电子档案管理方法范文

导语：想要提升您的写作水平，创作出令人难忘的文章？我们精心为您整理的13篇电子档案管理方法范例，将为您的写作提供有力的支持和灵感！

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中图分类号：G276 文献标识码：A

当前，广泛运用的电子信息技术和迅速发展的信息产业，电子政务工作的蓬勃发展，电子文件及网络的日益普及，也正在改变着传统的信息存储和传播方式，由此产生了电子档案。电子档案的出现，使档案馆（室）打破了单一的传统的纸质档案的管理模式，形成了由电子档案与纸质档案两类档案共存的局面。电子档案的出现，使当前的档案管理工作向自动化、有序化和科学化、简单化方向发展，这无疑提升了档案的管理水平。同时，电子档案自身的存储特点以及网络的普及，是电子档案也存在未知的诸多安全隐患。所以，我们必须与时俱进，以全新的工作方法来适应这种变革

一、电子档案存在的安全性的认识

首先，电子档案与纸质档案有着根本的区别。电子档案的安全性尤其重要，没有良好的安全防范措施，电子档案的存在将不再有任何意义。为了维护电子档案的原始性、真实性和安全性，使其真正具有法律的权威性，安全管理工作要给予高度重视。电子文件与电子档案是相辅相成的，档案系统管理的操作人员直接参与电子档案的管理工作，可随意在数据库中增添、改动、删除电子档案内容。因此，电子文件的数字签名技术、消息认证和身份验证技术需要尽快应用普及。

其次，计算机病毒是侵蚀电子档案的祸根，它可能造成整个系统的瘫痪乃至数据的全部丢失。因此，对接收的每块磁盘都要查验病毒，网上更要预防病毒炸弹的攻击。近几年来，黑客的攻击已超过计算机病毒的种类，总数已达到上千种。据悉，我国 95％与互联网相接的网络管理中心都遭到过境外黑客的攻击或侵入，档案部门的管理网络尚处于初级起步阶段，网络安全系统脆弱，易给黑客留下可乘之机。因此，保障电子档案安全性是亟待解决的问题。

最后，人员素质关系到电子档案的质量。电子文件是电子档案生命周期的初始阶段。电子文件由于自身的特殊属性，它可以随时增、删、改而不留痕迹，人们无法判断其原始性和真伪性。为了确保电子档案的真实性、可靠性和安全性，我们必须从源头抓起。计算机操作人员作为电子文件和电子档案的具体执行者，他们的个人素质关系到电子文件的形成质量和电子档案的真实性，这就要求操作人员不仅要有良好的职业道德、思想品质和熟练的档案管理知识，还要有一定的计算机应用技能。因此，对档案管理人员进行系统的岗位培训和职业道德教育势在必行。以纸质档案作为电子档案的鉴定基础，对接收进馆的电子档案，要逐一鉴定、检测，采取严格的措施，制定严密的管理分段负责制度，进行监督指导，确保电子档案的质量和安全。

二、电子档案的管理方法

1、电子档案的收集与整理。处理电子档案的前提是具备了电子档案存储平台，所以计算机是必不可少的，在档案收集前就建立好办公自动化模块，将收集工作延伸到存储系统设计阶段，为电子档案的管理奠定基础。电子档案的整理应当按照归档原则、格式和规范进行，一般是以年度、组织机构、保管期限分类存盘，在接受文件时集中完成，同时对归档的电子文件编写简要说明，存盘后，档案人员按照数据库结构和规范建立电子档案的目录路径，以便于查找。

首先，要加强对电子文件归档工作的统一领导。从电子文件形成到归档，跨越了许多部门，而这些部门之间多有计算机网络联在一起。有些部门工作互有交错，职责难以区分，所以对电子文件要指定专门机构和专人负责，这一点尤为重要。否则，一盘散沙，就达不到使电子文件归档的目的。其次，要明确电子文件归档的工作程序、内容和要求。电子文件归档应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效保证归档电子文件的真实性、完整性，才有利于整个归档过程的管理，确保归档工作顺利进行。最后，要采取必要措施，确保电子文件归档和质量要求。要保证此项工作正常进行，关键是抓好档案部门和电子文件形成部门之间的协调工作，使电子文件管理与电子档案管理形成一个有机整体，避免互相推诿扯皮，以提高文件的质量，为下一步提供利用打好基础。

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电子档案可以在数字化设备和环境中生成，以数字代码的形式存储于磁带、光盘等载体中，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件，因此电子档案克服了传统档案管理工作中效率低以及不可避免的人为失误等缺点，具有传统纸质档案所无法比拟的优势。然而，电子档案作为一项正在发展中的工作，仍然存在着许多的不足和缺点。文章通过研究分析现行电力系统中电子档案的管理方法，总结出现的不足和弊端，最终给出提升电力系统电子档案管理水平的思路。

一、当前电力系统电子档案管理工作的现状及存在问题

结合电力系统的行业特征与笔者的在档案管理工作中的从业经历，笔者认为，当前电力系统中电子档案管理工作主要存在以下问题：

（一）责任分工不明确，档案归档不完整。

档案工作是电力企业管理工作的基础，影响着企业的整体经营发展，然而现如今仍然有许多电力企业不重视电子档案管理工作，缺乏完善的电子档案管理责任分工，例如在日常电子档案管理工作中，归档责任部门与档案管理部门责任分工不明确，归档责任部门对电子档案的归档缺乏主动性和能动性，而档案管理人员不明确自己的职责范围，对所产生的电子档案了解不全面，往往造成归档不及时，归档不完整，归档遗漏等问题。近些年，电力企业存在着的产权过户，项目招标，资产重组等企业转型发展中面临的问题，由此产生了许多形式各异的新型档案资料，而一些档案管理人员并不具备这方面的相应知识，导致各类档案资料遗漏，缺失，为企业的经营管理带来了困难。

（二）电子档案管理人员业务能力不足。

管理工作效果的好坏最终是由组织和人来决定的，管理人员的业务能力和综合素质可以影响电子档案工作的实施效果。目前电力系统的档案管理工作普遍存在着档案管理人员配备不足，人才匮乏，身兼数职的现象，这种现象在电力系统的各分、子公司中较为普遍。其次，档案管理人员本身对于现代信息技术认识的缺乏也制约了其对于电子档案工作的把控能力。除此之外，电力系统电子档案管理的培训及业务指导落后，大多数电力企业缺乏有效的电子档案管理培训体系，将业务培训与业务能力的因果关系分离开，导致企业内电子档案管理者的业务能力滞后。

（三）电力系统电子档案管理工作投入不够。

伴随着电力企业发展脚步的加快，用于电子档案管理工作的硬件设施已不能满足工作要求，是从设备，房间，环境等方面都需要进一步升级。从电力企业中电子档案管理工作的现状来看，普遍存在着全方位的投入不足，软硬件条件严重滞后的问题。有的企业没有设置单独的档案室，有的企业虽然有单独的档案资料室，但却缺乏安全防护的措施，存在着巨大的安全隐患；企业管理工作中缺乏对于电子档案管理工作的足够重视，导致电子档案管理工作不能做到实处。

（四）缺乏统一的电子档案建档规范和标准。

电力系统内各企业之间的电子档案建档工作往往采用不同的规范和标准，同一个工程项目在不同的企业建档过程可能采用不同的编号信息，这就造成了电力企业之间在电子档案资料共享方面存在着障碍，更不能体现出电子档案信息的高效性和检索的便捷性。许多电力企业忽视了档案管理的基础性工作，没有建立统一的电子档案建档规范和标准，这为档案资料的后续管理工作造成了困难。

二、电力系统电子档案管理工作的改进措施及发展方向

针对当前电力系统电子档案存在的主要问题，笔者认为，电力系统中电子档案工作的改进和发展应从以下几方面着手：

（一）建立完善的电子档案管理工作责任制。

电子档案作为新时代的产物，它的应运而生也为档案管理工作带来了一系列新问题，因此，在电子档案管理工作中要建立明确的管理工作责任制。首先，电子档案的建立，归档及修改拷贝都应由专人负责，并且进行操作权限的限制，这样既可以保证责任落实到个人，又可以保证信息的安全性。其次，电子档案的管理工作要依据管理人员的级别和职务，明确个人管理任务分工，避免出现越权操作，工作无人负责的乱象。要严格控制档案文件在流转过程中的责任划分，档案部门在接受，归档过程中制定文件真实性，完整性的工作责任制，在电子档案信息的共享方面，要制定流转电子档案信息的完整性和保密性的工作责任。进一步明确电力系统各部门之间的工作责任界面，各司其职，完善电子档案工作责任制度。

（二）增强电力系统电子档案管理人员的业务能力。

电子档案管理工作涉及多方面的信息化技术，传统档案管理人员的业务能力已经远远不能满足当前工作需求。首先，应该建立完善的档案管理培训制度，强化管理人员应用信息化设备的能力。当前社会信息化技术水平不断提高，需要我们结合利用不断创新的电子技术，结合电力企业的经营发展理念，强化企业档案管理队伍的力量，电力企业可以通过培养档案管理的综合人才，使企业逐渐适应网络社会的发展，以此提升企业档案管理工作的效率。其次，要提高电子档案管理人员的安全意识及职业道德，档案工作作为企业的工作基础，涉及企业信息安全问题，因此，要加强电子档案管理人员的职业素养，防范利用档案信息进行交易等现象，确保电子档案信息的安全性。电力系统内部要强化电子档案管理人员的知识体系，寻找更多的途径和层次培养专业化、知识化的档案管理人才。

（三）加大电力系统电子档案管理的工作投入。

电子档案管理工作与传统的档案管理工作相比较虽然节省了大量的空间，但也需要企业投入大量的人力物力资源，传统的档案管理工作中的软硬件均需要升级才可以满足电子档案管理工作的要求，例如：打印机，高速扫描仪，光盘刻录机的更新升级。其次，电力企业领导层要加强对电子档案管理工作的重视程度，激发各部门档案工作的工作热情，管理层要提高电力企业档案管理的工作要求，确保电子档案资金的投入和有效落实。除此之外，安全问题已经成为电力系统电子档案管理工作的关注重点，一旦黑客及病毒入侵，档案管理系统随时面临崩溃的危险，因此，应该在如何保证数据库安全方面加大投入，使电子档案数据系统固若金汤。要加强网络信息化部门与档案管理部门的交流合作，通过利用网络部门的信息化技术，加快档案部门的数据库建设，以此进一步提升档案部门的服务水平。

（四）规范建档标准，加强电子档案的共享和利用。

电力系统内部各部门要制定统一的电子档案归档标准，建立严格的编码格式，便于各部门之间档案文件的检索和传输，同时也可以切实提高档案信息的实效性。其次，在电子档案建档标准统一的基础上，电力系统可以建立统一的电子数字化档案馆，其可以整合系统内部的档案信息和数据资源，加强各企业之间的数据共享和交流，利用电子档案共享的资源平台，电力系统各企业之间可以加强信息交换，以此增强档案工作方法的研究意识，为电力企业的经营发展贡献及时、准确、全面的第一手资料。电力系统内部要实行档案工作统一控制，以此确保从电子档案的建立到分享等环节在同一的制度和条件下运行。电力系统内部各企业之间要建立统一的档案管理权限制度，实行由上而下垂直的使用权限制度，这样有利于各部分之间的资源共享和管理人员的业务交流。

三、结束语

总之，电子档案管理工作是一门具有长远发展前景的学问，做好电子档案管理工作也是一个循序渐进以及不断探究的过程。作为电子档案管理工作人员，要不断提升自身素质和水平，不断发现工作中所存在的问题，探索解决问题的对策和方案。同时作为电力企业，要不断完善电子档案管理制度，切实有效加强管理投入，高度重视档案管理工作，促进电力系统中电子档案管理工作效率的提升。

【参考文献】

[1]王艳芳,安丽娟.高校电子档案开发利用存在的问题与对策[J].城市建设理论研究(电子版),2014(8).

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档案机构开展信息化工作的质量目标是高效率、低成本地建设一个能够支持现代档案管理业务开展的应用系统。而电子档案管理系统建设能否按照预期计划高质量建成，与参建人员综合能力、基础设施环境、现行法规制度，以及建设过程的规范性和科学性有很大关系，所以从系统建设之初就要明确影响质量的关键要素和质量控制框架。电子档案管理系统建设过程中所依赖的法规政策标准、系统建设需求、建设过程监管、软硬件设施支撑环境，以及参建人员能力和水平，都是决定电子档案管理系统建设质量的关键要素，如图所示。从图中可见，电子档案管理系统建设质量不仅要从最终输出的档案管理系统角度进行衡量，还需要追溯到建设过程中支撑、控制、输入和监管等环节的质量。这是因为电子档案管理系统建设并非一次性的成品输出，而是一个滚动建设和持续完善的过程。此外，多个立档单位与档案保管单位之间的业务协同和数据共享等特点，决定了电子档案管理系统建设的复杂性和特殊性。由此，需要从系统建设的支撑环境、需求输入、制度控制、过程监督、功能实现、系统运行和建设成效等方面进行全过程管理，最终形成一个满足档案机构实际需求的高质量电子档案管理系统。1.环境建设质量治理软硬件基础设施及其网络环境、建设项目资金等，是电子档案管理系统建设的基础支撑和电子档案管理系统赖以生存的生态环境，决定了电子档案管理系统建设成果能否得以使用。网络与软硬件设施，及其运行管理机制，直接影响了电子档案管理系统的功能使用、数据访问和业务开展。当前，网络技术、中间件、存储设施、服务器等基础设施的迭代更新速度很快，要求软硬件基础设施的更新换代需要保障档案系统的功能稳定、安全可用和业务的连续性，环境基础设施的质量治理能力亟待改进。2.需求分析质量治理档案机构及其人员是电子档案管理系统建设的主体，决定了系统建设的方向和目标。档案部门人员根据实际业务需要，提出信息化环境下开展档案服务工作的目标，最终形成系统建设需求，而需求的准确性和完整性直接影响了电子档案管理系统的设计和实施方案，因此档案管理人员的需求分析能力至关重要。通常，需求分析由档案管理业务人员和系统建设的专业技术人员协同完成，而双方在系统建设过程中需要不断地沟通交流，明确潜在需求和需求可能变更的方向。需求的变化和更新是软件系统建设的重难点，由此各方人员在分析系统需求时，不仅应充分理解现有业务活动流程、范围和要求，还应具有前瞻性思维，以发展的眼光来开展需求调研和分析设计，确保系统建设需求能够在较长的一段时期内保持有效。3.制度嵌入质量治理法规政策遵从性是电子档案管理系统建设区别于其他类型信息系统建设的重要特点之一。档案管理机构在开展各类活动时，需要在外部制度的基础上，提炼出本单位应遵循的条款和工作实施的具体要求。而后在电子档案管理系统建设过程中，将具体化的制度要求嵌入到系统中，尽可能实现系统自动化的制度遵从，减少人工参与度，更客观、有效地执行各项法规、政策、规范和标准。这就要求电子档案管理系统建设的相关人员熟悉并深刻理解各个层级制度中约定的各项要求，研究其应用场景及其间的关联关系，制定切合本部门业务活动的各项制度。同时还应借助监管手段和各种技术方法加强制度执行的质量，督促和检查制度执行过程中的漏洞与风险，并持续改进。4.过程监管质量治理电子档案管理系统建设是一项复杂的信息化系统工程，对其建设过程的监督和管理是保障质量的重要措施。档案信息化建设工作通常会采取政府招投标和政府采购等方式来选择供应商，并委托第三方机构（承建方）来完成电子档案管理系统建设的具体任务。承建方负责方案设计、系统开发、环境部署与集成调试；建设方负责全局规划、整体设计、资金筹措、明确需求等重要工作。对于电子档案管理系统建设的可行性研究、方案论证、系统设计、设备采购、软件开发、数据处理和系统测试等各个阶段，承建方和建设方均应采取过程质量控制方法，检验各自承担的任务，同时监督对方的工作。必要时还可引入第三方监理公司来协助建设方对电子档案管理系统建设的进度、成本、目标、任务、范围，以及合规性和有效性等进行检查。由此监理方的质量检查、风险控制、发现问题和诊断能力成为影响电子档案管理系统建设质量的重要因素。5.功能实现质量治理电子档案管理系统建设的一个重要的显性成果就是将档案业务融入信息系统的电子档案应用软件系统，作为档案部门及其人员开展业务活动的网络化工作平台，其功能的完整性、流程的合理性、数据的规范性是助力档案人员开展各项业务工作的重要保障。与一般的应用软件系统相比，电子档案管理系统的质量除了实现基础的系统管理功能以外，还具有档案业务的法规、政策和相关标准强执行性等特点，需要有标准符合性的质量检查。因此，电子档案管理系统的设计与开发需要深入了解档案业务事项、办理流程及其政策、规范要求，才能保证系统功能完整、流程合理且数据规范。6.运行维护质量治理以往的烟囱式、自给自足的建设模式正在逐渐被淘汰，而共建共享成为新的系统基础设施部署的共性特点。许多省级综合档案馆统一建成了区域性的数字档案馆基础设施运行服务平台，采取了海量存储、云计算的虚拟服务模式。云计算的IT集约化服务模式在统一规划、资源租赁、平台支撑和应用共享等方面具有较高的统筹性、规范性和专业性，但对各档案管理机构而言几乎是个“黑盒子”，即档案人员只需规范地按照操作规程使用，无需关注其背后复杂的技术方案和实现原理。一方面，这有助于档案人员集中精力钻研档案管理业务、提升档案信息服务；但另一方面，由于档案人员缺乏技术知识，对外包服务的监管和控制将成为提升电子档案管理系统质量的一项重要任务。7.应用成效质量治理按时完成建设工作，并顺利通过项目验收、保障档案人员能够基于应用系统开展档案工作，是电子档案管理系统建设的标志性成果。系统建设不仅要保障建设方获得一个高质量的电子档案管理系统，而且还需要承建方能够在建设成本范围内取得良好的信誉，积累经验和获取收益。因此，衡量电子档案管理系统建设质量，需要从建设工作成效多方面进行检查评估。近年来，“以评促建，以建促用”的电子档案管理系统治理理念和方法已经在我国各级各类档案管理机构得到很好的推广和应用，使建设方、承建方、监理方均能各尽其责、获得最大的收益和顾客满意度。

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目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

一、避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：电子信息档案管理的风险控制方法如下：

1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

二、缓解风险的措施

电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。

三、分散风险的措施

在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

四、评估风险的措施

当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。

简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

参 考 文 献

[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3)：8～11

[2]王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1)：36～37

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目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

一、避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：

1．积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2．制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3．及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

4．及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

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二、缓解风险的措施

电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。

三、分散风险的措施

在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

四、评估风险的措施

当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。

简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

参 考 文 献

[1]冯惠玲．论电子文件的风险管理[J]．档案学通讯．2005（3）：8～11

[2]王兆新，裘洁．浅议电子文件信息的安全与保密[J]．浙江档案．2004（1）：36～37