人事档案个人托管范文

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人事档案收存了人员履历、鉴定（考评）记录、政治历史、党（团）关系等个人信息，以及奖惩情况、任免（职）、工资收入等私密信息，以权威文件材料的方式记录员工个人成长、思想发展的过往，能体现当事人家庭背景、从事专业、个人发展等各个方面的内容情况。简而言之，人事档案是个人信息的储存库，概括地反映当事人经历全貌。基于人才流动频次加快、方式愈加多样化等现实，以传统人工方式对人事档案实行管理的“短板”越来越突显。以湖南省人才流动服务中心为例，截至目前，受托管档案高达19万份，且每年新增档案均在30%以上。量的迅猛增加，进一步带来管理中存在的矛盾和问题。

1.软件系统更新滞后于硬件设施建设

当前，经批准有人事档案管理权限的绝大多数为政府所属人才中介服务机构，经长期运营发展，与人事档案总量相匹配的硬件设施基本上都能满足正常需要，但是在软件配套设施、系统上还有较大的提升空间。湖南省人才流动服务中心目前的人事档案管理系统系21世纪初期配置，近十年来，人事档案数呈几何倍级增长，使用的管理服务系统却没有及时升级，出现原始档案信息不能加入管理系统，信息查询需要“两条腿走路”，档案信息更新不及时，系统外远程查询、受理无法实现等情况。由此带来诸多管理服务中的不便，导致优质人事档案管理服务不能到位。

2.信息化程度不高制约服务水准提升

随着上世纪末高校持续“扩招”，高校毕业生总量近年剧增，处在“择业期”的大中专毕业生个人人事档案，除少量能跟随本人进入有自主管理人事档案的用人单位，绝大多数人事档案都进入工作地或居住地所在的人才服务机构。这批高学历、高素质档案托管人使用网络的频次非常强，大多都习惯使用网络处理个人有关事宜。而由于信息化程度不高，需要办理的事项只能往返于人才机构和居住地之间，既给机构前台受理窗口带来了巨大的工作压力，也给档案托管当事人增加了较大的办理成本。

3.办理不便捷造成人事档案资源浪费

长期以来，广大流动人员特别是大中专毕业生对我国人事制度及人事档案工作缺乏足够的了解和重视，加之档案事务办理程序、服务通道等方面存在一定的滞后，导致当事人对个人档案不关心、不重视。这也是人才服务机构每年都出现相当数量的“死档”、“无人档”的关键原因。另一方面，一部分民营企业对员工档案不重视，没有认识到通过档案了解员工相关情况从而达到甄别、选用员工的这一便捷渠道，造成在实际工作中员工人事档案利用率低，一定程度上带来了档案资源的巨大浪费。

二、加快人事档案管理信息化建设有效途径

档案资源对企业、社会、个人都有非常重要的价值，随着计算机和网络通信技术的迅猛发展和应用，传统档案管理与服务方式已经不能满足需要。同时，随着受托管档案数量的剧增，以信息化建设为突破口、充分利用好档案资源成为各级档案管理服务机构的必然选择。要建立起一个融档案保护与档案信息处理于一体的信息网络系统，建设一个有限开放性档案管理系统，把档案信息转化为可利用的社会资源，便于企业更快捷方便寻找合适人才。

1.加大资金投入，开发一整套人事档案管理系统

随着流动人员及大中专毕业生每年累积增多，湖南省人才流动服务中心库存人事档案数量成倍增加，现行管理系统已不能满足档案管理所需，且人事档案信息多而杂，建立一整套人事档案管理系统势在必行。

这套系统既要包括内部管理系统，又包括远程使用、服务系统。内部管理系统将档案原有的基础数据重新导入，并在现有的基础上进行完善，使之拥有一个大型人事档案信息数据库，让常规性查阅利用、统计、调取等实现自动化，替代现行人事档案管理繁琐的入库查询、效率低下的人工调取等，提高人事档案管理的利用率和管理水平等。远程管理系统应将存档人员档案基本信息上传至网络服务后台，流动人员凭身份证或其他有效证件进入网络服务界面即可实时查询，有效提高效率和质量。从长远来看，通过一次性资金投入、借助专业技术力量，开发建设市场化人事管理系统，将获得比投入更大、更有效的产出，实现远程服务和资源共享。

2.加强培训力度，提升档案管理人员信息化技能

实现档案管理信息化建设，一套完善的管理系统只是基本，要实现长期稳定的管理服务预期，更需要拥有一大批高素质高水平的档案管理人员。

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现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人力资源的重要证据。另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要人事档案。由于国家相关政策规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人力资源服务机构托管了。其实，学校保存的只是你的“学籍档案”，而真正发挥作用的是你的人事档案，如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以报道证人社部门签署日期为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人力资源服务机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作一年（以报道日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人力资源服务机构负责办理。由此可见，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用。

二、充分认识毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系

毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人力资源服务机构。这时学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人力资源服务机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以实现。

三、毕业生就业后档案、户口如何转移

毕业生的档案由学校按其就业的单位或生源地，发机要交通专递到各地市毕业生就业指导中心。个别高校由学生本人自带档案的办法是错误的，毕业生就业指导部门有权拒绝接收此类档案。毕业生的户口由学校派出所按报到证上标明的就业单位迁移。就业报到证、升学的录取通知书是毕业生档案转出的凭证。报到单位开到哪里，户口、档案就转到哪里，没有工作单位的签发到毕业生生源地。单位没收到档案，则需要毕业生向各学院负责毕业生就业工作的老师查询，看档案发到什么地方去了，只要发的是机要交通专递，都有详细的地址和接收人，一般都能查到详细情况。

四、毕业生的档案应如何托管

按国家政策规定，组织、人事部门或其所属的各级人力资源服务机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，毕业生考取公务员的，其档案应由组织人事部门管理。各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理大中专毕业生的人事档案，一般由委托的各级人力资源服务机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人力资源服务机构托管人事关系。另外，各级人力资源服务机构，如省人力资源、市人力资源、各区人力资源等，它们的区别只是所属部门不同，其他无任何区别。哪些毕业生的档案适合到人力资源服务机构托管呢？主要是那些不想回本地而想将户口落在学校所在地的毕业生、准备考研的毕业生、还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生，以上这些毕业生都可选择将自己的档案人事关系放在人力资源服务机构托管。对那些申请出国（出境）的学生户口和档案，由毕业生联系本地人力资源市场或者其他地方落实接收户口、档案，签订协议书领取报到证，到保卫部办理户口转出手续，到学院办理档案转寄手续。户口、档案的转入手续由学生自己负责。

五、毕业生档案托管的内容及享有的服务

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我院是佛山市大型综合性三级甲等医院，也是佛山市卫生系统第一批实行人事聘用制试点单位。自2004～2008年，我院对招收的608名医务人员实行人事。人事是社会主义市场经济体制下形成的一种新型的人事管理体制，是与社会主义市场经济体制发展相配套的新型人事管理模式，是医疗卫生单位自身生存和发展的需要。而人事档案管理工作由人事机构负责，则标志着人事档案管理的规范化、系统化、社会化，改变了人事档案纯属单位所有的弊端，解决了人事档案能进不能出的问题。随着人事制度的进一步推行,用人结构的不断变化，与实行人事制度的初衷相比，医院人事档案在的过程中出现了一些问题，本人在此仅对人事档案中存在的问题作简要归纳,并提出相应的对策措施。

1目前医院人事档案过程中存在的问题

1.1人事机构与医院职责模糊、衔接不紧，对人员的档案重接收，轻开发利用人事机构与医院工作职责不明确，在具体操作实施时没有落实协调机制，造成衔接工作的断层，工作职责的模糊，不同程度上影响了人员的人事档案管理，由于人事机构档案管理的条件及管理制度不健全，其管理模式仍侧重于一般的接收保管、存放，档案大多以原有结构存在，而且档案装订不及时，档案材料散乱无章、杂乱无序，利用极不方便。以致未能充分发挥人事档案的作用。

1.2人事机构对人员的档案补充、收集、更新缓慢，未能全面、准确、真实地反映人员的现实情况随着人事人员的经历不断变化，其人事档案的内容也需要连续不断地得到补充与更新,才能真实地反映其现实面貌。医务人员在科研教学、职称考评、继续教育、业绩考核等方面形成的材料十分丰富,收集工作不到位、不及时,导致了许多归档范围内的材料流失,破坏了人事档案的完整性。查阅我院新招收有工作经验的医务人员人事档案中，常常缺少转正申请表，晋升工资表，年度考核表、资格考试报名表等原单位材料，大多数有的只是学生档案、人事人员关系托管表等材料。在人才调转的过程中，原人事机构只把手头仅有的人员的人事档案转到另一个机构，从不理会档案是否齐全。直接影响了人员在新单位的工资套改、职称评定及聘用。

1.3“人档分离”日益严重在实行人事制度以前,我院职工人事档案在单位保管，能及时对档案进行补充、收集、更新，做到人档统一，便于查看与利用。自2004年新录用人员实行人事档案制度后，人档实行分开管理，医院要了解人员的情况，都必须要到人事机构查阅或借阅人员的人事档案，对档案的利用带来不便，容易造成人档不统一。有时甚至出现人事档案与人员流向脱节，即原机构有档无人，新机构有人无档的人档分离现象。有些毕业生在学校办了暂缓就业，学校按规定把学生的档案寄回原籍人事局或人才交流中心保管，而毕业生又没有回原籍就业，在其他地方找到工作，这也是造成“人档分离”的重要原因［1］。

1.4医院工作节奏受阻，医院档案管理人员工作量增加由于人事档案具有连续性的特点，是个人成长经历的真实记载。如果机构的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时,医院对个人的情况就会“一无所知”，从而延误相关工作。例如，在医院每年招收的医务人员中，有的是入党积极分子或预备党员，这在档案中均有记载，如机构不及时把这方面的信息提供给医院，势必会影响对入党积极分子的培养考察和预备党员预备期的正常转正。

人事档案托管在人事档案机构后，医院档案管理人员的工作量不减反增,除了要处理日常工作外，还要对人事档案人员的档案材料进行分类整理，按人员分类录入移交档案材料表，才能把档案移交到人事档案机构。人事人员的职称评审、工资晋升、政审、出具各种证明材料等都需查阅档案内容，都要到人事机构办理,并经过一道道繁琐的查阅审批手续，档案管理人员不得不常常往返于医院与人事机构之间，这样人事档案的结果，导致在一定程度上增加了医院人事档案管理人员的工作量［2］。

1.5人员对人事档案重要性认识不足，未能转变观念有些人事人员对人事档案认识不足，认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无,对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪都不清楚，还有的认为自己的档案不在本人所属的单位，而由档案机构管理，觉得不放心，甚至有些人还认为自己和非人事人员不一样,没有归属感。人员不重视个人档案只会使自己的权益无法得到保障，人员的这些思想观念如不转变,必然会给人事档案工作带来负面影响。

1.6人事档案机构未能转变服务观念人事档案机构存在“你求我”的观念，对人员动向掌握不明，与人事人员缺少沟通联系，有高高在上的思想，服务态度过于生硬。很多具体繁琐的事务让医院档案员代办，如：催缴费、催促人员回学校或生源地转递学生档案、人员流向汇报、转正定级通知等。

2有效实行医院人事档案制度的对策

2.1转变思路,规范档案管理操作程序，制订实行人事后的人事档案管理制度，进一步明确人事人员人事档案目标管理方向实行人事后的医院人事档案工作须由医院与人事档案机构合作才能完成,这就要求双方在管理工作上观念要有所转变。医院要积极配合人事档案机构做好档案材料的收集工作，人事档案机构也不能仅仅停留在保管档案上,双方都要在档案管理方面做好协调工作，制订出可操作的具体措施,明确医院和人事档案机构的职责范围、工作程序等，着力解决职责不清、关系不顺、程序不规范、信息反馈不及时等问题，弄清楚哪些是机构的职责、哪些是医院的职责，明确收集归档时间、归档内容和归档范围，建立健全一整套包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查（借）阅、转递、与人员和医院定期联系等方面的规章制度。做到有章可循,有法可依、规范管理。使医院人事人员的人事档案目标管理的方向逐步达到法制化、规范化和科学化。

2.2大力宣传人事档案机构及其职责范围，切实执行现有规章制度，实现人事人员的知情权加强对人事人员的宣传力度，切实执行现有规章制度。将有关人事档案政策和规章制度让人员知晓，让更多的人知道人事档案机构及其职责，人事人员档案管理原则、管理范围、对象及转递、收集、整理利用规定等，让更多的人事人员了解档案托管的实际意义。只有将人事档案托管在人事档案机构的人，才能享受到某些应有的待遇，如身份保留、工龄连续计算，转正定级等［3］。

在一定范围内将不属于保密范畴的档案内容向人员公开，实现公民知情权，让当事人对自身的档案状况有清晰的了解，认识到档案是自己的业绩、信用等方面的一个体现，逐步改变人员对档案的神秘感和漠视感，增强人员的档案价值意识，提高对人事档案的重视程度，从另一方面对人事档案的真实性和完整性也起到很好的监督作用。

2.3重视人事档案材料的收集工作注意沟通信息渠道，建立健全人事档案信息交换联系制度，人事档案机构与医院建立人事档案材料收集网络，把需归档材料的内容及范围以书面形式发到医院，定期联系，医院对档案人员在工作中形成的人事材料及时收集、鉴定、登记,年终由人事档案机构和医院进行档案移交,以保证人员的人事档案真实性和完整性。逐步理顺和疏通档案材料的收集渠道，以提升人事档案的利用价值。

2.4更新观念，增强服务意识，优化服务质量档案管理人员是人事档案工作的主体，档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作，因此人事档案管理机构的档案员必须熟悉国家人事政策和法律法规，了解人事制度，掌握人事档案专业知识和业务技能，这就要求档案管理人员要不断提高自身素质，切实转变工作作风，增强服务意识，由现在的被动式服务向主动服务转变，不断拓展、延伸服务功能，主动与医院及人员沟通、联系，搭建一个双方充分了解的平台。营造一个和谐的工作环境，为人事人员和医院提供优质、方便、快捷、高效的服务。

2.5实现人员人事档案信息化管理，发挥人事档案的信息功能人事档案信息开发是促进人力资源合理配置的重要手段，人事档案机构在处理好开发利用和保密的前提下，建立人员人事档案管理信息系统和相应的信息连接，实现网络共联,凭借网络优势，以现代化的网络化管理模式，实行个人基本信息的联机网络检索和联网查询，向医院人事部门提供人事档案人员的基本信息。医院可以借助网络平台，不受时间、地域的限制，快捷、方便地查阅本单位所属人事人员的电子档案，实现人事档案信息资源共享，快速、方便查阅人事人员的社会保险缴纳、学历、职称、履历等信息，既减少了档案人员工作量,又使人事档案信息资源得到充分利用,为促进人力资源的合理配置提供有效的途径，为医院在发展、培养、选拔使用人才上提供坚实可靠的材料。

【参考文献】

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一、人事档案管理模式概述

（一）人事档案概念

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。人事档案制度的主要内容包括：

1.材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档。

2.检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

3.转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。

4.保卫保密制度。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。

5.统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况等。

（二）人事档案管理模式

人事档案管理模式是指以某种指导思想为基础，适应当时的社会经济环境的人事档案管理制度和方法。不同的社会经济环境人事档案管理模式不同，比较典型的是计划经济时期的人事档案管理模式和市场经济时期的人事档案管理模式。计划经济时期的人事档案管理模式是以计划经济体制相对应的一种模式，即人员与工作单位高度吻合封闭，人员无法在社会上自由流动，人事档案的内容更多的是在单位的表现、定级等内容，凸显单位对人的管理，在一个封闭的系统里保存。市场经济时期的人事档案管理模式是与人员作为一种生产资源在全社会范围内自由流动相对应的，即人事档案管理上重视的是人才服务，以服务为主，体现在为人力资源合理配置提供信息，并且人事档案管理是一种开发的模式，进出自由。

二、传统人事档案管理模式存在的问题

当前人事档案管理模式对人员的管理确实起到了巨大的作用，但是当前的人事档案管理模式仍然具有强烈的计划经济体制时代的色彩，存在着较多的问题，难以与人员自由流动的市场经济体制相适应。传统的人事档案管理模式存在的主要以下几个问题。

（一）人事档案管理体制僵硬

当前人事档案管理体制是分层、多元化的，按照身份进行划分，整个人事档案管理体制僵硬并且条块化。

首先，按照人的身份进行人事档案管理，将全部人事档案分为干部、工人、学生三大块，这种划分是建立在城乡二元分离的基础上的，干部、工人和学生这种分类是以城镇居民为基础进行划分的，而广大的农民和进城务工人员是不纳入人事档案管理体系的。此种划分的基础是典型的计划经济时代的产物，是城乡二元对立的思维模式的延续。毫无疑问，此种按照身份的划分和城乡二元模式，与当前的市场经济人员自由流动和城镇化的发展趋势是相对立的。最大的问题就是大量进城务工的农民工，在城市打工定居下来后，涉及教育、职称、工龄和社会保险等问题由于缺乏人事档案造成农民工无法享受相应的权益。

其次，档案管理机构条块化，人事档案的管理机关无法统一，造成人事档案的分散。目前的人事档案管理上按照干部、工人和学生进行划分，相应的人事档案由不同的机构进行管理，即使是同一身份的人事档案，又有不同的级别划分，分数不同的人事档案管理机关，条块分割。这样产生的问题就是不利用于人才的流动，一些用人单位往往利用人事档案管理制度，放人不放档，而档案往往又和人才的各种福利待遇挂钩，结构造成人才无法自由流动。

最后，人事档案管理制度落后，许多制度是上个世纪九十年代初期制定的，而那时计划经济色彩仍然较浓，制定的人事档案制度具有封闭性。制度设计上的就是封闭性的，在管理体制上当然具有僵硬性。

（二）人事档案管理体系的封闭性

首先目前的人事档案管理按照身份进行划分，各身份之间界限分明，并且人事档案必须以工作单位为基本的管理单位。在以往职工只要成为国企的一员，就能享受干部般的待遇，如果成为干部，则其住房、薪资、养老、医疗等有了终身的保障，人事档案也进入企事业单位的人事部门，进行统一、分级管理，虽然目前人事档案制度较以前已经有所改变，但是干部、工人和学生的人事档案只对内部开发的封闭性仍然没有改变，等级鲜明。

其次，人事档案的内容处于保密状态更多的是为了保存而不是公开使用。人事档案的内容多为人事简历、评价等内容，注重的是人的历史身份，并且人事档案的作用更多的体现在政治上的政审，只在考公务员、升职、上学、入伍等特定时期运用，其他时期大多数都处于保密的封存状态。

（三）人事档案内容陈旧无法适应经济发展要求

人事档案的内容偏重与人的历史身份，如籍贯、求学表现、工作表现、个人简历、各种评价鉴定等内容。目前人事档案的内容是与陈旧的计划经济体制相对应的，在计划经济时期注重的是人的历史身份，注重的是政治上的审查。因此人事档案的内容当然与此相适应。而在市场经济条件下，随着市场经济的不断发展，人们的观念产生了巨大的改变，个体经营自谋生计成为很多人的选择，合资、三资、独资等多种形式的企业纷纷建立，为社会就业提供了新途径的同时也引起了用人机制的变化，大多数企业在招聘人员时，更加看重一个人的个人能力，而非其历史身份，从哪个单位来的，企业对职工的管理靠合同而非人事档案。职工在履行合同之后，可以根据自己的喜好选择自己喜好的岗位，流动性大，企业间竞争的日趋激烈使得跳槽现象越来越多，而很多原有单位为了维护自身利益而扣留其人事档案，导致大量死档、弃档的产生。

三、人事档案管理模式创新的途径

（一）以开放式心态树立人事档案管理的服务意识

我国的人事档案是由政府、企业和高校人事部门管理，内容保密，不对外人开放，个人也不得私自查阅。事实上，人事档案中需要保密的材料十分有限，且大部分档案内容本人已经知道，只有极少内容本人知道结果却不清楚其过程，因此，人事档案管理机构应以开发的心态，适度开放人事档案。另一方面，政府、企业和高校对个人的人事档案具有垄断性，如企业对职工的评价如何，职工完全不知晓，形成严重的信息不对称，且导致人事档案的完善缺乏有效的监督。政府、企业和高校完全可以对人事档案采取公开的方式向社会各界公开，并且对人事档案的制定过程予以全流程的公开，增加透明度。当然对人事档案各级管理机构，有一定筛选的过程，对于那些涉及隐私的内容仍然加以保密，不予公开。

在市场经济条件下人员大幅度流动，企业招聘看重的是求职人员的能力而不是政治身份，对人事档案的需求更多的是为了查明求职人员真实身份和能力等。求职人员对人事档案的需求更多的是为了在教育、社保、职称等方面。针对不同群体的诉求，人事档案管理应以他们的需要为主，积极为他们服务，方便社会公众查询人事档案，为社会服务。树立档案管理的服务意识，首要的是要让档案管理从业人员梳理服务意识。服务意识的树立不是一朝一夕能够自我完成的，需要加大对从业人员的培训。通过长期的培训，不断的强化从业人员的服务意识。服务人员的服务意识树立起来了，档案管理工作中重管理轻服务的问题便迎刃而解。

（二）在管理组织结构上顺应人员流动的社会趋势

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中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）03-253-01

随着人事制度的改革，人事政策在全国的推行，人事档案管理工作显得特别重要。当前，各档案管理部门或多或少存在着一些问题，这些问题影响了档案托管人员的利益和合法权益，也不利于人事档案管理部门的长远发展。在新闻媒体和网络舆论已形成强大维权武器的信息时代，各管档部门更应不断提升自己的业务水平，紧跟时代步伐，借用科技手段，创新管理模式，促使档案管理的规范化、科学化、专业化。

一、人事档案管理人员的认识不够

保管人事档案是一项重要的职责，专职档案管理人员不仅仅要遵从保密原则，保管住档案，更要保管好档案，这是新时代的必然要求。近几年来，我国各机构改革力度大大加强，尤其是引进竞争机制的用人制度的改革打破了“铁饭碗”时代，为各用人单位和社会各类人才提供了双向选择的机会，人才流动性大大加强，人动更加频繁，这就要求从事档案管理工作的部门积极、主动地为托管人员提供跟踪服务，档案管理人员的意识也要改变。仅仅停留在过去的“就档案管档案”的层面是不够的，管档人员还应具备“就人才管档案”的认识，以人才为焦点，确保人才档案的完整性和系统性。如果没有这方面的意识，档案管理创新的步伐就无法迈开，也难以适应新形势下的新要求。

二、档案管理配套设施不完善

档案库房设施简陋，档案室建设不标准、不规范、“六防”设备不配套的现象大大存在，有些部门连档案管理的基础设施都极度缺乏，这些配套设施的不完善不仅增加了档案管理人员的劳动强度，直接影响了档案的美观整洁和完整性，也大大降低了管理的效率，更增加了管档风险。因此，管档配套设施应紧跟科技的步伐，以确保安全、方便、快捷、高效地管理档案。利用电子信息平台和新兴软件技术登记管理信息势在必行，系统化甚至网络化管理措施的推行是现代化档案管理的助推剂，是与人力资源公共信息市场化接轨的有力装备，档案管理的信息化水平依赖于配套设施的完善。

三、管理措施及收集工作力度不强

档案管理人员在调阅档案时都是采取手工方式，反复的手工接触使档案遭到磨损，人工的操作也容易导致档案放置排列失误，因此，借用先进技术手段，充分掌握现代化管理技能，提高档案管理的信息化程度是做好档案管理工作的新要求和档案管理部门发展的必然方向。此外，收集、归档工作不到位、执行不严格也严重影响了档案的质量，材料收集的全面性、完整性、及时性是充实档案和提高档案质量的前提。管档部门应积极、主动地与各单位密切配合，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能充实丰富文件资料，避免归档遗漏，为用人单位和各类人才提供齐全、准确、可靠地档案信息资源，使得滞留的死材料变为有效的活信息。

四、档案管理人员素质不高

人事档案至关重要，管档人员也应是素质较高且有专业管理知识及计算机水平较高的人员。但是，就目前来看，大部分管档人员都未进行严格选用，这就影响了管理的水平和效率。要拥有一支专业的管档队伍，各部门就必须严把选人关，例如，实行岗前培训、定期考核、目标责任制等多种细则。优化自身队伍建设是实现现代化管理的必备要求，也是提高人事档案管理水平的原动力。

五、对人事档案转移渠道的宣传解释不到位

人事档案属保密材料，不得经由个人保管，必须专人专取专管。但是，社会上也有大部分高校将档案交由毕业生个人自带，这是对毕业生极不负责的行为，而且由于毕业生对人事档案的重视程度不够，往往私自将个人档案拆封，甚至将其中的材料随意处置，这就严重损害了毕业生的终身利益。目前，毕业生毕业后，人事档案转移渠道较多，有的直接滞留在高校，有的暂寄在毕业生就业指导中心，有的转给用人单位，有的转入人才机构。多种管理渠道一定程度上加强了人事档案的流动性。而毕业生的就业方向不同，选择人事档案存放的渠道也应不同，例如，选择就业的毕业生把档案存放在正规的人才机构人才交流中心进行人事有利于以后的档案工资调整、工龄计算、户口迁移、办理养老保险等，而继续留在高校深造的学生将人事档案存放在高校较妥，暂未落实工作单位的毕业生将档案存放在毕业生就业指导中心较好。但是，就目前来看，由于高校和各档案管理部门对人事档案管理渠道的宣传解释力度不够，变相地提高了档案流失率。

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人事档案制度是单位将新录用人员的档案，统一寄存到政府人事行政部门所管理的人才服务机构，由其代为管理，单位或个人需要查阅时，到该人才机构办理。人才档案制度的优点主要有：

1.减少人员录取、流动等行为的程序，有利于提高医院人事工作效率。

医院采取人事制度后，人才服务机构在一定区域内保存有医疗行业所有新录用人员或医学专业毕业求职人员的档案。在该地域内，办理人员录用、流动等工作中，不需要进行档案的传递等过程，甚至不需要重新审阅档案，只需办理基本的人动手续，节约了大量的时间与资源，提高了人事工作效率。

2.简化了人才管理与流动程序，有利于人才交流与发展。

在传统的医院人事管理制度下，有时会出现医护人员有调动意向，但所属单位不同意医护人员的去向选择，通过拒绝传递档案的方式，强制医护人员留在本单位工作的现象。这既不尊重医护人员个人的意愿，也在医院内部形成矛盾，不利于人才流动和医院发展。而医院将人事档案寄存在人事机构，人事机构对人事档案只有管理的义务，没有限制档案传递的权力，当医护人员和其他单位完成双向选择时，只需要办理调动手续或签订工作协议，就可以完成人动的过程。

二、对医院人事制度的几点建议

随着人事制度的进一步推行,用人结构的不断变化，与实行人事制度的初衷相比，医院人事档案在的过程中出现了一些问题，人事机构与医院职责模糊、衔接不紧，在具体操作实施时没有落实协调机制，不同程度上影响了人员的人事档案管理。档案管理的条件及管理制度不健全，档案材料散乱无章、杂乱无序，利用极不方便等。针对以上情况，笔者认为实行以下措施对提高人事档案制度深有意义。

1.转变思路,规范档案管理操作程序。

认真制订实行人事后的人事档案管理制度，进一步明确人事人员人事档案目标管理方向，实行人事后的医院人事档案工作须由医院与人事档案机构合作才能完成,这就要求双方在管理工作上观念要有所转变。医院要积极配合人事档案机构做好档案材料的收集工作，人事档案机构也不能仅仅停留在保管档案上,双方都要在档案管理方面做好协调工作，制订出可操作的具体措施,明确医院和人事档案机构的职责范围、工作程序等，着力解决职责不清、关系不顺、程序不规范、信息反馈不及时等问题，弄清楚哪些是机构的职责、哪些是医院的职责，明确收集归档时间、归档内容和归档范围，建立健全一整套包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查（借）阅、转递、与人员和医院定期联系等方面的规章制度。做到有章可循,有法可依、规范管理。使医院人事档案目标管理的方向逐步达到法制化、规范化和科学化。

2.大力宣传人事档案机构及其职责范围，实现人事人员的知情权。

加强对人事人员的宣传力度，切实执行现有规章制度，将有关人事档案政策和规章制度让人员知晓，让更多的人知道人事档案机构及其职责，人事人员档案管理原则、管理范围、对象及转递、收集、整理利用规定等，让更多的人事人员了解档案托管的实际意义。只有将人事档案托管在人事档案机构的人，才能享受到某些应有的待遇，如身份保留、工龄连续计算，转正定级等。在一定范围内将不属于保密范畴的档案内容向人员公开，实现公民知情权，让当事人对自身的档案状况有清晰的了解，认识到档案是自己的业绩、信用等方面的一个体现，逐步改变人员对档案的神秘感和漠视感，增强人员的档案价值意识，提高对人事档案的重视程度，从另一方面对人事档案的真实性和完整性也起到很好的监督作用。

3.重视人事档案材料的收集工作。

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我国人口众多，政治、民族、宗教、文化等非常复杂。为了规范人才管理，我国政府一直以来对档案管理非常重视。但是也不容否认，我国的档案管理长期受计划经济的影响，在行政管理较多的约束下，对于聘用制下的事业单位来说，在人事档案管理方面无论是管理体制上，还是管理方法上都显得机械、繁杂、滞后，已经远远不能适应目前社会管理要求。为了适应新形式的要求，需要对聘用制下的事业单位人事档案管理工作进行完善。

二、聘用制下的事业单位人事档案管理现状

1.不适合人革要求

我国事业单位的人事档案管理工作来源于计划经济时代，在工作指导思想上、方式方法、手段上都明显还存在着计划经济时代的烙印。如过份强调家庭背景、政治表现；如记录还采用手工输入，效率慢、误差多频频出现；如保存不善发霉、丢失现象也屡屡发生。这说明传统的档案管理模式已经远远不能适应今天人事发展的客观要求，无法满足事业单位对人才的管理以及人才自由流动、健康发展的要求。

2.管理手段落后

人事业单位的档案管理还没有从传统的纸质阶段解放出来，一直采用的纸质记录还在许多地方延续。一些地方虽然使用电脑，但也只是使用简单的EXECL进行输入、输出而已，也没有实现真正意义上的信息化。因此，人事档案从信息采集到录入存在着很长的时间差，这种时间差可能是一年，也可能是几年，也就是说当一个人辞职、应聘、奖惩等手续、环节变动都是被动的、滞后的，而不是超前的，这显然无法提供充分人事信息及时为使用人才单位服务，已经失去了档案管理的初衷。而且，现代的人才流动非常频繁，原始的人事档案由于信息不对称，手段落后，造成原始信息始终滞后，在信息手段缺失的情况下，无法及时反映信息存在的问题进行及时弥补或给予预警。

3.实用价值不高

人事档案管理工作存在许多漏洞，失去了应有的严肃性。最明显的表现就是大多基本资料都是个人提供或者填写，有的人为了对自身缺点、缺憾进行粉饰，可以肆意对年龄、家庭住址、学历、政治身份进行篡改，或者填写过程中不慎产生错误，档案管理人员一般只是看看，无法进行一对一的深入调查、取证，结果往往曹操塞入档案袋。从而导致人事档案失真现象严重，久而久之，档案管理也就失去了严肃性，最终影响档案管理的事业发展。这主要是新形势下标准与管理制度不够一致而导致的工作安全性缺失。

三、聘用制下的事业单位人事档案管理对策措施

1.提高信息化管理

人事档案是为人才的流动服务的，所以事业单位的人事档案管理 要紧跟这一宗旨。首先要改革人事档案的管理手段，积极采用新技术。随着计算机新技术的大规模应用，包括输入、记录采用了计算机，但还远不能适应先打的管理要求。最根本的是开发人事档案管理程序，基本功能要包括分析、预测、统计及搜索等功能，并满足远程调入和调出要求；其次是完善档案的载体形式，利用新媒体技术进行自动影响录入，从而保证档案的完整性和真实性；最后就是实现逐级审核制度，确保档案信息的及时性和准确性。计算机技术提供了客户的级别权限，从不同地域、不同部门可以实现联动机制，方便了审阅、校对、复读，解放了手工工作的劳烦，减少了人为失误。利用互联网技术还可以有针对性地检索、查阅，真正让档案管理活了起来，切实做到服务于人才发展需要。

2.提高档案质量

市场经济极大促进了个要素的流转，其中人才流转是最快的，客观就需要人事档案管理工作要紧跟这一新变化。目前。事业单位大量采取人才聘用制，这一做法确实解决了人才的需求，但在招聘用人过程中，亟待通过审核档案来了解招聘的人员经验、经历。来为自己用人、留人提供依据。为此，档案提供的信息的真实性就成为事业单位人才发展的重要工作。过去一个人在一个单位可能干一辈子，档案在一个地方也可能呆一辈子，在管理上很方便，可以做到有错能纠。现在则不然，一个人任意流动很正常，信息不对称必然产生滞后乃至错误。为此，档案的管理迫切需要走市场化的道路，简单地说可以采取第三方托管的方式。这样做的好处是让人事档案管理更加专业化，让专业的服务机构提供专一的服务。国家可以制定人事档案管理的标准、准则加以宏观管理。这样解决了人事档案管理工作目前属于配角的尴尬，还可以解决人事档案管理缺少人才、缺少资金的局面，从源头提高档案管理的质量。例如，《中华人民共和国档案法》制定了“统一领导，分级管理”的原则，根据这个原则在某些地区设立各级国家人事档案托管中心，集中管理该区域内的人事档案就是一种很好的尝试。

3.适应时代变革的需要

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随着中国现代市场经济的建立与发展，户籍制度与人事制度都发生了相应的改革，而与人事制度相关联的人事档案管理工作也随之发生了变化，传统的人事档案管理模式无论是从管理上还是制度上都已不能与当今社会发展相适应，因此，在社会主义市场经济条件下，新型的人事档案管理模式逐渐被人们运用到实际的工作当中。

一、新型人事档案管理模式的含义

近些年来，我国市场经济快速发展，信息化程度更新越来越快，在进行人事化档案管理时就具有了社会化、开放式等特点，下面我们对其特点进行分析。

1.社会化

社会化才可以保证人才流动的快速运作。伴随着市场经济体制的逐渐形成，我国各类经济快速发展，形成了国有企业占主导地位，其它企业争相发展的局面，并相继涌现出外资企业、合资企业与各类私人企业等。人才流动更加频繁。传统方式的人事档案管理与新时代的发展形式不符，传统的人事档案管理只是单纯的收集本单位人员的资料，主要记载个人的工作经历及工作表现等基本资料，没有面向社会进行公开化的记载。

2.开放式

在市场经济的条件下，人事档案管理也在进行改变，无论是管理形式还是管理方法都进行了或多或少的转变。在市场经济的大环境下，人事档案管理开始面向整个社会，其服务特点与对象具有一定社会性。对管理也发生一定的转变，不在单纯的管理本单位的人员，而是对全社会人员进行流动性管理，扩大了其涵盖范围，增加可管理人员的库存。为社会提高完整的人事档案，有效促进人才的流动与社会的发展。

我们将传统的认识档案管理模式与新型人事档案管理模式进行对比，不难发现其中的区别。传统的人事档案管理在进行工作是时单纯的对本单位人员资料进行记录，并且只对内开放，供本单位内部人事使用，而新型人事档案管理模式大大增加了人事档案的来源，促使人事档案内容丰富，选择性增强。人事档案来源的广泛性与内容结构的复杂性是由人事档案的管理机构与管理、服务对象的社会性决定的。

3.多样性

当今社会企业与企业之间的竞争越来越激烈，要想在激烈的竞争中生存，就必须拥有优秀的人才，人才是企业的立足之本。在面临人才的选择问题时，可以利用人事档案对人才进行一定的了解，在进行选择适合公司或者企业发展的人才。现在的人事档案管理模式具有多样性的特点，这是由查阅人事档案者类型、用途的多样性导致的。同时，新的人事档案管理模式使人事档案不在局限于本单位，开始面向全社会，除上级组织需要外，还可以满足各种类别的需求，被组织和个人查阅。

二、新型人事档案管理模式的特点

1.新旧人事档案管理模式并存发展

传统人事档案管理政出多门，当前人事档案总体上是单位人事部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是“档随人走”的传统人事管理模式的反映，既制约了人才流动，又影响了人事档案管理质量。然而，在当今乃至很长的时期内，传统人事档案管理仍将继续延用，但其较为封闭、内向的管理特点不应成为现代人事档案管理中唯一的方法。作为新型人事档案管理模式，是在市场经济条件下产生的新模式，是对人事档案管理模式的补充。建立新型人事档案管理模式，社会化、开放化特点将更为人们所接受。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更为充实和完善。

2.新型人事档案管理模式的主要受众群体为流动人员

流动人员包括了辞职、辞退、离开单位和没有工作单位的人员，其档案与一般人事档案相比具有较为特殊的特点。由于流动人员没有固定的工作单位、工作变动大，人事档案大多由县级以上政府所属的人才交流中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，适用于社会化、开放式档案管理模式。流动人员能够把自己的人事档案托管到人才交流中心管理，减少了很多不必要的麻烦，方便了工作和生活。像中国南方人才市场就有一个制度相对完备、人员较为专业的人事档案托管中心，只要流动人员每年缴纳一定的托管费，其人事档案可以长期寄存在该单位，同时还有专业人员管理流动人员的工资、职称、社保等问题。但现今由于许多人才交流中心并没有得到行业内很好的规范化管理，在很多人才档案管理方面变相成为其制约流动人员的赚钱手段，由灵活管理变成了制约，使得新型人事档案管理模式的灵活管理的原意变了味。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，由“以档养档、适当收费”过渡到公共财政全额提供经费，从而建立社会公信力强的人事档案管理机构。在今后的工作中，有关部门也应加强管理，制定相关规定，使得流动人员“物尽其才”，人事档案管理工作真正做到灵活方便。

3.公共利用人事档案的需求越来越多

新的社会发展趋势将更为开放，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量更为快速，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将是必行之道。

我国政府机构改革将越演越烈，在精兵简政后的机构改革管理上，小单位自行管理人事档案的模式将逐渐消失，同时，政治体制改革的深化，机构管人的理念也逐渐淡化，“干部本位”思想也逐渐淡化并消失，企业干部、教师、科研人员、大中专毕业生可自由择业，人才成为单纯的社会人，人事档案社会化、开放式管理模式逐渐成为一种通用的管理模式。

三、新型人事档案管理模式的出现对社会形成的意义

建立规范化、现代化、网络化管理的新型人事档案管理模式，有利用于人事档案的快速、公开、透明的利用，达到人才流动、人尽其才的目的。

四、结语

只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

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如何更好地选人用人，充分发挥人才的主动性、积极性、创造性是关系到我们事业成败的大事。怎么能够任人唯贤，怎么能选出德才兼备的人才，让他到合适的岗位发挥最大能量？不论哪个行业，不论职业身份，在选人用人时，必须坚持全面的、历史的、发展的观点。要想看到一个人的全部历史和全部工作，记载着每个人信息的人事档案成为了最有价值的凭据，并且起着至关重要的作用。

人事档案是指劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用员工等工作中形成的各种资料的综合，是有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。因此各单位在招聘人员、选调学生、接收干部时，首先是通过查看档案来了解他们的基本情况和德才表现的。人生中的很多大事都离不开人事档案，确定工龄、评定职称、晋升职务、攻读学位、出国留学、申请住房、享受社保等都需要从人事档案中查找凭证和参考资料。从某种意义上讲人事档案相对于每个人，就像照相机、录音机。因此要使这个影像清晰、真实，不夸大，不缩小，不扭曲，不变形，客观、全面、真实再现每个人的一生。随着国家人事制度的改革，人才交流力度的加大，能进能出机制的建立和完善，人员的流动日益频繁和活跃。借助于人事档案的信息平台，可以有效地开发人才资源，科学地配置人才资源。人事档案管理部门通过人事档案，为人才的培养、选拔、交流、使用提供了翔实而准确的服务。组织人事工作的重要任务是善于了解人、使用人和培育人，做到知人善任，选贤举能。知人是善任的基础，要真正做到知人，就要全面地了解人，既要知其德，也要晓其才；既要明其长，又要知其短，才能使人尽其才，才尽其用。人事档案无疑为领导知人用人提供了翔实的材料。

从人事档案的管理部门来看，国家应加快人事档案管理的制度建设，理顺人事档案管理流程，形成完整顺畅的人事档案管理链条。目前我国的人事档案管理还处于多头分散管理状态，组织部门、人事部门、人才交流中心都分担着人事档案管理的职能。人事档案是一种专业档案，不是每个单位都能自己管理，一般也不由综合档案室负责管理，即使放在档案室，也是专柜存放，由组织人事部门来管理的。个人是不能转接和保管人事档案的。根据相关法律法规，人事档案只能由人事档案管理部门统一转接和保管，个人转接和保管的人事档案不受法律保护。人事档案管理是人力资源管理工作中必不可少的一项基础工作，应该往深处思考。人事档案要想更好发挥其利用服务作用，不但要注重基础环节，而且在人事管理各个环节也要把好关。

各级各类人事档案管理部门要做好相关知识、政策的宣传和普及工作，提高公众的人事档案意识。因为人事档案是记录着一个人不同人生阶段中的真实状况，是自然形成的人生痕迹，同时人事档案的重要性也决定了它的严肃性。人事档案一旦出现应有的材料没有，甚至丢失损毁材料，个人会出现工龄认定就只能依据档案有据可查的年份算起，福利、养老待遇等方面也会受到影响；而组织和人事部门在个人档案材料不齐全的情况下也无法从人事档案全面准确地衡量一个人的品德和能力。因此，档案中断了，应该立即准备能证明工作经历的材料，将档案补充完善。对于缺失的材料例如上学期间的成绩单、毕业登记情况，应该到学校调出来，在档案中进行完善。工作后的情况，应找到原单位，找出当时签订的劳动合同，凭借合同将工作经历、工作单位情况在档案中进行完善。

人事档案工作引起的社会公众的注意比其他门类档案多得多，人们在升学、留学、就业、升迁、调动等过程中，不得不主动或被动地关注如影随形的人事档案。在我国的人事档案管理中坚持的基本原则就是档随人走，其人事档案的管理一般情况下要在其所在的人事或者组织部门管理；有人事档案管理权的单位，单位人员的人事档案自然是人档合一、档随人走，相反，没有人事档案管理权的单位，只能是人档分离了。现在有很多的大学毕业生，由于没有找到理想的工作，到处流动，他们的人事档案肯定也是人档分离的。如果没有工作单位接收自己的人事档案，应该托管到人才交流中心来延续人事档案的生命，以保证其全面完整，为以后有更好的发展打下基础。

加强对人事档案的管理和综合利用将为人力资源管理提供更有力的支撑。让人才在适合的工作岗位上发挥应有作用，人尽其才，才尽其用，使我国人口资源的潜在优势转化为现实的人才优势，促进人力资源的有效配置。

参考文献

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2003年，几乎与孙志刚事件同时，汤国基档案事件经由媒体曝光。前者直接导致了中国收容遣送制度的变革，但是同样被公众寄予希望藉此撼动传统人事档案管理制度的“汤国基案”，却随着新闻事件的冷却淡出了视野。

4年撼不动体制惯性的“汤国基事件”，今天重温起来越发令人“齿冷”。汤国基，湖南宁乡县人，1983年毕业于湖南益阳师范专科学校，在那个急需用人的年代，汤国基毕业后多次被用人单位拒绝， 20多年汤国基一直没有正式的工作单位。

2002年12月3日下午，一件意想不到的事打破了汤国基生活的平静。他突然接到了由宁乡县教育局安排挂靠的单位――东湖塘初级中学的电话，要他“赶快回宁乡办理精神残疾手续，以应付再就业政策的检查”。这是他第一次听到有人以组织的名义认定他是一个精神病人。2003年6月，一位正直人士向他住所的信箱里投进了三份复印件：处分决定、毕业鉴定和精神病司法医学鉴定书。此时，汤国基才真正明白他的坎坷遭遇与他学生时代的档案评语密不可分。他的档案里明明白白地写着：该生“平时很少参加政治活动，经常不请假旷课，胸襟狭窄，多疑善嫉，经常扬言报复杀人――有时精神有反常现象。”而此前，汤国基对自己的所谓“病史”一无所知。尽管汤国基“精神病史”的制造者最终大白于天下，但是这位他曾经开罪过的老师仅仅受到了道德的谴责，经他一手炮制的“组织意见”就这样轻轻松松地断送了一个青年的人生幸福。

对汤国基所形成“个性强，多疑善嫉”的人格诊断和“有严重的神经官能症”的医疗诊断，使他屈从于由这种人格评价所主导的命运安排之中，显现出“组织意见”的话语霸权。片面化的“组织意见”垄断着档案文本，尽管有时仅仅为一行字或一句话，但却能决定一个人的否泰。这种非民主化的主观评定无疑掺杂着组织领导者的个人喜好甚至“恩怨情仇”，其客观公正性饱受质疑。由此可见，由“组织意见”主导的评价功能已经远离了人事档案的原始功能――记录功能，组织评价中的“定性”远比工作业绩中的“定量”重要。

“牛皮纸袋”要不要变

今天，新的人才观和价值观，使得用人单位更加注重“行动中的事实”而非“牛皮纸袋”里的“组织意见”，“双向选择”性的市场就业政策冲击着固化的用人观念，曾经能够左右人的前途命运的“组织意见”，不再成为限制个人自由发展的“紧箍咒”。弃档、死档等档案管理的失范，从一定程度上成为传统人事档案功能错位的有力佐证。

根据人事部全国人才流动中心、北京市人才服务中心、上海人才市场、中国北方人才市场、中国南方人才市场以及各省人才交流服务中心的不完全统计，全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60万“弃档族”。仅成都市人才中心代管的档案中，就有五分之一的档案成为没人要的“死档”，存放时间最长的已达15年。清理“死档”已经成为存放档案的单位和中介机构非常头痛的事情。由此可见，传统人事档案的功能正在大大减弱和退化。

“牛皮纸袋”要不要变？作者主持的人事档案制度研究调查组采取分层随机抽样的调查方法，在长沙市发放问卷112份，收回有效问卷100份。

对于“您认为人事档案在求职过程中重要吗？”这样的问题，统计结果显示，有66%和68%的被访者认为档案在他们求职及职业发展中不重要或作用不大，仅有30%和25%的被访者认为重要。但是，受访对象年龄大小及工龄长短与重视档案的程度都成较强的正相关，即年龄越大或者工龄越长，越重视人事档案的作用；文化程度越高，对档案的重视程度也越高；政治面貌与重视档案程度存在相关性，党员与派人士明显更加重视档案；而且在单位的地位与其对档案的重视程度有很强的正相关，地位越高，越重视档案。但是，问卷调查结果显示，职业类别与重视档案程度存在较小的正相关，性别差异对重视档案程度也有较弱影响。

调查发现，只有19%的受访者看到过自己的档案，而有83%的受访者认为自己应该有看到自己档案的权利。有35%的受访者的档案不在现在工作的单位，但按时交纳档案管理费用的人只有2%，可见，人们对档案的重视意识普遍不足。调查中，45%的受访者认为现行的人事档案急需改革，有84%的受访者明确表示我国现行的人事档案无继续存在的必要或作用不大，可有可无。

由于用工制度的变化、单位制度的式微及其相关政策的变迁，现行人事档案制度失去了往日的严肃性、准确性和唯一性，被越来越多的人视同“鸡肋”甚至成为“体制的阑尾”，人事档案制度成为流动性时代除户籍制度外的又一个人才壁垒。

变革的方向是什么

毫无疑问，人事档案制度的变革目前还缺少一些相关要素。虽然某些“档案事件”已经具备了变革诉求的某些特性以及媒体的少量关注，但是对于一个人与一个时代的制度抗争还缺乏强烈的、大面积的、广泛关注的“导火索”。

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目前，医院实施的人事主要是保存人事档案关系为主的人事制度。这一制度，打破了医院原有的封闭、单一的用人管理机制，也使医院人事档案工作由传统的管理模式，拓展为“传统的人事档案管理模式+人事档案委托管理模式”。由于这一制度推出时间不长，产生了一些亟待解决的问题。

一、人事档案制度不健全，双方责权不清

人员的人事档案在初期就存放在人事机构，即“人才交流服务中心”，这些档案多为院校转递而来，里面记载的全是在校时的信息。而就业后在医院不同工作阶段中形成的新的档案材料，则由医院人事档案员定期转交到人事机构。这样不难看出，人事机构对医院人员的人事档案的管理仅仅是局限于档案保管，处于相对静态，而更多的档案动态管理工作如收集、整理、归档、鉴定等环节全都在医院。档案保管和档案管理不是一个概念，保管仅是管理（代管）的一个环节。人事机构是人事档案管理主体，而实际上只承担着人事档案的保管职责，其他许多档案管理环节和职责却在医院。这一状况，不同程度上影响了人员的人事档案管理，导致了人事制度不能充分发挥其应用的作用。

二、双方信息不对称，人事档案缺乏信任度

1.从方来看

由于机构对被人员的情况一无所知，被方就存在因为私利而提供虚假档案材料的可能。当前，许多单位对档案工作重视程度不够，常处于“边缘化”状况，因管理松懈和工作疏忽产生的漏洞百出，为某些别有用心的人制造假档案提供了可乘之机，加之现在的人事档案由医院向机构流转的过程不规范，也为造假者提供了机会。

2.从被方来看

现有体制下，对人事档案机构尚缺乏监督约束机制，人事档案机构容易受到利益的驱动，在被人毫不知情的情况下，窃取、泄露被人的档案信息，甚至篡改[1]。

三、“人档分离”带来的众多负面影响

1.被人的某些观念，对人事制下的人事档案工作带来的负面影响

有些被人认为自己的档案不在本人所属的单位管理，而由机构管理，觉得不放心；还有的认为自己和非人事人员不一样，没有归属感。有些档案材料该交的不交，拿在个人手里，导致的档案不齐全、不完整。

2.从机构方面来看，其代管的档案内容上具有相对滞后性

因“人档分离”，人事机构的人事档案，其内容反映的是前一个阶段的信息，而近一个时期和以后在履历、考核、鉴定、学历、职称、工资等方面新形成的档案，反映不出来。因为档案在医院从形成、收集、整理、到归档需要时间，归档后再从医院转交人事机构必然有一个时间差。这样，从人事机构角度看，已有的档案不能反映人的现实情况，档案的提供利用功能相对弱化。

3.从医院方面来看，被人的档案在利用上很不便利

“人档分离”，造成人在医院，而档案却在人事机构。遇到单位工资调整、任职选拔、晋升职称、考核定级、函调政审、党团关系等问题需要查阅档案时[2]，先得与人事机构联系，再去人事机构查档，或是将档案借回查阅，医院的人事档案员要疲于往返奔波。这不仅极大地影响了工作效率，也为医院领导决策和人事工作顺利开展带来众多不便。

如何解决上述问题，笔者认为应采取以下对策：

（1）建立健全人事档案工作各项规章制度

建立一套完善的人事档案工作制度，使医院和人事机构明确各自对人事档案的收集、整理、归档、移交等环节的工作职责和范围，规范医院和人事机构的人事档案管理程序，使人事档案工作步入健康、有序的发展轨道。同时，要建立人事档案管理监督机制，成立人事人员档案管理监督小组。小组由医院和人事机构双方人员组成，专人负责人事档案管理监督。每年至少一次以上抽查人员的档案管理情况，发现问题除及时整改，还应配套追责机制。

（2）更新思想观念，全面提升人事档案管理水平

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传统的档案信息存储通常是以纸质文档进行分类、存储，再经过人工进行检索和进行维护。且进行档案备份需要大量的人力和物力，人工处理的过程中还需进行必要的纠错。档案信息化通过对传统纸质文档进行扫描再录入到计算机存储系统中，使得人事档案管理更容易进行实时的同步备份，使得人事档案管理的存储空间更小，维护更加快捷、方便和安全[1]。

一、当前我国人事档案管理的主要问题分析

管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现象已成为档案管理中普遍的一个难题。从长远的角度来看，我国人事制度的改革以及社会的发展随着人才流动壁垒的减少。我国人事档案实施社会化管理成为最终的必然方向。当前我国人事档案管理中的“人档分离”[2]、“死档弃档、现象较为严重。甚至出现一些“自持档案”的现象。随着社会的发展，人事档案本身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋”。

（一）“人档分离”。由于传统的人事档案管理模式弊端丛生。随着人才流动的特征，“人档分离”现象屡见不鲜。很多人事档案，已经无法真实的反映出当事人的状态，久而久之，人事档案就会随着其分离的状态从根本上达不到其应承担的固有使命，从一定程度而言。这样的人事档案已经丧失了其应有的“档案”的价值。人事档案应能够首先反映出当事人客观真实的历史记录，而当前我国的“人档分离”状态本身也成为了我国当前人事档案中的一种真实状况的描述和反映。

（二）“弃档死档”。在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上，已经长期开始定期公示 “长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案名单”。每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系超过5年且被公示又无人认领的档案最后都被入库封存，成为“死档”。当前我国面临的该类弃档现象已经成为全国各地人才档案管理部门的普遍遭遇。2002年我国人事部全国人才流动中心就做过一项不完全统计，当年在全国范围内就至少有超过60万的“弃档族”[3]。我国至上世纪九十年代开始，随着新的用工制度建立，加剧了我国人员流动性，企业职工档案管理也逐渐开始与企业分离，很多曾经的“单位公职人员”随着档案管理逐渐与原单位的分离。逐渐显现出其向“社会人”角色的一种转变。加之，我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基本养老保险等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩。

随着我国各地人才服务机构的托管档案的增多，每年和档案主人长期失去联系的“死档”数量不断增加。交费率低且持续不缴费致使成为的“死档”令人才中介机构头痛不已，因为谁都不敢随便销毁或者故意丢弃这些人事档案，就算这些当事人不来办理相关手续，其档案也不能随意丢弃。各地的档案部门将人事档案视为“弃档” 封存起来。而在封存期内，由于无任何当造成很大的影响。在当前我国现行的人事管理制度下，这些原本已经丧失“价值”的人事档案，其余威仍在，由于我国特殊的人事制度背景下，特别是在国企、事业单位以及想进入国企或事业单位的人员而言，人事档案将成为其入职前的必不可少的基础资料之一。

二、我国人事档案发展的方向和趋势展望

（一）我国人事档案管理的信息化方向。由于现有人事档案中的很多当事人的个人经历的记录方式仍是纸张的保存，其档案案卷具有唯一性，一旦遗失和损毁都将难以弥补，另外进行查询和流转效率低下已成为共识的普遍问题。随着我国档案事业的发展，我国政府职能的相关机构几乎在每年的统筹和总结大会中都会提及人事档案的信息化管理和数字化进程，然而我国在人事档案利用和服务方面的数字化和网络化方面尽管已经取得一些较为明显的进展。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”。档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案，并显著提升了日常的办公效率，如可以及时为当事人或查询单位开设证明。

（二）我国人事档案进行电子化、信息化以及数字化成为必然方向。随着我国全国开展得一轮信息化档案工作使得我国很多地区人事档案已经实现了电子化，但与档案研究领域的学者们的设想仍有一段显著地差距，随着我国人才流动的特征，当前很多单位和企业的人才其实际上过去的历史行为以及个人信用记录很难真正被现单位了解，而构建起一个“数字化”的人事档案将有助与每一个用人单位都能够及时客观的了解到当事人的公共行为以及诚信记录。“数字化”管理也已经成为了我国人事档案管理现代化发展的必然要求。

三、总结

人事档案管理数字化的好处使得用户进行档案检索更加快捷和方便，在当今信息化网络时代，如何利用互联网实现高效的人事档案目录公布、开放，同时让用户可以借助互联网进行交互应用已成为档案管理人员所关心的最核心的问题。而传统人事档案运用网络技术进行日常管理以及提升数字化应用水平和质量已成为了大势所趋。

参考文献：

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人事在1995年被提出,为了适应社会主义发展的需求推行的新型管理方式,与之相关的人事档案管理工作开始移交,由机构完成,这一改革标志着档案管理规范化、系统化、社会化。近年来,随着人事制度的完善,人事档案显现一些弊端,这就要求人事档案制度逐渐完善,这是摆在当代档案管理人员面前的关键问题。

1、人事档案存在的问题

1.1 人员对其重要性认识不足

人事人员对人事档案的重要性一直缺乏认识,对工作的重视程度与对档案的重视程度不成正比,很多人对个人的档案在哪都不清楚,对档案机构不信任,人员对人事档案的轻视必将导致个人权益无法保障,如不转变这些观念,必然影响人事档案制度效用的发挥。

1.2 对人员的档案材料信息更新不及时

近年来,人事流动较为频繁,人事档案也要不断地完善与补充,才能发挥其应有的作用,但是实际情况则不尽如人意,更新速度不及时,收集缓慢,人员在不断地工作实践中内容十分的充分,材料丰富,这就要求机构保证档案的完整性,保证档案资料信息的准确、真实、完整、及时。

1.3 职责不明,制度不健全

目前,人事档案管理存在的最大问题就是人事档案管理机构与用人单位之间的职责,在具体的工作实践中常常出现衔接失误,影响工作的管理效果,以致无法发挥其应有的作用,侧重点不同,以接收、存放为主,对管理利用的认识不足,结构上存在弊端,对档案的装订不及时,材料混乱,严重影响工作。一旦工作出现失误,将会导致机构制度无法完善,效率差。

1.4 服务观念落后

目前,我国的人事机构服务观念仍以传统的观念为主,缺乏服务意识,传统的管理结构常常导致信息出现失误,对工作缺乏认真负责的态度,总之,就是缺乏服务观念,导致工作效率差。

2、改善人事档案工作质量的措施

针对以上的情况,必须采取有效地措施来逐渐完善人事档案的管理,加强人事档案制度效用的发挥,提高档案管理的水平。

2.1 加强对人事档案的重视

加强人事档案管理的质量必须按照相关的规章制度执行,使机构的管理人员充分掌握规章制度的内容,了解自身的职责范围,将人事档案托管在人事档案机构中享受应有的待遇,认识到档案是自己的业绩、信用等方面的一个体现,逐步改变人员对档案的神秘感和漠视感,增强人员的档案价值意识,提高对人事档案的重视程度,从另一方面对人事档案的真实性和完整性也起到很好的监督作用。

2.2 档案资料的收集与个人信息的反应

收集与整理档案资料是档案工作的重点,要注意机构与用人单位之间的沟通,建立健全人事档案信息的完整性,注重人员信息资料的准确与完整,全面准确真实的反映档案资料,提升档案的利用价值。

2.3 明确机构的职责

要想完成人事档案管理工作,必须明确机构与用人单位的职责,这就要求思想观念的转变,积极配合用人单位做好档案资料的收集,扩充档案管理工作的范围,在做好保管工作的基础上,明确双方的工作职责,做好协调工作,制定出具有可操作性的具体措施,明确人事机构和用人单位的职责,不断地建立健全管理制度,做到有章可循,有法可依,提升管理水平,实现档案管理的规范化、制度化,法制化、科学化。

2.4 提升服务意识

实现档案管理水平的提高,就是加强档案管理人员的素质,不断地优化档案机构的服务质量,增强服务人员的服务意识,档案工作的政策性和专业性很强,这就要求档案管理人员必须掌握国家政策性的知识,了解相关的法制制度,提升自身的专业素质,改变传统的工作态度,增强服务意识,提高业务技能,改变传统的管理结构,延伸服务功能,注重与用人单位之间的沟通,加强联系,搭建一个互相了解的平台,提升工作效率,优化人事档案管理的工作效率,提升服务质量。

2.5 实现信息化管理

近年来,随着现代技术的发展,信息技术被应用于各个领域,大大提升了各行各业管理的效率,在人事档案管理部门亦是如此,信息技术的应用大大促进了资源管理质量的提升,在保证档案的保密性前提下要加强其利用价值,建立与信息系统的连接,实现网络管理,利用网络优势,提高信息的利用率,实现信息共享,向需求的单位提供服务。用人单位可以借助网络平台,不受时间、地域的限制,快捷方便地查阅本单位所属人事人员的电子档案,诸如社会保险缴纳、学历、职称、履历等信息,实现人事档案信息资源共享,既减少了档案人员工作量, 又使人事档案信息资源得到充分利用,为促进人力资源的合理配置提供有效的途径,为用人单位在发展、培养、选拔使用人才上提供坚实可靠的材料。

3、结语

综上所述,我们对档案制度有了新的认识,其在改革过程中发挥了不可替代的重要作用,在实施的过程中必须注重其不断地细化,加强管理,明确职责,按章操作。在人事档案管理的发展过程中注重发挥人事档案管理制度的优势,打造坚实的平台,为现代社会主义的发展服务。

参考文献

[1]丁忠利.高校人事工作浅议[J].铜陵学院学报,2004(4).