办公档案数字化管理范文

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引 言

随着科学技术的发展以及办公自动化的应用，施工企业的文书档案管理越来越便捷。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已拥有一套其自身的工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。

文书档案管理是施工单位档案存在的基础和重要的资源发生地，它客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。随着改革形势的不断发展，文书档案管理水平如何提高，以满足各方面的需求，从而适应日趋发展的新形势，这是文书档案管理的自动化在档案工作中应用的新问题。

1 办公自动化对施工企业文书档案管理工作的促进作用

在施工企业日常的公文办理过程中，相关工作人员办理的文件在传递过程中丢失的情况时有发生。在传统手段中，文件传递是靠邮政系统派发传送，因而文件到达时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索造成很大的不便，在应用计算机网络技术之后，直接通过网络工具进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时效性。下面就谈谈办公自动化对施工企业文书档案管理工作的促进作用。

1.1 工作效率和质量得到了前所未有的突破

施工企业所要登记在案的资料数据数量大，包括地质信息数据、人员设备等等。施工企业实现了办公自动化后，相关的档案信息经过数字化处理后，便可储存在计算机中。如果需要计算或者整理，计算机也可以自动处理，其运行速度也很快，文件资料的收集与查询等也变得十分便捷，大大提高了文书档案管理工作的效率和质量。特别是档案信息的服务利用，这是办公自动化的最大优势。传统的手工操作档案管理方式，完全依赖于人工进行档案资料的收集、储存与查阅等，档案工作人员的工作量异常繁重，致使档案信息的服务利用不能够满足人们的日常需求。办公室自动化在施工企业文书档案管理中的应用恰好解决了这一问题。

1.2 解决了档案存储的空间问题

文件文书档案数量越来越多，尤其像是施工企业，需要记录和储存的文件数量和数据特别多，这也意味着其整理工作越来越繁琐。但随着办公自动化设备的普及，大多数文书档案已经变成了数字化的电子文件，再根据办公目的和要求将所需的文书档案印制成纸质文书进行保存。为了适应新形势下的档案管理和信息服务的需求，要求要将原有的纸质文件转化为数字信息，这就大大节省了文书档案的储存空间，档案信息的查询也变得十分便捷。

1.3 实现了档案信息的共享和在线服务

传统的档案管理模式使档案信息不能共享，档案的利用率也就不高。但是如果把文书档案管理转化为电子文件之后，可将电子文件组建为一个电子文件数据库，利用计算机检索功能进行信息查询。施工企业可利用计算机技术，将施工信息输入并建立与每个施工项目相关的数据库，并进行精细化的管理，由案卷级扩展为文件级，从单一的途径转变为体系化，实现从管理档案目录的外部特征向内外部综合特征的管理转变。借助计算机网络将档案信息与载体分离，并利用信息系统进行链接，可以得到信息的历史与现实、纵向与横向的多方位记录，实现档案信息的共享与在线服务。

2 应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

2.1 电子文件的保密性受到了限制

电子文件的内容是没有固定的形式，且容易变化，这使得文件的保密性变得很弱。电子文件的修改可以不露痕迹，尽管当前已经有很多防治电子文件伪造和在原稿上进行删改的计算机技术，但是仍然不能从根本上改善电子文件的易变性。电子文件的字体、字号等固定的模式，将电子文件印制成纸质文件后，无法辨认其作者，因为电子文件不具有特定的字迹。这些问题都对电子文件的保密性提出了挑战。

2.2 档案综合管理人员培训缺失，专业素养不足

当前，文书档案管理在施工企业中有着举足轻重的地位，可以直接反映企业的整体管理水平，也是当下社会发展的必然趋势。调查显示，由于文书档案管理在我国发展较晚，受到的重视程度还不高，一部分单位的档案管理工作者缺乏相关专业的档案管理工作培训，专业素养缺失，对档案管理工作的进展在一定程度上存在影响。况且对电子档案的管理，绝不仅仅是懂得纸质档案管理理论、原则、方法和懂得电子计算机技术或数据通信的管理人员所能胜任的。这就对管理人员在技术和素质水平上有了更高的要求。

3 办公自动化在施工企业文书档案管理应用中问题的解决方法

办公自动化对施工企业的文书档案管理有着重要意义，这也使文书档案管理进入了一个快速发展的新时代。但需要注意的是，办公室自动化的应用也引发了很多问题，如何有效地解决这些问题成为新形势下施工企业文书档案管理健康发展的关键。

3.1 加强硬件建设，改善硬件环境

文书档案管理的现代化是依赖于计算机、互联网等手段得以实现的，这也就要求施工企业必须搞好硬件建设，这也是实现文书档案管理现代化的先决条件。只有不断地加强网络建设、计算机技术的更新等，实现技术设备和手段的现代化，使相关工作人员学会使用先进的科学技术进行文书档案管理工作，才能提高施工企业整体的文书档案管理水平。

3.2 实现档案工作人员专业化和现代化的有机结合

档案管理工作人员是实现办公自动化的基础，传统管理模式的长期侵袭，使得相关工作人员变得麻木和落后，其意识和思想没有得到更新，导致现代化的计算机技术和设备没有被完全和合理地应用。所以，档案工作人员必须认清当下的发展形势，及时学习和熟练掌握新的管理理念和手段，才能减轻工作量，也提高了工作效率。

3.3 采取措施提高文书档案的安全性

首先，通过扫描技术，将带有印章、个人字迹等文书档案转化为图像性质的电子文件，这样可以有效地防止电子文件文书档案被肆意修改，保证电子文件的原始内容，还可以大大减小文书档案的存储空间，有利于文书档案的长期保存；其次，采用专用软件对电子文件文书档案进行加密处理；然后，采取备份和验证措施，防止电子文件的丢失及失真，对永久保存的电子文件要制成纸质文件或缩微品；最后，利用路由器和防火墙等措施实现办公自动化内部网络和外网的隔离，保证办公自动化网络的安全。

3.4 提高档案人员的综合素质

①以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制。通过不断学习获取知识是提高自身素质的根本途径，同时，相关管理部门对文书档案管理人员的培训也是相当必要的，他们可以从中得到交流与学习的机会，不断积累档案专业知识及管理经验，进而运用到档案管理工作中；②加强档案部门间、区域间系统合作的力度，不断扩大自己的交际面，通过互动交流与学习，可以获得兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，以及运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维的能力，从而为建设一支高质量的档案队伍打下坚实的基础。

4 结 语

综上所述，办公室自动化有助于施工企业文书档案管理工作，这也是当今社会经济发展的必然趋势，其管理水平直接关系到档案资料的完整性，实行全面科学化的文书档案管理是衡量施工企业管理水平的一个重要标准，这就要求相关部门必须切实对档案管理者进行素质培养与提高，重视文书档案管理工作，强化文书档案管理水平，加强部门间的协调合作与交流，实现文书档案管理的安全化、规范化、标准化，确保我国施工企业文书档案管理工作走向正规化、健康化的发展轨道，为最终实现经济效益和社会效益提供可靠保障。

参考文献

[1]张会华.文书档案管理的办公自动化[J].科技资讯，2012（26）：67～68.

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随着我国改革开放的不断深入与市场经济的持续发展，文书档案的管理工作与以往完全不同，迈上了一个全新的台阶。文书档案管理的办公自动化一般依靠电子计算机等新型办公设备与技术来迅速、准确处理文书档案信息，从而将办公效率进一步提高。在文书档案管理中，办公自动化的应用有着很好的发展前景和巨大的优势，同时它还有一系列的问题需要处理，这就要求管理设备的硬件建设速度需要不断加快，同时借助科学有效的手段提高文书档案的保密性，进而使得文书档案管理工作可以得到顺利高效的开展。

一、文书档案管理办公自动化存在的问题

（一）对档案管理人员自身的综合素质要求提高。在文书档案管理中，电子档案与电子文件的管理归档是一项专业性和技术性结合比较强的工作，这就从根本上决定了档案管理人员自身需要有很高的综合素质，才能胜任此项工作。具体地说，高层次的知识素养只是档案管理人员需要具备的一方面，除此之外还要对计算机技术和数据通信技术的应用进行熟练的掌握，同时对传统档案管理的技术、原则、方法和理论也要相当熟悉，进而才能以较高水平的专业技能与业务素质将文书档案工作的管理水平进一步提高。

（二）电子文件的保密性受到削弱。电子文件和纸质文件的区别在于缺少固定的形式同时又容易变化，这就导致文件内容被人修改的可能性增加，并且修改后很难发现改动痕迹。同时，电子文件还缺少特定的字迹，其字体、字号等都容易被修改，另外电子文件还无法像纸质文件一样进行盖章和签名。因为这些电子文件的原始特性，使得电子文件的保密性受到极大的削弱，人们对文件是否是原件的判断根本不能通过字迹、印章等特点完成，这也导致了电子文件自身的原始性无法被确定。上述问题考验着网络电子文件自身的保密性，同时也严重削弱了文件自身的保密性。

二、提高文书档案管理办公自动化的有效策略

文书档案管理中，办公自动化的有效应用具有得天独厚的优势，同时也使文书档案管理工作迈上了一个新的台阶。与此同时，文书档案管理的办公自动化依旧是亟待解决的问题，针对这些问题，本文从以下几个方面进行着手解决。

（一）积极进行硬件建设，促使硬件环境的改善。文书档案办公自动化应用的前提是必须拥有电子计算机、互联网以及其他类型的数字化设备，所以，加快硬件设备的建设速度直接决定文书档案管理办公自动化的程度。另外，要想保证更多的工作人员可以更加主动地参与到现代化技术的学习与应用之中，就必须对文档管理的硬件环境进行改善，加快档案管理设备的硬件建设速度，进而完成文档技术设备与管理技术手段的现代化，使得档案管理水平得到进一步的提高。

（二）促使档案管理人员实现现代化与专业化的有机结合。在实现档案管理办公自动化的进程中，档案管理人员的现代化是重要的保证。以往的文档管理模式较长时间使用导致现阶段的档案管理工作还存有工作人员的现代化技术水平不高亦或是技术“文盲”的现象，这就致使部分现代化设备在档案管理的过程中不能充分地发挥出自身的优势与作用，实现文档信息管理的办公自动化也就是天方夜谭。所以在当前科学技术水平发展迅猛的新环境下，档案管理的工作人员必须要对自身的忧患意识与时代精神进行强化，认清时展的形势，借助学习或者是培训来主动掌握以往的档案管理的技术、原则、方法以及理论等专业技能，除此之外，还应该不断增强对计算机技术和数据通信技术的掌握能力，进而完成自身专业化与现代化的有效结合。

（三）加强对系统自动化外网和内网的合理布局。确保网络安全，提高网络完全的最主要和最有效的措施之一就是对办公自动化的内网和外网进行有效的隔离。换言之，第一步主要就是借助路由器对被屏蔽的IP地址与服务进行过滤，随后在文档办公自动化的网络中选择部分可以放行的地址。第二步是借助防火墙实现有效的隔离防护。通常来讲，网络中的防火墙基本都具有认证机制，同时从整体来看，防火墙通常具有以下几种基本功能：对部分被禁止的业务进行封堵；检测和告警网络攻击；管理进出网络的一些访问行为；记录经过防火墙的信息和活动内容。通过这样的途径不但可以保密文档信息，还能将档案管理时效性进一步提高。

三、结语

总而言之，文书档案管理工作是现阶段社会经济发展的大势所趋，档案资料的完整性与文书档案管理水平息息相关，衡量一个单位管理水平的重要标准就是是否实行全面科学化的文书档案管理。这就对相关部门提出了要求，必须要提高档案管理者的素质，加强对文书档案管理工作的重视，促进各个部门之间的交流与合作，完成文书档案管理的标准化、安全化和规范化，保证我国文书档案管理工作向健康化与正规化的道路发展，保障社会效益与经济效益的最终实现。

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关键词 OA 办公自动化系统；医院文书档案管理；应用

随着网络技术和信息技术的发展，医院行政办公模式的内容和方式得到了很大的改变和发展，从以前的文字档案处理办公的方式，到今天的电子化档案的发展和应用，使得医院文书档案的管理发展成为便于查阅和利用的即时载体。

一、OA 的作用及其在医院档案管理应用的分析

现今OA 系统在医院档案管理中已经被广泛应用，它已经成为医院提高文书档案管理效率，加强医院文书档案管理的有效手段。OA 系统所带来的不只是办公效率的提升，同时还促使医院文书档案行政管理的制度化与规范化，改变了医院档案信息的查看和存储的方式，极大地促进了医院信息的处理和分析效率的提升。同时它也改变了对于医院档案的管理和行政理念的变革。OA 系统的发展与应用，主要分为3 个阶段：首先是以数据信息的处理为中心的文档的处理系统阶段。在这个阶段，主要强调以数据的处理和计算为主要的任务和能力，对特定的办公事务进行处理的运用过程，这个阶段存在于一些行政办公室档案中最初的信息化阶段。其次是以日常档案处理的工作流程和日常文件的信息化处理和办公需求为目标，进行办公和业务的处理，对于这种办公过程和业务的处理来说，是通过系统的协同运行和协同操作来实现办公业务的自动化和规范化处理的过程，它极大地提高了办公的效率，降低了办公行政的成本。最后是对于特定文书档案的管理和办公协作系统的应用，两者的结合，为文书档案的归档工作提供了信息交流与共享。另一方面，医院负责文书档案的员工要不断运用各种手段学习潜在的知识，以避免出现重复的劳动和错误。办公业务越来越多地融入对企业业务知识的管理和使用服务中。

二、OA 办公自动化系统在医院文书档案管理中的应用

对于医院文书档案的管理来说，是在临床的实践和管理中，对逐渐形成的具有参考医疗价值的原始资料进行记录保存，并进行有效的分类管理的过程。医院文书档案记述了医院日常活动中的各种业务工作的内容，因此文书档案的管理对于医院来说是非常重要的。

医院文书档案OA 系统信息化建设是指通过计算机的技术、网络技术和通讯技术等手段，将不同载体的信息记录到档案及其内容进行信息化数字化的整合，以形成一个数字化的数据管理和积聚的平台，并通过互联网的形式进行信息档案的共享，从而提高医院档案工作的信息化、现代化管理水平。

（一）数据的信息化采集。应用扫描设备和仪器进行档案的扫描和识别，把一些文件和档案以数字化的形式和统一规范的格式录入计算机设备，以利于下一步的处理。

（二）业务工作流程的信息化应用。通过对医院业务开展过程进行分析，根据医院的现实业务情况，应用信息化的技术对文件档案进行集中有效分类，同时对相应搜索查看的应用进行开发，对文书档案进行分类鉴定、编目、检索、排序、保存归档等高效地处理分析。为了更好地对文件档案进行管理，要加强管理流程的建设，分清员工的权责和工作的标准，以减少不必要的人为干扰给档案的管理带来的破坏。另一方面，医院的自动化办公系统要与档案的管理系统做好兼容适配的工作，以确保文件档案格式的一致性。

（三）档案信息化检索的应用。在医院的文书档案完成数字化的处理和归档后，需要在逐渐庞大的数据库中搜索出需要的文件档案，以方便使用，因此对于OA 系统的应用来说，还要通过开发一定的检索程序以适配对文件搜索和检索的需要。同时，还可以通过医院的网络信息系统与互联网的有效连接来实现信息档案的共享和检索。

（四）档案办公信息化输入的应用。要实现OA 系统在医院档案管理中的有效应用，还需要建立档案数字化输入和存储的方式和机制，以提升档案管理信息的实效性，提高数据库的更新速度。首先要把信息化档案的输入纳入医院的日常业务运行过程中，然后运用OA 系统和互联网技术建立集中处理的系统，进行集中归类和处理，最后进行归档存储保存。

OA 办公自动化系统在医院文书档案信息化管理中的应用，提高了医院文书档案管理的效率，提升了医院档案工作的信息化水平。要提升医院档案管理应用的水平和效率，就要加强档案的管理与OA 系统管理之间的融合，同时加强医院OA 系统的管理和维护。

参考文献：

[1] 郭丽，孙作丽.OA 系统在医院档案管理中的应用[J]. 医学信息，2013（26）：16.

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只有提高了文书档案的管理才能提高日常工作的效率，充分利用时间。随着当今社会的发展，文书档案的管理得到了一定程度的进步，然而办公自动化的应用却加快了这一进程，更好的使社会各方面都能得到提升。因此推广以及应用自动化文书档案管理是必然的趋势。

1 应用办公自动化文书档案管理的好处

1.1 提高了工作效率

传统的档案管理工作费时费力，专业性很强，人员在操作过程中不小心就会出现错误。传统的文书管理工作有三难：遗失立卷难，费脑费心，操作难度大，工作程序枯燥繁琐，工序多而繁杂，干起来枯燥乏味，掌握起来也难：二是管理工作难，需要人操作的工作量大：三是提供利用效率低下，查准率并不高。如果因为文档人员立卷水平不高，出现组卷不合理、所拟标题不能准确提示卷内文件的内容，查找起来就很困难。

而在计算机信息技术高度发达的今天，应用信息技术来简化工作，节约时间和减缓压力是很普遍的事情，通过这种计算机信息技术我们可以获得媒体多种多样的信息源，加强了对各行各业的联系，使工作变得更加轻松合理。

1.2 获取信息更为方便

计算机的出现促使档案管理走向一个新的方向。无论从信息的录入来看还是从查找信息来看都更加方便而且节约时间，更重要的是减少了很多繁琐不必要的操作。我们可以利用计算机直接建立一个档案管理系统，对档案系统进行规范和日常维护，更多的人可以通过资源共享来浏览系统化的档案，也有助于人们了解什么才是档案管理工作。从总的来看，档案管理工作比以前要更加的简约，效率更高。

1.3 提高了安全性和稳定性

传统的档案管理和现今的管理方式进行比较，可以明显看出传统方式的繁杂之处，首先录入档案的工作就很繁重，长期保存档案的成本也很高，一旦保存时间长了，寻找就会很麻烦，而且有可能出现遗失或者虫蛀等损坏现象。而且传统的档案和文件如果要长途运输的话，一半会采用运邮的方式，这种方式相当危险，很可能会造成信息的泄露或者遗失，对于企事业单位的安全性产生威胁。反观现代的管理方式更加便捷和安全，有一定的隐蔽性，就算距离再远，也能快速准确的传输。

1.4 减少了办公难度

就我们所知，有些特殊工作的难度主要在于信息量巨大，比较复杂，分类也麻烦，因此人工操作的时候工作难度高，工作压力也大，比如气象的文书管理工作正是如此。而文书档案的自动化完全解决了这些难题，正是因为计算机拥有存储空间，可以录入信息并且保存，在有需要的时候只需要查询即可，因此气象文书档案在管理方面自然也变的容易，工作人员的压力随之减轻，办公的效率要比以前更高，更快捷。

2 应用办公自动化文书档案管理的缺点

2.1 对工作人员的要求较高

虽然应用计算机管理文书档案会更加便捷，但是与之相反的是想要熟练的操作电子信息技术却存在着一定的难度，这绝不仅仅是数字管理，作为一名文书档案管理员应用计算机管理档案的时候必须掌握相应的计算机技术，拥有专业的计算机水平。办公自动化文书管理要求工作人员要熟悉掌握理论知识，管理方法，管理技术和管理流程，它不同于手工操作，只是一些简单纸质档案，较为简单。但是，目前来看，计算机水平较高的人才少之又少，所以这种高科技的文书档案管理技术，不能快速的有效发挥。

2.2 对文件的保密程度差

文书档案的办公自动化有优势但也有劣势。众所周知，文书档案是记载处理问题和采用措施的载体，因此在日常的工作当中，管理人员就需要经常的修改或者在有需要的时候浏览、传送，并且修改之后不留痕迹，然而在这些操作过程中如果不够细致，可能会造成原文件出错或者丢失，这使得工作不能顺利进行。更加严重的问题是随着计算机技术的发展和完善，还是会有伪文件夹杂在档案内，这些伪文件没法认出，文件的保密性自然令人担忧。但在这一方面传统的档案管理方式要稍微好一些。传统的档案需要手写录入，每个工作人员的字体也不一样，一旦文件修改就必然会留下痕迹。一般纸质的档案上面会有管理层的签字或者公司的印章之类的，那么假的文件就容易被识别出来。但电子文件是不能盖章的，所以从这一点看电子档案管理是存在相当大的弊端的。

3 弥补文书档案管理自动化弊端的方法

文书档案的自动化管理方式是利大于弊的，所以，目前的重点问题就是趋利避害，找到正确的处理方法，进行整顿，提高自动化管理的效率。

3.1 建立独立的网络系统

在工作的过程中，要将平常的办公网络系统和文书档案管理的网路系统划分开，这是保护文书档案安全的关键，也是最有效的措施之一。用现代的隔离装置，对不同的网络系统进行隔离，并设置上防盗装置，例如，密码识别，这样可以使得文件在一个安全的系统内流通。还可以用防火墙进行保护，大多数的防火墙都是必须通过认证的，对不同的网页的访问都要经过严格的确认，对于无关的消息来源快速隔绝，防止对系统造成损害，所以防火墙能有效的封锁消息。

3.2 加强对档案管理人才的培养

档案管理人员的技术水平不够高，会严重影响到工作的质量和速度的。所以，要加强人才的培养，首先，要大量的引进高端的技术产品和硬件设施，要使得档案管理人员，对这些设备有新的了解和认识，只有熟悉了产品的性能，才能进行下一步的深入学习，和对技术的熟练应用，提高管理水平。要带动员工学习和管理的积极性，个人的主动性影响着学习效果，如何调动管理人员的积极性呢？这是一个关键问题，例如，可以以考试的形式对人员进行分段的考核，文书档案管理部门要加大管理力度，可以强强合作，加强和外界的交流，借鉴成果，增大自己的交际面，时刻关注科技的进步情况，引进最先进的技术，提高工作效率。

结束语

虽然文书档案的自动化管理存在一定的风险，但总的来说对各个企事业单位的帮助还是利大于弊。社会在发展，现代的信息技术也在发展，各单位的工作职责也在增大，提高档案管理的能力和专业性，更多的推广和使用自动化文案管理是时展的趋势。这有利于新时代的档案管理人才的成长也有利于工作效率的步步提升，人员的压力减轻了，就从没有意义的劳动中解脱出来从而更好的工作。

参考文献

[1]周晖蓉.文书档案管理的办公自动化应用[J].内江科技，2006（3）.

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文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。

一、应用办公自动化的文书档案管理的优点

1.办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2.文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3.电于文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

4.提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

1.电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2.对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

三、几点应对方法

文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。

1.办公自动化系统内、外网隔离

在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2.提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

参考文献：

[1]徐莉．浅谈文书档案的计算机管理[J]．平顶山师专学报，2001，5．

[2]裴承志．奥多．办公自动化与文书档案管理[J]．中国冶金教育，2002，2．