办公档案数字化管理范文

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引 言

随着科学技术的发展以及办公自动化的应用，施工企业的文书档案管理越来越便捷。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已拥有一套其自身的工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。

文书档案管理是施工单位档案存在的基础和重要的资源发生地，它客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。随着改革形势的不断发展，文书档案管理水平如何提高，以满足各方面的需求，从而适应日趋发展的新形势，这是文书档案管理的自动化在档案工作中应用的新问题。

1 办公自动化对施工企业文书档案管理工作的促进作用

在施工企业日常的公文办理过程中，相关工作人员办理的文件在传递过程中丢失的情况时有发生。在传统手段中，文件传递是靠邮政系统派发传送，因而文件到达时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索造成很大的不便，在应用计算机网络技术之后，直接通过网络工具进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时效性。下面就谈谈办公自动化对施工企业文书档案管理工作的促进作用。

1.1 工作效率和质量得到了前所未有的突破

施工企业所要登记在案的资料数据数量大，包括地质信息数据、人员设备等等。施工企业实现了办公自动化后，相关的档案信息经过数字化处理后，便可储存在计算机中。如果需要计算或者整理，计算机也可以自动处理，其运行速度也很快，文件资料的收集与查询等也变得十分便捷，大大提高了文书档案管理工作的效率和质量。特别是档案信息的服务利用，这是办公自动化的最大优势。传统的手工操作档案管理方式，完全依赖于人工进行档案资料的收集、储存与查阅等，档案工作人员的工作量异常繁重，致使档案信息的服务利用不能够满足人们的日常需求。办公室自动化在施工企业文书档案管理中的应用恰好解决了这一问题。

1.2 解决了档案存储的空间问题

文件文书档案数量越来越多，尤其像是施工企业，需要记录和储存的文件数量和数据特别多，这也意味着其整理工作越来越繁琐。但随着办公自动化设备的普及，大多数文书档案已经变成了数字化的电子文件，再根据办公目的和要求将所需的文书档案印制成纸质文书进行保存。为了适应新形势下的档案管理和信息服务的需求，要求要将原有的纸质文件转化为数字信息，这就大大节省了文书档案的储存空间，档案信息的查询也变得十分便捷。

1.3 实现了档案信息的共享和在线服务

传统的档案管理模式使档案信息不能共享，档案的利用率也就不高。但是如果把文书档案管理转化为电子文件之后，可将电子文件组建为一个电子文件数据库，利用计算机检索功能进行信息查询。施工企业可利用计算机技术，将施工信息输入并建立与每个施工项目相关的数据库，并进行精细化的管理，由案卷级扩展为文件级，从单一的途径转变为体系化，实现从管理档案目录的外部特征向内外部综合特征的管理转变。借助计算机网络将档案信息与载体分离，并利用信息系统进行链接，可以得到信息的历史与现实、纵向与横向的多方位记录，实现档案信息的共享与在线服务。

2 应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

2.1 电子文件的保密性受到了限制

电子文件的内容是没有固定的形式，且容易变化，这使得文件的保密性变得很弱。电子文件的修改可以不露痕迹，尽管当前已经有很多防治电子文件伪造和在原稿上进行删改的计算机技术，但是仍然不能从根本上改善电子文件的易变性。电子文件的字体、字号等固定的模式，将电子文件印制成纸质文件后，无法辨认其作者，因为电子文件不具有特定的字迹。这些问题都对电子文件的保密性提出了挑战。

2.2 档案综合管理人员培训缺失，专业素养不足

当前，文书档案管理在施工企业中有着举足轻重的地位，可以直接反映企业的整体管理水平，也是当下社会发展的必然趋势。调查显示，由于文书档案管理在我国发展较晚，受到的重视程度还不高，一部分单位的档案管理工作者缺乏相关专业的档案管理工作培训，专业素养缺失，对档案管理工作的进展在一定程度上存在影响。况且对电子档案的管理，绝不仅仅是懂得纸质档案管理理论、原则、方法和懂得电子计算机技术或数据通信的管理人员所能胜任的。这就对管理人员在技术和素质水平上有了更高的要求。

3 办公自动化在施工企业文书档案管理应用中问题的解决方法

办公自动化对施工企业的文书档案管理有着重要意义，这也使文书档案管理进入了一个快速发展的新时代。但需要注意的是，办公室自动化的应用也引发了很多问题，如何有效地解决这些问题成为新形势下施工企业文书档案管理健康发展的关键。

3.1 加强硬件建设，改善硬件环境

文书档案管理的现代化是依赖于计算机、互联网等手段得以实现的，这也就要求施工企业必须搞好硬件建设，这也是实现文书档案管理现代化的先决条件。只有不断地加强网络建设、计算机技术的更新等，实现技术设备和手段的现代化，使相关工作人员学会使用先进的科学技术进行文书档案管理工作，才能提高施工企业整体的文书档案管理水平。

3.2 实现档案工作人员专业化和现代化的有机结合

档案管理工作人员是实现办公自动化的基础，传统管理模式的长期侵袭，使得相关工作人员变得麻木和落后，其意识和思想没有得到更新，导致现代化的计算机技术和设备没有被完全和合理地应用。所以，档案工作人员必须认清当下的发展形势，及时学习和熟练掌握新的管理理念和手段，才能减轻工作量，也提高了工作效率。

3.3 采取措施提高文书档案的安全性

首先，通过扫描技术，将带有印章、个人字迹等文书档案转化为图像性质的电子文件，这样可以有效地防止电子文件文书档案被肆意修改，保证电子文件的原始内容，还可以大大减小文书档案的存储空间，有利于文书档案的长期保存；其次，采用专用软件对电子文件文书档案进行加密处理；然后，采取备份和验证措施，防止电子文件的丢失及失真，对永久保存的电子文件要制成纸质文件或缩微品；最后，利用路由器和防火墙等措施实现办公自动化内部网络和外网的隔离，保证办公自动化网络的安全。

3.4 提高档案人员的综合素质

①以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制。通过不断学习获取知识是提高自身素质的根本途径，同时，相关管理部门对文书档案管理人员的培训也是相当必要的，他们可以从中得到交流与学习的机会，不断积累档案专业知识及管理经验，进而运用到档案管理工作中；②加强档案部门间、区域间系统合作的力度，不断扩大自己的交际面，通过互动交流与学习，可以获得兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，以及运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维的能力，从而为建设一支高质量的档案队伍打下坚实的基础。

4 结 语

综上所述，办公室自动化有助于施工企业文书档案管理工作，这也是当今社会经济发展的必然趋势，其管理水平直接关系到档案资料的完整性，实行全面科学化的文书档案管理是衡量施工企业管理水平的一个重要标准，这就要求相关部门必须切实对档案管理者进行素质培养与提高，重视文书档案管理工作，强化文书档案管理水平，加强部门间的协调合作与交流，实现文书档案管理的安全化、规范化、标准化，确保我国施工企业文书档案管理工作走向正规化、健康化的发展轨道，为最终实现经济效益和社会效益提供可靠保障。

参考文献

[1]张会华.文书档案管理的办公自动化[J].科技资讯，2012（26）：67～68.

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随着我国改革开放的不断深入与市场经济的持续发展，文书档案的管理工作与以往完全不同，迈上了一个全新的台阶。文书档案管理的办公自动化一般依靠电子计算机等新型办公设备与技术来迅速、准确处理文书档案信息，从而将办公效率进一步提高。在文书档案管理中，办公自动化的应用有着很好的发展前景和巨大的优势，同时它还有一系列的问题需要处理，这就要求管理设备的硬件建设速度需要不断加快，同时借助科学有效的手段提高文书档案的保密性，进而使得文书档案管理工作可以得到顺利高效的开展。

一、文书档案管理办公自动化存在的问题

（一）对档案管理人员自身的综合素质要求提高。在文书档案管理中，电子档案与电子文件的管理归档是一项专业性和技术性结合比较强的工作，这就从根本上决定了档案管理人员自身需要有很高的综合素质，才能胜任此项工作。具体地说，高层次的知识素养只是档案管理人员需要具备的一方面，除此之外还要对计算机技术和数据通信技术的应用进行熟练的掌握，同时对传统档案管理的技术、原则、方法和理论也要相当熟悉，进而才能以较高水平的专业技能与业务素质将文书档案工作的管理水平进一步提高。

（二）电子文件的保密性受到削弱。电子文件和纸质文件的区别在于缺少固定的形式同时又容易变化，这就导致文件内容被人修改的可能性增加，并且修改后很难发现改动痕迹。同时，电子文件还缺少特定的字迹，其字体、字号等都容易被修改，另外电子文件还无法像纸质文件一样进行盖章和签名。因为这些电子文件的原始特性，使得电子文件的保密性受到极大的削弱，人们对文件是否是原件的判断根本不能通过字迹、印章等特点完成，这也导致了电子文件自身的原始性无法被确定。上述问题考验着网络电子文件自身的保密性，同时也严重削弱了文件自身的保密性。

二、提高文书档案管理办公自动化的有效策略

文书档案管理中，办公自动化的有效应用具有得天独厚的优势，同时也使文书档案管理工作迈上了一个新的台阶。与此同时，文书档案管理的办公自动化依旧是亟待解决的问题，针对这些问题，本文从以下几个方面进行着手解决。

（一）积极进行硬件建设，促使硬件环境的改善。文书档案办公自动化应用的前提是必须拥有电子计算机、互联网以及其他类型的数字化设备，所以，加快硬件设备的建设速度直接决定文书档案管理办公自动化的程度。另外，要想保证更多的工作人员可以更加主动地参与到现代化技术的学习与应用之中，就必须对文档管理的硬件环境进行改善，加快档案管理设备的硬件建设速度，进而完成文档技术设备与管理技术手段的现代化，使得档案管理水平得到进一步的提高。

（二）促使档案管理人员实现现代化与专业化的有机结合。在实现档案管理办公自动化的进程中，档案管理人员的现代化是重要的保证。以往的文档管理模式较长时间使用导致现阶段的档案管理工作还存有工作人员的现代化技术水平不高亦或是技术“文盲”的现象，这就致使部分现代化设备在档案管理的过程中不能充分地发挥出自身的优势与作用，实现文档信息管理的办公自动化也就是天方夜谭。所以在当前科学技术水平发展迅猛的新环境下，档案管理的工作人员必须要对自身的忧患意识与时代精神进行强化，认清时展的形势，借助学习或者是培训来主动掌握以往的档案管理的技术、原则、方法以及理论等专业技能，除此之外，还应该不断增强对计算机技术和数据通信技术的掌握能力，进而完成自身专业化与现代化的有效结合。

（三）加强对系统自动化外网和内网的合理布局。确保网络安全，提高网络完全的最主要和最有效的措施之一就是对办公自动化的内网和外网进行有效的隔离。换言之，第一步主要就是借助路由器对被屏蔽的IP地址与服务进行过滤，随后在文档办公自动化的网络中选择部分可以放行的地址。第二步是借助防火墙实现有效的隔离防护。通常来讲，网络中的防火墙基本都具有认证机制，同时从整体来看，防火墙通常具有以下几种基本功能：对部分被禁止的业务进行封堵；检测和告警网络攻击；管理进出网络的一些访问行为；记录经过防火墙的信息和活动内容。通过这样的途径不但可以保密文档信息，还能将档案管理时效性进一步提高。

三、结语

总而言之，文书档案管理工作是现阶段社会经济发展的大势所趋，档案资料的完整性与文书档案管理水平息息相关，衡量一个单位管理水平的重要标准就是是否实行全面科学化的文书档案管理。这就对相关部门提出了要求，必须要提高档案管理者的素质，加强对文书档案管理工作的重视，促进各个部门之间的交流与合作，完成文书档案管理的标准化、安全化和规范化，保证我国文书档案管理工作向健康化与正规化的道路发展，保障社会效益与经济效益的最终实现。

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关键词 OA 办公自动化系统；医院文书档案管理；应用

随着网络技术和信息技术的发展，医院行政办公模式的内容和方式得到了很大的改变和发展，从以前的文字档案处理办公的方式，到今天的电子化档案的发展和应用，使得医院文书档案的管理发展成为便于查阅和利用的即时载体。

一、OA 的作用及其在医院档案管理应用的分析

现今OA 系统在医院档案管理中已经被广泛应用，它已经成为医院提高文书档案管理效率，加强医院文书档案管理的有效手段。OA 系统所带来的不只是办公效率的提升，同时还促使医院文书档案行政管理的制度化与规范化，改变了医院档案信息的查看和存储的方式，极大地促进了医院信息的处理和分析效率的提升。同时它也改变了对于医院档案的管理和行政理念的变革。OA 系统的发展与应用，主要分为3 个阶段：首先是以数据信息的处理为中心的文档的处理系统阶段。在这个阶段，主要强调以数据的处理和计算为主要的任务和能力，对特定的办公事务进行处理的运用过程，这个阶段存在于一些行政办公室档案中最初的信息化阶段。其次是以日常档案处理的工作流程和日常文件的信息化处理和办公需求为目标，进行办公和业务的处理，对于这种办公过程和业务的处理来说，是通过系统的协同运行和协同操作来实现办公业务的自动化和规范化处理的过程，它极大地提高了办公的效率，降低了办公行政的成本。最后是对于特定文书档案的管理和办公协作系统的应用，两者的结合，为文书档案的归档工作提供了信息交流与共享。另一方面，医院负责文书档案的员工要不断运用各种手段学习潜在的知识，以避免出现重复的劳动和错误。办公业务越来越多地融入对企业业务知识的管理和使用服务中。

二、OA 办公自动化系统在医院文书档案管理中的应用

对于医院文书档案的管理来说，是在临床的实践和管理中，对逐渐形成的具有参考医疗价值的原始资料进行记录保存，并进行有效的分类管理的过程。医院文书档案记述了医院日常活动中的各种业务工作的内容，因此文书档案的管理对于医院来说是非常重要的。

医院文书档案OA 系统信息化建设是指通过计算机的技术、网络技术和通讯技术等手段，将不同载体的信息记录到档案及其内容进行信息化数字化的整合，以形成一个数字化的数据管理和积聚的平台，并通过互联网的形式进行信息档案的共享，从而提高医院档案工作的信息化、现代化管理水平。

（一）数据的信息化采集。应用扫描设备和仪器进行档案的扫描和识别，把一些文件和档案以数字化的形式和统一规范的格式录入计算机设备，以利于下一步的处理。

（二）业务工作流程的信息化应用。通过对医院业务开展过程进行分析，根据医院的现实业务情况，应用信息化的技术对文件档案进行集中有效分类，同时对相应搜索查看的应用进行开发，对文书档案进行分类鉴定、编目、检索、排序、保存归档等高效地处理分析。为了更好地对文件档案进行管理，要加强管理流程的建设，分清员工的权责和工作的标准，以减少不必要的人为干扰给档案的管理带来的破坏。另一方面，医院的自动化办公系统要与档案的管理系统做好兼容适配的工作，以确保文件档案格式的一致性。

（三）档案信息化检索的应用。在医院的文书档案完成数字化的处理和归档后，需要在逐渐庞大的数据库中搜索出需要的文件档案，以方便使用，因此对于OA 系统的应用来说，还要通过开发一定的检索程序以适配对文件搜索和检索的需要。同时，还可以通过医院的网络信息系统与互联网的有效连接来实现信息档案的共享和检索。

（四）档案办公信息化输入的应用。要实现OA 系统在医院档案管理中的有效应用，还需要建立档案数字化输入和存储的方式和机制，以提升档案管理信息的实效性，提高数据库的更新速度。首先要把信息化档案的输入纳入医院的日常业务运行过程中，然后运用OA 系统和互联网技术建立集中处理的系统，进行集中归类和处理，最后进行归档存储保存。

OA 办公自动化系统在医院文书档案信息化管理中的应用，提高了医院文书档案管理的效率，提升了医院档案工作的信息化水平。要提升医院档案管理应用的水平和效率，就要加强档案的管理与OA 系统管理之间的融合，同时加强医院OA 系统的管理和维护。

参考文献：

[1] 郭丽，孙作丽.OA 系统在医院档案管理中的应用[J]. 医学信息，2013（26）：16.

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只有提高了文书档案的管理才能提高日常工作的效率，充分利用时间。随着当今社会的发展，文书档案的管理得到了一定程度的进步，然而办公自动化的应用却加快了这一进程，更好的使社会各方面都能得到提升。因此推广以及应用自动化文书档案管理是必然的趋势。

1 应用办公自动化文书档案管理的好处

1.1 提高了工作效率

传统的档案管理工作费时费力，专业性很强，人员在操作过程中不小心就会出现错误。传统的文书管理工作有三难：遗失立卷难，费脑费心，操作难度大，工作程序枯燥繁琐，工序多而繁杂，干起来枯燥乏味，掌握起来也难：二是管理工作难，需要人操作的工作量大：三是提供利用效率低下，查准率并不高。如果因为文档人员立卷水平不高，出现组卷不合理、所拟标题不能准确提示卷内文件的内容，查找起来就很困难。

而在计算机信息技术高度发达的今天，应用信息技术来简化工作，节约时间和减缓压力是很普遍的事情，通过这种计算机信息技术我们可以获得媒体多种多样的信息源，加强了对各行各业的联系，使工作变得更加轻松合理。

1.2 获取信息更为方便

计算机的出现促使档案管理走向一个新的方向。无论从信息的录入来看还是从查找信息来看都更加方便而且节约时间，更重要的是减少了很多繁琐不必要的操作。我们可以利用计算机直接建立一个档案管理系统，对档案系统进行规范和日常维护，更多的人可以通过资源共享来浏览系统化的档案，也有助于人们了解什么才是档案管理工作。从总的来看，档案管理工作比以前要更加的简约，效率更高。

1.3 提高了安全性和稳定性

传统的档案管理和现今的管理方式进行比较，可以明显看出传统方式的繁杂之处，首先录入档案的工作就很繁重，长期保存档案的成本也很高，一旦保存时间长了，寻找就会很麻烦，而且有可能出现遗失或者虫蛀等损坏现象。而且传统的档案和文件如果要长途运输的话，一半会采用运邮的方式，这种方式相当危险，很可能会造成信息的泄露或者遗失，对于企事业单位的安全性产生威胁。反观现代的管理方式更加便捷和安全，有一定的隐蔽性，就算距离再远，也能快速准确的传输。

1.4 减少了办公难度

就我们所知，有些特殊工作的难度主要在于信息量巨大，比较复杂，分类也麻烦，因此人工操作的时候工作难度高，工作压力也大，比如气象的文书管理工作正是如此。而文书档案的自动化完全解决了这些难题，正是因为计算机拥有存储空间，可以录入信息并且保存，在有需要的时候只需要查询即可，因此气象文书档案在管理方面自然也变的容易，工作人员的压力随之减轻，办公的效率要比以前更高，更快捷。

2 应用办公自动化文书档案管理的缺点

2.1 对工作人员的要求较高

虽然应用计算机管理文书档案会更加便捷，但是与之相反的是想要熟练的操作电子信息技术却存在着一定的难度，这绝不仅仅是数字管理，作为一名文书档案管理员应用计算机管理档案的时候必须掌握相应的计算机技术，拥有专业的计算机水平。办公自动化文书管理要求工作人员要熟悉掌握理论知识，管理方法，管理技术和管理流程，它不同于手工操作，只是一些简单纸质档案，较为简单。但是，目前来看，计算机水平较高的人才少之又少，所以这种高科技的文书档案管理技术，不能快速的有效发挥。

2.2 对文件的保密程度差

文书档案的办公自动化有优势但也有劣势。众所周知，文书档案是记载处理问题和采用措施的载体，因此在日常的工作当中，管理人员就需要经常的修改或者在有需要的时候浏览、传送，并且修改之后不留痕迹，然而在这些操作过程中如果不够细致，可能会造成原文件出错或者丢失，这使得工作不能顺利进行。更加严重的问题是随着计算机技术的发展和完善，还是会有伪文件夹杂在档案内，这些伪文件没法认出，文件的保密性自然令人担忧。但在这一方面传统的档案管理方式要稍微好一些。传统的档案需要手写录入，每个工作人员的字体也不一样，一旦文件修改就必然会留下痕迹。一般纸质的档案上面会有管理层的签字或者公司的印章之类的，那么假的文件就容易被识别出来。但电子文件是不能盖章的，所以从这一点看电子档案管理是存在相当大的弊端的。

3 弥补文书档案管理自动化弊端的方法

文书档案的自动化管理方式是利大于弊的，所以，目前的重点问题就是趋利避害，找到正确的处理方法，进行整顿，提高自动化管理的效率。

3.1 建立独立的网络系统

在工作的过程中，要将平常的办公网络系统和文书档案管理的网路系统划分开，这是保护文书档案安全的关键，也是最有效的措施之一。用现代的隔离装置，对不同的网络系统进行隔离，并设置上防盗装置，例如，密码识别，这样可以使得文件在一个安全的系统内流通。还可以用防火墙进行保护，大多数的防火墙都是必须通过认证的，对不同的网页的访问都要经过严格的确认，对于无关的消息来源快速隔绝，防止对系统造成损害，所以防火墙能有效的封锁消息。

3.2 加强对档案管理人才的培养

档案管理人员的技术水平不够高，会严重影响到工作的质量和速度的。所以，要加强人才的培养，首先，要大量的引进高端的技术产品和硬件设施，要使得档案管理人员，对这些设备有新的了解和认识，只有熟悉了产品的性能，才能进行下一步的深入学习，和对技术的熟练应用，提高管理水平。要带动员工学习和管理的积极性，个人的主动性影响着学习效果，如何调动管理人员的积极性呢？这是一个关键问题，例如，可以以考试的形式对人员进行分段的考核，文书档案管理部门要加大管理力度，可以强强合作，加强和外界的交流，借鉴成果，增大自己的交际面，时刻关注科技的进步情况，引进最先进的技术，提高工作效率。

结束语

虽然文书档案的自动化管理存在一定的风险，但总的来说对各个企事业单位的帮助还是利大于弊。社会在发展，现代的信息技术也在发展，各单位的工作职责也在增大，提高档案管理的能力和专业性，更多的推广和使用自动化文案管理是时展的趋势。这有利于新时代的档案管理人才的成长也有利于工作效率的步步提升，人员的压力减轻了，就从没有意义的劳动中解脱出来从而更好的工作。

参考文献

[1]周晖蓉.文书档案管理的办公自动化应用[J].内江科技，2006（3）.

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文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。

一、应用办公自动化的文书档案管理的优点

1.办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2.文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3.电于文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

4.提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

1.电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2.对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

三、几点应对方法

文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。

1.办公自动化系统内、外网隔离

在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2.提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

参考文献：

[1]徐莉．浅谈文书档案的计算机管理[J]．平顶山师专学报，2001，5．

[2]裴承志．奥多．办公自动化与文书档案管理[J]．中国冶金教育，2002，2．

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（一）受到传统观念的影响

现代化社会收到了信息技术的影响，因此人们也有了高效开发信息的意识。在企业具体工作中，传统的文书档案管理工作基本都是人工、纸质的工作形式，同时档案一旦存档都是处于封闭和半封闭的状态，费时费力并且不容易查阅。自动化档案管理工作思想出现之后，档案管理工作人员并没有引起足够的重视，同时也没有丰富的实践工作经验，同时还受到一定的经费影响，导致文书档案管理工作一直得不到应有的重视，文书档案管理工作质量也一直无法提升。

（二）自动化信息技术掌握不全面

自动化信息技术能够有效地实现电子档案管理工作的电子化管理模式，但是自动化办公环境下的文书档案管理工作对于计算机信息处理技术要求较高，需要具备专业系统的计算机技术作保障，除了信息处理工作之外，还要对计算机领域的只是涉及面广、技术密集和更新发展速度需要全面掌握。文书档案管理工作还需要保证电子文书档案的内容真实性，但是我国关于文书档案管理的法律法规还不够健全，所以一旦出现电子档案中个人隐私和公共信息侵害问题，不能够及时的按照法律规定来进行处理，影响了自动化电子文书档案管理的发展。

二、办公自动化工作环境下的文书档案管理策略

（一）提升文书档案管理工作人员工作观念

社会信息化发展迅速，文书档案管理工作也要跟上发展脚步，改变传统的纸质档案人工整理档案工作方式，使用现代化多媒体技术、数据库和图片等数字档案来代替，同时工作人员需要提起重视，充分地意识到文书档案管理工作信息化的重要性，树立企业文书档案管理的信息化管理观念，促进管理工作的技术创新。

（二）制定文书档案管理工作标准

自动化办公能够帮助文书档案管理工作逐渐提升工作效率，但是由于文书档案载体发展多样化，因此也需要?对文书档案管理工作制定完善的档案管理制度。首先要严格文书档案自动化建立的全过程，让文书档案管理工作变得更加标准和规范，建立完成之后需要进行相应的调整，让文书档案管理和相关的工作管理制度相符合，保证后期的文书档案管理工作更加规范化、程序化和制度化。

（三）完善文书档案管理工作基础设施建设

想要实现自动化的文书档案管理，需要相应的建立自动化工作设施环境，配备专业的计算机设备和多媒体工具，完善自动化文书档案管理工作应用系统，才能够实现文书档案管理工作的自动化建设。

（四）确定好管理工作重点

自动化办公室工作环境下的文书档案管理工作人员需要首先确定好自己的管理重点，结合现有的档案工作内容来合理的制定工作计划，能够很大程度上提升档案管理工作效率。管理工作人员在确定了文书档案管理工作重点之后需要根据实际情况随时进行调解，从而能够在提升工作效率和质量的基础上，降低工作量。档案管理工作不管事管理，还需要进行档案信息核实工作，只有档案信息正确，才能够利用和保存价值，无用的信息需要及时排出，重要信息需要记录在案。文档管理工作人员需要把工作重心全部放在档案价值的鉴定和文档流程的跟踪控制上去。

（五）管理工作规范化

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中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2012）09（b）-0245-01

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反应着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程。档案信息作为一种特定的资源，有相当一部分信息是社会公众信息，档案信息的属性决定了它是一种历史记录，只有当决策时需要回溯性利用时，它才能发挥其管理功能。档案信息资源开发就是从馆藏档案中，挖掘和揭示出人们在管理、研究、生产、生活及其他方面所需要的信息。一个单位或企业要想有效地开发并利用档案资源，必须熟悉和掌握档案本身的特点、档案信息开发的主体、客体及实现档案信息开发利用的途经和手段。针对实践应用过程中遇到的一些问题谈一点粗浅的认识。

1 文书档案的管理与利用

档案信息资源能否被充分开发利用，在很大程度上取决于档案用户和档案开发人员的情报素质。如果设计或管理人员没有充分认识到档案是一种信息资源，他就不会成为档案用户。文档管理现代化，是加强文档管理工作的必由之路，管理方法、手段的落后，直接影响文件和档案质量，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。要把握现代化管理技能，提高综合素质，传统的档案管理主要依靠人来完成，在信息社会中，人对档案的管理主要是依靠信息技术，但人文管理在其中也起着极其重要的核心作用，信息技术终归只是工具及方法，究其原因有：一是人是信息的生产者、组织者、利用者及信息资源的管理者和决策者，人在档案信息的管理中起决定性的作用；二是信息技术只是信息资源管理的工具。有许多问题，如档案信息资源的完整性、信息资源的供给。所以，档案管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，更要注重计算机知识、信息技术学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。

2 应用办公自动化后文书档案管理的优点

2.1 办公效率大幅提高，文件和文字信息得到充分交流与共享

在以往传统纸质文件的管理，将文件与档案管理分成两步：第一步即由文秘部门完成文件的生成、收文的处理、文档的预立卷及移交档案部门；第二步即由档案部门完成档案的保管、查阅及提供利用。手工劳动不仅劳动强度大，而且由于重复性劳动多，使人易疲劳、疏忽等，容易造成文件整理缺漏而导致档案的不完整，还造成文件和信息查找困难。最突出的弱点就是办公效率低下，这与当今飞速发展的经济时代的快节奏是格格不入的。在使用计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。在纸质文件管理环境中，除了普发文件外，大量的文件（档案）都是“孤本”，即使存在副本或文件汇编，其数量也很有限。这不仅加大了保存上的风险，而且也给利用带来了诸多不便，利用者的人数、利用的时间与地点都受到了限制。传统的纸质文件可以说是一种聚集在固定场所、固定时间内为有限的利用者所用的“有形的资源”。而在电子环境下，这种“有形”的观念被打破，同一份文件，可以为众多需要它的利用者所“共享”。并且通过网络这个平台，了解其他档案工作部门概况、工作重点和最新、最快的档案管理信息动态。

2.2 文件保存的稳定性，传递的速度和安全性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长的多。电子文件的复用性远远优越于其他载体形式的文件，这是由数字信息利用的无损性决定的，重复利用不会导致文件本身的老化。将其与记录在纸载体上的信息作比较，随着利用次数的增多，载体的损伤程度和字迹老化的程度也会不断增加；而一份电子文件无论多少次显示在计算机屏幕上或是打印到纸张上，其信息都不会受到任何损失和破坏，正当的利用活动不会对电子文件的信息寿命产生丝毫损伤，而其“原件”仍保存在磁带、磁盘或光盘中，也不受损失和破坏，对于利用频繁和用量较大的档案（如图纸），特别有益于原件的保护。在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，直接通过网络工具进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

3 改革措施和解决办法探讨

针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，提出以下举措：（1）针对安全性问题，在文书档案传输的网络中设置隔离带。通过这个隔离，文书档案只能在某一范围的局部网络内传输，带防止文件流向外网。设备的配备，各单位可根据自己业务范围的大小和工作量的多少来配备，可多可少，条件充许的可一次到位，配好配足。条件不充许的可先满足正常工作的基本要求。（2）针对人员素质低的现象，要加强工作人员的教育培训。培训过程中，同时也是宣传和统一认识、统一作法的过程。对档案管理人员不但要培训，提高他们的管理水平和业务能力。对形成人员也要培训，使他们明确管理要求，以做好本职工作，对档案管理人员的培训，还要进行计算机知识和应用软件的培训，进行相关知识专业知识的培训。否则，形成人员应用软件形成的电子文件我们不懂，就无法参与管理。要更新现有人员的知识库，学习新知识，以适应新工作。

参考文献

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在机关事业单位档案的整体工作中，文书档案占据了十分重要的地位，它明确记载着机关事业单位的历史发展过程，对处理问题、领导决策、研究开发、基本建设等方面的内容有一个客观的反映。随着信息网络的快速发展，怎样应用办公自动化管理文书档案以提高机关事业单位的档案管理水平显得尤为重

一、应用办公自动化的文书档案管理的优点

1.提高工作效率

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2.文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3.电于文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高湿、高温、酸、碱、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

4.提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通^网络工具进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

1.电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2.档案管理人员无法适应现代技术要求

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

三、应对措施

文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。

1.办公自动化系统内、外网隔离

在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2.提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备、设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

四、结语

文书电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究整理文书电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用文书电子档案的目的。

在当代信息化迅速发展的今天，在加强文书电子档案管理工作时，要根据文书电子档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代文书档案管理的层次和工作效率。

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中图分类号：G271文献标识码： A

文书档案管理工作主要是收集、整理和保存文档资料，所涉及的资料信息非常广泛，如果缺乏有效的管理将会无法保证档案的完整性、准确性，影响到文档的使用价值。社会的发展与进步，促使着文书档案的管理工作也要与时俱进，不能在只靠着传统模式来管理经营，而是要实现“文档一体化”的科学管理模式。

一、传统文书档案管理中存在的问题

文书档案是机关团体、企事业单位进行科学管理、经营决策、问题处理、信息交流、研究开发等活动的重要载体。是档案工作中必不可少的内容。传统文档的管理一般都是靠纸质文件作为载体来保管的，这样就需要耗费大量的人力、物力、财力来进行档案的分类存档，过程比较繁琐，不是很方便而且工作效率也不高。传统文档管理主要存在的弊端有以下几方面：

（一）传统模式下的文档管理中文档的使用缺乏时效性

在传统文档管理下，如果想要借阅相关的文档资料就必须要到所属的档案室去办理手续才能借阅，并且还需要进行繁琐的登记。如果是在当地还好，但有时却要去异地才能阅读到，就时间上来说这样异地的奔波，不但浪费了大量的时间，也同时耗去不少人力和财力，信息也没有得到充分的共享，甚至还会影响到正常的使用，这样就无法充分的体现文档的价值，所以说它缺乏时效性。

（二）传统模式下的文档管理中文档不宜长久保存

在传统文档的管理下，文档的材质多数都是纸质文件，而纸质文件又是极容易损坏的，不利于长久保存，尤其在借阅过程中，这种损坏是难免的。很多重要的档案文件都是纸质的，在传阅的过程中由于不小心而使文件有损伤，有些可以修复，但也有无法修复的，这样就会容易造成重要的历史信息不能完整的被保留下来，成为一种遗憾。那些不能再生的重要原始档案就会因为损坏而成为一种巨大的损失，无法弥补。所以说纸质文档不利于长久保存。

（三）传统模式下的文档管理的复杂化

在传统文档的管理下，如果想要借阅就必须要进行详细的登记，但是由于档案的种类形式的多样，使其在整理归类上比较麻烦，不方便长久的使用。而且在保管上有相当复杂的流程，不但需要大量的人员来进行分类整理，还要进行一定的维护，在还文档时还要有一套流程来进行登记。总是在重复着工作，却效率很低。

二、办公自动化环境下文书档案管理的优势

随着社会的不断发展，科学技术的进步，计算机的出现带来了新的改革，在文档管理方面也有着它无可比拟的优势，给文档管理工作带来了极大的改变。技术的革新，使得文档管理也日益科学化、合理化、规范化。但是文书档案办公自动化并不是一项孤立单独的工作，它的最终目的是为了档案能更好的被利用，发挥它应有的价值。既然说过了传统文档管理的弊端，现在就来说下，在办公自动化环境下文书档案管理的优势。

（一）办公自动化环境下的文书档案管理使用的时效性强

在文档管理中实行信息化管理，使文档信息可以实时在线，需求者就可以通过一定的互联网络进行及时的查阅，使文档信息能否充分的达到资源共享的目的。且查阅时所进行的个人信息登记也变得简单明了，由于是计算机检索，便自动的保存了借阅者的信息，以此来方便借阅者进行多次借阅，不用反复登记的麻烦。由于少了来回的奔波，减少了大量的时间与人力，没有造成不必要的浪费，在很大程度上提高了使用的效率，且能进行及时的沟通，给使用者带来极大的方便，因此说在办公自动化环境下文书档案的使用时效性变增强了。

（二）办公自动化环境下的文书档案管理中的文书档案可以长久保存

在传统文档管理中的文档基本上都是纸质载体，不宜长久保存，且易损坏，造成一些不必要的损失。但是在办公自动化环境下，文书档案可以用多种载体来进行保存，不再是单一的一种选择。它可以用各种电子手段来进行保存，如果需要可以实时的进行查阅，方便了解所需的实体文档的最新动态。因为保存的多样性，也就可以避免原始的文档资料在借阅中产生的损伤，这样既方便了需要者同时也能完整的保存下文档资料不被损坏。这样就延长了文档的使用寿命。

（三）办公自动化环境下的文书档案管理的精简化；

传统文书档案的管理有一套比较复杂繁琐的流程，从文书信息的收集、归类、整理、立卷到最后的存档，每一步都需要花费大量的人力、物力来完成，且在过程中也容易出现差错，做起来很不方便。但是在办公自动化环境下，有了计算机的协助，使复杂的工作变得简单，操作上也不需要耗费太多的时间和精力，而且还能提高文档的质量，减少时间和空间，以便于使用。

文书档案的管理也具有一定的保密性，在办公自动化环境中可以设定一定的局域来访问使用某些方面文档的资料，从而来加强其保密性质。因为工具的方便，也使文档的查阅变得简单而快捷，甚至可以通过一些模糊查询就可以搜到想要查阅的文档信息。

三、做好办公自动化环境下文书档案管理的建议

（一）规范体制，统一标准

要做好办公自动化环境下文书档案的归档管理工作，必须从以下几个方面着手，规范文档管理体制，统一技术操作标准。一是规范文档管理体制。目前，许多单位的文件管理和档案管理是分离的，属于不同的管理部门，档案部门对文件的前期控制往往难以开展，一不小心就成了“越权行为”。因此，必须从管理体制上进行规范，在单位内实行文件管理与档案管理统一领导，统一规划，使二者同步发展。应将档案部门对文件管理的前期指导与控制纳入到档案部门的工作职责，确保从文件的形成处理、归档管理到查阅利用各个工作环节都在档案部门的统一监督指导下进行。在进行系统设计时，应使用兼容性强、应用性能好的软件系统，并对相关技术参数、技术标准进行规范，包括数据接口标准、数据安全标准以及不同类型数据转化标准保证不同类型的子文件从办公自动化系统向档案管理系统的平滑流转和安全管理。

（二）制定相应的档案管理法律

档案管理的自动化进程越来越快，也是未来档案管理的大势所趋，通过计算机管理档案，优势非常的明显，相对于过去的纸质档案来说，电子档案有着巨大的发展潜力，相关的管理者应该积极的解决相应的制约因素，我们国家是依法治国的国家，任何事情都应该按照相应的法律规定予以执行，对于未来的档案管理也是如此，针对电子档案容易被修改，修改之后难以发现，相关的部门应该及时制定相应的法律对这些行为进行规范，只有通过法律规范了电子档案的管理细节，才能有效的帮助电子档案的管理和发展，并且对于触犯了相关法律的人员，应该制定相对应的处罚条例，对这些违法人员进行震慑，在相关法律制定之后，应该坚决执行，做到有法必依、执法必严。相关电子档案法的制定符合国家依法治国的理念，对于档案电子化管理的发展有着非常重要的价值。

四、结语

伴随着科技的进步，科学的发达，传统的文书档案管理已经渐渐地不能适应人们所需，把传统与现代技术相结合，让文档管理由“卷”变成“件”逐步实现“文档一体化”的现代科学管理，这也是每个文书档案管理人员所要掌握的基本技能。办公自动化是信息社会时代的重要标志之一，为了更好的服务全人类，文档管理的现代化进程将永不停止。

参考文献：

篇10

随着经济的快速发展，科学技术的日益提升，许多办公自动化的系统也得到了不断的完善。就文书档案管理，目前许多单位仍然沿用传统的纸质文件存储的方式。纸质文件存储虽然也有很多的优点，但是给资料的查找、读阅带来了时间上和空间上的限制，而且过多的文件柜的使用也带来了资金和时间上的浪费。而在文书档案管理中，运用办公自动化，不仅能够有效的提高文书档案管理的运行和使用效率，同时还能够提高工作人员的办公效率，得到资源的共享，由此可见在文书档案管理中运用办公自动化有着十分深远的意义。

一、办公自动化在文书档案管理中的利弊

（一）能够有效的提高办公效率

传统的文书档案管理工作主要的还是依赖于人工操作，工作人员需要准确无误的书写、分类、统计，投入大量的时间。而实际上这项工作不仅耗费了大量的人力，还往往还容易出现差错，造成大量的损失。采用办公自动化系统后，由于计算机对于文字信息的处理能力十分强大，文书档案管理工作在计算机的帮助下，也就得到了有效的改善。文件资料的收集、分类、统计也就变得简单易行，办公效率也得到了极大的提高。

（二）能够确保相关文件的稳定性

相对于纸质档案而言，电子文件档案材料能够保存的时间更长。纸张的寿命都是相对的，而且还受到外部客观环境的影响，一旦纸张受损，纸质档案相关文字信息丢失，将带来不可挽回的损失。但是电子文件档案材料则不同，可以选用的载体丰富多样，包括VCD、DVD、U盘、移动硬盘等等。而这些载体的优越性显著，使得保存资料不仅不易损坏，而且方便阅读，查看，稳定性显著。

（三）有利于信息资源共享与交流

在原始文书档案管理中，大量的文书档案都被手工操作者置入文件柜中，不仅不方便查阅，造成查找困难，使得资源共享与交流困难，而大量的文件储存柜存放文件，也一定程度上造成了资金的浪费。运动办公自动化系统后，文书档案管理也变得更加体系化，不再受到空间的限制，而且通过便捷的互联网，文书档案的查询也变得简单、快捷，大大的提高了资源的利用率，有利于资源的共享与交流。

但是，办公自动化在文书档案管理中也存在以下问题：

1.电子文件保密性变弱

电子文化和纸质文件最大的区别在于，电子文件没有了固定的形式，易于变化，即便是被修改后，也可以不留下痕迹。而纸质文件则是一旦被修改，痕迹十分明显。因此在一定程度上，电子文件的保密性就不如纸质文件，电子文件还使得一些需要被高度保密的文件保密性变弱，这样不利于文件信息的安全管理。目前虽然有一些相关的技术能够防止他人在“原稿”上增、删、改，对原文进行伪造等，但是没法有效地鉴定文件的原稿。它不像纸质稿可以通过印章或署名进行判断。这些都是电子文化在保密性方面遭受的严峻的考验，电子文化的保密性存在隐患。

2.对文书档案管理人员的要求高

办公自动化系统在文书档案管理中的运用，就需要加强文书档案管理工作人员的素质要求。仅仅懂得相关档案管理的理论、方法和技术是不够的，还需要有过硬的电子计算机技术水平。因此文书档案管理工作人员不仅需要达到一定的知识层次，还需要掌握一定的现代高技术，拥有处理相关问题的综合能力。当前大部分档案管理人员的技术水平不够，相关理论知识跟不上，在办公自动化设备的使用上缺乏一定的主动性，不利于档案信息管理的电子化。

二、办公自动化在文书档案管理中的具体运用

（一）规范文书档案的管理体制

当前，许多单位依旧对文书和档案实行分部门管理，这种分部门管理的现状使得部门间的交流与合作难以实施，不利于文书档案管理的统一化。因此，规范文书档案的管理体制势在必行，只有实行单位内部的文书和档案管理的统一规划，才能促进二者同步发展。文书的管理不管是前期的工作，还是后期的归档处理等，都隶属于档案管理部门统一监督管理。

（二）制定业务流程标准

对于文书档案管理的具体要求需要有统一的标准和流程。在文件的处理、归档、电子文件格式等方面要有具体的程序规定和规范，使得相关部门职员在处理文书档案工作时能够有章可依。

（三）统一技术操作标准

采用的办公自动化软件不仅需要兼容性强而且还要有良好的应用性能，唯有如此方能确保文字信息处理的能力。除了选用功能强大的系统，还需要规范一些技术参数，包括数据安全标准、数据转化标准以及数据接口标准等。保证电子文书档案在办公自动化系统的管理下安全稳定。

三、结语

办公自动化在文书档案管理中的应用有着十分明显的优势，不论是时间上还是物质上，它都能够极大地改善文书档案管理工作，提高工作效率，节省相关开支，提高资金的有效利用率。因此在文书档案管理中具体地运用办公自动化系统，注重规范管理体制，统一相关流程和标准，就能充分的体现办公自动化的优越性，真正地提高文书档案管理的质量。目前虽然办公自动化系统也存在着一些缺点，但是通过不断的技术创新，也必定能够得到完善，将文书档案管理工作做得更好。

【参考文献】

篇11

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载着社会发展的历史过程，客观的反映着各种问题及解决方法，是人类社会进步的证明者。文书档案管理是以收集、整理和保存文档资料作为工作内容的。文书档案管理的过程中会涉及到方方面面的资料信息，如果管理不当，将会影响文书档案的价值，造成一定的影响。社会的进步，就促使着文书档案的管理工作也要与时俱进，不能在只靠着传统模式来管理经营，而是要实现“文档一体化”的科学管理模式。

一、传统文书档案管理中存在的问题

文书档案是机关团体、企事业单位进行科学管理、经营决策、问题处理、信息交流、研究开发等活动的重要载体。是档案工作中必不可少的内容。传统文档的管理一般都是靠纸质文件作为载体来保管的，这样就需要耗费大量的人力、物力、财力来进行档案的分类存档，过程比较繁琐，不是很方便而且工作效率也不高。传统文档管理主要存在的弊端有以下几方面：

（一）传统模式下的文档管理中文档的使用缺乏时效性

在传统文档管理下，如果想要借阅相关的文档资料就必须要到所属的档案室去办理手续才能借阅，并且还需要进行繁琐的登记。如果是在当地还好，但有时却要去异地才能阅读到，就时间上来说这样异地的奔波，不但浪费了大量的时间，也同时耗去不少人力和财力，信息也没有得到充分的共享，甚至还会影响到正常的使用，这样就无法充分的体现文档的价值，所以说它缺乏时效性。

（二）传统模式下的文档管理中文档不宜长久保存

在传统文档的管理下，文档的材质多数都是纸质文件，而纸质文件又是极容易损坏的，不利于长久保存，尤其在借阅过程中，这种损坏是难免的。很多重要的档案文件都是纸质的，在传阅的过程中由于不小心而使文件有损伤，有些可以修复，但也有无法修复的，这样就会容易造成重要的历史信息不能完整的被保留下来，成为一种遗憾。那些不能再生的重要原始档案就会因为损坏而成为一种巨大的损失，无法弥补。所以说纸质文档不利于长久保存。

（三）传统模式下的文档管理的复杂化

在传统文档的管理下，如果想要借阅就必须要进行详细的登记，但是由于档案的种类形式的多样，使其在整理归类上比较麻烦，不方便长久的使用。而且在保管上有相当复杂的流程，不但需要大量的人员来进行分类整理，还要进行一定的维护，在还文档时还要有一套流程来进行登记。总是在重复着工作，却效率很低。

二、办公自动化环境下文书档案管理的优势

随着社会的不断发展，科学技术的进步，计算机的出现带来了新的改革，在文档管理方面也有着它无可比拟的优势，给文档管理工作带来了极大的改变。技术的革新，使得文档管理也日益科学化、合理化、规范化。但是文书档案办公自动化并不是一项孤立单独的工作，它的最终目的是为了档案能更好的被利用，发挥它应有的价值。既然说过了传统文档管理的弊端，现在就来说下，在办公自动化环境下文书档案管理的优势。

（一）办公自动化环境下的文书档案管理使用的时效性强

在文档管理中实行信息化管理，使文档信息可以实时在线，需求者就可以通过一定的互联网络进行及时的查阅，使文档信息能否充分的达到资源共享的目的。且查阅时所进行的个人信息登记也变得简单明了，由于是计算机检索，便自动的保存了借阅者的信息，以此来方便借阅者进行多次借阅，不用反复登记的麻烦。由于少了来回的奔波，减少了大量的时间与人力，没有造成不必要的浪费，在很大程度上提高了使用的效率，且能进行及时的沟通，给使用者带来极大的方便，因此说在办公自动化环境下文书档案的使用时效性变增强了。

（二）办公自动化环境下的文书档案管理中的文书档案可以长久保存

在传统文档管理中的文档基本上都是纸质载体，不宜长久保存，且易损坏，造成一些不必要的损失。但是在办公自动化环境下，文书档案可以用多种载体来进行保存，不再是单一的一种选择。它可以用各种电子手段来进行保存，如果需要可以实时的进行查阅，方便了解所需的实体文档的最新动态。因为保存的多样性，也就可以避免原始的文档资料在借阅中产生的损伤，这样既方便了需要者同时也能完整的保存下文档资料不被损坏。这样就延长了文档的使用寿命。

（三）办公自动化环境下的文书档案管理的精简化；

传统文书档案的管理有一套比较复杂繁琐的流程，从文书信息的收集、归类、整理、立卷到最后的存档，每一步都需要花费大量的人力、物力来完成，且在过程中也容易出现差错，做起来很不方便。但是在办公自动化环境下，有了计算机的协助，使复杂的工作变得简单，操作上也不需要耗费太多的时间和精力，而且还能提高文档的质量，减少时间和空间，以便于使用。

文书档案的管理也具有一定的保密性，在办公自动化环境中可以设定一定的局域来访问使用某些方面文档的资料，从而来加强其保密性质。因为工具的方便，也使文档的查阅变得简单而快捷，甚至可以通过一些模糊查询就可以搜到想要查阅的文档信息。

总 结：

伴随着科技的进步，科学的发达，传统的文书档案管理已经渐渐地不能适应人们所需，把传统与现代技术相结合，让文档管理由“卷”变成“件”逐步实现“文档一体化”的现代科学管理，这也是每个文书档案管理人员所要掌握的基本技能。办公自动化是信息社会时代的重要标志之一，为了更好的服务全人类，文档管理的现代化进程将永不停止。

参考文献：

篇12

中图分类号：F27

文献标识码：A doi：10.19311/ki.1672-3198.2016.18.028

1.办公自动化的概述

所谓的办公自动化技术就是在应用电子计算机的基础上，将现代的办公技术、设备与之相结合所形成的，在文书档案管理的工作中，引用现代的办公自动化技术，可以有效的提高办公工作的效率，并且还可以为它的发展带来很大的变化。例如，办公自动化的应用可以为文书档案的储存模式、管理方式以及工作人员对其的管理工作等方面提供丰富的实践经验，从而为后期能够顺利的运用这项技术奠定基础。但是，电子文件档案的运用过程中需要结合很多的技术参数，才能保障其有效的功能，因此它在使用时也极具复杂。所以说，办公自动化在文书档案管理工作中的实际应用还是一把双刃剑，需熟练掌握。

2.自动化环境下文书档案管理的优点

2.1提高工作效率

由于计算机拥有强大的信息处理技术，近几年由于它的介入，使得文书档案的管理工作在一定程度上实现了全方面的自动化。在以往传统技术手段下的文书档案管理工作，管理人员每天的工作任务量较为繁多，并且还以纯手工的管理方式进行工作，使得档案管理工作的过程变得极其复杂。现如今计算机和先进技术的引入，使得这一工作过程变得简单、有序。

2.2实现信息资源的共享

在档案进行管理工作的过程中，结合计算机技术所形成的管理体系，可以使其在利用时的效率和质量在不同程度上都得以提高，工作人员可以根据自己不同的需求对所选的文件信息做出响应，并且还可以对其进行脱机处理，为了保证这一工作在不受空间的约束下具有较高的查全率和查准率。其次，可以借助第三方平台及时了解和掌握其他档案信息最新的概况和重点动态。

2.3提高稳定性和使用周期

在以往传统的纸质管理方式中，由于纸张容易受损不方便保存等原因，使得文书档案在管理工作中只要稍有不慎就可能会导致发生遗失和损坏等现象。但是，办公自动化下的电子类型的档案就不会出现这种问题，随着文件储存、取读等工具设备的逐渐健全和完善，管理工作人员可以通过不同的电子载体各取所需，这些载体相对来说都非常方便存、读，以及有较长的存储时间，并且便于传递。最为重要的就是这种管理手段可以避免受环境因素的影响，不容易损坏，具有较强的稳定性。

3.文书档案管理中办公自动化的具体应用

3.1规范管理体制

按照目前的发展状况来讲，很多单位对文书和档案依旧实行不同部门的管理体制，这种部门的管理体制，使得文书档案的管理工作不能够统一化。因此，为了保证文书档案管理工作的有序进行，对它的管理体制进行完善和规划是无可避免的，无论是前期还是后期，文书档案的管理工作都应该要归属于档案管理部门，并对其实施统一的监督管理。

3.2操作的统一化

办公自动化件不仅具有要较强的兼容性，并且还要具备良好的应用性能。所以，在它应用的过程中除了要有强大的功能系统外，还将需要规范一些标准。比如，确保数据的安全使用，促使电子文书档案能够在办公自动化的环境下安全稳定的运行。

4.办公自动化的环境下文书档案的管理工作

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【关键词】

医院；档案；数字化；优势

二十一世纪是信息技术、网络技术迅速发展广泛应用的时代，随着科学技术的日益成熟，全球数字化时代的来临，医院档案发生了翻天覆地的变化，传统的档案管理模式亟待改革。追究其原因在于医院档案载体的变化，纸质为载体的信息形态渐渐被磁带、光盘等磁性载体和计算机硬盘存储所取代[1]；同时医院档案保管方式、分类模式、提供利用方式等方面均发生了巨大的改变。档案数字化管理已经成为了当前档案研究人员重点探究的新课题。

1医院档案信息数字化管理的优势

传统笔纸化医疗办公已经难以符合现代办公的需求。我国医疗网络信息技术迅速发展，以网络为基础的医院运营管理技术，受到了医学界学者的肯定和医院的喜爱，医院工作形式渐渐变成了无纸化办公，运用数字网络技术广泛搜集和妥善储存医院档案信息，这一改变也为医院实现数字化管理创造了条件。先进的网络档案管理方式完全替代了传统的纸张式档案管理，这不仅降低了医院档案管理费用支出，还节省了大量空间，而且能够随时随地对档案信息进行查阅与储存，操作方便，并且还能解决纸张打印清晰度较低和浪费等棘手问题。档案数字化管理，不仅节约了人力，而且提高了医院档案管理工作效率。

2医院档案信息数字化管理的主要问题

2.1纸张存储和信息储存同时存在在各种医疗研究和医疗活动中，都是采用电子文件的方式记录研究结果和会议记录，同时在整个医院进行传阅，从而有力地增加了医院各科室的工作效率。然而，往往在电子文件阅读完成和工作完成后，都需要进行纸张归档保存。在这一过程中便出现了纸张文件与电子文件同时存在的情况，不仅增加了医院成本，而且制约了医院数字化管理的发展进程。

2.2对数字化档案管理认识不深目前，大多数医院大力推广档案信息数字化管理，然而医院工作人员依然惯于采用纸张进行办公，将档案数字化管理当作软任务，并未引起高度重视，传递文档和借阅文档信息依然采取人力的方式，这不仅影响了数字化管理作用的发挥，而且增加了人力资源，使得数字化管理流于形式。

2.3电脑网络的安全问题电脑网络存储档案具有传阅方便、速度快、空间小等特征，然而随着信息网络技术的发展，威胁网络的因素也渐渐出现，例如数字档案信息不稳定性、能够随意修改、对硬件要求较高等问题[2]。同时，网络病毒更是威胁医院档案数字化管理的重要因素，极有可能造成整个医院网络系统的崩溃，影响了医院运营安全。

3实现医院档案管理数字化的策略

3.1建立健全医院数字化信息档案管理平台为了实现档案数字化管理，医院必须制定一套符合医院实际情况的档案管理软件系统，配齐相关硬件设施。档案管理系统具有双服务器、光盘等双备份和高速扫描仪集中扫描等作用，确保档案资料能够真实、准确、及时归档，提高档案管理的安全性。另外，还需要制定档案查询系统，通过信息检索、网络文献传输实现档案数字化管理。同时需要定期检查档案管理系统，及时更新和不断优化管理系统，确保管理系统的安全。

3.2加强档案资料管理相关领域的信息交流（1）在数字化档案管理系统和办公自动化系统之间建立桥梁[3]。医院需要在信息查询接口程序中添加档案资料查询功能，将医院财务管理系统、认识管理系统、教研管理系统、办公自动化系统同档案资料管理系统密切结合起来。这一做法有助于对各部门的电子文件进行全面收集，进一步完善档案资料库，使得数字化档案管理系统同办公自动化系统之间形成密切的关联。（2）在纸质文件和电子文件之间构建纽带。对于纸质文件和电子文件双重保存的问题，能够把电子文件和纸质文件以影像、文本的方式共存，同时基于档案的特征，制定相关的档案管理机制。为了保证档案资料的安全，电子文档和纸质文档之间必须确保其可共享性和非重叠性。

3.3构建高素质档案管理专职队伍为了实现档案管理数字化，首先要求具有现代化的人，档案管理人员必须具有较高的知识学历和专业技能，不只是局限于一般的计算机操作。从当前情况得知，大多数医院现代高技术人员尤为紧缺，尤其是档案管理、信息处理复合型人才，大多数档案专职管理人员专业技能低，职业素质差。虽然引入了现代化管理系统和设备，但是并未充分发挥其作用，更别是实现档案管理数字化了。档案数字化管理的实现必须要求档案专职人员具有高超的分析能力，精确把握专业性较强的档案。同时，还能够基于利用者的要求提供大量的档案数据信息。这些都要求具有高知识水平、高技能的现代化档案专职人员才能胜任，因此医院必须高度重视档案专职队伍的培训，组织档案管理人员系统学习电子文件管理知识，强化电子文件管理意识，做好数字化档案管理工作，尽力增强电子文件管理能力。

3.4增强医院人员的档案管理意识增强医院职工档案管理意识，特别是医院领导的档案管理意识，引导他们充分认识到档案管理工作的重要性，使得医院领导和相关部门都能够高度重视档案数字化管理，同时为实现档案数字化管理提供稳定、长期的技术和资金支持。同时，档案管理人员应该主动向档案数字化建设卓有成效的医院学习，相互交流，吸取成功经验，根据自身的具体情况，有计划、有步骤地开展医院档案数字化管理建设。总之，医院档案数字化管理的实现并不是一蹴而就的，是一个循序渐进的过程，我们必须敢于创新，主动学习新的计算机网络技术、多媒体技术和数据库管理技术，按照医院的实际情况，不断增强自身管理能力，争取早日实现全方位、多层次的档案数字化管理。

参考文献

[1]刘少德.档案数字化管理在医院档案管理中的应用探讨[J].哈尔滨医药，2012，4（25）：141-146.