机关档案数字化范文

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移交档案的关键是确保档案的实体整理质量与数字化加工质量。各有关中央和国家机关高度重视、精心组织、周密部署、扎实工作，在确保两个质量的基础上，使档案移交工作稳步有序进行。

档案实体整理方面的主要做法

一是建立工作机制，制定工作计划。各有关单位普遍建立了移交档案工作领导小组，由机关分管领导、办公室和档案部门主要负责人组成。同时还成立了移交档案鉴定小组，为组织开展移交工作提供了重要组织保证。各单位按照《中央、国家机关向中央档案馆移交档案时间安排》，从实际出发，制定了详细的整理工作计划，对各项移交工作数量和质量进行了全面的定量和定性分析，认真研讨力量摆布、人员投入和时间安排，准确测算工作进程和预见可能发生的情况，制定并逐步修改完善了本单位的移交档案工作计划，确保档案整理按期开展和档案整理质量。

二是紧扣质量标准，严控档案质量。各单位认真学习《关于移交进馆档案质量检查办法》及《移交档案质量检查内容和评分标准》，真正做到吃透标准，领会精神实质。对各项标准条目要求真正明了哪些实多、哪些虚少，哪些难做、哪些易行，哪些需量化、哪些要细化，哪些有普遍性、哪些有特殊性，哪些是过去规定、哪些是当前要求，哪些可以变通灵活、哪些要严格一律，以保证移交工作高标准、严要求、优质量。在具体整理过程中，做到多重质保，层层把关。从各项工作要求到细化具体做法，从一般检查到重点把关，都把“以质量第一、对历史负责”的要求贯穿始终。发现一般问题随时改，发现普遍问题统一改，切实把层层检查、全程监控贯穿到移交工作的各个方面、各个环节。

三是争取有力指导，提高工作效率。各单位普遍建立和加强了与中央档案馆国家档案局档案业务部门的联系，主动与有关业务指导人员共商档案整理事宜，对一些单位因特殊历史原因出现的特殊情况，双方认真研究，共同提出合理的解决方案，使档案的整理质量既符合进馆要求，又遵循了各单位的实际情况，避免了大规模整理后的返工现象，提高了工作效率，确保了档案整理质量。比如，在各机关整理会议记录、会议纪要的文件材料时，以前的文件标题就是第几次会议记录、第几期会议纪要，这类题名的档案进馆后，查询起来非常困难。各单位根据档案馆业务人员的指导，对所有的会议记录、纪要都按文件内容拟写题名，虽然难度大、耗时长，但能确保档案检索的准确性，为档案利用提供方便。

移交电子加工数据存在的问题

在中央和国家机关已移交档案的70个单位中，有54个单位将数字加工数据与纸质档案一并移交，其中20个单位的电子加工数据可读、可用，属于可整理数据范畴；其他34个单位的电子加工数据或多或少存在一些问题，属于无法整理数据的范畴，具体问题表现在：电子加工数据存在于独立检索盘，数据无法导出上载中央档案馆系统使用；电子加工数据只有图像，没有目录；簿册式打印目录文本文件为非数据库格式，无法使用；数据库格式不统一，需转换成统一格式；目录数据库字段项不规范；图像数据库格式不统一；图像数据文件夹及文件名不规范；图像与目录对应关系不准确。这些具体问题的存在，反映出，一是档案数字化缺乏标准化的规范体系；二是片面追求原文数字化而忽视了档案目录库共享；三是有些档案数据扫描不够完整而影响到对档案信息的全面管理与开发；四是对档案数字化加工的关键技术问题、数字加工中的档案信息安全和保密技术问题、数字化档案信息如何应用于本单位的办公自动化系统等问题研究不够，管理错位。

为做好档案数字化工作，2008年11月3日，国家档案局在中国科学院召开了中央和国家机关档案整理与数字化现场会，通过现场学习、现场参观、现场咨询、现场答疑，全面了解中科院将档案整理与数字化项目引入项目管理的理念。中科院将档案整理与数字化项目引入项目管理，遵守数字化工作流程，严格把关各道工作程序，使移交进馆的档案不仅实体整理符合标准，而且档案数字化电子数据也符合可读、可用的要求。

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一、在维护档案实体安全、确保档案内容的保密方面采取的措施

1、与项目承担单位签订保密协议，并要求项目承担单位与项目组的每个成员签订保密协议。

2、配备项目所需要的计算机，签封计算机USB接口，在项目工作间安装监控镜头。

3、不定期对项目组全体成员进行档案安全、保密意识培训。

二、结合档案的实际情况，制定实施细则，实现项目质量管理标准化

1、档案整理方面：以国家档案局中央档案馆印发的《关于移交进馆档案质量检查办法》为标准，并多次邀请中央档案馆保管部的专家进行现场检查和指导，根据档案的实际情况，确定了档案整理的实施细则。

2、档案数字化方面：以国家档案局的《纸质档案数字化技术规范》为标准，确定档案数字化以“保真”为原则，尽可能使数字化文本版式、字体、标点接近原文式样。档案数字化采用彩色JPEG格式，文字的扫描分辨率为300dpi，照片的扫描分辨率为600dpi，数据按照“年度――组织机构代码――案卷号――卷内顺序号――页号”的路径进行挂接。

三、在项目管理方面实现流程管理全程化和人员管理规范化

1、引入项目管理的理念，明确工作流程和岗位职责，设计了《中国科学院文书档案提卷与还卷单》、《档案整理与数字化流程单》，对项目17个环节严格把关，实现了项目流程的全程介入管理和全面细节管理。在项目完成后将各环节的记录按照年度汇总成册，便于日后出现问题能够进行回溯性检查。

2、采取“三审制”对项目成果质量进行把关。一审：项目承担单位对项目进行自查，合格率达到100％后，再提交文档处进行检查；二审：文档处对档案实体逐卷逐件检查，对数据进行抽查，比例为70％以上；三审：中央档案馆业务指导处不定期地对项目进行抽查。

通过层层审核，确保项目质量，使档案实体整理符合进馆标准，档案数字化数据清晰准确。

3、为切实贯彻项目的相关标准，保证项目质量，文档处和中央档案馆的专家多次对项目工作人员进行业务培训。

4、通过《工作间管理制度》，对卫生值日、水杯放置、人员进出等方面提出明确规定，创造良好的工作环境。

5、文档处与项目承担单位不定期地召开会议，对项目管理、标准执行、质量等方面出现的问题及时进行沟通，提出解决方案，每次会议均形成会议纪要。

四、项目成果

在院、厅领导的支持，中央档案馆的具体指导和项目组成员的共同努力下，完成了中国科学院机关1949～1966年5071卷档案的整理与数字化工作。

1、在档案整理方面：形成了90699条卷内目录，比原有44453条卷内目录增加了46246条，对每一年度每一卷档案中每份文件存在的问题进行了统计，形成《中国科学院文书档案整理记录》，并按照中央档案馆的要求形成了每年度档案的案卷目录和卷内文件目录。

在档案整理过程中，一一解决原档案分件不清、部分档案无标题或原有标题不规范、档案著录项缺失(如文号、形成时间、责任者不详等)、未翻译的外文档案题名等问题，做好档案数字化前期的基础业务工作。

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随着现代社会信息化程度的提高，档案信息化和数字化建设成为档案界普遍关注的问题，它是适应社会信息化发展的必然产物，也是全面提升档案工作为社会服务能力的一个不可缺少的手段。尤其是将来档案信息网络的建设，更是突破单位和行业界限，为当地引进资源，搞活经济提供良好的信息服务软件环境，突破区域界限，实现全社会的档案信息共享，最大限度发挥档案的自身价值。国家档案馆早在2000年的全国档案工作会议上，就正式提出了档案信息化的概念，之后档案信息化、数字化建设在全国各类档案馆和机关档案室中蓬勃开展起来，《档案信息化建设导论》一书对档案信息化和数字化建设是这样定义的：在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。

1 对档案信息化建设的认识

档案信息化建设是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以现代化的档案信息实体的数字化信息处理和利用的这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。但是由于这方面的技术在我市发展时间较短，人们对档案信息化建设的理解和认识上还有一些偏差和不足，在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。

第一，更新档案管理的旧有观念。长期以来，档案工作者普遍思想观念比较陈旧，认为档案工作是一个简单的，默默无闻的工作，只要守好摊、看好门，不让档案丢失就行，社会大众也把档案部门看成是一台“文件保险箱”，因此，要真正实现档案信息化，就必须更新档案管理的观念，树立信息意识、服务意识、法制意识、效益意识，通过档案信息服务带动整个档案工作水平的提高。

第二，正确理解现代化、数字化与信息化的关系。档案信息化建设是一个长久的、系统的、庞大的工程，它包括档案信息资源的有序整理，档案信息数据库的建立、档案信息网络的建设以及档案信息资源的最终开发利用。档案现代化是旗帜，数字化是基础，而档案的信息化才是最终的目的，信息化的实现需要有明确的指导思想和领导的重视与支持，需要档案工作人员脚踏实地的工作态度，需要资金和技术的保证，只有把现代信息技术手段的运用与现代信息管理方法的应用有机结合起来，才能确保档案信息化建设取得最优化的效果。

2 我市档案数字化建设进程

过去的纸质档案在多次反复查阅的过程中都产生了或大或小的损伤，利用现代化的技术手段对纸质档案进行全文数据处理就能长久的保管好纸质档案，延长使用寿命。

这几年来，我局领导高度重视档案的数字化建设，投入了大量的人力、物力、财力为我局档案的数字化建设提供了良好的发展空间，多次派干部到省局、黄冈市局以及江汉区、江岸区、青山区等其他的档案管理部门学习档案的数字化处理方法，并结合我馆的实际对麻城市档案馆的重点全宗档案进行了数字化处理，目前已录入目录数据接近100万条，进行全文扫描323万余幅，位居全省前10名，全市机关单位中也有近80家安装使用了科怡档案管理软件，对本单位的档案进行全文数字化处理，这也为我馆将来建设复合型数字档案馆打下了坚实的基础。自2008年我馆搬迁进新馆以来，我馆已逐步使用现代化的管理方法为利用者提供服务，在复退军人档案、婚姻档案、退休干部档案等档案门类中已不需要再到库房翻阅原始文件，而是直接通过科怡管理软件打印出利用者需要的文件材料，既缩短了查阅档案的时间，极大地方便了利用者和档案馆的工作人员，也保护了这些门类档案的纸质材料。延长了他们的使用寿命。

3 未来的复合型数字档案馆

（一）、复合型数字档案馆是发展趋势

随着社会的发展，人们获取信息的方式发生了翻天覆地的变化。档案管理工作将随着信息技术的发展和进步，步入一个新时代。我们可以从信息产业部2001年6月的《国家信息化指标构成方案》中看出我国对档案馆未来建设的发展方向。档案管理工作也将随着社会的发展进入一个新的信息化时代。档案信息已从以往的纸制档案，在质上发生了根本的转变，从最初单一的文字图片资料扩展为音频、视频、数码照片、数据通讯、文件传输、电子邮件、远程登录、网络新闻、压缩和存储技术等各种信息资源。信息资源的重要存储基地，网络也就成为数字化信息资源服务的主要工具，网络上的数字化信息资源的管理就成为建设数字化档案的关键。档案收藏的目的在于利用，档案界理应走在信息时代的前列，顺应时代的潮流，以网络作为一个全新的平台为社会提供档案服务，从现在已进入信息数字化时代，无纸化办公已逐步兴起，建立未来的“数字档案馆”是势在必行之举。

然而数字化档案馆的发展，还需要有个过程，数字化时代传统档案馆不可能消亡，复合型档案馆是档案馆发展模式的现实选择。也就是说，在未来社会里，将会有三种档案馆存在：一是纯数字档案馆，主要是指一些跨馆、跨系统、跨地区的网络档案馆；二是纯传统档案馆，主要是存在于一些基层或经济欠发达地区，这些档案馆将随着社会的发展，其馆藏档案结构也将由纯印刷型档案向印刷型档案与电子型档案并存发展，其档案馆工作将由纯手工操作向逐步实现计算机自动化管理的方向发展；三是传统档案馆与数字档案馆有机结合的档案馆，有数字化程度高的，也有数字化程度低的，这将是目前改进中大量存在的档案馆，这类档案馆就是复合型数字档案馆。

（二）、未来复合型数字档案馆发展前景的设想

未来的数字档案馆可以直接面向最终的档案用户创办自己的电子杂志。 档案利用者在访问档案馆的主页时可以随时订阅，以便定期获取最新的档案信息和馆藏信息。档案馆的电子杂志内容可包括新增加的开放档案目录、新增加的可供网上直接查阅的档案图像信息、本馆新增加的服务内容、国家新近出台的有关档案的政策法规，以及档案简讯、业界动态、热点新闻等。档案馆可以将这些内容通过电子邮件提供给注册用户。另外，档案馆的网页可以相互链接，可以在自己的网页上创办交流园地进行学术交流，可以设立聊天室和留言板，可以接受档案方面的稿件在网上刊登。总之，可以开办的业务不仅仅是对利用者进行查阅取证服务，数字化档案馆将为档案工作开辟了一个全新的天地。

数字化档案馆绝非是在政府上网时创建的网页上加一个选项或链接而已，应该有自己独立的域名和网站。“数字化档案馆”应创建自己独具特色的网页，开发可多级查询档案信息的应用程序，发展注册用户，给予注册用户更多的访问权限或提供更加优质的服务。只要办出特色，吸引档案界和更多的非档案界人士的访问，就会提高了档案馆的影响和馆藏档案的利用率，也有利于提高全民档案意识。社会效益的提高就意味着经济效益的获得。如果档案馆的网页访问量大，广告、合作、赞助等各种经济行为会随之而来，这就会加强档案部门的自身“造血”机能，缓解档案馆常年经费紧张的状况。

随着计算机网络的进一步发展，信息高速公路进一步拓展，复合型数字档案馆将会离我们越来越近，数字化数据、信息将渗透到我们生活的各个领域，任何人和机构只要通过计算机网络，均可拥有和使用数字档案信息。在这个信息化建设的进程中，档案工作会遇到各种各样的困难和挑战，我们将会不断摸索，研究新方法，解决新问题，建设一个符合我市实际情况的复合型数字档案馆。

参考文献

[1]杨公之：《档案信息化建设导论》

[2]陈春红：档案信息化建设初探[J]，上海档案，2006（05）

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会计档案数字化管理在实际使用中最为明显的优势，就是可以提高其管理效率和使用效率。由于它是利用计算机设备和各种网络技术进行数据录入、传送和存储的，所以，在数据信息的更改、修正、复制和重置等一系列相关处理问题上变得十分快捷和方便。同时，由于会计档案数字化存储磁介质自身的特点，使得会计数字化档案的体积尽管很小，但其数据容量却很大，存储空间也变得异常巨大，可以存储非常多的会计档案数据信息。会计数字化档案的这些突出特点，使得其在实际工作中的管理效率和使用效率大为提高，从而可以极大地节省管理和处理时间，从而非常明显地提高了管理和使用效率。

2.有利于实现会计档案信息资源的资源共享。

由于会计档案数字化管理是建立在会计档案的数字化建设、网络化建设基础之上的，强大的网络体系使得会计档案数字化管理很方便地就可以实现会计档案信息资源的共享共用。会计档案的各类、各级需求用户只需要根据系统所提供的用户权限，就可以通过网络顺利地直接访问会计档案数字化管理资源库。用户可以根据自己的需要进行会计档案信息资源的各种查询、调档、下载、获取、传送、存储和相关利用，从而实现了会计档案信息资源的共享共用。

二、会计档案数字化管理的措施

1.实现内部、外部、物流和资金流会计档案的数字化采集与处理。

对于单位内部会计档案的数字化采集和处理，由于仅限于单位内部数据的流通，因此相对比较简单，工作流程也一目了然，一般是通过相应的会计数字化管理软件进行原始单据和凭证的数字化收集与处理。对于单位外部会计档案的数字化采集和处理，由于涉及到单位与单位之间，以及单位与相关上级管理机关之间的会计数据信息交换与传送，因此，需要进行严格的会计档案数据信息数字化采集与处理，目的是为了实现会计档案数字化数据的顺利传送与交换。对于物流环节的会计档案数据，在数字化采集与处理过程中，可以充分利用先进的数字化识别技术，如OCR图像识别技术和RFID无线射频识别技术，以及物联网技术等现代化的技术方法，将其存储于会计档案数据库中。

2.建立会计档案数字化管理的标准和原则。

通过会计档案数字化管理信息系统对内部、外部、物流和资金流会计档案进行数字化采集与处理后，为保证会计档案数据信息统一规范，便于数字化管理，还需要制定统一的会计档案数字化数据标准，便于数字化会计档案数据信息的自由统一交换与和传递。会计档案数字化数据标准的基础是确保会计档案数据信息的真实性、原始性和实用性。真实性是要确保会计档案数据与内容的真实可靠，因为数字化档案仅是在档案处理方法和手段上进行了改变，它所反映的档案内容是不应有任何变化的。原始性是指有时用户需要具有原始性特征的会计档案，需要通过数字化手段保留下会计档案的原貌状况，确保会计档案数字化数据和信息经得起真伪辨识，以及对数据和文字信息的校勘，最终确保处理和存储的会计档案数字化数据信息内容与原件相互对应与吻合，防止出现数据信息和文件的不一致或损毁情况。

3.建立会计档案网络报销系统。

网上报销系统是基于互联网或各类单位内部网络的实时在线报销系统。这种系统的优势是将纸质的签字和审批形式转换为网络化的审核形式，它的最大优势，一则可以实现现代化管理。会计原始单据报销实现网络化管理，便于利用计算机和网络进行数字化数据采集和处理，便于进行数据统计与计算。二则可以提高工作效率。它可以简化会计报销流程，可以极大地节省报销人和各级相关审核领导用于报销流程的时间和精力，从而可以大大提高工作效率。三则快速查询。它不仅便于用户对于自己报销历史记录、借还款记录和工资信息等内容的快速查询，也便于相关管理人员对于会计报销流程、各单位资金使用情况，以及各类资金使用情况的快速查询。四则确保了会计档案数据的准确性。这是由于网上报销系统将所有已经通过审批的会计报销数据信息导入到财务处理模块，实现了与主流财务系统的无缝对接，因此，可以确保会计报销数据的准确性。

4.建立会计档案数字化管理系统。

会计档案数字化管理系统是由若干子系统组成的，包括会计档案管理子系统、智能核算信息转换子系统、数据光盘生成子系统和档案数据独立查询子系统，他们分别具有档案案卷管理、财务文档管理、财务数据转换、报表数据转换、固定资产数据转换、生成数据光盘、生成存储数据和档案查询等主要功能。通过核算数据转换和档案管理功能，可以有效地解决在不同的历史时期，以及采用不同的会计档案管理方式所带来的历史数据整合，从而保障各种会计档案数字化信息资源在系统中得以体现和反映。会计档案数字化信息数据库，可以将纸质的会计档案数据信息转化为会计档案数字化管理信息系统中的数据信息，并通过采用权限设置、密码保护和身份验证等保密措施加以利用。

5.实现会计档案数字化信息资源的区别共享。

会计档案的存在价值更多地要体现在利用上，这种利用不仅包括本单位用户的利用，还应该包括相关单位用户，甚至更大范围内的共享利用，这就需要实现会计档案数字化信息的资源共享。在互联网时代，无法实现资源共享的会计档案，其存在和利用价值将会大打折扣。当然，资源共享并非意味着可以任意地、无限制地滥用，而是在遵循相应的会计档案资源利用规定的前提下，合法、合理、有效地加以利用。如可以根据各单位的不同具体情况，对会计档案数字化资源实行分级、分网、分权限地共享利用。可以将可资源共享的用户划分为会计人员、会计档案管理人员、上级管理人员、财务部门主管、其他个人用户，他们根据自己所拥有的相应权限，可以利用相应的会计档案数字化信息资源。

三、会计档案数字化管理的安全保障

1.重视会计档案数字化系统的安全管理。

在实现会计档案数字化管理的工作过程和服务过程中，要将安全管理放在重要位置，强化安全意识，采取安全措施，进行安全风险评估，建立一整套安全标准体系。随着21世纪逐渐进入到信息时代、互联网时代、大数据时代、云计算时代，计算机技术、互联网技术、云存储技术、大数据挖掘技术的有机融合，都为会计档案数字化资源的获取、存储、传播和使用带来了巨大的便利。然而，科学技术是一把双刃剑，有一利必有一弊，在会计档案数字化资源巨大便利性的同时，随之而来的则是档案资源信息的安全患。因此，为了防患于未然，需要加强对会计档案数字化管理过程中的安全管理。当然，任何安全措施都具有相对性，绝对安全的防范措施是很难实现的，只有采取多重安全保护措施，才可以将会计档案数字化资源的安全性尽可能地提高。

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高中学籍档案管理是学校档案管理的重要组成部分，它是掌握学生动态、培育合格人才的重要依据，学籍档案管理也牵涉到每个学生的切身利益。面对我校3000余学生的庞大信息量，日积月累的学生档案仍然采用传统的手工操作管理模式，根本无法适应我校快节奏、高效率的发展要求。例如传统的纸质档案遇到学生信息的增加、更改甚至查询都相当麻烦，尤其我校高一下半年要进行分理分班，每年要根据学生成绩进行动态分班管理，所以每个学生每学期所在班级基本不固定，而每个学生的各种档案信息都是以班级为单位，因此要查询一个学生的学籍档案信息操作起来耗时费劲，手续复杂，同时保管也更加困难，而且会出现人为因素的管理漏洞，不能及时、准确、客观地为教育质量评价提供科学数据。要实现学籍档案管理的科学化和现代化，就必须实行网络数字化管理，这也是本溪市建设数字化档案馆的时代要求。运用先进的网络数字化管理平台，将学生的个人信息输入数据库，建立一套完整的、规范的学生学籍信息管理系统，快捷地录入、统计、查询、检索、浏览学生的各类信息，突破了传统学籍管理的瓶颈，充分利用网络信息平台，使学校各部门、各处室协同管理，达到资源共享，提高工作效率，实现学籍档案利用价值最大化，更好地服务于学生个人和社会。

二、学籍档案数字化管理的有效措施

建立学籍档案校园网信息管理系统，无疑为庞大的学籍档案管理工作带来极大益处。那么，怎样才能做好学籍档案的数字化管理，保证电子学籍管理工作的准确无误，我校采取了一系列有效措施，努力实现优质、高效的电子学籍档案管理工作水平。1.学校领导高度重视，严格执行学籍管理规章制度。高中学籍档案直接关系到高校录取甚至就业与前途。我校领导高度重视学籍档案，切实加强对电子学籍档案的建立和管理的督导工作，在人、财、物配备上给予支持，安排有责任心的专职人员担任学籍档案管理工作，改善办公、管理环境，为我校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力保证。建立和健全各项规章制度，依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高中学籍档案形成的规律，制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度，规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。制定“学籍管理规定”、“学籍收集整理制度”、“学籍管理人员岗位职责”等，使学籍档案管理做到有章可循，有据可依，照章办事。2.学校各部门各司其职，准确录入学生信息。学籍档案网络信息化是一项可由多部门协作、多台计算机同时操作的系统工程。这些信息由学校各部门各司其职，共同配合完成输入。高中学籍档案贯穿了每个高中生三年学习的全部记录，平时的学生学籍档案分别由各部门独立录入并单独保管，如学籍卡、成绩卡、会考成绩等教务处负责，思想品德考核表德育处负责，健康卡医务室负责，党团关系由校党委、团委负责，所有资料信息随时录入并保存，随时按实际情况调整学生班级或年级装订成册，移交校档案室。如此管理形成了各部门的合力，避免了重复劳动，为资源共享创造了必要的条件。3.建立校园网络数字化管理平台，达到资源共享。网络数字化管理是学籍档案进入现代化的标志，实行网络化管理，可及时、准确、全面地掌握学校、班级和学生动态。有权查阅档案的人员可超越时空和机构，在任一地点、任一时间用任一联网的电脑，自如地进入档案管理系统，查阅自己需要的档案信息。网络数字化管理，可以轻松完成学生成绩统计。包括历次期中、期末、竞赛和会考、补考成绩。我校原来的成绩统计是通过Excel进行简单操作的，过程繁杂，耗时长久，而且很容易出现差错。如今通过校园网管理平台，由任课老师将考试成绩输入成绩管理模块后，教务员汇总，计算机便自动生成总分、排名、纵向与横向的比较等各式图表，既降低了错误率，又节省了时间，极大地提高了工作效率。网络化数字化管理，教师能通过计算机快速查询到学生的各种信息，以便及时了解学生的成长过程。各种及时、准确的数据和图表，十分有利于教师们对自己的学科教学情况进行综合分析，以便对症下药，因材施教。尤其是班主任，他们能随时检索调阅学生的档案信息，如家庭住址、父母单位及其电话等，准确掌握学生的第一手资料，使自己能够游刃有余地开展工作。4.学籍档案数字化安全管理，权责分明，保护学生隐私。在实行学籍档案网络数字化管理的过程中，安全管理非常重要，必须要权限分明。高中学生学籍信息的保密程度虽然不如政府机关、及一些重要部门，但学籍信息在相对范围和一定程度上同样存在着保护学生隐私的问题。学籍信息的完整性、准确性，更不允许被肆意篡改和破坏，必须始终保持它的可用性和可控性。我校在学籍档案安全管理方面，实行权限分级管理，德育处负责设置各级权限，对各用户进行分组，授予校级领导、中层以上领导、各职能部门、班主任、任课教师以不同级别的权限，内容主要包括对各种不同类别的学生信息进行查询、新增、修改、删除等等。权限设置后，既能遏制某些人恶意涂改数据，破坏信息，又可防止用户误用，从而有效地保证学生学籍档案信息的完整、真实和安全。

三、学籍档案管理人员也要“素质”化、现代化

档案管理人员素质质量，是电子学籍档案管理科学化、现代化的关键。我校重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，使这些人熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定，努力学习专业知识和技能，不断提高管理水平和业务素质。学校每年定期选派专职、兼职人员到市档案局参加学习培训，与时俱进，优化知识结构，使档案管理人员具备应有的知识存量和敏锐的信息意识、良好的信息道德、过硬的信息处理能力，较好地适应当前我市学籍档案网络数字化建设与正常运行的需求。