高校科研档案管理范文

导语：想要提升您的写作水平，创作出令人难忘的文章？我们精心为您整理的5篇高校科研档案管理范例，将为您的写作提供有力的支持和灵感！

篇1

科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。

一、高校科研档案归档范围需要重新界定

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

（一）科研项目档案

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。

参考文献：

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科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。

一、高校科研档案归档范围需要重新界定

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

（一）科研项目档案

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。

参考文献：

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1.1 统一管理制度。在保护知识产权以及促进教学研究档案开发的基本原则之下，建立高校科研档案管理中统一的管理制度是现阶段提升高校档案管理质量的有效途径。第一，统一高校科研档案管理制度不仅能够全面、完整地对所有知识产权问题进行及时记录与转让，同时这一过程对于知识成果的有效管理也大有裨益。第二，档案管理部门与使用者之间并不存在利益关联，因此，档案管理工作的开展在保密性方面就得到了充分体现。第三，对于知识产权问题的及时记录与保存在有效保护高校档案信息与资料的同时也实现了档案管理工作的统一化开展，这对档案管理工作质量也是一种保证。第四，统一管理制度的建立一定程度上还是一种知识产权保护意识的体现，这对相关知识产权法律的普及与推广有着重要的推动作用。需要注意的是，高校档案管理工作的开展是对高校科研研究过程与成果的及时记录，这一真实运行轨迹有着不可忽视的历史价值，同时也是对高校自身科研成果的重视，因此，这一保护机制的构建就显得尤为重要。

1.2 高校科研档案管理中的“四同步”。科研档案作为高校科研工作者的智慧凝聚，需要在档案管理过程中体现必要的档案管理责任意识，珍惜广大教职工的科研成果，因此，必要的“四同步”管理就显得尤为必要。“四同步”管理是一种档案管理责任制度的集中体现，这一管理制度也是基于对知识产权的有效保护，其基本内容主要包括以下几点：①计划任务的传达以及科研文件的归档必须同步实施；②计划任务的查询以及相关科研文件与资料的搜集也必须同步开展；③对于科研成果的验收以及相关课题材料的整理也需要同步；④高校档案管理部门在证明材料搜集以及上报资料登记方面也需要表现出一定的同步性特征。基于“四同步”档案管理原则指导下高校科研档案管理工作的开展需要针对文件材料的形成与积累进行必要的立卷与整合，确定文件管理期限，做好科研档案的封面简介，突出高校本身在科研档案管理过程中的主动性。这一较为完整的科研档案管理模式在实际运行过程中需要高校档案管理各部门通力配合，在加强自身宣传工作的同时也需要切实保障自身科研资源的完整性，促进知识产权问题的有效解决。

1.3 物质奖励与精神奖励并举。高校科研档案管理工作的开展也需要对应必要的考核和评比措施，针对科研材料以及科研成果进行定期的课题质量评选，对于其中课题研究存在重大突破的教职工给予必要的物质奖励和精神奖励。相反的，对于破坏高校科研档案管理秩序的个人或是集体也应对其追究相关事件责任，并给予适当的批评以及惩罚。对于科研档案管理过程中存在杰出贡献以及取得较大进步的科研人员作出表扬以及物质奖励。物质奖励与精神奖励并举不仅能够促进高校科研档案管理工作不断得到优化，同时也能针对其中存在的问题给予及时纠正，做到奖惩分明，促进科研工作者工作积极性的提高，也推动高校科研档案管理工作不断得到优化与完善。

1.4 人才队伍管理与建设。基于知识产权保护的管理核心已经成为当前高校科研档案管理的主要发展趋势，而其中专业人才队伍的建设与管理问题直接关系到高校科研档案管理的质量，是体现科技元素以及时展对于档案管理重要促进作用的主要方面。在这样的发展背景下，高校科研档案管理工作的开展更应该重视对人才的培养，提升专门科研档案管理人员的知识产权保护意识，树立以人为本的管理理念，促进科技手段在科研档案管理中的有效运用。传统科研档案管理模式过分注重对人员专业知识与技能的培养，而忽视了服务性本质在科研管理工作中的体现，这与当前终身教育的思想显然是不相适应的。因此，只有不断强化高校科研档案管理人员的综合素养，才能更好地促进档案管理模式的构建。

2 高校科研档案管理的利用途径

2.1 实现高校科研档案管理的多渠道开发。高校科研档案管理中检索手段的更新是对信息管理系统的有效运用，而这一信息管理系统不仅包括了相关信息的处理与加工过程，同时也在输出和利用方面实现对档案信息的及时编辑与归档。作为高校科研档案管理多渠道开发的主要环节，信息档案管理制度的建立从编研速度以及信息目录建立等多方面形成了有效的系统框架，而这些功能在现阶段资源使用过程中显然是不够完善的。现代化信息检索系统的建立对于当前高校科研档案管理工作开展而言无疑是系统功能的呈现过程，这对提高信息检索的速度极为有利。现代化网络通讯手段在高校科研档案管理中的应用还是对高校现有检索系统的有效更新，通过网络信息的使用来合理促进档案管理工作的开展。第一，从信息管理中心角度实现对高校科研档案管理的全方位查询，这对于高校科研信息的有效整合意义重大。第二，强化图书情报与高校科研档案管理之间的联系，在高档设备使用方面解决科研档案管理过程中的经费不足问题，这也是现代化制度与体系在高校科研档案管理工作中的有效体现。随着当前网络通讯技术的飞速发展，高校在科研档案管理方面也形成了必要的校园网络系统，将办公自动化内容移入高校科研档案管理工作当中，这是高校档案管理工作的重要组成部分，而这一信息系统的完善对于档案资料的开发与利用也势必产生深远影响。

2.2 重视高校科研档案管理过程中的法制建设。社会主义市场经济发展下高校科研档案管理工作的开展面临着前所未有的机遇与挑战，这一新问题的出现使得法制建设问题在高校科研档案管理工作开展中显得尤为重要。高校科研档案管理在实施监管过程中应切实加强对科研成果及商业秘密的安全保护，通过各种法律手段的运用来突出法制建设对于高校档案管理工作的重要意义。知识产权问题是高校科研档案管理过程中尤其需要重视的问题，因此，必要的产业管理工作开展以及信息中心加工就显得尤为必要，这是体现科研档案管理价值的重要方面，同时也是体现科研档案管理市场化格局形成的有效依据。法制建设的核心在于从信息市场的构建方面体现高校科研档案管理的优势，及时关注市场发展动态，在促进高校科研成果创新的同时也要关注科研档案管理对于高校管理领域的重要指导作用。

2.3 在反馈机制中突出高校科研档案管理的整合功能。高校科研档案管理中反馈机制的构建从信息的整理与搜集等方面突出了对科研档案管理的整合功能，这也是必要的管理体制在档案管理工作中的体现。从高校科研档案信息管理的侧重点出发，不同信息反馈机制的构建对于科研档案管理的利用途径也提出了有价值的参考建议，类似科研档案的编码与信息搜集，或是相关档案管理制度的构建都在一定程度上促进了高校科研档案管理工作中反馈机制的有效构建。值得注意的是，高校科研档案管理工作中反馈机制的构建应当是具体且具备一定的针对性特征的，如此反馈机制的构建才能从根本上促进高校科研档案管理工作的有效开展。从反馈机制当中所获得的反馈信息可以辅助高校科研档案管理工作进行必要的分析与数据调查，这是高校自身管理机制的优化过程，同时也是其整合与实践功能在具体档案管理工作中的有效体现。

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1.1 制度不健全：国家对于民办高校开展科研活动不重视，主要体现在申报省部级以上课题方面有种种限制，与公办学校相比，民办高校教师申请省部级、国家级等课题处于劣势。因为职称的限制，青年教师根本就没有申报资格，只能依附于从高校退居二线的老教师，不能充分发挥自己的科研潜能。民办高校的教师中级职称以上的很少，科研队伍不健全。

1.2 科研兴趣淡薄，缺少积极性。为了做好教学工作，完成教学任务，教师基本无暇顾及科研，更谈不上开展科研。虽然一些教师意识到科研的重要性，但不知从何入手，或是由于科研经费等问题中途放弃，或是认为最后发表几篇论文，就取得了科研成果。再者，有些教师在科研上缺乏团队合作意识，对参与的科研项目积极性不高。有的青年教师存在偷懒心理，考博以后或者等到晋升职称需要的时候再做科研，眼前还没有把科研提到日程上来。高校中论资排辈的现象和观点普遍存在，与公办学校相比，独立学院青年教师申请省部级、国家级等课题处于劣势。

1.3 科研档案意识不强。从政府和学校层面上说，由于历史和成长过程的原因，民办高校大多只重视招生人数、校园建设、规模扩大等硬件建设，普遍没有开展足够的科研活动。另外，和公办高校相比，政府对于民办高校科研工作不重视，没有提出硬性要求。很多申报的科研信息均将民办高校排除在外。在高层次的课题申报和方面，对于民办高校教师均有限制，导致了民办高校科研档案管理工作经验缺乏、较为落后的局面。近几年，许多民办高校开始重视科研工作，鼓励教职员工大力开展科学研究，但也没有充分认识到搞好科研档案建设与搞好科学研究工作的必然关系。再者，大部分教师认为参加科研目的是就是为了晋升职称，不注意资料的积累，甚至担心科研课题文件资料特别是技术成果泄密对自己造成损失，不愿上交或不主动上交给档案部门。

1.4 科研人才缺乏，科研档案无连续性。相对于公办高校来说，民办高校一般只能吸引刚毕业的年轻教师和年龄普遍在55岁之上的离退休老教师，以及从公办高校聘请的兼职教师。这就使得民办高校从一开始就在科研建设方面存在着严重的滞后：一方面离退休教师大多数都以授课为主，且在本专业的理论研究方面已经和当前前沿问题脱节，无法对年轻教师在科研方面进行“传、帮、带”；另一方面，兼职教师还要兼顾本单位的任务，在教学方面未能全身心投入到民办高校的教学工作中，科研方面更是贡献甚微。近几年，绝大多数民办高校已经大批引进具有硕士研究生以上学历的毕业生，以及少数博士生。但由于民办高校待遇相对较低，以及社会保障、住房等方面的担忧，导致高学历者心理失衡，一旦有机会找到更理想的工作，就会辞职。这就导致本应成为民办高校科研队伍的中坚阶层的人才流失，缺乏有层次的科研梯队，仅有一些校级厅级等级别较低的项目，省部级以上的项目少之又少，更有甚者，很多课题刚立项，主要参与人员就已离职，导致科研成果没有连续性。科研档案的不完整、不系统，影响其开发利用价值，反过来也影响了原本薄弱的民办高校科学研究工作的继续发展。

1.5 科研工作缺乏组织和制度保证，科研档案管理人员缺乏相应的专业知识。一方面，机构设置不完善。专门科研机构及科研管理机构是科研工作的组织保障。目前设有独立科研管理机构的民办高校很少，大都依附于教务处或者信息中心等一些校级的行政部门。学校的科研制度也不规范，比如，关于科研课题和经费的申请、科研考核制度、科研奖惩制度和科研档案管理等方面，基本缺乏明确的规定和管理。这些都制约了科研工作的进一步开展。另一方面，科研管理人员配备极少，大多数民办高校的科研干事都是兼职，主要工作还是教学，没有太多精力收集、整理归档材料。与档案工作相关内容的培训更是没有参与过，对档案工作管理意识不强，许多科研档案管理人员认为，科研档案管理就是把科研活动的资料收集起来，递交给学校综合档案室就行。无视法律规定，常常以复印件应付归档。我国《科学技术研究档案管理暂行规定》中明确规定：归档的科研材料必须是原件，根据需要可复印若干份。但是有些科研人员却将原件据为己有，以复印件交档案管理部门应付了事，容易给一些人造成舞弊的可乘之机。

1.6 科研经费投入不足。民办高校科研经费普遍不足。其主要原因：一是民办高校的科研工作没有纳入主管部门的统一管理，不像普通高校那样每年都有数量可观的科研经费下拨，实行专款专用，为科研工作的顺利进行提供较多的经费支持。二是民办高校经费来源主要靠收取学生学费，科研投入相对不足。三是自身对科研工作重要性认识不足。

1.7 科研材料收集不齐全，科研档案难以集中管理。由于民办高校师资较为紧张、教学任务繁重，有能力的教师即使挤出时间来从事科学研究，但缺少时间对科研过程形成的原始资料进行收集、整理和有序上交。有人认为科研档案的收集、归档是档案部门的事，与自己无关。因此，档案部门收集到的常是项目申请、立项表格、鉴定材料等一般性资料，而真正的科研原始记录材料很匮乏。由于学校知名度和科研水平不高，承接不到重要的科研项目，不少教师常会以个人身份参与强校、外单位的科研工作，这就构成本校科研项目的“流失”，导致本校科研档案的收集困难。

1.8 缺乏行之有效的管理手段和规章制度。由于民办高校科研档案管理工作一般起步较晚，再加上档案管理意识不强，管理手段和规章制度不健全，因此，档案部门经常难以收集到建档所必需的完整的原始资料，这就造成科研档案中一般性技术资料多、关键性技术资料少。由于科研档案的不完整、不系统，影响了它的开发利用价值，反过来也影响了原本薄弱的民办高校科学研究工作的继续发展。

2 民办高校科研档案建设的对策

增强师生员工的科研档案意识，提高对科研档案价值的认识。

2.1 学校方面。首先，重视科研档案管理工作，提高对科研档案管理的意识。民办高校要改变只重视课题项目立项数量和论文的数量，而忽视科研档案整理的局面。要对校领导到全校师生加强对科研档案的重要性的宣传。科研档案不仅是申请立项、研究课题、调研、总结研究成果、、结项等具体工作，也包括了科研成果的推广应用、总结、积累的过程。科研档案的整理也并不是单纯的某个部门或某个人的行为，而是所有做科研的师生在研究的同时，要有意识地积累科学研究的过程稿，包括调研材料、研究报告、应用证明等资料。这样才能使得科研档案起到应有的知识传承的作用。其次，要健全科研机构，制定完善的科研制度，加大对科研工作的奖惩力度。以黄河科技学院为例，从2008年本科评估开始，就专门设置科研处，并在二级学院设立科研干事，以方便科研工作的展开和科研档案的收集整理。2010年成立经济研究所、纳米研究所等九个研究所，由主管教学校长主抓。在制度方面，先后制定《黄河科技学院科研项目经费资助管理办法（试行）》和《黄河科技学院科研奖励办法（试行）》。最后，给予必要的设施支撑。科研档案的整理，并不是单纯地收集资料就行了。需要配备计算机、扫描仪、网站网络环境、储存载体等，才能够保证科研档案工作的顺利开展。

2.2 师生层面。首先，要转变思想，重视科研工作，正确认识科研和教学的关系。一方面，教学可以促进科研发展，在教学过程中能发现教学内容、教学手段、教学方法、教学管理等一系列问题，科研活动可以围绕这些问题有的放矢地开展研究活动；另一方面，科研活动能促进教学水平的提高，教师在科研活动中能接触到更多的新思想、新知识和新信息，并在教学活动中传播给学生，这有助于改进和丰富教学活动，提高教学水平。其次，在做科研的同时，要注意资料的收集。完善的科研档案为其他研究者提供有价值的参考，成为本领域前期的研究成果。其他科研工作者可以在不违反知识产权的前提下利用和借鉴这些成果，能够避免重复劳动，减少各方面的浪费。

2.3 业务层面。民办高校要配备与业务工作相适应的专兼职科研档案管理人员，同时要加强对全校师生宣传科研档案业务的培训和指导。要明确各类人员对科研档案收集的范围，以及其归档范围。

2.3.1 学校科研档案管理要综合管理的是科研的准备阶段、研究阶段、结项阶段、成果推广利用阶段的各类材料资料，但是，并不是所有的资料都要归档。主要包括上级科研部门关于科学研究课题的题目征集、课题的批准立项的文件、任务书、委托书、项目结项证书、获奖证书等，学校内部的科研规划、各类科研成果的统计报表、总结材料，学校组织承办或师生个人参加科研交流、学术会议的会议材料等。

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中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）23-0314-03

0 引言

高校是教学、科研和培养人才的重要基地，高校科研档案集教学、科研、管理于一体，是高校完成历史使命，为社会发展提供人才、智力支持的丰富的信息资源。做好新时期高校档案创新服务工作，进而为促进教育事业及经济社会的协调发展服务。

1 规范档案管理，建立科研档案服务机制

档案服务机制是指档案部门为社会服务的内在工作方式和方法。高校档案管理部门应在不断完善传统的管理服务的同时有针对性的进行一些特色服务；改变使得档案信息管理滞后的服务方式，采取网上服务和主动服务相结合的方式使得档案信息获得超前服务；使得管理的文档资源得到充分的利用，需要采取各种各样的宣传方式，比如内部或公开的出版物、公开的新闻报道等；为了促进文档资源更好的服务学生和教职员工，需要实行相关的服务措施比如：代查代检、代复制、文献传递等；使得信息成果得到高效的利用，需要更深层次的研究和分析成果；为提高服务的效率需要充分利用现代信息技术；为档案管理积累资金需要适当采取有偿服务；适当进入市场,积极参与科研成果的转让。

1.1 建立档案馆(室)网页，开展网上利用服务。目前，国内许多档案馆（室）采用便利的因特网进行网上服务，这样的方式对于可以更加方便的搜集和共享社会和单位提供档案资源。

档案工作者为了达到信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，需要基于互联网快速的建设更加的完整和系统档案信息资源数据库；为了实现档案工作的自动化管理，档案信息的法制化管理。就要在建立健全电子文件全文数据库的同时，在因特网上按时监管处理好电子文件以备利用。

1.2 “电子文件(档案)数据管理中心”具备广阔的覆盖面积，丰富多彩的内容，很高的实用性等相关的优点。因为它的建立能够使得电子文档数据管理中心统一监管和处理授权给网站的各单位的归档电子文件，与此同时，各单位可以共同分享该网站上加密的或者是有限制的电子文件，使得电子文件的查询、利用服务变得更加的便利，促进了资源共享。

1.3 电子文件的自动上传收集。当前档案管理部门工作的不可小看的一个关键环节就是如何收集整理在单机上形成的电子文档。相比较于传统纸质档案的收集整理，他们的最大区别在于，目前档案部门早已摒弃了浩海如烟的纸质文档收集整理，而是在互联网上设置电子文件自动上传的工作窗口，采取下载和上传的方式完成文件的电子文件形式的传输，这样的方式能以最快的速度收集实时的文档，并快速的归档于档案馆(室)的服务器,

1.4 开展在线服务。当下是现代信息技术应用飞速发展的时代，它在各个领域都不断地改变着人们工作、学习和生活的环境。现在各种各样的信息系统和信息网络能够及时滚动的转达准确、有效、全面的信息使得人们获得实时的信息。因此手工式的档案收集管理、利用服务方式完全落后于现代化的档案服务方式。档案部门仅仅是利用电脑，在网页上汇编好专题，设置好相关的数据库查询窗口和提供相关服务的电子邮箱就可以使得利用者与档案馆（室）以电子邮件的通讯方式交流信息，实时对文档资料的真实性和价值性提供咨询，提供查询和资信服务。