档案管理体系建设范文

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预防医学是一门实践性很强的学科体系，需要有大量的真实案例和实践材料作为研究对象，预防医学档案真实记录了疾病预防与控制的全过程，为现代预防医学研究提供了宝贵的第一手的研究资料，是预防医学理论发展的重要基础。因此，建设科学的现代预防医学档案管理体系，就是建设现代预防医学研究的基础设施，一个国家现代预防医学档案管理体系建设的先进程度，将直接决定了这个国家预防医学的发展水平。

1.2现代预防医学档案管理体系，是国家公共卫生管理机构制定疾病预防控制政策的重要指导

预防医学档案是对人类疾病预防控制活动的真实记录，是人类医学实践的宝贵结晶。疾病的预防控制体系，不仅需要医疗工作者的全程深入参与，更需要公共卫生政策的制定者、以及人民群众的广泛参与，因此具有很强的社会体系属性。建设科学有效的预防医学档案管理体系，能够帮助公共卫生政策制定者总结过去的经验教训，激发群中的参与热情，提高公众的认知水平和重视程度，动员全社会的力量，构建全面高效的疾病预防控制体系。

2现代预防医学档案管理体系的核心要素

2.1动态记录

建设现代预防医学档案管理体系，首先应注意对预防医学档案信息进行动态记录和动态处理。同时，预防医学档案管理还应注重资料获取和管理的时效性。疾病防治的规律告诉我们，很多类型的疾病，尤其是地区重大的传染疫情，其发展速度和变化速度都是非常快的，因此需要我们建立动态监测和观察体系，以求能够及时、高效、真实的记录疾病发展变化的每个阶段。因此，我们应该建立经常性检测记录、突发性检测记录、跟踪记录等记录方式相结合的动态监测记录体系，并能够根据疾病发展的阶段不断调整记录方法。所以，建立一个动态监测记录体系，是建设现代预防医学档案管理体系的核心之一。

2.2注重基础数据的整合

建设现代预防医学档案管理体系，另一个核心就是对预防医学档案基础数据的处理和整合。预防医学档案的存在形式多种多样，有文字、声音、标本等等，但是，随着现代信息处理技术的发展，人们已经可以将这些材料整理成基础性的数据进行存储和交流，以方便进行进一步的研究。在数据处理和整合的过程中，尤其要注意较少的运用医学理论对原始材料进行处理，而需要运用数学和统计学的语言去客观描述一个原始材料，这是因为医学具有很强的证伪性和扩展性，随着现代医学理论的不断发展，很多过去的理论已被证明是不科学的甚至是错误的，而数学和统计科学具有较强的理论上的稳定性和传递性，有利于保证预防医学档案基础数据的利用率和使用价值的稳定性。

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中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）25-0338-01

引言

根据我国事业单位档案管理发展情况来看，我国事业单位档案管理体系建设主要涉及三个方面，即；档案资源体系建设、档案利用体系建设、档案安全体系建设。

一、事业单位档案资源体系建设应该遵循的原则

1、地域化原则

每个地区都在历史发展过程中形成了本地的地域特色，这些地域特色以各不相同或者相同、相近的方式融入到社会群体工作、生活等活动的多个方面，成为了推动区域发展的根本动力。利用区域特色来建设事业单位档案资源体系，主要包含以下方面：

（1）收集事业单位档案时要对该地区的地域特色进行充分考虑，将那些能够反映本地区特色的档案资源收集进馆。受历史问题影响，很多档案馆都没有丰富的馆藏文化方面的档案，所以档案馆在收集反映本地区特色的经济建设、社会建设档案资源时，还要收集有关文化方面档案资源。档案馆还可以利用现代科技手段，将记录非物质文化遗产的种类、数量、分布状况、表现形式、生存环境等方面的文书档案、音像档案收集进馆，并为其建立起档案数据库。【1】

（2）档案资源整理必须要突出地域特色，并按照最能反映区域历史真实的肌理整理卷宗和编辑展示。事业单位档案资源体系的构建要从源头开始抓，不仅要重视起档案收集工作，还要注意在整理的过程中突出地域特色，从而使档案的归集形式能更加符合历史，也更符合当前事业单位的实际情况。此外，从原则上来说，档案馆可以在保持过去文本档案卷宗不动的情况下，将馆藏档案资源开发利用的成果建立成专题数据库，达到丰富馆藏利用路径，发展服务科学的目的，这对事业单位档案管理工作开展也有重要意义。

2、多元化原则

总的来说，事业单位档案资源体系建设多元化原则主要包括档案资源内容的多元化和档案资源收集手段的多元化。

（1）档案资源内容的多元化。目前，我国各级档案馆接收的主要是现有机关和撤销机关档案，由此出现了各级档案馆馆藏资源内容单一的问题，所以为了给事业单位档案管理体系建设打好基础，就要先解决好档案资源多元化问题。可以通过以下途径去实现：一是扩大档案的接收范围，事业单位档案部门要改变过去不重视档案管理的做法，扩大档案的接收范围；二是不断丰富接收档案的种类，从多个角度去收集各种档案资源，不仅局限于文书档案，还可以延伸到实物档案、音像档案等，从而促使档案资源的准确度得以提升。【2】

（2）档案资源收集手段多元化。事业单位档案资源收集作为整个档案工作开展的一个重点，其收集工作质量的高低将直接关系到档案资源的建设水平。所以，就要运用多元化手段去收集档案。一方面可以在企业内部定期举办展览等档案利用活动，以该类活动作为契机，加强收集档案资源；另一方面则可以提前介入到重大活动的筹办举办、重要事件的处置，通过相关档案资源的收集，构建出专题数据库，这也是丰富档案资源的一个有效方法。

3、规范化原则

档案资源体系构建的过程中，要根据新的政策精神，发现问题、分析问题、解决问题，逐步建立起健全的规范、制度、标准，提高档案资源建设工作的规范化水平。

（1）健全归档规范。事业单位档案部门要认真调研当前不适合档案事业发展的条款，完善归档范围、健全归档制度。

（2）健全流程规范。流程的规范化有利于保证档案资源体系建设的良性发展，只有将档案资源体系各部分、各环节的建设流程都纳入规范化管理，才能使整个体系能按照预定的设计轨道发展。【3】

二、拓展档案利用体系建设

1、增加档案利用设施，对信息查阅平台进行不断完善

为了促进事业单位档案管理体系建设，应该积极的改造查阅环境，可以为档案馆多添置计算机、打印机、视频监控等查阅利用设备，从而为档案查阅提供便利条件，人们也能享受到更便捷的服务。

2、健全资料检索体系，完善档案利用制度

事业单位档案部门要健全资料检索体系，完善档案电子目录，及时更新档案目录数据库。此外，还要完善档案工作人员职责、工作流程、查档须知及现行文件查阅利用办法等，在网上公示出查阅利用指南和查阅须知等。

3、规范档案服务窗口，提高服务质量

为了能突出为民服务主题，提高服务质量和效率，档案馆还应该设立档案保管利用室，并由专人查档。档案管理人员要熟练掌握检索体系，熟悉馆藏内容，了解档案利用者的信息需求，使服务的针对性得以提高。

三、提升档案安全体系建设

档案安全是档案部门的第一要务，同时也是事业单位档案管理工作的生命线。所以，在档案安全体系建设方面就要先加强档案人的安全思想建设，提高他们的安全意识，并且执行安全法规。

1、建设安全的档案室

应按照《档案馆建筑设计规范》的具体要求，建设起能满足未来几十年查阅需要的高标准档案室及确保档案安全的档案库房。

2、完善安全设施建设？

在档案室内应该安装自动报警、自动灭火设施，配备灭火器材等。而对于那些温湿度不利于档案安全的档案室，则有必要安装温湿度调控设施，对特殊载体档案，如电子档案、音像档案等就要安装特殊的温湿度调控和防磁等设施。总之，所有涉及档案原件的场所，都有必须安装监控设施。【4】

3、管理好电子文件，保证电子文件的安全性？

统一技术应用标准，明确归档范围，保证数字档案和电子文件内容真实、有效。电子文件的档案室，要安装经过检测的档案信息系统，以确保电子信息在传输、存贮中的安全。用来扫描、复印、存贮、缩微档案的设备必须经过安全检测才可使用，以免档案信息被窃取。

四、结束语

通过上述的分析可知，档案管理在事业单位中发挥着重要作用，对于事业单位的未来发展有着极为重要的借鉴意义。它不仅记录着每位员工的成长、也见证了整个单位的发展。虽然当前来看事业单位档案管理体系建设仍然有很多问题存在，但是只要进行有针对性的分析，就可以将这些问题解决。为此，事业单位需要提高对档案管理工作的重视程度，完善档案管理体系建设，使用现代化的档案管理方式，提高档案管理人员的水平，优化事业单位档案室的建立，使事业单位的档案管理工作有良好的环境和氛围，促进档案管理效率以及效果的顺利实现。

五、参考文献

【1】李东《“三个体系”建设对档案管理工作的重要性分析》[J]，《黑龙江档案》2014年02期。

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学科档案要得到妥善的管理就要有一定的制度做保障，但是在实际的学科档案管理中，高校缺乏有效的管理制度，管理工作无据可循，必然会出现严重的问题。有些高校即使有管理制度，但是在实际的实施过程中，不够彻底，只是流于形式，无法从根本上解决管理中出现的问题，规范学科档案管理。

2.学科档案的管理手段滞后

目前的学科档案管理中，还有很大一部分学校人工进行操作，对档案进行整理、分类、归纳等，由于工作的任务量比较大，人工操作很容易出现错误。高校的学科档案管理没有适应现代社会的发展需要，仍然采用原始的管理手段，效果必然会受到影响。

二、加强大学学科档案管理建设的有效对策

1.逐步完善学科档案管理制度

为加强高校学科档案管理，就要建立完善的管理制度，为档案的管理工作提供有力的依据，首先学校要建立各级档案管理机构，分级对学档案进行管理，其次要建立完善的学科档案管理制度，把学科档案的管理工作纳入到日常工作中来，使其更加规范、科学，能够合理地反映学校的学科建设情况。学校的档案管理部门的专家和学者，要定期到各级档案管理部门进行指导和监督，组织管理人员把学科档案进行系统整理，加强管理。

2.实现信息化的学科档案管理

在以往的学科档案管理中，经常是人工操作，在管理中很容易出现不必要的失误和错误，为加强管理工作的质量和效率，高校要积极利用现代化的技术手段，利用计算机进行档案管理，以提高管理工作的整体效果。在学科档案管理工作中，可以利用计算机收集和整理相关的学科档案信息，建立学科档案的信息库，整合所有学科信息资料，建立完善的信息管理体系，并且建立校内各院校之间的信息沟通和联系，能够及时找到自己所需的学科信息。由于高校的人数逐年增多，学科档案的数量也逐渐增多，面对庞大的信息量，如果靠人工进行整理和查找，不仅费时费力，结果也不一定理想，为此，我们可以利用计算机的优势，对学科档案进行保管，在需要时，能够及时准确的找到相关资料，提高工作的效率。

3.加强对学科档案的评估和检查力度

在高校管理中，为了提高学科档案的管理，就要切实加强对学科档案的评估和检查，提高广大教育工作人员的档案意识，促进档案管理工作的有效进行，在档案管理工作中，加强评估和检查，可以及时发现档案中存在的错误，并加以改进，使档案管理工作更加规范、科学。在学校的整个考核中，要把学科档案管理工作的审查作为其中的一项，切实提高各级管理人员的学科档案的管理意识，促进学科建设的稳步发展。

4.提高学科档案管理人员的素质能力

加强学科档案的管理工作，也要切实提高学科档案管理人员的素质和能力，使档案管理人员学习先进的知识，明确网络化管理和操作的流程和步骤，在实际的工作中能够更加高效，能够完美的处理各种问题，强化学科档案的管理工作。随着科学技术的不断发展，新技术的不断应用，就要求档案管理人员具有一定的创新精神和能力，能够适应社会的发展，促使档案管理工作更加顺利的开展。

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一、民生档案的特点

国家档案局印发《关于加强民生档案工作的意见》（档发[2007]12号）中提出，民生档案主要涉及以下领域（或方面）及内容：民主政治方面、国有企业转制方面、社会保障领域、教育卫生领域、安居乐业方面、公共服务方面。内容非常繁杂，数量庞大。通俗地讲，凡是与老百姓生计有关系的档案都可以称为民生档案。

从民生档案自身特征的角度来看，并不是指某一类档案，而具有泛指性特点；涉及与民生有关的问题较多，不同形成主体所表达的档案信息内容也存在较大的差异性，从而表现出多元化的特点；另外，民生档案的内容包括一切与百姓权益相关的信息，从而表现出较强的专业性特点。总的来说，民生档案具有以下共性特点：

广泛性。民生档案所涉及的单位、人员、范围、人数非常广泛。随着我国在教育、养老、医疗、社保、保险、婚姻、公证、城市问题等惠及民生的政策不断深入和社会保障体制的不断完善，社会中的每一位公民，都或多或少的都会与民生档案有关，随时都有可能形成民生档案。

动态性。民生档案在形成、管理、利用过程中总是处于动态变化的。职能部门在办理民生工作时，会随着个人情况的变化，形成的档案也会随之变化，与民生相关的社会工作的动态变化决定了民生档案具有动态性。

人本性。形成的民生档案是以人为基本对象的，个体的人是民生档案最基本的形成单位，每一位公民都会形成相应的档案，民生档案是个人参与社会事务的原始凭证，也是维护个人合法权益的重要证据，它与人民群众的生计、生产、生活等个人利益密切相关，以人为本是其显著特点。

生命活力。民生档案与人民生活息息相关，直接关系改革、发展、稳定大局，关系人民生产、生活、生计，关系社会事业发展，具有强大的凝聚力、感召力，具有强大的生命活力。

二、民生档案管理体系建设

民生档案在管理上具有一定的特殊性，造成民生档案的保存地点比较分散，给公众利用民生档案带来某种程度的不便。加强民生档案管理体系建设，整合并大力开发民生档案资源，最大可能地向社会提供利用服务成为当前民生档案工作最紧迫的任务。以科学发展观为指导，让档案工作服务民生、服务人民群众，重点要建设“两个体系”，即建立符合人民群众实际需求的档案信息资源管理体系，真正建立以群众服务为工作重心的档案利用体系。“两个体系”前者是基础、是保障，后者是手段、是目的，“两个体系”相辅相成，密不可分，充分做好“两个体系”的建设，不仅促进民生档案收集、整理和利用，同时也促进了档案工作全面发展，整体工作水平。

1、民生档案资源体系建设

确立民生档案资源体系建设目标。以宏观视角和全局眼光，统筹规划民生档案资源体系的总体规模、构成要素、建设进度和预期效果，做到涉及领域方向清晰、档案来源分布明确、轻重缓急心中有数、推进节奏适度有序，将分散于各部门各单位的原始档案整合为主题明确、结构合理、重点突出的资源体系。大力推进民生档案资源整合，各级档案部门要依法加强对民生档案的接收。在加强民生档案实体接收的同时，要积极运用数字化、网络化手段，加大民生档案信息资源整合力度，使更多的民生档案资源向档案管理集聚。

加强民生档案资源建设业务指导。加强对涉及民生重点部门和相关单位的业务指导，采取定点式跟踪服务，在体现专业权威性的同时做到主动服务，确保民生档案从形成到移交全程规范操作，为后续利用打下质量基础。切实关注民生工作热点，建立健全规范化的民生档案资源体系。各级党委、政府以及各部门要切实关注不同阶段、不同时期群众反映的热点、难点、重点问题，对已落实或未落实的民生问题逐步建立民生档案资源。各级政府及相关部门要高度重视民生档案的管理与利用，在人、财、物上给予保障，每年安排专人、专款抓民生档案的收集、管理。档案管理部门要积极主动提前介入到对民生档案的指导管理，及时帮助各有关单位建立完善民生档案。如对各类养老、失业、工伤、失地农民等保险档案、移民档案、拆迁档案、山林延包档案等提前介入指导，规范整理。同时通过平时指导、年底考核、目标管理等多种形式，督促、帮助各单位做好民生档案工作，逐步建立民生档案资源体系。

2、民生档案利用体系建设

各级档案部门要加快民生档案的搜集、整理、开发和利用，多形式、多途径地开发民生档案资源，为人民群众查询利用民生档案信息提供便利；各级国家综合档案馆是通过提供已公开或依申请公开的民生档案信息为社会群体提供各种服务，不断优化服务方式，加强民生档案利用体系建设，提高服务质量。

（1）做好民生档案资源的开发利用宣传工作。各级档案馆要对馆藏认真梳理，摸清馆藏民生档案的种类和数量，加快整理、审查及开放步伐，采取定期利用新闻媒体和网站公布馆藏民生档案信息、主办民生档案信息展览等形式，广泛宣传民生档案在和谐社会建设中的地位和作用。

（2）构建民生档案查询平台。民生档案利用体系建设需要借助计算机网络工具来实现信息共享，因此，民生档案利用的过程也是信息化的过程，这就需要通过建立民生档案数据库，形成互动网络，以更好地服务社会、服务民生。

（3）搭建民生档案公共服务平台。档案部门要对分散在各个机关的大量与民生利益相关的民生档案，进行广泛搜集，实行相对集中管理，使民生档案由分散变集中，充分发挥档案馆的专业服务优势。各级档案行政管理部门要认真开展调研，大胆实践，抓好典型，搞好试点，促进民生档案资源的有效整合和利用。

（4）完善民生档案服务利用体系，提高民生档案利用效率。如何实时实事高效地做好为民服务工作，提高档案利用者的满意度，一直是档案部门探索实践的重要课题。不断完善查阅接待服务，侧重对馆藏涉及民生的各类档案，集中力量，优先编制各种专题目录，建立完善专题档案数据库，以加快档案查阅速度，提高查准率，满足民众对查档的既快速又准确的利用需求。完善民生档案资源，以丰富的馆藏资源和便捷优质的查阅服务满足公众的查档需求，逐渐形成“要证据查档案”的档案利用理念，使档案工作在服务民生服务大局中起到重要作用。

参考文献：

[1] 胡家文，吴海琰.民生档案种类及特点浅析[J].北京档案，2011（8）

[2] 张端.民生档案管理利用现状分析[J].档案管理，2011（5）

[3] 柳仙，汤萍.规范管理体系开发民生档案[J].兰台内外，2010（2）

[4] 石海英.关于民生档案管理工作的探讨[J].黑龙江档案，2011（2）

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信息技术的不断发展对档案数字化管理体系的建设提供了更多支持，然而在实际工作的开展过程中还存在一些问题。深度整理已成为电子档案管理工作中的重要组成部分，电子档案文件级著录工作的重要性逐渐得到提高，对整理效果以及服务效率产生了巨大影响。基于此，欲使档案管理的服务质量得到提升，需要切实落实电子档案深度整理工作和文件级著录工作，下面对相关工作进行阐述了分析。

1电子档案文件级著录难点分析

1.1著录规则具有极强的系统性

目前，我国纸质档案著录标准较为完善，电子档案著录方面有所欠缺，为了更好的应对电子档案文件级著录工作，管理人员需要对著录规则系统性方面的要求进行明确，对相应的规则体系进行建设和完善。现阶段，电子档案著录工作中存在的问题也均是由规则体系的不完整所导致的。

1.2来源方面存在问题

对电子档案著录工作而言，文件背景信息及来源具有重要作用。来源背景、文档结构、内容格式、原文等内容均包含在电子档案的著录信息内，同时文件利用与查找的方法之间的关系也是其中的重要组成部分。如今，文档系统与背景信息一类的内容和电子档案产生较大的关联，甚至其本身也具有极其重要的地位，虽然大部分的电子文件可以简单的获取来源信息，但也存在一些电子文件的来源复杂（多个人或多个机构），即使来源相同的文件也可能出现分散的情况。目前在电子档案著录体系中，关联信息、背景资料、生成者的著录工作还存在较高的重复性，对检索工具与著录文件进行重复操作时便会造成共享功能的浪费。

1.3在格式方面的项目设置复杂程度较高

电子档案结构中没有过多的著录项目，管理人员需要对结构载体特征、规格、类型标识等内容进行著录，同时需要将字节、字符一类的逻辑格式内容进行著录，对于程序文档方面，应将编程语言与版本一类的信息进行著录。但目前对电子档案的产生系统方面未能提出相应的著录规范及要求，文件名、系统、软件甚至硬件环境方面的情况均包含在著录工作中。

2解决电子档案文件级问题的对策

2.1搭建软件平台，为文件级著录工作奠定坚实基础

管理人员对电子档案文件级著录时，若想使著录工作的水平有所提升，需要结合现代化的信息技术和数字技术，对著录及管理工作进行完善。通过对文件级著录软件平台的搭建，可以使后续的著录工作按部就班。一些电子档案的易变性较高，需要经常对其进行更新或调整，因此著录工作灵活性较强，若想使电子档案的应用价值、实用价值得到保障，提高其准确性，管理人员需要通过动态的方式完成著录工作，进而对传统著录工作中的静态性质进行调整和改变，实现多维度的实时著录。电子档案文件级著录软件平台的搭建可以对上述问题进行有效的处理和解决，对全程著录方面工作的实现具有较高的价值和意义，并且这种方式可以确保管理人员在各个时期能够更好地控制电子档案信息，对著录工作进行实时调整，并将背景信息以及档案内容当作基础，促进深度整理工作的开展，最终使著录工作的效率得到提升，对档案事业的发展产生更多积极的影响。

2.2明确著录标准与规范，促进多级著录工作的开展

管理人员需要做好信息资源方面的控制工作，这也是电子档案文件级著录方面的重要要求和内容，对其属性进行分析，可以将其归类于智力控制。为了使人们可以对电子档案文件进行高效的利用，发挥其最大价值，人们需要对文件级著录工作更加重视，进而促进电子档案资源的共享。若想实现深度整理，人们需要对著录标准与规范方面的内容进行明确，同时制定出相应的多级著录规则，最终使规则趋于完整和完善。此外，人们需要对著录细则进行明确，这样在出现著录方面的问题时，可以依据细则内容对其进行处理。我国标准规范的制订人员要对国际标准进行研究，完善我国的规则的不足之处。为了使不同级别的实体管理方面的内容可以由电子档案文件进行明确的表达，管理人员需要提高电子档案管理的工作效率，为著录工作的开展奠定坚实的基础。在对多级著录规范和标准进行明确时，需要对社会理论原则方面的内容进行考虑，对实际的工作情况进行考虑，最终形成特有的著录系统及结构，使其可以独立对著录问题进行处理，促进著录工作效率的提高。

2.3外包模式及管理工作的细化分析

管理人员在对电子档案进行管理时，需要将多级著录方面的管理工作以及外包模式进行分解，换言之，管理人员不仅需要对电子档案进行标准、规范的管理，同时还应对自身的服务水平进行提升，使电子档案配置工作变得更加科学合理，提高电子档案资源的利用程度。管理人员需要对设备、资金以及人员方面进行合理调配，通过有效的管理手段对其进行管理，对操作模式以及外包条件进行规范化处理，最终使著录管理及外包模式的工作效率得到提升。

作者:张冬梅 单位:中航飞机股份有限公司西安分公司

主要参考文献：

［1］孙宁宁.档案数字化管理体系建设问题研究［J］.黑龙江史志,2014(3).