档案管理的意义范文

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目前，在医院中普遍存在重视医疗业务的发展，却轻视人事档案管理的现象，对人事档案信息进一步开发利用的重要性认识不足，认为人事档案没有多大作用，大部分职工档案管理意识淡薄，不了解档案的作用，甚至认为只要不调离医院，档案可有可无。

1.2管理方法滞后：

在调研中我们发现，当前许多医院尚未见适应本单位的人事档案管理制度。且在医院目标管理考核中，也未将干部人事档案管理工作纳入考核中；许多医院人事档案管理仍停留在手工管理档案的阶段，没有配备计算机进行信息录入并建立数据库进行数据检索、分析利用。

1.3内容不规范：

在调研中我们发现，许多医院的人事档案的内容存在不规范的现象，如缺少履历表、入党登记表等，有些档案填写随意，并且存在信息不真实的现象，使档案材料缺乏可靠性;有些档案材料因归档不及时造成残缺不全，直接影响了人事档案的规范性、系统性。

1.4缺乏高素质的人事档案管理人员：

医疗机构人事档案工作岗位上的管理人员大多是中途转行或兼职管理档案的非专业人士，知识结构不平衡，学历、职称较低，缺乏必要的人力资源管理专业知识，对行政管理、医院工作不熟悉，一般只能应对简单的收集和装订工作，难以胜任新时期的档案管理工作。

2如何做好医院人事档案管理

2.1加强人事档案收集与丰富档案内容

医疗服务机制改革加快了医院现代化建设，使得医院内部管理工作面临着全新的调整，这些促进了人力资源管理工作的优化配置。医院作为社会医疗服务中心，能够为广大患者提供多方面的医疗保障，加快了新时期医院服务管理水平的提升。人力资源作为医院改革的重要内容，其应当受到广大医院的高度重视，并且采取对应的人事档案工作机制。为了适应可持续发展战略的需求，医院要重新整顿内部人事档案管理机制，改变早期守旧的操作流程，从档案信息收集开始提供可靠的保障机制。一般情况下，只要患者入院救治就应该对其进行资料跟踪收集，并且建立数字化档案作为信息资源库，方便日后对患者治疗情况的检查。考虑到医院每天患者的流动性较大，人事档案材料收集工作也会面临很多的难度，这就要求医院注重各项科学技术的灵活应用，尤其是计算机办公自动化要融入档案资料处理工作，这些都依赖于人事档案管理的创新改革。比如，档案工作人员要定期检查所收集资料的真实性，并且对产生新资料进行有效的补充，进而改善医院档案工作的合理化整编。

2.2切实维护人事档案的真实性和准确性

长期以来医院注重内部医疗工作的改革调整，对人事档案资料工作没有给予足够的关注，导致人事管理工作处于落后水平，一些重要的人事资料未能得到充分利用。人事科是医院日常办公的主要部门之一，关系着医院内部人力资源调配与控制工作的执行情况，若人事管理不当则会影响到人事工作的有序开展。医院人事档案管理应考虑信息资料的真实性及可靠性，严格禁止虚假信息的收录与使用，避免对医院工作造成不利的影响。比如，对刚刚建立的人事档案资料，应坚持对原始信息的审核与考察，保证数据资料的有效利用率。若检查要人事信息与实际情况不符，应重新审查且调整信息。

2.3加强人事档案的动态管理

人事档案管理是医院常规化经营的重要内容，注重认识管理有助于提升内部人力资源的有效利用率，加快新一轮医疗服务机制的优化改革。基于先进理念指导下，医院内部管理模式有了更多的转变空间，尤其是在内控管理体系日趋成熟的背景下，人事档案管理也有了新的转变，这些都依赖于动态管理思想的融入。所谓动态管理是相对于静态管理而言，早前医院坚持静态管理而处于被动状态，人事档案管理工作一直保持原有的工作模式，这大大影响了整个医院人事信息的处理效率。为了改变旧管理模式的作业成效，以动态管理思想为指导理念，强化人事档案的管理策略，对医院内部调控具有多项指导意义。首先，医院要从观念上认可动态管理的应用价值，对医院办事工作流程执行动态化管理方案，解决早期内部管理工作存在的缺陷，建立更加多元化的人事档案管理对策；其次，人事部门要尽快适应动态管理作业的要求，提供切实可行的办事管理机制，加快动态管理模型的创建与实施，解决医院内部办公作业存在的种种弊端。例如，人事部门要积极调整原有的资料管理方案，人事信息收集、处理、考评、存储等方面优化，保证每一项数据信息资源都能得到充分的利用。

2.4加强人事档案信息化管理

科学技术是推动人事档案工作改革的技术保障，以信息科技为办公中心件礼品现代化管理模式，这是档案信息化管理的必然趋势。医院要定期引入计算机设备作为调控中心，对数据资源实施可靠的调配制度，进而强化人事档案管理工作的总体效率，维持了各项人事信息的自动化配置，实现了人事档案管理的创新改革。现在我们通过计算机实现信息管理自动化和网络化，使人事信息由传统的手工处理方式转变成计算机处理方式，逐步实现个人基本信息的微机检索，不断扩大人事档案信息的内涵，以确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才、才尽其用，进而为医院可持续发展奠定坚实的基础。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息可以对部门和个人开放，并开展网上服务业务，如查询、搜索和评价等功能。这样不仅能增加人事档案管理工作的透明度，而且还能开发和利用人事档案信息资源，为医院发现人才、培养人才和使用人才提供重要信息。

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我国古代档案工作起源的逻辑起点，一般地说起源于距今4500年----4100年的黄帝至禹时期，国家尚未形成，社会管理组织已产生。因为部落联盟是由多个部落组成的，地域广，人口多，单靠口头描述难以实施管理，这个时候文书形成，逐渐又有了档案，准确地传递整个部落联盟，又促进了生产发展和社会进步。计划生育档案管理工作十分重要，要管理的内容非常繁杂，工作量大。计划生育档案管理工作还存在着内容弄虚作假，人员素质低，管理制度不键全，手段落后，档案立卷不规范等问题。因此提高计划生育档案管理水平，加强人员培训和继续教育是一个亟待解决的问题；提高档案管理人员的业务素质，全面提高计划生育档案管理工作的重要性，向新思路、新方法迈进，促进社会稳定和谐有序发展。

一、计生档案管理人员存在的主要问题

（一）业务不强。档案材料收集不完整，部分有价值的档案材料容易被遗漏，导致计生工作无法顺利开展。不仅会对档案材料的完整性造成影响，同时还会影响到档案材料的开发利用。大多数档案管理人员虽然文化程度较高，但经过专业培训的人员却较少，缺乏必要的档案专业知识，知识面比较狭窄，很难胜任工作。（二）知识老化。档案管理人员综合能力有待提升。不具备档案管理和档案开发的相关知识；另一方面是档案管理人员思想认识不到位，在档案信息化建设过程中不注重自身能力的培养、缺乏基础的计算机知识和档案信息化知识。现有的档案管理人员由于业务工作缠身，天天忙于应付，得不到深造的机会，自学也很难抽出时间，知识得不到更新，只好吃老本。还有一部分档案管理人员依靠老同志以传帮带的方式成长起来，知识、经验难免受局限，缺乏现代管理方式和方法。（三）缺乏技能。档案材料的实际利用价值不高。计生档案材料种类繁多，数量较大，专业性较强。很容易在日常的管理过程中出现缺漏现象，手抄记录已经不适应当今社会的发展，工作效率低，质量差，速度慢等缺点，更不能胜任本职工作。

二、提高计生档案管理人员素质的基本途径

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二、高校人事档案管理工作中存在的问题

（一）高校人事档案管理工作的重要性难以体现出来

长时间以来，高校人事干部都只是注重高校的学习和建设工作，对高校的人事档案管理工作往往采取忽略的态度，再加上人事档案管理工作的资金不足，人事档案工作自然就不全面，工作漏洞频出。高校管理层对人事档案管理工作的忽视，从而致使人事档案管理工作人员缺乏专业的管理技能、高效的工作方式和积极的工作态度，管理工作人员对高校人事档案的重视度就自然较低。对于要及时归档的人事资料，高校基层的档案员不能在第一时间送递高校档案室，对高校人事档案统一管理工作造成很多不稳定因素。正是这些不稳定因素的存在，从而导致很多人事归档工作不能做好做全，甚至是严重违反了高校的相关规定，给后续的管理工作埋下不小的隐患。此外，我国多数高校管理层还没有将人事档案管理工作纳入高校的主要工作范围内，难以体现出其工作的重要性，让管理工作常常处于被动状态，阻碍了高校人事档案管理工作的发展和建设。

（二）现代化信息技术的融入力度和使用力度不足

据不完全统计调查，我国多数的高校人事档案管理工作还处于传统管理的阶段，管理方式多以手工管理为主，繁琐的文件整理程序和低效率的归档流程，再加上各类学历变化、职位晋升、业务进修、评级表彰等人事档案的更新，现代化信息技术的融入和使用力度的不足，从而致使高校人事档案管理工作不能跟上高校建设和发展的需求。目前，高校管理层所引进的现代化信息技术和设备，往往只是用于高校科研和教学方面，就算用于档案部门，人事档案的信息资源也不能得到充分的共享和分享，无法满足高校人事档案信息开发与利用工作的需求。

（三）高校缺乏人事档案的专业管理人才

专业性强是高效人事档案管理工作的特点，这就要求管理工作人员具有较强的专业技能和较高的知识水平，同时还应该根据工作实情进行相应的培训工作，让工作人员及时掌握最新的管理方式和技术，通过专业的考核来评定工作人员的能力等级。但是，从我国高校人事档案管理工作的实际情况来看，很多管理工作人员都没有接受过专业的培训。这些工作人员的年龄往往很大，平均学历水平不高，甚至一些高校聘用的是退休的教职工来兼职的，这就导致了管理工作不严谨和不稳定。档案管理人员缺乏专业的知识，工作业务水平不高，致使档案管理队伍的职业素质不高，这对高校的人事档案管理队伍的建设和发展极为不利。

三、实践“以人为本”理论，规范高校人事档案

管理工作（一）充分认识人本性质以人为本，是将人的生存和发展作为最终工作目标，将人的核心价值作为工作的框架，一切以规范化的工作出发。在高校人事档案管理工作当中融入“以人为本”理念，应该从以下三个方面入手：

1.以每本人事档案为本。每一本人事档案都是管理工作的主体要素，记录了高校教职工在校的各种经历，是人生阶段发展的真实写照。

2.以管理员工作为本。提升档案管理员的工作地位，为管理工作人员营造一个良好的工作环境，提升工作人员的技能水平和职业素质，将人事档案管理工作作为高校各项工作的前提条件，从在校教职工的基本利益出发。

3.以档案利用原则为本。人事档案管理工作的最终目的就是服务于高校各项管理工作，为信息查阅者提供相应的信息资料。全面优化高校人事档案的服务形象，充分体现出人事档案信息的价值。

（二）“以人为本”是实现高校人事档案管理工作规范化的基础

全面贯彻以人为本的科学发展观，从人事档案信息开发利用的角度出发，着力创新高校人事档案管理的工作方式，并最终实现规范化的管理模式，同时这也是高校人事档案管理工作未来发展的趋势。从以人为本的理念出发，鼓励档案管理人员积极参加相关培训活动，提升工作的效率和服务的质量，只有通过这种规范化的管理模式，全面推动高校事业的发展，才能让高校在激烈的人才竞争中站稳脚跟。

四、创新管理体系，提升管理水平

（一）增强管理意识，创新管理模式

强烈的管理意识是做好人事档案管理工作的前提条件。因此，高校的人事档案管理工作人员应该增强自己的工作意识，加强自身在工作当中的觉悟。此外，高校人事部门还应该严格实行工作岗位选拔机制，将能力好、觉悟高的人放在人事档案管理岗位上，才能够从根源降低管理漏洞。同时，还应该在现有管理模式的基础上，结合管理工作的实际情况，不断创造出新的管理模式。

（二）培养专业性人才，完善人事档案管理机制

根据人事档案管理工作未来发展的趋势，培养专业性强的管理人员，完善管理机制，是提升高校人事档案管理工作的主要途径。为高校人事档案管理工作培养出一批擅长计算机技术又精通档案管理业务的复合型人才，能够从各个角度弥补以前留下的技术性漏洞。

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【Abstract】How to strengthen the capital construction archives scientific management the importance and meaning, the paper discusses and analyses the hospital construction project management and enhance service awareness, active participation in the construction of hospital management, hospital basic construction archives management of scientific, standardized, standardization and information of specific strategies and methods. From the hospital capital construction file status, collection, preservation, access, and other aspects of hospital archives management in hospital management.

【Key words】Hospital management; Hospital basic construction archives management

引 言

档案是一种信息资源是一种无形的财富。它在为领导决策提供参考:为科研工作提供借鉴;为维护单位利益提供依据;为社会提供优质的全方位服务方面都发挥了重要作用。医院档案工作水平在一定程度上体现了医院管理水平。

随着人们生活质量的提高对健康也日益重视，为满足这些需求，很多医院着眼于改善医疗条件，逐步进行新建、改建、扩建医院建筑，从硬件上满足人们的需求，营造良好的就医环境，体现人文关怀。在这样的形势下，加强医院基建档案管理显得尤为迫切和重要。

医院基建档案管理在医院管理中有着举足轻重的地位。

医院基建档案是项目新建或者改建、扩建过程中的历史记录，是最原始、最真实、最完整的第一手材料，通常以文字、图表、影像的形式存在。系统的记录项目申请、批复、可行性研究、勘察、设计、招投标、施工、监理、检测、合同洽谈和签定执行等一系列内容。涵盖了隐蔽工程验收记录、安装工程的试水、试压、拍片、调试、试运转等相关资料。为今后的维修、保养，添置或者变更设备时的改建提供依据，医院基建档案也已成为医院评级考核的一个重要组成部分。

一、医院基建档案的收集和整理

医院基建档案的收集和整理应贯穿在项目的整个过程。医院领导应当对基建档案具有足够的重视和支持，安排基建档案管理人员参加档案管理部门的专业培训班进行系统学习，提高基建档案管理水平。建立科学的档案管理体系，建立和健全档案管理制度。

基建档案的管理人员一般为基建管理专业人员需要具备丰富的专业知识和良好的敬业精神以及熟练掌握电脑的操作技能。在收集过程中耐心细致，做到及时、准确、完整。在陆续完成属于院方收集的资料的同时要监督设计单位、监理单位、施工单位、及各方参建单位各自进行资料收集和整理。将档案收集、整理的要求写入合同条款，用经济和行政手段并举的方法来提高工程参建各方和工程管理各方的档案意识，保障基建档案收集的完整性和真实性。同时建立基建日志，坚持每日记录，将整个工程的建设过程真实的记录下来，这是对医院建设的负责也是对基建管理人员负责。

基建档案的整理要以时间排序为主线，分项整理，每个分项再以时间进行排序，以利于查找和回忆，为今后的管理工作提供方便。医院基建档案管理人员还要认真审查资料的完整性和真实性，对于表述不清的文字材料、该签署意见并盖章的表格只盖章未填写意见观点、用施工图代替竣工图、竣工图中竣工章内相关人员签字不全的、竣工图内容未按照变更联系单进行修改的，未收集原件且没有盖章注明原件归档处的，都要退回查找原因，待材料的真实性得到保证时才可以接收。及时收集和妥善保管基建资料，不要使资料残缺或者受到污损。对收集过程中的借阅要及时进行登记并督促归还，经常使用重的材料要做好备份并保存原件，以免材料缺失。

二、医院基建档案的查阅和保存

医院基建档案归入医院科技档案，在浩瀚的档案库中查找某个特定的基建档案没有便捷的检索工具恐怕难以做到。这就要求档案管理人员重视开发提高档案利用率，编制档案检索目录，运用电子计算机技术进行档案管理，对案卷封面进行录入，实现对档案自动排序、可以按不同的检索要求进行查找。工程项目的资料目前一般以纸质的形势存在，对有必要的资料要进行扫描、拍摄，和CAD图纸一并按照案卷号、图号、序列号进行连接，使终端用户能够快捷地检索到需要的资料。对于诸如工程施工过程中拍摄的照片、摄像资料、CAD设计资料的电子文件资料需要刻录光盘光盘保存，在移交电子文件载体时需附上电子文件内容说明。光盘宜竖立放置防止变形，并需避光处理，5年进行一次转存。

结 语

医院基建档案管理是医院管理的一个重要组成部分，是医院基本建设水平的一个体现。完整的、真实的、准确的基建档案是医院建筑安全的保障是医院改扩建的依据是医院建设发展的基础。

参考文献

[1] 田跃珍 浅谈加强医院档案管理工作的意义 清华大学领导力培训 2010-09

[2] 孙淑坤 浅谈医院档案在医院管理建设中的作用 兰台世界 2011年S1期

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1.1 是开展爱国主义教育的宝贵资料

烈士档案管理一直将“褒扬先烈、教育后人”作为工作宗旨。为充分发挥烈士档案的社会价值，可将烈士档案引入到爱国主义教育中，使受教育者更加全面地了解革命先烈的英勇事迹，对革命先烈产生崇拜敬仰之情，这样一来有助于弥补以往过于生硬的教条式教育弊端，增强爱国主义教育的感召力和说服力。

1.2 是编制各类宣传教育资料的重要依据

烈士档案管理需要收集整理与革命烈士相关的各项资料，这些资料具备历史真实性，能够客观真实地反映革命烈士的光辉形象。而当前有关革命烈士的个人传记、影视作品层出不穷，在制作这些宣传教育类作品时可充分借助烈士档案资料，还原出更加生动真实的烈士形象，实现烈士档案的宣传教育价值。

1.3 是促进革命烈士纪念馆发展的有力保障

烈士档案管理是革命烈士纪念馆管理的重要工作内容，纪念馆管理水平的高低在一定程度上受烈士档案管理的直接影响。为促进纪念馆可持续发展，必须以烈士档案管理工作为基石，收集、整理、陈列烈士档案资料与遗物，增强纪念馆的发展能力，发挥纪念馆在宣传革命烈士精神方面的作用。

2 烈士档案管理的实践做法

2.1 提高烈士档案管理重视程度

烈士档案管理人员要认清楚本职工作的重要性，转变过去被动式收集档案资料的做法，采取主动走访、实地调查的方式，收集更加全面的资料信息，补充烈士档案材料的空缺。同时，有关部门还要加大对烈士档案管理的资金投入力度，建立起专项经费，为烈士档案管理人员扩大资料收集范围，配备必要的硬件设施，稳定管理人员队伍提供资金保障，从而不断提高烈士档案管理水平。

2.2 做好烈士档案收集与整理工作

由于烈士档案的组成材料种类繁杂，因此，在对此类档案进行归档时，可采取随时收集的方法。烈士档案是机关文书与人事档案等的结合，但它的收集方法却与机关文书和人事档案的收集方法有所差别。故此，在对烈士档案进行收集时，应依据我国现行《档案法》的规定要求，确保烈士档案的完整性及信息的安全性，从而更加全面地反映出烈士的革命事E，具体收集的资料内容如图1所示。在对烈士档案进行整理时，应当按照档案的形成规律及特征，进行分类整理，可采用文书档案的分类方法和人事档案的归档形式完成烈士档案的整理工作。大体上可将烈士档案的分类编目分为以下几种情况：其一，按照每个年度出现的烈士及其居住地分类；其二，根据烈士生前所从事的职业性质分类；其三，按机关文书档案分类编目形式，当该年度出现烈士单独组卷时进行统一编号对不同载体进行区分。

2.3 加强烈士档案保管

我国现行的《档案法》对烈士档案的管理给出了明确的要求，实际工作中，必须以《档案法》的规定作为指导依据，加大对烈士档案的保管力度。烈士档案应统一保管，并接受同级部门的监督，严格按规范要求进行档案收集，并确保收集资料的完整性、真实性，以免影响后续档案管理工作的开展。同时，应建立相应的规章制度，并对有关的要求及措施加以落实，从而使烈士档案保管工作的开展有章可循、有制度可依，确保档案管理工作的有效性。由于烈士档案本身所具有的特殊性，故此必须对其进行专门的保管。组卷应按照国际标准的要求进行装订、分类，采取规范化的管理方式，不同载体、门类和保管期限的烈士档案，应分别排列，统一编号，这样便于查找利用。此外，应对烈士档案进行定期检查，并加强保管场所的防火防潮防尘防蛀等工作，为烈士档案的安全提供保障。

2.4 建设高素质烈士档案管理队伍

烈士档案管理队伍整体素质的高低直接关系到管理效率和水平，为此，有必要建设一支高素质的烈士档案管理队伍，从而使其更好地胜任烈士档案管理工作。一方面应当配备数量充足的专业档案管理人员，另一方面应加大对他们的培训力度，可定期组织培训班，学习档案专业知识和管理技能，提升工作水平。同时，要让烈士档案管理人员掌握现代化的档案管理方法，树立创新意识，以档案管理信息化建设推动烈士档案管理工作的有序开展，构建相关的信息网络，将原本纸质的烈士档案转变为数字化档案，实现资源共享，扩大服务对象，满足社会需要。作为一名优秀的烈士档案管理人员，要不断丰富自身的知识结构体系，积极学习各种先进的管理理念和管理方法，主动参加相关的知识和技能培训，做到对现代化管理方法的熟练运用，为烈士档案管理工作的开展提供保障。

3 结论

总而言之，烈士档案是革命烈士英勇事迹和光辉形象的真实见证，是宝贵的历史资料。为了更好地褒扬先烈、教育后人，必须加强烈士档案管理，从档案收集、整理、归档、利用等环节入手，构建起烈士档案管理长效机制，充分发挥烈士档案的文化价值和社会价值，提高烈士档案管理工作成效。

参考文献：

[1] 焦宏伟.重视烈士档案工作 推进爱国主义教育[J].现代交际，2013（07）.

[2] 蒋会兰，刘秀娟，陈从会.浅谈烈士档案管理工作存在的问题及其改进措施[J].人才资源开发，2015（11）.