档案资料管理措施范文

导语：想要提升您的写作水平，创作出令人难忘的文章？我们精心为您整理的13篇档案资料管理措施范例，将为您的写作提供有力的支持和灵感！

篇1

1、加强政策宣传

要做好工程档案的管理工作,离不开各单位、各部门的支持和协作。我们在建筑工程档案资料的收集过程中,注重运用行政、经济等手段,多方式、多渠道、多层次地宣传《档案法》等法律法规,积极主动开展工作,使广大工作人员真正认识到做好工程档案工作的重要意义。

2、完善工作机制

首先应加强组织领导。坚持工程项目建设与工程档案管理两手抓,健全管理网络。项目建设单位要将设计、施工、监理等各参建单位都纳入管理网络,建立档案领导小组和档案工作小组,以综合档案室为纽带,开展工程档案的监督管理和具体业务工作。理顺档案管理机构与各档案生成单位和部门的关系,明确职责。一是部门职责。规定基建部门(工程项目部)负责项目档案的收集、整理、汇总、归档工作。

勘察、设计单位负责各阶段设计文件、竣工图的移交归档工作。施工单位负责完成职责范围或合同规定的工程文件和设备开箱文件的收集、整理、移交、归档工作;负责向设计单位提供竣工草图及全部变更设计文件作为设计单位编制竣工图的依据。监理单位负责收集、整理监理文件材料,向建设单位的移交归档;负责编制《设计变更汇总表》,审核施工单位的竣工文件、竣工图等，并审核其完整、准确性。二是专、兼职档案员职责。兼职档案员负责工程管理部门工程材料的收集、整理，定期移交档案室;专职档案员负责各部门、单位的业务指导和质量把关,负责档案管理、资料编研、提供利用;项目负责人负责对档案文件材料内容的审核。

完善制度建设。建立健全工程档案收集工作制度,将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去。每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序,并将其列入工作质量的考核,使工程档案收集真正成为一项日常性工作,保证工程档案工作有章可循,有法可依,达到规范化管理的目标要求。

推进信息化建设。一方面,加快做好历史纸质档案的数字化整理工作;另一方面,严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准,统一系统数据库的建设,统一档案信息的归档存储格式,确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。

3、强化过程控制

前期介入。坚持从档案材料形成的“源头”抓起,做到前端控制。工程项目立项后,建设单位档案管理部门对项目管理部门进行档案交底,交底内容为项目前期和竣工验收文件材料的收集、整理、归档的范围及要求;工程项目开工后,建设单位项目管理和档案管理部门对设计、施工、监理等参建单位进行档案交底,档案交底的内容主要是建设过程中文件材料的形成、积累、整理、归档的要求。各参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标,认真分解档案工作目标任务。要根据规程规范要求,做好技术文件材料的形成、积累,并注重形成质量,技术文件材料的形成与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核,保证其真实可靠。

中期控制。工程开工后,档案管理部门要加强现场的检查和指导力度,全程参与,确保工程档案各个管理环节始终受控在控。档案管理部门要检查项目管理部门和各参建单位的工程技术文件的收集、整理情况,对不符合归档要求的文件提出意见,督促整改完成,形成闭环。在业务指导上,档案专职人员应勤跑工地,跟踪了解项目信息, 随时检查指导。

后期检查。重大建设项目可采取阶段性归档。项目管理部门和各参建单位在阶段性工作完成后,要按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)对本单位(部门)涉及到的项目文件进行整理、立卷,编写移交目录清单。档案管理部门应加强督查,归档文件应完整、准确、系统,应真实记录和反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。检查验收发现不符合规范要求的,坚决退回整改。在档案接收方面,要充分利用行政程序把关,建立工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制,保证工程档案的规范化、标准化,保证不出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。参与工程建设的施工、安装、监理、调试等单位应在竣工验收后一个月内,向项目管理部门移交。设计单位在调研、初步设计、施工图设计、竣工图编制等阶段性工作完成后即归档,竣工图归档时间不得超过竣工验收后两个半月。竣工验收后两个半月内项目管理部门将项目的全部档案向本单位档案部门整体移交归档,在移交纸质档案的同时,还应移交相应的电子文件、工程重要活动的音像材料。归档范围包括建设项目前期文件、招投标文件、施工文件、监理文件及竣工验收文件。项目管理和档案管理部门对各参建单位提交的竣工资料进行验收,保证归档文件的完整、准确。确认符合归档条件后,办理交接手续。

4、提高队伍素质

人是生产力发展的第一要素。因此，加强现有档案员队伍建设, 培养和造就一支具有广博知识、精通业务和恪守职业道德的人才队伍, 是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务,也是提高档案管理水平,实现档案事业跨越发展的关键。

“工欲善其事, 必先利其器”,学习能提高个人素质,提升我们的道德素养。随着档案工作涉及的面越来越广,社会关注程度越来越高, 工作的要求也越来越严,难度越来越大,对档案员素质要求也越来越高。就专、兼职档案员而言, 必须要做到:

第一,加强档案工作职业道德建设,自觉树立爱岗敬业、默默奉献意识,从思想意识上真正热爱档案工作。

第二,加强工作作风建设,努力培养自身舍得吃苦、乐于为基层服务的意识,增强工作的责任感和使命感。

第三,一要主动学习党的路线、方针政策,学习各级档案工作的相关法律、法规,学习系统内外关于档案工作的文件规定,做到规范管理,依法治档。二要加强专业知识的学习。通过档案专业业务培训、组织外出参观、学习交流,邀请专家举办讲座和现场讲解、开展档案工作检查评比等形式提高工程档案人员的专业理论水平。

篇2

【关键词】

事业单位；档案资料；管理；措施

对于事业单位来讲，其是为民众提供服务的，同普通的企业区别的是，其具有公益性与服务性的特点，且并不以资金收益为主要目的，而是以增进社会发展，为人们群众提供服务为根本目标。在事业单位的档案管理工作中，存在很多因素限制其发展，这些因素中有制度因素，也有人为因素。例如：在事业单位中，任务较多，设计内容较复杂，需要的原料也很多，这就无疑加重了档案管理的作业量；再例如：事业单位在运行期间，透明化程度较低，隐藏性较为严重，很难深入对其进行了解，在平时的工作与检查期间，就需要进行严格的规范要求，从而为档案的管理工作再次提升了难度。对于事业单位来讲，其档案管理的水平同其发展的程度之间存在密切的关联，在平时工作中发挥着十分关键的作用。从而可见，增强事业单位的档案管理工作，优化资料管理模式就成为了相关工作人员应重视的问题，以下很对其相关内容进行论述，仅供参考。

1 在事业单位中，进行资料档案管理工作的意义

事业单位所涉及到的内容相对较多，所以需要保存的数据资料也很多，档案的整理工作数量较大。因为当前事业单位的运转缺乏透明化与阳光化，很多都具有隐秘性，因此，进行平时的检查工作时，就需要利用资料进行反应。对于事业单位来讲，资料档案的完成程度与质量同事业单位的工作水平之间存在密切的关联。因此，档案资料管理是事业单位十分关键的构成环节之一。依照当前的管理思想来看，资料档案的管理程度也能够间接反应事业单位整体的管理程度。所以，事业单位中的管理从业人员需要对档案管理的意义及紧迫性进行深入认识，创建完善的档案管理标准，认真落实日常档案管理。假如发现资料档案中存在不符合标准的内容，则反应出在事业单位的整体管理方面存在不足。

2 对事业单位的资料档案管理进行优化的方法

2.1 增强员工专业水平，提升员工自身素养

想要保证事业单位中的资料档案管理工作良好开展，首先就需要增强员工的专业水平，提升员工的自身素养。对于资料档案的管理人员来讲，应具备专业的档案管理水平，同时具备一些人员管理及相关能力，熟练的电脑操作能力，熟练掌握我国的方针政策。所以，事业单位在选择档案管理从业人员时，应严把质量关，细心选取专业人才，同时在员工上岗前进行专业培训。另外，从事档案管理的人员应具备独立的观念，遵纪守法，树立良好的职业责任感，努力踏实。档案管理从业人员应时常寻味自己的内心，保证资料记录管理整洁、全面、及时。对平时的工作进行自省，保证书写标准、规范，不存在遗漏、错误问题。另外，应记录好各个层面管理人员的意见与建议，并将其落实到工作中，善于总结，不断奋进，用科学严谨的态度与饱满的热情投入工作。

2.2 仔细划分管理责任，明确进行分工

当前，对于事业单位中的资料档案管理从业人员来讲，清楚认识到自身的责任是保证管理良好开展的基础，唯有员工清晰认识到自己应该做什么，才可以做到有针对性、有方向性的向着目标发展。在事业单位中，资料档案的管理工作一般需要做的主要包含以下内容：其一，对自身企业相关项目的图表、资料进行整理，对企业计划中的图纸、表格、文件等进行分类留存；其二，对日常工作人员的计划制定及审核进行检查；其三，对管理人员的工作工作情况及档案记录进行检查；其四，依照一定循序记录企业活动的资料档案，为将来使用提供依据；其五，同企业中的各个部门进行交流，做好有关联谊工作；其六，保存好文件、标准的管理工作，同时经过批准的文件，当员工借阅时，应做好出借记录；其七，为了确保资料数据不被泄露，管理人员应控制企业员工进出资料房间；其八，认真做好工作记录，保证完成企业安排的各项事宜；其九，档案资料管理人员在发送资料、图纸时，应留存一份同项目清单共同存档等。事业单位中的资料管理人员应清楚认识到自身责任，将工作落到实处。

2.3 严抓管理标准，保证有据可依

在事业单位进行资料档案管理工作时，应行走于高效、标准化的路途上，进而需要创建完善的档案管理标准。其也是优化事业单位资料档案管理的基础。想要对事业单位的资料档案管理进行优化，就需要先弄明白资料管理的范围及权限。

对于事业单位的档案管理工作来讲，其范围十分明确，依据自身企业的项目特点，一般包含以下内容：其一，平时工作的内容；其二，相关文件数据的整理与分析；其三，人事管理的制度等。因此，应做好保密。依据事业单位对资料档案管理的标准，不可以随便透露同企业相关的文件与机密。不是档案管理从业人员，不可以私自查阅资料与档案，如果由于工作需求，则需要经过相关领导的同意才能够进行查阅，并且做好记录。档案需要在档案柜中整齐排放，不可以存放同档案不相关的事物。保证做到查询快捷、保存安全。如果有人员需要借阅档案，则应严格依照流程办理，做好记录。如果一些关键文件损坏，则查阅时不可应用原件，而应用复印件替代。

3 总结

总而言之，对与事业单位来讲，资料档案的管理程度对企业自身的发展有着严重的影响，相关档案管理从业人员应不断完善自身，提升职业道德素养与责任感，不断改进档案管理标准，并进行落实，从而提高事业单位管理水平，促进事业单位进一步发展。

【参考文献】

篇3

1.1 相关人员档案意识薄弱。众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。

1.2 建筑工程档案资料管理质量低下。作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。

1.3 缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制。因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。

2.加强建筑工程档案资料管理的具体措施

2.1 提高对建筑工程档案资料管理的意识。当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。

2.2 建立并完善档案资料管理的相关机制。缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。

2.3 明确分工，协调相关业务。建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及_系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交级管理主要包括：低保户向乡镇提出申请，填写城乡居民最低生活保障审批表，提交居民户口簿复印件、家庭成员证明以及赡养、抚养证明；居民身份证复印件；家庭收入证明；残疾证明等；经街道、镇政府民政部门进行审核，提出意见，最后报县民政局审查做出联审联批决定。若审核通过，县民政局根据低保对象花名册、低保对象分类统计表，低保金统计表划拨凭证等相关的低保资料进行低保金社会化发放操作，并定期对低保户进行检查、临时抽查。由此可见，低保户的审批过程经过民政部门三个层面：社区、镇、县级部门，由于每个部门针对管理低保档案资料不同，在进行管理工作的同时，应该对低保档案进行规范管理，这样才能更好地保障档案完整性，从而能保障低保工作顺利进行。而日常管理类档案是在分级管理工作中所形成的，是对各类档案进行日常管理，低保对象申报材料审批后，以户为单元建档，实行_户_号制度在低保户存在期间，民政部门可根据实际情况对低保户的低保金进行停发、增发、减发等，实施动态监管。档案的管理人员必须对低保家庭经济状况变动表、收入证明、情况说明、审核材料、调查情况等资料进行归档，并装订成册，实行有效管理。

2.4 打造综合素质较高的工程档案资料管理团队。建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。

篇4

Abstract: the article on strengthening the library files and documents material management, the importance of working content and management, use are discussed in this paper.

Keywords: the library; File; File material; Management; use

中图分类号：G250文献标识码：A 文章编号：

一、前言

档案及文件资料的特殊之处在于其法律上和行政上的效能，它们因自身具有凭证价值而被保存，在实际利用中，作为辨别事非的原始证据，它们不可或缺。而图书馆工作离不开有关图书馆档案及文件资料的咨询参谋作用。在制定和完善规章制度、决策某方面重大问题、搞好总结等工作中，常需要查找参阅有关图书馆的档案及文件资料，而有时由于这方面工作管理不规范，致使急需的材料找不全，严重影响了工作的顺利进行，因此加强图书馆档案及文件资料管理的研究，不断提高其管理水平，充分发挥其作用，适应当前图书馆创新发展，优化图书馆工作效果，就显得非常重要。文章对加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义，工作内容及管理方法进行了论述。

二、加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义

图书馆档案及文件资料管理工作相对还不是很被大家重视，目前图书馆档案及文件资料管理实践和经验相对较少。图书馆工作要不断改革，提出有效的创新发展措施，以提高工作质量和工作规范化水平。要实现其目标，就不可能离开档案及文件资料的使用和管理工作。此方面的管理水平直接反映整个图书馆工作管理水平的高低。因为在制定图书馆工作计划，图书、期刊采购征订计划，实现网络系统管理、电子图书期刊借阅制度、馆员队伍建设以及搞好某方面工作的总结等等，需要经常参照同行的有关做法等资料，为图书馆评估、决策某项事情和工作做重要的参考依据。笔者认为，图书馆本身每年积累的重要工作资料更十分珍贵，图书馆工作可以通过这些资料看到以往工作的成绩和所存在的问题，结合当前新形势发展和任务提出改进措施，制定新的工作方案和有关规章制度，切实可行地搞好图书馆工作。因此，对图书馆档案及文件资料的科学有序管理，充分发挥它的重要性及作用，对提高整个图书馆工作的管理水平和效果有着重要的实际作用。

三、图书馆档案及文件资料管理的内容

图书馆档案及文件资料管理的内容十分丰富，面较广泛，而且性质、类别、层次较为复杂，但彼此又是相互联系、互为补充的统一体，都在为完成图书馆工作任务发挥重要的咨询作用。应该根据图书馆工作的内容要求以及所要达到的目标确定图书馆文件及档案资料管理的具体内容。笔者认为有以下几点：

（1）上级有关部门下发的方针政策方面的文件和有关图书管理工作的文件材料。如：关于专业技术职评聘的有关规定及图书馆工作暂行规定，图书馆评估标准。

（2）上级或兄弟单位发的各种来函文件、有关各学会学术研讨、交流的会议通知及交流的有关资料。包括省内外各图书馆建设发展的前景、群体工作总结、经验汇编、图书馆学术论文报告会的论文等。这些对于沟通兄弟图书馆工作信息，取长补短，互相学习，完善改进提高本单位的工作，起着十分重要的作用，也是我们文件及档案资料管理的重要内容。

（3）图书馆本身制定的一系列的计划、规划、规章制度是图书馆档案及文件资料最基本的内容。它应包括：首先是图书馆的总体规划和近期计划，检查评估要求，以及馆员业务进修和研讨活动等有关规定；其次是图书馆管理人员的有关规定，例如：职务晋升考评要求，岗位责任制的规定等等；再次就是图书情报、期刊及设备器材征订预购函件的归档，也是不容忽视的，它对沟通信息、掌握学术动态、图书动态及设备器材的发展趋势，销售行情，避免时间和经费的浪费有着重要的作用。

（4）本单位制发的有关图书管理工作的文件材料；本单位图书馆发展概况、馆藏图书目录；图书经费的使用情况及每年度购进的图书目录；高校图书管理工作的年度工作计划及总结和在图书管理工作中形成的重要实物资料（包括各种奖励证书及奖牌等）。

（5）本部门自己制订和下发的通知要求及有关信息资料等。

上述几点是图书馆档案及文件资料管理中不容忽视的内容，对完善改进提高图书馆的工作，有积极影响和促进作用。

四、加强图书馆档案及文件资料的管理措施

（1）要及时制定有关图书馆文件档案资料的具体管理规定和措施。图书馆档案及文件资料的管理是一项专业性很强的工作，图书馆应建立健全文件材料归档制度，将各工作环节中所形成、积累的各种文件材料收集齐全。为了便于档案及文件资料的管理，必须制订了一系列有关档案工作的规章制度和责任制，建立了全引目录、分类目录、总目录、移交清单、借阅登记等制度。工作人员按照档案及文件资料管理的要求，认真做了档案及文件资料防火、防光、防潮、防霉、防盗、防高温、防有害气体侵蚀和防止机械磨损的八防工作,以最大限度地延长档案的寿命，更好地为图书馆工作和国家文化建设服务。

（2）健全图书馆档案及文件资料管理人员的岗位责任制，并安排有事业心强、熟悉档案资料管理业务及有一定工作经验的人员来做此项工作。随着管理者档案及文件资料管理意识的增强，全馆人员都会进一步重视档案及文件资料管理工作，关注档案及文件资料的收集和利用，档案作用亦因此而得以发挥。反之，档案及文件资料管理意识薄弱，不了解档案及文件资料的用处，即使有档案及文件资料也不知道使用，势必影响档案及文件资料作用的发挥。

（3）管理人员要优选本图书馆文件及资料的存档内容。笔者认为应该遵循下述原则：首先选择中央、省市下发的有关文件，因为层次超高文件相对越少，而且是越重要；其次是选择和我们图书馆工作管理最为密切的文件资料；再次是要选择近期的内容；最后就是根据文件资料的历史价值、发挥作用的时间，不断更新、取舍或按要求向有关部门进行移交部分档案及文件资料。

（4）要按文档资料发放单位的层次、按图书馆各项工作的任务和性质分类、编号、立卷、归档。如：中央、省、市的文件层次不同，要分开。有关图书馆工作、群体管理工作、业务研究工作、职称评定的文件及评估材料都要有条理地分类、归档。

（5）要创造必要的文档管理条件，也就是要有文档管理室及坚固可靠的文档管理卷柜，特别对保密文件同、材料要重要妥善保管。

（6）要有严格的文档资料管理借阅制度，这一点是最为重要的，要发挥文档管理人员的职权作用，在听取群体人员意见的基础上制定文档管理借阅制度。决不能因为出借手续不健全或借阅者不负责任而造成某些档案及文件资料特别是重要资料的遗失及损坏。此外增强图书馆工作人员对档案及文件资料管理的意识，处理好与图书馆本身工作的关系，图书馆管理工作繁多，容易忽视对文件档案资料的收集和积累，时间一长，对立卷工作带来困难。尤其当前图书馆工作不断向现代化、科学化、社会化发展。信息的交流、办公自动化的提高及资源共享的实现，更离不开各种档案资料及文件的支撑。实践证明，只有重视图书馆文件档案资料的收集和保存，处理好图书馆正常工作与档案管理的矛盾，及时积累素材，节约时间，存档有序，才能使图书馆管理工作产生更大的经济效益和社会效益。同时还要注意到应该遵循的宗旨就是充分发挥文档资料的作用，能使这些死的文件及档案资料变成活的财富，充分发挥它的参谋咨询作用。方便大家查阅及使用，要提高文件及档案资料的使用效率，为搞好图书馆全面工作服务。

五、图书馆档案及文件资料的利用

加强图书馆档案及文件资料管理的最终目的在于利用，只有积极主动地开发利用档案信息资源，为图书馆和其他各项工作服务，图书馆档案才富有生命力。笔者认为，图书馆档案的利用工作可从以下三个方面开展：第一，配合领导决策，及时准确地提供档案信息，迅速为领导提供必要的服务。这样，领导决策和制订计划及总结工作时就有了可靠的参考和依据。图书馆工作活动的不断开展，一方面使其档案的内容不断得到丰富和完善；另一方面，在满足领导利用档案需求方面,也有取之不尽的信息资源，这无疑会大大促进图书馆工作的有序运转和正常运行。第二，配合馆内各项工作，积极提供档案资料，要做到检索便捷、传输快捷，为图书馆工作打开新局面起到积极的推动作用。第三，完整的图书馆档案资料,也为图书馆争创荣誉提供了必要的参考依据。

六、结束语

总之，随着科学的发展及进程，图书馆文件及档案资料的管理显得越来越重要和突出，在图书馆管理工作中，我们应按照国家档案法的规定和要求，把更多的新内容充实归档，确保档案质量和齐全；在新的实践中不断加以研究和探索，积累经验，充分发挥其文件和档案资料的效益，为图书馆的管理工作再上新台阶。

参考文献：

篇5

中图分类号：TU984 文献标识码：A 文章编号：

1前言

工程资料发挥着不可替代的重要作用，工程文件资料是对工程施工全过程的真实记录，是进行工程过程管理、交工验收和竣工结算的重要依据和基础,并为工程竣工后的使用功能、工程扩建、改建和维修提供重要依据。是质量责任人的有效法律凭证，为工程管理决策者提供准确、直接的工程信息。在资料收集的过程中，需要依靠行业标准和程序文件的运行来有效控制资料的完整性、有效性、真实性，在工程文件归档资料的审核鉴定过程就需要资料管理人员具有过硬的专业水平，对工程知识有一定的了解，熟悉《建筑工程施工质量验收统一标》、《建设工程文件归档整理规范》和企业体系文件运行的要求。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。

2档案文件记录、控制工作的主要内容 2.1记录控制工作:对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理、立卷、归档。还应对记录的分类标识、保存、保护、检索、保存期限和处置做出规定。为工程质量的检验，环境、职业健康安全的绩效及管理体系有效运行和改进提供客观的证据。

2.2加强文件控制工作：资料管理人员负责本单位所有与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件的控制管理，进行管理体系文件的接收、发放、有效性识别、有关更改、回收、销毁等工作。在工作中，经常出现由于工作人员的不细心，导致过期文件、规范、图集等资料没有及时销毁或更新，文件的接收、发放登记不齐全，重要文件不能有效识别的事情发生。

2.3 企业内部人员借阅档案室的文件，应实行档案借阅审批手 续，详细注明借阅文件的名称、编号，借阅单位名称，借阅时间和归还时间，借阅人必须本人签字方可。

2.4 企业作废的文件应以书面形式公布于企业的内部宣传窗口，详细注明作废文件名称、编号、版次、作废时间，及代替文件的名称和编号，作废文件应有部门主管的批示。

2.5 对有效性文件的识别应单独归类，填写有效文件控制清单，并不定期检查文件的有效时间，超过有效时间的文件，应进行销毁，并做好销毁记录。

2.6在企业运营中，部门与部门之间，项目部与业主、监理、设计之间，各部门人员之间，所发放、收集的文件均应填写收、发文登记表，确认文件落实到具体的个人。填写的资料应完整，字迹应工整。

2.7 文件的更改应注明被更改文件的名称、编号、版次、更改原因，以及被更改内容。

3程序文件及体系运行在项目审核中容易出现的问题

我公司每年3月参加企业的内部审核，4月参加外审，9月参加集团的内审，10月参加集团公司的外审，每季度公司还会组织项目巡查，这一系列的检查活动，都是为了保证项目体系的有效运行，质量、环境、职业健康安全三大目标控制在有效范围内的前提下，加强管理人员的专业素养，在循环的检查中，使企业管理水平达到国家和地方标准，通过对新规范、标准的学习，使之更加的专业化，规范化。但是在资料文件的形成阶段和收集过程中容易被忽视的地方.

3.1项目各级管理人员或专业分包人员未能及时向项目总工或专业工程师提供各自的相关资料，导致资料形成时间滞后。移交资料的过程中，未能逐个填写移交资料，收、发文登记不及时，若资料遗失，易出现双方推卸责任的情况。

3.2隐蔽工程的资料填写的不完整，施工用原材料和辅材收集不够齐全，复试材料存在时间差。建筑工程的内在质量只能通过查看施工过程中形成的资料来获取信息，若不够完整、准确，资料对工程质量的内部描述就不够清楚，也不能作为有据的参考。通常容易忽视建筑辅材收集的齐全性（如：焊丝、膨胀螺栓、套筒、管件等），对隐蔽工程内容的细节描述也不够清楚，施工记录间断，如此就不能发挥档案资料的查证作用。

3.3 施工组织设计和施工专项方案里列出的规范、图集存在过期未作废的情况，项目部未能及时更换新的规范、图集。对有效文件的识别控制不及时，甚至存在有的有效文件没有出现在有效文件控制清单里面。

3.4 各层管理人员对施工工艺和工序的标准要求存在投机性，在施工过程中，有的施工工序或管理程序比较繁琐，一些刚进入施工企业的青年同志缺乏约束性，以繁化简。而一些分包管理人员为追求利益最大化，偷工减料，简略施工工艺的要求，或套用作废的标准规范，造成质量隐患。需要项目部人员加强监管，保证施工质量。

3.5企业现行质量、职业健康安全与环境管理体系文件及其日常运行记录等的管理内容在项目上得不到重视。任何一个项目都具有唯一性、一次性和不可逆转的特点。在项目运行中，不需要归档的过程性管理资料的收集留存得不到重视，除重点工程和评优工程外，一般工程项目往往把这些工作当成应付检查的作业，通常是在被确定审查的前几日，项目部人员才进行大批量突击赶补，如此一来，质量、职业健康安全与环境管理体系文件运行的本意就被曲解了，也发挥不了其作用。

4施工企业对工程项目档案管理的措施

4.1加强项目职能考核，确立档案责任制

工程文件资料的管理项目经理为第一责任人，完整与正确性由项目总工（主任工程师）负责,资料员负责资料收发、核查、汇总、整理、编制、移交、归档。项目经理应负责对项目文件资料工作的分工和管理，协调好同业主、管理公司、监理及分包等单位的资料管理管理，同时协调项目经理部内部相关人员的资料编制、收集、归档、保管、整理的之间的关系。与建设单位在签订工程合同时，合同中应对工程竣工档案的编制责任、编制份数、移交期限及编制费用做出明确的规定；项目总工（主任工程师）应每月组织商务、技术、生产、材料、质量、安全、分包单位等有关部门（人员）召开一次文件资料管理例会，对文件资料工作进行总结，发现问题及时协调解决，并应至少每月一次对资料内容的正确性等进行检查，发现问题及时改正。项目经理部设专职资料员，负责技术资料的收集、报验、分类整理、归档、保管及发放工作。担任该岗位人员须是经过培训并取得上岗证后方可从事该项管理工作。资料员负责收集工程所在地有关工程文件资料管理的要求和规定，并及时将有关信息提供给上一级资料室。

4.2加强对施工技术资料的要求与控制