银行档案管理范文

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随着金融电子化的推进，银行档案管理越来越依赖信息系统，但档案管理系统单一化的保存功能极大地限制了银行知识管理水平的提升。为改变这一现状，大型银行利用其在资金与管理上的优势，不断推广知识管理，特别是直接引进成熟的知识管理系统，极大地提高了知识资源的开发利用率，但中小银行在资金与管理上的劣势使其在知识管理推广及知识管理系统建设方面仍处于落后局面。因此研究中小银行档案管理系统的升级问题对提升知识资源的开发利用水平具有重要意义。通过文献研究发现，对中小银行档案管理系统研究的文献不仅数量少，而且研究方向局限在普通档案管理系统的设计与应用方面，并没有关于档案管理系统升级问题的研究，致使中小银行档案管理系统的升级缺乏理论支撑。基于此，本文提出了“知识化升级”模式，知识化升级是指运用知识管理与系统集成原理对组织现有系统进行升级改造以提高知识资源利用率的过程，一方面为中小银行档案管理系统的升级提供理论支撑，另一方面为中小银行推行知识管理提供有效切入点。

一、中小银行档案管理系统知识化升级的必然性与可行性

（一）中小银行档案管理系统知识化升级的必然性分析

中小银行档案管理系统的知识化升级具有内部推力与外部拉力的双重动力。内部推力因档案管理系统对业务的支撑力不足而产生，分散于各业务部门的档案管理系统由于档案资源的封闭性，在开发利用上没有很好地开展横向协作交流，[1]仅仅发挥了档案保存的功能，没有为银行转向服务型组织提供有效支撑。外部拉力因知识管理系统对档案管理系统的比较优势产生。知识管理系统具有功能全面及互动性强等优点，可充分发掘档案资源的内在价值，而不仅仅是被动保存档案。

（二）中小银行档案管理系统知识化升级的可行性分析

1.档案与知识的内在联系是知识化升级的逻辑前提。一方面，档案具有知识属性，无论是实体档案还是电子档案均蕴含丰富知识；另一方面，知识具有多样性，档案是知识的重要子集，银行知识资源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知识管理系统。

2.档案管理与知识管理的内在联系是知识化升级的理论基础。档案管理正处于由“分布式”“实体化”向“集中式”“电子化”模式转变的阶段。“集中式”使各业务部门的档案有了横向交流的机会，“电子化”则为档案的知识挖掘提供了数据支撑，两者促使银行的档案管理模式开始转向“档案知识管理模式”。[2]档案知识管理不仅可以提升银行档案管理的知识化水平，还可以使银行逐渐形成简单的知识管理，从而在循环中不断提升银行的管理水平。

3.档案管理系统与知识管理系统的内在联系是知识化升级的技术依据。维娜?艾莉的知识“波粒二相性”理论认为知识既具有实体性，又具有过程性。传统的银行档案管理系统，侧重从实体视角管理知识，主要管理可编码化知识。但强调知识共享与创造的过程视角更加符合银行日益复杂化的业务需求，知识管理系统则为过程视角的产物。

二、中小银行档案管理系统知识化升级的基本原则

（一）坚持集成化的设计原则

银行的各项业务会产生不同类型的档案，档案管理、知识管理与业务流程管理具有密切联系，为使三者紧密结合，“档案知识管理”系统应与企业各种业务系统有机融合、充分集成，而不是作为一个单独的、专门的系统存在。[3]

（二）坚持以业务为驱动，以流程为依托

流程导向模式（BRK模型）认为档案资源对业务流程存在全过程的支持，[4]而中小银行的档案管理系统又内嵌于各个业务流程中，因此知识化升级必须坚持以业务为驱动，以流程为依托。

（三）坚持以用户为中心，以需求为导向

档案管理系统的知识化升级必须坚持以用户为中心，做好需求分析，在集成档案管理系统的基础上，逐步增加知识共享、知识推送等模块，并坚持在后期运行中不断进行系统优化。

（四）坚持以编码化为主，人性化为辅

银行业务具有高度标准化和稳定性等特点，积累了大量易于编码的显性和隐性知识，因此以知识编码化为切入点，逐步推广人性化的知识管理理念是中小银行有效实施知识管理的蓝图。

（五）坚持自主集成为主，软件外包为辅

随着集成技术的日益成熟，软件的集成成本与难度不断降低。由于资金劣势，中小银行较为可行的方式是以坚持自主集成为主，在集成各类档案管理系统的基础上，逐步添加一些简单的知识管理功能模块，特别复杂的模块则可外包给专业软件公司。

（六）坚持开放性与安全性并重

银行档案具有高度机密性，所以系统必须建立严格的权限制度规范档案开放，但知识管理的有效实施依赖于知识共享，只有充分共享各类知识资源，知识管理才会成为有源之水，因此系统升级必须坚持开放性与安全性并重。

三、中小银行档案管理系统知识化升级的路线与关键技术

中小银行具有组织层级少、人员规模小、业务种类少等特点，所以现有档案管理系统基本能支撑其业务活动，高跨度或直接引进的升级模式并不适合中小银行，因此笔者提出了渐进式的升级路线，即首先运用集成技术对现有的档案管理系统进行无缝化连接，然后根据需求分析添加相应的知识管理模块，同时逐渐推广知识管理理念，并结合系统运行中出现的问题不断改进现有系统，最终建成高效益、多功能、人性化的知识管理系统。在升级过程中，技术选择至关重要，因此笔者根据知识化升级的实际要求，总结了档案管理系统知识化升级的关键技术。具体如下： （一）中间件技术。中间件技术是最成熟的集成技术之一，广泛应用于信息系统的集成领域。中间件介于应用系统和系统软件之间，可衔接网络上应用系统的各个部分，同时屏蔽了底层操作系统的复杂性，降低了程序设计的难度。[5]

（二）Web2.0相关技术。Web2.0相较于Web1.0的优势在于更加以人为本，体现了人人参与的互联网精神，这与知识管理的分享理念十分契合，Web2.0技术可极大提升组织的隐性知识管理水平。中小银行适合采用以下技术：

1.Blog技术。Blog是一种在网络上自由个人日志的网络交流方式，其他用户可以对相关日志进行评价，从而促进知识互动。

2.Wiki技术。Wiki是一种社会互动式编写形式，不同用户可以自由编写与完善相关类目，最终形成一个可不断更新的知识目录。

3.RSS技术。RSS可以聚合多样化的信息来源，并可自动过滤无用甚至有害信息，用户可通过RSS订阅自己感兴趣的知识。

（三）J2EE技术。J2EE是Sun公司为企业级应用推出的标准平台，它把各类不同的组件、服务架构及技术的层次包含其中，使得依循各种J2EE架构的不同平台之间存在良好的移植性、兼容性。

（四）PHP技术。PHP是由Java语言和C语言混合而成的语言，具有极强的兼容性与可扩展性，可以实现系统的跨平台操作，具有开放的源代码，易于系统的不断完善和升级。

四、中小银行档案管理系统知识化升级的具体策略

（一）普及知识管理理念

档案管理系统的知识化升级不仅是技术的升级，更是管理理念与方法的升级。因此在升级过程中，要不断宣传知识管理的理念与方法。

（二）盘点知识，评估现状

知识化升级的目的是帮助中小银行建立科学有效的知识管理体系，在系统升级之前，必须要对包含档案资源在内的知识资源进行盘点并评估组织的知识管理现状，以便有效支撑知识化升级的持续推进。

（三）统筹规划，协同推进

中小银行档案管理系统的知识化升级是需要各部门配合的系统工程，因此应建立相关领导小组负责知识化升级的统筹规划，并制定部门间的协调机制以推进知识化升级工作。

（四）突出重点，全面推进

中小银行应根据自身情况，坚持以档案管理为重点，形成良好的档案管理制度，实现组织知识的高度编码化，并以此为切入点，全面推进知识管理。

（五）增强系统柔性

档案管理系统的知识化升级是一项持续性工作，必须树立长远观念，在知识化升级过程中合理增强系统柔性，提高系统兼容性，为今后档案管理系统的持续升级打好基础。

（六）选择适合的升级技术

技术选择是知识化升级成功的重要因素，因此在选择技术时，不能仅考虑技术的先进性，还要充分结合成本、功能需求以及系统兼容性等因素，坚持以最优成本完成知识化升级。

五、档案管理系统知识化升级的发展趋势

档案管理系统的知识化升级与信息技术和档案理论的发展密切相关。一方面，由于档案管理正经历由实体管理向电子管理、知识管理的转变，所以未来的档案管理系统必将融合更多的知识管理功能；另一方面，随着大数据、云计算以及物联网等信息技术的深入发展，档案管理系统将不断融合最新的信息技术以提升其知识化水平，如可设计一种基于RFID技术的智能档案管理系统，实现对档案的自动化、智能化管理；[6]在大批量电子文件的鉴定方面则可引入大数据技术以实现文件鉴定的智能化操作；通过云存储技术实现档案资源的异地存储等。

注释及参考文献：

[1]张玉芬.银行档案管理的问题与对策[J].浙江金融，2007（7）：63.

[2]徐拥军.企业档案知识管理模式―基于双向视角的研究[J].档案学通讯，2007（5）：50-53.

[3]徐拥军.“档案知识管理”系统构建的原则与策略[J].档案学通讯，2009（2）：58-62.

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1.1归档和审计各部门在业务办理过程形成的各种有保存价值或能反映业务过程的电子、纸质文件，利用扫描、识别、分类等方式整理后存入内容管理系统，便于审计和参考。

1.2电子影像管理结合银行具体的业务处理，将非结构化数据和纸质电子化后同业务管理流程结合，加强对各种资料的管理，实现非结构化数据利用和共享，支持风险控制和会计稽核。

1.3内容驱动的业务处理针对以内容作为业务办理驱动的各种银行业务，内容管理提供对关键非结构化数据的全生命周期的管理，并与其它应用系统充分集成，实现内容数据需求的实时响应或在内容管理应用体系上完成业务的全部流程。1.4Web内容管理作为信息门户的后台支持，提供来自不同应用系统、不同部门的各种应信息的存储，并支持内容前的格式转换与预处理以及后的归档。

2系统设计

本文通过以电子档案管理为中心，以内容管理为非结构化数据存储的平台，搭建一个统一视图的电子档案管理应用程序，通过档案管理平台的外部接口，把各业务系统的电子档案集成到这个平台中。电子档案管理系统提供的功能

2.1扫描录入影像扫描、质量检查(含图像优化)、要素的输入(索引项的建立)。扫描录入工作一般在业务办理/点完成。影像的扫描要求支持不同档次的扫描设备，可以兼容平板扫描仪设备、高速扫描仪设备。支持在图像质量检查前，对图像的质量优化处理，如去黑边，对比度、亮度调整、图像加批注、加水印等。批注主要在影像审批过程中使用，而水印是一个可选功能主要是防止篡改。索引要素与影像的关联。采用手工录入索引要素方式，实现影像与索引、具体业务的关联。影像扫描后存放在传输的缓存器中，需要经过质检步骤才能上传。

2.2影像传输为扫描后的图像以及相关的要素从网点传输到后端服务器提供高效、稳定、安全的传输路径。一般影像传输应该有实时和异步传输两种功能，可以支持不同的带宽。传输服务器的主要功能是未经过质检的影像数据缓存、经过质检的影像队列传输。传输服务器自身的安全性，防止未经授权的人员访问和修改传输服务中的内容。传输过程应该提供安全保障功能，要求有效防止传输密码的泄漏、防止影像在传输过程中被窃取和篡改。传输优先级控制，即在影像扫描时加入优先级选项。传输服务的监控功能，可以通过终端交易查询当前传输任务状态，管理员可以根据实际情况调整队列优先级。缓存功能，即对于已经传输到影像服务器的图像做短期缓存，即保留2至3天的备份，超出缓存期限的，传输服务器自动清除。当网点有查询需求时，先从传输服务取图像，若图像已经被批注或本地缓存已经过期，则从服务器获取。

2.3影像存储、调阅为影像数据提供存储及索引管理功能，性能要求高。为影像数据提供存储组织管理、索引维护、调阅检索等功能。影像服务器的业务要求如下：实时接受各业务办理网点上传的影像文件，并且实施存储、索引化。完成存储以及索引化后，通过调用业务系统的接口，更新业务系统中图像已到达的状态。业务系统通过影像服务提供的影像调阅接口，调阅显示业务相关的影像。同时该调阅接口提供影像修改能力，如影像批注。由于影像服务系统属于事中系统，为保证其性能需要对历史数据进行归档。当一笔业务完成以后，由业务系统发起归档动作。

2.4工作流系统根据不同的业务特征提供业务流转功能。为构建基于档案管理系统之上的各类业务系统提供了公用的工作流管理及运行服务，用以实现作业任务在不同业务人员之间的自动调度与流转，以及通过相应的接口动态控制这一流转过程。

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【关键词】电子档案 内容管理 影像

目前，银行在日常业务中使用大量的票据档案，这些纸质票据凭证对于银行来说无疑是重要的资料和财富。用传统纸张保存这些票据档案，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询。随着时间的推移，还有面临着腐蚀、老化等问题。

近年来，扫描、存储、网络等技术飞速发展，带来文档存储管理的革命，用文档电子影像信息代替纸张逐渐得到用户的认可。文档电子影像具有如下特点：可以节约空间，实现海量存储，传输速度快，零距离存取；方便引用，便于检索；不失真复制；延长保存时间等。

1 银行电子档案应用方式分析

通过对银行业务的分析和归纳，我们得出银行电子档案的业务需求主要包括下述几种业务应用模式：

1.1 归档和审计

各部门在业务办理过程形成的各种有保存价值或能反映业务过程的电子、纸质文件，利用扫描、识别、分类等方式整理后存入内容管理系统，便于审计和参考。

1.2 电子影像管理

结合银行具体的业务处理，将非结构化数据和纸质电子化后同业务管理流程结合，加强对各种资料的管理，实现非结构化数据利用和共享，支持风险控制和会计稽核。

1.3 内容驱动的业务处理

针对以内容作为业务办理驱动的各种银行业务，内容管理提供对关键非结构化数据的全生命周期的管理，并与其它应用系统充分集成，实现内容数据需求的实时响应或在内容管理应用体系上完成业务的全部流程。

1.4 Web内容管理

作为信息门户的后台支持，提供来自不同应用系统、不同部门的各种应信息的存储，并支持内容前的格式转换与预处理以及后的归档。

2 系统设计

本文通过以电子档案管理为中心，以内容管理为非结构化数据存储的平台，搭建一个统一视图的电子档案管理应用程序，通过档案管理平台的外部接口，把各业务系统的电子档案集成到这个平台中。本系统总体结构如图1所示。

电子档案管理系统提供的功能：

2.1 扫描录入

影像扫描、质量检查（含图像优化）、要素的输入（索引项的建立）。扫描录入工作一般在业务办理/点完成。

影像的扫描要求支持不同档次的扫描设备，可以兼容平板扫描仪设备、高速扫描仪设备。

支持在图像质量检查前，对图像的质量优化处理，如去黑边，对比度、亮度调整、图像加批注、加水印等。批注主要在影像审批过程中使用，而水印是一个可选功能主要是防止篡改。

索引要素与影像的关联。采用手工录入索引要素方式，实现影像与索引、具体业务的关联。

影像扫描后存放在传输的缓存器中，需要经过质检步骤才能上传。

2.2 影像传输

为扫描后的图像以及相关的要素从网点传输到后端服务器提供高效、稳定、安全的传输路径。一般影像传输应该有实时和异步传输两种功能，可以支持不同的带宽。

传输服务器的主要功能是未经过质检的影像数据缓存、经过质检的影像队列传输。

传输服务器自身的安全性，防止未经授权的人员访问和修改传输服务中的内容。传输过程应该提供安全保障功能，要求有效防止传输密码的泄漏、防止影像在传输过程中被窃取和篡改。

传输优先级控制，即在影像扫描时加入优先级选项。传输服务的监控功能，可以通过终端交易查询当前传输任务状态，管理员可以根据实际情况调整队列优先级。

缓存功能，即对于已经传输到影像服务器的图像做短期缓存，即保留2至3天的备份，超出缓存期限的，传输服务器自动清除。当网点有查询需求时，先从传输服务取图像，若图像已经被批注或本地缓存已经过期，则从服务器获取。

2.3 影像存储、调阅

为影像数据提供存储及索引管理功能，性能要求高。

为影像数据提供存储组织管理、索引维护、调阅检索等功能。影像服务器的业务要求如下：实时接受各业务办理网点上传的影像文件，并且实施存储、索引化。完成存储以及索引化后，通过调用业务系统的接口，更新业务系统中图像已到达的状态。业务系统通过影像服务提供的影像调阅接口，调阅显示业务相关的影像。同时该调阅接口提供影像修改能力，如影像批注。

由于影像服务系统属于事中系统，为保证其性能需要对历史数据进行归档。当一笔业务完成以后，由业务系统发起归档动作。

2.4 工作流系统

根据不同的业务特征提供业务流转功能。

为构建基于档案管理系统之上的各类业务系统提供了公用的工作流管理及运行服务，用以实现作业任务在不同业务人员之间的自动调度与流转，以及通过相应的接口动态控制这一流转过程。

3 结束语

本文设计实现的电子档案管理系统，主要用于满足商业银行内部各种文档和影像信息的电子化管理，通过将纸质文档扫描成图像后进行存储，方便了文档的检索查阅，传输，打印等，同时也能够存储其他非结构化数据，大大提高了银行的信息化管理水平。

参考文献

[1]李青.纸质档案与电子档案的比较研究[J].晋图学刊，2005，3：51-53.

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    二、基层人民银行会计档案管理中存在的问题及原因探究

    当前,人民银行在实施会计档案管理中,主要执行的是中国人民银行总行2005年制定、2006年月施行的《中国人民银行会计基本制度》,这一管理制度并为专门对于会计档案的管理制定专门的指导条款。但是随着经济的发展以及人民银行对于银行会计电算化管理要求的迅猛发展,对于人民银行实施档案管理的内容以及形式都发生了较大的变化。

    (一)会计档案管理部门分散,统一管理流于形式

    当前,基层人民银行在实施会计档案管理时,尽管一些档案资料的管理已经实现了事后监管部门的集中化管理与监督,尽管实施档案管理的部门没有进行统一的管理,对于一些资料的条约也主要是由事后监管部门进行有关资料的管理,这样就导致会计档案与全行档案的管理存在管理流于形式的问题。在这样的管理状态下,就会造成有关档案资料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是会计档案入档不及时,存在档案遗失的风险;二是由于内部人员对于调阅档案不履行审批程序等问题,造成有关档案资料的归类以及登记存在失真、不完整等问题;三是由于会计档案资料主要实施的是各部门分散化管理,这就给有关会计档案资料的保存与监管带来了管理条件上的限制;四是调阅资料主要是由事后监管部门进行管理,这就给会计档案的登记与管理造成随意性大。上述有关会计档案存在影响会计档案安全性的问题,就很容易带来会计档案管理难以实现人民银行会计档案管理的“四防”“四无”基本管理标准。与此同时,由于会计档案管理与核算系统的升级没有实现同步化,结果就导致对于磁介质档案的调阅存在较大的难度。在实际的管理中,一些磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的,那么在实施磁介质的调阅中,就需要在特定的运行环境中进行。但是核算管理应用系统版本的升级、更新,对于一些旧有的磁介质档案已经无法实现调阅,这样就失去了档案管理在实施会计档案管理的有效使用。

    (二)内部保密管理制度与司法执行存在矛盾,会计档案管理存在风险

    为防止会计档案在管理中造成的会计数据丢失或者泄密,中国人民银行颁布了《银行会计档案管理办法》,对于会计档案的管理明确作出“各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。”这一严格的规定。但是这一有关会计档案数据的内部管理制度,与行政司法管理中的公开化、透明化监管之间存在冲突,这就导致在实施的过程中存在执行难度大、实施效度不充足等问题。比如对于司法部门执行有关公务时,就会要求基层人民银行出具有关的会计档案凭证,基于上述分析,这样就给会计档案管理带来比较大的困难。与此同时,由于基层会计档案管理中存在的人手不足、职责不明以及会计档案管理知识欠缺等问题,导致对于一些会计档案的管理难以实现专人的保管,内部管理制度执行的不严格,就导致在会计档案的管理中存在诸多的管理与监督隐患。

    (三)会计档案制度制定不完善,有关会计档案监督不到位

    在目前运作的会计档案管理模式中,全辖市、县两级行包括事后监督中心、业务核算部门和综合档案管理部门共9个部门参与会计档案管理工作。对于会计工作检查而言,会计档案属于其中一项最为基本的内容,但是部分人民银行在实际的会计工作检查中,普遍存在只看登记簿的建立或档案的装订整理等,对于一些档案的入档是否及时以及档案的归类是否正确等问题,实施检查的比较少,结果就造成会计档案监督管理上存在漏洞。会计档案制度制定不完善,主要表现在:一是对于会计档案的保管期限不明确。在《中国人民银行会计档案保管期限表》中,涉及会计财务、国库会计、货币发行会计等业务产生的会计资料的规定较为明确,但未提及事后监督过程中产生的监督资料保管期限。2004年下发的《中国人民银行事后监督中心工作规程》第二十七条规定:“事后监督产生的文档资料,由事后监督中心按照档案管理规定保管。”由于上述制度、规程对事后监督过程中产生的监督资料保管期限没有明确、具体的规定,基层人民银行在实施有关会计档案的管理会出现真空和时紧时松现象,造成会计监管的分散保存、多头管理,这就造成一定程度上,有关会计档案管理质量得不到有效的保证。二是有关会计档案监督形成的资料归类不明确。新的《中国人民银行会计基本制度》明确了事后监督部门的会计监督职能,由于分别隶属会计序列和政工序列的会计档案管理部门,工作职责的侧重点不同,管理力度、操作要求、执行标准也不尽相同,涉及监督形成的资料管理没有明确归属哪一类会计资料。

    三、提升基层人民银行会计档案管理质量的建议

    (一)严格会计档案统一管理,明确管理部门责任划分

    针对当前存在的档案管理部门分散带来的问题,就应在制定与实施相关会计档案管理制度的基础上,对档案管理部门的职责进行明确的划分,依据各部门之间存在的差异有效地规范会计档案管理部门的职责。首先,为彻底解决基层人民银行会计档案管理存在的职责不明确、操作不规范、硬件不配套等问题,建议逐步实施“集中监督,集中管理”的会计档案管理模式。通过实施会计档案资料的异地保管,定期对会计档案进行复制,由事后监督部门对监督完毕的会计资料以及会计核算辅助资料进行统一整理归档,不再将监督完毕的会计资料进行返还。其次,由于档案管理涉及到多个管理部门,因此各部门要高度重视会计档案管理工作,不断强化自身在关于会计档案制度管理方面的学习,在掌握基本规定要求的基础上,严格按照规章制度操作,严厉杜绝会计档案管理工作中存在的主观性和随意性问题。再次,规范会计档案交接、归档操作,严格会计档案查阅手续,库房设施要满足规定要求。不断加强指导基层人民银行还应按照自身发展的实际,不断地对本行的内控制度中存在的问题进行及时的修订,明确自身职责,积极地将有关会计档案管理的工作落实到人,对于档案管理中存在的风险进行有效的规避与防范。

    (二)完善基层人民银行的制度管理,切实加大会计档案的检查力度

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以普洱市中心支行为例，虽然目前中支机关和县支行均设置有纪检监察办公室，专兼职纪检监察人员共有18人，其中：中支机关有专职纪检监察人员3人，九个县支行有兼职纪检监察人员15人。但调查发现，全辖整个纪检监察档案管理工作依旧存在三方面亟待改进的问题：

（一）对纪检监察档案管理的重要性认识不够，无专职档案管理人员

中支机关及九个县支行均未配备纪检监察档案管理人员，形成纪检监察档案无专人管理，纪检监察档案管理人员全部为兼职，既是纪检监察人员，又是档案管理人员，造成在实际工作中普遍存在只注重“党风廉政建设和惩防体系建设”、“执法监察”、“县支行监督机制建设”等纪检监察项目的实施，而相对忽视纪检监察项目实施资料的收集、整理和归档等工作。原因在于不少人认为，只要出具了纪检监察项目报告，提出了纪检监察意见，做出了纪检监察处理决定，纪检监察项目的实施就算结束了。

（二）纪检监察档案管理人员未参加过档案管理培训，专业知识不够

由于中支机关及九个县支行纪检监察档案管理人员多数来自于其他各部门，而专职从事过档案管理工作的人员很少，也几乎没有参加过档案管理方面的培训，缺少档案管理的专业知识，对于档案管理的基础理论、基本原则更是知之甚少。如此，不少纪检监察档案管理人员在开展纪检监察档案管理工作时缺乏档案管理理论的指导，制约了纪检监察档案管理水平的提高。

（三）纪检监察档案规范化管理的程度不够

由于基层人民银行纪检监察档案管理人员大多数没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理工作经验，对档案的基本操作规程又知之较少，因此，在纪检监察档案资料收集、档案资料整理、档案资料归档、档案资料保管等方面存在许多不规范的地方，主要表现在：一是无档案保管专用场所。中支机关及九个县支行纪检监察档案均无档案保管专用场所。中支三个纪检监察人员在档案管理工作中，各自保管着所分管工作中形成的纪检监察文件资料，九个县支行纪检监察档案则由兼职纪检监察人员负责保管。二是未按时间年限、分类打码保管纪检监察档案资料，不符合档案管理规定；三是档案资料移交手续不规范。纪检监察人员在工作调动、退休、岗位轮换时，对自己保管的档案资料，没有严格地按照规定办理移交手续，有的档案资料留下，有的随身带走。如要调阅完整、齐全的档案资料很困难。四是档案资料备份不全。纸质文件资料与磁介质文件资料保存不匹配，导致查找利用不方便。如：在调阅XXX县支行“党务公开工作实施意见”资料时，有纸质文件，而没有磁介质备份文件。又如：查找2012年“关于在系统业务管理中贯彻落实党风廉政建设和惩防体系建设工作总结”时，只有磁介质备份文件，没有纸质文件。纪检监察档案规范化管理工作还有待改进和提高。

二、改进基层人民银行纪检监察档案管理工作的建议

（一）提高对纪检监察档案管理重要性的认识

基层人民银行纪检监察档案是人民银行档案的重要组成部分，要充分认识到它在人民银行监督管理中的作用。要改变过去重纪检监察项目的实施，轻纪检监察档案管理的观念，树立“三个意识”，促进基层人民银行纪检监察档案管理。一要树立基层行领导的纪检监察档案管理意识。基层行领导应该将纪检监察档案管理当作一项重要工作来抓，强化对纪检监察档案管理工作的监督，明确纪检监察档案管理人员的任务和职责，加强对纪检监察档案工作的组织领导。从硬件、软件等三个方面加大对纪检监察档案管理的投入力度。一是选派责任心强、会管理、掌握了解档案基础知识的人充实到纪检监察部门，从事纪检监察档案管理工作；二是设置纪检监察档案管理室，专门用来保管纪检监察档案，使纪检监察档案管理完整、规范；三是配备办公自动化设施，专门用于纪检监察档案管理，使纪检监察工作形成的纸质文件资料与磁介质文件资料匹配一致。二要树立纪检监察人员的参与意识。纪检监察工作人员在开展纪检监察项目检查时，要树立参与纪检监察档案管理工作的意识，把在纪检监察工作中形成的文件、笔录、工作的原件及复印件，要按照《档案法》、《中国人民银行档案管理规定》、《中国人民银行档案保管办法》的要求，进行详细的整理分类，应把此项工作作为纪检监察档案管理前期工作来做。三要树立纪检监察档案管理人员的责任意识。纪检监察档案管理人员是纪检监察管理工作的主要力量，必须树立对纪检监察档案管理工作质量负全责的意识。

（二）完善纪检监察档案管理制度，健全管理机制

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档案外包商应具有以下特征：

第一，是一种实体性管理机构；

第二，是一种社会化、集约化和专业化程度高的档案管理机构；

第三，有较大的规模，服务对象也较多；

第四，对其保管的文件只有保管权，而无所有权；

第五，是介于文件形成者与档案馆之间的一个中间性机构，它要对双方负责，作为一个过渡性的、中间性的档案管理机构，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同时又要担负起为档案馆积累档案的重任；

第六，可以承担文件管理咨询与培训的职能。

一、银行档案外包的背景

二战后，美国大量的文件需要归档保存，文件中心应运而生。1950年，美国《联邦文件法》以法令形式肯定了文件中心这种新型管理机构。把使用次数不多，但又必须保管一段时期的文件集中存放在造价较低的专门库房里，受到人们的认可。

从某种意义上讲，商业银行就是“经营风险”的金融机构，以“经营风险”为其盈利的根本手段。商业银行是否愿意承担风险，是否能够妥善控制和管理风险，将决定商业银行的经营成败。随着业务发展和竞争加剧，商业银行面临的风险也呈现出复杂多变的特征，对这些风险进行识别、分析、计量、监测并采取科学的控制手段和方法，是商业银行保持稳健经营的根本所在。健全的风险管理体系在银行可持续发展过程中具有重要的战略地位，具备领先的风险管理能力和水平，成为商业银行最重要的核心竞争力。利用先进的风险管理技术，最大限度地减少银行档案外包可能造成的损失，是商业银行档案外包风险管理目的。

二、商业银行档案外包的风险管理重点

风险是一个常用而宽泛的词汇，频繁出现在经济、政治、社会等领域。就银行风险的定义主要有以下三种：

一是风险是未来结果的不确定性（或称变化）；

二是风险是损失的可能性；

三是风险是未来结果对期望的偏离，即波动性。风险是一个明确的事前概念，反映的是损失前事物的发展状态。

从风险的定义上可以看到，风险是对未来结果的不确定性，是可能存在的损失，银行档案做为银行经营活动的历史记录，是传承银行社会记忆，再现银行历史面貌的凭证，为银行经营、管理提供信息支持，并为银行业务相伴产生的法律风险提供原始的凭证依据，其重要性不言而喻。因此，防范银行档案外包过程中可能产生的风险，是确保银行档案外包安全的首要工作，银行档案外包风险管理的重点是：

（一）档案外包风险的评估

商业银行在制定档案外包政策时，应当评估以下风险要素：

1.外包活动的战略风险、法律风险、声誉风险、合规风险、操作风险、国别风险等风险因素；

2.影响外包活动的外部因素，因外包供应商的过错而造成的服务中断或撤销而引发的风险；

3.银行对外包活动的风险管控能力；

4.外包供应商的技术能力、业务策略和业务规模、业务连续性及破产风险，风险控制能力及外包服务的集中度；

（二）外包供应商的尽职调查

1.外包供应商的主体资质、经营管理能力、经营声誉、行业地位；

2.财务稳健性、技术实力和服务质量、对银行业的熟悉程度；

3.对银行托管档案客户信息的安全性；

4.外包供应商对突发事件的应对能力；

5.外包供应商的关联关系；

（三）外包合同的审查要素

1.外包合同中的服务内容、范围、标准、期限；

2.外包服务的业务连续性安排；

3.外包服务的保密性和安全性的安排；

4.外包服务的结算、支付方式；

5.外包服务的审计和检查；

6.外包争端的解决机制；

7.外包合同或?f议变更或终止的过渡安排、违约责任；

8.外包供应商的应急管理；

三、商业银行档案外包的风险评价标准

商业银行档案在外包后，定期对档案外包商进行风险评估，做到早发现早预防。将银行档案外包风险纳入银行日常管理并持续监控、评价，就能及时发现档案外包风险，并在发现风险后及时采取有效处置措施，将损失减少到最低程度。

日常工作中可采用平衡计分卡方式设计评分标准，可按月、季、半年、年度要求进行档案外包业务检查，检查内容包括：

（一）外包供应商的评估：

1.资质：是否符合专业资质；

2.财务：收费是否合理，程序是否完善；

3.日常经营：是否出现异常；

4.及时性：是否能及时办理档案的收、取、查阅流程，在办理过程中有无差错发生；

5.差错性：资料能否及时、准准、无差错地领取、归还，不存在遗失情况；

6.沟通性：沟通是否顺畅，是否对银行服务需要的反应能迅速、及时、有效完成；

7.保密性：无违反保密原则，业务合作期间能保护好银行信息及银行商业秘密；

8.监督检查：是否能积极配合商业银行开展外包监督工作，及时报送外包工作情况；

9.违规性：是否存在违规行为，是否存在隐瞒事实，阻挡、抗拒检查、伪造、隐匿、篡改、毁灭违规证据行为。

（二）外包人员的评估

1.人员：有符合要求的档案管理人员，能够高效完成各项工作；

2.外包?I务人员能够妥善保管商业银行委托保管的各类客户资料、档案资料；

3.服从银行管理，无主观故意，通过内外勾结、恶意操作等措施规避银行风险控制措施；

4.无擅自向客户做出不实承诺行为，向客户提供虚假资料或误导性宣传；

5.无假借银行名义进行客户约谈行为，无冒用银行商誉的行为；

6.无利用职务之便，窃取客户资料等进行违反职业操守及银行管理规定的其他行为；

（三）突发事件的应急预案及演练

1.是否事先制定建立档案外包风险突发事件应急预案和机制，确保档案外包业务活动的正常经营；

2.是否建立替代方案，寻求合同项下的保险安排等措施；

3.是否定期组织外包商开展演练，建立外包业务连续性计划，确保业务活动的正常经营；

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二、单位银行结算账户档案信息管理存在的问题

（一）管理手段落后

现在单位银行结算账户档案信息管理仍沿袭几十年的“档案袋管理”模式。单位银行结算账户信息资料在开户时，经审核合格后被装入档案袋专袋管理。开户期间如有信息资料变更，柜面审核确认后，再手工整理入袋保管，账户资料信息在单位开户期间实行的不是开放、直观的管理和动态的监督，而是采取了一种被动封闭的管理手段和静态的管理方式，如临时存款账户制度规定有效期最长不超过二年，但由于缺乏有效的监督管理手段，临时账户在未申请延期的情况下，超期使用的现象时有发生，管理手段缺失是问题难以彻底改正的主要根源。落后的管理手段与银行快速发展的业务已越来越不协调，严重影响银行工作效率。

（二）管理效率低

管理手段落后是导致管理效率低下的主要原因，为了做好开户单位档案信息的管理，许多较大的网点支行都设定一名人员主要负责管理开户单位的档案资料，但即使这样也很难对动态的单位账户信息做到比较准确的管理，比如在年检期间，受被动封闭管理模式的影响，很难掌握资料更新情况及完成进度，即使一再筛检，也经常发生漏换年检证照的现象，大量的重复性劳动消耗了许多有效的工作时间，但付出和收获却难成正比；对于单位由于某种原因未提供完整而需要后续补充资料信息的情况，如没有在短期内及时提供，由于缺乏有效的跟踪提示管理手段，则经常导致信息资料的缺失或不完整，造成后续检查时此类问题陷入屡查-屡犯-屡改的尴尬循环境地。管理效率低下与管理手段落后直接相关，其结果不仅仅影响工作质量，更挫伤员工的工作积极性。

（三）信息利用率低

信息化是银行改革发展的一个方向，高效率、最大化的利用一切与经营相关的各种信息，为决策提供参考，为经营指引方向，是实现信息化管理要达到的目标，银行经营活动中一切与信息相关的工作也应该围绕此目标开展，单位账户信息作为客户最主要的信息之一，理应被银行最大化的利用，理应为经营工作提供有益的方向指引，理应为业绩增长贡献能量，但落后的管理手段，低效的管理效率导致与经营相关的账户信息利用率极低，很难发挥开户单位信息服务业务管理和业务发展的效用，提高单位账户信息服务经营的问题，已经成为银行信息化发展道路上一个急待解决的问题。

（四）账户档案信息事后督导检查效果差

动态的账户信息与静态的管理手段之间的巨大差异和不协调，不但影响事中的业务处理质量，而且对事后的督导检查效果也有很不利的影响，督导检查手段与信息管理手段密切相关，基于现有的账户信息管理模式，实际督导检查中基本采取抽查样本检验的方式，对于开户单位较少的小网点也许可以进行大比例的抽检，但对于开户单位较多的网点要进行大比例的抽检则比较困难，同时受人员、时间、信息的变动性等多重因素制约，抽查检验的实际效果对工作的推动促进很有限。变革账户信息管理手段，进而改变账户信息的督导检查模式，以切实提高账户信息的质量，是银行现阶段前后台管理上需要解决而尚没有突破的一个环节。

三、单位银行结算账户档案信息管理变革设想

（一）变革被动封闭的管理模式为主动开放的管理模式，提高管理工作效果和效率

单位银行结算账户档案信息管理实行电子化的管理方式，通过设计友好的交流界面实现人机对话，根据输入的登记信息，自动反馈经营管理有用的信息，如：自动监测证照资料或账户是否有效，数据统计分析，信息更新预警提示和过期提示，产品签约情况分析等，彻底否定了原封闭被动的管理模式，开创了新的管理手段，工作效率和效果都有全新的改观和提高。

（二）再造信息传导流程，实现信息效用最大化

管理手段更新的目的之一就是实现信息效用最大化，而要实现信息效用最大化，必须有与之相适应的信息传导流程。在营业网点内部信息传导上，原账户信息管理岗位是一个被动收集信息和保管信息的岗位，处于信息处理环节的末端，但实行电子化管理后，账户信息管理工作与经营工作有机的建立起了互动的信息环流，如利用电子化管理的自动分析功能分析结算产品的签约情况，指导产品营销工作，并根据营销情况作数据登记并开展再分析，进而有效避免了柜面营销工作的盲目性，真正实现了信息效用的最大化。

（三）改革督导检查模式，提高督导检查工作效率

单位账户信息实行电子化管理，可彻底改变督导检查流程，设计出事中介入，甚至事前监督的全新模式。电子化应用使检查辅导员对单位账户信息采取非现场的检查成为可能，后台可通过随时检查电子登记信息和提示信息，灵活介入事中检查，结合现场资料抽查评价事中工作开展情况；通过查阅客户电话联系登记簿结合管理手册预警提示信息，如对预警提示的预警期内到期证照，查验是否已与客户联系，验证事前工作开展情况，最终汇总检查情况提出切合实际的综合改进工作建议，提高了督导检查结果对实际工作的指导性。建立在账户存档信息电子化管理基础上的督导检查模式是一种全面的、有预见的、互动的、管理检查相结合的单位账户存档信息督查新模式，是符合商业银行业务发展趋势的有益探索。

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中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）031-0000-02

自中央出台“八规六禁”，高星级酒店向商务及大众消费转型，其利润空间大大缩减。同时，酒店业的信息化也正悄然发展，快捷、高效地利用顾客信息满足顾客需求，留住忠诚顾客，对高星级酒店的转型发展尤为重要。因此，管理和利用好渔歌舫的客史档案是临沂蓝海国际大饭店积极转型的重要途径。

一、客史档案管理概述

1.客史档案的含义

客史档案是酒店通过所有服务人员在多次对酒店常客进行细致化服务的过程中，有目的有意识的观察和收集顾客的个性信息，然后反馈给部门管理人员进行整理，分为常规档案、预订档案、消费档案、反馈意见档案，然后编辑成顾客档案卡存入电脑，日积月累，形成一套完善的顾客信息系统。

2.客史档案管理的意义

客史档案管理是管理人员通过在对客史档案信息的收集、整理、利用和共享的过程中指导员工完善的收集顾客信息，分门别类的进行整理归纳，然后对客史信息进行分析，做出相关决策，最后通过酒店内部的信息系统传达共享，引导服务人员及时的向客人提供个性化服务，对于酒店的发展有着极其重要的意义。

（1）提升酒店的服务品质和创新能力

一方面通过对顾客信息的深入分析，能够更好的了解顾客的爱好和个性化需要，超前准备，大大提高客人的满意度，顾客对酒店会产生依赖感，会认为在这里消费比其它地方更可靠，更安全，更有尊严感，酒店服务的品质会得到客户进一步的认同；另一方面通过数据分析，酒店能够及时掌握顾客消费需求的变化，适时地调整服务重点，推陈出新，满足顾客求新、求奇、求特色的消费需要。

（2）培育忠诚顾客，塑造酒店品牌

利用客史档案能够让顾客时时刻刻感受到酒店的亲切、关怀和尊重，从而建立融洽的顾客关系，赢得顾客信任，顾客的忠诚度就会大大提高。而忠诚客户往往乐于分享酒店的产品和优点，成为酒店免费的广告资源，加速酒店宣传，带来新的客源。酒店知名度、美誉度迅速提高，酒店品牌也随之发展壮大。

（3）提高员工的工作效率，增加酒店收益

通过客史档案管理酒店能够有针对的做出的相应的经营决策和服务，极大的减少时间、精力、资金的浪费，节约经营成本。员工的服务准备更为轻松，员工的工作热情度更高，酒店整体的工作效率也将极大地提高。同时大批的忠诚顾客不仅降低了酒店开拓新市场的压力和投入，消费支出也较新顾客更高，酒店综合效益大大增加。

二、渔歌舫的客史档案管理情况

渔歌舫定位于大众消费，以逢喜会为特色的服务品牌深受顾客的喜爱，但多数顾客表示蓝海酒店对自己的情况不熟悉，难以提供及时到位的服务，在消费几次后便弃之而去，转投他家，顾客忠诚度较低。

（一）客史信息的收集

O歌舫的客史信息收集集中表现在对逢喜会客人的基本信息和消费情况上，通常让当餐客人填写一张逢喜会档案表，然后交到经理办公室，表上的职业、工作单位、顾客意见常常是空白的，甚至部分员工因为各种原因不找客人填写，自己帮客人填上所有信息。为了赢得奖励，员工为顾客提供的的个性化服务总是在酒店规定的八项个性化服务中，极少在客史档案表上填写客人其他需求。

（二）客史信息的整理

经理或领班将客史档案表上的顾客信息原封不动的输入到电脑中的客史档案表，然后根据宴会的性质和消费情况进行编号分类，但是进行检索时就会出现一人多表，查看十分麻烦。经理和领班对部分熟客信息很了解，但却从不填入客史档案中。客史档案表要在9点之前送到办公室，但每天都有延迟或遗漏的档案表未能及时送达。

（三）客史信息的利用

客史信息的利用仅体现在部门会议中，经理汇报近期宴会的营收情况和顾客的意见反馈，大家一起讨论解决办法，缺少全面深入的分析客史信息隐含的顾客需求。在制定下一阶段的整改重点以及促销经营方案时仍根据以往经验、集团任务、风俗习惯等，没有参考客史信息所反映的顾客需求。部门培训多集中在基础服务技能，却很少总结对不同类型客人该提供个。

（四）客史信息的共享

每个部门都有自己的信息系统，独立存储部门内的信息，部门之间只有在业务沟通时才有信息和工作的交流。但同一部门内部的客史信息由经理和领班掌管，不允许员工私自查看，当有重要顾客需要接待时，领班会通过传呼机提前通知厨房和服务人员准备相关物品和告知注意事项。

三、渔歌舫客史档案管理中存在的问题

（一）客史信息收集不全，客史档案完整性和真实性差

首先，由于部分客人因为担心自己的信息被泄露，所以不愿提供或只提供小部分个人信息。其次，员工对客史信息的重要性认识不足，消极怠工，对客服务中没有认真倾听客人需求，信息记录不及时。第三，酒店缺少相关培训，管理人员也不重视，酒店个性化服务规定死板，抑制了员工的主动性。第四，酒店对客史信息造假的审查和惩罚措施不健全，导致客史档案漏洞多，客史档案完整性和真实性差。

（二）客史信息分类简单，更新不及时，缺少整合

首先，酒店缺乏信息建设人才，客史档案信息系统落后，无法进行科学有效的分类、整合、提取、更新。其次，管理人员对客史档案管理方式还停步于靠脑记，靠熟悉程度上，不重视客史档案的补充和完善，甚至个别领导存有私心，将客史信息私有化。同时，优秀员工的跳槽，在交接工作中也易造成客史信息的流失。还有对重要顾客没有进行定期回访，客史信息陈旧。

（三）客史信息分析不足，利用率低

一方面，酒店缺少客史档案专题分析会议，与顾客的关系仅仅是销售与消费，而没有充分利用客史信息推行会员俱乐部、常客奖励、积分兑换等营销方式，对顾客的实际消费情况、特征、兴趣爱好等不加以数据分析，而是凭借以往经验进行促销。另一方面酒店将客史信息束之高阁，忽视了顾客的实际需求，导致对市场变化敏感度低，盲目为完成集团任务指标而做决策，顾客需求变化在对客服务过程中难以得到体现，建立客史档案的目的难以实现。

（四）客史信息共享性差，员工不了解客人需求

酒店各部门之间存在时间差和管理上的差距，信息不同，快速对接困难，往往让客人在等待中失去耐心。而且员工每天记录不同的客史信息，却无法在后期查看，根本记不住每一位客人的特殊要求和偏好，也没有及时向管理层查询客史记录，导致个性化的实施也停留在酒店规定的八项之内，员工常常是心有余而力不足，渐渐丧失了积极性，客人也未能感受灵活、贴心的服务而逐渐流失。

四、渔歌舫客史档案管理对策

（一）统一认识，制定相关制度，保证客史信息完整真实

首先，通过专项培训，在全酒店推行以“顾客为中心”的客史档案管理理念，获取管理层的支持，不断加深员工对客史信息价值的理解，使之形成良好的工作风气和习惯。然后建立收集、整理、分析、共享的相关制度，调整个性化奖励机制，将客史信息收集纳入日常考核，对于积极发现和记录客人新需求，客史信息填写完整度达到95%以上的给予额外奖励，鼓励员工与客沟通，培养与客感情，建立信任关系。最后通过定期回访和实践中检验客史档案真实性，一经发现造假严肃处理，通报批评并加倍扣除奖励。

（二）引进人才和技术，细化分类，及时补充、更新

第一，引进信息技术人才，建立完善的客史档案管理人员培训制度，搭建酒店内部信息平台，设立以一线员工、部门负责人、客史档案管理为中心的三级管理流程。第二，利用管理软件对客史信息进行认真筛选，按照不同的类型进行分类，并做好详细备注，对顾客反馈的问题作出重点标记，确保录取信息有价值。第三，建立内部协调机制，化解员工之间，员工与顾客之间，员工与管理者之间的矛盾，关注员工需求，得到员工的理解与支持，培养员工自豪感和责任感。

（三）提高客史档案分析能力，完善档案管理有效运营机制

首先要培养一批素质高、会管理、懂业务的复合型人才，不断提高档案管理意识和综合分析能力，通过客源市场和客源结构的有效分析，了解顾客的基本概况、忠诚度、消费利润以及未来发展趋势，推出有针对性的营销方案，增强宴会产品创新能力，满足顾客的个性化需求，维护好顾客关系，培养忠诚顾客，继而发展新顾客，形成一个良性的循环体系。同时，对于从事档案管理工作的专门人员明确任务，专心工作，从而提升客史n案管理技术水平，进一步促进管理价值的回归。在日常经营中积极利用已有的客史档案，为新顾客提供适时的个性化服务，提高客人的温馨感和舒适感。

（四）加强部门之间和部门内部协作，实现高效的信息互动

一方面，建立精准统一的客史信息平台，此平台要简单易用，可维护性强，适合酒店现场的使用环境和条件。充分利用现代化、网络化的管理手段，完善档案信息数字化和信息传输网络化管理，实现快捷高效的信息互动。另一方面，各部门相互支撑，减少边界摩擦，做到部门与部门之间，员工与员工之间互通有无，在宴会开始前，以班前会的形式让员工尽可能全面的掌握顾客信息，在服务经验交流会上分享优秀服务案例。

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中图分类号：G718 文献标识码： C 文章编号：1672-1578（2012)05-0241-01

档案工作是进行社会主义现代化事业的重要组成部分，同志在全国档案工作会议上指出：“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的不可缺少的方面。”为此，如何做好新世纪的档案工作，如何充分利用档案的信息资源，更好地为经济建设和校园管理工作服务成为档案工作者的当务之急。它将成为校园管理的发展起到很大的推动作用。那么档案工作也是其中不可缺少的一项工作，笔者作为一名档案工作者在新形势下，就如何做好档案工作从其内在和外在因素上谈些个人的看法。

1 良好的外部环境是外在因素，它是做好档案工作的前提

1.1档案工作者是档案管理的中心因素

第一，档案工作者具者有一定的文化水平是其代从事档案工作的先决条件，否则将无法准确的对档案进行分类和科学的管理；第二，档案工作者的自身素质是决定其是否能尽心尽力做好工作的关键，作为一名档案工作者必须要热爱这份工作，要有较强的责任感，能认识到档案工作的重要性；第三，档案工作者要学习有关档案管理的法律法规。深入贯彻和学习《档案法》，加强档案法制建设，保证档案内容的严密性，真正达到依法制档；第四，档案工作在信息时代必须掌握一定微机操作技能，能灵活的使用档案管理软件，使档案管理微机化、现代化，从而提高档案的总体质量和调阅效率。充分发挥计算机的作用，对档案整理、保管、统计和提供利用等进行现代化管理。

1.2先进、完善的设施也是提高档案管理水平的关键

为了使档案保存的完整和长久，在装订时都要按统一规格用卷皮装订后，装入档案盒中，科技档案要装在无酸卷盒中，摆放到密集架上。

新形势下的档案管理不再是以往单纯的手工操作，随着计算机在档案管理中的应用，一些档案管理软件不断出现，我们应用这些软件可以方便、快捷、准确的把档案分类、归档，在档案管理软件上，还应深层次的开发，而且尽可能形成档案管理计算机网络化，那将使档案管理达到更高的水平。

待档案归档完毕后，为了使“档案家庭”有个良好的生活环境，档案室要做好七防措施：防潮、防尘、防火、防鼠、防虫、防盗、防光。为此需配备一些设施：密集架、除湿机、吸尘器、灭火器、电风扇、温湿度表等，这些都是为了创造一个适合档案存放的环境，不致使档案由于周围环境的影响而损毁或丢失。

2 归档的质量是内在因素，它将直接影响档案的利用效果。

我校的档案分为文为档案、会计档案、声像档案、科技档案四类，而其中文书档案的归档较复杂。文书档案是由文件转化而来的，要达到文书档案的标准化就要从文书工作抓起。所以在收发文件上要做得精、细，收发文登记是文书外理工作的重要程序之一，是综合后映本单位内发文和上级机关来文的真实纪录。所以规范的填写收发文登记簿是十分关键的，为了立卷时的方便，我们在收发文登记时可以提前登记上该文件是否归档、类别、保管期限，这样助于日后更便于捷的立卷、归档，在归档后也可以在上面写上该文件的盒号和案卷号，那么这样的收发登记簿以后可以成为调阅文件的索引工具之一。我校在收发工作上严格按照启封、登记、拟办、批办、承办、收回的程序执行，定期核查文件是否收回，未收回的要催缴，以免时间长造成文件的损坏和丢失。年末根据收发文登记簿对全年的文件进行核查。

把所有的文件收回后，按规定把需归档的文件筛选出来，按档案部门下发的档案归档范围和如何分类以及保管期限表，对文件进行处理，再按科学的方法对其进行排序，使其有条理的摆放，以便查阅方便。在档案装订过程中要去除金属物。待档案立卷后，要输入计算机，打印出案卷目录，作为文件索引工具。对于一些不需归档的文件可以单独的做短时间保存，打印出案卷目录，以免丢失或销毁有用的资料；对于一些简讯、情况反映等可以将同类的装订成册，以备撰写或查询情况时使用。

3 档案管理资源的利用和管理

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每月按时完成工资的核算和编制，遇到节假日主动加班加点确保员工工资能够准确、及时发放；

按时完成社保年审、年检工作，在年审过程中实现顺利通过， 经过近两年的实践操作，现对社会保险网络申报、年审流程、社保法律条文及西安市高新社保局各类社保业务流程，从门外汉逐步掌握、熟悉待遇报销、养老转移等操作流程及规范。

及时办理公积金的增减变动、转移、员工公积金支取等相关手续。

为全体员工办理团体意外伤害险，及时做好新增人员的参保、离职人员的变更、出险后的报案、理赔资料准备等工作，确保员工的合法权益，同时有效降低公司管理风险。

二、招聘、公司内部竞聘、员工入职手续办理方面：

在人员招聘方面，通过加强内部、外部招聘渠道建设，全方位及多渠道整合内外资源，最大化的拓展人才资源渠道，同时加强个人在人力资源招聘方法方面的学习和培训，积累招聘面试经验，使促公司招聘工作专业化、流程化、标准化。加强对应聘人员工作能力的把控确保公司新聘员工的质量。2014年全年共计招聘入职员工 86人、离职25人，最大化的保障公司正常的生产人力需要。

在干部选拔方面，完成了中层、班长竞聘及考察工作，选拔了一批有能力、有想法、有干劲、有经验的优秀干部、班长上岗。这次竞聘动员充分，组织得力，给广大员工提供展示自我的平台，也为公司发现人才，储备了人才。对新聘中层的考察中，着重考察了各中层的岗位职责履职情况、工作任务完成情况以及工作作风廉政建设等方面，此项工作使人力资源管理上了一个新台阶，也为公司日后干部选聘积累的宝贵的经验。

员工入职管理方面，规范入职流程、完善人员内部档案资料，强制入职体检，使员工入职管理水平得到了有效提升。

三、教育培训工作

2014年培训工作主要坚持公司育人理念，培养公司复合型人才为己任，重点提高公司人员整体职业化素质及职业情操，掌握现代管理知识与能力，为工作开展注入活力。2014年培训方面主要开展以下工作：

（1） 积极组织新员工入职培训，提高入职人员对公司文化规章制度了解，融入公司集体及团队生活。

（2）开展公司操作层技术培训、新“ERP”系统操作培训、交通事故预防、处理培训、销售人员能力提升培训，激发员工掌握新知识、新思想，合理应用知识及针对性培训，收到了良好的效果。

（3）规范试用期员工转正管理工作。2014年施行员工转正面谈制，实现了对员工试用期工作能力的有效评估，也对我个人开展人力资源工作起到了良好作用。

四、劳动合同方面

配合内控部起草了劳动合同，所有条款都仔细推敲，避免漏洞，并经律师的严格审查，与员工签订了全员劳动合同430余份，即维护了员工的利益，也保护了企业的利益，达到双赢。

五、印信管理方面

严格执行公司用印制度，把好公司用印关，杜绝公章滥用、不规范使用等现象，确保印信使用管理。全年未出现用印违规现象。

六、工会方面

在工会方面，组织了3·12扶贫村植树活动；关心职工生活，慰问生病员工，为有红白喜事的员工送去慰问金等；关爱员工身体健康，全年组织了两次员工健康体检；关注员工子女教育，为不满14岁的员工子女发放六一儿童节书卡；积极组织参加集团羽毛球比赛及举办的“第九届拔河比赛”，并在拔河比赛中取得第二名的好成绩，体现了新达公司团结向上的精神风貌。

七、档案管理

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1.利用会计电子档案管理系统整合会计档案信息

以会计电子档案管理系统为基础平台，整合SAP系统、共享报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台等的报账流程报账和影像信息、自动收集各种信息，保留调阅其它业务财务管理系统数据的能力，全方位提供会计档案电子信息。

2.利用会计电子档案管理系统管理全生命周期纸质会计档案

通过电子档案管理系统和影像子系统管理纸质档案制作、接收、流转、出入库、调阅等工作，借此将会计档案电子信息和纸质会计档案对应，使电子档案管理系统成为管理全部周期会计档案的信息平台。

3.形成统一的电子会计档案信息管理平台

形成1个门户、2个子系统、3个应用层面构成的统一的会计档案管理平台，会计电子档案管理系统与影像子系统统一按门户、集中存储、统一管理、统一安全规则，影像子系统数据在纸质档案归档完成后转移至电子档案管理系统统一管理。

二、形成基础会计档案影像化整体方案

1.借助报账流程直接解决报账类原始凭证影像化

通过扫描前置到报账发起环节直接对报账类原始凭证影像化，为后续管理和业务审批、会计处理全流程提供电子档案信息支撑，通过提升流程效率补偿扫描环节发生的劳动耗费。

2.利用信息自动收集手段解决非报账类原始凭证影像化

直接获取非报账类原始凭证所涉及转固和预转固、资产、省代、税费、收入等业务及相应业务管理平台生成的会计档案电子信息，方便会计电子化处理及非报账类原始凭证电子数据的直接生成。

3.通过现有业务管理流程改造引入影像化

对基于纸质档案流转的业务管理模式进行改造，在业务管理流程初期引入影像化操作，使业务管理模式由基于纸质流转的处理模式转变为基于纸质档案的电子处理模式，如采购类物料模块凭证影像化管理试点问题。

三、寻求银行电子回单解决方案

1.寻求对直联银行回单进行电子化对接

取得工行、招行、农行、建行等主要直联银行配合，推进银行回单电子化对接，通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，支持后续电子会计档案信息利用。

2.建立资金业务稽核机制，保证资金支付安全性

考虑到银行业目前尚未形成可认证的银行电子对账单，电子回单数据完整性无法直接核对确认，需依靠保证电子支付业务安全的及时稽核机制确认资金支付电子回单数据完整性。

3.与第三方支付公司合作实现非直联银行回单电子化

除主要直联银行外，剩余非直联银行全部采用直联方式进行银行回单电子化成本过高，且费时费力。通过将剩余银行账户交易转移到第三方支付公司、交易最终结果直接进入主要直联银行的方式可快速、高效地完成剩余银行的回单电子化工作。

四、会计档案“去纸质”整理方案

1.形成记账凭证电子化应用模式

提出基于纸质原始凭证的整理、制档和检索模式，通过原始凭证条码信息解决原始凭证的成档、检索以及与记账凭证之间的匹配问题，并在此基础上实现取消打印保管纸质记账凭证，仅保管纸质原始凭证的做法，同时在电子会计档案管理系统保管记账凭证完整的电子信息。

实际操作中，原始凭证成档在电子会计档案管理系统中依旧以记账凭证为基本单位，同时通过电子会计档案管理系统及纸质档案卷首的记账凭证与原始凭证勾稽关系表管理卷内纸质原始凭证。

2.推动账簿及银行回单电子化应用工作

在各类账簿、银行回单初步电子化基础上取消纸质的打印、处理和保管工作，仅在电子会计档案管理系统中保管对应电子信息；利用电子会计档案管理系统的电子数据合成相关档案信息满足各项调阅需求。

五、开展业务协作，简化会计档案相关操作流程

1.完善流程

通过与法律、档案管理部门协作，将现有合同管理流程进一步延伸到合同接收保管环节，形成合同闭环管理。在此基础上将报账过程直接应用电子合同，节省合同报账过程中反复提供、扫描、传递、稽核、保管纸质合同的劳动，堵塞报账过程中利用未签字、未审批合同报账、利用不同合同版本取得报账利益的漏洞。

2.引入影像化模式

与采购、工程等部门合作，在业务管理流程中引入影像化模式，通过业务环节扫描提升业务管理流程审批效率，通过自动获取业务管理系统数据生成影像化原始凭证，减少基于纸质收集和流转的物料模块凭证整理劳动及传递浪费，为将来压缩不必要的纸质原始凭证流转和保管打好基础。

六、精心打造立体式会计档案信息质量管控模式

对电子会计档案信息产生和处理过程的责任，以及档案信息在处理、交换、全方位收集与跟踪方面的信息质量予以控制，并通过相关制度体系予以落实。

1.依托报账流程建立多元化信息质量责任体系

明确报账流程中报账单位、报账人及财务共享服务中心（以下简称“FSSC”）之间的责任关系，落实报账人在信息申报、报账单位和FSSC在电子会计档案信息流转与审核、FSSC在信息处理方面的管控职责，形成三位一体的信息质量责任体系。

2.以事前稽核体系保证电子会计档案信息的真实性和一致性

建立省市一体的两级事前稽核体系，在防范报账风险、健全内部管理和控制的同时，保证纵向流程纸质和电子会计档案信息真实性和一致性，健全保障电子会计档案信息品质的长效机制。

3.形成各业务管理系统数据交换与校验机制

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2.档案资料不够完整。农户小额贷款档案也和其他信贷档案一样，要经历贷款申请、贷前调查、贷时审查、签订借款合同、发放贷款、贷后检查、收回贷款本金及处理有问题的不良贷款等诸多环节，要在风险管理、业务经办等不同业务部门及不同人员之间协作完成。贷前调查文件、调查报告、签批、决策等贷款相关材料产生于不同业务部门，这些文件形成时间有的相隔几天，有的相隔更长，更有跨年度审查、签批类的资料，在这类档案资料的流转过程中，基层行一线人员在实际操作中，由于时间匆忙，特别是农户小额贷款的特殊性，农户时间较紧，有的银行为注重服务，在贷款时往往上门服务，这样就导致了日常信贷资料积累不及时，产生一些信贷档案的基本资料不齐全的现象，同时目前一些基层行客户经理调动较频繁，外出培训、提拔、交流等，往往忽视了对信贷档案资料的交接等，由此而造成管理上的脱节，信贷档案不够完整，影响档案的管理。

3.档案资料不够严谨。信贷档案资料是贷款真实性的反映，也是银行与客户借贷双方的重要依据。因此，档案资料十分重要，然而，目前部分基层行对资料搜集填写不重视，不规范，主要表现为：一是贷款申请书、调查审批表中缺失内容较多；二是借款合同填写不符合要求，有的连贷款单位的负责人或授权人的签名也漏填，有的合同骑缝章缺失。三是人行征信系统查询不规范，有些网点对人行征信系统查询只有一个客户经理签名，有些贷款客户缺少人行征信系统查询授权。四是担保手续有漏洞。主要表现为担保法人代表未签名，担保机构缺少营业执照复印件等。这些农户小额贷款档案资料存在的问题，如果不加以重视，有可能给贷款行带来严重的金融信贷风险，可能产生极大的危害。

4.档案资料的管理不规范。虽然上级行对农户小额贷款档案管理提出了一些要求，但在实际操作中对农户小额贷款档案的管理缺少统一的实施细则，操作不够规范，未能形成有效的管理模式，存在较大的漏洞，由于小额农户贷款业务一开办，大批量的客户拥入，一户客户就有一户档案，加上基层网点人手紧，不可能及时整理上交，而作为负责档案集中管理的支行一级也因未配备相应的档案管理员，由此造成了大量的贷款档案资料积压，编目不细、查询不便、归档移交手续不清、责任不明，有的由于没有及时上交而长时间未整理归档，缺乏规范的档案管理设施，存放分散、乱放，给档案管理的安全性、保密性造成隐患，影响了工作效率。农户小额贷款业务是农行近年来推出的新业务，由于这项业务具有涉及面广，贷款金额小，贷款农户多等特点，这给农户小额贷款档案管理带来了难度，针对当前存

在的问题，为了加强农户小额贷款信贷档案管理工作，保证贷款信贷档案的齐全完整，充分发挥信贷档案的作用，防范信贷风险，笔者认为可采取以下对策，以健全与完善信贷档案管理。

1.抓认识，提升信贷档案管理水平。要做好农户小额贷款信贷管理工作，首先要提高客户经理对信贷档案工作重要性的认识。加强对客户经理规范化操作、法律意识和法律知识的培训，更新观念，化被动为主动，提高客户经理的业务素质和工作责任心。落实岗位责任制度，按实际信贷工作分工，根据贷款类别、单位不同来确定相应信贷档案责任人，加强贷款申请、贷前调查、贷时审查、贷后跟踪，建立独立的信贷档案，监测信贷风险。

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1、对内审档案管理的重要性认识不够。审计人员对内审档案工作的重要性缺乏充分认识。实际内审工作中注重内部审计项目的实施，认为只要出具了内审报告，提出了内审意见，做出了内审处理决定，该内审项目就结束了。相对忽视内审项目资料的收集、整理和归档工作。

2、内审档案管理人员的专业知识不够。目前，基层人民银行内审人员多数来自于各业务部门，从事过档案管理工作的人员很少，缺少档案管理的专业知识是不容争辩的事实，基层内审档案管理人员对于档案管理的基础理论、基本原则知之甚少，开展内审档案管理工作时缺乏档案管理理论的指导，内审档案管理人员专业知识的匮乏，制约了内审档案管理水平的提高。

3、内审档案规范化管理的程度不够。由于内审档案管理人员大多数没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理工作经验，对档案的基本操作规程又知之较少，因此，在内审档案资料收集、内审档案资料整理、内审档案资料归档、内审档案资料保管等方面存在许多不规范的地方，规范化管理水平还有待与于加强和提高。

二、改进内审档案管理工作的几点建议