人事档案托管范文

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甲方：

乙方：

根据根椐《句容市人事实施意见》[市政府句政发〔20xx〕71号通知转发]，甲方受乙方委托保管丙方的人事关系及人事档案，三方订立合同如下：

一、委托保管期从 年 月 日起至 年 月 日止。

二、委托保管期间，丙方的工资福利、病残伤亡等事宜，由乙方与丙方以合同协议确定。乙方与丙方应按规定缴纳丙方的养老、失业、医疗等保险以及住房公积金。

三、委托保管期间，被代管人个人身份不变。有关工龄计算、转正定级、档案工资调整、申报专业技术职务、年报统计、出国（境）政审及失业、养老保险等事宜，由甲方依据有关规定办理。

四、甲方与丙方不存在隶属关系。丙方的一切法律行为甲方概不负责。

五、委托保管期间，丙方新的档案材料，乙方应及时转交甲方审核，并存入丙方档案。

六、委托保管期间，如乙方或丙方中止本合同，应事先征得对方同意，并书面通知甲方办理中止合同手续。

七、委托保管期满，本合同即中止执行。乙方、丙方需及时办理丙方的人事关系及档案的转出或重新委托代管手续。否则，甲方不再保留丙方人事关系。

八、管理费标准按省、市有关部门的规定执行。

九、合同自三方签章后生效。未尽事宜另行商定。

篇2

目前我国的事业单位在其提供利用与人事档案管理等方面进行了积极的探索和改革，获得了一定的成绩和许多宝贵的经验，得到了社会良好的反响，在社会主义建设中发挥了其应有的作用。但随着我国经济社会不断向前发展，人事制度的改革力度不断加强，这使得传统人事档案管理在管理体制、管理的方式方法、材料构成、提供利用等方面的问题逐渐凸显。在新形势下，为完善我国事业单位人事档案管理，就必须对事业单位的人事档案管理模式进行创新。

1 人事档案管理创新模式的含义

人事档案管理创新模式是在市场经济条件下建立的一种新模式，与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关，因此它应是一种社会化、开放式管理模式。其具体含义有以下四点：一是人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性；二是人事档案来源的广泛性和内容具有复杂性；三是利用者对人事档案需求具有多样性；四是人事档案管理方式和服务方式具有开放性。

2 人事档案管理创新模式的意义

在我国，户籍和人事档案极大地制约了人才的流动。若一个人想要调到能够更好地发挥其各方面的专长特点的单位或者地方工作。原单位人事档案的管理模式就会对其跳槽具有极大的制约作用。原工作单位的领导如果不同意他调走，他的户口与人事档案便不可以转走，那么，即使这个人不顾及这些仍然执意要离开原单位，他在家庭、工作、住房、婚姻等方面还是会遇到许多的麻烦。但如果建立了开放式的人事档案管理模式，每个人都是社会人而不只是单位人，社会化的人才机构对每一个人的人事档案进行集中统一的管理，并与人事制度、户籍制度等协调运行，这样一来很多问题都会迎刃而解。因此，在社会主义市场经济条件下，开放式的人事档案管理模式的建立和完善是十分必要的。

3 事业单位人事档案管理创新模式

3.1把分散多头管理转变为集中统一管理

一直以来，分散多头的人事档案管理产生了许多的弊端，应当进行相应的改革。一是要改变各级部门都管理人事档案的陈旧的管理体制，实施相对集中的统一管理体制，既能够节约人力物力，从而提升管理水平，防止各单位、部门之间互相踢皮球，又有利于提升利用的效率以及达到现代化、规范化的人事档案管理。二是应当建立与干部能上能下的用人制度、全员聘任制、人事制、干部转岗分流的人事政策等现代人事政策制度相符合的人事档案管理制度，而不单单是干部档案管理制度。三是由于现有的人事档案管理独立于我国的档案系统，但其又是档案工作十分重要的一个组成部分，因而应当把人事档案管理切实纳入到我国的档案事业系统里面来，接受国家档案行政管理部门的宏观指导。虽然人事档案和其它的专门档案一样，有其特殊性，但其毕竟属于档案的范畴，具有档案的共性，因此，国家的档案政策法律法规对人事档案管理同样具有指导作用。

3.2建立社会化开放式管理模式

我国社会发展的不断进步对人事档案管理提出了新的要求，改革旧管理体制势在必行，开放式社会化的人事档案管理模式的一种创新。人事档案开放式社会化管理模式，包括人事事务所、人事档案文件托管中心、人才交流中心等社会的第三方机构与相应的人事制度户籍制度，实质是人事档案工作的所有环节,从单位档案室转移到第三方组织,目的是要实现人事与公共管理的人事档案。例如，人事档案就可以保存在特殊的人事档案托管中心，仲裁工作和人事认定就可以交给人事事务所处理，人才的流动和开发则由特殊的人才交流中心来进行。本文主要讨论人事档案文件托管中心的管理方法以及人事制度。

3.2.1 人事档案文件托管中心

作为开放式社会化人事管理模式的重要组成部分，人事档案文件托管中心的建立可以很好地推进事业单位的人事改革。计划经济下陈旧的人事档案管理制度，其人事档案由用人单位管理，在当时的环境下，这是可行的。但社会主义市场经济的建立和发展，这在当时是可行的。但是随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，在各单位人事制度改革之后,人员调动越来越频繁，社会的流动人口增多,以前的人事档案管理方式并不能继续满足现实的需要:此外,为了解决人事档案管理过于分散的问题,也应该成立一个集中的人事档案托管机构。鉴于此,有人提议成立国家人事档案中心,就是在《中华人民共和国档案法》的基础上,按照“统一领导,分级管理”的原则,在某些地区设立各级国家人事档案托管中心,集中管理该区域内的人事档案。这个提议有一定的合理性,但现实实行起来并不容易,仍需进一步的探索与研究。建立人事档案文件托管中心,符合市场经济的发展要求,有利于打破限制了人才流动的枷锁,推动人员流动档案管理的规范化,达到双赢的局面。人事档案文件托管中心的主要职责与任务是：确保人事档案质量、保证人事档案被合法使用以及按规定提供和配置相应的软硬件设施等。对于各事业单位委托的人事档案，在保证其信息安全与质量的条件下，积极配合该单位的人才引进战略，促进人才的流动；而对于流动人员的人事档案，则应协调好其各人才服务中心以及其他类似机构的关系，在这个过程中，一方面要建立双方联系机制,不断继续收集与完善其人事档案信息,充分运用现代网络技术，提高工作效率,而另一方面不得私自提升其托管的费用,以为社会服务的良好态度管理好每个文件。

3.2.2 人事制度

人事制度是把人员使用和人事关系管理二者分离开来的一种管理制度，包括人事档案交给第三方机构来管理。通过人事的方法，把流动人员的人事档案管理社会化，从而基本上解决了个人人事档案管理依附于用人单位的问题，防止个人私自携带档案与用人单位私自扣留档案的现象。人事制度的建立实现了人事管理工作由粗放型向集约型服务的一个重要的转变。如中国科学院推行人事制度，打破了人才的壁垒，在实践中得到了广泛的肯定。在这以前，中科院和很多单位一样，人事档案由其自身的人事管理部门管理，限制了人员的流动，导致用人方式的僵化。随后其实施了人事，专门委托中科院人才交流开发中心来管理职工的人事档案，此后，30多名新进入网络中心的应届毕业生的人事档案都已经放在了这个人才交流中心，目前，中科院已全部推行了合同聘用制，每年引进了大量的各类人才，依靠其有效的激励措施与管理机制留住了人才，而其他无编制的科研人员的流动更是十分频繁，但是其人事档案管理工作仍然仅仅有条。通过这种方式，能够依据其经费状况与科研项目的阶段性需求来慎重用人，形成科研人员数量的动态变化，为中科院形成了良好的人才竞争环境做出了重大的贡献，促进了知识的创新。除了中科院外，我国还有很多事业单位也采取了人事制度，比如中南大学、大连海事大学等高等院校，未来一定会有更多的事业单位采用这种方式来管理其人事档案，开展人事工作，这一制度也将成为社会主义市场经济下崭新的人事档案管理制度。

参考文献：

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1. 组织部门：一般能按要求管理权限范围内的死亡干部档案，不定期地向同级国家综合档案馆移交，无档案销毁情况。组织部门能基本掌握死亡人员情况，目录齐全，编目编号规范，能提供电脑检索。但大多数没能按《干部档案工作条例》规定及时将死亡人员人事档案移交档案馆。另外，有的组织部门缺档案移交、登记台帐。

2. 劳动人事部门：我们选择了社会保险处、劳动就业处为调查样本，其死亡人员人事档案数量大，存在底子不清、收集不全、未及时归档等情况。无移交综合档案馆、无销毁情况。县级劳动人事部门普遍存在应该接收国有企业、国有改制企业、非国有企业的人事档案资料收集不齐全的问题，相当部分未能及时登记、分类、编目，没有做到有序排放和有效监管，存在“生者与死者档案混装”的情况。同时，多数县级劳动人事部门对死亡人员情况不够了解，对档案的数量、来龙去脉等底子不够清晰。

3. 机关、群团组织：死亡人员人事档案未统一归口管理，没有移交综合档案馆和销毁档案的情况。市级机关中，有的主管部门除本系统副处级以上干部人事档案组织部门统一管理外，系统及直属单位科级干部人事档案自行管理，其他人事档案则由直属单位自行管理，新录用人员人事档案则多由人才交流中心托管。县级机关中，除部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门统一保管外，大部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门和劳动人事部门管理，干部档案在同级组织部门，职工档案在同级劳动人事部门，流向与归属情况各不一样，管理存在漏洞，甚至出现“无头档案”的现象。

4. 国有企事业单位：除了由党委政府任免的干部档案由组织部门保管外，一般职工人事档案或自行保管，或部分由主管部门保管，或由人才交流中心托管，无移交综合档案馆情况，无销毁情况。

5. 国有改制企业：移交情况不一，管理情况各异，没有销毁情况。有的行业主管部门管理改制前相关人事档案，因无人申报而对死亡人员情况不知晓，对死亡人员数量、情况无法统计，登记、管理不到位一直未移交。有的企业保存改制前的人事档案，清理与整理不到位，登记和分类不及时，部分没有保存死亡人员人事档案，改制期间调离、解聘、退休人员其档案随人走。也有的企业改制前的人事档案包括死亡人员人事档案在改制期间已移交劳动人事部门，而改制后没有建立人事档案，或将招聘人员档案打捆保管，没进行装袋、整理，数据不清楚。

6. 非国有企业：部分企业自行保管人事档案，但多数没有保管死亡人员人事档案；部分企业委托专业机构托管人事档案。据查，非国有企业多数人事档案建立欠规范，欠完善，无统一标准，甚至少数没有建立人事档案。无移交综合档案馆情况，无销毁情况。此外，个别县由乡镇劳动保障站负责管理当地非国有企业人员人事档案。

7. 高校：由学生部自行保管学生档案，管理较规范，底子清楚。无移交情况，无销毁情况，极少数死亡学生档案被死亡学生家属提走。

8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事业单位委托、企业委托、个人委托托管的人事档案，数量大，没有移交、销毁情况。因为很难掌握死亡人员信息，委托管理往往仅限于简单存放、保管，所以对于死亡人员人事档案的情况底子不清，无法准确统计，不少生者、死者人事档案未分开。

9. 社区、居委会：从选取的调查样本来看，很少建立和保存死亡人员人事档案，少数存有或建立了人事档案，但都不存在移交综合档案馆情况，无销毁情况。当辖区内有人员死亡情况时，一般是报送当地派出所，由派出所负责户籍薄（卡）上核销，并登记管理。个别社区试点保存县劳动人事部门移交过来的企业退休职工人事档案，但是否死亡情况不清楚。个别县由乡镇管理村委会、社区的人事档案，但这些人事档案普遍存在资料少、内容缺、不齐全、不规范的问题。

二、存在的主要问题及原因分析

1. 重视不够与认识不足，档案管理要素欠缺保障。调查显示基层单位普遍重视不够，认识不足，更多地是强调人少、钱少、事多等客观因素，投入人事档案工作的力度不够，而死亡人员人事档案工作更是被边缘化。拿被调查单位的档案员来说，档案员更换频繁，不懂业务的有之；档案员兼职过多，疲于应付的有之；档案员履责不力，责任心不强，认为“人死账亡”无关紧要的也有之。有的死亡人员人事档案被拆卸档案外壳，单独存放在类似杂屋的房间，没有任何保管保护措施；有的死亡人员人事档案被“束之高阁”置之不理，部分已有发黄、褪色、发霉、丢失等现象。

2. 政策体制与利益等因素，致使档案管理主体分散、各自为政、归属流向不一。一是体制改革、企业改制人为地形成了“人档分离”，此类人事档案的归属与流向已失范，容易出现“无头档案”乃至丢失现象。二是多头保管加之联系机制未建立，造成信息沟通不畅，死亡情况无人申报无人查实，死亡登记不及时，管理跟进不到位。尤其劳动人事部门“生者与死者档案混装”普遍存在。三是虽然改制有政策，但也存在因利益难以贯彻落实的情况。如有的企事业单位改制期间，存在改制单位缺乏移交托管经费没有按政策移交托管，后多由主管部门代管系统内改制单位职工人事档案。

3. 日常指导与监管缺位，档案业务水平参差不齐。部分组织、人事部门更多重视对在职、在世的人事档案建立、整理、审核等，而忽视了对死亡人员人事档案的指导、监督和检查。而档案行政部门由于上级没有政策和要求，平时很少介入其中。死亡人员人事档案工作的业务水平令人堪忧。一是档案资料收集不齐全。主要原因是档案资料移交和接收不及时。一般来说，如果对死亡人员人事档案不催不要，档案或材料就会长期滞留在单位或个人手里，不能及时归档，容易散失；二是日常管理不善。具体表现为档案装订、分类、编目、利用等不够规范，分开存放、流转登记、统计检查等工作不落实，管理粗放随意；三是整理质量不高。尤其是企业死亡人员档案整理标准不统一，内容不完整，建档欠规范；四是档案信息化程度低。由于缺乏相关意识，或是受客观因素制约，相关单位只把人事档案的目录、个人信息录入电脑，而检索、查阅仍采用手工操作。个别单位虽建立了人事档案信息库，但存在信息更新不及时的问题。

4. 现有制度少且约束有限，无章可循、无规可依的问题突出。在调查的9种类型单位中，仅组织部门有《干部档案工作条例》等依据。然而组织部门普遍没有按要求及时移交综合档案馆。据组织部门反映，难以落实的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁杂。有综合档案馆的同志认为组织部门档案难存放，或是不想管了才会考虑移交，并且移交的随意性大，手续难到位。现实中，各级、各行业经过调研形成人事档案管理制度的很少。调查对象中仅一家自行制订了制度，其中涉及死亡人员人事档案工作的只有“死亡人员档案，每年进行一次清理，重新编号，另行归档”一句。由于大多无章可循、无规可依，死亡人员人事档案管理往往流于形式，既无工作内容、目标任务，也无原则手续、操作流程，更无职责权限，责任追究，久而久之便形成了被动应付的局面，多满足于“用时记得起，闲时搁一边”的现状，这不仅使得工作无所适从，也使得档案面临安全隐患。

三、对死亡人员人事档案管理的建议

1. 高度重视提升认识。各级各类单位要以对党和人民负责、对历史负责的高度来重视死亡人员人事档案工作。一是要保证有专人负责。死亡人员人事档案工作是单位人事工作、档案工作的一项重要内容，具有很强的政治性、原则性、业务性，应明确专人负责，纳入单位工作总体规划。二是要切实将档案工作与其他日常工作同部署、同推进、同检查、同考核。在现行体制下，死亡人员人事档案工作多由政工、人事部门承担，其工作职责、任务要求等必须明确，并且有领导负责督促检查。三是要宣传学习相关法规和业务知识，提升人员的档案意识和整体认识水平，营造一个良好的、给力的人事档案工作氛围。同时鼓励、支持专业人员参与学习培训，通过“走出去、请进来”以及学习先进、学用结合等方式，了解相关工作的规律，掌握专业知识与技能，不断增强业务素质和专业水平。

2. 实施归口统一管理。将死亡人员人事档案全部归口至国家综合档案馆保管，成立“死亡人员人事档案管理中心”，对各类死亡人员的档案进行资源整合，集中管理，建立死亡人员人事档案数据库。单位档案室、专业档案馆、专业机构等管理的死亡人员人事档案可依法移交至综合档案馆“死亡人员人事档案管理中心”，实施归口统一管理，有利于防止政出多门、人为过失，有利于档案工作“三个体系”建设。此外，劳动人事部门管理的人事档案较多，死亡人员人事档案也会越来越多，档案管理责任重大，有必要成立行业直属并接受档案行政部门指导的专业档案馆，实行专人专管，专门管理。

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我院是佛山市大型综合性三级甲等医院，也是佛山市卫生系统第一批实行人事聘用制试点单位。自2004～2008年，我院对招收的608名医务人员实行人事。人事是社会主义市场经济体制下形成的一种新型的人事管理体制，是与社会主义市场经济体制发展相配套的新型人事管理模式，是医疗卫生单位自身生存和发展的需要。而人事档案管理工作由人事机构负责，则标志着人事档案管理的规范化、系统化、社会化，改变了人事档案纯属单位所有的弊端，解决了人事档案能进不能出的问题。随着人事制度的进一步推行,用人结构的不断变化，与实行人事制度的初衷相比，医院人事档案在的过程中出现了一些问题，本人在此仅对人事档案中存在的问题作简要归纳,并提出相应的对策措施。

1目前医院人事档案过程中存在的问题

1.1人事机构与医院职责模糊、衔接不紧，对人员的档案重接收，轻开发利用人事机构与医院工作职责不明确，在具体操作实施时没有落实协调机制，造成衔接工作的断层，工作职责的模糊，不同程度上影响了人员的人事档案管理，由于人事机构档案管理的条件及管理制度不健全，其管理模式仍侧重于一般的接收保管、存放，档案大多以原有结构存在，而且档案装订不及时，档案材料散乱无章、杂乱无序，利用极不方便。以致未能充分发挥人事档案的作用。

1.2人事机构对人员的档案补充、收集、更新缓慢，未能全面、准确、真实地反映人员的现实情况随着人事人员的经历不断变化，其人事档案的内容也需要连续不断地得到补充与更新,才能真实地反映其现实面貌。医务人员在科研教学、职称考评、继续教育、业绩考核等方面形成的材料十分丰富,收集工作不到位、不及时,导致了许多归档范围内的材料流失,破坏了人事档案的完整性。查阅我院新招收有工作经验的医务人员人事档案中，常常缺少转正申请表，晋升工资表，年度考核表、资格考试报名表等原单位材料，大多数有的只是学生档案、人事人员关系托管表等材料。在人才调转的过程中，原人事机构只把手头仅有的人员的人事档案转到另一个机构，从不理会档案是否齐全。直接影响了人员在新单位的工资套改、职称评定及聘用。

1.3“人档分离”日益严重在实行人事制度以前,我院职工人事档案在单位保管，能及时对档案进行补充、收集、更新，做到人档统一，便于查看与利用。自2004年新录用人员实行人事档案制度后，人档实行分开管理，医院要了解人员的情况，都必须要到人事机构查阅或借阅人员的人事档案，对档案的利用带来不便，容易造成人档不统一。有时甚至出现人事档案与人员流向脱节，即原机构有档无人，新机构有人无档的人档分离现象。有些毕业生在学校办了暂缓就业，学校按规定把学生的档案寄回原籍人事局或人才交流中心保管，而毕业生又没有回原籍就业，在其他地方找到工作，这也是造成“人档分离”的重要原因［1］。

1.4医院工作节奏受阻，医院档案管理人员工作量增加由于人事档案具有连续性的特点，是个人成长经历的真实记载。如果机构的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时,医院对个人的情况就会“一无所知”，从而延误相关工作。例如，在医院每年招收的医务人员中，有的是入党积极分子或预备党员，这在档案中均有记载，如机构不及时把这方面的信息提供给医院，势必会影响对入党积极分子的培养考察和预备党员预备期的正常转正。

人事档案托管在人事档案机构后，医院档案管理人员的工作量不减反增,除了要处理日常工作外，还要对人事档案人员的档案材料进行分类整理，按人员分类录入移交档案材料表，才能把档案移交到人事档案机构。人事人员的职称评审、工资晋升、政审、出具各种证明材料等都需查阅档案内容，都要到人事机构办理,并经过一道道繁琐的查阅审批手续，档案管理人员不得不常常往返于医院与人事机构之间，这样人事档案的结果，导致在一定程度上增加了医院人事档案管理人员的工作量［2］。

1.5人员对人事档案重要性认识不足，未能转变观念有些人事人员对人事档案认识不足，认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无,对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪都不清楚，还有的认为自己的档案不在本人所属的单位，而由档案机构管理，觉得不放心，甚至有些人还认为自己和非人事人员不一样,没有归属感。人员不重视个人档案只会使自己的权益无法得到保障，人员的这些思想观念如不转变,必然会给人事档案工作带来负面影响。

1.6人事档案机构未能转变服务观念人事档案机构存在“你求我”的观念，对人员动向掌握不明，与人事人员缺少沟通联系，有高高在上的思想，服务态度过于生硬。很多具体繁琐的事务让医院档案员代办，如：催缴费、催促人员回学校或生源地转递学生档案、人员流向汇报、转正定级通知等。

2有效实行医院人事档案制度的对策

2.1转变思路,规范档案管理操作程序，制订实行人事后的人事档案管理制度，进一步明确人事人员人事档案目标管理方向实行人事后的医院人事档案工作须由医院与人事档案机构合作才能完成,这就要求双方在管理工作上观念要有所转变。医院要积极配合人事档案机构做好档案材料的收集工作，人事档案机构也不能仅仅停留在保管档案上,双方都要在档案管理方面做好协调工作，制订出可操作的具体措施,明确医院和人事档案机构的职责范围、工作程序等，着力解决职责不清、关系不顺、程序不规范、信息反馈不及时等问题，弄清楚哪些是机构的职责、哪些是医院的职责，明确收集归档时间、归档内容和归档范围，建立健全一整套包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查（借）阅、转递、与人员和医院定期联系等方面的规章制度。做到有章可循,有法可依、规范管理。使医院人事人员的人事档案目标管理的方向逐步达到法制化、规范化和科学化。

2.2大力宣传人事档案机构及其职责范围，切实执行现有规章制度，实现人事人员的知情权加强对人事人员的宣传力度，切实执行现有规章制度。将有关人事档案政策和规章制度让人员知晓，让更多的人知道人事档案机构及其职责，人事人员档案管理原则、管理范围、对象及转递、收集、整理利用规定等，让更多的人事人员了解档案托管的实际意义。只有将人事档案托管在人事档案机构的人，才能享受到某些应有的待遇，如身份保留、工龄连续计算，转正定级等［3］。

在一定范围内将不属于保密范畴的档案内容向人员公开，实现公民知情权，让当事人对自身的档案状况有清晰的了解，认识到档案是自己的业绩、信用等方面的一个体现，逐步改变人员对档案的神秘感和漠视感，增强人员的档案价值意识，提高对人事档案的重视程度，从另一方面对人事档案的真实性和完整性也起到很好的监督作用。

2.3重视人事档案材料的收集工作注意沟通信息渠道，建立健全人事档案信息交换联系制度，人事档案机构与医院建立人事档案材料收集网络，把需归档材料的内容及范围以书面形式发到医院，定期联系，医院对档案人员在工作中形成的人事材料及时收集、鉴定、登记,年终由人事档案机构和医院进行档案移交,以保证人员的人事档案真实性和完整性。逐步理顺和疏通档案材料的收集渠道，以提升人事档案的利用价值。

2.4更新观念，增强服务意识，优化服务质量档案管理人员是人事档案工作的主体，档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作，因此人事档案管理机构的档案员必须熟悉国家人事政策和法律法规，了解人事制度，掌握人事档案专业知识和业务技能，这就要求档案管理人员要不断提高自身素质，切实转变工作作风，增强服务意识，由现在的被动式服务向主动服务转变，不断拓展、延伸服务功能，主动与医院及人员沟通、联系，搭建一个双方充分了解的平台。营造一个和谐的工作环境，为人事人员和医院提供优质、方便、快捷、高效的服务。

2.5实现人员人事档案信息化管理，发挥人事档案的信息功能人事档案信息开发是促进人力资源合理配置的重要手段，人事档案机构在处理好开发利用和保密的前提下，建立人员人事档案管理信息系统和相应的信息连接，实现网络共联,凭借网络优势，以现代化的网络化管理模式，实行个人基本信息的联机网络检索和联网查询，向医院人事部门提供人事档案人员的基本信息。医院可以借助网络平台，不受时间、地域的限制，快捷、方便地查阅本单位所属人事人员的电子档案，实现人事档案信息资源共享，快速、方便查阅人事人员的社会保险缴纳、学历、职称、履历等信息，既减少了档案人员工作量,又使人事档案信息资源得到充分利用,为促进人力资源的合理配置提供有效的途径，为医院在发展、培养、选拔使用人才上提供坚实可靠的材料。

【参考文献】

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甲乙双方经协商达成如下：

一、甲方同意保管乙方委托的人事档案。

二、协议有效期为_______年，自_______年______月______日起，至_______年______月______日止。

三、乙方每年应向甲方缴交管理费_________元人民币，协议期内档案转至其他单位，其管理费不予退还。

四、甲方仅为乙方托管人事档案，双方不存在劳动关系及任何行政上的隶属关系，乙方的就业、工资、福利、医疗、人身意外、缴交社会保险费、退休申请及退休养老金的领取等均为自理。乙方在托管期间，其本人发生因病及伤亡事故导致的一切责任均由乙方本人自负，与甲方无关。

五、乙方在托管期间，应自觉遵守国家的有关法律、法规，不得以甲方之名义从事任何违法违纪活动，不得违反计划生育。否则，一经发现，甲方立即单方终止协议，脱离托管关系，托管费不予退回。

六、在托管期间，如乙方由于调动原因需要调阅档案或转至其他单位，需由接收单位出具证明，甲方才给予办理阅档或转档的有关手续。

七、本协议期内，甲方按国家有关规定管理乙方的人事档案，为乙方出具与档案有关的证明、材料。

八、本协议期满后，乙方如不及时交纳托管费除按规定交纳托管费外，每人每日加收滞纳金_________元。

九、乙方如变更地址及联系电话应及时通知甲方，以便联系。如不及时，由此造成的责任概由乙方承担。

十、本协议单方或自动终止时，托管关系自然解除。

十一、本协议未尽事宜，甲、乙双方应友好协商解决。

十二、本协议一式两份，甲、乙双方各执一份，具有同等效力。自签字盖章之日起生效。

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一、人事档案管理模式概述

（一）人事档案概念

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。人事档案制度的主要内容包括：

1.材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档。

2.检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

3.转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。

4.保卫保密制度。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。

5.统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况等。

（二）人事档案管理模式

人事档案管理模式是指以某种指导思想为基础，适应当时的社会经济环境的人事档案管理制度和方法。不同的社会经济环境人事档案管理模式不同，比较典型的是计划经济时期的人事档案管理模式和市场经济时期的人事档案管理模式。计划经济时期的人事档案管理模式是以计划经济体制相对应的一种模式，即人员与工作单位高度吻合封闭，人员无法在社会上自由流动，人事档案的内容更多的是在单位的表现、定级等内容，凸显单位对人的管理，在一个封闭的系统里保存。市场经济时期的人事档案管理模式是与人员作为一种生产资源在全社会范围内自由流动相对应的，即人事档案管理上重视的是人才服务，以服务为主，体现在为人力资源合理配置提供信息，并且人事档案管理是一种开发的模式，进出自由。

二、传统人事档案管理模式存在的问题

当前人事档案管理模式对人员的管理确实起到了巨大的作用，但是当前的人事档案管理模式仍然具有强烈的计划经济体制时代的色彩，存在着较多的问题，难以与人员自由流动的市场经济体制相适应。传统的人事档案管理模式存在的主要以下几个问题。

（一）人事档案管理体制僵硬

当前人事档案管理体制是分层、多元化的，按照身份进行划分，整个人事档案管理体制僵硬并且条块化。

首先，按照人的身份进行人事档案管理，将全部人事档案分为干部、工人、学生三大块，这种划分是建立在城乡二元分离的基础上的，干部、工人和学生这种分类是以城镇居民为基础进行划分的，而广大的农民和进城务工人员是不纳入人事档案管理体系的。此种划分的基础是典型的计划经济时代的产物，是城乡二元对立的思维模式的延续。毫无疑问，此种按照身份的划分和城乡二元模式，与当前的市场经济人员自由流动和城镇化的发展趋势是相对立的。最大的问题就是大量进城务工的农民工，在城市打工定居下来后，涉及教育、职称、工龄和社会保险等问题由于缺乏人事档案造成农民工无法享受相应的权益。

其次，档案管理机构条块化，人事档案的管理机关无法统一，造成人事档案的分散。目前的人事档案管理上按照干部、工人和学生进行划分，相应的人事档案由不同的机构进行管理，即使是同一身份的人事档案，又有不同的级别划分，分数不同的人事档案管理机关，条块分割。这样产生的问题就是不利用于人才的流动，一些用人单位往往利用人事档案管理制度，放人不放档，而档案往往又和人才的各种福利待遇挂钩，结构造成人才无法自由流动。

最后，人事档案管理制度落后，许多制度是上个世纪九十年代初期制定的，而那时计划经济色彩仍然较浓，制定的人事档案制度具有封闭性。制度设计上的就是封闭性的，在管理体制上当然具有僵硬性。

（二）人事档案管理体系的封闭性

首先目前的人事档案管理按照身份进行划分，各身份之间界限分明，并且人事档案必须以工作单位为基本的管理单位。在以往职工只要成为国企的一员，就能享受干部般的待遇，如果成为干部，则其住房、薪资、养老、医疗等有了终身的保障，人事档案也进入企事业单位的人事部门，进行统一、分级管理，虽然目前人事档案制度较以前已经有所改变，但是干部、工人和学生的人事档案只对内部开发的封闭性仍然没有改变，等级鲜明。

其次，人事档案的内容处于保密状态更多的是为了保存而不是公开使用。人事档案的内容多为人事简历、评价等内容，注重的是人的历史身份，并且人事档案的作用更多的体现在政治上的政审，只在考公务员、升职、上学、入伍等特定时期运用，其他时期大多数都处于保密的封存状态。

（三）人事档案内容陈旧无法适应经济发展要求

人事档案的内容偏重与人的历史身份，如籍贯、求学表现、工作表现、个人简历、各种评价鉴定等内容。目前人事档案的内容是与陈旧的计划经济体制相对应的，在计划经济时期注重的是人的历史身份，注重的是政治上的审查。因此人事档案的内容当然与此相适应。而在市场经济条件下，随着市场经济的不断发展，人们的观念产生了巨大的改变，个体经营自谋生计成为很多人的选择，合资、三资、独资等多种形式的企业纷纷建立，为社会就业提供了新途径的同时也引起了用人机制的变化，大多数企业在招聘人员时，更加看重一个人的个人能力，而非其历史身份，从哪个单位来的，企业对职工的管理靠合同而非人事档案。职工在履行合同之后，可以根据自己的喜好选择自己喜好的岗位，流动性大，企业间竞争的日趋激烈使得跳槽现象越来越多，而很多原有单位为了维护自身利益而扣留其人事档案，导致大量死档、弃档的产生。

三、人事档案管理模式创新的途径

（一）以开放式心态树立人事档案管理的服务意识

我国的人事档案是由政府、企业和高校人事部门管理，内容保密，不对外人开放，个人也不得私自查阅。事实上，人事档案中需要保密的材料十分有限，且大部分档案内容本人已经知道，只有极少内容本人知道结果却不清楚其过程，因此，人事档案管理机构应以开发的心态，适度开放人事档案。另一方面，政府、企业和高校对个人的人事档案具有垄断性，如企业对职工的评价如何，职工完全不知晓，形成严重的信息不对称，且导致人事档案的完善缺乏有效的监督。政府、企业和高校完全可以对人事档案采取公开的方式向社会各界公开，并且对人事档案的制定过程予以全流程的公开，增加透明度。当然对人事档案各级管理机构，有一定筛选的过程，对于那些涉及隐私的内容仍然加以保密，不予公开。

在市场经济条件下人员大幅度流动，企业招聘看重的是求职人员的能力而不是政治身份，对人事档案的需求更多的是为了查明求职人员真实身份和能力等。求职人员对人事档案的需求更多的是为了在教育、社保、职称等方面。针对不同群体的诉求，人事档案管理应以他们的需要为主，积极为他们服务，方便社会公众查询人事档案，为社会服务。树立档案管理的服务意识，首要的是要让档案管理从业人员梳理服务意识。服务意识的树立不是一朝一夕能够自我完成的，需要加大对从业人员的培训。通过长期的培训，不断的强化从业人员的服务意识。服务人员的服务意识树立起来了，档案管理工作中重管理轻服务的问题便迎刃而解。

（二）在管理组织结构上顺应人员流动的社会趋势

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[中图分类号] R197.322 [文献标识码] C [文章编号] 1674-4721（2012）02（c）-0161-02

The analysis and ideas of the personnel file management current situation of the employed staff

ZENG Xuelan XIE Guangming LIU Shujun ZOU Xin

People's Hospital of Huizhou City in Guangdong Province, Huizhou 516001, China

[Abstract] In order to explore the new situation of employed personnel files management, the personnel file management current situation of the employed staff in our hospital since 2000 were analyzed. The extensive implementation of employment system, and the social management of personnel files bring new problems while they effectively improve the hospital staffing situation and the limitation of talent, such as management of personnel files. Combined with the nowadays status improvement is offered: Establish the social public management of personnel files for employment; build a talent information network，implement the sharing of human resource information.

[Key words] Employed staff; Personnel files; Management situation; Analysis

2000年以来，根据国家人事制度改革要求开始实施“单位自主用人，个人自主择业”的用人机制后，聘用制人员的人事档案就推行“人事”的模式进行管理，自此，人事档案就成为了人力资源管理工作中的重要内容。目前，本院聘用制员工已有876人，其人事档案采用委托第三方服务机构即人才交流服务中心管理，原有的在编人员1 008人仍采用传统的管理模式管理。在多年的人事档案管理的实际工作中，人事档案在发挥其优势的同时，也存在一些不可避免的问题。

1 聘用制人员人事档案管理中存在的问题

1.1 人员流向与人事档案脱节

人事带来的医院用人上的人档分离，最大的优点就是医院使用人才不再受到现有人员编制限制，给医院人才引进提供了极大方便。但是，这也造成了聘用制人员档案管理的一些新问题，最突出的就是“弃档”、“死档”、“断档”、“假档”、“自揣档”[1]现象普遍，造成人员流向与人事档案脱节。究其原因，主要有三方面：（1）用人单位和当事人存在一种认识误区，认为聘用关系就是“聘用期间我发工资你干活，合约结束停发工资你走人”的关系，均忽视了人事档案管理的重要性。从用人单位角度看，在招聘人员时，拟聘人员即使不带档案，只要专业对口，人才适用照样接收，这样造成干部自动离职、停薪留职甚至被开除时，原单位出现了“有档无人”，新单位出现“有人无档”的人档分离现象，使得有些干部的来历不明，假学历、假文凭、假政绩的情况时有发生。从个人角度来说，很少有人知道人事档案的作用，更没有积累和保护档案的认识。有些毕业生出于好奇心，私自拆开档案看里面究竟有什么，结果形成了“开口档案”，也有人更是“遗忘”了自己的档案，抱着一种“走到哪里干到哪里”的无所谓态度……按照人事档案的规定，这些情况都将给个人今后权益纠纷、学历证明、社会保险等方面带来很多不必要的麻烦，甚至影响到未来发展。（2）学校的就业指导缺位。个别学校尤其是大中专学校是指导不到位甚至不负责任的。从到本院应聘的人员来看，有部分人员从学校毕业后就一直自己拿着档案，学校在学生毕业后就直接将其个人档案交与个人，让其将档案交应聘单位，根本不知道还有人事档案这样的管理，更不知道档案的重要性。（3）各地政策的差异性导致。各地区的人事档案规定不同，致当事人被动弃档或断档。如个别地方制定了大中专生不予办理人事的规定；有地方毕业1年内没办理人事档案的只能“托管”的规定；如毕业多年没在正规人才交流中心办理人事的，本市也无法接收其个人档案等等。

1.2 人事档案多头管理，信息更新及利用难

目前本院人事档案管理部门较多，有的由组织部门管理，有的在卫生主管部门管理，工人档案在医院管理，其他聘用制人员则在人才交流中心人事，或在各自生源地或托管，也有极少的“自揣档”，造成了管理难的局面。一些人事档案信息的提取、传输和交流环节较难，更是导致人事档案信息老化，难以保证人员档案信息的及时更新和即时利用。目前，本院对于在政府部门管理的档案尚能交接归档，但还有不少聘用制人员的档案分流在各地，需归档的信息资料如年度考核、各类资格考试、注册考试等反映个人才能的资料，只能让其每年到本院人事管理部门签收取回，自行到本人档案所在地归档以保证档案完整。从人事档案管理的角度看，人事档案多点流向存在极大不便甚至存在隐患：（1）单位还留存大量人事档案散页，以备有人取回归档，既增加了单位的管理难度，同时由个人取走归档资料也不利于保证信息的真实性、及时性和安全性；（2）人事档案利用困难。目前本院对调入单位的人员，仍采取到各处“借档摘抄信息”的办法了解情况和进行工资计算，大大增加工作量和工作难度；（3）档案利用价值低，功能弱化。由于难以及时收集信息归档，档案不能满足用人单位了解和掌握一个人全部信息的要求，不能满足新形势下社会经济发展相关领域对个人资信材料的需求，不能有针对性地提供有权威的证明材料，尤其在任用提拔、计算工龄、出国政审等方面甚至容易出现失真情况。

1.3 存档费用高，“废弃档”清理难

经了解，各地的档案管理收费按每月20～50元不等。若以每年250元计算，如果某人才市场托管2万份档案，一年收取的管理费为500万元。高额的存档管理费使得不少人放弃档案，而清理“死档”已经成为存放档案单位和中介机构非常头痛的事。如本院近年来解除人员或自动辞职的人事档案，由于本人一走了之，既不取回转至相关机构，也不调入其他单位，本院又不能丢弃或销毁，导致积累的“弃档”和“死档”，至今不知如何处理，只能在档案柜里继续存放。

2 聘用制人事改革背景下的人事档案管理的几点设想

2.1 建立聘用制人员人事档案管理社会化公共管理服务新模式

面对实施聘用制的大环境，人事档案的管理也要适应新形势，要尊重人才流动，增强信息意识，树立主动服务意识，积极探索新的人事档案管理手段，为组织人事工作参考利用提供服务。

2.1.1 增强人事档案的规范化管理意识 随着聘用合同制的普及，越来越多的人从“单位人”变为“社会人”。因此，各人事组织和劳动部门、学校、用人单位都要顺应形势要求，更新观念，联合管理，针对聘用制人员流动特点，变管理为服务，变监督为指导，加强人事档案的规范化管理。一方面人事组织部门要规范档案管理的制度建设，完善档案机要转递程序的管理，注重各个环节的管理制度建设。另一方面，用人单位也要充分认识到个人档案是劳动关系运行中不可缺少的组成部分，对离职者或解聘者的任用和重新就业的劳动权益有直接影响。因此，在进行聘用前必须查档，对没有人事档案或不按政策进行人事档案的人员不予接收，既避免后续的劳资纠纷，也使得应聘者重新重视个人档案。当然，学校更要切实担负起学生的教育和指导的职责，帮助学生树立珍惜档案观念，了解档案管理知识，避免“弃档”、“自揣档”现象发生。

2.1.2 建立统一机构，集中管理 要改变目前多头管理的现状，设置专业化的人事档案社会化管理机构，将国有单位、独资、合资和私营企业等非国有单位员工的人事档案[2]，还有暂时没有找到工作的毕业生的人事档案统一管理起来，尤其各地人才交流中心应该互动互通起来，这对于保障人事档案的完整性和安全性显得尤为必要，甚至可以大大减轻用人单位和个人的负担。

2.1.3 强化聘用制人员档案材料的收集整理机制建设 要建立提供档案有关材料的管理机制，规定单位集体存档和个人存档提供材料的责任和义务。与此同时，要进一步更新和完善材料收集的内容，扩大归档内容和范围，将业绩能力和诚信记录纳入信息归档范围，为资源共享建设提供信息基础。

2.2 建立人才信息网络，实行人事档案信息资源共享

只有人事档案信息资源成为人才流动和使用的坚实平台，才成真正实现人才资源共享，推动各行业的竞争和发展。这就需要探索建立流动人员人事档案信息网络系统，在严格执行人事档案保密制度的前提下，提供人事档案信息网上查询服务，同时对档案信息进行网上收集、整理、完善，形成人事档案的精品，实实在在服务于用人单位，真正发挥人事档案制度的优势。

2.2.1 实行信息化管理手段与技术 按管理权限逐层逐级建立流动人员档案局域网，通过局域网之间的相互联结[3]，实行人才流动档案网络化管理，建立流动人员人事档案信息库，作为开放式的人才信息网络平台和主要信息源，将不属于保密范畴和不具有知识产权的流动人员人事档案信息实行网络服务。

2.2.2 明确职责和权限，规范管理程序 在人事档案信息管理中，要进一步明确人才中心和用人单位之间对人事档案的收集、整理和移交工作职责和管理程序。要给予用人单位一定的管理权限，由用人单位专人对人员信息进行更新维护，人员信息实行动态化管理，确保聘用制人员信息的时效性、真实性和准确性。这样既可保证流动人员与流动档案同步，使个人档案信息更具连贯性，让用人单位利用档案更具时效性和全面性，也可避免档案的人为涂改，减少“弃档”、“死档”现象。

2.2.3 建立健全网络人事档案查询管理制度 人事档案社会化管理机构将有资质的用人单位纳入网络查询服务管理，用人单位在新人进入时可凭单位的资质申请，被认证后给予人员信息网络查询服务。人事档案社会化管理机构同时要建立和其他社会部门广泛联系，把保存在不同机构的关于同一个人的所有档案都建立关联，利用身份证的唯一性作为代码重新编号，使人事档案的社会化管理的编号方式可以形成新的体系，人和档案相互对应，实现个人档案社会一体化，从而使人事档案发挥资源整合功能[4]，在为社会各机构和部门提供信息的过程中，能全面展示一个人的工作经历和工作状态。

[参考文献]

[1] 朱玉媛，鲁文艳，李军. 我国流动人员人事档案管理的现状与对策[J]. 图书・情报・知识，2007，（5）：44-45.

[2] 刘淑霞. 分析人事档案管理中的“弃档”现象[J]. 浙江档案，2005，（3）：38.

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[中图分类号]D631.42 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）04-0063-01

计划经济体制下我国一直沿用按“农业户口”与“非农业户口”进行划分与管理的二元户籍管理体制，改革开放30多年以来尽管户籍改革呼声此起彼伏，时至今日依旧没有进行彻底改革。2010年国务院将户籍制度改革列入当年九大重点改革任务，国务院常务会议审议并原则通过的《关于2010年深化经济体制改革重点工作的意见》协调推进城乡改革。深化土地管理、户籍制度改革，建立城乡统一的建设用地市场和人力资源市场。据公安部官方网站提供的信息，在2007年公安部承办的452件代表、委员建议、提案中，涉及户籍管理的97件，占总数的21.5%。对于许多代表、委员就推进户籍管理制度改革提出的建议、提案，公安部治安管理局在广泛征求意见的基础上，起草了《公安部关于进一步改革户籍管理制度的意见（征求意见稿）》，并根据国务院领导同志的指示，会同国家发改委、教育部、民政部等13个部门进行了户籍管理工作综合调研，形成了《公安部关于进一步改革户籍管理制度的意见》（送审稿），正在进行进一步修改、完善。2007年送审，至今没有下文，看来户籍改革依旧阻力重重，何日破冰？还需耐心等待。

一、二元户籍制度框架内的人才档案管理存在的问题

人才服务中心是在改革开放过程中为适应人才合理流动创建的人力资源和社会保障服务机构，是深化人力资源和社会保障制度改革的产物，它在人力资源配置从统包统配模式向发挥人才市场基础性作用模式的转换中逐步成长壮大的，开辟和发展了各项为人才服务的业务。实际工作中二元户籍制度框架内的人才档案管理存在的问题是显而易见的。

一是高校毕业生就业难的矛盾比较突出。2012年全国新增就业1266万人，年末城镇登记失业率控制在4.1%。2013年高校应届毕业生699万人。根据某知名社会调查机构的跟踪调查，受宏观经济形势影响，企业用人规模缩减，2013届毕业生求职难度增加，2013届高职高专毕业生签约率为35%，低于上届同期9个百分点；本科毕业生为38%，低于上届同期8个百分点；硕士毕业生为29%，低于上届同期7个百分点。调查表明，高职高专“有专业相关实习”的毕业生签约率为43%、本科为47%；硕士“有工作经历”的毕业生签约率为35%。

二是档案管理任务加重。人事是指人才中介服务机构，经政府人事部门授权，接受单位或个人的委托，依据国家政策法规，对各类人事事务提供社会化服务的一种新型的人事管理方式。档案管理是工作的重要内容，随着近年来高校毕业生人数逐年增加，档案管理工作任务越来越重。

三是异地就业人员档案管理弊端过多。由于受户籍制度限制，一些在大中城市工作的大学生档案无法实现就业地托管，只好把档案移交户籍所在地托管，造成人在外地工作，社会保险在工作地缴纳，人在千里之外就业，档案在户籍所在地保管。办理相关人才服务手续找人困难，签字更困难，这种人事对异地就业人员带来的不便是显而易见的。

四是造成人事档案与社会保险费缴纳地不一致。如今人事档案一般都考虑户籍所在地，许多高校毕业生在异地就业，在异地缴纳社会保险费，由于受户籍制度制约档案只能在户籍所在地托管，这对于这部分人员到达法定退休年龄后退休待遇造成新的不公。

二、做好二元户籍制度人才档案管理的对策

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随着中国现代市场经济的建立与发展，户籍制度与人事制度都发生了相应的改革，而与人事制度相关联的人事档案管理工作也随之发生了变化，传统的人事档案管理模式无论是从管理上还是制度上都已不能与当今社会发展相适应，因此，在社会主义市场经济条件下，新型的人事档案管理模式逐渐被人们运用到实际的工作当中。

一、新型人事档案管理模式的含义

近些年来，我国市场经济快速发展，信息化程度更新越来越快，在进行人事化档案管理时就具有了社会化、开放式等特点，下面我们对其特点进行分析。

1.社会化

社会化才可以保证人才流动的快速运作。伴随着市场经济体制的逐渐形成，我国各类经济快速发展，形成了国有企业占主导地位，其它企业争相发展的局面，并相继涌现出外资企业、合资企业与各类私人企业等。人才流动更加频繁。传统方式的人事档案管理与新时代的发展形式不符，传统的人事档案管理只是单纯的收集本单位人员的资料，主要记载个人的工作经历及工作表现等基本资料，没有面向社会进行公开化的记载。

2.开放式

在市场经济的条件下，人事档案管理也在进行改变，无论是管理形式还是管理方法都进行了或多或少的转变。在市场经济的大环境下，人事档案管理开始面向整个社会，其服务特点与对象具有一定社会性。对管理也发生一定的转变，不在单纯的管理本单位的人员，而是对全社会人员进行流动性管理，扩大了其涵盖范围，增加可管理人员的库存。为社会提高完整的人事档案，有效促进人才的流动与社会的发展。

我们将传统的认识档案管理模式与新型人事档案管理模式进行对比，不难发现其中的区别。传统的人事档案管理在进行工作是时单纯的对本单位人员资料进行记录，并且只对内开放，供本单位内部人事使用，而新型人事档案管理模式大大增加了人事档案的来源，促使人事档案内容丰富，选择性增强。人事档案来源的广泛性与内容结构的复杂性是由人事档案的管理机构与管理、服务对象的社会性决定的。

3.多样性

当今社会企业与企业之间的竞争越来越激烈，要想在激烈的竞争中生存，就必须拥有优秀的人才，人才是企业的立足之本。在面临人才的选择问题时，可以利用人事档案对人才进行一定的了解，在进行选择适合公司或者企业发展的人才。现在的人事档案管理模式具有多样性的特点，这是由查阅人事档案者类型、用途的多样性导致的。同时，新的人事档案管理模式使人事档案不在局限于本单位，开始面向全社会，除上级组织需要外，还可以满足各种类别的需求，被组织和个人查阅。

二、新型人事档案管理模式的特点

1.新旧人事档案管理模式并存发展

传统人事档案管理政出多门，当前人事档案总体上是单位人事部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是“档随人走”的传统人事管理模式的反映，既制约了人才流动，又影响了人事档案管理质量。然而，在当今乃至很长的时期内，传统人事档案管理仍将继续延用，但其较为封闭、内向的管理特点不应成为现代人事档案管理中唯一的方法。作为新型人事档案管理模式，是在市场经济条件下产生的新模式，是对人事档案管理模式的补充。建立新型人事档案管理模式，社会化、开放化特点将更为人们所接受。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更为充实和完善。

2.新型人事档案管理模式的主要受众群体为流动人员

流动人员包括了辞职、辞退、离开单位和没有工作单位的人员，其档案与一般人事档案相比具有较为特殊的特点。由于流动人员没有固定的工作单位、工作变动大，人事档案大多由县级以上政府所属的人才交流中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，适用于社会化、开放式档案管理模式。流动人员能够把自己的人事档案托管到人才交流中心管理，减少了很多不必要的麻烦，方便了工作和生活。像中国南方人才市场就有一个制度相对完备、人员较为专业的人事档案托管中心，只要流动人员每年缴纳一定的托管费，其人事档案可以长期寄存在该单位，同时还有专业人员管理流动人员的工资、职称、社保等问题。但现今由于许多人才交流中心并没有得到行业内很好的规范化管理，在很多人才档案管理方面变相成为其制约流动人员的赚钱手段，由灵活管理变成了制约，使得新型人事档案管理模式的灵活管理的原意变了味。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，由“以档养档、适当收费”过渡到公共财政全额提供经费，从而建立社会公信力强的人事档案管理机构。在今后的工作中，有关部门也应加强管理，制定相关规定，使得流动人员“物尽其才”，人事档案管理工作真正做到灵活方便。

3.公共利用人事档案的需求越来越多

新的社会发展趋势将更为开放，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量更为快速，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将是必行之道。

我国政府机构改革将越演越烈，在精兵简政后的机构改革管理上，小单位自行管理人事档案的模式将逐渐消失，同时，政治体制改革的深化，机构管人的理念也逐渐淡化，“干部本位”思想也逐渐淡化并消失，企业干部、教师、科研人员、大中专毕业生可自由择业，人才成为单纯的社会人，人事档案社会化、开放式管理模式逐渐成为一种通用的管理模式。

三、新型人事档案管理模式的出现对社会形成的意义

建立规范化、现代化、网络化管理的新型人事档案管理模式，有利用于人事档案的快速、公开、透明的利用，达到人才流动、人尽其才的目的。

四、结语

只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

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我国人口众多，政治、民族、宗教、文化等非常复杂。为了规范人才管理，我国政府一直以来对档案管理非常重视。但是也不容否认，我国的档案管理长期受计划经济的影响，在行政管理较多的约束下，对于聘用制下的事业单位来说，在人事档案管理方面无论是管理体制上，还是管理方法上都显得机械、繁杂、滞后，已经远远不能适应目前社会管理要求。为了适应新形式的要求，需要对聘用制下的事业单位人事档案管理工作进行完善。

二、聘用制下的事业单位人事档案管理现状

1.不适合人革要求

我国事业单位的人事档案管理工作来源于计划经济时代，在工作指导思想上、方式方法、手段上都明显还存在着计划经济时代的烙印。如过份强调家庭背景、政治表现；如记录还采用手工输入，效率慢、误差多频频出现；如保存不善发霉、丢失现象也屡屡发生。这说明传统的档案管理模式已经远远不能适应今天人事发展的客观要求，无法满足事业单位对人才的管理以及人才自由流动、健康发展的要求。

2.管理手段落后

人事业单位的档案管理还没有从传统的纸质阶段解放出来，一直采用的纸质记录还在许多地方延续。一些地方虽然使用电脑，但也只是使用简单的EXECL进行输入、输出而已，也没有实现真正意义上的信息化。因此，人事档案从信息采集到录入存在着很长的时间差，这种时间差可能是一年，也可能是几年，也就是说当一个人辞职、应聘、奖惩等手续、环节变动都是被动的、滞后的，而不是超前的，这显然无法提供充分人事信息及时为使用人才单位服务，已经失去了档案管理的初衷。而且，现代的人才流动非常频繁，原始的人事档案由于信息不对称，手段落后，造成原始信息始终滞后，在信息手段缺失的情况下，无法及时反映信息存在的问题进行及时弥补或给予预警。

3.实用价值不高

人事档案管理工作存在许多漏洞，失去了应有的严肃性。最明显的表现就是大多基本资料都是个人提供或者填写，有的人为了对自身缺点、缺憾进行粉饰，可以肆意对年龄、家庭住址、学历、政治身份进行篡改，或者填写过程中不慎产生错误，档案管理人员一般只是看看，无法进行一对一的深入调查、取证，结果往往曹操塞入档案袋。从而导致人事档案失真现象严重，久而久之，档案管理也就失去了严肃性，最终影响档案管理的事业发展。这主要是新形势下标准与管理制度不够一致而导致的工作安全性缺失。

三、聘用制下的事业单位人事档案管理对策措施

1.提高信息化管理

人事档案是为人才的流动服务的，所以事业单位的人事档案管理 要紧跟这一宗旨。首先要改革人事档案的管理手段，积极采用新技术。随着计算机新技术的大规模应用，包括输入、记录采用了计算机，但还远不能适应先打的管理要求。最根本的是开发人事档案管理程序，基本功能要包括分析、预测、统计及搜索等功能，并满足远程调入和调出要求；其次是完善档案的载体形式，利用新媒体技术进行自动影响录入，从而保证档案的完整性和真实性；最后就是实现逐级审核制度，确保档案信息的及时性和准确性。计算机技术提供了客户的级别权限，从不同地域、不同部门可以实现联动机制，方便了审阅、校对、复读，解放了手工工作的劳烦，减少了人为失误。利用互联网技术还可以有针对性地检索、查阅，真正让档案管理活了起来，切实做到服务于人才发展需要。

2.提高档案质量

市场经济极大促进了个要素的流转，其中人才流转是最快的，客观就需要人事档案管理工作要紧跟这一新变化。目前。事业单位大量采取人才聘用制，这一做法确实解决了人才的需求，但在招聘用人过程中，亟待通过审核档案来了解招聘的人员经验、经历。来为自己用人、留人提供依据。为此，档案提供的信息的真实性就成为事业单位人才发展的重要工作。过去一个人在一个单位可能干一辈子，档案在一个地方也可能呆一辈子，在管理上很方便，可以做到有错能纠。现在则不然，一个人任意流动很正常，信息不对称必然产生滞后乃至错误。为此，档案的管理迫切需要走市场化的道路，简单地说可以采取第三方托管的方式。这样做的好处是让人事档案管理更加专业化，让专业的服务机构提供专一的服务。国家可以制定人事档案管理的标准、准则加以宏观管理。这样解决了人事档案管理工作目前属于配角的尴尬，还可以解决人事档案管理缺少人才、缺少资金的局面，从源头提高档案管理的质量。例如，《中华人民共和国档案法》制定了“统一领导，分级管理”的原则，根据这个原则在某些地区设立各级国家人事档案托管中心，集中管理该区域内的人事档案就是一种很好的尝试。

3.适应时代变革的需要

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根据国家有关法律规定，本着双方互惠互利，共同发展的原则，经甲方、乙方双方协商，特订立本协议，以便双方共同遵守。

一、乙方自愿将档案、资料寄存在甲方。

二、乙方寄存的档案、资料所属年度为_________到_________;档案数量为_________卷，具体见交接清单。

三、乙方的档案寄存保管期为_______年，从_______年______月______日起至_______年______月______日止。

四、乙方按标准向甲方缴付寄存费_________元后，双方办理寄存档案的交接手续。

五、寄存期内乙方因特殊情况须提前退回寄存档案的，甲方不退还寄存费。

六、寄存期满乙方如需延长寄存期，应重新签订协议。

七、因不可抗力造成寄存档案受损，甲方不承担赔偿责任。

八、甲方的义务和权利

1.负责提供寄存档案存放的场地、技术设备、管理人员。

2.负责寄存档案的保管、保护，确保档案安全。

3.负责寄存档案的管理、统计、查寻、检索。

4.拥有寄存档案的管理权，有权查验利用者的身份证明。

5.对寄存期满不取走的档案有权进行处置。

九、乙方权利义务

1.寄存档案应具有保存价值，经过整理，编目，也可委托甲方提供有偿整理编目服务。

2.应按收费标准向甲方缴纳费用。

3.查阅利用寄存的档案应出示寄存者有效证明(单位介绍信、身份证、工作证)。寄存者利用其所寄存档案不再收取档案利用费

4.对寄存的档案拥有所有权。寄存期满，如不继续寄存须在期满后60天内取走所寄存的档案。

5.享有优先利用权，并可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

6.对因甲方管理不善造成虫蛀、霉变、遗失等问题，有权要求赔偿。

十、本协议执行过程如有未尽事宜，双方协商解决。

十一、本协议一式二份;甲、乙双方各执一份，具有同等法律效力。

甲方(盖章)：_________ 乙方(盖章)：_________

法定代表(签字)：_____ 法定代表(签字)：_____

_________年____月____日 _________年____月____日

劳动合同范本(二)

甲方：_________________

乙方：_________________

甲乙双方经协商达成如下：

一、甲方同意保管乙方委托的人事档案。

二、合同有效期为_______年，自_______年______月______日起，至_______年______月______日止。

三、乙方每年应向甲方缴交管理费_________元人民币，合同期内档案转至其他单位，其管理费不予退还。

四、甲方仅为乙方托管人事档案，双方不存在劳动关系及任何行政上的隶属关系，乙方的就业、工资、福利、医疗、人身意外、缴交社会保险费、退休申请及退休养老金的领取等均为自理。乙方在托管期间，其本人发生因病及伤亡事故导致的一切责任均由乙方本人自负，与甲方无关。

五、乙方在托管期间，应自觉遵守国家的有关法律、法规，不得以甲方之名义从事任何违法违纪活动，不得违反计划生育。否则，一经发现，甲方立即单方终止合同，脱离托管关系，托管费不予退回。

六、在托管期间，如乙方由于调动原因需要调阅档案或转至其他单位，需由接收单位出具证明，甲方才给予办理阅档或转档的有关手续。

七、本合同期内，甲方按国家有关规定管理乙方的人事档案，为乙方出具与档案有关的证明、材料。

八、本合同期满后，乙方如不及时交纳托管费除按规定交纳托管费外，每人每日加收滞纳金_________元。

九、乙方如变更地址及联系电话应及时通知甲方，以便联系。如不及时，由此造成的责任概由乙方承担。

十、本合同单方或自动终止时，托管关系自然解除。

十一、本合同未尽事宜，甲、乙双方应友好协商解决。

十二、本合同一式两份，甲、乙双方各执一份，具有同等效力。自签字盖章之日起生效。

篇12

乙方：___________________________

根据国家有关法律规定，本着双方互惠互利，共同发展的原则，经甲方、乙方双方协商，特订立本协议，以便双方共同遵守。

一、乙方自愿将档案、资料寄存在甲方。

二、乙方寄存的档案、资料所属年度为_________到_________;档案数量为_________卷，具体见交接清单。

三、乙方的档案寄存保管期为_______年，从_______年______月______日起至_______年______月______日止。

四、乙方按标准向甲方缴付寄存费_________元后，双方办理寄存档案的交接手续。

五、寄存期内乙方因特殊情况须提前退回寄存档案的，甲方不退还寄存费。

六、寄存期满乙方如需延长寄存期，应重新签订协议。

七、因不可抗力造成寄存档案受损，甲方不承担赔偿责任。

八、甲方的义务和权利

1.负责提供寄存档案存放的场地、技术设备、管理人员。

2.负责寄存档案的保管、保护，确保档案安全。

3.负责寄存档案的管理、统计、查寻、检索。

4.拥有寄存档案的管理权，有权查验利用者的身份证明。

5.对寄存期满不取走的档案有权进行处置。

九、乙方权利义务

1.寄存档案应具有保存价值，经过整理，编目，也可委托甲方提供有偿整理编目服务。

2.应按收费标准向甲方缴纳费用。

3.查阅利用寄存的档案应出示寄存者有效证明(单位介绍信、身份证、工作证)。寄存者利用其所寄存档案不再收取档案利用费

4.对寄存的档案拥有所有权。寄存期满，如不继续寄存须在期满后60天内取走所寄存的档案。

5.享有优先利用权，并可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

6.对因甲方管理不善造成虫蛀、霉变、遗失等问题，有权要求赔偿。

十、本协议执行过程如有未尽事宜，双方协商解决。

十一、本协议一式二份;甲、乙双方各执一份，具有同等法律效力。

甲方(盖章)：_________ 乙方(盖章)：_________

法定代表(签字)：_____ 法定代表(签字)：_____

_________年____月____日 _________年____月____日

劳动合同范本(二)

甲方：_________________

乙方：_________________

甲乙双方经协商达成如下：

一、甲方同意保管乙方委托的人事档案。

二、合同有效期为_______年，自_______年______月______日起，至_______年______月______日止。

三、乙方每年应向甲方缴交管理费_________元人民币，合同期内档案转至其他单位，其管理费不予退还。

四、甲方仅为乙方托管人事档案，双方不存在劳动关系及任何行政上的隶属关系，乙方的就业、工资、福利、医疗、人身意外、缴交社会保险费、退休申请及退休养老金的领取等均为自理。乙方在托管期间，其本人发生因病及伤亡事故导致的一切责任均由乙方本人自负，与甲方无关。

五、乙方在托管期间，应自觉遵守国家的有关法律、法规，不得以甲方之名义从事任何违法违纪活动，不得违反计划生育。否则，一经发现，甲方立即单方终止合同，脱离托管关系，托管费不予退回。

六、在托管期间，如乙方由于调动原因需要调阅档案或转至其他单位，需由接收单位出具证明，甲方才给予办理阅档或转档的有关手续。

七、本合同期内，甲方按国家有关规定管理乙方的人事档案，为乙方出具与档案有关的证明、材料。

八、本合同期满后，乙方如不及时交纳托管费除按规定交纳托管费外，每人每日加收滞纳金_________元。

九、乙方如变更地址及联系电话应及时通知甲方，以便联系。如不及时，由此造成的责任概由乙方承担。

十、本合同单方或自动终止时，托管关系自然解除。

十一、本合同未尽事宜，甲、乙双方应友好协商解决。

十二、本合同一式两份，甲、乙双方各执一份，具有同等效力。自签字盖章之日起生效。

甲方(盖章)：_________ 乙方(签字)：_________

代表人(签字)：_______

_________年____月____日 _________年____月____日

劳动合同范本(三)

甲方：_____________________

乙方：_____________________

经甲、乙双方协商，就乙方委托甲方保管档案达成以下协议：

1.甲方根据《档案法》和_________部、人事部有关规定，为乙方保管档案。乙方应在签订本协议及缴交档案保管费后，按有关规定及时将档案及相关资料转入甲方，否则甲方不予提供相关服务。

2.经乙方申请，甲方按国家有关规定，只为乙方提供出具档案保管证明以及借阅档案的服务，不提供其他服务。此外，乙方的就业及与其他机构的关系、工资福利、社保医疗、人身权益及人身意外等均应自理。

3.乙方应遵守国家及省、市的法律法规，遵守甲方有关档案及人事管理规定和计划生育管理的有关规定。

4.本协议期自______年_____月_____日至______年_____月_____日。本协议期满，乙方应及时与甲方续签或将档案转出;否则，视为乙方继续委托甲方保管档案，甲方可依规定的收费标准每年向乙方计收档案保管费，并保留追收乙方欠费的权力。

5.乙方应于签订本协议时向甲方缴交档案保管费_________元，协议期内如档案调出，费用不予退还。

6.本协议由甲方代表人签字，加盖公章及乙方签章后生效。甲、乙双方各执一份，具同等效力。

7.本协议未尽事宜，由甲、乙双方协商解决。

篇13

2医院人事档案管理信息化

我院随着网络信息技术的发展，建立OA系统（办公自动化OfficeAutomation）、HIS（医院信息系统（HospitalInformationSystem）在人事档案工作中，应用HRP（医院资源规划HospitalResourcesPlanning）成为医院资源管理的重要工具，使医院实现人、财、物科学化、规范化、精细化管理。这使人事档案从单机管理、光盘存储快速发展到网络系统；通过建立数字化的档案，实现网上归档，实现人事档案信息化，建立反映医院专业特色、具有个性特征、方便实用的数据库[3]。利用现代化的技术手段，由扫描仪扫描转换成文档信息录入电脑数据库。储存的档案、照片、录音及录像等资料，采集基本信息，及业务能力、专业特长、临床及科研的成果、论文论著、获奖情况、医德医风、工作业绩、考核、奖惩、工资等信息，严格审查输入档案信息,确保所输人信息真实、准确。信息变化及时修改、增加，保证档案信息的时效性、真实性和准确性。档案内容收集采取动静结合、纵横结合、定量与定性相结合的方式[4]。我院逐步形成办公自动化，做好档案管理信息安全化，防止工作人员操作失误、系统设备故障或者计算机信息损毁。在系统建设上，分清职能，明确信息的采集、维护和使用等各分工与权限，最终形成科学、有序、规范、协调的运行机制，重视信息资源开发与利用。建立人才引进与培养机制，引进高学历、专业素质高、责任心强、熟悉计算机操作的档案管理人员，重视和做好原有从业人员的岗前培训与继续教育工作，要做“持证上岗”，在岗人员要不断学习，并定期进行技能、知识培训，不断更新知识，提高技能［5］。

3充分发挥人事档案在医院人力资源管理的作用

（1）为领导决策提供人才信息和用人依据，实现个人基本信息的微机检索和联网查询，对各学科人才的工作履历、学习经历及专业技术培训等情况进行汇总分析，预测医院人才的发展潜力，为选才、用才、育才、留才、发挥作用，形成一个面向人才市场、面向社会开放的人才信息系统，实现人事档案管理工作规范化、科学化、现代化。（2）为完成新的工资制度改革提供了保障，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，职工可在建立OA网上查阅工资情况。（3）建立卫生技术人员业务档案，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义，为职称评定提供了依据，为医院管理提供了准确及时的信息。（4）我院开始逐步实行大中专毕业生人事，将人事档案托管给人才交流中心，促进了人才流动，促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。