毕业生的档案范文

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学生档案工作是高校学生教育管理工作中的一项基础性工作,包括毕业生档案的收集、整理、出档、转递、提供咨询服务等具体工作项目。学生档案工作不仅关系到毕业生从学生向社会人的转变,而且对其今后就业、职称评定、婚育证明、转正定级、政审、办理养老等社会保险和开具出国、升学有关证明等各方面都有影响。因此,高校毕业生就业中的学生档案工作,对学生工作者及毕业生个人而言,都不可忽视。

一、高校毕业生就业中学生档案工作的作用

1.提供档案利用,为用人单位的人力资源管理奠定基础。

经过收集、整理、归档等环节而形成的毕业生档案系统、有序地汇集了毕业生学习期间的学籍记录、奖惩记载、社会活动情况、相关社会关系等一系列内容,用人单位通过对学生档案的查询,在对员工个人能力、兴趣的分析与评估的基础上,可以了解毕业生的能力结构,分析毕业生的素质状况,从而比较全面地了解学生在校期间的经历与表现。

2.协调学生档案管理,为毕业生就业提供及时完整的档案材料。

学生档案材料的收集归档主要包括学生入学登记表,毕业生登记表,毕业生就业通知书,入党(团)材料,奖学金登记表及在校期间奖励、表彰,以及惩处材料、德育鉴定、所学课程的历次考试(或考查)成绩等材料。

3.进行档案管理咨询服务,完善毕业生档案转递工作。

毕业生档案通过档案转递工作与毕业生就业同向流动,以实现“人档合一”的人事档案管理要求,档案转递工作的开始也是毕业生在校身份的结束,学校对毕业生的管理就此告一段落。

二、高校毕业生就业中学生档案工作面临的突出问题

1.档案转递。

(1)档案转出的问题:第一,毕业生升学,招生调档与应届毕业生毕业的时间差。如硕士生录取档案调档在每年的四、五月,本科生毕业时间在六月底,出档在七月初。由于升学招生时毕业生学籍等材料未能完整,造成应届毕业生升学工作中的两次投档,而且,各高校招生档案接受方法不一,或在研究生招生院,或在院(系),很可能两次转递地址不一致,未能将学生档案转递到实处。第二,退档及其再次投递。由于地址失误、单位管理机要权限的限制,造成学生档案转递被机要部门退档,需要学生档案管理工作人员主动与有关人员联系,或接受相关档案转递情况查询,落实具体的档案转递方式。

(2)档案接受的问题:人事(管理)部门档案管理滞后,接到毕业生档案未能及时整理,被误认为档案未收到,需要学校的学生档案管理工作人员借助毕业生档案转递单据,在毕业生与档案接收部门之间进行沟通,明确学生档案归属。

2.毕业生档案管理的相对滞后性。

(1)档案整理相对于毕业生求职活动在时间上的滞后性。目前,不论哪种方式,大多数高校都是在大学生毕业离校时才突击整理档案。但是,人才市场日趋激烈的竞争,求职方式的多样化,使得毕业生求职活动有超前的趋势,在校期间产生的档案材料散放在各系(院)、处(室)乃至个人手中,学生档案工作与毕业生择业活动相比,从材料的收集到归档,呈现明显滞后的管理模式,应届毕业生学籍、人事管理等材料在需要为其求职提供凭据时,往往尚未能收集、整理齐全,造成毕业生档案材料缺乏系统性、完整性。

(2)档案提供利用相对于用人单位查询的滞后性。近年来,不少用人单位陆续走进高校,举办供需见面双向选择活动以招募人才。这种方式通常由高校就业主管部门牵头,先介绍毕业生情况,而后由用人单位通过看档案材料,再确定面洽人选。因此,学生档案管理部门能否提供详实、全面的学生档案就显得至关重要。有的在关键时刻如果不能提供大学生档案材料,就会严重影响毕业生就业。

三、对毕业生就业中学生档案工作的思考

1.树立动态管理学生档案的观念。

(1)档案情况的变动性。由于学生学习具有一定的周期性和阶段性,因此,学生档案材料是在变动中不断丰富的,有学籍、求学经历、奖励、处分、撤消处分等变化等,使得学生档案管理工作从档案接收、归档到转递、出档,始终处在动态运作当中。(2)动态收集的可能性。大学生学习生活具有一定规律性,档案材料的形成过程,从开始时的入学登记,到结束时的毕业离校,学科考试、评奖选优、社会实践等活动都是有组织、相对集中进行的。动态管理学生档案的目的,就在于适时补充档案材料,及时归档,最大限度地有效提供档案材料,切实为毕业生就业服务。

2.毕业生信息资源的共享。

(1)资源共享的工作因素。毕业生就业中的学生档案工作涉及学生管理、教学管理、档案管理等诸多学校管理部门,这些部门有共同的服务对象――应届毕业生,有共同的工作目标――完成毕业生就业计划,也有共同的信息源――毕业生个人信息及就业信息。(2)资源共享的支持环境。高校作为高等教育的教学、科研基地,有着丰富的资源优势及得天独厚的人才优势,校园网的建立更为信息资源的共享提供了切实可行的技术平台。将计算机数据技术和网络技术用于毕业生就业工作,不但能减少就业信息管理工作中的重复劳动,还能提高毕业生档案管理的技术水平及工作效率,有助于及时、准确地掌握毕业生档案运作的状况。在数字校园建设和现代化管理手段在高校各部门间普遍应用的今天,毕业生信息网络化管理已成为就业及毕业生档案工作的发展趋势。

3.拓宽毕业生档案服务范围。

(1)毕业生档案流向查询服务。第一,关于未收到档案问题的查询,应及时主动联系机要部门,为其落实档案转递情况;第二,关于遗留档案问题的查询,应建立档案滞留联系方式,注意对其个人资料的补充,以确保档案信息的连续性。(2)毕业生档案材料的证明服务。学生毕业后,因人动而档案管理一时滞后、本人材料不全或不慎遗失,学生档案管理部门作为毕业生信息资料的管理机构,应该为其学历、学籍、学习成绩提供相应的证明材料。(3)毕业生信息的数字化管理。随着高校办公自动化的发展,作为学校公共服务体系之一的学生档案管理部门,在毕业生就业工作中应将学生档案工作从单一的纸质材料管理发展成学生档案信息的采集、传播和利用的综合管理模式,依据高校办学特点及档案管理的技术水准,依托校园网的规范管理,主动提供服务,宣传学生档案管理政策,在设置查询权限的前提条件下,毕业生档案流向、遗留档案信息,满足毕业生及用人单位对学生档案的利用。

参考文献:

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现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人力资源的重要证据。另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要人事档案。由于国家相关政策规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人力资源服务机构托管了。其实，学校保存的只是你的“学籍档案”，而真正发挥作用的是你的人事档案，如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以报道证人社部门签署日期为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人力资源服务机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作一年（以报道日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人力资源服务机构负责办理。由此可见，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用。

二、充分认识毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系

毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人力资源服务机构。这时学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人力资源服务机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以实现。

三、毕业生就业后档案、户口如何转移

毕业生的档案由学校按其就业的单位或生源地，发机要交通专递到各地市毕业生就业指导中心。个别高校由学生本人自带档案的办法是错误的，毕业生就业指导部门有权拒绝接收此类档案。毕业生的户口由学校派出所按报到证上标明的就业单位迁移。就业报到证、升学的录取通知书是毕业生档案转出的凭证。报到单位开到哪里，户口、档案就转到哪里，没有工作单位的签发到毕业生生源地。单位没收到档案，则需要毕业生向各学院负责毕业生就业工作的老师查询，看档案发到什么地方去了，只要发的是机要交通专递，都有详细的地址和接收人，一般都能查到详细情况。

四、毕业生的档案应如何托管

按国家政策规定，组织、人事部门或其所属的各级人力资源服务机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，毕业生考取公务员的，其档案应由组织人事部门管理。各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理大中专毕业生的人事档案，一般由委托的各级人力资源服务机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人力资源服务机构托管人事关系。另外，各级人力资源服务机构，如省人力资源、市人力资源、各区人力资源等，它们的区别只是所属部门不同，其他无任何区别。哪些毕业生的档案适合到人力资源服务机构托管呢？主要是那些不想回本地而想将户口落在学校所在地的毕业生、准备考研的毕业生、还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生，以上这些毕业生都可选择将自己的档案人事关系放在人力资源服务机构托管。对那些申请出国（出境）的学生户口和档案，由毕业生联系本地人力资源市场或者其他地方落实接收户口、档案，签订协议书领取报到证，到保卫部办理户口转出手续，到学院办理档案转寄手续。户口、档案的转入手续由学生自己负责。

五、毕业生档案托管的内容及享有的服务

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现阶段，学校毕业生档案管理部门对于档案管理工作时，对于管理工作存在一定的误区。在进行档案管理工作时，只负责保管，而不加强对档案准确性的负责。认为只要不将学生的档案丢失，在上级部门进行检查时，能够及时的进行外调和查档工作就可以了。但是，对于学生来说，档案记录着个人经历，并且对工作后的办理养老保险，考取公务员等，都要进行查阅档案。所以，学校必须加强对毕业生档案管理的重视。

2 规范档案材料的整理

首先组织人事 需要对毕业生档案材料进行分类的管理工作，使更加便利查找和存取的方式进行保管，同时组织人事 还要制定专门的工作岗位，把责任落实在人上，防止档案出现丢失和损坏的情况。具体保存方式，可以依据档案馆或组织人事档案室的一些方法。同时，在进行对档案文件进行整理时，需要工作人员保证档案的美观大方，在书写时尽量选择碳素墨水。同时，需要对工程不同阶段的档案文件进行按阶段归档，保证档案的合理有序。

3 加强对档案管理的创新工作

3.1 提高创新观念

进行毕业生档案管理的创新管理工作，首先就需要改变相关毕业生档案管理部门固有的管理看法，使其接受新的创新管理理念。通过对高素质人员的培养以及对相关工作人员的定期进行培训学习，使其可了解到最新的学生管理方式，紧跟社会发展的脚步，把所学习到的先进的管理理念运用到毕业生档案管理中，再结合毕业生档案管理的自身特殊性，制定一份先进的管理方案。通过对工程相关工作人员的综合素质的提升，建立一支具有高素质的专业档案管理队伍，不断吸取新知识，保持工程管理方式的先进性。另外，需要明确毕业生档案管理的创新管理具有紧迫性，每一份毕业生档案，就关系到毕业生的前途问题。同时也要树立正确的思想观念，积极的反思以往工作经验，不断通过对毕业生档案管理管理的创新，保持毕业生档案管理水平维持在一个较高的水平。

3.2 重视加强人才开发交流服务中心机构建设

进行创新管理，需要进行建设一个完整有效的人才开发交流服务中心机构，在其中对于相关部门的权利和责任进行明文规定，更加有效的保证了各部门联接工作，使其意见更够统一，减少对管理措施进行创新工作时的阻碍工作。有效的提升工作的管理效率，提高毕业生档案管理的质量水平。另外，对于人才开发交流服务中心机构中工作人员的选择，尽量要选择综合素质较高，实践能力较强并且具有创新意识的员工，使其能够制定出更为完善的管理措施。更为有效的保证了人才开发交流服务中心机构顺利运行，以及建筑毕业生档案管理的创新管理，提高管理水平与高素质人才投身管理实践中的热情。

3.3 建立创新管理机制

管理机制在毕业生档案管理施工中具有较为重要的作用，毕业生档案管理的管理工作人员，应积极的对相关管理机制进行创新管理。积极的引进外界具备现代化优点的管理机制。在管理机构内部，工作人员可提出一部分的激励档案管理人员进行创新管理的鼓励制度，提高工作人员对自身工作的热爱。

4 档案工作人员综合素质不高的问题以及解决措施

4.1 工作人员综合素质不高

进行毕业生档案管理的工作人员中，大多数缺乏专业知识。在开始工作之前没有经过系统的培训，综合素质不高，不了解毕业生的档案管理方式，同时不重视档案收集整理工作质量。极易导致最后造成整理的学生档案出现错误，严重不符学生实际情况等，对学生今后进入社会和工作，造成不良的影响。

4.2 加强人员综合能力的措施

4.2.1首先加强毕业生档案管理中专业人才管理，档案管理专业人员是保证毕业生档案管理工作的重中之重，作为整个档案管理工作的操控核心，要提升档案收集整理的质量，首先就要对档案收集整理的专业人员进行培训工作，保证这些参与档案管理的工作人员都具有极高的专业素质和正确的职业观。使其在进行收集整理或者是在进行检查档案工作时更有利。减少在工作时的失误。所以定期对于毕业生档案管理专业人员进行有效的培训工作已刻不容缓。

4.2.2其次提高毕业生档案管理专业人员的专业素质，建立相应的责任制度。保证毕业生档案管理工作的有效进行，提高相关工作人员的质量意识，对于毕业生档案管理专业人员的综合素质和工作积极性进行调动，使其增强其对工作的责任感和相关科学技术水平。使其具有准确率第一的观念，严格按档案管理标准进行工作，明确其工作职责。同时加强管理阶层对于工作人员的领导监督。

4.2.3保证人员具有较高的专业素养和综合能力。才能做到对毕业生档案管理工作的保证。只有毕业生档案管理工作人员具有进行施工的综合素质，并发挥自身所掌握的知识和技能的有利影响，就可有效推动档案收集整理工作的顺利进行，避免人的因素阻碍工作的进行，进而提高档案收集整理工作的规范性。

5 运用信息化技术手段

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2．电子档案的应用普及成效显著进行电子注册就是在学生进校后即将其情况打入教育部的电子档案，一律采用代码形式，学生历年在校情况都将输入电子档案，学生毕业后自动形成电子文凭。从普通高校、成人继续教育和高等教育自学考试的毕业生文凭，从专科到研究生所有阶段都要进行电子注册。根据教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，2001年开始实行学历证书电子注册，注册登记的学历由教育部审核后，进入全国高等教育学历证书电子档案数据库，供社会用人单位网上查询。从开始实施《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》的近两年数据来看，2001年研究生教育、普通本专科教育、成人本专科教育共注册学历证书2164465份，其中研究生61680份，普通本专科1040718份，成人本专科945796份，军队院校116271份。2002年毕业生有350万份学历证书注册，其中研究生12．9万，普通本专科198．3万，成人本专科150万。如果加上自考学历文凭、军队院校毕业生，注册量已超过400万，比2001年多出接近1倍。同时，对实施学历教育的高等教育办学单位自1991年至2000年所颁发的毕(结)业证书也进行重新登记，把高校学历档案库建成后，用人单位只需将学生代码输入，就可在网上查实，对于以前已混入到一些领域的假高校学历文凭也有相应的应对措施。

3．电子档案和纸质档案相辅相存目前，继续教育毕业生电子档案的建立，并不是摒弃学生的纸质档案，而是把它作为原始材料，作为对电子档案的补充和备份。若对电子档案的信息有异议，还可查阅纸质档案，并作为最后的依据。继续教育毕业生电子档案和纸质档案并存，有效保证了其档案的真实性。

二、建立继续教育学生电子档案应注意的几个问题

继续教育学生电子档案在招生、考试、毕业生验证等工作上广泛的应用，使它的重要性日益突出。因此，必须加强电子档案的建立、保存、维护和管理。

1．确保电子档案的正确建立一个完整的继续教育学生电子档案，应包括学生照片信息、基础信息(姓名、性别、考号、年龄、身份证号、所在地)和成绩信息。电子档案在计算机中的存储方式分为两种，即图形方式和字符方式。学生的基础信息和成绩信息以字符方式存储在计算机里，学生的照片信息则以图形方式存储到计算机里。继续教育学历证书实行电子注册一年之后，又将新增毕业生照片和身份证号码与学历证书一同注册上网，从而使用工单位更快捷地查阅到真实可靠的人才信息。

2．确保电子档案的正确使用在高校档案管理中建立继续教育学生电子档案，是非常重要的数据文件，计算机操作人员起着举足轻重的作用。因此，计算机操作员必须有良好的业务素质和高度责任心，通过直接使用、提供复制品(拷贝)和通信传输三种方式方法，加强对继续教育毕业生电子档案的使用管理。电子档案在使用过程中，要注意以下几点，首先，是继续教育学生电子档案使用权限的限制。继续教育毕业生电子档案使用涉及到的人员比较多，有数据系统的管理人员，档案载体的保管人员，使用者及维护操作人员等，由于工作职责不同，因而要对不同的使用者的权限进行限制。在使用过程中，由计算机系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，对涉及使用未经授权的功能，如非法删除，修改等行为，应能拒绝响应并给予报警提示。其次，要加强对继续教育学生电子档案复制品的管理。继续教育学生电子档案建立后，必须要送上级主管部门备份、汇总，各兄弟院校之间也要相互交流和利用，还要向网上，需向有关方面提供电子复制(拷贝)。因此，要考虑使用者的要求，审核使用权限后再进行拷贝，要通过技术手段防止所提供拷贝的再复制，对回收来的拷贝，应消除其信息内容。再次，使用中要采取必要的安全措施。继续教育学生电子档案的重要性要求在使用过程中应注意其安全。一般情况下，对于内容不是全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对于提供拷贝的复制工作，要在有效监控下进行;对电子档案直接使用或进行传输时，为了防止非法操作，对重要的数据文件要进行加密处理，对所使用的密码也要进行定期或不定期的更改。

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中职毕业生档案内容包括:学生学籍登记表、军训登记表、中考报名表、在校成绩表、中职毕业生登记表、党(团)材料、在校期间在校表现、体检表、毕业生介绍信等。中职学校肩负着为国家培养技能人才的重任,面对激烈的人才市场竞争,中职学生比普通本科院校的学生面临着更大的挑战。中职毕业生人事档案是学生从入学到毕业整个培养过程在德智体等方面发展状况的真实记录和反映。强化对中职毕业生的人事档案管理,对深化教学改革,提高教育质量和管理水平,开拓人才信息资源,拓宽毕业生就业、择业提供重要凭证,有着十分重要的意义。但由于种种原因,有些毕业生身份丢失,影响自己的职业生涯。

一、中职毕业生人事档案管理中存在的问题

1.毕业生对人事档案的重视程度不够。一些毕业生认为人事档案“没什么用了”、“作用不大”,另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生更是“遗忘”了自己的档案,怀着一种要不要档案无所谓的态度。这种对人事档案重要性的欠缺认识,势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。

2.档案管理不规范。管档部门没有形成自己的实施细则和制度;管档人员在管理上流于形式,仅充当档案“保管员”的角色,对接收到的毕业生档案,只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号,导致档案内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性,降低了人事档案工作效率,更谈不上为毕业生提供优质服务了。

(3)档案管理人员素质有待提高。目前档案管理人员比较保守,缺乏创新意识,在用新方法、新技术管理档案方面还缺乏新思路。当代档案职业管理人员不仅应具备传统技能,而且应具有信息技能,特别要加强计算机应用能力的学习,为档案现代化管理提供准确快捷服务。

二、中职毕业生人事档案管理的对策

为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用,为广大的毕业生提供高效、优质的服务,毕业生人事档案管理部门应从以下几方面入手:

1.规范中职学生人事档案管理制度,提高中职人事档案管理和服务质量,强化对毕业生的档案观念教育。中职必须对学生人事档案的价值重新定位,重视学生人事档案的建档质量,加强毕业生人事档案管理,严格按照相关规定及时将毕业生档案送达学生就业单位,暂未就业的要及时向相关人才服务机构送达,杜绝随意搁置。中职学校要加强对毕业生的档案意识教育,树立起重视个人档案、保护自身利益的观念。

2.创新管理模式,实现现代化的档案管理。首先,要增强创新意识。在立卷制度上更新,在工作手段上改进。其次,要应用现代技术。加强现代化技术在档案管理工作中的应用,提高管理效率和水平。目前,计算机已应用于人事档案管理工作当中,信息技术的应用使得借阅归还档案的速度大大提高,在档案管理方面既安全可靠,又方便快捷。

3.采取措施实现中职毕业生人事档案的动态管理。中职毕业生人事档案动态管理,是指在档案管理的生命周期内,注重管理活动的前后衔接和相互影响,体现全程与全方位的管理思想,强调管理过程的延续性和科学性,结合管理活动的各个环节,辅助现有信息技术,不断进行档案信息的挖掘与更新,从而使管理的全过程处于最佳的运行状态,产生最佳的效果。中职毕业生人事档案动态管理是系统论观点和方法在档案管理活动中的具体运用。应充分利用现有的信息技术,结合传统的档案管理流程,即在“收、管、用”的过程中合理灵活地运用动态管理模式,以达到目标与过程的统一。

4.加大人事工作力度,彻底解除毕业生的后顾之忧。随着市场就业机制的实行,毕业生择业时间进一步延长,根据这种情况,应加大为广大毕业生实行人事的力度,使人事成为毕业生就业的有力保障。一是人事的范围不断扩大,在继续做好“个人”的基础上,积极向各高校联系,宣传人事政策,并制定对毕业生实行人事的优惠政策,对毕业生实行以学校为单位的“集体”;二是人事的内容进一步完善,对毕业生的转正定级、落户手续、养老保险等方面实行全方位,彻底解除毕业生的后顾之忧。综上所述,在新形势下做好毕业生人事档案管理工作,既是社会主义市场经济发展的需要,又是人事人才工作者义不容辞的责任。

5.整合资源,规范档制管理。一个人的经历和事件,不一定会在一时一地,所以,对大中专毕业生一生中所形成的各种材料搜集整理,要个人、有关部门和用人单位密切配合,整合资源,包括个人的学历、技术职务、准入资格、遵纪守法、个人诚信及个人的工作经历等方面的材料,有关部门和单位都有义务向其人事档案管理部门提供。保证一人一档,资源共享。

6.提高透明度,信息化管理。人事档案管理信息化,主要就是人事信息电子化,人事信息查询网络化。在一定的授权范围内,有关单位可以及时全面地了解其个人情况。同时在允许的范围内,个人也可以了解自己的档案信息,为档案管理营造一个公开、公平的环境。

7.优化服务,“一站式”管理。人事档案管理部门要提高为民服务的意识,提高服务质量;要创造方便、快捷的档案转递、查询途径;要保证档案的原始性、真实性和唯一性;要与其他有关部门一起拓展服务的范围,让这些管理对象也享受社会发展的成果。目前,应该积极寻求有关部门的支持,先期成立流动人员党支部,搞好党员管理;设立人才中心户籍专户,搞好户籍管理。

参考文献: