档案专项管理范文

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（一）财政专项档案形成的特点

财政专项材料内容广泛。科研单位财政专项通常分基本建设、人才建设和科研辅助三大方面。基本建设又有仪器设备建设、基建和环境建设。因此，财政专项档案材料形成情况比较复杂，涵盖内容广泛，涉及科研单位几乎所有档案。如财政专项申请、执行和验收过程中形成的一些文件涉及文书档案，仪器设备建设涉及仪器设备档案，基建和环境建设涉及基建档案，财务收支涉及会计档案，科研辅助的财政专项又涉及科研档案，财政专项执行过程中形成的照片还涉及照片档案，等等。

财政专项执行时间较长。多数财政专项不可能在一年内完成，一般要2～5年，少数则需要更长的时间。

（二）现行财政专项归档管理办法及弊端

现行的财政专项档案分散在文书、科研、基建、仪器设备、财务等各种档案中，缺乏系统性。这种归档方法最致命的弊端：一是材料分散，不但材料分散在各种档案中，而且文书、会计等档案是按年度归档，会计凭证还是按月装订，导致材料更加分散。因此要系统利用财政专项档案难度较大，特别是项目验收、绩效评价和上级检查等情况下往往不能很快很及时地提供齐全的档案。二是对财政专项档案的归档情况无法进行系统检查监督，如归档项目是否齐全和每一项财政专项中归档材料是否齐全等都无法监管，导致一些项目或材料漏归。可见,有必要对财政专项档案的归档和管理方法进行全面改革，建立专门的财政专项档案工作。

建立财政专项归档管理体系

（一）财政专项档案归档管理体制的构建

浙江省农科院2007年建立了财政专项档案管理体制，构成如下：

1.组织体系：院档案室负责指导和监督全院财政专项档案的归档工作，并确定专人管理财政专项档案。财务处负责财政专项工作的人员负责提供全院财政专项的有关信息，并负责全院财政专项汇总材料的归档。各研究所设有财政专项档案兼职管理员，专门负责各研究所财政专项档案归档的技术指导和管理未结束的财政专项档案。财政专项执行部门确定专人负责做好项目档案材料的收集、保管和归档工作。

2.归档制度：全院所有的财政专项无论资金数额大小均应归档。财务处在下达财政专项经费项目时必须同时落实财政专项档案的归档任务。涉及院内数个单位承担的财政专项形成的综合档案由主持单位负责落实归档任务，相关的基建和仪器设备档案由各参加单位自行归档。归档材料应由执行部门主要负责人审查签字才能归档。财政专项验收时必须同时验收财政专项档案。

3.归档时间：由于许多财政专项执行时间长，如果等项目结束后再归档，许多材料容易丢失，特别是原件丢失严重。因此，财政专项一经立项必须于次年年初开始归档，每年归档一次。

4.档案管理：将财政专项综合档案单独作为一种档案进行管理。尚未结束的财政专项综合档案由各处（室）、中心、研究所负责管理，已结束的财政专项项目综合档案及时移交到院档案室保管。

（二）材料的收集、整理和制作

1.明确财政专项归档材料范围

财政专项归档材料可分为财政专项综合档案和业务档案。业务档案即在执行财政专项过程中形成的科研、基建、财务等档案，这些档案按照各业务档案归档范围进行归档。

财政专项综合档案归档材料范围，包括财政专项申请、实施和验收过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、记录、账单、声像等各种载体材料。

财政专项项目的申请材料：项目申报书、经费预算、可行性研究报告、批件、合同书等。

财政专项项目执行中的材料：招标投标材料、政府采购确认书、合同、协议、会议记录、有关审计材料、财政专项整改材料（含申请报告、批复、整改后的决算表）。相关硬件设施照片、发票复印件等。另行归档的基建、仪器设备和科研等档案的移交目录、卷内目录以及归档情况说明。

财政专项检查中的材料：执行情况汇报、工作总结、经费执行情况、经费使用表和其他汇报材料。

财政专项验收材料：验收申请书、总结、绩效评价全套资料、经费决算表、仪器设备等资产账单、验收意见、会议记录等。

2.财政专项档案的制作

以件归档：因提倡财政专项一经立项就开始归档，因此归档工作是一项持续的工作。为便于归档和管理，财政专项综合档案原则上以件归档。为便于保管和利用，件的大小可根据材料自然形成的规律和有机联系灵活掌握。同一时间形成的材料或性质类似的材料可以适当合并。如申请材料（项目申报书、可行性报告、批件等）可合为一件；验收材料可合为一件等。

立卷单位和题名：财政专项综合档案一般以一个专项项目为立卷单位，案卷题名与财政专项项目同名。

年度归档方式：同一财政专项每年归档只是在原有的档案盒中逐年加入新形成的材料，直至档案盒装满，再另装一盒，而不是每年形成一卷（盒）。件的顺序一般按形成时间前后排列。备考表上注明每年归档的年份、件号和件数。

业务档案的归档：财政专项所形成的科研、基建、仪器设备档案可根据科研、基建、仪器设备档案的要求进行归档。

保管期限：财政专项综合档案保管期限暂定为30年。

正确处理财政专项档案与其他档案的关系

原则是：在维持原有的各种档案归档管理方法的基础上，既要确保财政专项和各业务档案材料归档齐全，便于管理和利用；又要减少重复归档，浪费人力和财力。

（一）财政专项档案与文书档案的关系

财政专项材料形成的文件留档时多留一份打印（油印）件。文书档案还是按原来的方法（打印件、发文稿加底稿）归档，以维持单位每年形成文件材料的完整性。另一份打印件归入财政专项档案。

（二）财政专项档案与基建、仪器设备档案的关系

财政专项中许多经费是用于基建和购买仪器设备的，因此所形成的档案也是财政专项档案内容的一部分，这些材料如果归到财政专项档案中，则基建档案和仪器设备档案就不系统、不健全，并且在查找时首先要分清该基建或仪器设备是否属于财政专项，然后在不同的系统中查找，给查找增加了难度。同时基建和仪器设备档案的管理利用有自身特点，归到财政专项档案中管理也不顺畅。然而，这些基建或仪器设备档案又是财政专项档案的组成部分，特别是一些审批、审计、招投标、免税等材料在检查财政专项时又常常要查阅，如果只归基建、仪器设备档案，不归财政专项综合卷，由于基建、仪器设备档案归档材料内容与财政专项有所不同，容易使财政专项申报、审批、决算及验收等方面的材料漏归。

因此，作为以基建和购买仪器设备为主的财政专项的材料，分为财政专项综合卷和基建、仪器设备档案。其中基建或仪器设备档案仍根据基建和仪器设备档案原有的方法进行归档。但是，在归档时要把已归档的基建、仪器设备档案的移交目录和卷内目录归入财政专项综合卷中，并标出案卷号，以便查找。

（三）财政专项档案与科研档案的关系

与科研有关的财政专项：一是纯科研的财政专项，二是包含基建、仪器设备等其他内容。科研档案与财政专项档案虽然属于两个范畴，但是纯科研的财政专项全过程和步骤，以及材料实质内容和性质与科研类似，因此作为纯科研的财政专项，可以按照科研档案的归档方法归入科研档案中，不需要另外再归。而除科研外还包含其他内容的财政专项，可以把科研、基建、仪器设备档案按原有的方法归入各类档案中，再归一份财政专项综合档案，并把已归档的科研、基建、仪器设备档案的移交目录和卷内目录归入财政专项综合卷中，标出案卷号，以便查找。

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财务专项资金档案管理的重要意义主要体现于四个方面：一是响应了国家法律的号召，严格贯彻执行《档案法》、《会计档案管理办法》及《会计法》等，这对国家相关单位提升依法治档水平具有重要意义;二是有效的提升了事业单位工作效率，在经济新形势下，单位资金管理逐渐呈现出复杂化、多维化的特征，且网络经济的渗透使得传统简明化的档案管理办法逐渐在子系统与细节处理方面呈现出一系列问题;三是益于单位管理者更准确、快速的做出决策，清晰、如实的归档可以使得管理者快速获得决策的一手资料，更益于财务计划制定、预算编制、财务问题提炼、纠正等;四是档案管理的细分化、信息化、严格化更便于各部门工作人员快捷的查找历史资料，获取有效信息。因此，无论从国家政策层面，还是单位内部利益层面，档案管理均具有深远意义。

二、事业单位财务专项资金档案管理现状

(一)档案管理传统化

互联网经济下，档案管理也需要实现网络化。但目前许多事业单位尚未实现档案管理现代化模式，未能与数字化信息技术相接轨。这种传统化主要表现为系统信息化和财务人员信息化两方面：一是档案管理方式过于陈旧，个别单位仍然沿用上世纪90年代的手工记账、整理、归档方式，且仍采用纸质档案形式，这样既不安全，又占用库存成本，部分单位虽然采用微机操作，但缺少输出设备;二是档案管理人员老化，信息技术要求单位人员必须具有现代网络技术操作能力，而当前的事业单位档案管理通常是准退休人员，这在一定程度上导致单位难以实现财务人员信息化。

(二)监管片面化

监管是单位防范档案管理风险最直接、有效的手段之一。但事业单位当下呈现出三方面不足：一是监管设备落后，在大数据智能时代仍然采用手工签字的事后监管方式，显然已经落后于部分违规手段;二是违规代价小，公款私存现象近几年虽然加大了惩罚力度，但仍局限于任中监管，未延伸至任后;三是监管主体只是财务部门或审计部门，难以形成监管的长效化、常态化，甚至财务部门或审计部门作后，监管不能起到任何作用。

(三)专项资金使用不规范

事业单位中有两种专项资金使用不规范现象：一是白条抵库现象，这就使得财务账面金额大于实际库存现金，在一定程度上导致账实不符，难以入档，尤其此类现象发生在跨会计年度期间，档案管理更加复杂;二是公款私存现象，主要表现为专款挪为私用和专款挪为其他项目用，这直接导致会计档案账证、账实、账账均不一致，甚至出现跨项目入账，使得档案管理难度呈现几何级增加。

三、规范和加强事业单位财务专项资金的档案管理策略

(一)搭建与维护信息管理平台

信息系统平台搭建主要着手于财务人员信息化和业务处理信息化两方面。首先，单位必须招聘年轻财务人员，实现新老交替，强化财务人员网络意识、法律意识、责任意识;部门领导必须重视档案交接、保存、销毁环节，严格把控管理信息系统登录权限，同时必须保障电子账簿与纸质账簿双管齐下，这益于保障档案安全;定期培训单位老员工，加大继续教育力度，强化档案管理服务能力和信息应用能力，专业上鼓励老员工带新员工，信息系统操作上鼓励新员工带老员工。其次，单位必须加大信息技术投入，加快实现单位内部各部门间的信息共享、线上信息传递、实时获取信息，增强电子档案、电子账簿在部门内部的传递、使用频率;强化内部信息技术风险防范意识，组织开展部门信息科技治理、信息科技风险管理、信息安全、信息系统开发以及测试和维护、信息科技运行、信息科技外包等方面内部控制，建立健全风险状况的防范机制。

(二)创新监管机制

档案管理的规范与强化需要借助监管机制的创新，这主要体现于三种机制创新：一是科技监管机制创新，积极拓展和提高计算机在档案管理监管领域的应用和使用层次，搭建业务数据平台，实现会计、稽核信息系统与档案管理信息系统之间的数据传输与对接，促进各类业务数据的共享与监测，加快监管信息系统建设，完善业务分类监管模型，通过数据+模型分析的数据化监管模式，查找线索、确定重点、精确范围，实现实时监控、动态监控。

二是联动监管机制创新，实施重大项目联动监管机制，在部门间充分实现横向、纵向的协调配合，共享监督成果，一方面建立检查联动机制，强化档案管理、会计、审计等各部门间的沟通交流，有效整合各自资源优势，共同参与项目检查，形成监督合力;另一方面建立监管与业务部门间检查成果的相互反馈机制，实现有效的互补。

三是违规机制创新，以经济审计为切入点，推进监督全覆盖。积极稳步推进经济责任审计工作，使经济责任审计从离任审计向任中审计，从事后监督向事中、事前监督的转变，实现审计监督的常态化、长效化，促进部门领导主动作为、有效作为。一方面单位必须建章立制，夯实基础，另一方面要把握重点，有的放矢。以档案流程设计为主线，突出重点机构，以风险为导向，突出重要环节，对不同部门归档时间、准确性、分类有效性配以相应的评价标准，强化违规机制的目的性和针对性。

(三)建立健全档案管理及其相关工作领域制度

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专业档案是党政机关、企事业单位及其他社会组织，在某一专业职能活动中形成的具有比较稳定的文种和记录目的的档案。具有专业性强、独立性与现行性强以及动态性强的特点。专业档案不仅形成规律、内容性质有明显的专业性，文件名称、格式、整理方法等也有其专业特点，同时其作用范围、作用对象和作用时效也有特定的专业局限性；是专业职能活动的必要管理工具和解决问题的手段，具有突出的现实使用价值，可以相对独立地支撑有关专业活动，且工作查考期长，查考的实时性、连续性要求高，往往作为立档单位全宗内相对独立的部分由形成部门保管和使用；记录的数据和信息需要同记录对象的现实情况保持动态一致，随着记录对象的变化随时补充和变更记录，直至对象的消亡。这也是部分专业档案需要由形成部门相对独立地保管和使用的重要原因。

(二)区县专业档案管理中存在的问题

2006年北京市西城区档案局通过问卷调查方式，对区属44个立档单位专业档案的形成、整理、保管、利用及归属流向情况进行了调查。经统计汇总，44个立档单位分别由其所属的217个专业科室(所属单位)形成各类专业档案378种(文种)。根据全区各类专业档案不同的整理、保管单位统计，2004至2006年这三年中，平均每年形成专业档案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。这些专业档案由各单位综合档案室统一保管的有180种、由专业档案室保管的有40种、由形成科室自行保管的有158种。从整理方法上看，这些专业档案按记录对象(事项、单位、户、人)整理的有223种，按时段整理的有138种，按其他特征整理的有17种，其中整理后需要随时增减内容的有47种。整理后，编制纸质档案目录的有304种、编制电子目录的有91种、未编制档案目录的有58种。这些专业档案中，有查阅控制规定的有324种，仅对当事人提供利用的有92种，能够提供社会公众利用的只有14种。这些专业档案中，没有具体规定归属流向的有256种，档案从未销毁的有367种。

由于是首次对专业档案作较大范围的调查，以上调查数据和情况不尽准确，但可以看出，当前专业档案管理主要存在以下问题：

1、形成量大而保管空间不足。由于档案的归属流向不确定，销毁期限不明确，造成档案只有进口没有出口，档案存储空间严重不足。其中劳动和社会保障、法院、检察院、工商、城管监察等系统尤为突出。

2、整理、编目的规范化程度低。很多专业档案的整理、编目方法是立档单位或形成科室根据专业特点和基础条件自行设计的，采用的档案装具也各行其是，一旦需要向上级档案馆移交，立档单位和档案馆都必将面临巨大的工作量，难度可想而知。

3、归属流向和接收范围模糊。这是区县档案管理部门长期以来感到困惑和棘手的问题。一方面，由于专业档案自身特点，立档单位往往不能将专业档案随文书档案一同向档案馆移交。另一方面，许多专业档案的归属流向问题并无明确、具体的规定。如设在区县由市主管部门垂直管理的各职能局(分局)，其文书档案一般按规定向区县档案馆移交，其专业档案则按专业实行统一管理，由市各业务主管部门监督指导。

4：规范和标准工作滞后。在44个立档单位中，没有制定规范或标准的占38％。其中，许多规范和标准或由上级业务主管部门单独制定，或由立档单位、形成科室自行制定。在没有上级档案行政管理部门和业务主管部门联合制定管理规范和标准的情况下，区县档案部门无法对专业档案管理进行有效的监督、指导和服务，并得到立档单位的认可。

存在上述问题的主要原因，一是专业档案的数量和内容伴随着经济、社会的改革与发展出现了前所未有的增长和变化，缺乏成熟的管理经验；二是档案行政管理部门与各专业主管部门协调不够，对专业档案的条块交错管理存在缺位、错位或越位现象；三是缺乏对专业档案归属流向的总体设计，导致专业档案管理中出现了一定程度的无序。

二、关于区县专业档案归属流向的分析

(一)归属流向面临的问题

1、改革开放以来，区县属机关、单位各类专业档案大量涌现，而档案归属与流向的有关规定不明确、不具体或原来的规定不符合基层业务工作实际，导致各类专业档案大量积存在形成单位，只有进口没有出口。一方面，给形成单位的档案管理以至业务工作造成很大困难。另一方面，也影响了区县综合档案馆馆藏结构的丰富与优化。

2、部分区县行政机关隶属关系发生变化，由隶属区县政府转为由市业务主管部门垂直管理，而档案的归属流向尚未重新明确。目前，这些机关形成的文书档案，区县档案馆一般仍按过去的规定接收，形成机关也比较配合。而对于各类专业档案在垂直管理前就未随文书档案向区县档案馆移交，垂直管理后其归属流向问题更加突出。目前一些市级专业主管部门已经设立或正在酝酿部门档案馆，其档案接收范围是否涉及区县档案资源尚不明确。“属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案”应纳入地方综合档案馆收集范围的规定，一直以来并未得到较好的贯彻实施，在新的形势下实施将更加困难。

3、随着一些地方整合国家档案资源以及综合档案馆与若干专业档案馆的合并，区县专业档案归属流向的调整和区县综合档案馆接收档案范围的界定有了新的可能。然而，各类档案资源是一律按区县行政区划整合，还是分门别类按不同级别行政区划整合，至少在大城市的核心功能区及城市功能拓展区，需要从国家档案资源配置的全局出发，合理设计、科学规划和审慎决策。

(二)设计专业档案归属流向的原则

规划区县专业档案的归属与流向要在遵循“统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用”的基本原则和“重点发展原有各级国家综合档案馆，根据需要适当建立部门档案馆，把国家档案馆网建设成为结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息能力、为社各方面提供优质服务的有机整体”的档案馆设置与布局原则基础上，遵循以下具体原则。

1、明确档案的终极归属，维护国家记忆

区县档案馆作为国家长久保管档案的基地，承担维护本行政区各项事业历史真实面貌的职能，自然也是各类具有长远保存价值档案的终极归宿。市级专业档案馆是收集、管理某一领域或特殊载体档案的国家档案馆，具有终极保管某一领域档案的职能，可以由省、自治区、直辖市或特大城市根据需要设置。部门档案馆是各专业主管部门为收集、管理本部门及直属单位有关档案、资料的档案馆，是国家档案馆网布局的组成部分，可以由省、自治区、直辖市或特大城市根据需要在形成专门业务或科技档案数量大的专业主管部门设置。按照国家现行规定，

部门档案馆中记录党政领导和行政管理活动的具有永久保存价值的档案，保存50年后应向各级综合档案馆移交。部门档案馆是档案的过渡性保管机构，不是永久保存档案的最终归宿。

当前，针对各类专业档案大量涌现以及专业档案在形成、保管、利用上的特点，应合理规划我市的档案馆网布局，建立一批专门档案馆和部门档案馆，规范各类档案的归属与流向，明确各类档案的终极归属及过渡性保管职责，促进全市国家档案资源的整体建设和管理。

2、创新专业档案管理体制，服务现实工作

专业档案数量庞大、类型复杂、分布广泛，具有专业性、独立性、动态性和现实工具性强的特点。应根据专业档案形成、保管、利用上的特点和业务部门的实际工作需要，建立多层次、多模式管理的新格局，以适应各类专业档案管理与建设的需要，更好地为现实工作服务。

(1)由专业档案形成科室保管的模式。对于独立性、动态性、现实工具性都比较强的专业档案，可以在档案形成之后，由形成科室管理和控制，以维系专业工作的正常进行。形成科室应承担积累、整理、编目、保管、到期鉴定和处置的任务，并承担将其中已失去现实管理工具功能、需要作为历史记录长久保存的档案向单位综合档案室或通过综合档案室向档案馆移交的职责，接受本区县档案行政管理部门的监督指导。

(2)由专业档案形成单位的专业档案室或专业文件管理中心保管的模式。对于形成数量大，增幅快，整理、鉴定和利用方式特殊，必须由专业人员直接控制和使用的专业档案，可以成立专业档案室或专业文件管理中心，实施过渡性和集约化保管。

(3)由专业档案形成单位综合档案室统一保管的模式。根据归档、整理、编目、鉴定和利用的特点，可以随同文书档案一并管理的专业档案，应纳入本单位综合档案室统一保管，随同文书档案定期向档案馆移交。

(4)由市级专业主管部门的专业档案管理中心或部门档案馆保管的模式。对于市级专业主管部门需要按行业整合的专业档案特别是垂直管理单位的专业档案，可以按照规定向专业主管部门的专业档案管理中心或部门档案馆集中，实施过渡性和集约化管理。市级专业档案管理中心和部门档案馆应具备安全保管和充分开发档案信息的条件和能力，承担向社会提供档案利用的职责，保证本行业专业性活动以及专门用户群体利用档案的需要。

建立多层次、多模式的专业档案管理体制，是为了扭转当前专业档案管理工作出现的无序状况，更好地服务于现实工作，发挥专业档案对于形成者的突出作用、对于利用者的定向作用和为科研、决策服务的整体效应。各个管理层次及各类管理模式的具体确定，应由档案行政管理部门和专业主管部门做出统一规定。同时，无论是采取哪种模式，都应接受档案行政管理部门的监督指导，并按规定向综合档案馆移交记录党政领导和行政管理活动的具有永久保存价值的档案。

3、按地域整合与按行业整合并举，方便社会利用

实施档案资源整合是强化档案集中统一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社会各方面利用档案的有效措施。档案资源整合既可以按地域整合，也可以按行业整合。对于特大城市而言，城市基础设施、公用事业以及一些需要垂直管理的专业性工作，往往不是按区县行政区划来设置和管理的。对于这些行业形成的档案资源应当首先按照专业管理的需要进行行业性整合，而后再按照维护国家历史记忆的需要向同级综合档案馆整合。区县档案馆主要应整合本区县行政区划内具有行政隶属关系的立档单位及其所属部门的档案资源和按区县行政区划管理与建设的其他各类国家档案资源。

随着国家行政管理体制的改革，出现了越来越多的全国性和全市性纵向管理系统。为加强本行业、本系统管理的需要，纵向系统的档案资源整合应运而生，专业主管部门的行业性档案管理机构也将随之得到强化和发展。面对档案资源整合新的发展趋势，各级档案行政管理部门应当协调各专业主管部门，更新档案管理理念，排除部门利益纷争，共同站在加强国家档案资源整体建设的高度，对各级各类专业档案资源的归属与流向进行顶层设计和统一规划。

三、加强专业档案管理的几点建议

(一)加强对专业档案监督管理的建议

1、定期开展档案资源普查。由国家或市级档案行政管理部门在档案统计年报之外，定期(如5年或10年)组织各级档案部门和业务主管部门开展对专业档案资源的全面普查，在调查研究的基础上，制定专业档案资源管理与建设的对策与措施。

普查应着重了解各类专业档案形成、整理、保管、利用以及归属流向的情况。普查项目应尽可能详细、具体，如形成情况应了解每类专业档案的具体文种、形成部门、年均形成数量、现有数量等；整理情况应了解整理特征、所用装具、如何编目、整理归档后是否需要动态管理等；保管情况应了解专业档案库房设置、保管条件、管理机构及人员等；利用情况应了解利用对象的控制、利用方式及利用时效的特点等；归属流向应了解各类专业档案有无归属流向的具体规定、专门档案馆或部门档案馆设置情况、有无销毁到期档案的具体规定或处置办法等；监督指导关系应了解档案管理部门和业务主管部门在哪些管理环节存在缺位、错位并广泛征集形成部门的意见、建议。只有搞好普查，全面、深入地把握情况，才能科学合理地制定专业档案建设规划和管理措施。

2、切实加强对专业档案的监督管理。专业档案管理是各行业、各部门文件与档案管理的重要组成部分，是国家和社会的重要信息资源。面对数量庞大、类型复杂、分布广泛的专业档案，必须站在国家档案资源建设的高度，从管理体制、规范标准等方面，按照档案工作的基本原则，充分考虑专业档案的特点，切实加强对专业档案资源的管理与建设。

要针对各类专业档案管理的缺位、错位、越位问题，全面梳理各级档案部门与专业主管部门、综合档案馆与专业档案馆、监督指导机关与档案形成部门的职责分工，形成覆盖完整、分工明确、制度健全、密切协调、共同管理的管理体制。要依法健全、完善专业档案管理的政策、法规、规范、标准，推进各类专业档案管理的标准化、规范化建设，维护专业档案的连续性和整体性，有效地支持专业活动的正常开展，积极发挥专业档案的社会作用。要在继承专业档案管理成功经验的基础上，注重制度创新，根据各类专业档案形成、保管、利用的新情况、新特点，创新管理理念和模式，既要坚持统一领导、分级管理、维护档案完整与安全、方便社会各方面利用的原则，又要尊重专业档案的自身属性和特点，创造有利于各类专业档案资源建设、管理、利用的新形式。当前加强专业档案管理的重点是要从国家档案资源建设的全局出发，协调各方面关系，全面梳理各类专业档案的归属与流向，落实市、区、县档案局(馆)和专业主管部门监督、指导、接收专业档案的职责和档案形成部门积累、整理、移交专业档案的职责，推动各类专业档案管理活动的有序开展。

(二)关于专业档案归属流向的建议

以各级国家综合档案馆为主、专业档案馆和部门档案馆(档案管理中心)为辅，健全、完善我市档案馆网布局，合理设计、统一规划全市专业档案资源的归属与流向。从全市档案事业统一领导、分级管理、条块结合的层面，构建“结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息的能力、为社会各方面提供优质服务”的档案馆群，形成各类国家档案资源建设协调发展的格局。

1、设立若干专业档案馆

专业档案馆是按专业设置的，收集和永久保管特定领域或者特殊载体档案，并向社会提供利用的档案保管机构。《全国档案馆设置与布局方案》规定，省(自冶区、直辖市)以及计划单列市、特大城市设置哪些专门档案馆，按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，由同级档案行政管理部门负责统筹规划，报同级人民政府批准，并报国家档案局备案。

目前，我市设置的城市建设档案馆，是收集、管理和永久保存城市规划、建设有关档案的专业档案馆。还可以根据需要设立若干专业档案馆，收集、管理和永久保存特定领域或者特殊载体的档案，以加强专业档案的管理与建设。

2、设立若干部门档案馆(档案管理中心)

部门档案馆是专业主管部门所属的，收集、管理本部门及其直属机构档案的档案馆。《全国档案馆设置与布局方案》规定，省(自治区、直辖市)以及计划单列市、特大城市的有关专业主管部门，根据实际情况需要设馆的，由同级档案行政管理部门按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，统筹规划并报同级人民政府批准。

目前，我市设有国家安全局档案馆，收集并永久管理本部门及直属单位形成的档案。《北京市档案馆设置和布局方案》规定，市高级人民法院、高级人民检察院、公安局可以设置本部门档案馆，收集管理本部门及其直属单位形成的档案。其中具有永久保存价值的档案，在本部门档案馆保存50年后向市档案馆移交。某些形成专门业务和科学技术档案数量大的市专业主管部门，可以成立本部门档案馆，收集管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料，但其在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案，按规定向市档案馆移交。

可以考虑设立市公、检、法部门档案馆，并在其他实行垂直管理的市专业主管部门，如工商行政管理局、质量技术监督局、药品监督管理局、国土资源管理局等部门，设立部门档案馆，收集、管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料，以及由所属区县分局形成的需要按行业整合的专业档案。其所属的各区县分局在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的文书档案，仍按原规定向区县综合档案馆移交。

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自古以来，水利事业就是国民经济发展的有力支柱，从前的水利档案管理工作大多是管理各种纸质档案，如今随着科学技术的高速发展，各种先进的技术和设备不断应用于生产实践，同时我国正在大力推进信息化建设的进程，在这种形势下，水利档案管理工作也要与时俱进，从传统方式向现代方式转变，在各部门的不懈努力下，目前我国水利档案管理工作正在向现代管理方式转变，已经取得了很大成果，但是不得不注意到，水利档案管理工作从传统方式向现代方式转变还存在一些制约因素，还需要我们进一步加以解决，解决这些问题有利于水利档案管理工作的发展进步，有利于水利事业的良好发展，同时也有利于我国信息化建设的推进，可见本文研究内容具有一定的现实意义。

一、水利档案管理工作从传统方式向现代方式转变的制约因素

现如今，计算机网络技术已经得到普及，广泛的应用于人们的生产、生活以及学习当中，水利档案管理工作中也应用到了计算机网络技术，与此同时，水利档案管理工作的工作方式也需要转变，现代技术对传统的水利档案管理方式提出了挑战，近些年以来，我国大力推进信息化建设，各部门不懈努力，不断将水利档案管理工作进行转变，在此过程中面临着一些制约因素，笔者认为，阻碍水利档案管理工作从传统方式向现代方式转变的制约因素主要有以下几个方面。

主观认识不到位。人的主观认识对实践活动具有很大影响，如果人的主观认识不到位，会对实际工作产生很大干扰，目前在水利档案管理工作中，一些工作人员尚且没有认识到传统方式向现代方式转变的重要性，认为水利档案管理工作只是一项基础性工作，没必要大费周章，工作人员的这种错误意识，无疑会阻滞水利档案管理工作从传统方式向现代方式转变，例如在实际工作中，由于工作人员认识不到位，人们往往忽视了水利档案管理工作，会导致档案管理工作与建设管理工作不同步，资料收集没有及时性，资料传递也比较滞后，未来水利档案管理工作想要更好的从传统方式向现代方式转变，必须要解决这一问题，纠正工作人员的主观认识。

二、水利档案管理工作从传统方式向现代方式转变的基础条件及途径

（一）水利档案管理工作从传统方式向现代方式转变的基础条件

笔者认为，水利档案管理工作想要从传统方式向现代方式转变，还需要一些基础条件，只有具备了这些基础条件，水利档案管理工作才能良好发展，顺利的向信息化工作模式转变，而这些基础条件主要包括以下几个方面。

1. 法律保障。任何一项事业都离不开法律保障，只有具备了健全的法律保障，在实际工作中才能有法可依，实践工作才能规范化，水利档案管理工作想要从传统方式向现代方式转变，必然离不开法律保障，在以后的发展中，应该进一步完善各项法律法规，健全相关的技术标准，这样一来，水利档案管理工作从传统方式向现代方式转变的过程中，就具备了法律保障，可以在争取的轨道上前进。笔者认为，在实际工作中应该通过相关法规，进一步明确电子档案的凭证价值以及证据资格，进而避免人们对电子档案产生“信任危机”，同时制定完善的技术标准，使实际工作更加有章可循。

2. 技术措施。在信息化建设大潮中，不可缺少的是现代化技术，随着社会的不断进步，各个领域都已经离不开技术措施的支持，水利档案管理工作想要从传统方式向现代方式转变，必然需要相应的技术措施，在实际工作中，应该对传统的纸质档案进行处理，使之不断实现数字化，充分应用手工录入、扫描等各种措施，将其它载体形式上的档案资料输入计算机当中，这项工作比较繁琐，比较耗费精力，但这是水利档案管理工作从传统方式向现代方式转变的必由之路，必须细心做好这项工作。另一方面，要充分利用数字化档案生成等技术，同时运用信息安全技术，为水利档案管理工作从传统方式向现代方式转变提供技术支持。

3. 人才支持。信息化建设需要人才储备，水利档案管理工作想要从传统方式向现代方式转变，也离不开人才支持，在以后的发展中，水利档案管理工作需要吸纳更多的高素质专业人才，只有全面提高工作队伍的整体水平，才能顺利实现传统方式向现代方式转变，有了专业人才的带动，工作人员才能更快的从传统工作模式中得到突破，专业人才熟识水利档案管理工作的新理念，对各项业务比较了解，熟悉行业标准，擅长运用现代化技术，可以在很大程度上推动水利档案管理工作从传统方式向现代方式转变。

三、结语

水利事业就是国民经济发展的有力支柱，目前我国信息化建设的进程不断推进，各行各业都向着信息化的方向发展，各种先进的技术和设备不断应用于生产实践，我国水利档案管理工作正在向现代管理方式转变，已经取得了很大成果，但是不得不注意到，水利档案管理工作从传统方式向现代方式转变还存在一些制约因素，还需要我们进一步加以解决，笔者认为，水利档案管理工作想要从传统方式向现代方式转变，应该具备法律保障、技术措施、人才支持，同时应该降低成本、提高管理效率，纠正工作人员的主观认识，转变工作人员的工作重点以此来推进水利档案管理工作从传统方式向现代方式转变。

参考文献

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（Material Supply and Industrial Trade Co.，Ltd. of China Railway First Group，Xi´an 710077，China）

摘要： 客运专线对于铁路建设的安全性、舒适性，要求更高，因此，铁路客运专线工程的建设，比一般的铁路工程建设，难度更大，且维护要求更高。鉴于此，在铁路客运工程项目实施过程中的档案管理，要重视起来，这不仅仅为保障施工企业的利益，更重要的，为客运专线后期的维护，提供充足的资料保证，在节省人力、物力的情况下，完成铁路客运项目的管理维护，以满足经济发展的要求。

Abstract： The requirements of safety and comfort are higher for railway passenger dedicated line. So, the construction of the railway passenger dedicated line is more difficult and the maintenance requirements are higher than that of general railway construction. In view of this, the archives management in the project implementation process of railway passenger transportation engineering should be paid more attention to. It is not just to protect the interests of the construction enterprise, but more important for providing abundant information assurance of later maintenance of passenger dedicated line later maintenance. In the case of saving manpower and material resources, it can complete the maintenance management of railway passenger project to meet the requirements of economic development.

关键词 ： 铁路建设；项目档案；档案管理；施工档案管理

Key words： railway construction；project archives；archives management；construction archives management

中图分类号：F532 文献标识码：A

文章编号：1006-4311（2015）06-0198-02

0 引言

企业的发展，不仅仅需要企业对于社会潮流和趋势的把握，更需要企业对自身在发展过程中的不断改进。工程项目作为一个施工企业的生存基础，为企业发展提供坚实动力，企业工程项目所产生的各项资料的保存，对于施工企业来说，有着重要意义。企业的项目档案，是企业在施工过程中，所产生的、与项目有关的文字、图片或者其他资料，其内容包含了企业施工项目的设计、工程建设日志、技术难点、技术创新，甚至包括施工过程中所创新的管理方式。这些，不仅仅作为该项目建设实施的重要组成部分，同时，也是企业施工项目技术和经验的积累，是施工企业重要的无形资产。

1 铁路客运专线建设和档案管理特点

铁路客运专线的建设，与一般的铁路工程建设，有着明显的区别。铁路客运专线的建设，对于施工企业资质要求严格，建设技术难度大，工作接口繁杂且数量庞大。如果按照普通铁路建设施工，不仅难以保证施工质量，对铁路客运专线未来的管理维护，也会造成一定影响。会增加铁路客运专线的管理难度，提高客运专线的维护成本。所以，在铁路客运专线的建设过程中，要结合铁路客运专线建设要求，以及未来运行维护的相关特点，完成铁路客运专线的建设。在施工过程中，要构建科学合理的施工方案，应用适宜的管理体系，保证铁路客运专线施工的质量。加强铁路客运专线施工质量的管理，建立健全好铁路施工项目的档案管理，是一条重要手段。根据我国档案法的有关规定，项目建设从设计筹划到竣工验收，所有的相关资料都要进行收集、整理，最后经过挑选、审核、补充等程序，将资料保存归档。

铁路客运专线工程项目的建设，是一项耗资巨大的基础性工程，在我国的经济发展中，起着越来越重要的作用。对于铁路客运专线的建设来讲，参与建设的单位数量多，工程建设周期长，相关质量要求和技术标准，国家都有严格要求。在铁路客运专线的建设实施中，会产生大量的文档资料，做好这些文档资料的整理和归档，是一项非常重要的管理工作。

因为铁路客运专线的建设，涉及广泛，参与单位和人员数目庞大，持久复杂的建设过程，会产生内容繁杂、联系紧密的文档资料，造就了铁路客运专线建设所产生的项目档案来源分散、内容广泛、资料价值大等特点。所以，在铁路客运工程最终的竣工验收中，项目档案是一项必不可少的内容。铁路客运专线未来的运行发展中，项目档案是一项重要的凭证和依据。同时，如果铁路客运专线，在未来要进行扩建改造，项目档案也是必须的技术资料之一。因此，铁路客运专线的项目档案的收集管理，需要相关施工企业认真负责的完成，保证铁路工程建设项目的档案的质量。收集、整理和保存好铁路客运专线项目档案，不仅对建设企业未来的发展能提供良好的技术支撑，同时，对于铁路客运专线管理水平的提升，有重要作用。

2 铁路客运专线项目档案管理存在的问题

档案资料的收集，是一项持续性的工作，因为建设单位所负责的具体项目不同，参与时间存在差异，相关资料的的标准规范并不统一。项目档案整理不规范，甚至会出现有关资料缺失的现象。这给项目档案的整理工作，带来了包括资料收集分散、收集的资料与相关工程的建设实施脱节，资料难以归纳整理等直接影响。

铁路客运专线项目的档案管理，还存在档案制度不够健全，档案管理工作滞后于项目工程建设。虽然，我国铁路管理部门对铁路工程建设的档案管理，制定了制度标准，但是，随着时代的快速发展，以前老旧的制度标准，已经难以满足现代化的铁路工程建设。一些铁路工程施工企业，没有建立起企业自己的工程档案管理部门，在铁路工程的项目建设中，也没有将项目档案的建设和管理，纳入到企业建设项目中去，严重影响了企业建设工程与项目档案的进度同步。没有专门的档案管理部门对施工档案进行管理，造成档案收集管理缺失，等到项目竣工的时候，才对项目施工档案进行突击补充。档案的真实性和准确性缺乏保证，难以在铁路工程后续的维护建设中，发挥作用。

3 加强铁路客运专线施工企业项目档案管理的措施

要加强施工企业项目档案管理，首先要从思想上，对项目档案重视起来。施工企业，要加强对企业员工的培训，改变员工对于项目档案不重视的看法。施工企业要在项目实施建设初期，就要开始筹建专门的档案收集管理部门，如项目资料室。对项目建设过程中所产生的资料，进行收集整理，为以后的归档做准备。利用好企业内部档案管理部门的资源，将以往工程结束后“赶”档案现状，转变为工程前期介入对档案进行收集管理的过程，避免在竣工验收过程中突击补充档案所出现的种种问题。

企业内部，对于档案的收集管理，施工企业要投人相关的办公设备，要安排专人对项目档案的收集整理进行负责。在档案的收集管理中，根据项目档案的来源，做好项目档案的归类整理，明确好档案管理部门和人员的职责。企业负责人要对项目档案的收集编制的进度，有一定了解。对重要的项目档案，要做好备份工作。在项目档案完成之后，及时移交给对应接收档案管理部门，保证档案安全。

施工企业的项目档案，内容繁杂，档案的收集整理过程中，必须要注意按照档案归纳的相关规范，做好档案条目的细化工作，便于后续的查验利用。因为铁路建设周期长，如果一直等到铁路建设完成之后，才开始对铁路建设所产生的各种文档进行整理归档，工作量巨大，而且也容易出现差错。所以，铁路客运专线的建设中所产生的项目文档，可以按照一个个分项目进行整理归档。当一个分项目建设完工之后，对其在建设过程中，所产生的资料进行整理归档，不仅容易发现档案建设过程中存在的问题，提高项目档案的建设质量，也能大大提供竣工验收时，对项目档案验收的效率。

4 结束语

随着我国改革的持续深入，旅游、物流等与我们的生活联系更加紧密，尤其是旅游业的蓬勃发展，对我国道路运输能力，提出来更高的要求，对铁路客运专线的建设发展，是一次重要机遇。这个机遇，对于任何施工企业来说，都至关重要。如果想要抓住这次机遇，就必须重视好项目档案的收集整理，保证工程项目按时验收，提高企业的管理水平，提升企业竞争力，促进企业更好更快发展。

参考文献：

[1]代保平，陈光辉，李化.铁路客运专线施工企业项目档案管理[J].科技风，2010（4）.

篇6

1 利档案管理方式转变的必要性研究

一般以纸质为主要载体的水利档案在现代信息化的社会中有许多局限性，纸质的档案信息容量较小，查阅费时费力，这不仅使得水利工作效率低下，更给档案管理工作带来诸多不便。所以，实现水利档案管理从传统向现代方式的转变具有很大的必要性，这是发展水利事业的时代化要求。

1.1 档案管理方式的转变为水利事业现代化提供重要保障

水利档案是对水利事业起步与发展、出现的问题及解决方案的记载，几乎记录了一切关于水利事业的活动，其数据量大、涉及方面广，参考性强，实践性强等特点无不体现着对水利发展的重要作用。当水利工程遇到问题时，可以查阅档案的解决方案再结合现实情况来解决。也为水利事业的发展提供经验与教训。

现代化的先进技术使得水利档案的载体形式发生了变化，趋于多元化。现在越来越要求水利档案公开化，现代化的管理方式使满足这种需求成为可能。同时也丰富了水利档案信息公开的方式，除了书报等传统的方式外，还能用电视、手机、网络等现代技术来传播。

在现代信息化的社会中，水利档案管理量越来越大，空间存放限制性很大，因此需要转变传统的管理方式，促进水利事业的现代化进程。将纸质的档案管理方式向电子档案管理方向发展，这样可以保证保存质量，提高工作效率，提高检索速度，为水利事业的现代化发展提供方便。

1.2 档案管理方式的转变符合水利档案工作发展的需要

就水利档案资源来说，记录和保存数据也应是很重要的事业。对档案的管理对水利事业的发展有很重要的影响。例如近几年内陆地区实现对水利资源有效利用的成功案例说明了水利事业新的发展。正是这样，档案资源管理也需有新的转变。如在检索方面，若一页一页翻资料则会费时费力，对水利工程造成影响。无论怎么讲，水利档案管理方式转变为现代化的方式，是其自身发展的需要，符合水利档案工作的发展要求。

因此，促进水利档案管理向现代化方式转变成为重中之重同时也是非常紧要的工作。计算机等先进的技术应用于水利建设档案管理方面会更好地促进水利事业的发展。这种技术也为转变水利档案管理方式奠定坚实的基础，为促进自身的发展提供了行之有效的办法。

2 水利档案管理方式转变的基础条件及限制因素研究

2.1 水利档案管理从传统向现代方式转变的基础条件

首先是法律的保证。我国是法制国家，对水利档案管理方式从传统向现代转变的方面要进行法律的保护，针对现代化的管理方法进行立法，因为传统方式所依赖的法律不能适应现代的管理方式。所以要健全法律法规，对水利档案管理工作给予法律保护。

其次，要有技术措施。在转变管理方式，实现现代化管理方面，不仅要改变外部环境，更需要加强技术措施工作。过硬的技术基础才能更好地运用现代化的管理方式，并且积极地促进水利事业的发展。

2.2水利档案管理从传统向现代方式转变的限制因素

计算机网络技术不断发展，水利档案管理引用该技术并得到较好发展。然而，在水利档案管理方式向现代化转变的过程中存在着一些限制性的因素。

首先，一些水利档案从业人员没能正确认识到档案管理的重要性，认为档案管理对水利建设的发展没有太大作用，不会造成很多影响。因此在转变水利档案管理方式上重视程度不够。

其次，水利档案内容复杂，而施工时间长等因素又使得具体信息转换为档案的过程漫长而复杂。这对管理方式的改革也具有限制性。

另外，一些基层水利档案从业者习惯用传统的管理方式，不习惯用计算机来整合。而且在电子存档技术方面存有缺陷，使得原始数据存有质疑，这也制约了管理方式的转变。

3 水利档案管理向现代方式转变的途径

3.1 建立坚实的理论基础

随着经济政治体制的改革，水利档案管理工作也随着有了相应的改变。对于我国的水利档案管理，应该积极探索相关的理论知识，建立一套完整全面的水利档案管理理论体系，为管理工作奠定坚实的理论基础。总结之前的工作经验，吸取教训，以便于有效而正确地开展新时期的档案工作。把以往的工作经验提升到理性的认识中来，并进行系统化的处理。从而实现对实践的指导作用。

水利档案管理学是国家档案的重要组成部分之一，分属于档案学的一个分支。所以，积极探索水利档案管理的理论，是转变管理方式的重要措施，同时也是促进我国档案工作研究的重要方面。坚实的理论是促进水利档案管理从传统向现代方式的基础，是促进管理工作有效开展的保证。

3.2 制定标准化的管理

标准化的管理是从国家部门的角度来设置的，是对某项重复的工作进行概念化的规定，以统一的操作标准，这样有利于是活动开展更有秩序。在水利档案工作的标准化当中，筛选出管理时用到的技术手段和管理提纲，对实践操作和实施的规范与标准进行修改和完善，使之成为一整套标准化的方法，以此来改善档案管理工作，提高工作水平和效率。制定标准化的管理是促进水利档案管理从传统向现代化转变的客观要求。

实现管理的标准化是水利档案工作的有效手段，水利档案管理采用现代化方式则需用最新的科技和标准化的管理来进行，以此来提高效率、完善经验、加强管理。相反，若没有一套行之有效的标准化管理体系，从业人员各做各的，那么必将会造成水利档案管理混乱的局面，现代化的管理进程也不会得到发展。

3.3 共享水利档案资源

从现在的实际情况中可以知道，水利档案资源被部分部门垄断，每个地区都完全垄断自身资料，很少与它地进行交流。而这样的情况造成各个地区水利发展不平衡，更阻碍了我国整体水利事业的发展进程。

水利档案资源的共享与管理方式的转变是相辅相成的。共享资源、加强交流、积累经验促进了现代化管理方式的发展。另一方面，现代化的水利档案管理方式，利用信息化手段使得资源共享成为现实。这样不仅促进各地的交流，又有效地解决了水利事业现代化发展过程中的一些问题，提高了档案管理的效率和质量。这样，任何人可以通过网络技术在任何时间都可以检索到所需要的水利信息，是现代化水利档案管理的重要体现。

4 结束语

水利档案管理工作是水利事业的一个重要方面，实现水利档案管理从传统向现代方式的转变具有非常重要的意义，也是现代化的水利事业发展的需要。近些年，我国在档案管理工作方面取得了较大成果，但并未完全实现档案管理方式向现代化管理的过渡。若要完成这一过渡则需要与本地区的实际情况相结合，这样才能更加科学而有效地向现代化的管理方式转变，避免棘手问题的出现。总之，实现水利档案管理从传统向现代方式的转变势在必行。

参考文献

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1．渔业船舶专项档案信息资源共享的紧迫性

渔业船舶专项档案信息资源利用和服务的对象概括起来主要面向五方面；首先，国家、各级领导和渔业船舶专项组织部门在渔业船舶事业宏观管理和决策过程中需要全面翔实的渔业船舶专项档案信息资源为其提供参考依据；其次，有关单位和人员在从事渔业船舶科学依据已形成归档的档案本体和成果信息；国防建设中也需要相关数据为其服务；再次，今后渔业船舶专项资源的商业开采活动更需要提供基础档案数据和成果数据作为其开采依据；随着渔业船舶专项国际合作和交流活动的日益频繁，互通有无也需要提供信息交换所需的渔业船舶专项成果和综合信息。

满足以上对象所需实际正是渔业船舶专项档案管理和保管目的的具体体现。要满足以上所列对象的信息需求的唯一途径就是及时提供全面详实的档案信息资源，而实现这一途径的前提条件即是渔业船舶专项档案信息资源的高度集中，这也是实现渔业船舶专项档案信息资源共享的必备基础和前提条件。

2.前提：渔业船舶专项档案集中统一管理

由于渔业船舶专项档案形成的特殊性——跨部门、跨行业的多单位参加，加之现行档案法规相关档案归档保管规定的局限性和迟滞性，使许多渔业船舶专项档案现阶段没能由国渔业船舶行政主管部门实行集中统一管理，国家渔业船舶行政主管部门保管的主要集中在成果类的档案上，而专项调查所形成的各种依据性的原始记录等档案材料则是分散保管于各参加或依托部门的下属单位中。

由于各单位隶属关系的不同，无形中自然造成档案信息资源的相对封闭和对内、对外利用交流的信息壁垒。通过前一时期我们开展进行的渔业船舶专项档案利用情况的调研看，我们所到货点差的各单位渔业船舶专项档案的利用率普遍很低，除个别单位有合作利用和提供给外单位利用的情况外，大部分单位即使有利用也只是局限于本单位涉及专项任务或课题的人员使用，其他人员的使用同样受到很大地限制。因此，对社会和其他部门的单位和人员来说，利用渔业船舶专项档案更是难上加难，即使是国家渔业船舶行政主管部门利用渔业船舶专项档案也是甚为不便。

综合调研中各方面反馈的信息看，渔业船舶专项档案信息的社会需求并不是很少或减少而是正呈逐年上升和日益迫切的趋势，而现阶段渔业船舶专项档案的管理正有悖于此种社会需求。

渔业船舶专项档案管理和保管的目的是记录和反映渔业船舶专项事业发展的历史，及时提供作为渔业船舶专项事业发展真实记录的档案信息资源为社会所利用，在渔业船舶事业发展过程中充分发挥出渔业船舶专项档案所具有的与生俱来无可替代的查考利用和工作依据的作用。实现这一目的，关键是能随时满足渔业船舶专项档案信息资源为社会所共享利用的需求，这就要求渔业船舶专项档案管理应首先确保对其信息资源的充分拥有，即信息资源的集中统一管理，只有这样才能为渔业船舶专项档案信息资源共享提供基础和必备的条件保障。

因此，及时加强渔业船舶专项档案信息资源的集中统一管理，适时转变观念，顺应时展需要，实现渔业船舶专项档案信息资源的共享就成为渔业船舶专项档案现阶段管理的当务之急和必然之需。

3.可供选择的措施和步骤

要及时提供全面翔实的档案信息资源为社会所利用的前提条件即是档案信息资源的高度集中，而非现时档案管理各自为政、信息相对封闭和屏蔽的状况，这就要求渔业船舶专项档案必须实行集中统一管理，只有在此基础上才能为真正实现渔业船舶专项档案信息资源的共享利用提供保障。所以无论是从渔业船舶专项档案信息资源的集中统一管理和共享服务。具体可采取以下措施：

(1)适时完善和修改现行档案法规中不再适应当前经济社会发展变化和需要的相关内容，如对《科学技术档案工作条例》第二十二条进行相应修改和完善，增加“无法对档案正本进行复制的，应将档案正本送交办单位保存”的相关内容。

(2)建立渔业船舶专项档案目录中心。现阶段可由渔业船舶行政管理部门的档案主管部门协调，由各渔业船舶专项档案产出单位提供其保管的档案目录，建立统一全面的渔业船舶专项档案联合目录，在渔业船舶行政主管部门的档案管理部门形成渔业船舶专项档案目录中心，以最基础的目录信息实时或提供查询的方式进行服务。

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专项工作的档案是在社会大发展中衍生出来的新种类档案，因为社会进步快了，每天发生发展的事物也随之增多，这些事情的发生并不是无用之谈，有些政府举行的重要活动，不可能只办一次，每次进行中的记录档案整合，就对下一次的活动有着部分经验的作用，所以专项工作的档案整理工作存在着必要性。

1 专项工作档案整理的必要性

应时代的新发展，社会中的各项工作进展也如日中天，同时开展的一些特殊会议、活动也不断增加，其中一些活动中的记录，召开会议时下发的文件，都是非常重要的社会资源，对于突发的疾病和社会事件进行详细记载，归入档案，如果以后发生同样的情况，调出相关档案进行整合即可，专项档案要做到，分门别类的将专项工作档案做到条理清楚，借调查找方便，档案归类一目了然，方便在资料中吸取经验，在问题之初得出最优的处理办法，为了今后社会的发展进步起到前车之鉴的作用。

2 专项档案整理存在的问题

2.1 专项工作由突发事件转为正常工作后的档案整理归档问题

在某一些专项工作整理成为档案之后，随着时间的推移，科技发展，人们进步，已经不是比较特别的案例，或者已经被冲破，成为日常可以解决的范围，比如曾经爆发的禽流感，已经国家编辑传染病的档案进行管理，那么这一类型的档案该如何整理，是否应该从专项档案中转移到医学中的传染病档案中，还没有明确的规定。

2.2 专项档案有名无实

在档案的整理过程中，专项档案的整理还属于不成熟的阶段，它不像其他档案类别已经有了规范化的管理，档案整理人员的不熟练，对专项档案范围的不熟悉，造成了专项档案整理的有名无实，往往只整理记录了，各项会议中的文件，领导的讲话，一些普通的会议计划总结，而忽略了一写与社会相关事件的，影音文件、实况记录、和与事件相关的重要文件，这样专项档案文件的整理，就存在价值来说与普通档案毫无区别。不能给社会的发展带来更多的帮助。

2.3 管理人员工作懈怠

正因为档案管理工作的与众不同，具有一定的特殊性质，环境与工作一直在不变的状态，所以档案管理人员对及其容易懈怠，对档案整理工作的懈怠，会导致档案的不完整，整理时，众多有用的档案资源被弃用，在信息化飞速发展的今天，档案的整理方式也在不断改变，员工一直保持着老旧的整理，不去积极学习新的方式方法，技能跟不上时代的脚步，这会给我国的档案带来档案资源滞后的危机。

3 专项档案管理问题的解决对策

3.1 适当的压力激励

目前，许多人都认为高校档案馆是一个比较清闲的地方，没有什么压力的，甚至有的馆员也有这样的看法，工作机会竞争的激烈和就业的压力对其构不成多大威胁，在档案馆岗位设置上也极其不合理，忙闲不均，致使有些人工作中无事闲聊，不思进取，这样就会极大地挫伤爱岗敬业、踏实肯干馆员的工作积极性。只有压力才会产生动力，适当的压力会产生意想不到的效果，所以，应该让其领悟到工作懈怠就会而临可能被淘汰的后果，让其改善工作不思进取的局而，同时，也要加大对工作中的积极肯干、爱岗敬业的馆员的奖励，营造出一种积极进取的、和谐的工作氛围，使他们能够看到自己工作的价值，产生一种成就感和对树立做好本职工作的信心。

3.2 环境激励

由于档案馆工作的特殊性，有的馆员职业懈怠随之而生。因此有计划地安排档案馆员定期或不定期地进行培训或轮流在不同的岗位或不同地点工作。环境和工作条件的变换，可使档案馆员保持好奇心和新鲜感，并且岗位的变换，有利于让员工全而系统地掌握专业知识和技能，对于档案馆职业和员工是一种双赢的安排。遇阻代庖的现象，这样长久下去对整个档案事业是不利的。

3.3 建立情感激励机制

碛幸恢О岗敬业的档案人员队伍是高校发展的根本保证，学校管理者应该注重情感上的投入，通过尊重、信任、关心档案人员，并与他们进行有效的沟通。彼此之间建立起一种互相信任、关心、互相支持融洽的氛围，以激发档案人员的工作热情，使他们愉快地为实现自己的人生目标，积极主动地工作。

3.4 为专项工作档案单独设置全宗

站在综合档案馆的立场上，也可以认为有不少活动过程是由多个主体单位合作进行的，实际上可以将客体看作是这种活动过程的中心，而不是主体。“如果文件数量庞大、独立性强，就可以专门设立时机构的主体全宗，将该项活动过程中产生的全部档案文件都组织进去，就是说，即使可以把不少活动过程中形成的文件的核心看成是客体，在综合档案馆中也仍然可以按主体全宗的形式去组织它们。”进而，笔者认为不妨直接为专项工作设置客体全宗，如“某县学习实践科学发展观档案”、“某市既往有偿供血人员普查档案”等。

3.5 确档案收集的范围和重占，每种形式的档案分别整理归档

一是必须以本级文件为主，同时兼顾上下级文件；二要特别注重原始调查表、登记表、统计表的收集归档，其中文书档案的整理，原则上可一律按《归档文件整理规则》执行。

3.6 文件的分类

在整理专项工作档案时，需注意以下三点：第一，原则上按文件的形成时间划分年度。但也有一些例外，比如实习实践科学发展观活动档案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分类；第二，专项工作一般不要按组织机构进行分类，一是因为专项工作机构不固定，即使分工明确，后来人利用档案时也会因不清楚其职责分工而带来诸多不便；二是因为在专项工作中有的机构因分工不同，干了很多工作却很少形成档案。所以应尽量按问题进行分类，甚至可以直接按活动自身的阶段来划分整理档案。

结束语

专项档案的产生是顺应时展，具有一定的必然性，它可以结合社会的需求，帮助社会更好的发展，从多方面整理出的档案，为今后的相关活动开展提供了经验。同时也因为专项档案的系统性管理为档案管理的整体带来更加系统性的升级，在社会发展中，专项档案的整理与群众息息相关，做好专项档案的整理，提高档案整理人员的素质与工作劲头，认真的对待每一件专项档案，保证档案的完整性和准确性，才能让社会发展更加和谐，更加有条理，为国家的发展尽一份力。

参考文献

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二、开展专项行动

（一）组织全局干部职工召开林木种苗行政执法专项行动会议，明确做好林木种苗行政执法专项行动专项行动的重要性。

（二）结合宣传贯彻《省林木种子管理条例》，3月27日-31印发专项行动宣传单，分发给市民及我县的种苗、花卉生产企业业主，向种苗生产经营企业、业主宣传种苗管理的有关要求，指导和引导他们依法从事生产经营活动。

篇10

退休人员实行社会化管理，是进一步保障企业退休人员晚年生活和提高生活质量的重要举措。养老金社会化发放以后，企业退休人员晚年生活有了经济上的保障，通过社会化管理服务，可以更好地实现离退休人员的养老、医疗、教育、学习、行动和生活幸福。对退休人员实行社会化管理，是减少企业负担、实现高质量发展的迫切需要。实行退休人员社会化管理服务，有助于企业摆脱社会难题，专注于企业发展。企业退休人员实行社会化管理，有助于发挥政府职能作用，协调和解决受影响最大、最现实的退休人员的利益，使退休人员从改革中获得更多的利益，使退休人员的利益和幸福感更安全、更具可持续性。退休人员社会化管理包括人员档案移交和社区管理社会保障两项任务。退休人员档案移交地方社会保险经办机构或专业档案管理机构实行属地管理，是实现退休人员社会化管理服务的重要环节，退休人员社会化管理档案的移交工作直接影响企业退休人员社会化管理工作的实施。

二、退休人员社会化管理档案移交工作实践

2020年笔者所在公司积极响应国家关于退休人员社会化管理有关政策，积极推进公司退休人员社会化管理服务工作。

(一)成立公司社会化管理组织机构

为贯彻落实中央及省市地方政府关于国有企业退休人员社会化管理的决策部署，全面深化国有企业改革，平稳有序推进国有企业退休人员社会化管理工作，根据集团公司和动力研究院有关要求，结合实际成立了以公司董事长为组长，总经理为副组长,相关副总经理为成员的领导小组，负责组织贯彻中央推进企业退休人员社会化管理服务工作相关政策，组织做好与地方政府的沟通、协调及提供支持和保障工作。领导小组下设办公室，由主管人事工作的副总经理为组长，人力资源处等相关单位领导及人员为成员，负责退休人员社会化管理具体实施工作。公司退休人员社会化管理服务组织机构的成立，为退休人员社会化管理工作提供了组织保障。

(二)制定退休人员档案移交工作方案

凡事预则立，不预则废。退休人员社会化管理档案移交地方工作亦是如此。按照公司退休人员社会化管理工作领导小组的安排部署，人力资源处积极同相关单位沟通，抽调精兵良将组建了档案专项整理小组，首先对公司退休人员人事档案实体存放情况及人员名单进行了详细的核对、梳理，结合公司所属地区社保中心的要求，制定了较为科学合理的实施方案，为退休人员社会化管理档案移交工作的顺利完成奠定了基础。

(三)深化认识，强化培训

首先是提高认识。要让档案专项整理小组成员充分认识到企业退休人员社会化管理档案移交工作的重要性。其次增强责任感。档案专项整理小组应积极主动地向领导小组汇报档案整理情况及工作过程中遇到的问题。第三强化培训。对外公司积极组织档案专项整理小组成员参加上级单位组织的干部人事档案专项审核培训，学习相关审核标准知识，对内通过转训、现场指导、督导检查等方式提高档案专项整理小组人员的业务能力，确保每个人都能熟练掌握人事档案分类、编目、组卷等相关业务技能。

(四)确定退休人员档案整理工作流程及规范

1.工作流程

工作流程设计：根据公司所属地区社保中心的要求，结合公司退休人员档案管理的实际情况，制定了切合实际的工作流程。即：档案调卷—档案整理—档案著录—质检与装卷—专项审查—档案移交。

2.档案调卷

档案专项整理小组组长负责与档案库房管理人员办理调卷工作。按计划每周调100卷，逐份清点；办理退休人员人事档案交接手续后，将档案从库房搬运到整理现场。

3.档案整理

为提高工作效率，档案专项整理小组将人员分成四组，每两人一组，一人负责拆卷、分类与标注；一人负责著录。前者要选择有一定工作经验、对人事档案管理比较熟悉、责任心较强的人员承担，我们称他为小小组长。拆卷时小小组长负责逐页检查档案原件，有纸质档案目录的一并检查，发现错误或疏漏立即进行改正或做出正确标识；同时剔除生锈、易锈等金属物。拆卷完成后按人事档案的分类顺序排列，材料分类以形成时间为序，并以不同颜色的类别隔页纸间隔开材料，同时检查案卷的质量和完整性，以及是否有粘贴、分类错误等现象，发现问题及时进行调整或反馈。没有问题时，用铅笔对纸质档案内容标注分类码，一般标注在每件文件材料首页的右上方，分类码要求字体工整、大小适中。

4.档案著录

小小组长完成分类、标识工作后，将档案转交给同组成员；同组成员按照档案目录模板，以“件”为管理单位逐一录入文件材料信息，并打印目录。

5.质检与装卷

完成档案目录的录入、打印后，由小小组长对照档案目录检查档案数量、内容的正确性；档案目录和档案实体相符性；卷内文件的各种编号与档案目录编号的符合性；文件排列顺序的正确性及文件放置方向的正确性。装订案卷时，将档案目录放在卷首，文件要求右、下侧两端对齐；案卷封面上的姓名，案卷盒脊背上的姓名、籍贯、编号(不填写)等文字统一采用标准格式使用计算机打印，字体要求工整、清晰、大小适中。

6.专项审核

公司退休人员档案再整理完成后，主管人事工作的副总经理带队对公司退休人员档案整理情况进行了检查。检查采取抽查的方式，对部分退休人员社会化管理档案进行了审核，并对审核中发现的问题提出整改意见。档案专项整理小组组织对审核中提出的整改意见逐项进行整改，并如实向有关领导进行了汇报。

7.档案移交

按照退休人员档案交接双方签订的《退休人员人事档案交接协议》的要求，公司将经过整理并建立了档案目录的2000多名退休人员人事档案提交给公司所属地区社保中心，交接双方对档案内容进行了严格的审核、清点，最终完成了公司退休人员社会化管理档案的交接工作。移交手续由公司档案部门做永久备案保存。

三、体会

退休人员社会化管理档案移交工作开展以来，笔者所在公司积极克服时间紧、任务重、工作量大等诸多困难，精心组织、合理安排，以高度负责的态度全面推进退休人员社会化管理档案移交工作。2020年8月20日，按照企业退休人员档案交接双方签订的《退休人员人事档案交接协议》的要求，顺利完成退休人员社会化管理档案移交工作，成为公司所属地区首家完成企业退休人员社会化管理档案移交工作的单位，并被社保中心作为样板推广展示。通过企业退休人员社会化管理档案移交工作的实践，我们深感做好前期方案策划，加强实施过程中信息反馈与沟通，及时解决档案审核、整理和移交工作中出现的问题，才能提高工作效率，按时、圆满完成工作任务。

参考文献：

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建设项目档案主要由项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件三大部分组成，要确保上述文件的完整性和正确性，必须加强前端控制，也就是从各类项目文件形成的源头进行控制，梳理归档流程、加强协同管理、超前培训指导等均为控制源头的有效措施。

1.梳理归档流程，确保建设单位内部归档环节畅通

项目文件是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。项目文件的归档工作涉及的部门或单位多而且广，既有建设单位内部有关项目投资、设计、工程、设备采购等管理部门以及生产运营部门，又有外部参加项目建设的设计、施工、监理等单位；既有国内设计、设备制造单位提交的技术资料，又有引进设备、合作制造厂商提供的设备资料。而追溯源头，梳理流程，明确责任，超前控制，则是保证建设项目档案质量之根本。因此，建设单位档案管理部门首当其冲的任务应是根据国家、地方有关建设项目档案管理办法，结合本单位实际，逐项理顺建设单位内部项目文件的归档渠道、制定管理制度、固化业务流程、明确管理职责，确保各类项目文件归档环节畅通。其中，对外部参建单位的归档责任必须落实到与其签订合同的建设单位内部相关职能部门，由相关职能部门在签订合同时提出资料交付和项目文件归档要求，并跟踪、考核。

宝钢《建设项目技术资料管理办法》和《建设项目档案管理办法》就是两个从源头控制建设项目档案质量的公司管理制度，该制度明确了项目文件的归档范围、管理流程以及归档责任，为确保建设项目档案的完整性奠定了基础。

2.加强协同管理，确保外部参建单位资料交付受控

宝钢建设项目管理体系由投资管理、设计管理、工程管理、设备采购、档案管理、财务管理、审计管理、安全管理、环保管理、消防管理以及生产运营等众多部门组成。作为体系成员之一的档案管理部门，对内有关建设项目档案管理方面的要求可以通过公司管理制度来制约，而对外（如设计、施工、监理等参建单位和国内外设备供应商等）有关建设项目档案管理方面的要求则需要通过体系成员的协同管理、纳入合同来制约。

宝钢《建设项目技术资料管理办法》中明确要求相关职能部门在签订设计、设备等合同时须将档案管理部门拟定的公司专业管理标准《国外合同技术资料交付要求》、《国内工厂设计技术资料交付要求》、《国内设备技术资料交付要求》和《技术资料电子文件提供要求》等纳入相应的合同或协议之中，若在合同签订过程中对资料交付要求（尤其是电子文件交付要求）不理解的，可邀请档案管理部门参与技术资料交付要求的对外谈判，以确保技术资料（包括电子文件）的交付质量。同时，明确相关职能部门负有对合同执行情况的监控责任，档案管理部门参与监控、协同管理，使外部单位的资料交付处于受控状态，建设项目档案的质量也就有了一定的保障。

3.超前培训指导，提高项目文件归档人员质量意识

建设项目档案的主要组成部分是竣工文件，而竣工文件的完整性和准确性对日后技术改造和设备维护有着举足轻重的作用，而竣工文件的主要编制单位是施工单位。因此，宝钢档案管理部门始终将对施工单位的超前培训指导视作控制源头的其中一项重要工作来抓。在每一个重大项目建设初期即开展对所有参建单位竣工文件编制的大规模培训指导工作，将竣工文件的编制规范、审核及归档流程等印刷成小册子分发到施工、监理单位，并制作成PPT材料，以讲座的形式进行全面的培训和讲解，使竣工文件的编制和审核人员不仅能正确理解建设单位对竣工文件编制、审核和归档的具体要求，而且能认识到从竣工文件形成的源头进行文件积累和质量控制的必要性。归档人员质量意识的提高为建设项目档案完整性和准确性的提高打下了基础。

可见，建设项目档案质量控制必须从源头着手，加强前端控制，强化协同管理，超前培训指导，方能达到事半功倍的效果。

过程控制是建设项目档案质量控制的重要环节

1.资料档案一体化管理为过程监控创造了条件

大部分企业建设项目的资料管理与档案管理分属两个机构，资料管理包括国内外各类技术资料的接收、翻译、复制、分发等建设阶段的管理工作，一般隶属于建设系统；而档案管理则是对归档的项目文件进行分类、整理、编目、保管、统计和提供利用等，一般隶属于生产系统。宝钢自20世纪九十年代起将履行资料管理职能的宝钢指挥部工程资料处和履行档案管理的宝钢总厂档案处合二为一，实行集资料与档案管理于一身的一体化管理模式。这一模式可以说是将档案管理的职能向前延伸到资料管理，档案管理部门在对项目所有技术资料接收、分发的同时，留存一套作为日后核对竣工图完整性的依据，项目建设过程中设计图纸发生多少变更、升过多少版次，档案管理部门均记录在案。同时，档案管理部门定期参加公司领导主持的设计、工程等例会，一方面能及时掌握设计、施工等动态信息，根据建设进度、节点，把好资料形成、编制、归档等各道工序质量关；另一方面，也将过程管理中的有关问题提请各职能部门协同解决。资料档案的一体化管理模式为实施过程监控创造了条件，档案的完整性得到了保障，使以往竣工文件交多少收多少的被动局面得以很大的改观。

2.竣工文件编制过程的检查为档案内在质量消除隐患

宝钢档案管理部门设立专门小组负责对竣工文件的编制单位进行培训指导，对编制质量进行过程检查，对归档文件进行审核签证。其中，对竣工文件编制质量的过程检查起到了承上启下的作用，既是对前期培训指导工作的拾遗补缺，也是为后期竣工文件归档质量提前把关、消除隐患。过程检查的形式可以是多种多样的，档案管理人员可直接对口施工单位编制人员进行质量检查和答疑；也可对口施工单位项目部，对某一个单项的竣工文件编制质量进行检查，随后将该单项作为样板在该项目部推广；此外，档案管理部门还可同工程管理部门一起进行每季度一次的协同检查，作为工程质量大检查的内容之一，纳入季度考核。过程检查中发现的问题也是多种多样的，除与档案有关的复印件、漏签字以及卷内文件排列原则等常见问题外，还有与工程管理有关的表式问题、各类变更文件的完整性、准确性以及闭环问题等。通过过程检查，将这些问题消除在萌芽状态，尽量将归档审核时发现问题再费时费力地整改现象降到最低程度，为项目按时竣工验收赢得时间，同时也把好建设项目档案内在质量这一关。

2007年，宝钢建设管理系统一期工程全面投入运行，也为档案资料的过程控制提供了便利。建设项目的立项审批、设计管理、工程管理、设备采购、资料交付、竣工验收计划、节点等信息全部通过系统流转，档案管理部门作为其用户，可以及时地从中获取众多信息为档案资料过程控制所用，并跟踪管理。如：单位工程、设备设施的划分等信息，为档案组卷提供了依据；立项审批、设计、设备采购合同等信息为完整地收集前期文件提供了便利。该系统二期工程将开发与档案管理系统的接口，届时将实现内部管理性文件的电子归档，进一步提高管理效能。

3.以终版图编制竣工图不失为过程控制的又一创举

宝钢从“十五”规划项目开始提出了采用设计终版图编制竣工图的设想并积极付诸实践。设计终版图编制竣工图是指设计单位在项目实物交接后一定期限内，将所有施工过程中发生的设计变更进行汇总后出设计终版图，其目的在于毫无遗漏地将设计变更反映在最终的一张设计图纸上，施工单位在此基础上编制竣工图，将大大减少对施工图的修改工作量，同时也大大提高竣工图的内在质量。这一创举的推出光靠档案管理部门的努力是万万不够的，必须有设计、工程等管理部门的大力支持，共同研究实施方案，最后联合发文、合力推进才得以有效实施。

近两年，宝钢在实践的基础上又将这一举措进行了完善，即以升版图的形式提供设计图纸，最后一版升版图即为设计终版图。这一举措的推出，主要目的在于缩短编制设计终版图的时间，将实物交接后最终编制终版图改为过程编制升版图，每出一次设计变更即升一次图纸版次。同时，在升版的图纸上标注历次修改记录，并在修改处标上云线。

这一改革创新之举为竣工图质量的过程控制提供了又一条路径，设计变更通知单、图纸上标注的历次修改记录和云线等均为过程控制档案质量的依据。此外，要求设计单位最终提供一套电子版的设计终版图，为档案资料的数字化提供了很大便利，档案管理部门只需将电子文件信息和图像导入档案信息管理系统，就能为用户提供实时利用，无须再对纸质图纸经扫描后再提供利用，在节省人力、物力的同时，更重要的是提高了图像的清晰度和档案的内在质量。

后期控制是建设项目档案质量控制的必要环节

1.归档审核签证给予了档案管理部门一票否决权

对施工单位实行交工验收签证是宝钢建设项目管理流程中一个必不可少的环节。施工单位必须在实物交接后的规定时间内将编制的施工文件和竣工图提交监理审核，并提交生产运营单位复核，然后向档案管理部门归档，经档案管理部门检查合格后按单位工程办理交工验收证书。该交工验收证书上必须有施工、监理、生产运营单位、档案管理部门、工程管理部门等签字、盖章。施工单位在办理完所有单位工程的交工验收证书后该建设项目方能进行财务决算，也就是说档案管理部门具有影响建设项目财务结算的一票否决权。

这一票赋予了档案管理部门的权力，同时也给予了档案管理部门更重的责任。在把这一质量关时，档案管理部门注重的是竣工文件的完整性和准确性，从起初仅仅是对有关档案管理范畴内的内容进行检查，到目前已深入到对施工文件中的变更文件、打桩记录与竣工图的核对等，远远超出了档案管理部门的职责，但当一些漏网问题在这一关卡被截住时，其必要性也同时得到了各方面的认同，有人称档案管理人员是监理的监理。档案管理人员在实践中提高了自身的业务能力，同时也把好了建设项目档案质量后期控制的第一关。

2.档案自检工作进一步强化了各参建单位的责任

建设项目档案自检是建设项目档案专项验收的前奏曲，这一关的责任主要落在监理单位和建设单位各职能管理部门身上，由建设单位与监理单位共同组织建设项目档案自检工作。监理单位负责对竣工文件完整性、准确性的检查，施工单位配合检查；建设单位各职能管理部门负责对项目前期文件、竣工验收文件的完整性、准确性以及整个项目系统性的检查，设计单位等配合检查，由此将档案自检工作的责任落实到位。

建设项目档案自检工作的形式与档案专项验收基本相同，只是角色的不同。在档案专项验收中接受检查的单位或部门的有关人员，在档案自检工作中均是检查组成员。这些成员集多年参与档案专项验收的经验，对国家有关档案管理和验收的要求具有一定的认知度，为此，在档案自检工作中均能较好地发挥作用。档案自检工作要求，对发现的问题必须举一反三，全面整改，若在档案专项验收中再次发现类似问题，则对检查组成员单位进行考核。由于分工明确、条理清晰，建设单位各职能部门和监理单位共同把好了建设项目档案质量后期控制的第二关。

3.档案专项验收给予了档案工作在项目管理中的一席地位

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人事档案作为人员个人综合信息的有效载体，其所承载的个人信息量巨大，其中翔实记载每个人的学习经历、工作轨迹、技术职称及家庭信息。对此，应对人事档案进行有效的管理，加??人事档案管理，不仅可以有效促进人力资源的开发，而且其为人事管理提供了最为真实的个人信息数据。同时，人事档案管理还对于企事业单位的内部控制建设，具有积极的促进作用。通过人事档案管理，规范档案管理存在的不足，使医院职工的档案信息资料得到长时间的留存，从而便于个人信息的查找以及各类数据信息的统计与利用。

二、医院非编人员人事档案管理问题分析

人事档案的建立及管理工作相对繁琐，不仅需要个人资料的收集与保管，而且还涉及到人员的分类与调动等。由于非编人员的稳定性较差，且具有较大的流动性，因此医院非编人员人事档案的建立与管理难度增大。

（一）人事档案管理权限误区。现阶段绝大部分医院的人事档案管理工作，采用的是分级管理模式。即在编人员档案管理部门是由上级管理机构负责，医院自主招聘的非编人员的档案管理由本级医院自行管理，且医院自主招聘人员中的全日制本科学历毕业的医学生的档案管理又纳入人才交流中心管理。由于人员档案管理的机构不一，造成管理不便，使许多医院未进行有效管理。

（二）医院对非编人员档案管理重视度不够。据调查发现，目前国内绝大部分医院对非编人员人事档案的管理工作重视度不够，大多数医院将工作重点放在提高医疗质量、医疗安全以及医疗服务方面。对非编人员的人事档案编制与管理工作重视程度不足，乃至根本不纳入医院管理，这也使得医院的人事部门对于非编人员缺乏足够的关注度。

（三）基础设施建设投入不足。由于医院对非编聘用人员的档案管理不够重视，因此在人、财、物的投资上难免会大打折扣，软硬件基础设施建设不到位现象非常普遍。在该种情况下，医院档案室无法拥有各类软硬件设施，以致于各项软硬件配备过于简陋。比如，只有用于数据录入的计算机，人事档案管理工作中只有其保管作用的档案柜等。不仅不利于人事档案的存档备份，而且会影响人事档案的保存。

（四）专职档案管理人员配置不到位。在众多医院及医疗机构中，进行人事档案管理工作的人员，大多数是由人事科相关人员来负责，而这部分人员均未进行专业化的培训。同时，由于现阶段各大高校中人力资源及企业管理专业中，涉及到档案编制与管理的内容较少，且选择此专业方向的人才较少。并且，受科技体制改革的影响，致使具有丰富工作经验的专业档案管理人员极度缺乏。进而导致医院无法配置专职的人事档案管理人员进行非编人员人事档案的管理。

（五）档案材料规范不统一。在对非编人员人事档案进行建立及整理工作中，发现存在档案材料缺乏统一规范，档案材料缺失严重。比如，学籍档案中，应有大中院校学生登记表、学习成绩、毕业生登记表（或鉴定表）、毕业证及学位证等；党员材料中，必须有入党申请书、入党志愿书、转正申请书等。

三、加强医院非编人员人事档案管理的有效措施

（一）建立专项档案管理部门。为有效改善和解决医院非编人员人事档案管理中存在的问题，进一步提升医院管理水平，应在医院内部建立专项的人事档案管理部门。对档案室人员进行及时的补充，有效加强人事档案管理。同时，加大基础设施建设投入力度，比如根据需要采购人事档案管理专项软件、扫描仪等设备。

（二）对档案管理人员及职工加强专项培训。由于医院人事档案编制与管理的人员相对匮乏，因此，在对相关人员进行补充的同时，更要做好职工档案的收集、培训工作。通过档案收集培训，使人事档案管理人员的工作能力进一步加强。如档案的收集范围、方法、归档制度以及征集方法与接收制度等的培训。此种培训活动能够加强人事档案的真实性与准确性，并使非编人员与在编人员的人事档案利用率得以显著增强。

（三）树立服务意识，重视非编人员档案管理工作。在众多医院中，应积极进行非编人员人事档案管理的宣传工作，并可通过各种培训、会议等形式，加强部门与人员间的互动交流，创造出积极的人事档案管理环境，使人事档案的编制人员与管理人员等，都能够对非编人员的人事档案管理工作给予足够的重视。同时，还应使人事档案的编制与管理人员，从大局观入手，为促进医院工作人员间的和谐化，应在积极进行非编人员人事档案管理的同时，提升自身的服务意识，以此来促进人事档案管理部门的效用。

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第二条水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。

第四条本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。

第二章档案管理

第五条水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。

第六条各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。

第七条项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。

第八条勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。

第九条工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。

第十条水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。

第十一条大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和设备；其他建设项目，也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。

第十二条项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。

第十三条项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》（附件1）。国家重点建设项目，还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》(附件2)。

第三章归档与移交要求

第十四条水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。

第十五条《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》（附件3）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。

第十六条水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

第十七条水利工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2000）。归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。

第十八条竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖"竣工图章"（附件4-1），有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图：

（一）按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；

（二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；

（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明"竣工阶段"和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署"竣工图确认章"（见附件4-2）。

第十九条水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。

第二十条电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

第二十一条项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：

（一）项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存1套）；

（二）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料；

（三）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件；

（四）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料（具体内容参见附件3）。

第二十二条工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单（见附件5）。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。

第二十三条工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。

第四章档案验收

第二十四条水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。

第二十五条各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收，由水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收，由相应的档案管理部门派员参加；其他单位组织的有关工程项目的验收，由组织工程验收单位的档案人员参加。

第二十六条大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。

第二十七条水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。

档案自检报告应包括:工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。

第二十八条档案专项验收的主持单位在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。

第二十九条档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：

（一）听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；

（二）听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告；

（三）对验收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；

（四）查看现场（了解工程建设实际情况）；

（五）根据水利工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8％，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在200卷以上；

（六）验收组成员进行综合评议；

（七）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈；

（八）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。

第三十条档案专项验收意见应包括以下内容：

（一）工程概况。

（二）工程档案管理情况：

1、工程档案工作管理体制与管理状况

2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量

3、竣工图的编制质量与整编情况

4、工程档案的完整、准确、系统性评价

（三）存在问题及整改要求。

（四）验收结论。

（五）验收组成员签字表。