企业信息化建设案例范文

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【中图分类号】TU714 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0255-02

0.引言

随着信息技术的不断发展以及市场竞争的不断激烈，企业信息安全建设已经成为提高企业竞争力的重要途径，杜绝信息泄露可以避免巨大的经济损失。虽然大多数企业在信息安全管理方面采取了较多的措施，但是信息安全问题仍然频发，对于企业的经营活动带来巨大的损失。加强企业内部的计算机管理，提高对于信息安全的认识程度，保证信息数据库的安全，避免信息泄露的发生已经成为现阶段企业信息化建设亟待解决的管理问题。

1.企业信息化建设信息安全影响因素分析

（1）信息系统实体安全。信息实体主要包括用于企业信息化建设的计算机、网络连接、服务器等媒介硬件设施，对于信息实体安全影响因素主要包括火灾、水灾、失窃或者是其他事故造成设备硬件的损坏，从而造成企业信息库数据安全出现问题。

（2）信息系统运行安全。信息系统的安全是指为了保证企业信息数据库的安全，采取各种措施对系统运行进行安全保护。由于信息数据库有可能受到非授权的访问、泄露、数据纂改或者是被其他非法程序控制的威胁，因此确保信息系统运行安全主要是保证信息数据库的完整、保密以及时时可用性。

（3）信息系统管理人员安全责任意识。管理人员在日常工作中的安全管理意识、专业操作水平以及法律意识等均会对企业信息数据的安全产生影响。信息安全管理人员的日常管理工作责任心以及工作方式方法，对于保证信息数据库的安全十分重要。

2.企业信息安全管理问题分析

目前由于管理制度以及软硬件设施等一系列的问题，企业数据库破坏以及重要数据信息泄漏的现象时有发生，严重影响了企业的正常生产经营活动，通过分析发现影响企业信息化建设信息安全的问题主要由以下几方面：

（1）企业内部移动存储设备管理疏松，缺乏安全保密管理制度。由于许多企业在日常管理过程中，移动存储设备使用较多，员工可以随意对企业内部的各种信息资料进行备份，企业用于经营活动的客户信息、产品设计、财务管理等各项信息极易造成泄漏，带来巨大的信息安全损失。部分企业由于对于信息安全管理认识程度不足，企业内部信息安全管理缺乏必要的规章制度，安全管理职责权限不清，信息安全漏洞较多。

（2）对于内部信息共享控制不严格，信息安全管理权限混乱。由于企业在生产经营过程中为了提高生产经营效率以及加强企业内部各部门之间的沟通联系，对于一些设计企业销售计划、客户信息以及生产计划等文件采取共享的措施，因此企业员工的流动或者其他管理不当均会造成企业信息的泄露。

（3）信息权限管理混乱，企业的中介服务体系稳定性较差。对于加密的授权访问，权限管理则成为保护企业信息安全的重要因素。但是由于企业在信息安全管理过程中体系混乱，操作权限不清晰导致经常出现影响信息安全的非授权访问。而且对于部分中小企业由于信息化建设采取对外委托的方式，而中介第三方由于稳定性难以保证，随时更换或者退出的第三方极易造成企业有价值信息的泄漏，影响企业信息安全建设。

（4）信息管理安全防范体系不健全，缺乏针对信息安全管理的专业技术人才。虽然部分企业已经认识到信息化管理的重要性，并在企业网络内设置了必要的安全设备。但是缺乏一系列的安全管理机制，在信息安全管理方面缺乏行之有效的整体规划与具体落实措施。此外，由于大部分企业在信息安全管理工作中将重点放在软硬件设施上，而忽略了对于信息安全技术人员的培养，而且为了减少人力资源支出成本，信息安全管理人员少工作任务重，管理权限集中化程度高，影响了信息化建设的安全管理。

3.企业信息建设信息安全管理措施

（1）加强对于信息库硬件设备的保护管理。首先应保证计算机等硬件设备具有安全的工作环境，做好计算机设备的防火、防潮、防盗措施，并避免强磁环境对信息数据可能造成的损坏。其次，在对各种硬件设备进行检修时，硬组织企业内部相关技术人员进行监督管理，对于需要外送检修的设备，则应提前进行数据加密处理。

（2）提高企业内部的信息安全管理意识。企业信息安全管理对于提高企业竞争力，避免企业经济损失具有重要的意义。在企业的正常管理过程中，加强信息安全宣传工作，使员工充分认识到企业信息安全管理的重要性，并熟悉企业相关信息数据保密的规则制度，提高企业的整体信息安全防范水平。

（3）加强信息安全操作管理人员的管理。在企业信息日常管理过程中，应加强对于业务操作以及数据存取控制代码的管理。系统管理操作代码的获得应经过企业管理者授权，系统管理人员在进行企业相关信息数据库的整理以及维护过程中，必须通过授权进行。系统管理人员离开工作岗位后，相关责任人应及时更换管理员操作代码。

（4）加强企业信息数据库的密码与权限管理。对于涉及到企业信息数据库安全的密码，应分别设置用户密码以及操作密码，并提高密码的安全程度，及时定期更换登陆操作密码。对于组成企业内部局域网络的服务器、路由器等设施的设置管理工作，应严格按照相关管理规定进行设置。

（5）明确企业信息数据库管理制度。对于企业重要的数据应存放备份数据，并采取异地存放的方式对备份数据库进行管理。对于废弃或者需要销毁的数据信息，应严格依照程序采取逐级审批的方式，避免数据信息的泄露。需要进行数据恢复工作时，应严格按照相关技术手册，并对恢复的数据进行验证确认数据的完整可用。

（6）加强企业信息数据机房的管理。相关人员出入信息数据库机房进行数据查阅以及提取工作时，应经由相关主管人员的授权，并登记进入。在日常管理过程中，定期对硬件设备进行保养，同时研究违章操作在信息数据机房安装外部其他软件。

参考文献

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企业档案信息化管理是指以档案为基础，利用信息技术将企业内各相关部门业务流程打通，利用计算机网络技术实现档案信息共享，从而有效提高档案存储及查询利用效率，以此提升档案管理工作水平。企业档案管理信息化建设的实质就是在企业提升档案管理工作水平的过程中，运用的信息技术及解决方案的总和。例如：使用计算机系统完成档案归集、整理以及借阅利用，建立数据库编制数字化索引目录等，通过上述方法打通企业内部档案信息交流途径，提高档案利用效率。

二、民营企业档案管理现状

民营企业在法律允许的范围内拥有完全的经营自，相比较于国有企业，民营企业与政府机关不存在管理与被管理关系。民营企业自负盈亏，对自身资产具有完全的处置权。在档案管理方面，民营企业同样拥有完全自。民营企业可以根据自身实际情况自主选择适合的档案管理方法。

1.民营企业更注重档案的应用价值及开发价值

民营企业生产经营活动在法律框架下具有完全自，企业所有资产包括企业档案均为企业私有，在档案管理方面企业将更多的注意力集中在具有应用价值及开发价值的档案上面，如企业专利、注册商标等。民营企业在产品研发、生产过程中形成的技术资料，如有需要民营企业甚至于可以出借其使用权乃至出售其所有权。如江西景德镇市“景德镇华御瓷业有限公司”建立的基础就是一份估价为800万元的“珐琅彩瓷器生产工艺”档案。

2.民营企业对于档案管理重视程度有待提高

民营企业的生产经营活动是以追求利益最大化为目的，这就决定了民营企业对于各部门在岗位设置、人员安排上更多考虑投入产出比。对于直接创造利润的部门尽可能多的配置资源，而对于诸如档案管理之类的不能直接创造效益的部门，往往不受决策者的重视，许多企业尤其是规模较小的民营企业甚至不设专门档案管理机构，而将企业档案交由其他部门代为保管。以民营经济比较发达的浙江省为例，2009年浙江省调查统计，年销售收入500万元以上民营企业开展档案工作的仅占总数的50%，而对于1074家规模以上民营企业的调查数据显示，已开展档案工作的占81.2%，建立了档案管理制度的占72.8%。

三、民营企业档案管理信息化建设目标

民营企业档案管理信息化建设是一个系统性工程，在推进的过程中不仅要考虑如何提高档案管理部门运行效率，还要兼顾与企业内其他信息系统的兼容合作，更要顾及到档案利用部门的实际需要，共同提升企业的管理水平从而提高企业的竞争力。作为档案管理部门，应当主动参与企业运作流程的塑造，通过及时改变档案管理模式、管理制度来适应企业需要。针对民营企业档案管理现状及信息化条件下档案管理实际需要，民营企业档案管理信息化建设应达到如下目标：①档案信息化建设应与本企业信息系统建设同步，档案信息化管理系统必须与其他信息化办公系统兼容；②制定统一的档案信息化标准，实现各门类档案信息化管理制度统一规范；③实现档案资源的数字化存储，实现诸如纸质档案、音像资料等实物档案的数字化转换，进而将新生成的具有统一格式的数字化档案统一存储于专用服务器内；④实现档案信息系统网络化，在企业内部形成共享的知识库，挖掘潜在的集体知识，提高检索利用效率；⑤实现档案资源开发智能化、利用普及化，打破门类限制，在整个企业范围内形成统一的档案信息数据库，强化知识的积累；⑥提高管理自动化程度，节约资源并提升安全管理水平。

四、民营企业档案信息化管理的实现途径

1.在信息化背景下理顺档案业务流程

在网络信息技术高度发达的背景下，传统的档案管理流程已不能适应当前民营企业提高管理效率的需求，企业应对原流程进行全面分析，融合信息网络技术，对流程中不合理的部分进行改造，设置新的流程并配置适当的组织架构、人力资源并制定管理规范。档案工作业务流程主要指移交部门与档案管理部门之间的交接、档案管理部门内部对于档案的处理以及档案管理部门与档案利用部门之间的衔接。为了理顺档案业务流程，应从以下几方面着手：①明确各相关业务部门工作内容、工作流程及业务分工；②根据信息化管理的需要，约定档案交接工作的技术规格，如档案格式、归档标准及归档时间等；③根据本企业实际情况确定档案的数字化保存形式及利用机制；④根据实际需要，确定档案开发利用的范围、形式，并建立安全规范。

2.实现各门类档案信息资源整合

传统以纸质档案为主的档案管理模式，由于缺乏信息化手段，造成了档案库房内大量档案信息“沉睡”，利用效率较低，同时由于缺乏交流也造成了档案工作重复建设。在档案信息化改造过程中，为了实现档案信息资源有效整合，应将企业档案信息化建设纳入民营企业经营管理信息化体系内，使档案信息系统建设与企业其他业务信息化建设同步推进、实现无缝对接，从而实现信息资源有效整合。

3.拓展档案服务能力

民营企业自诞生之日起，就面临着激烈的市场竞争，企业想要发展壮大不被市场抛弃，就必须要有自己的核心竞争力。对于企业内部各个部门也有相同的要求，想要在民营企业内存在进而发展壮大，就必须服务于企业的中心工作，能够促进企业提升核心竞争力。就档案部门来说，想要在民营企业内得到重视，就必须要为企业积累更多的有形或无形的知识储备，并提高知识储备转化为实际生产力的效率，这就要档案管理部门主动拓展档案服务能力，主要体现在以下两个方面：①拓展服务内容，数字化信息时代要求信息提供者能够根据客户的需要提供个性化定制服务，就档案服务来说必须改变传统的被动服务模式，改变等档案利用部门上门来查阅档案的服务模式，主动根据企业发展需要整合数据，针对具体用户的具体需要提供经过加工整理的信息资源，实现精准服务。②拓展服务方式，传统的档案服务方式一般包括提供档案阅览、档案借出、档案复印及开具档案证明等，往往需要投入较多的固定资产，且比较耗时而效率较低。民营企业对于档案工作的重视程度一般不够，上述工作往往不能有效展开。在数字化信息化时代，档案管理部门应当依托信息化优势，主动拓展服务模式，向相关部门主动宣传新的高效档案利用方式，并根据实际情况开展相关操作培训，使各部门充分掌握信息化档案利用方式，从而提高档案信息利用效率。

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林业档案主要为森林资源档案，即林权纠纷调处、退耕还林、集体林改、林区改造危旧房，林区基础设施建设，木材采伐、林业案件查处材料等工作中形成的文件材料。林业档案涉及的内容比较多，传统的档案管理模式已经不能满足现代化发展的实际需要，当前科学技术以及经济活动逐渐增多，林业档案信息的载体逐渐多样化。可以使用计算机硬盘对林业档案进行储存，便于日后的查阅与管理，但是目前林业档案管理信息化建设还存在着一定的问题，档案数量不断增加，人员以及库房的需求量逐渐增加，档案管理的效率也提出了一定的要求。现有档案管理的硬件以及软件设施与时展不相适应。科学技术的进步使得现代化的档案信息载体增加，如光盘等，以上问题都需要林业档案管理信息化进行解决。

林业档案管理信息化管理有助于促进档案管理效率的提升，提高管理水平，保证林业工作的顺利进行。微缩技术等的出现使得林业档案管理的形式更加多样化，储存的信息数量更多，信息处理能力也提高了，能够更好地为社会经济发展提供服务。

二、林业企业档案管理信息化建设的措施

1.提高认识，转变观念

林业企业档案管理的信息化建设是信息化时展的需要，能够实现信息资源的共享，是档案管理发展进步的重要途径，有助于发挥档案的价值和作用。企业的管理者需要提高认识和重视，树立档案管理信息化的意识和观念，保证信息化建设能够顺利推进。企业管理者应将林业档案管理信息化建设变成现实，认识到档案管理信息化建设的重要性，支持这一事业的发展，加强鼓励与关注，解放思想，增加资金、设备以及人才等方面的投入，将林业档案管理信息化建设纳入到日常管理工作的重要位置上，努力解决实际工作中的问题。

2.加强信息化硬软件设施的建设

林业档案管理的信息化建设需要有完善的办公软件，并且具有一定的硬软件设施，为林业档案管理信息化建设提供一定的基础。应科学的利用现代化的信息技术手段，保证硬软件设施的更新，实现档案信息的信息化管理。档案管理人员需要利用林业档案建设的优势作用，找到合适的硬软件设备，提高服务水平。当前，作为一种新型的档案信息载体，电子文件已经被广泛的使用，并已经成为代替传统纸质档案的重要手段，促进林业档案管理信息化建设实现了良好的发展。

3.完善档案管理制度建设

林业档案管理的信息化建设还需要有完善的档案管理制度，企业的档案管理部门需要制定完善的档案管理信息化建设的制度，为信息化建设的顺利进行提供重要的依据。需要完善档案管理的技术规范，统一标准，明确档案整理的标准、统计以及服务等，还应将其规范到具体的工作环节中，对工作的各个步骤进行规范。同时，做好档案管理信息化建设的安全工作，提高安全防范意识。档案信息管理人员需要树立安全防范意识，规范自己的日常行为，在日常工作中避免出现危险。企业员工需要具有保护林业信息安全的意识。此外，对于档案室的资料需要注意防火、防盗，完善安全设施建设，保存在计算机中的信息，需要强化网络安全体系的建设，建立防火墙，定期对计算机进行检查、杀毒，对林业档案信息进行备份保存，避免材料丢失无法找回。

4.提高档案管理人员的信息化管理水平

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现阶段，企业安全文化由于其本身具备有优良的安全管理手段的特点，已经受到众多企业广泛的关注。因此，怎样有效地构建安全文化是当前电力行业及通信企业共同探讨的话题。电力通信企业生产的主要目的在于如何有效地利用通信为电力企业搭建一个基础平台，能够准确地控制各项生产、营销、办公自动化的消息的全面传送，能够给电网的安全生产及经营管理提供安全、可靠的通信保障及优质的服务。它不仅具备维护量大、点多面广线长的特点，而且其技术更新过程很快，需要不断学习才能够具备驾驭能力。另外，其安全责任性相对较大，特别是针对电网安全运行，需要更新传统的通信安全观念，树立与电网安全生产要求相适应的安全管理理念。因此，电力通信企业的安全文化管理是一个繁杂的系统性工程，由于其涉及众多因素，必须长期坚持开展工作，而领导班子齐心协力是建设企业安全文化的重要基础。

1 安全文化建设的内涵及意义

电力通信企业的安全文化指的是在从事电力通信生产的实际过程中，为了能够保证生产能够正常进行，保护职工不受到伤害，通过长时间不断地积淀和总结，并结合当前形式下的市场积极制度所形成的一种思想及理论。其不仅是全体职工对安全工作形成阶段的一种共识，而且还是电力通信企业安全工作的基础与平台，更是实现电力通信企业安全生产长治久安的坚强后盾。因此，安全文化在电力通信安全管理阶段中具备非常重要的意义。

1.1 企业安全文化建设的步骤

1.1.1 建立机构

企业安全文化组织的保证来源于建立领导机构。委员会负责对领导的组织工作，日常工作开展主要依靠下设办公室完善，各项二级单位需要成立专门的领导小组。安全文化建设领导机构能够有效建立及正常运转都少不了高层领导的高度重视。各级领导需要充分意识到建设企业文化对企业发展的重要性，积极组织好安全文化小组，完成各项任务，要保证其在任务阶段能够获取有效成绩，推进企业安全文化建设步伐，以此带动企业安全生产管理水平的提升。

1.1.2 制订规划

在进行电力通信企业安全文化的建设过程中，需要有总体规划方案，即行动有计划，并且要定时定期地检查计划与规划的执行状况。在制定规划的过程中，需要调查分析安全文化所涉及的内容，并且要根据电力企业安全生产及经营管理对通信专业的基本要求，对企业的安全文化理念做定格的设定。要及时地制定科学的时间表，在实施计划过程需要讲究效率及效果，而且要定期检查实施情况。值得特别注意的是，企业必须与时俱进，要按照电力企业对通信企业提出的各项要求，进行创新文化的理念革新，及时修订安全文化的建设规划，使其能够适应时展。

1.1.3 训练骨干

在安全文化建设的过程中，只有训练出一批对安全文化建设有正确认识及深刻体验的骨干人才，才能够在一定基础上有效地带动群众队伍，从而齐心地建设和完善企业安全文化。这一过程的训练内容基本包括理论分析、实例分析及经验详谈和单位的实施方法等。企业骨干培训越多，企业安全文化建设的推动就越有利。所以，对于企业领导、班级领导，首先要让自己成为企业中的骨干，只有这样才能起到带头作用，才能更好地影响群众。

1.1.4 宣传教育

安全文化建设的手段主要通过宣传、激励、教育、感化的形式进行。通过采取各种文化模式，例如宣传激励、科技创新、文学艺术、教育培训等协助安全文化建设的推进工作。在此有几方面的内容需要强调，具体如下；

（1）要传递上级主管部门在各个环节的重要指示精神，特别是针对通信专业的具体要求，需要领悟其深刻思想，要在一定程度上加强安全生产的责任感。

（2）要积极、有效地运用“安全月”“安全隐患排查”的活动，及时做好安全文化建设的宣传工作，营造文化气氛。

（3）要抓住重大事故的案例进行对比，按照四不放过的原则进行严格管控，通过举一反三的形式对员工进行安全意识培养。

1.1.5 努力实践

在建设企业安全文化的阶段中，不仅需要做到雷厉风行，而且还要完善实际效果。安全建设文化实践的要点主要包括以下方面：

（1）高层领导需要起到表率的作用，要不断深入群众体系，聆听大众建议。

（2）管理人员在管理过程必须有创新精神，而且这个阶段需要培养新的工作作风。

（3）需要建立完善的机制，需要表彰奖励先进，对正确的行为方式给予鼓励。

2 企业安全文化建设的内容及方法

当前，在电网的安全管理及经营管理都依赖于通信的形势下，电力通信安全生产的重要性，在很大程度上决定了企业安全文化建设的必然性。其中，通信企业安全文化建设的内容主要包括以下方面：

（1）有效地完善安全机制，提升安全意识。

（2）通过对事故心理的研究，塑造优良的心理状态。

（3）加大教育力度，增强教育效果。

（4）不断完善安全立法，规范行为作业。

3 电力企业安全文化建设的途径

只有将“以人为本”的概念放在文化建设的首位，才能够有效地将企业文化塑造成具有可操作性的企业安全文化，并且以此为基础，形成相对的安全意识及安全价值观。当前，在电力体系不断改革的基础下，电力企业安全文化建设也在不断向人性化、统一化转变，由面向设备慢慢向面向人转变，由面向技术逐渐转变为面向规范化。

3.1 科学地树立安全价值观

在安全生产的实际阶段中，电力企业需要根据自身特点，培训员工普遍认同的科学的安全价值观及安全生产理念，运用简练的语言进行表述，以此激发员工的积极性以及提高员工的工作热情，从而提升安全生产责任感。采用正确的价值观去面对事故发生的瞬间，积极地调整和约束自己的行为，做出保护生命财产及减少损失的正确选择。以上这些行为措施，都对提高全体员工的安全素质有一定的意义，对其实现安全生产目标有推动性作用。

3.2 建立以人为本的文化概念

国外杜邦公司经过研究认为，96%的安全因素来源于人体行为。几年来，通过多起事故的实际调查分析，也充分证明了这一点。所以要想做好安全生产就需要对“人”进行有效管控，要从“人”这个管理要素入手，培养适合本企业的安全生产文化，并且这个阶段如何被广大职工接受，让其在内心深处留下积极印象，从而在安全生产中发挥重要作用，这应该是当前电力通信企业安全文化建设的首要任务。

3.3 建立分成负责的安全管理网络

在这一过程中需要建立一个以行政领导为中心、面向管理部门与基层部门班组辐射的安全管理网络。各层需要有专人负责，各层都需要做到人员、制度、措施的3个落实制度，每层都需要重视安全文明建设，各个层面都需要能够运行系统管理的原理方法及分析评价系统的安全状态，要及时发现通报系统中存在的危险信号，通过采取综合措施，让系统中发生的事故率有所降低，使其安全状态保持稳定。

3.4 建立统一的职业规范

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在一个企业中，安全管理是支撑企业的核心，特别是对于生产企业而言，安全责任重于泰山。随着信息化的不断发展，企业的信息化建设和应用水平的不断提高，类似办公OA系统、ERP和EMS等办公系统的建设在不断完善，被广泛采用。信息化是企业提高管理效率、提高核心竞争力的有力手段，但在卷烟行业中，部分企业在信息化和安全管理的融合过程中做得不够完善，对信息化的重要性和信息化带来的高效率等方面认识不足，因此，加快卷烟生产企业信息化的建设工作势在必行。

1.2原因分析

造成卷烟生产企业管理现状的原因是多方面的：①意识淡薄。没有充分认识到信息化给卷烟生产安全管理带来的革命性变化，忽视了信息化建设。②资金缺乏。卷烟企业没有足够的资金支持信息化建设，造成信息化建设滞后。③技术匮乏。这是制约卷烟生产企业信息化建设的主要原因，缺乏必要的技术支持必然会造成信息化建设滞后。具体而言，还有以下几个方面的原因。

1.2.1安全管理人员队伍素质偏低

在进行信息化建设过程中，必然需要具备专业知识的人才。在大多数卷烟生产企业中，相关专业的人员素质较低，在信息化的应用和建设方面存在一定的障碍和劣势，进一步制约了卷烟企业的发展。

1.2.2安全信息系统投入风险较大

信息安全系统的建设是一项复杂、长期的工作，需要长时间的设计和调试。在企业中进行大量的资金投入是建成信息系统的必要基础，但由于其具有的不确定性和回报周期较长等特点，在资金投入时，必然会影响到管理层的决策。

1.2.3安全信息系统建成模式单一

在我国当前的信息安全信息化建设中，模式单一是其弊端，原因是可借鉴的经验和先例较少，且在现行的信息建设平台中，大部分采用了相同的工作方式和运行原理，缺乏新意，创新程度较低，进一步制约了信息安全的发展。

2卷烟企业安全管理信息化建设的意义

加强卷烟生产企业安全管理信息化建设有重要的意义和作用，是实现卷烟企业长久发展、提高效率的重要保证。在信息化高速发展的今天，信息化对于任何一个企业而言都具有重要的意义，是实现现代化的重要手段。卷烟企业实现信息化后将大大提高企业的生产效率。

2.1是现代烟草农业发展的客观要求

在当今社会中，信息已成为一种重要资源，成为推动社会发展和进步的重要支柱。信息化的发展必然会推动现代烟草业的发展，使卷烟生产更具系统化和专业化，从而提高卷烟的生产效率。在现代卷烟生产中，卷烟行业具有的分散性、时变性和经验性等都是制约卷烟行业进一步发展的因素，而信息化是解决卷烟行业中存在问题的有力武器，信息化会渗透到卷烟生产行业的各个环节和领域，改造传统的卷烟生产，从而带动现代烟草行业的进一步发展。

2.2是现代烟草物流发展的必然选择

我国烟民人群庞大，但因其分散程度较高，因此，必须有效发展烟草物流。烟草行业要想打造现代烟草农业，必然要进一步推动烟草物流业的发展。信息化提高了烟草物流的时效性和连续性，降低了烟草物流的成本，使物流的可操作性得到了进一步提高。信息化可在物流的分拣、配送和综合管理等方面发挥重要的作用，使烟草产业的供应链更加优化，进一步提高供应链的准确性、时效性。

2.3可有效加强烟草行业安全生产管理

信息化可对卷烟生产的各个环节进行监督管理，使卷烟行业监管更具效率，提高了卷烟的生产效率。卷烟质量是卷烟生产企业的重中之重，信息化安全信息管理的建设可有效提高检测水平和质量，及时发现并整改生产环节中存在的问题和缺陷，提高了卷烟行业的安全性，从而确保了卷烟生产的质量。

3卷烟企业信息化建设的措施和建议

3.1提高思想认识

信息化的首要前提是提高思想认识，只有更多的人认识到信息化的重要性和必要性，才会促使更多的资源流入这方面。要提高单位领导的意识，在现代企业的竞争中，谁能掌握第一手资料，便能掌握先机，从而获得更多机会，信息的充足程度决定了企业的发展程度；要提高单位职工的认识，企业的发展与每一个员工息息相关，因此，身为企业的一份子，要将企业的利益放在首位，理解信息化对企业的重要性。

3.2开展人才培训

信息化建设是一个复杂的专业领域，需要有大量的专业人才参与其中，才可有效建立和完善。因此，加大人才的培养力度是加快企业信息化的重要步骤之一。要建立完整的信息处理平台，就要要求各部门协同配合、共同工作。只有各部门团结一致，才能更快地建立完整的信息处理平台。

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随着网络信息技术的快速发展，计算机已经被广泛应用于社会生活的诸多领域，其功能的强大已经被人们所认识到，可以说现代人的生活已经无法离开计算机。在这样一个时代背景下，传统的文书档案处理方式显然已经无法适应企业快速发展的需要，而出现了种种弊端。因此，企业文书档案管理人员，必须要认清这一形势，将计算机技术引入到企业文书档案管理工作中，积极推进企业文书档案管理的信息化进程，如此才能够为企业的快速发展打下坚实基础。

一、企业推进文书档案管理信息化的意义

（一）可以实现信息共享

对纸质文书档案进行电子化处理之后，文书档案的储存方式发生了根本性的改变，再加上网络技术的广泛应用，我们就可以对文书档案进行随时、随地的检查，而且查准率非常高，这些优势都是传统管理方式无法企及的。传统的文书档案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占用了大量资源，也使这些资料所包含的信息大量浪费。而且对于纸质文书档案的查找工作，也非常困难。实现文书档案管理信息化之后，档案管理就由原来的案卷级上升到文件级，管理途径也由原来的单途径上升为多途径，进而使文书档案的信息资源得到最大限度的开发。

（二）提高工作效率

企业实现文书档案管理信息化之后，计算机将被应用于文书档案管理工作的每一个环节，使文书档案管理工作者从繁重的档案管理工作中解脱出来。比如传统的文书档案管理工作，是将纸质的文书档案装订在一起，如果想要对某一份档案进行修改，必须要对整个档案进行拆卷重做，这势必会增加档案管理人员的工作量，使大量时间与精力浪费。但企业实现文书档案管理信息化之后，这种情况就不会出现。我们只需要利用计算机将需要修改的档案找到，使用键盘操作就能够完成对档案的修改，既省时，又省力。而且对于文书档案工作的收集、整理、储存、统计以及借阅等工作，我们都可以借助计算机来完成，使文书档案管理工作的效率大幅度提高。

（三）加快了信息传输的速度

传统文书档案的长距离传递主要依靠的是邮政系统，传送的时间也无法确定，而且传递的过程中，一旦发生了丢失的情况怀，将会为企业带来无法弥补的损失。实现文书档案信息化管理之后，文书档案就可以以电子文件的方式进行传递，不但提高信息传送的速度，同时也保证了文书档案的安全。

（四）电子档案的储存更加稳定

电子档案与纸质档案相比，不但质量轻、寿命长，而且更容易保存。比如纸质档案在高温、酸、氧化剂、潮湿的情况下，可能产生水解或者是氧化反应，这势必会给企业带来不必要，也无可挽回的损失。但电子档案就不同了，随着计算机网络技术的快速发展，我们可以根据不同的实际需要，而选择不同的载体，比如移动硬盘、光盘以及U盘等等，及大的方便查阅与携带。

二、实现企业文书档案管理信息化的建议

（一）打造文书资料的“收集网络”

通常情况下，很多企业都有年底收集、整理文书档案的习惯，年底的时候，企业各部门都比较忙碌，这一时间进行文书档案的收集与整理工作，显然是不妥的。因此，企业需要将年度收集转变为平常收集。企业必须要建立独立的文书档案管理部门，部门工作者可以是从其他部门抽调出来的，也可以是企业招聘来的，同时在企业的每一个科室再安排一名兼职文书档案管理人员，从而组成一个文书资料“收集网络”。文书档案管理部门负责整个企业的文书档案收集工作，而各科室的文书档案管理人员则负责科室的文书档案收集工作，将每日收集到的文书资料以周、月、季度统一上交到文书档案管理部门进行保管。文书档案资料在收集的过程中，必须严格登记，这样才能够做到有据可查，相关责任人要检查好文件资料的完整性，并且要保证文书的字迹、纸张是符合相关规定的。文书档案管理部门收到科室上交的文书档案之后，要进行妥善管理，可以根据实际需要，预备出不同的档案盒，将上交的文书档案分类别的进行存放。

（二）将信息系统的内、外网进行隔离

为了保证电子文书档案的安全性，有必要在信息系统的内网与外网之间，构建出一条物理隔离带，以保证内网所储存的资料的安全。第一层隔离带依靠的是路由器，我们可以对路由器进行安全设置，从而过滤掉补屏蔽的IP地址。或者是先屏蔽全部IP地址，然后有选择性的放行一些IP地址进入内部网络系统。第二层隔离带依靠的是防火墙。现阶段，大部分防火墙都具有认证机制，只要设置防火墙之后，我们就可以对进与出的网络数据进行实时监控；阻止一些禁止操作；对通过防火墙的一些信息、内容以及活动进行详细的记录；对用户的访问行为进行实时监控；对攻击网络的行为进行检测，并发出警报。

（三）加强文书档案管理人员的素质建设

网络技术的进步对于文书档案管理的信息化建设有着重要影响，但是人员仍旧是文书档案管理的信息化建设的关键所在。因此，想要推进企业文书档案管理的信息化建设，首先要完成管理人员的“信息化”建设。企业可以采用培训的方式，培训的内容要包括计算机网络技术、档案学以及相关软件操作等等，同时还要鼓励文书档案管理人员进行自学，帮助他们树立终身学习的意识，如此才能够使档案管理人员的意识与技能共同进步，以适应计算机网络技术的快速发展。除此以外，还需要加大对档案室的硬件设施的投入，这样文书档案管理人员所学到的知识才能够有用武之地，文书档案资料的价值才能够更深入的挖掘，从而为企业发展而服务。

综上所述，随着现代科学技术的快速发展，传统的文书档案管理方式已经无法适应现代企业快速发展的需求，迫切需要我们运用计算机网络技术，实现文书档案管理的信息化，从而满足人们的查询需求与借阅需求。我们可以从打造文书资料的“收集网络”； 将信息系统的内、外网进行隔离；加强文书档案管理人员的素质建设等三个方面入手，推进企业文书档案管理信息化，从而使文书档案发挥出其应有的价值。

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一、当前企业档案管理信息化建设存在的问题

1.缺乏必要的重视

目前，为了充分利用有利的经济形势发展企业，许多企业的管理人员主要将目光放在拓展企业建设之上，过分注重于提高企业的经济效益，而常常疏忽了对企业档案信息资源的管理，甚至有很大一部分企业的管理人员根本没有认识到企业档案资料管理的重要性，很长时间内，一直沿用传统的实物资料的管理方法，致使企业的档案管理并不能够为企业的建设提供很好的服务。

2.欠缺规范的策划与指导

由于在推进企业档案管理信息化的进程中，缺乏高素质的信息技术管理人才，致使在该过程中，管理人员不能起到有效的引导作用，从而导致建设过程缓慢，且收效并不明显。另外，由于在信息化档案管理的建设过程中欠缺规范的策划与指导，造成了许多人力、物力资源的浪费，整体上会对企业的发展造成影响。

3.企业缺少必要的技术投入

由于企业档案信息化管理的建设对技术的依赖性较强，由于有些档案资料已经保存了相当长的时间，甚至有些字符人工并不能够辨认，需要借助相关的仪器设备来完成其输出工作，因而企业需要采购较多的现代化信息设备，这就要求企业有必要的资金投入。档案信息化管理并没有引起企业的广泛重视，因此企业也并不会强化对技术建设的投入，所以在很大程度上延缓了档案管理信息化建设的进程。

二、推进企业档案管理信息化建设的主要措施

1.强化管理人员的信息化意识

针对当前企业管理信息化建设中管理人员缺乏必要重视的问题，企业必须强化管理人员的信息化意识，加强对管理人员的相关培训，使其意识到在网络迅速发展的背景下，加强企业档案管理的信息化建设能够节约必要的人力、物力以及财力，优化企业信息资源的配置，提高其资源的利用率。它能够提高档案资料对企业建设的服务水平，实现档案资源价值的充分利用，强化资源共享率。

企业管理人员明确档案信息化管理的重要性后，便会加大对信息化建设的必要投入，不仅能够为企业档案管理信息化提供必要的思想支持，同时也奠定了其强大的资金基础，为加快推进企业档案管理信息化的进程提供很好的帮助与支持。

2.构建档案信息化建设管理的规范体系

构建档案信息化建设管理的规范体系是促进档案信息化建设管理的一个重点，因而企业必要在此方面采取必要的措施，制定规范的标准体系。由于当前网络技术发展比较迅猛，网络除了能够给人们提供一些必要的服务外，同时也会带来一定的负面影响，如果不规范信息资源建设的标准，则极有可能会造成档案信息化建设的混乱的局面。所以，企业需要建立完整而规范的档案管理信息化建设的标准，为企业档案的信息化管理提供一个稳定的建设环境，保障建设开展的标准性、有序性。将企业各类档案资料进行规范的条目区分，保障文档录入的准确性。另外，为了保障档案管理信息化建设的安全性，必须为各类档案设置不同的权限，确保企业信息资源有一定的限制性，方便企业的管理。

3.提高档案信息化管理人才的专业素养

由于企业档案管理信息化的建设对技术的依赖性较强，它涉及到档案分类、信息转换、信息扫描、文档处理等各方面的工作，因而对管理人员的综合素质要求较高，所以企业必须加强对档案信息化管理人才的培养，首先，培养管理人员树立信息化意识。其次，强化各方面专业技能的培养，其中不仅包括网络技术、档案管理知识，还涉及到网络法律等方面知识的深入探究，需要引起企业的重视，从提高档案信息化管理人才的专业素养出发，强化档案管理信息化资源的建设，让企业档案能够为企业的建设提供更好的服务。

三、结束语

综上所述，网络技术的不断发展为企业档案管理的信息化建设提供了必要的技术支撑，广大企业需要抓住信息资源的优势，强化企业档案管理信息化的建设，改善当前企业档案管理存在的一系列问题，从强化管理人员的信息化意识、构建档案信息化建设管理的规范体系及提高档案信息化管理人才的专业素养等方面出发，加快档案管理信息化建设的步伐，让其能够为企业的建设提供更好的服务。

参考文献：

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[3]魏景海.加强国有林场财务档案管理信息化确保会计信息的真实性和准确性[J].统计与管理，2012（03）

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中图分类号：C29文献标识码： A

一、档案管理信息化的必然趋势

档案的生成方式随着现代技术的发展发生很大变化，办公自动化、无纸化表现在计算机和通讯线路中进行诸如文件的起草、签发、催办、归档等相关操作，计算机读取文件成为这些档案的前身，档案也同样以计算机读取形式存在，计算机为载体的文档和纸质载体档案存在巨大差异。这些变化就使档案工作者把磁盘作为载体成为计算机读取的方式，广大信息检索者更关心的是来自不同的计算机读取形式中的档案信息。档案工作者应该责无旁贷的把这些档案信息系统的提供出来，为了提供更有价值的档案信息，必须有一个精选的过程。档案信息具有系统性、真实性、有价值性，这些是计算机读取档案信息追求的基本属性，只有拥有这些才能更好的完善服务。档案的信息化是档案利用工作发展的必然趋势。

二、档案信息化应该遵循的原则

1、标准性原则

档案标准化是衡量档案工作效率高低的尺度。档案管理标准包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等。

2、安全性原则

档案的安全，以前是指立档单位、档案馆对所藏档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作。现在随着档案信息化建设的深入，网络的脆弱性也日益显现出来。因此，我们不但要避免遭受自然灾害外，还要加强对网络安全技术的研究，采取有力的安全策略，保证档案信息的安全性。

三、企业档案信息化建设中存在的问题

1、认识模糊，缺乏关注

因为企业对档案信息化建设认识模糊，以为档案信息化对企业发展效果不大，故难以得到企业的关注和注重。如一些企业领导认为档案信息化管理不能直接给企业带来经济效益，是一项可有可无的工作；一些企业档案人员以为把档案信息输入电脑中，即是完成企业档案信息化管理了；还有一些企业因为认识不到位，不能较快承受新技能、新方法的推广与运用。因此，在企业档案信息化建设实践过程中，常常受到人为的冲突和影响。

2、企业档案信息化建设开展不平衡

因为受到各种因素的影响，有些中小企业的档案信息化建设几乎是空白，乃至一些企业把档案管理部门作为首战之地的减员增效要点，予以裁人和吊销，企业档案管理部门的生存和工作开展受到严重影响，档案信息化建设更无从谈起。

3、缺少统筹规划、宏观辅导，盲目建造表象严重

因为一些企业正处于改制进程或产业结构调整当中，没有形成企业本身发展的战略规划，企业领导未把握现代企业管理方法，加之企业主管部门的统筹规划、宏观辅导跟不上，缺少企业信息化管理的明确目标，致使企业档案信息化建设无法施行。

4、企业档案管理根底条件差，缺少人才、技能、资金、设备支撑

一些企业档案管理根底条件差，加之对档案信息化建设的可行性研究不行，没有相应的人才、技能、资金、设备支撑，虽已建立了档案信息化管理网络，但可供查询的档案信息资源太少，档案信息化建设质量不高，无法完成对企业档案信息资源的有效开发和使用。

5、企业档案信息管理与其它信息管理没有实现有效衔接

一些企业的信息管理系统互不联接，生产经营系统、办公自动化系统、档案管理系统等由多个部门自行设计，档案信息化管理系统建设不能与企业根底信息资源管理系统建设同步进行，致使各信息系统之间的数据格式不能转换，无法正常获取使用，造成全部信息系统的低效作业，各部门的信息系统也无法与档案办理系统实现对接，企业信息不能有用结合和使用，继而不能很好的为经营管理服务。

四、加强档案信息化建设的对策

1、将企业档案信息化建设归入到企业信息化建设当中

在企业档案信息化建设过程中，我们应当知道，任何一个信息系统的建设都不是哪一个部门可以独立完成的，档案信息化建设也不是档案部门所能独立完成的，它需求企业高层领导的和谐，需求企业各部门的配合与参加，因此有必要把档案信息化建设归入到企业信息化建设的总体规划当中，归入到企业有关部门的岗位职责范围内，只有这样才能使档案信息化建设紧密结合企业生产开展的实际，最大极限地发挥档案信息资源在企业产品研制、生产经营等方面的效果，创造出更多效益，得到企业的注重和支撑，体现档案的价值和档案作业的重要性。通过把档案信息化建设归入企业信息化建设的领域，可以统筹处理好信息化建设过程中呈现的共性问题，如：信息化建设资金投入的一致和谐，计算机和缩微设备的一致选型，应用软件的一致开发和同享，重要开发使用项意图协作分工和合力攻关，手艺管理与现代管理的联接以及现代化技能人才的培育等等。

2、加强企业档案根底事务建设是完结档案信息化的条件

企业档案根底事务作业因受企业经济效益、领导档案认识以及档案办理人员本身的影响，档案管理水平参差不齐。有些企业的档案管理作业多年来一向处于封闭式管理状况，很少接受档案行政管理部门的辅导，缺少与同行之间的沟通，档案管理作业仅以保管为意图，档案根底事务作业质量较差。因此，有必要首要针对本企业的档案作业现状，加强档案基础业务建设，树立规范高效的档案管理体制，使档案的搜集、整理、鉴定、保管、统计、使用、检索、编研等作业都做到规范化、科学化办理，为最终完结档案信息化打好根底，做好准备。

3、加速档案信息化规范的拟定

规范是档案信息化建设的基础，是不可或缺的必要条件，是档案信息化建设的法令保证。目前，有些规范还不明确，乃至有的方面还没有拟定规范。因此，档案行政管理部门要加速档案信息化规范的拟定，赶快建立健全档案信息化作业准则和法规制度。数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备，因此对数字档案信息的格式、规范、软硬件环境等都有很高的需求。不管是收藏档案的数字化还是电子文件的直接接纳，都应当坚持规范性准则，拟定相应的法规，依照一致的规范，使电子文件的归档，传统介质档案的数字化，数字化档案的保管、传递、使用等作业有序化、规范化，防止呈现各自为营、互不兼容、重复建造等表象，使企业档案信息化建造有法可依、有章可循，只有保证档案信息化的高效进行，才能以束缚机制的树立推进动力机制的完善。

4、提高档案管理人员的素质

档案信息化是一项技能性很强的作业，人才建设是档案信息化建设的要点。企业档案部门一方面应习惯档案信息化建设的需求，对在职档案管理人员进行信息技能的训练，造就一支既通晓档案事务又能把握信息技能的复合型人才队伍；另一方面应充分思考到企业是以取得赢利最大化为意图，人力资源成本是企业必定要思考的一个重要问题，因此一味需求引入信息技能、计算机技能等方面的高本质人才充实到企业档案部门是不切实际的，企业档案部门应转变作业思路，主动与企业信息办理部门协作，将网络保护、服务器保护等触及计算机技能方面的作业交由信息管理部门承担，然后才能比较好的解决档案部门信息技能人才缺少的问题。

结束语

总之，为了适应国家信息化建设和档案工作可持续发展要求,各企业应以网络建设为基础，以档案信息资源开发为中心，以提高档案利用率为目的，把档案信息建设纳入到企业信息化建设的总格局，把网络技术应用于档案信息管理工作中，为企业档案信息管理工作全面实现自动化、数字化、网络化开辟更加广阔的道路和美好的前景。

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一、国有企业档案管理信息化建设是时展的必然

当前计算机和互联网技术已经深入到企业生产、经营和管理等各个层面，海量的电子文档、音频文件和视频文件等多种形式的企业电子档案资源，这些电子档案作为企业生产、经营、技术变化与科研活动的真实记录和反映，在企业经营管理的各个方面都发挥着不可替代的作用，是国有企业提高竞争力，适应复杂多变的商业环境的信息保障。因此，只有将档案管理方式融入信息化的方式，才能让企业档案管理也随着时代的进步而发展，从而更好的提高国有企业档案资源的整合、保存、管理、查找与共享利用，以帮助企业更好的进行企业管理。

二、企业档案管理信息化建设的进程

企业档案信息化进程大致经历了四个阶段：

第一阶段：20世纪90年代初期，计算机开始普及并逐步运用到企业办公的文档管理中，这一阶段的档案管理大多是采用与纸质文档管理相结合的目录信息一体化的管理阶段，公文与档案工作管理流程有机结合起来；

第二阶段：20世纪90年代末期，随着计算机越来越普及，财务、营销、考勤、薪资等各种各样的信息管理系统开始被各大企业重视并推广使用，也由此产生了海量的电子文档，企业档案管理开始转向电子文档管理；

第三阶段：21世纪初，企业对档案管理的发展提出了重大的挑战。面对海量的档案信息，企业需要提高企业电子档案资源的整合、保存、管理、共享利用以及全文检索功能，因此，进入了数字档案管理及全文检索阶段，实现了电子档案批量引入、全文检索、脱机存储以及跨平台的模糊检索和全文浏览等功能；

第四阶段：采用物联网和云计算等技术构建企业数字档案馆，使企业信息化与档案信息化实现无缝链接，让档案资料更安全，档案管理更智慧，这也是信息化环境下企业档案信息管理未来的发展趋势。

三、国有企业企业档案管理信息化建设的现状分析

我国国有企业档案信息化实践进程受多种因素限制，进展并不是十分顺利，发展速度相对其他领域信息化较为迟缓些，主要有以下三个方面的原因：

1. 受传统管理体制影响，档案管理意识淡薄

我国国有企业的部分领导者受传统体制和观念影响，大多只注重企业的生产效益，而对于与经济效益无关的企业档案管理意识淡薄，片面认为档案信息化只是档案存储信息化，忽略了对电子档案管理的利用和管理，导致对档案管理信息化建设科研投入过少，硬件基础设施落后，档案管理系统设计过于简单粗糙，企业档案管理与生产信息化建设脱节，对企业档案的利用缺乏整合与规划，更不要谈信息共享和检索了。

2. 缺乏合格的信息化应用和管理人才

当前国有企业中档案管理人员专业性普遍不强，很多人员既不是档案管理专业出生，又缺乏系统的培训和学习，再加上人员年龄结构老化，对当前的信息管理技术缺乏足够的知识，无法担负起对档案管理信息系统的应用、维护和管理工作。另外，?m然企业办公自动化已经实现，但是基层专业人员的匮乏，无法做到档案信息即时录入和资源共享，使得企业档案工作者被动的成为信息录入者，无法满足利用需求。

3. 缺乏合理的档案管理制度

我国的《档案法》是1987年审议通过，并于1996年进行修正后推广实施的，受当时技术限制，档案法中并未涉及到电子档案的相关内容，因此，档案信息化在目前的档案法律中的属于空白。我国大型国有企业对档案信息化建设方面的制度和规定没有标准可循，电子档案信息安全方面问题也对缺乏法律保护和约束，这些都极大的阻碍了国有企业档案信息化的发展。

四、国有企业档案管理信息化建设的对策

国有企业档案信息化建设涉及的范围广、覆盖的档案种类多、数据量大并且内容复杂，不仅需要领导的高度重视、充足的资金保障，还需要有成熟的档案管理模式和管理标准和先进的技术支持，要做到与企业信息化进程、国家信息化进程相互呼应，可以从以下几个方面来进行：

1. 领导加强重视

要在大型国有企业做好档案管理信息化建设，企业领导首先要有高度认识，将档案管理信息化建设提到日程上来，高度重视电子档案管理工作并纳入企业整体规划，档案管理信息化建设需要投入很大的人力、物力和财力，工作浩大，而且在短时间内难以收获明显成效，领导的重视和支持才能使档案管理信息化建设顺利开展。

2. 培养复合型高素质档案信息化人才

档案信息化是利用现代信息技术对档案管理模式的革新，因此对档案管理人员的信息化素养要求很高，既要具备专业的档案管理经验，又要有信息化知识和技能。人才队伍在档案信息化建设过程中起着关键性的主导作用。在档案管理信息化建设过程中，对网络和硬件的维护、软件的开发需要专业的计算机技术人才，对企业档案资料进行收集、整理、归档、编目、立卷需要专业的档案管理人才，建设企业信息资源和实现档案信息规范化的过程更离不开熟悉档案管理方面的高素质人才，因此，一只高素质的复合型档案管理人才队伍是国有企业档案管理信息化建设的根本保证。档案信息化人才的结构主要分为三个方面：

（1）研究型人才。在国有企业档案信息化建设过程中，研究型人才是科技领军人，负责制定档案数据标准，信息传输标准、电子档案的管理标准等各种问题的研究，使用新的技术和工具开发出高效、适用、开放的档案管理软件和档案数据库。

（2）管理型人才。负责组织和协调各个部门，使维护档案信息化建设过程良性运转，协调好开发人员与使用人员之间的沟通，负责对使用人员的培训，管控档案信息化系统的正常运行。

（3）操作型人才。负责建设完成后的档案管理系统的终端操作，需要熟悉电脑操作，了解网络知识和电脑维护常识。

这三种人才缺一不可，相互沟通、协作、配合才能保证国有企业档案信息化建设取得可观成绩。

3. 统一建设企业档案信息化的标准规范

企业档案信息化最终目的就是要实现在整个国有企业办公自动化网络系统中的档案信息共享，而实现信息共享的关键在于要对企业中各个部门的众多系统之间制定整齐划一的标准，比如对数字档案的定义、存储、术语标准、资源描述、业务流程化、文件格式、文件压缩方式、加密算法、数字水印等等都要实行统一的规则，只有这样才能保证档案信息在企业内部通行无阻。

4. 建立企业档案信息化管理的安全体系

档案管理的特殊性和保密性要求档案管理信息化建设具有超强的安全保障体系，这其中包括了三个方面的内容：

（1） 硬件设施的安全保障

企业档案信息的企业的重要资源，在档案信息化建设及维护过程中，必须确保档案管理信息系统的环境安全、线路安全和设备安全，一旦无法预知或不可控的灾难发生时，要确保档案信息不丢失。对档案管理信息系统的运行硬件进行常规巡?撕臀?修保养，确保硬件安全运行；按时查看服务器和网络设备运行状态和操作日志，及时发现安全隐患，加强机房的环境监督保养工作，排查安全隐患。

（2）网络安全保障

网络具有高度的开放性，在给人们便捷的同时，也为病毒、木马、黑客提供了有乘之机。通过网络系统的漏洞，黑客可以入侵到档案系统中窃取企业的档案资料，甚至破坏和涂改系统内部数据，给档案信息的安全带来了威胁，给企业造成严重的损失。可以采取以下措施来防止丢失?c破坏数据并防止计算机病毒传染破坏系统：使用防火墙技术部署内网和外网的网络安全策略，定期扫描服务器和终端客户机中的文件，严格管理好档案文件的访问权限，完善数据库的建设，采购先进的数据库系统软件，保证用户数据的安全性和服务的多元化，实现互联网资源共享的可靠性。

（3）以构建企业数字档案馆为目标

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企业会计档案是记录企业的会计凭证、会计账薄，它和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映企业各项经济业务的重要史料和证据。它是企业信息资源网络的一个重要组成部分，对企业的发展起着重要的见证与参考作用。

一、传统纸质会计档案管理存在的问题

（一）纸质会计档案的字迹日久易消淡

《会计档案管理办法》中将会计档案的保管期限分为永久、定期两类。而在工作实践中，有些新技术工具的应用反使会计档案的字迹变得不易保存，如用色带打印的发票，发票联上的数字有的在报销时马马虎虎能识别，保存不到1年就已淡化得模糊不清。原始凭证字迹的消退给档案查询造成较大的障碍，当此欠缺性被别有用心的人利用时，将产生较大的财务风险。

（二）纸质会计档案的调阅难度大

企业的发展规模在日益扩大，各项经费的收支数量与金额也呈逐年增长的趋势，迎接各类专项经费检查时，调阅、复印大量相关的会计档案是企业财务部门的档案管理人员较头疼的工作之一。

（三）纸质会计档案的保管安全性欠佳

由企业会计档案的定义可知，会计档案包括了各类原始凭证、账薄、报表及其他专业资料。在进行会计档案的移交时，通常财务部门与档案部门是按册移交，而每册中的原始凭证从装订到移交及之后存档的漫长过程，由于人力、财力有限，往往难以有效监管。当某册会计档案中的某份原始凭证被抽离时，则很难被发现。

二、会计信息化对会计档案的创新

（一）会计档案的载体多样性

会计信息化将产生大量的电子文件。并以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读，并可在通信网络上传送文件。随着会计信息化的发展，企业会计档案的载体不再局限于传统意义上的纸质，而新的技术手段的运用，也丰富了会计档案的存储形式。

（二）会计档案内容的多元化

由于会计信息化的推广，传统的会计档案的内容也在延伸，除了记录经济事项的凭证、账薄等会计专业资料，还包括了会计软件程序、会计软件的工作日志、数据库的初始资料、会计软件的使用说明等计算机信息资料、网络数据资料等。

（三）会计信息内部控制的可靠性

会计信息化条件下，会计档案的调阅将不再完全依赖于手工的查账，会计信息资料可以直接由网络查询，或通过拷贝光盘等存储介质直接获取相关资料，从而对会计档案的安全性提出了更高的要求。会计档案的管理人员不仅要保证纸质会计档案的安全性，还要完备对磁性载体存储的各类会计信息的内部控制，完善对存档会计信息资料的操作权限、相关人员的岗位职责等。

三、企业会计档案管理信息化建设思路

近年来，随着企业的多元化发展，与社会方方面面的合作与交流日益增多，对企业的各类信息的需求将呈增长趋势，其中企业的会计信息档案对于各类决策者做出科学判断尤显重要。传统的企业会计档案工作已不能满足会计信息化所带来的新问题，应根据外界会计环境的变化，创新企业的档案管理工作。

（一）观念创新是企业会计档案管理信息化的前提

会计信息化条件下，财务管理的理念由传统的核算型模式向现代管理模式转化，把会计人员从繁重的手工算账、结账的工作中释放出来，有更多的精力从事会计分析、预测等财务管理工作。同时，网络技术的发展，也使会计信息从原先零星分散的数据转换为系统的综合信息，可随时提供实时动态的全方位信息。

会计档案是所有会计信息数据的源头，只有创新会计档案的管理理念，才能为会计信息的数据应用提供更广阔的时间与空间。首先，加强宣传，只有领导重视，才能争取到企业内部各职能部门的支持，争取到对档案管理系统的经费投入。其次，要转变观念，多数企业对会计档案岗位并不重视，认为会计档案管理就是会计资料的整理与归档及配合查档调阅工作，一般只是由会计人员兼任，主要满足于应付日常查档工作。再次，会计档案管理人员要创新管理理念，提供优质、高效的会计信息，提升会计档案管理的服务品质。

（二）技术创新是企业会计档案管理信息化的实施手段

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二、创新是人事档案工作发展的时代要求

档案事业的发展离不开创新，只有通过档案工作的创新，才能适应社会发展的需要。信息化时代企业人事档案管理只有服务于社会，跟上未来发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要，促进档案事业可持续发展。1.从服务方式上创新。按照国家有关规定，人事档案的密级定为“秘密”级以上，这便给人事档案蒙上了一层神秘的面纱，为提供利用设置了重重关卡，使人事档案工作的服务内容趋于闭塞。“以人为本”、“为人民服务”是档案工作的中心所在，首先要服务好人，才能做好管理工作，要使档案工作的作用充分发挥出来，档案服务方式必须有所创新。人事档案管理实现信息化、网络化，能更多地体现出人事信息的自动化、实时化与开放化。建立人事档案信息数据库，在企业局域网内部进行数据共享，使人事档案不再神秘，每个人都可以在权限范围内，自由查阅自己的基本信息和其他相关信息。档案管理从闭塞走向开放，从以往的纸页翻阅到如今的网络即时检索查询，人事信息数据只需要一次录入就可以多次反复利用，大大提高了档案管理人员的工作效率。2.人事档案对企业未来发展的作用。对人事档案管理的形态要有所创新，不能始终局限在接收、整理、转递等传统的工作形态，要发挥人事档案的作用，主动分析人事档案信息，较全面、历史地再现各类人才的面貌、特点以及专长，有助于从人事档案中探索人才成长规律，更好地发现、培养和使用人才，并为企业和部门合理地推荐优秀人才，使得各类人才扬长避短、在企业发展建设中充分发挥才能贡献自己的力量。人事档案作为考察和了解人才的重要依据，有助于企业开发人才资源，以适应企业发展对人才的广泛需求。如果没有详细的人事档案信息分析，我们就无法清晰地了解企业整体的人才储备情况，也就无法进行科学的预测。由此可见，做好企业人事档案工作，对于人力资源需求预测是至关重要的。所以，企业人事部门要以企业人才队伍建设为立足点，做好人事档案管理和人事档案信息综合分析，为企业人力资源管理提供有效的服务。

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随着当今社会科学技术的迅猛发展，信息资源已经成为人类社会活动必不可少的战略资源，人类对档案信息的需求和依赖越来越大，档案信息化建设成为档案事业适应时代和社会发展的必然趋势，是促进档案管理工作现代化的客观要求，是档案馆发展的方向和目标。

国资委提出档案信息化是中央企业加强档案管理的一项革命性和基础性工作，要将档案信息化建设纳入企业信息化建设整体方案中，同步规划、同步设计、同步实施，促进档案工作逐步向自动化、信息化、网络化转变。因此，传统粗放式档案管理系统建设模式已经不适应企业的发展以及国家对央企的要求，信息化建设是落实国资委和国家档案局要求的积极步骤，而数字档案馆建设是加快档案信息化建设的根本途径。

做好数字档案馆建设对于整合企业信息资源，满足企业档案工作长足发展，提升档案服务能力具有以下几个方面的重要意义：

一、打破各业务信息系统壁垒的需要

近年来，中央企业信息化建设取得长足发展，管理水平显著提高，信息系统的数据贯通、资源整合能力和效能发挥得到了较大的提升。但是，由于各业务信息系统基本上是纵向部署，加上管理方式影响，客观上造成了信息“壁垒”，形成信息“孤岛”。对此，我们迫切需要快速提升信息资源的整合水平，而数字档案恰恰是解决这一问题的有效手段。通过加强顶层设计，将档案信息化建设纳入企业信息化项目总体规划中，对档案业务进行统一规划和部署，实现企业电子文件的标准化、规范化管理，打通企业各业务系统与数字化档案管理系统的通道，逐步实现信息资源的集中统一横向融合管理和高效开发利用。

二、建设基于大数据的知识管理平台的需要

企业推行的信息化项目的各业务系统陆续上线并运行后，需要归档的电子文件必将步入“海量”、高速增长的阶段。如果没有档案系统管理，随之而来的就是信息数据的无序、滞涨问题，不仅是信息化建设管理上的难题，而且对数据挖掘，实施大数据战略也将大打折扣。

数字化档案馆项目建设的最终目标正是在当今的信息技术条件下，为解决新的海量信息处理需求，所提出的解决策略。通过建立一个依托“大数据”背景下的统一界面、统一标准的数字化档案馆，对各业务系统产生的大量电子文件进行有效梳理和归拢管理，实时归档，主动科学收集、整理、分类、鉴定、编研和销毁等，形成一套科学、合理、严密的电子文件管理标准，建立起电子文件从形成到办理、归档、移交、保管、利用的全生命周期管理机制。在海量的电子文件中，由数字档案系统判定其中哪些电子文件应该形成电子档案、应该如何保存，而剩余的电子文件又该如何处置。逐步实现运营范围与业务功能的全面覆盖和深度融合，实现对各业务系统全过程、全要素、动态、实时的数据收集和归档，强化知识的梳理和挖掘，提升档案信息资源的利用深度和广度，创造档案信息资源的潜在价值，真正为企业的生产经营服务，为企业的发展提供高效的决策支持。

三、提升企业文化建设的需要

档案的信息化建设为档案编研工作插上了腾飞的翅膀。数字档案可实现档案信息资源的共享，可以对档案信息数据进行深度挖掘、提炼精华、数据分析，经过梳理和价值判断、规范整理和逻辑排列，可变成有思想、有规律、有可读性的档案编研成果，也可以通过办展陈、微电影、历史纪录片、数据网络等多种多样的形式，再现企业发展历史，展示独有的文化魅力。“死档案”会变成“活教材”，在满足企业多样性文化需求的同时，向社会展示优秀的企业文化，为打造良好的央企形象作出贡献。

四、有助于为企业提供信息支持决策，提升档案服务能力

数字档案馆的建设将促使与之相关的计算机技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛运用，从而将促进档案管理理论、技术和方法的变革，彻底改变档案馆封闭、半封闭的状况，实现档案事业的跨越式发展，极大地提升档案工作在信息化社会中的服务能力。

决策的及时正确、管控措施是否得当，要靠信息的完整、准确和快速的综合分析能力来保证，数字档案馆恰好在一定程度上满足了这些要求，特别是数字档案馆与企业办公系统有着密不可分的联系，所以对于支持决策有着天然的优势。

五、有助于提升档案资源保存和利用的科学化、合理化水平

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1 前言

随着网络工具的普遍应用，互联网时代已正式走进我们的生活。档案管理工作的信息化在电力施工企业已逐渐普遍。相关的工作者通过电脑等网络工具将档案信息实施记录整理，使工作速递得到了显著的增加。电力施工企业的档案资料众多，采用信息化、数字化的方式进行整理是社会发展的必然结果。通过建立完善的信息化体系和对人员的教育才能使其企业的档案信息化工作的开展。

2 电力企业的档案工作的现状

由于社会经济的不断发展，电力施工企业的档案管理有两大重要改变：档案管理领域的拓展使得档案种类也不断增长。例如部分企业成立一些临时机构 ，并拓展了其服务领域。在这些机构和服务领域中由工作形成的重要的照片、文件、录像等都应进行及时的归档、保存、整理，以便相关部门查阅参考从而做出相关决策。在电力施工企业的档案管理工作和行政活动也有很多档案资料的产生。如企业相关工作中的许可证资质申报资料、建造文件资料以及相关合同证书等；企业的档案根据它准确、完整、权威的主要特点，使其采用范围不断扩大，利用形式多种多样。现今，电力施工企业档案的采用人数的相关数据显示为：2001年为100多人次，共选用档案500多件；2002年达200多人次，共选用档案 500 多件；2003年随着超高压的运行工作的接管，利用人次及其卷数均呈上升趋势，全年共选用的档案卷数达600多卷，总体呈逐年增加的趋势。电力施工企业的档案的采用方式也多种多样如文件传真，网上浏览等方式。

在信息高速发展的社会中，信息化是社会生活中重要的衡量标准。因此在我国的电力施工企业中建立档案的信息化刻不容缓。

3 我国电力施工企业档案管理面临的问题

（1）档案管理标准规范相对落后。

电力施工企业档案的信息化目前处在发展的初级阶段，其相关规范的标准化推广不够完善，缺乏规范的信息化标准。同时电脑软件技术的开发也处于初级阶段在普遍和方便方面存在着很大的缺陷。造成计算机市场上相关软件功能各异，标准存在差异，使消费者无法准确选取合适的系统软件。电力施工企业档案建立的信息化系统软件不能对科学进步和社会发展产生推动作用。因而建立完善适时的档案工作规范尤为重要。

（2）档案管理人才紧缺。

信息化电力施工企业档案管理是一新兴工作，由于原工作环境的影响，使信息化档案管理人才缺乏。首先档案信息化人员的自身修养及技术不适应其信息化的需求。现今，档案管理工作者已经有档案管理信息化的意识，但是，这些工作者缺少相关的知识教育已经相关技术的训练，使其在理论知识和信息化的实践中是相对较缺乏的。其次具有信息化档案管理技术的专业人才是相对较缺乏的，若进行档案管理信息化，必须有软件开发、维修、咨询此类型人才，由于多方面人才的缺少，也造成了档案管理工作顺利进行的阻碍，影响了档案管理信息化建设的进程。

（3）对档案管理的不重视

在众多电力施工单位中许多领导对其档案管理不够重视，对档案管理投入的人力物力少，从而使管理档案工作的硬件设施差，机械设备不完善，相关工作人员工资低等情况发生。这些情况会直接或间接影响相关工作者的工作的顺利进行，降低了员工的工作积极性。电力施工企业的相关人员不能准确的认识档案管理工作的关键性是造成这一问题出现的根本原因。

4 对档案管理工作信息化采取的措施

（1）加强档案管理标准化建设

电力施工企业应提高对档案管理工作的重视，在企业中建立合理规范的档案管理标准，使员工能依据档案管理标准完成自身的工作，从而提高工作效率。同时，国家也应对档案管理工作软件进行规范。使其软件开发公司能依据相关标准进行开发完善。

（2）加强档案管理人才的培养

国家应在相关学校开设有关的档案管理信息化课程，使学者能在相关大学或技术院校中学习信息化档案管理的理论知识和专业技术。与此同时，电力施工企业应加强对员工息化档案管理的教育，通过再培训的方式提高员工的技术，使其跟随科技发展的脚步。

（3）提高对档案管理的重视

电力施工企业企业、管理者以及相关工作者都应提高对档案管理的重视，档案管理工作也是电力施工企业的一个重要组成部分，应综合电力施工企业市场的发展趋势和电力施工企业的改革方向，充分了解到档案信息化安全工作对电力施工企业发展的重要性，同时采用国家的相关政策对档案管理工作进行开展，以严谨的态度对电力施工企业的档案进行整理，将档案工作的安全放在首要位置，同时也应提高工作者的工作责任感。只有将相关工作者的工作责任明确并认真履行，才能使电力施工企业的档案管理工作顺利完成。

（4）加强指导思想，制定总体规划，信息化作为时代进步的推动力，早已突破了计算机科学技术的范畴，它不仅仅是一个技术问题，而是与档案馆工作的发展规划、业务流程、管理制度等密不可分的。

（5）加快人才培养，注重管理创新和思想创新，档案信息化建设是充分。

（6）利用现代信息技术的过程，而技术总会在不断变化、升级和更新，是需要有人不断维护，要面对这种变化，电力施工企业档案信息化必须拥有自己的技术和管理人才。

（7）加强基础设施建设，搭建收集存储和传输平台。电力施工企业综合档案室加快计算机存储系统以及互联网技术的应用速度。

5 结束语

以此可以看出信息化档案管理在电力施工企业具有重要影响。通过加强教育方面和标准规范的制约才能使信息化档案管理的顺利进行。电力施工企业的档案管理工作现今越来越受到人们的重视，采用信息化的方式才能方便人民和相关工作者使用。社会信息化也将是社会科技发展的必然结果，为推动档案管理工作的信息化进程，我们必须要提高自身的信息技术知识和技能。

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