档案管理体系建设范文

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预防医学是一门实践性很强的学科体系，需要有大量的真实案例和实践材料作为研究对象，预防医学档案真实记录了疾病预防与控制的全过程，为现代预防医学研究提供了宝贵的第一手的研究资料，是预防医学理论发展的重要基础。因此，建设科学的现代预防医学档案管理体系，就是建设现代预防医学研究的基础设施，一个国家现代预防医学档案管理体系建设的先进程度，将直接决定了这个国家预防医学的发展水平。

1.2现代预防医学档案管理体系，是国家公共卫生管理机构制定疾病预防控制政策的重要指导

预防医学档案是对人类疾病预防控制活动的真实记录，是人类医学实践的宝贵结晶。疾病的预防控制体系，不仅需要医疗工作者的全程深入参与，更需要公共卫生政策的制定者、以及人民群众的广泛参与，因此具有很强的社会体系属性。建设科学有效的预防医学档案管理体系，能够帮助公共卫生政策制定者总结过去的经验教训，激发群中的参与热情，提高公众的认知水平和重视程度，动员全社会的力量，构建全面高效的疾病预防控制体系。

2现代预防医学档案管理体系的核心要素

2.1动态记录

建设现代预防医学档案管理体系，首先应注意对预防医学档案信息进行动态记录和动态处理。同时，预防医学档案管理还应注重资料获取和管理的时效性。疾病防治的规律告诉我们，很多类型的疾病，尤其是地区重大的传染疫情，其发展速度和变化速度都是非常快的，因此需要我们建立动态监测和观察体系，以求能够及时、高效、真实的记录疾病发展变化的每个阶段。因此，我们应该建立经常性检测记录、突发性检测记录、跟踪记录等记录方式相结合的动态监测记录体系，并能够根据疾病发展的阶段不断调整记录方法。所以，建立一个动态监测记录体系，是建设现代预防医学档案管理体系的核心之一。

2.2注重基础数据的整合

建设现代预防医学档案管理体系，另一个核心就是对预防医学档案基础数据的处理和整合。预防医学档案的存在形式多种多样，有文字、声音、标本等等，但是，随着现代信息处理技术的发展，人们已经可以将这些材料整理成基础性的数据进行存储和交流，以方便进行进一步的研究。在数据处理和整合的过程中，尤其要注意较少的运用医学理论对原始材料进行处理，而需要运用数学和统计学的语言去客观描述一个原始材料，这是因为医学具有很强的证伪性和扩展性，随着现代医学理论的不断发展，很多过去的理论已被证明是不科学的甚至是错误的，而数学和统计科学具有较强的理论上的稳定性和传递性，有利于保证预防医学档案基础数据的利用率和使用价值的稳定性。

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中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）25-0338-01

引言

根据我国事业单位档案管理发展情况来看，我国事业单位档案管理体系建设主要涉及三个方面，即；档案资源体系建设、档案利用体系建设、档案安全体系建设。

一、事业单位档案资源体系建设应该遵循的原则

1、地域化原则

每个地区都在历史发展过程中形成了本地的地域特色，这些地域特色以各不相同或者相同、相近的方式融入到社会群体工作、生活等活动的多个方面，成为了推动区域发展的根本动力。利用区域特色来建设事业单位档案资源体系，主要包含以下方面：

（1）收集事业单位档案时要对该地区的地域特色进行充分考虑，将那些能够反映本地区特色的档案资源收集进馆。受历史问题影响，很多档案馆都没有丰富的馆藏文化方面的档案，所以档案馆在收集反映本地区特色的经济建设、社会建设档案资源时，还要收集有关文化方面档案资源。档案馆还可以利用现代科技手段，将记录非物质文化遗产的种类、数量、分布状况、表现形式、生存环境等方面的文书档案、音像档案收集进馆，并为其建立起档案数据库。【1】

（2）档案资源整理必须要突出地域特色，并按照最能反映区域历史真实的肌理整理卷宗和编辑展示。事业单位档案资源体系的构建要从源头开始抓，不仅要重视起档案收集工作，还要注意在整理的过程中突出地域特色，从而使档案的归集形式能更加符合历史，也更符合当前事业单位的实际情况。此外，从原则上来说，档案馆可以在保持过去文本档案卷宗不动的情况下，将馆藏档案资源开发利用的成果建立成专题数据库，达到丰富馆藏利用路径，发展服务科学的目的，这对事业单位档案管理工作开展也有重要意义。

2、多元化原则

总的来说，事业单位档案资源体系建设多元化原则主要包括档案资源内容的多元化和档案资源收集手段的多元化。

（1）档案资源内容的多元化。目前，我国各级档案馆接收的主要是现有机关和撤销机关档案，由此出现了各级档案馆馆藏资源内容单一的问题，所以为了给事业单位档案管理体系建设打好基础，就要先解决好档案资源多元化问题。可以通过以下途径去实现：一是扩大档案的接收范围，事业单位档案部门要改变过去不重视档案管理的做法，扩大档案的接收范围；二是不断丰富接收档案的种类，从多个角度去收集各种档案资源，不仅局限于文书档案，还可以延伸到实物档案、音像档案等，从而促使档案资源的准确度得以提升。【2】

（2）档案资源收集手段多元化。事业单位档案资源收集作为整个档案工作开展的一个重点，其收集工作质量的高低将直接关系到档案资源的建设水平。所以，就要运用多元化手段去收集档案。一方面可以在企业内部定期举办展览等档案利用活动，以该类活动作为契机，加强收集档案资源；另一方面则可以提前介入到重大活动的筹办举办、重要事件的处置，通过相关档案资源的收集，构建出专题数据库，这也是丰富档案资源的一个有效方法。

3、规范化原则

档案资源体系构建的过程中，要根据新的政策精神，发现问题、分析问题、解决问题，逐步建立起健全的规范、制度、标准，提高档案资源建设工作的规范化水平。

（1）健全归档规范。事业单位档案部门要认真调研当前不适合档案事业发展的条款，完善归档范围、健全归档制度。

（2）健全流程规范。流程的规范化有利于保证档案资源体系建设的良性发展，只有将档案资源体系各部分、各环节的建设流程都纳入规范化管理，才能使整个体系能按照预定的设计轨道发展。【3】

二、拓展档案利用体系建设

1、增加档案利用设施，对信息查阅平台进行不断完善

为了促进事业单位档案管理体系建设，应该积极的改造查阅环境，可以为档案馆多添置计算机、打印机、视频监控等查阅利用设备，从而为档案查阅提供便利条件，人们也能享受到更便捷的服务。

2、健全资料检索体系，完善档案利用制度

事业单位档案部门要健全资料检索体系，完善档案电子目录，及时更新档案目录数据库。此外，还要完善档案工作人员职责、工作流程、查档须知及现行文件查阅利用办法等，在网上公示出查阅利用指南和查阅须知等。

3、规范档案服务窗口，提高服务质量

为了能突出为民服务主题，提高服务质量和效率，档案馆还应该设立档案保管利用室，并由专人查档。档案管理人员要熟练掌握检索体系，熟悉馆藏内容，了解档案利用者的信息需求，使服务的针对性得以提高。

三、提升档案安全体系建设

档案安全是档案部门的第一要务，同时也是事业单位档案管理工作的生命线。所以，在档案安全体系建设方面就要先加强档案人的安全思想建设，提高他们的安全意识，并且执行安全法规。

1、建设安全的档案室

应按照《档案馆建筑设计规范》的具体要求，建设起能满足未来几十年查阅需要的高标准档案室及确保档案安全的档案库房。

2、完善安全设施建设？

在档案室内应该安装自动报警、自动灭火设施，配备灭火器材等。而对于那些温湿度不利于档案安全的档案室，则有必要安装温湿度调控设施，对特殊载体档案，如电子档案、音像档案等就要安装特殊的温湿度调控和防磁等设施。总之，所有涉及档案原件的场所，都有必须安装监控设施。【4】

3、管理好电子文件，保证电子文件的安全性？

统一技术应用标准，明确归档范围，保证数字档案和电子文件内容真实、有效。电子文件的档案室，要安装经过检测的档案信息系统，以确保电子信息在传输、存贮中的安全。用来扫描、复印、存贮、缩微档案的设备必须经过安全检测才可使用，以免档案信息被窃取。

四、结束语

通过上述的分析可知，档案管理在事业单位中发挥着重要作用，对于事业单位的未来发展有着极为重要的借鉴意义。它不仅记录着每位员工的成长、也见证了整个单位的发展。虽然当前来看事业单位档案管理体系建设仍然有很多问题存在，但是只要进行有针对性的分析，就可以将这些问题解决。为此，事业单位需要提高对档案管理工作的重视程度，完善档案管理体系建设，使用现代化的档案管理方式，提高档案管理人员的水平，优化事业单位档案室的建立，使事业单位的档案管理工作有良好的环境和氛围，促进档案管理效率以及效果的顺利实现。

五、参考文献

【1】李东《“三个体系”建设对档案管理工作的重要性分析》[J]，《黑龙江档案》2014年02期。

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学科档案要得到妥善的管理就要有一定的制度做保障，但是在实际的学科档案管理中，高校缺乏有效的管理制度，管理工作无据可循，必然会出现严重的问题。有些高校即使有管理制度，但是在实际的实施过程中，不够彻底，只是流于形式，无法从根本上解决管理中出现的问题，规范学科档案管理。

2.学科档案的管理手段滞后

目前的学科档案管理中，还有很大一部分学校人工进行操作，对档案进行整理、分类、归纳等，由于工作的任务量比较大，人工操作很容易出现错误。高校的学科档案管理没有适应现代社会的发展需要，仍然采用原始的管理手段，效果必然会受到影响。

二、加强大学学科档案管理建设的有效对策

1.逐步完善学科档案管理制度

为加强高校学科档案管理，就要建立完善的管理制度，为档案的管理工作提供有力的依据，首先学校要建立各级档案管理机构，分级对学档案进行管理，其次要建立完善的学科档案管理制度，把学科档案的管理工作纳入到日常工作中来，使其更加规范、科学，能够合理地反映学校的学科建设情况。学校的档案管理部门的专家和学者，要定期到各级档案管理部门进行指导和监督，组织管理人员把学科档案进行系统整理，加强管理。

2.实现信息化的学科档案管理

在以往的学科档案管理中，经常是人工操作，在管理中很容易出现不必要的失误和错误，为加强管理工作的质量和效率，高校要积极利用现代化的技术手段，利用计算机进行档案管理，以提高管理工作的整体效果。在学科档案管理工作中，可以利用计算机收集和整理相关的学科档案信息，建立学科档案的信息库，整合所有学科信息资料，建立完善的信息管理体系，并且建立校内各院校之间的信息沟通和联系，能够及时找到自己所需的学科信息。由于高校的人数逐年增多，学科档案的数量也逐渐增多，面对庞大的信息量，如果靠人工进行整理和查找，不仅费时费力，结果也不一定理想，为此，我们可以利用计算机的优势，对学科档案进行保管，在需要时，能够及时准确的找到相关资料，提高工作的效率。

3.加强对学科档案的评估和检查力度

在高校管理中，为了提高学科档案的管理，就要切实加强对学科档案的评估和检查，提高广大教育工作人员的档案意识，促进档案管理工作的有效进行，在档案管理工作中，加强评估和检查，可以及时发现档案中存在的错误，并加以改进，使档案管理工作更加规范、科学。在学校的整个考核中，要把学科档案管理工作的审查作为其中的一项，切实提高各级管理人员的学科档案的管理意识，促进学科建设的稳步发展。

4.提高学科档案管理人员的素质能力

加强学科档案的管理工作，也要切实提高学科档案管理人员的素质和能力，使档案管理人员学习先进的知识，明确网络化管理和操作的流程和步骤，在实际的工作中能够更加高效，能够完美的处理各种问题，强化学科档案的管理工作。随着科学技术的不断发展，新技术的不断应用，就要求档案管理人员具有一定的创新精神和能力，能够适应社会的发展，促使档案管理工作更加顺利的开展。

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一、民生档案的特点

国家档案局印发《关于加强民生档案工作的意见》（档发[2007]12号）中提出，民生档案主要涉及以下领域（或方面）及内容：民主政治方面、国有企业转制方面、社会保障领域、教育卫生领域、安居乐业方面、公共服务方面。内容非常繁杂，数量庞大。通俗地讲，凡是与老百姓生计有关系的档案都可以称为民生档案。

从民生档案自身特征的角度来看，并不是指某一类档案，而具有泛指性特点；涉及与民生有关的问题较多，不同形成主体所表达的档案信息内容也存在较大的差异性，从而表现出多元化的特点；另外，民生档案的内容包括一切与百姓权益相关的信息，从而表现出较强的专业性特点。总的来说，民生档案具有以下共性特点：

广泛性。民生档案所涉及的单位、人员、范围、人数非常广泛。随着我国在教育、养老、医疗、社保、保险、婚姻、公证、城市问题等惠及民生的政策不断深入和社会保障体制的不断完善，社会中的每一位公民，都或多或少的都会与民生档案有关，随时都有可能形成民生档案。

动态性。民生档案在形成、管理、利用过程中总是处于动态变化的。职能部门在办理民生工作时，会随着个人情况的变化，形成的档案也会随之变化，与民生相关的社会工作的动态变化决定了民生档案具有动态性。

人本性。形成的民生档案是以人为基本对象的，个体的人是民生档案最基本的形成单位，每一位公民都会形成相应的档案，民生档案是个人参与社会事务的原始凭证，也是维护个人合法权益的重要证据，它与人民群众的生计、生产、生活等个人利益密切相关，以人为本是其显著特点。

生命活力。民生档案与人民生活息息相关，直接关系改革、发展、稳定大局，关系人民生产、生活、生计，关系社会事业发展，具有强大的凝聚力、感召力，具有强大的生命活力。

二、民生档案管理体系建设

民生档案在管理上具有一定的特殊性，造成民生档案的保存地点比较分散，给公众利用民生档案带来某种程度的不便。加强民生档案管理体系建设，整合并大力开发民生档案资源，最大可能地向社会提供利用服务成为当前民生档案工作最紧迫的任务。以科学发展观为指导，让档案工作服务民生、服务人民群众，重点要建设“两个体系”，即建立符合人民群众实际需求的档案信息资源管理体系，真正建立以群众服务为工作重心的档案利用体系。“两个体系”前者是基础、是保障，后者是手段、是目的，“两个体系”相辅相成，密不可分，充分做好“两个体系”的建设，不仅促进民生档案收集、整理和利用，同时也促进了档案工作全面发展，整体工作水平。

1、民生档案资源体系建设

确立民生档案资源体系建设目标。以宏观视角和全局眼光，统筹规划民生档案资源体系的总体规模、构成要素、建设进度和预期效果，做到涉及领域方向清晰、档案来源分布明确、轻重缓急心中有数、推进节奏适度有序，将分散于各部门各单位的原始档案整合为主题明确、结构合理、重点突出的资源体系。大力推进民生档案资源整合，各级档案部门要依法加强对民生档案的接收。在加强民生档案实体接收的同时，要积极运用数字化、网络化手段，加大民生档案信息资源整合力度，使更多的民生档案资源向档案管理集聚。

加强民生档案资源建设业务指导。加强对涉及民生重点部门和相关单位的业务指导，采取定点式跟踪服务，在体现专业权威性的同时做到主动服务，确保民生档案从形成到移交全程规范操作，为后续利用打下质量基础。切实关注民生工作热点，建立健全规范化的民生档案资源体系。各级党委、政府以及各部门要切实关注不同阶段、不同时期群众反映的热点、难点、重点问题，对已落实或未落实的民生问题逐步建立民生档案资源。各级政府及相关部门要高度重视民生档案的管理与利用，在人、财、物上给予保障，每年安排专人、专款抓民生档案的收集、管理。档案管理部门要积极主动提前介入到对民生档案的指导管理，及时帮助各有关单位建立完善民生档案。如对各类养老、失业、工伤、失地农民等保险档案、移民档案、拆迁档案、山林延包档案等提前介入指导，规范整理。同时通过平时指导、年底考核、目标管理等多种形式，督促、帮助各单位做好民生档案工作，逐步建立民生档案资源体系。

2、民生档案利用体系建设

各级档案部门要加快民生档案的搜集、整理、开发和利用，多形式、多途径地开发民生档案资源，为人民群众查询利用民生档案信息提供便利；各级国家综合档案馆是通过提供已公开或依申请公开的民生档案信息为社会群体提供各种服务，不断优化服务方式，加强民生档案利用体系建设，提高服务质量。

（1）做好民生档案资源的开发利用宣传工作。各级档案馆要对馆藏认真梳理，摸清馆藏民生档案的种类和数量，加快整理、审查及开放步伐，采取定期利用新闻媒体和网站公布馆藏民生档案信息、主办民生档案信息展览等形式，广泛宣传民生档案在和谐社会建设中的地位和作用。

（2）构建民生档案查询平台。民生档案利用体系建设需要借助计算机网络工具来实现信息共享，因此，民生档案利用的过程也是信息化的过程，这就需要通过建立民生档案数据库，形成互动网络，以更好地服务社会、服务民生。

（3）搭建民生档案公共服务平台。档案部门要对分散在各个机关的大量与民生利益相关的民生档案，进行广泛搜集，实行相对集中管理，使民生档案由分散变集中，充分发挥档案馆的专业服务优势。各级档案行政管理部门要认真开展调研，大胆实践，抓好典型，搞好试点，促进民生档案资源的有效整合和利用。

（4）完善民生档案服务利用体系，提高民生档案利用效率。如何实时实事高效地做好为民服务工作，提高档案利用者的满意度，一直是档案部门探索实践的重要课题。不断完善查阅接待服务，侧重对馆藏涉及民生的各类档案，集中力量，优先编制各种专题目录，建立完善专题档案数据库，以加快档案查阅速度，提高查准率，满足民众对查档的既快速又准确的利用需求。完善民生档案资源，以丰富的馆藏资源和便捷优质的查阅服务满足公众的查档需求，逐渐形成“要证据查档案”的档案利用理念，使档案工作在服务民生服务大局中起到重要作用。

参考文献：

[1] 胡家文，吴海琰.民生档案种类及特点浅析[J].北京档案，2011（8）

[2] 张端.民生档案管理利用现状分析[J].档案管理，2011（5）

[3] 柳仙，汤萍.规范管理体系开发民生档案[J].兰台内外，2010（2）

[4] 石海英.关于民生档案管理工作的探讨[J].黑龙江档案，2011（2）

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信息技术的不断发展对档案数字化管理体系的建设提供了更多支持，然而在实际工作的开展过程中还存在一些问题。深度整理已成为电子档案管理工作中的重要组成部分，电子档案文件级著录工作的重要性逐渐得到提高，对整理效果以及服务效率产生了巨大影响。基于此，欲使档案管理的服务质量得到提升，需要切实落实电子档案深度整理工作和文件级著录工作，下面对相关工作进行阐述了分析。

1电子档案文件级著录难点分析

1.1著录规则具有极强的系统性

目前，我国纸质档案著录标准较为完善，电子档案著录方面有所欠缺，为了更好的应对电子档案文件级著录工作，管理人员需要对著录规则系统性方面的要求进行明确，对相应的规则体系进行建设和完善。现阶段，电子档案著录工作中存在的问题也均是由规则体系的不完整所导致的。

1.2来源方面存在问题

对电子档案著录工作而言，文件背景信息及来源具有重要作用。来源背景、文档结构、内容格式、原文等内容均包含在电子档案的著录信息内，同时文件利用与查找的方法之间的关系也是其中的重要组成部分。如今，文档系统与背景信息一类的内容和电子档案产生较大的关联，甚至其本身也具有极其重要的地位，虽然大部分的电子文件可以简单的获取来源信息，但也存在一些电子文件的来源复杂（多个人或多个机构），即使来源相同的文件也可能出现分散的情况。目前在电子档案著录体系中，关联信息、背景资料、生成者的著录工作还存在较高的重复性，对检索工具与著录文件进行重复操作时便会造成共享功能的浪费。

1.3在格式方面的项目设置复杂程度较高

电子档案结构中没有过多的著录项目，管理人员需要对结构载体特征、规格、类型标识等内容进行著录，同时需要将字节、字符一类的逻辑格式内容进行著录，对于程序文档方面，应将编程语言与版本一类的信息进行著录。但目前对电子档案的产生系统方面未能提出相应的著录规范及要求，文件名、系统、软件甚至硬件环境方面的情况均包含在著录工作中。

2解决电子档案文件级问题的对策

2.1搭建软件平台，为文件级著录工作奠定坚实基础

管理人员对电子档案文件级著录时，若想使著录工作的水平有所提升，需要结合现代化的信息技术和数字技术，对著录及管理工作进行完善。通过对文件级著录软件平台的搭建，可以使后续的著录工作按部就班。一些电子档案的易变性较高，需要经常对其进行更新或调整，因此著录工作灵活性较强，若想使电子档案的应用价值、实用价值得到保障，提高其准确性，管理人员需要通过动态的方式完成著录工作，进而对传统著录工作中的静态性质进行调整和改变，实现多维度的实时著录。电子档案文件级著录软件平台的搭建可以对上述问题进行有效的处理和解决，对全程著录方面工作的实现具有较高的价值和意义，并且这种方式可以确保管理人员在各个时期能够更好地控制电子档案信息，对著录工作进行实时调整，并将背景信息以及档案内容当作基础，促进深度整理工作的开展，最终使著录工作的效率得到提升，对档案事业的发展产生更多积极的影响。

2.2明确著录标准与规范，促进多级著录工作的开展

管理人员需要做好信息资源方面的控制工作，这也是电子档案文件级著录方面的重要要求和内容，对其属性进行分析，可以将其归类于智力控制。为了使人们可以对电子档案文件进行高效的利用，发挥其最大价值，人们需要对文件级著录工作更加重视，进而促进电子档案资源的共享。若想实现深度整理，人们需要对著录标准与规范方面的内容进行明确，同时制定出相应的多级著录规则，最终使规则趋于完整和完善。此外，人们需要对著录细则进行明确，这样在出现著录方面的问题时，可以依据细则内容对其进行处理。我国标准规范的制订人员要对国际标准进行研究，完善我国的规则的不足之处。为了使不同级别的实体管理方面的内容可以由电子档案文件进行明确的表达，管理人员需要提高电子档案管理的工作效率，为著录工作的开展奠定坚实的基础。在对多级著录规范和标准进行明确时，需要对社会理论原则方面的内容进行考虑，对实际的工作情况进行考虑，最终形成特有的著录系统及结构，使其可以独立对著录问题进行处理，促进著录工作效率的提高。

2.3外包模式及管理工作的细化分析

管理人员在对电子档案进行管理时，需要将多级著录方面的管理工作以及外包模式进行分解，换言之，管理人员不仅需要对电子档案进行标准、规范的管理，同时还应对自身的服务水平进行提升，使电子档案配置工作变得更加科学合理，提高电子档案资源的利用程度。管理人员需要对设备、资金以及人员方面进行合理调配，通过有效的管理手段对其进行管理，对操作模式以及外包条件进行规范化处理，最终使著录管理及外包模式的工作效率得到提升。

作者:张冬梅 单位:中航飞机股份有限公司西安分公司

主要参考文献：

［1］孙宁宁.档案数字化管理体系建设问题研究［J］.黑龙江史志,2014(3).

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 02. 064

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）02- 0126- 01

0 引 言

随着信息化技术在现代办公管理中应用的不断普及，在档案管理工作中借助于信息化的手段进行管理，已经成为当前档案管理工作的主要技术手段。通过档案管理信息化，不仅可以大幅度地提高高校档案管理工作效率，同时也可以提高档案管理工作质量。但是现阶段，由于部分高校档案管理工作部门的管理理念较为落后，在档案管理模式上还存在一些问题，导致高校档案管理工作的整体信息化水平较低。因此，创新高校档案管理工作，实现高校档案管理工作的数据化、网络化、智能化以及信息化，已经成为当前高校档案管理工作改革的重点，这对于提升高校档案管理整体水平也具有非常重要的意义。

1 高校档案管理工作信息化建设的意义研究

（1） 高校档案管理信息化有利于实现档案资料的深度开发利用。档案作为高校教学科研活动的重要记录，具有较高的信息价值，传统的人工档案管理模式在档案整理完成后，借阅使用效率较低，因而各种有价值的资料得不到开发利用。通过信息化的档案管理手段，实现了档案资料采集、整理、归档保存以及查询使用的快捷化，能够随时随地地为有需求的用户提供相应的资料查询服务，因而有助于提高档案资料的利用价值，对于高校教学科研活动的顺利开展也非常有益。

（2） 高校档案管理工作信息化是高校教学改革发展的基本要求。在现代化的管理理念下，高校的管理工作早已经步入了信息化、自动化与数字化管理的阶段。对于档案管理工作而言，同样也应该结合时展的需要，将信息化的档案管理作为数字化校园建设的重要内容，实现高校信息资源网络体系的健全，并实现高校档案管理工作的标准与规范。

（3） 高校档案管理工作信息化能够推动文化科技的传播利用。高校档案资料作为一个高校教学以及科研活动为主体的资料集，最突出的特点是具有较高的文化科技含量，通过高校档案管理信息化建设，能够将这些宝贵的资源与社会相联通，因而能够实现文化科技资源的广泛传播与利用，这对于推动社会文化科技的进步具有重要的意义。

2 高校档案管理工作信息化建设的基本内容

（1） 软硬件设施的建设。高校档案管理工作的信息化离不开软硬件设施的支持，对于硬件设施主要是提供用于档案管理工作所需要的计算机以及存储设备，工作主要内容是做好计算机以及电子文件存储设备的安全维护与数据备份管理。对于软件设施，则主要是选择操作容易、维护简便以及具有查询功能的管理软件。通过充分、全面的软硬件设施，确保高校档案管理信息化的顺利开展。

（2） 高校档案信息资料。高校档案信息资料的收集整理主要是按照规范、标准以及统一的数据格式对各种电子文件资源进行整理，可以在档案管理信息部门设置中心系统，作为收发、存储以及整理电子文件的中转站，提高信息的收集以及保管工作的效率。

（3） 档案管理系统的安全保密。由于部分高校档案信息资料属于具有一定密级的资料，因此对于这些资料，既要确保档案资料的真实、可靠、完整，同时也要确保电子档案数据库处于安全可靠的状态，对这些电子档案进行访问使用必须经过相应的授权后方可执行。

3 高校档案管理信息化完善策略研究

（1） 实现高校档案管理信息体系的标准化。提高高校档案管理信息化建设水平，应该注重对高校档案管理信息化体系的建设制定相应的标准。高校档案管理部门可以结合国家制定的《电子文件归档与管理规范》以及《CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》等规范性的文件，并结合高校管理部门的实际情况，制定标准的工作流程，指导高校档案资料的收集整理以及归档保存工作。通过这种制度管理的方式实现高校档案管理的标准化与规范化，促进高校档案管理工作的顺利开展。

（2） 结合高校的实际情况建立档案数据库以及网络平台开展档案管理工作。高校档案管理部门应该根据自身的档案类型将其分为教学科研档案、党政管理档案、教学设备档案、基建档案、人力资源管理档案以及学籍档案等几种类型，分门别类地建立档案资料数据库。其次，应该根据高校档案管理的数据库，建立档案资源共享网络平台，通过网络平台，高校内部或者是社会机构可以通过相应的权限，对高校档案资料进行查询，进而提高高校档案资料的使用效率。

（3） 提高高校档案管理部门的工作队伍的整体水平。高校档案管理工作人员的能力水平直接关系到高校档案管理工作质量，因此对于高校档案管理工作的改进应该提高档案管理工作人员的能力水平。重点针对档案管理软件的使用、资料数据库的维护以及档案管理理论对工作人员进行教育培训，以提高其工作能力，确保高校档案管理工作水平的提高。

4 结 语

高校档案管理工作信息化不仅可以确保高校日常教学以及科研活动的顺利开展，同时也可以推动高校自身的建设发展，对于提高高校的教学科研水平也具有非常重要的作用。因此，高校档案管理部门应该充分认识到档案管理信息化建设的重要性，并积极地完善信息化的档案管理体系的建设，推动高校档案资源的共享以及文化交流的深入开展，实现高校办学水平的不断提高。

主要参考文献

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在市场经济的发展浪潮中，信用是一切经济活动的前提和基础，而工商企业是市场经济下各种活动中最重要、最活跃的主体，企业在市场活动中形成的信用档案，对我国的社会主义市场经济的发展以及各项经济制度的完善起着至关重要的作用。工商企业建立信用档案是企业加强管理的需要，是维护合法权益的需要，是参与市场竞争的需要。把工商企业形成的对国家和社会具有保存利用价值和应当保密的档案完整地保留下来，是工商企业应依法履行的义务。 

工商企业信用档案是指和企业及其法人的基本情况、企业的信用状况相关的文件材料的总和，集中体现出企业在市场行为过程中的可信度、公信度和诚实信用的综合竞争力，是证实企业是否诚实守信、遵纪守法或有无违法违约、欺诈、拖欠及逃避债务等行为的重要凭证和依据。工商企业信用档案是企业信用最直接的证明，有了它不但可以依法规范企业的行为，也可以使信用企业赢得其应有的经济利润。如果企业抢先一步，早日建立企业信用档案，就有可能在激烈的市场竞争中胜出一筹，占得先机。因此，工商企业建立档案，特别是建立信用档案是档案工作的一个新领域，也是一个社会系统工程，加强工商企业信用档案的创建工作，对建设社会诚信环境、规范企业经营行为、促进企业健康有序发展都具有积极的意义。 

1 工商企业建立信用档案的必要性 

1.1 工商企业信用档案的建立有利于企业信用体系的建设和完善。建立健全企业信用体系，关系到社会主义市场经济体系的完善，关系到经济社会的健康持续发展。企业信用体系的建设，在很大程度上依赖于企业信用档案的建立与完善。完整、齐全、真实的企业经济行为材料，是判断和评价企业信用状况的第一手材料。企业信用评价、信用监督、信用约束、信用担保等配套体系的建立，都要依赖于企业信用档案。 

1.2 工商企业信用档案的建立有助于组织了解企业的有关情况，帮助企业获得更多的发展机会。对与企业有来往的组织或个人而言，建立企业信用档案有利于组织或个人了解企业的有关情况。通过企业信用档案，了解企业的经营资质、业绩、历史、诚信状况等，有助于消除市场上信息不对等的状况，保护组织或个人的合法权益。与一些组织或个人合作过程中，相互之间如果没有诚信基础，合作就很难进行下去。因此，企业信用档案在信用大环境下对企业来说至关重要，主要表现在以下几个方面：第一，企业信用档案准确记载企业生产产品状况，为企业赢得市场商机；第二，企业信用档案的建立是提升企业形象和产品品牌形象的需要；第三，企业信用档案是提升企业经营者社会形象，扩大企业知名度的需要；第四，企业信用档案有利于提高企业经营管理水平、企业整体素质和综合竞争能力，对促进企业健康发展能起到非常重要的作用。[1] 

1.3 工商企业信用档案的建立，有利于上级主管部门对工商企业的规范化管理。企业信用档案可以帮助企业主管部门对市场主体进行监督管理，褒奖遵守诚信的企业，处罚不守诚信的企业，从而规范企业的经营行为。工商部门的企业信用档案在其利用过程中，因与其他档案性质不同，展现出了一些特性，主要包括以下几方面： 

1.3.1 针对性强。从企业信用档案利用过程中所服务的对象来看，工商部门企业信用档案具有较强的针对性。由名称可以看出，工商部门企业信用档案的性质就是为了反映企业的信用状况，工商部门的职能一方面决定了它管辖和治理的范围限于在市场中进行经营活动的企业和个体户，而另一方面却也形成了其在规范企业行为、治理市场活动方面的专业优势。 

1.3.2 影响范围广。从企业信用档案在其利用过程中所服务的对象看，工商部门企业信用档案具有广泛的影响力。工商部门企业信用档案与社会的每一方面都息息相关，影响着处在市场经济中的每一个活动主体。 

1.3.3 资源共享的同时能够保护工商企业的商业机密。从企业信用档案的利用方式来看，在利用企业信用档案的过程中具有共享性和保护性的特征。一方面，社会上任何组织或个人都能获取企业的基本信息，在法定的规范程序下还可获得相关的信用信息，并以此作出信用决策，可有效防范信用风险；另一方面，企业信用档案中的某些内容又涉及商业秘密和个人隐私，如企业资产状况、企业的交易活动、法人的个人资料等，具有一定的机密性，不宜对外公布利用。[2] 

2 工商企业信用档案的基本内容 

企业信用档案从形成渠道看，可分为直接信息与间接信息。直接信息是指企业自身活动中形成的信用材料，如企业基本情况、资产状况、借还贷记录、纳税记录、会计报表等；间接信息是与企业相关的单位形成的反映企业信用状况的材料，如工商、税务、金融、质量认证等部门关于企业经营、纳税、贷款产品质量等记录以及来自客户或消费者的评价。 

从具体内涵看，主要包括企业资本信用档案、商业信用档案、管理信用档案等三个方面的内容。第一，企业资本信用档案，主要指企业按照公司章程的规定缴纳投资款，按期归还各种借款本息，按公司章程向投资者分配股利；企业的贷款记录，贷款方式、作用，还款情况；担保单位、金额、期限等情况记录等。第二，商业信用档案，主要指企业在生产经营过程中不生产销售假冒伪劣产品，不进行商业欺诈，按时向购货方供货，以及产品质量记录，产品质量标准、状况等。第三，管理信用档案，主要指企业向外提供真实合法的财务会计报告，严格执行各项合同、协议，按期交税等记录。[3] 

3 工商企业信用档案管理体系建设的具体举措 

3.1 加大宣传力度，重视工商企业信用档案的建设。工商企业作为经济实体，应该更加重视信用问题。只有充分在思想上重视，转变单纯追求经济利益、无视信用的落后观念，才能在目前的市场竞争中占据有利地位，形成规范的企业信用档案体系，达到国家强调的可持续发展要求。企业信用档案体系建设既是一项长期而复杂的系统工程，又是一项当前亟待加强的重要工作。各企业要高度重视企业信用档案的建立工作，切实加强组织领导，指定专门的职能部门和人员负责此项工作，做到科学筹划，精心组织，以推动企业信用体系建设的规范有序进行。现阶段，我国企业的信用档案意识淡薄，不利于企业发展，所以，我们要通过企业报刊、宣传栏、各种会议和培训，加强宣传，营造重信用、讲信用、守信用的舆论氛围。努力增强职工的“信用档案”意识，促使企业珍惜自己的信用记录，这也是建立企业信用档案的基础和切入点。[4] 

3.2 工商企业信用档案可与业务档案统一管理，做到及时更新和完善。收集是档案工作的首要环节。由于信用档案的来源广泛，它不完全由企业自主产生，因而一定要把好“收集关”，收集时要注意以下几个方面：1.注意内部收集与外部收集相结合，使来自政府管理机关、银行、税务、审计等外部生成的信用档案不至于流失；2.注意集中收集和随时收集相结合，强调随时收集；3.注意专职档案员和兼职档案员相结合，特别注意发挥企业兼职档案员的作用。 

3.3 完善规章制度，建立工商企业信用档案管理制度。建立工商企业信用档案，首先要建立企业信用档案的管理制度，以此促进企业信用档案有序管理和依法移交。制度制定要在国家有关法律法规的基础上，对信用档案管理原则、信用档案的形成和归档、信用档案的开发、信用档案的利用等作出规定。培育良好市场信用体系的核心是要建立使守信者得利、失信者受罚的制约机制，确保契约主体权利不受侵害。各有关企业要按照建立企业信用档案的要求，建立和完善相关的规章制度，为企业信用档案建设提供制度保障。 

3.4 工商企业信用档案的安全维护。工商企业信用档案中，有些内容涉及商业秘密和国家安全法保护范畴，因此在提供信用档案利用时，注意保护好商业秘密和国家安全利益。只有经过授权的机构，才可以利用信用档案，同时，根据各个授权机构的不同权限和特定需求，提供不同内容层次的信用档案。要在保护好隐私权的前提下，开发利用好企业信用档案信息。企业信用档案建立后就要依照法律的各项规定合理公开。当前，企业信用档案的利用过程中公众最主要的疑问聚集在企业信用档案利用是否会侵犯隐私权。企业信用档案中披露的信息主要是针对企业的财务收入信息和名誉内容，记录企业的优良行为和不良行为，而这些信息通常被人们视为隐私不愿意公开，我们有必要弄清楚隐私权的法律规定，根据法律规定合理披露企业信用档案，在保护好隐私权的前提下，最大限度地发挥企业信用档案应有的作用。   [本文由WWw.dYlW.nEt提供，第 一专业档案管理论文，欢迎光临dYLW.neT]

参考文献： 

[1]夏凤娟，白爽.对加强民营企业信用档案管理工作的思考[J].黑龙江史志，2008（2）. 

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一、测绘档案管理信息化的必要性

随着社会发展的信息化程度不断提高，社会各界对测绘档案的利用和服务也提出了信息化的新要求，同时，信息技术的发展为测绘档案管理信息化建设提供了技术支撑，因此，测绘档案管理信息化建设也将成为必然趋势。

1.社会信息化发展的要求

近年来，随着经济城镇化、信息化的快速发展，越来越多的数据记录将产生于电子环境，人们的交流手段也逐步从纸质转向电子媒体，同时，各个行业、各个领域对测绘档案的应用越来越广泛，测绘档案在政府管理决策、社会公共管理事业和城市智能化管理等诸多方面发挥着重要的作用。因此，应充分重视测绘档案管理信息化建设。

2.信息化测绘体系发展的要求

测绘体系从模拟化、数字化、信息化向纵深发展，测绘生产模式也从传统模拟测绘、数字测绘向信息化测绘转变，各种来源广泛、载体不同、内容丰富的测绘档案应接不暇，测绘档案从传统的纸质档案向地理信息数据档案转变。因此，测绘档案管理面临着更高的要求，必须从传统的手工管理模式向数字化、网络化管理模式转变。

二、当前测绘档案管理存在的问题

1.测绘档案管理信息化缺乏相应制度

目前针对传统的测绘档案管理的标准规范相对健全，但是，随着测绘技术的发展，测绘生产体系已经由模拟化、数字化发展到信息化阶段，测绘生产形成的档案在内容、格式、载体形态等都已经向信息化模式转变，旧的测绘档案相关规定已难以适应现行的测绘档案的管理需要，制定适用于信息化测绘发展的新的档案管理规定已经迫在眉睫。

2.测绘档案管理机制和手段相对落后

长期以来，测绘生产单位一直存在着“重业务生产、轻档案管理”，即注重生产经济指标，忽视档案管理和档案开发利用的现象，测绘档案管理有被边缘化的趋势，测绘档案工作经费投入相对不足。目前，提供测绘档案和成果服务仍主要以传统的数据刻录、纸图输出为主，数据分发、交换还是采用离线拷贝和签订保密协议的方式，管理、服务手段较为滞后，现代化水平不高，与信息化测绘体系建设目标相距甚远。

3.测绘档案管理缺乏复合型人才

由于历史原因，测绘档案管理长期缺乏复合型管理人才，现有人员很难胜任地理信息系统管理和维护，以及熟练运用各系统提供测绘服务等工作，这已成为测绘档案管理的发展和业务创新进程中的阻力之一。此外，档案专业的管理人员普遍比较缺乏，而且从事测绘档案开发利用的人员数量很少，水平参差不齐，难以挖掘历史档案潜在价值。因此，想要开展深化测绘档案应用、拓展测绘档案务面、提高档案馆影响力等工作比较困难。

三、测绘档案管理信息化建设的措施

测绘档案信息化是一项系统性工程，涉及的范围很广，它几乎涵盖了档案业务建设的所有内容，笔者主要针对测绘档案管理在信息化建设方面进行了一些思考，认为测绘档案管理信息化建设应考虑以下几个方面。

1.重视测绘档案管理与服务的工作

随着政府公共管理的信息化、电子政务的发展，测绘档案应用已延伸到社会管理、公共安全管理、应急管理等全新的领域，测绘档案管理的理念和思路也要随之变化，才能适应新的形势、新的要求。首先要通过学习宣传《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国测绘法》和《中华人民共和国测绘成果管理规定》等法律、法规和规章制度，强调测绘档案在测绘活动中的地位和作用； 同时测绘档案保管部门必须以用户需求为导向，以用户满意为目标，以用户便利为原则，重新构建科学的测绘档案知识服务体系，加快测绘档案从传统的静态服务向静态服务与动态网络化服务相结合的模式转变。

2.建立健全测绘档案管理制度

测绘档案管理制度是对档案管理工作的约束，测绘档案管理制度的内容不仅应该包括归档前后的档案管理工作的流程制度； 还应该是一个单位档案管理同科技工作程序、生产研发工作计划及相关人员职责相统一的综合制度。信息化测绘档案的管理制度重点应针对数据档案制定相应规范和标准，重点要规范数据档案的归档范围、整理立卷、著录标引、归档移交、接收检验、日常维护、异地备份、存储介质及系统升级换代、信息安全保护等管理的各个环节。

3.建立测绘档案“全生命周期”管理机制

每一个测绘项目无论大小都要经过计划下达、测绘生产、质量检查、成果汇交、归档、管理、利用和销毁等全过程，这个过程就是测绘档案的一个“全

生命周期”。项目承建单位应将档案的形成、积累、整理和归档工作纳入工作计划、工作程序、相关部门和人员职责范围，每个单位必须指定专职或兼职的档案管理人员，项目承建单位在项目开始之初就要对档案的整理和归档提出明确要求，并对项目参与的相关人员进行档案管理的培训，让参与项目的人员明确知道哪些文件和材料是应该要作为档案保留的，特别是对重大测绘项目，在制定项目管理制度的同时要考虑项目档案管理制度的制定，在档案管理制度中要对项目归档范围、整理规范、保管要求等提出明确的要求； 档案管理部门必须进行档案形成的前端控制，要及早介入对项目档案工作进行业务指导，要及时跟踪项目进度，从而确保档案质量和管理水平，避免重复劳动，消除文件形成初期由于管理不善而导致档案不齐全、不完整等现象的出现。档案管理的职能部门应在任务下达、进度检查、成果鉴定验收、评奖提职的各阶段，都要对测绘档案工作同步提出要求和加以考核。要用制度明确档案工作职责，保障经费投入，强化前端控制和全过程管理。要理顺测绘档案收集、归档工作渠道，延伸建档指导工作。

4.推进测绘档案服务信息化建设

大数据时代在不断改造传统产业的同时，对传统的档案管理模式也提出了挑战，数字档案馆建设将是可预见的未来。因此，通过采取“存量数字化”的思路大力推进传统载体档案数字化，“增量电子化”加强原生电子档案的归档和接收。通过不断推进测绘档案管理信息化建设，依托云计算、物联网等新技术智能化地管理多元化测绘档案资源，逐步改变测绘档案管理模式，逐步建成基于测绘档案信息资源、档案信息服务、档案信息安全保障的测绘管理信息服务平台，真正实现测绘档案管理自动化、服务网络化、决策智能化。

四、结束语

近几年，随着信息化测绘的快速发展，产生了大量的宝贵资源，测绘档案的信息利用价值和作用也逐步在各行各业显现，因此，在新的形势下，各级领导都应加大对档案工作的重视和投入，充分调动档案人员的工作积极性，发挥测绘档案的功能，为各级政府和社会各界提供快速、准确和全方位的地理信息服务。

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当前社会，信息技术在不断发展，传统的档案管理体制远远不能满足现代社会的需求，所以，进行数字档案馆建设成为一种必然趋势。对数字档案馆进行一定的研究有利于促进数字档案馆的建设。数字档案馆建设既需要相应的技术支持，同时需要恰当的管理体制。在20世界90年代就已经出现了数字档案馆，这是一种更为先进的档案管理方式。通过资源共享促进资源的有效利用。在信息技术进程日益加快的现代社会，我国也要重视信息技术的发展，充分地对数字化进行利用，促进我国数字档案馆建设更加高效，提高档案管理的工作效率。

1 数字档案馆建设对档案管理体制的影响

1.1 提高档案的利用率

魍车牡蛋腹芾砉ぷ鞯闹匾内容是保管档案，主要的工作重心是防止档案的信息被泄漏。采用这样的管理体系充分地体现档案的价值。所以，档案管理工作应该保证档案信息储存完好，同时能充分地发挥档案的价值，将之前的档案管理工作转变为档案服务管理。数字档案馆的建设利用信息技术的优势使得档案利用效率提升，档案使用方式更加灵活，数字档案馆的建设突破了原有的档案管理的弊端，提高档案利用率。

1.2 改变档案管理职能分配关系

传统的档案管理使得档案的使用价值被限制，而数字档案馆假设有利于改变行政层级管理体系，借助数字档案馆的建设成果为利用者提供更加有效的服务。数字档案馆属于一个虚拟的档案管理系统，具有加强行业部门之间沟通与交流的作用，相对于传统的档案管理以收集为主的形式而言，数字档案馆的建设能提供更多的便利。再次，数字档案建设对档案管理工作中的相关职能分配产生影响。在传统的档案管理中通常由档案局进行统一管理，所有的档案管理部门从从属于这个系统。但是数字档案馆的建设需要档案管理的各个部门参与其中。档案管理工作不仅限于一个技术性问题，需要借助技术对整个档案管理行业进行管理与变革。

2 数字档案馆建设的具体内容

2.1 提高对数字档案馆建设的认识，实现数据共享

数字档案馆的建设规模不断增大，相关的工作人员要提高对数字档案馆建设的认识，意识到数字档案馆建设的重要性，促进思想转变。信息技术的发展，使得人员对档案的利用次数增加，为了满足人们的需求必须要完善相应的技术服务设施建设，找到一条更加便捷的查询途径。对技术进行不断地革新有利于提高档案管理工作的工作效率，使得数字档案管理中存在的问题得到有效的解决，最终做好数字档案馆的建设工作。其次，在数字档案建设过程中要实现资源的共享性，使得档案资源的价值得到充分地发挥。原来的档案归档只需要在档案馆里进行，数字档案馆的归档方式发生变化，在业务系统中完成档案资源的转移，并且不能被随意改动。因此，数字档案观要建立相应的网络管理系统，在管理系统中做好档案数据库之间的设置，包括储存信息、管理信息等硬件设备。

2.2 建立网络管理系统促进数字档案馆建设

在传统的档案管理方式中，档案管理人员习惯被动工作。而数字档案馆的建设需要求档案管理的各个部门都参与到档案管理中。相对于传统的档案管理工作而言，数字档案管理不只是一项技术性工作。相关的档案管理人员需要积极地参与到系统方案设计中，综合档案管理的实际情况以及现实需求，提出可行的建设性意见。数字档案馆的建设需要档案管理人员端正态度，提高服务水平，将数字档案建设的成效提供给人们使用。主动地与相关行业交流数字档案馆的事宜，在提供数字利用时，要重视信息的安全与保密性，不能在为得到允许的情况下将信息泄漏给其他的单位。

2.3 更新管理理念促进数字档案馆建设

数字档案馆管理系统主要提供收集、管理、储存与利用这集中功能，并对用户的权限进行管理，进行数据备份，维护档案数据的安全。档案工作人员的工作不只是对档案进行管理或保存，还要提供相应的服务。数字档案馆的建设需要档案管理人员进一步更新思想，利用数据平台为更多的使用者服务，所以，档案管理人员要树立“服务为本”的思想，提升自身的工作效率，为使用者提供档案查阅等服务。

2.4 培养高素质档案管理人才，做好档案安全保障工作

培养更加专业档案管理人才有利于促进数字档案馆建设稳定发展。由于数字档案建设是对信息的高度集成化过程，相应地对专业技术人员提出更高的要求，需要档案管理人员掌握信息知识与档案管理知识。所以，在数字档案馆建设过程中要做好人才引进与储备，定期地对档案管理人员进行培训，提高其专业知识水平。其次，数字化建设的档案资源更加开放，所以，档案管理人员要做好档案安全工作。在进行数字档案建设时要增强安全设置，对查阅资料权限进行分级设置，充分地利用数字系统做好相应的系统防护工作。

3 结语

总而言之，数字档案馆建设对档案管理体制的变革具有积极作用，能完善档案管理体制。数字档案馆建设还有利于促进我国的现代化建设。但任何事情都不是完美的，数字档案建设会为档案管理工作带来一定的挑战，因此，档案管理的相关部门要结合当前存在的问题以及数字档案馆建设发展需求，制定有效的对策，促进数字档案管理水平提高。提高管理人员对数字档案馆建设的认识，更新管理人员的思想，促进其树立“服务为本”的意识，为利用者提供更便捷的服务。其次，定期地对档案管理人员培训提高其专业素质，培养出更多的优秀人才。最后要建立信息管理系统，实现数据共享，做好相应的档案安全保障工作。

参考文献

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二、当前我国档案安全管理存在的问题分析

1.档案安全管理制度不够完善

当前我国档案安全管理工作方面的制度体系建设相对较为薄弱，造成了整个档案安全管理工作的前提基础不牢靠。特别是针对档案资料的收集整理以及安全应急管理制度不够健全，导致在档案管理工作中经常出现档案遗失、信息丢失或失效等档案管理安全事故问题的发生。

2.档案管理安全保障技术水平不高

当前信息化时代档案管理工作早已经步入了以数字档案为主体、数字纸质档案并存的时代，对档案安全管理工作的要求也越来越高。然而一些单位的档案安全管理保障技术水平不高，档案资料的安全完整性很容易受到威胁，一些的核心档案资料甚至出现泄露问题。

3.档案安全管理专业技术人才较少

档案管理工作是一项系统复杂的工作，对于档案管理工作人员的专业能力、安全意识、学习能力等普遍要求较高，但是目前我国很多单位的档案管理工作人员队伍力量不足、素质不高，而且普遍缺乏档案管理安全意识，再加上没有必要的教育培训，制约了档案安全管理工作的有效开展。

三、优化档案管理安全体系建设的措施

1.完善档案安全管理保障制度建设

在档案安全管理规章制度建设上，首先，应该建立科学的档案资料收集制度，特别是全面利用前端控制理论，加强档案部门与业务部门之间的沟通，对不同档案资料的重要性、归档保存要求等进行明确，合理分级确定不同的安全管理措施。其次，档案管理部门应该强化档案安全保管制度的建设，为所有档案建立全宗、档号，并编制好档案检索查询目录，全面掌握所有的档案资料；同时，对所有的档案资料进行定期检查，确保档案载体的安全性，尤其是对于电子档案载体，必须设置相应的防磁化、防复制保护技术。第三，建立有效的档案管理安全应急制度，重点是针对档案管理工作建立相应的安全预警机制以及损坏档案资料的恢复工作，以确保档案资料的安全可靠。

2.提高档案安全管理技术保障水平

对于档案安全管理技术保障水平的提升，重点应该针对当前信息化、数字化的特点，合理的确定各种安全管理方案。首先，在档案的安全管理的基础设施建设上，应该严格按照国家档案馆建设标准的要求，对档案馆的库房、机房等进行标准化的建设，避免档案资料受到各种物理、化学或者是生物灾害的影响。其次，重点加强对电子档案的安全保障管理，对于一些涉及保密需要的档案资料，必须采取防扩散加密技术进行处理，同时对于一些重要的数字档案必须建立自动备份以及异地备份技术，并加强对防火墙技术、安全检测技术、虚拟网络技术等网络安全技术的运用，以确保档案资料的安全可靠。第三，应该加强对档案安全修复技术的研究应用，对于一些有损坏的档案资料及时制定档案修复技术，或者是与外部修复服务商合作，提高企业的整体档案安全管理水平。

3.加强档案安全管理人才队伍的建设

在档案安全管理工作的实施上，一支合格的档案管理工作队伍是基本的要求。首先，在档案管理工作人员的引进选拔上，应该尽可能的引进高层次、创新能力强的人才充实到档案安全管理工作中。其次，应该重点加强对档案管理工作人员的综合能力教育培训，除了必要的档案管理知识以外，还应该加强档案安全管理理念以及计算机技术的教育培训，使其既可以准确的掌握档案管理工作的程序以及安全管理要求，同时也可以有效运用各种信息化手段提高档案管理工作效率。

4.提高档案资料的保密管理水平

在档案的安全管理工作中，保密工作是一项非常重要的安全管理要求。对于保密管理，首先应该根据档案资料的不同性质，准确的确定档案资料的保密等级以及使用权限，严格进行权限的控制管理。其次，在这些档案资料的管理过程中，应该严格控制档案资料的传输和复制，尤其是加强对各种照相机、录像机、智能手机使用的控制，以免资料泄露造成档案管理安全事故。

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Keywords: Archives; archives management; direction

中图分类号：TU198文献标识码：A 文章编码

1 档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

2 改进档案管理方式，推进工程档案管理进程

档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。

2.1 拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。

近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

2.2 提高档案信息管理水平

随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。

档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。

选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。

2.3 加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。

工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。

数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。

充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

3 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

3.1 加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

3.4 数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

4 结语

计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

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信息化，就是在档案管理部门的组织下，对企业形成的各门类的纸质档案进行数字化加工，同时对档案信息资源进行管理。档案资源只有通过信息化，才能真正发挥档案信息资源的利用价值，是保证档案资源数据真实可靠，提高服务企业和社会的必然要求。

一、明确档案信息化建设的三个原则

（一）规范性原则。档案工作现代化的需要，是提高档案工作质量和效率的需要。实现室藏纸质档案信息化，需要通过现代信息扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，是通过室藏数字化档案还是电子文件档案，都应该坚持规范性原则，制定相应的规定。

（二）安全性原则。目前数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，必须加强网络安全技术防范和研究，采取切实可行的安全措施，确保档案信息数据的安全。

（三）效益性原则。档案信息化建设涉及到多学科知识，多专业配合，需要投入相当的人力、物力、财力，对室藏档案的利用和用户需求进行分析，把重要的和利用率较高的纸质档案进行数字化，为企业的生产经营提供服务。

二、加强档案信息网络化的管理

随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的客观环境，一是档案管理部门都配备有现代办公室设备（计算机、打印机、扫描仪等），确保服务工作的有效性，提高档案服务的质量。二是许多档案管理部门就档案信息化建设进行了积极的探索和尝试，为档案管理由传统的手工操作走向现代化管理积累了经验，给予档案管理工作强有力的支持。三是随着档案管理工作的法律、法规陆续颁布，使档案工作人员对做好新形势下的档案工作意识不断增强，对所管理档案进行系统的整理，为档案的现代化管理奠定了基础。四是数字化带动了传统载体档案的数字化，加快了数字化档案的建设步伐，完善了电子文件的规范管理，使档案部门成为向社会提供信息的重要渠道之一。

三、加强档案信息资源整合力度

档案是重要的信息资源，档案部门的重要职责就是服务，档案人员是档案信息的管理者，也是企业和社会公众提供档案信息的服务者。人们对档案信息需求量不断增长，原有档案管理模式已经很难适应企业和社会公众对档案工作需求，档案管理体制机制存在的问题凸显，例如：社会档案资源部门分割散存、各自为政、管理无序、档案信息难以共享，档案工作全面融入社会各项事业不深，档案人员考核激励机制不健全，档案现代化管理相对滞后等问题。在档案信息化过程中，通过服务观念的更新、服务领域的拓展、规范服务行为，提升为企业和社会公众服务的能力。

四、建立企业档案信息管理制度

（一）企业应根据国家有关档案信息化建设的规范和标准，建立健全数字化档案的形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度，安全管理与责任追究制度。执行相关技术标准，规范数据格式，实现数字化档案的全程管理。

（二）企业应保证数字化档案的真实、完整和有效。对保管期限为永久和长期的数字化档案，应同时保存相应的纸质档案，并确保相关数字化档案与纸质档案的一致性。

（三）统一档案管理标准和规范是档案信息化建设的重要基础之一。它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，那么档案信息无法进行数据交换，资源共享也就难以实现。

五、建立企业档案信息管理系统

（一）建立档案信息管理系统的设计、用户需求调研、应用软件的研发机制。档案管理应用系统（E6档案系统、声像档案系统、地质档案系统）与企业有关应用系统相衔接，确保档案部门对本企业所形成各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。

（二）依据国家有关档案信息化建设的总体方案、具有网络检索功能。能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、统计报表、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。

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【中图分类号】F462；G462 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）12-0007-02

1 引言

档案指的是社会中的组织和个人在社会中形成并保存的各种形式的数据。档案管理就是对企业以及各职能部门中的档案进行管理，最主要的就是档案的收集、整理、移交和保管等。对于核电建设来说，做好档案管理工作，对未来核电项目的改进和发展都有着重要的参考作用。

2 档案管理的重要性

档案作为企业职能活动的重要文件，不仅是企业管理的重要环节，还是企业进行?Q策、计划等活动的重要参考。对于核电建设来说，档案能够在工程验收过程中发挥至关重要的作用，还能对核电站建设成果进行相关的记录。在核电建设过程中对档案采取必要的管理措施，能够确保核电建设的管理工作顺利实施[1]。另一方面，将相关核电建设的文件进行分类处理，建立不同类型的档案。不仅能够真实、完整地记录工程进行的整个过程，还能够在核电工程竣工投入使用以后出现故障时提供重要的维修参考。

3 核电建设档案管理现状

对于核电建设来讲，档案管理工作的现状主要表现如下：首先，事业部门虽根据自身的需求制定了一系列的档案管理操作流程，但仍然还有大部分工作在开展过程中没有规范的流程，最主要的就是合同档案、工程的项目档案等[2]。其次，档案管理工作人员的配置问题，事业部档案管理配有一名专职的管理人员。有些项目部的档案资料甚至没有专门的管理人员，而是由其他部门的工作人员或者施工队的劳务人员进行兼职。进而，导致档案管理工作混乱，相关管理工作无法顺利实施。

4 档案管理体系的构建

4.1 档案管理机构建设

档案管理机构的建设需要根据核电建设项目的实际情况，对相关事宜在统一指导的情况下进行。自上而下地建立档案管理机构，在各核电建设的项目部门以及本部都需要建设档案管理部门，最终建立一个符合实际情况的档案管理机构。以此为基础对整个核电建设工程的档案进行管理，同时对整个核电建设项目的计划制定、实施和反馈等相关内容进行跟踪。实际的档案管理机构如图1所示。

4.2 档案管理体系的内容

核电工程档案管理主要是指在统一领导的基础上，根据不同核电项目的实际情况建立有自身特色的档案管理体系。同时，要兼顾分级管理的原则，事业部搭建统一的档案管理模式，明确不同部门、不同级别档案管理等工作人员的职责。并对档案管理工作的操作流程进行规范，确保档案管理工作的顺利进行。按照事业部的要求，可以将档案管理体系分为两个层次：

①管理程序。是根据体系文件的编制要求，对档案管理工作作出规范，着重对档案的分类、收集、整理、验收等方面。

②标准操作流程。档案管理的操作流程要严格遵守档案管理的相关准则，并根据核电建设的实际情况，对档案进行科学、合理的划分。常见的类别有工程类档案管理、文书类档案管理和财务类档案管理等。

5 从体系上解决档案与文件的转换问题

就现阶段我国的核电建设档案管理情况而言，大多数管理模式都是将文件与档案对立开来。文件管理与档案管理之间缺乏应有的关联，并且档案的整理巩固节奏并不是随着工程的进行而来的。所以，大多数核电建设工程的文件转化为档案的工作都是在工程竣工后进行的，不仅档案的完整得不到保证，还会造成时间和精力的大量浪费。核电工程的档案管理工作，必须确保时效性和完整性，在工程进行过程中，将文件档案化。这是现阶段我国核电工程档案管理工作面对的首要问题。因此，必须结合文件与档案的共同点，将文件管理工作融入档案管理工作中。主要应该从以下几个方面着手：

5.1 确定归档的范围

文件管理工作融入档案管理工作中，首先要确定文件是否能够归入档案范围。归档范围应该涵盖所有能够反映企业职能和业务活动的内容，档案管理体系的设计要以此为原则。并结合核电建设过程中的实际情况，对档案的类别进行科学的划分，可以分为以下七个类别：人事档案、合同档案、会计档案、科研档案、设备档案、工程档案以及文书档案。

5.2 确定归档的流程

要达到档案管理工作细化的目的，需要对归档的流程进行适当的梳理和确定。根据不同部门采取具体化的措施，建立适合自身的归档流程。从而，顺利完成对文件材料管理的相关归档流程，确保文件材料的归档完整性。同时，在处理不同类型的文件和材料时，需要对文件材料进行充分的了解，按照文件的先后顺序进行归档，并对归档流程中的要求进行明确，保证具体步骤的实施。

5.3 定期归档制度