企业信息化建设的案例范文

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1.前言

档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。

2.我国企业档案管理信息化建设的现状

2.1档案管理信息化建设的发展概况

20 世纪90 年代中期以来，中国企业的信息化进程不断加快，各种各样的信息系统纷纷建成、运行。企业开始建立使用办公自动化（OA）系统、ERP 系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。信息化建设使得企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少，取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。许多企业档案机构和人员面对电子文件的涌现，没有及时应对，结果造成大量的档案资源流失。曾经发生企业员工离职时随意拷贝甚至刻意删除公司电脑中的电子文件的恶性事故。

2.2档案管理信息化模式实效不高

一些企业档案机构和人员面对信息化浪潮，也开始积极行动起来，他们一方面脱机或联机接收电子文件进馆保存，另一方面对实体档案进行数字化处理。然后，借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。但是，不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重藏轻用，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用，结果导致档案信息化建设效益低下。

2.3档案管理信息化标准、规范工作不足

早在1971 年国际上就开始探讨电子档案的管理模式，然而中国档案界直至1996 年第十三届国际档案大会在北京召开之后，才开始关注电子文件管理理论。有效的电子文件管理实践则更晚。档案信息管理工作标准尚不完善，这制约了企业档案信息工作的进程。

2.4档案信息管理人员的素质有待提高

档案信息电子化就需要现代化的人才，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术，不能只满足于计算机简单操作。

2.5企业归档方式的现状

2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》规定：公文发文处理应遵循草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文处理应遵循签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。这能系统地体现档案工作流程，但是随着政务信息化建设步伐的加快，电子邮件等形式的无纸公文使得网上办公变成现实，如果运用网上办公，一个文件可同时发送多个主送单位，一个单位也可以接收各级部门的电子文件。这样，《国家行政机关公文处理办法》所规定的收文与发文程序将发生变化，公文处理更为直接快捷。收文中的签收、登记程序，发文中的缮印、用印以及分发程序将由键盘和鼠标来完成。以传统的纸质材料为载体的档案工作要应对多样化的文书工作，必将由单一的归档方式向多样化转变。

3.加强企业档案管理的信息化建设

3.1加强企业档案管理信息化的益处

1．大多数基层档案室，计算机的应用单一，有的仅用于档案目录的录入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。档案信息化就可充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高利用率。

2．档案信息化管理使利用者可直接利用机读文件的档案，缩短了二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。

3．档案信息化，是一次投入，多次产出的，这样改变了信息加工受经费限制的局面。

4．档案信息化，信息成果可进行多份拷贝，这样就拓宽了服务范围，扩大了社会影响。

5．档案信息化有效减少了纸质档案保管时所遇到的库房面积的压力。

3.2加强企业档案管理信息化的基础设施建设

针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。

3.3实现传统档案的电子化和信息化

企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。

3.4实现企业信息档案的网络化

企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。

3.5要树立文档一体化意识

我们认为文档一体化的实质是：把现代文秘工作和档案工作从组织制度到具体程序交融在一起，加强对文本管理的超前控制，使文档工作流程科学化、合理化。档案是人们社会实践的历史记录与凭证。文书工作是档案工作的源头，搞好档案工作必须从文书工作抓起。文档一体化的基础性工作是文书工作，文书工作人员由于直接参与公文的收发，比较完整地把握工作流程，对于文件的历史与现实价值有深刻认识，文书工作人员必须具有较强的档案意识，每一个文秘人员不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按文档一体化的要求，强化文书工作即档案工作的理念，在文书流转的过程中及时保存、上缴各种文本。档案工作人员也要经常性对文书工作人员进行档案业务指导，使其明确归档范围。

4. 加强档案管理体制的创新

4.1档案管理机制创新主要在于精简

任何企业，精干是必然趋势，企业档案管理也要跟上企业管理的脚步，档案管理的方法要创新，要扩大档案工作的外延，深化档案工作内涵，将单一的档案管理扩大成信息集中的企业档案管理。通过计算机网络将各种信息资源集合，形成资源共享，使档案管理成为一个集团化的信息综合体，这样才能高效率、自主地、灵活地进行档案管理。

4.2档案管理的机制创新的关键是高效

企业就是要创利润，无论经济体制改革、转换机制，都是为了经济利益和社会效益。档案管理也应该是以此为目标的，从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换，提高办事效率, 让档案资源成为企业科技创新、技术改造的保障之一。

5.结语

总之，为了适应国家信息化建设和档案工作可持续发展要求,各企业应以网络建设为基础，以档案信息资源开发为中心，以提高档案利用率为目的，把档案信息建设纳入到公司信息化建设的总格局，把网络技术应用于档案信息管理工作中，为公司档案信息管理工作全面实现自动化、数字化、网络化开辟了更加广阔的道路和美好的前景。■

参考文献

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随着网络信息技术的快速发展，计算机已经被广泛应用于社会生活的诸多领域，其功能的强大已经被人们所认识到，可以说现代人的生活已经无法离开计算机。在这样一个时代背景下，传统的文书档案处理方式显然已经无法适应企业快速发展的需要，而出现了种种弊端。因此，企业文书档案管理人员，必须要认清这一形势，将计算机技术引入到企业文书档案管理工作中，积极推进企业文书档案管理的信息化进程，如此才能够为企业的快速发展打下坚实基础。

一、企业推进文书档案管理信息化的意义

（一）可以实现信息共享

对纸质文书档案进行电子化处理之后，文书档案的储存方式发生了根本性的改变，再加上网络技术的广泛应用，我们就可以对文书档案进行随时、随地的检查，而且查准率非常高，这些优势都是传统管理方式无法企及的。传统的文书档案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占用了大量资源，也使这些资料所包含的信息大量浪费。而且对于纸质文书档案的查找工作，也非常困难。实现文书档案管理信息化之后，档案管理就由原来的案卷级上升到文件级，管理途径也由原来的单途径上升为多途径，进而使文书档案的信息资源得到最大限度的开发。

（二）提高工作效率

企业实现文书档案管理信息化之后，计算机将被应用于文书档案管理工作的每一个环节，使文书档案管理工作者从繁重的档案管理工作中解脱出来。比如传统的文书档案管理工作，是将纸质的文书档案装订在一起，如果想要对某一份档案进行修改，必须要对整个档案进行拆卷重做，这势必会增加档案管理人员的工作量，使大量时间与精力浪费。但企业实现文书档案管理信息化之后，这种情况就不会出现。我们只需要利用计算机将需要修改的档案找到，使用键盘操作就能够完成对档案的修改，既省时，又省力。而且对于文书档案工作的收集、整理、储存、统计以及借阅等工作，我们都可以借助计算机来完成，使文书档案管理工作的效率大幅度提高。

（三）加快了信息传输的速度

传统文书档案的长距离传递主要依靠的是邮政系统，传送的时间也无法确定，而且传递的过程中，一旦发生了丢失的情况怀，将会为企业带来无法弥补的损失。实现文书档案信息化管理之后，文书档案就可以以电子文件的方式进行传递，不但提高信息传送的速度，同时也保证了文书档案的安全。

（四）电子档案的储存更加稳定

电子档案与纸质档案相比，不但质量轻、寿命长，而且更容易保存。比如纸质档案在高温、酸、氧化剂、潮湿的情况下，可能产生水解或者是氧化反应，这势必会给企业带来不必要，也无可挽回的损失。但电子档案就不同了，随着计算机网络技术的快速发展，我们可以根据不同的实际需要，而选择不同的载体，比如移动硬盘、光盘以及U盘等等，及大的方便查阅与携带。

二、实现企业文书档案管理信息化的建议

（一）打造文书资料的“收集网络”

通常情况下，很多企业都有年底收集、整理文书档案的习惯，年底的时候，企业各部门都比较忙碌，这一时间进行文书档案的收集与整理工作，显然是不妥的。因此，企业需要将年度收集转变为平常收集。企业必须要建立独立的文书档案管理部门，部门工作者可以是从其他部门抽调出来的，也可以是企业招聘来的，同时在企业的每一个科室再安排一名兼职文书档案管理人员，从而组成一个文书资料“收集网络”。文书档案管理部门负责整个企业的文书档案收集工作，而各科室的文书档案管理人员则负责科室的文书档案收集工作，将每日收集到的文书资料以周、月、季度统一上交到文书档案管理部门进行保管。文书档案资料在收集的过程中，必须严格登记，这样才能够做到有据可查，相关责任人要检查好文件资料的完整性，并且要保证文书的字迹、纸张是符合相关规定的。文书档案管理部门收到科室上交的文书档案之后，要进行妥善管理，可以根据实际需要，预备出不同的档案盒，将上交的文书档案分类别的进行存放。

（二）将信息系统的内、外网进行隔离

为了保证电子文书档案的安全性，有必要在信息系统的内网与外网之间，构建出一条物理隔离带，以保证内网所储存的资料的安全。第一层隔离带依靠的是路由器，我们可以对路由器进行安全设置，从而过滤掉补屏蔽的IP地址。或者是先屏蔽全部IP地址，然后有选择性的放行一些IP地址进入内部网络系统。第二层隔离带依靠的是防火墙。现阶段，大部分防火墙都具有认证机制，只要设置防火墙之后，我们就可以对进与出的网络数据进行实时监控；阻止一些禁止操作；对通过防火墙的一些信息、内容以及活动进行详细的记录；对用户的访问行为进行实时监控；对攻击网络的行为进行检测，并发出警报。

（三）加强文书档案管理人员的素质建设

网络技术的进步对于文书档案管理的信息化建设有着重要影响，但是人员仍旧是文书档案管理的信息化建设的关键所在。因此，想要推进企业文书档案管理的信息化建设，首先要完成管理人员的“信息化”建设。企业可以采用培训的方式，培训的内容要包括计算机网络技术、档案学以及相关软件操作等等，同时还要鼓励文书档案管理人员进行自学，帮助他们树立终身学习的意识，如此才能够使档案管理人员的意识与技能共同进步，以适应计算机网络技术的快速发展。除此以外，还需要加大对档案室的硬件设施的投入，这样文书档案管理人员所学到的知识才能够有用武之地，文书档案资料的价值才能够更深入的挖掘，从而为企业发展而服务。

综上所述，随着现代科学技术的快速发展，传统的文书档案管理方式已经无法适应现代企业快速发展的需求，迫切需要我们运用计算机网络技术，实现文书档案管理的信息化，从而满足人们的查询需求与借阅需求。我们可以从打造文书资料的“收集网络”； 将信息系统的内、外网进行隔离；加强文书档案管理人员的素质建设等三个方面入手，推进企业文书档案管理信息化，从而使文书档案发挥出其应有的价值。

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中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）14-0208-01

1、引言

随着社会经济的不断发展，科学技术也在快速发展，现如今已经进入了信息化和大数据时间，现代化信息技术被应用到了各行业和各领域中。我国企业也因为社会经济的发展和信息化技术的冲击开始了改革。企业的管理也应用了信息化技术，传统的档案管理模式逐渐被电子档案所替代，这也是企业顺应市场经济发展的必然趋势。

2、影响档案信息化建设与档案管理效率的因素分析

2.1 对档案信息化建设缺乏正确认识

档案信息化建设改变了传统档案管理方式，是对档案管理服务理念的变革，但部分管理人员对此缺乏正确的认识，未认识到信息技术对档案管理的影响，信息技术对档案管理的影响主要体现在三方面：一是利用信息技术实现档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率；二是实现档案信息化的建设能够方便档案的管理与查阅，有效提高个人的工作效率，并为民众提供方便；三是有利于实现档案资源的共享，提升组织效率。但部分人员由于未认识到档案信息化建设的优势，阻碍了档案管理的变革，降低了档案管理能力，影响了档案管理的效率。因此，对档案信息化建设缺乏正确认识是影响档案管理效率的因素之一。

2.2 企业档案管理工作的不足

企业想要在未来求得更好的发展就要对企业档案进行规范化管理，提升档案管理水平，进而为企业的发展决策提供基础和指导。但是目前很多企业在档案管理工作中仍然存在很多不足之处，为此，应当加强分析档案管理工作的不足及原因，进而采取针对性的解决措施。

2.3 来自网络的威胁

互联网的飞速发展，促进了社会的发展和进步，网络也覆盖了社会生活的各个方面。但是由于网络的架构不完善、网络协议不够强大以及人为的原因等，使得网络在使用过程中存在诸多的安全隐患。一方面，一些非人为因素造成的安全隐患，比如计算机硬件受潮、电源断电或漏电、受到其他辐射或者干扰等，会使得电子档案信息安全问题无法得到保障，甚至会造成电子档案的丢失。另一方面，电子档案的开放利用中会出现人为的操作失误而造成安全漏洞，使电子档案管理系统发生瘫痪，电子档案信息受到威胁。而这些漏洞常常会使档案信息发生丢失或者篡改等情况，使得档案信息无法读取或者读取错误，严重影响电子档案开放利用中的信息安全问题。

2.4 信息化建设和安全管理滞后

近年来，在电子档案管理上，我国已经逐渐向信息化建设发展，有关的档案管理机构也已经建立了一定的数据库。然而，这些数据库的管理和规范没有统一标准，而且数据库之间相互独立，没有建立起一定的联系，这就给电子档案信息安全造成了巨大的安全问题。此外，网络安全的管理和发展也是制约电子档案开放利用中信息安全的一大因素，网络安全技术要不断进步，如果只是在出现信息安全问题以后，才进行技术的更新和改良，那信息安全问题就不能得到有效的解决，起不到真正的预防作用。在安全管理方面，电子档案相关管理人员在日常的档案管理工作中，没有意识到信息安全的重要性，缺乏对电子档案开放利用中信息安全的认识，加之对一些工作人员的培训工作做得不到位，使得他们对电子档案信息安全不重视，工作态度缺乏严密性，直接影响电子档案信息安全。

3、档案信息化管理措施

3.1 提高电子档案管理工作者的业务素质

电子档案管理工作者是电子档案安全工作的主体，档案管理工作者的综合素质直接决定了电子档案的安全和管理效果。所以，要重点培养电子档案管理工作者的业务能力，提高其综合业务素质，定期对其进行专门的电子档案管理培训，使其数量掌握电子档案管理技g和实际操作能力，并且提高其电子档案的安全意识。不仅如此，随着现代化信息技术的不断更新，电子档案管理工作者也要适应这种发现，掌握新的信息技术，熟练操作新的设备，不断的提高自身的技术、技能和业务素质，适应电子档案管理的发展。

3.2 加强档案管理工作

随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件被传输到网络上，致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过电子文件的管理能够保存重要信息，使档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二是做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证电子文件管理的有效性；三是解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。

3.3 加强互联网建设

互联网是一个庞大的系统，因此安全问题尤为重要。加强网络安全建设，包括很多方面，比如数据库的建立、数据的链接等。随着互联网的飞速发展，加强网络安全建设，必须培养互联网人才，利用多种网络安全技术手段，开发相P的网络安全软件和系统，减少对电子档案信息安全的威胁。及时备份数据，避免因硬件损坏造成信息丢失，从而可以补救电子档案信息。在现阶段，电子档案信息安全有着滞后性，而这种滞后性不能得到有效解决，因此电子档案信息安全隐患无处不在，在这样的情况下，建立档案信息备份和恢复具有十分重要的意义。这样能够避免信息丢失，使系统正常运转，保证档案信息的完整性。

3.4 重视信息安全，确保企业档案信息的绝对安全

首先，企业管理者和档案管理人员应当不断更新观念，全面认识企业档案对于企业发展的重要性，充分做好档案管理工作，加强对档案的应用。同时，档案信息是档案价值的重要体现，所以企业应当重视信息安全性和准确性。在互联网时代，很多企业都利用网络技术进行企业档案信息的管理，互联网技术的应用能够有效提升档案管理工作效率，档案的应用价值也有所提升，但是需要注意的是，互联网面对着复杂的环境，网络安全成为威胁企业档案信息的重要因素。为此，企业应当加强建设网络安全保障体系，国家政府部门应当积极制定相应的法律规定，为企业档案信息管理创造良好的条件。企业的管理人员应当完善档案管理制度和责任，由专门的管理人员定期进行档案安全管理隐患的排查，确保每个环节处于安全环境中。

4、结语

随着互联网的飞速发展，信息化时代的到来，在我国的档案管理工作中，信息化和数据化体现得越来越突出，但是电子档案信息安全管理机制不够完善，管理不够规范，加之网络自身存在着一定的不稳定性，使得档案信息安全受到很大的威胁。因此，要加强基础环境建设和互联网建设，对提高电子档案开放利用中的信息安全有着十分重要的意义。

参考文献

[1] 梅龙.浅析企业档案管理信息化建设[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2016，（12）：35-36.

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加强信息化管理，已经成为企业档案管理的一个主要趋势和途径。档案信息化建设是时展的需要，是企业档案工作的主流，是企业档案管理改革的方向。

一、企业档案信息化建设的主要内容

档案信息化建设的主要内容是通过运用终端设备的信息化采集（收集）工具，以数据中心的存储为载体，以数据库建立起来的档案信息库为系统核心，采用档案信息管理软件系统为应用管理的平台，进而实现信息化信息在终端与数据中心之间进行互联，以达到管理人员或一般用户对档案相关资源进行Internet/LAN的应用管理的目的，以实现信息化管理模式和辅助实体管理模式的最优结合。积极推进各类档案的数据库建设，加速局域网建设，将档案数据库作为重要信息。将传统的档案信息通过计算机、系统等软硬件的处理，转化为相对应的数字信息，并存储于档案馆数据信息中心，管理人员或者一般人员可以根据相应的权限在客户端对其进行信息的调用、借阅及处理等，使档案资源得到了最大功能的发挥。造就一支高素质的档案信息化人才队伍。人才是最宝贵的资源，是档案信息化建设成功与持续发展的关键。

二、企业档案信息化建设的重要性

随着互联网应用的广泛普及和深入，网络化工作模式已经渗入到当今社会各行各业，人们必须以网络的高效率来适应社会的发展需要。但是由于种种原因，我国的档案管理在信息化和信息化的进程中普遍处于相对滞后的阶段。随着我国企业各项管理工作向信息化发展，企业档案信息在企业日常管理中的地位越来越重要。为了更有效、更快捷地开发和应用档案信息资源，充分发挥企业档案在企业管理工作中的作用，就必须实现档案管理的信息化来逐渐替代和优化传统的档案管理模式。这其中包括运用网络信息检索技术实现档案检索的自动化、运用缩微技术实现档案存贮的缩微化、运用现代通讯技术实现档案信息的网络化等。档案工作的信息化已经成为档案人员不得不面对的新课题，企业档案工作的信息化建设己成为企业档案的发展趋势。

三、企业档案管理信息化建设中存在的问题

1.档案管理人员综合素质偏低

档案管理人员的素质是档案管理信息化的关键。合格的档案信息化管理工作者掌握计算机理论知识和运用技能，具备档案信息加工提炼能力，更重要的是把有价值档案信息快速有效地传递给档案利用者。这就要求档案管理人员具备较高的综合素质。而目前，档案管理人员的整体素质较低，知识结构不合理，熟练掌握计算机的人才匮乏，绝大多数人都不能运用现代化的技术和工具。缺乏信息开发应用的敏锐意识，特别是通晓档案管理专业知识、计算机技术、网络技术的复合型人才匮乏，影响了档案管理信息化建设的开展。

2.档案管理信息化缺乏安全的网络环境

档案信息具有其本身的重要性和特殊性，需要正确处理开放与保密、档案利用与知识产权保护的关系。档案信息化加强了档案部门与外部门间的联系，但也相应带来了像电脑病毒、电脑黑客破坏、非法访问等造成的安全问题。这也是众多档案管理部门迟迟不愿意上网的重要原因。

3.对档案的重视程度不够

长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

四、建立企业档案网络的方法

人才资源信息是一个国家、地区、行业经济高速发展的必要前提，是社会进步的必要条件。针对我国档案网络滞后，计算机管理档案不成熟，缺乏一支既熟悉档案工作又精通计算机业务的专业队伍，档案部门网络意识淡漠的现状，应采取如下方法：

1.网络建设，从实际出发。做好企业内部员工的培训工作。作为信息社会的主要工具，计算机必须普及到每一个部门，更广泛具体地使用于人事信息管理与利用工作，取代大量重复性的手工操作。现代信息网络的建设需要大量投资，需要专业的计算机人才来建设和做好网络的日常维护工作。网络建设要从实际出发，因地制宜，循序渐进，做到逐步扩大，逐步完善。

2.搞好建设，抓基础工作。档案整理、档号编制的规范化、档案数据库的建立，都是建网的条件。准备工作做得充分、细致、精湛，信息网的建设才能搞好。

3.必须实现档案标准化。在标准化方面要有各种严格的技术标准，要求做到各种数据库的设计一致或兼容，同时要求档案整理的标准化、著录的标准化、分类的标准化和档号编制的规范化。

4.搞好数据库的建设，实现网络化。数据在档案业务建设中是一项最费时、费工的工作。数据库的建立从一开始就要标准化。目前必须依照档案著录表、档案分类法、档案标引等标准来做。

5.加强队伍建设。现代人力资源信息网的建设需要有高素质、懂技术的人才来做，除档案学、计算机知识外，最起码应该懂得一些信息科学知识和信息经济学知识.不然的话，就会因为从业人员的素质不高而影响档案资源的有效利用。

总之，为了适应国家信息化建设和档案工作可持续发展要求，各企业应以网络建设为基础，以档案信息资源开发为中心，以提高档案利用率为目的，把档案信息建设纳入到公司信息化建设的总格局，把网络技术应用于档案信息管理工作中。因此，我们必须加快档案的现代化管理进程，逐步实现企业档案的信息化建设。

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信息技术的发展以及企业信息化进程的逐步深入，给电力企业档案管理带来了前所未有的巨大挑战，同时更赋予档案管理巨大的发展空间。如何充分利用信息化技术，加快档案数字化建设，更快、更好的提供服务是摆在电力企业面前的紧迫任务，电子档案管理也逐渐纳入到信息化建设日程上来。

1.　加强电力企业档案信息化建设必要性和重要性

1.1　实施网络信息化管理，是实现电力企业研究档案管理现代化的必由之路，也是适应企业建设数字化档案室的时代要求。当前，随着电力企业经济的迅猛发展，产生的数据档案分类越来越细、涉及面越来越广，档案所包含的信息量越来越大，社会对档案信息的要求也越来越高。传统的档案管理方式耗时费劲且效率低下，而且为了使传统的文档纸张档案能够长期保存，避免受潮、虫蚀和火灾等灾害，每年都需要投入大量的保管经费；同时因没有及时备份而又不得不为每年有的文档损失担忧。由于档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。现在主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。

1.2　档案管理的信息化建设在一定程度上改善了传统的档案管理工作。现代化信息资源设备的投入使用，使档案管理具有了传统档案管理所没有的开放性，它能够帮助档案管理人员快捷、方便而有效地进行档案管理工作，提高了工作效率和工作质量，也使档案资源得到合理而充分的利用。同时档案管理的信息化建设，为电力企业决策者和管理者提供了真实详尽的档案信息，便于他们扬长避短，尽量避免错误，少走弯路，制定出顺应经济环境和生产力发展趋势的决策，为整个企业发展进步提供有力的政策引导。

2.　当前电力企业档案信息化管理中存在的问题及原因分析

就电力企业整体来讲，目前档案的信息管理与企业的经济发展相比是滞后状态，主要表现在：

2.1目前档案管理的模式主要是采用电子和手工并行的管理模式，在保存电子档案的同时，按照国家的有关规定同时手工整理实体档案归档。在大部分电力企业中当前的文书档案管理系统主要使用OA系统（Lotus），基本做到了档案的电子化；在科技档案管理方面除了使用OA，还需要兼用其他软件。随着企业经营的发展，原有OA版本已不能适应档案工作需求，其引发的问题还有可能导致严重的后果，比如出现数据（案卷或文件）丢失现象、数据库无法备份、数据安全存在极大隐患；在新旧分类大纲同时存在时，档案的分类出现冲突现象，致使档案号紊乱等。

2.2　当前大部分电力企业还是以纸张为主要的存储介质。不仅需要解决部分纸质材料的数字化转换和处理，还需要解决企业日益增长的声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理。

2.3　在当前手工查询档案信息的检索过程中，检索的一般流程为：查阅案卷目录——文件目录——根据文件目录记录的档案档号信息查找档案在库房的存放地址——通知档案室调卷——办理相关借阅手续。传统的档案资料给检索调阅带来了很大的困难，并且在整个查阅过程中，很多情况下查询的途径不够全、查全率、查准率不高，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用业务档案资源为企业提供良好的服务。

造成电力企业档案管理信息化与经营发展不相适应的原因，主要是因为企业档案信息化是近几年才逐步提出和开展的，在大多数电力企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。但是由于其信息仅限于在档案室内使用，不能实现整个企业信息的资源共享。这样就使得档案信息资源得不到充分开发和利用。同时电力企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才，也在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。

3.　加强新形势下电力企业档案管理信息化的主要措施

3.1　更新观念，提升对档案管理信息化建设的重视程度

电力企业的领导层和决策者要站在推进企业长远发展的高度，对档案管理信息化建设给予高度重视。电力企业领导和决策层要以改革创新的思维、高瞻远瞩的眼力、敢为人先的魄力积极加快档案管理信息化建设步伐，促进企业内部基础管理工作上水平、标准化、科学化，从而促进企业经济的持续快速发展。