由于系统要求具备很高的安全性和保密性，系统在应用安全上的解决方案是以应用系统的安全设计为基础，以应用系统日志、数据备份与恢复等为主要手段，保证应用系统的访问及数据安全，主要内容包括：（1）按角色定制、设计与分配权限，事前控制用户对系统的访问；（2）采用SSL协议对外部访问进行数据加密处理；（3）为关键的应用系统流程设计日志功能，以便于事后进行安全问题追查；（4）严格按照规定进行数据备份与恢复操作，保证应用系统数据安全。

3系统开发的解决的关键问题

3.1海量纸质文件数字化存储

广西发改委的档案主要包括了文件类、照片类、音视频类、实物档案类、会计类、基建类等档案，分类较多，其中文件类和照片类的档案数量尤为庞大，在档案数字化的过程中，必须将这些档案扫描成电子档案后再存储到信息系统中。存储的公文类图片文件采用黑白二值模式扫描的格式，对于一些对档案图片质量要求较高的图片采用灰度模式或者彩色模式进行存储，虽然采用了TIFF格式和JPG格式已经起到了图像压缩存储的功能，但对于海量的存储和网络访问来说，这种存储方式效率还是较为低下的。为了降低存储空间、减少存储硬件投入成本、提高网络档案检索速度，系统使用格式转换程序将通用格式TIFF或JPG文件通过压缩加密程序转换为HL格式文件。HL格式是广西海蓝公司自主研发的一种图像压缩格式，通过进行HL格式的转换压缩后的图像格式文件的压缩比高于国际通用格式TIFFG4格式的50%。系统只需做简单的路径设设置，转换过程由计算机自动处理，无需人工干预。这不仅可减少成本，而且因该加密技术的特殊性还可保护档案安全不被窃取、盗用。

3.2历史数据迁移

（1）原系统数据库分析新建的档案管理系统需要将原档案管理系统的数据导入进来，但原档案管理系统厂家已经不再继续维护系统，且没有数据库导出接口及有关技术文档。为将原系统中的数据安全完整地导出到新系统中，项目组利用SqlServer事件探测器对原档案系统数据存取机制进行监测，最终分析出数据存取过程和数据所在表格，并成功地将数据完整安全地从原系统导出到新系统中。分析过程如图2所示：（2）数据导入在对原系统数据库分析完毕后，已得到了原系统数据存储的原理、过程和存储位置（所在表格及表格间的逻辑关系）。为确保数据导入完整性和准确性，项目组采取了以下步骤：①先对原系统数据库进行备份；②将原数据库数据导出到Excel表格中，并在表格中标明各字段属性；③将导出的数据总数和数据库中的数据总数进行比对，抽样地对导出数据和原数据进行校验；④修正导出的错误数据，并根据新系统对数据的要求修改；⑤将修正后的数据导入到新系统中；⑥对新、旧系统中的数据进行抽样比对，确保数据完整性和准确性。

3.3与其他应用系统整合设计

档案信息管理系统作为文件的归档管理系统，需要接收来自不同业务系统的归档文件。因此，利用Webservice技术构造了文件自动分类归档引擎，实现了文件自动导入和归档。（1）归档引擎的功能设计引擎可以利用文件标题、文号、分类等各属性中包含的关键字、表达式、归档文种等指标构造分类公式实现文种自动化识别和归档，如公式：“标题:会议纪要&标题:政府&标题:电子公文->收文/机要室/党政电子公文(无密级)/区政府/会议纪要”，表示将标题中含有“会议纪要”、“政府”和“电子公文”关键字的文档自动归档到“收文/机要室/党政电子公文(无密级)/区政府/会议纪要”文件夹中。自动分离归档引擎公式配置界面如图3：图3自动分离归档引擎公式配置界面（2）归档引擎的工作流程以OA系统归档过程为例：由OA系统把所需要归档的各种字段自动送到接口的处理模块A中，接口程序根据当前程序繁忙状态，将需处理的数据循环列入归档队列中，档案管理系统定期从接口的中间库中读取数据，实现数据导入。在数据导入的同时，档案系统对数据进行错误检查和校验，如发现读取错误的，则将该条数据标记为错误数据，由OA系统重新更新导入。归档引擎的工作示意图如图4所示：