档案管理的优势范文

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从事过机关档案管理工作的人应该有所感触，所谓的机关档案就是把机关历年来发生的公务活动的情况记录并定期进行整理，机关档案是机关工作历史面貌的再现。但随着当代科技的快速发展，现在机关单位中的档案种类已不再单一，各式各样的档案如雨后春笋，包括声像档案、实物档案、科技档案、民生档案等各种档案种类逐渐增加，这就需要以一种全新的管理方式来代替过去的传统模式。但如何跟上时代的发展、强化机关档案管理的水平、提高机关档案管理工作的效率，如何在具体的工作中破除思想意识跟不上时代的步伐，传统的思想观念占据主导位置等现象呢？要搞好机关档案工作，必须从根本上转变观念、加强档案管理实施力度、提高档案人员的素质、促进机关档案工作新进展等工作。

一、审视目前机关档案管理工作的现状

（一）机关档案管理工作过于形式化。现机关单位对档案管理工作的重要性虽然有了一定的认识，机关领导也意识到了对加强档案工作管理的必要性。但是实际的情况却还是趋于表面形式，从根本上并没有改变，虽已经建立的档案资料，但并没有对其进行充分的利用，这就使得档案出现了形式化的一些色彩，造成档案管理的价值也就不能得到很好地体现。

（二）机关档案管理实施力度不够。机关主管领导对档案管理的重视程度直接影响档案工作能否有效开展，对机关档案管理的执行力起着相关重要的作用。但机关的主管领导往往分管几个科室或多个部门，而档案工作仅仅是科室或部门众多工作中的一项，又没有专职档案人员分管，主管领导的重视程度可想而知，档案工作不是在短期就能见到成效的工作，其积极作用往往没有其他部门的工作所起的作用显著，所以在管理的力度上明显不足。

（三）机关档案管理人员的业务水平相对较低。档案管理的工作只是作为机关单位中日常工作的一小部分，因此没有专业的档案管理人员。负责机关档案管理的工作人员都是身兼多职，这就会导致他们疲于应付日常事务，不会把更多的时间放在从事档案治理工作上，更不会把精力完全放在业务知识和专业技能的钻研上，大多数档案人员对档案工作重要性和责任性理解的不完全不透彻，工作中存在敷衍了事的思想，对所从事的档案工作并不热衷，不能从根本上发挥作用。

二、如何从根本上转变机关档案管理工作的现状

（一）务必由传统的思想观念向创新的观念转变。档案管理工作是一门具有较强科学性且内容丰富的系统工作。只有机关单位领导者观念的转变、工作作风转变，才能真正提高机关档案的管理水平。众所周知，任何一个单位的任何一项工作，如果没有领导的重视和支持是很难开展的，更不要说取得良好的效果或成绩，这项工作能否顺利顺利开展，取决于领导对档案工作的意义和价值的认识程度，取决于他们对档案工作的态度，领导者观念的转变而在很大程度上决定着档案工作的发展。机关单位领导者应站在某个高度，从长远的利益出发，以提高档案管理水平为重点，建立健全行之有效的管理机制，有效提升档案管理人员的整体素质，使得档案管理模式得到有效创新。

（二）务必提升对档案管理人员的执行与监督力度。一般情况下，机关的公务员在工作中的重点与方向几乎都是以领导的指示与态度来作为风向标的，领导除了要加强对档案管理这项工作的关注与投入，更重要的是要做好对档案人员的监督与执行的工作，真正将其进行贯彻与落实，而不是一句口号而已。要不断提高档案管理人员的业务素质，加强对专业技能培训，理顺档案管理体制，强化档案管理手段，建立健全档案管理标准体系，合理优化档案管理工作流程，规范档案信息化建设，建立奖惩机制，激发档案人员的工作热情，确保机关档案管理工作抓铁有痕、落地有声。

（三）务必提高机关档案人员的自身素质。因为机关对档案管理工作的不重视，所以导致档案管理工作缺乏专业性、技术性，机关档案管理的人员绝大多数是非专业人员，相关的专业知识相对匮乏，且缺少相关的专业技能，而且还存在一人兼多职、变动频繁等问题。只有将档案工作的重视程度和地位与各机关主要的业务部门同等重要时，才能在机关中配备专门的档案管理人员，才能充分调动机关档案人员的积极性，提高档案管理人员的工作能力，真正的将档案工作作为一项重要的事业来重视。只有提高机关档案人员的自身素质，才能在具体的工作中发挥优势，做好档案管理工作。

三、结束语

档案见证了各个机关单位的成长历程，并在事业发展过程中起着重要的作用。搞好机关档案工作是新的历史条件下机关档案工作面临的新任务、新要求。机关领导者应该转变观念高度重视档案事业，充分发挥其主观能动性，机关中的档案管理者与工作人员应该在工作的过程中不断提升自己的专业技能与职业素养，不断加强对档案管理工作人员的执行与监督，积极创新、努力进取，进而为机关单位未来的发展打下坚实的基础。

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随着信息化技术的快速发展，其已经逐渐进入到人们的日常生活中，这对人类的进步具有非常大的促进作用。但随着信息技术的发展，人们的工作模式也在逐渐发生着转变，传统的档案管理模式已经不能适应当前社会的进步，因此，档案的数字化管理逐渐成为我国经济发展的重要促进因素，对我国的经济发展起到了巨大的促进作用。

1 档案数字化管理的优势研究

1.1 促进部门立卷制度的建立。对于部门立卷，其是一个常见的问题，对部门的发展具有非常重要的作用，但由于一些单位在进行立卷时仅仅是将一些零散的材料交给相关部门，加上档案管理人员对档案卷的质量重视程度不足，使得其录入的信息存在着完整性不足等问题。但在采用数字化管理模式之后，所有的档案由对应部门的相关人员将其录入到网络系统中，然后由档案管理人员对其进行统一管理，这种模式使得档案管理工作更加有序，且保证了档案收录的整齐性原则。

1.2 档案管理工作不受时间和空间的限制。对于传统的档案管理工作，其大部分需要在上班时间进行整理和分类，但由于工作环境受到工作龅匾约肮ぞ呤褂萌说南拗疲使得档案管理工作效率受到较大的限制。而采用数字化管理模式之后，档案管理人员在进行档案管理时，其不在受到时间和空间等的限制，工作人员能够通过网络获得档案内容，然后在任何场地对档案内容进行整理。而对于企业的各个部门，其产生的大量档案资料还能够通过电子文件的形式存储在网络上，档案管理人员通过对这些资料进行收集和整理就能够实现档案的管理工作。通过这种管理模式，档案管理工作的效率得到了有效的提高，企业的各个部门只需要将本部门对应的文件录入到计算机系统，档案管理人员就能够将这些信息收集整理，并在对应的网络空间中对其进行整理和立卷等。

1.3 增强了档案内容信息的开发。对于传统的档案管理，其仅仅是对档案进行分类整理，在进行某一相关内容的查询时，仅仅能够对单个文件进行查找。这种方法严重限制了档案的使用功能。而采用数字化管理模式后，经过立卷将所有的档案放置在一个计算机硬盘中，然后通过检索功能找到对应某一查询内容的所有档案资料，这种管理模式使得使用人能够更加高效的了解一件事情的来龙去脉，从而提高档案管理工作的效率。

2 档案数字化管理的劣势分析

2.1 利用不充分。对于当前的档案管理人员，其在进行档案数字化管理时，仅仅将其作为一种存储工具，并没有发挥档案管理数字化技术的优势，在工作的过程中仍然采用传统的档案管理模式，这使得档案数字化管理受到较大的影响。此外，还有一些档案管理人员，其将重点放在管理上，而对于档案的价值则忽略，使得档案资源的利用率较低。

2.2 档案存储存在着一定的安全问题。随着信息技术的快速发展，网络安全问题也逐渐成为影响人们正常工作生活的一个重要因素，由于电脑病毒和非法侵入对计算机系统的危害较大，当档案存储设备出现安全问题后，其内存储的档案信息往往也会受到较大的影响，严重的甚至会使得所有的档案资料丢失，这使得档案管理工作受到较大的影响。此外，还有一些档案在进行转换时采用的是电子编码技术，这使得档案管理人员在对档案原始凭证进行修改而不会留下痕迹，因此，管理人员在进行管理时无法保证档案信息的准确性，即使其被人为修改也不会被人发现。

2.3 档案存储载体的限制性。对于档案的数字化管理，其为了更好的节省资源，往往会将纸质档案全部电子化，然后将这些电子档案放置在一个固定的硬盘中，而原件的重要性则很少有人能够认识到。当硬件存储设备中的内容过多时，往往会导致硬件设备的重要性上升，为了保证固定的硬件设备能够满足企业档案存储的需求，随着档案资料的增加，其需要更换存储位置或者对应的硬件设施，这使得其中的一些档案内容非常容易受到影响。另外，若新设备中存在着病毒等，其对整个档案管理系统的危害是非常大的。

3 档案数字化管理的措施研究

3.1 建设系统工程，实现档案信息的共享。对于档案电子化建设，其是一项非常庞大的工程，需要将所有的档案信息录入其中，同时还需要开发对应的软件和查询管理等功能，因此，企业在进行电子档案的建设时往往需要多个部门联合行动，将所有的档案信息和软件等设备安装完成，且为了保证档案信息的安全性，还需要采用双服务器对存储的档案进行备份。另外，为了提高档案数字化管理的效率，还需要设立对应的查询功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的档案资料。

3.2 制定统一的录入标准和备份操作程序。对于所有的档案数字化管理，其想要在整个企业高效运行，首先需要建立统一的录入标准，工作人员在日常工作中录入的档案信息需要严格遵守该标准，然后由档案管理人员将这些资料进行统一的管理。另外，对于电子档案的扫描工作，其也需要制定对应的标准，像页数的强制性打印等，通过这种方法能够保证录入信息的完善性。而在档案信息录入完成之后，其还不能够直接进行存储，档案管理人员需要对其进行二次查询，直到其不存在问题再将其录入到档案管理系统中。

4 总结

对于一个企业的发展来说，其档案具有非常重要的作用，像房地产企业等，对于这些企业，其在进行档案数字化管理的过程中需要加强对档案的重视和使用，由于传统的档案管理模式利用率较低，加上存储的安全性不高，人们开始研究档案的数字化管理，但这一技术当前还存在着很多的问题，需要有关人员加强研究。

参考文献：

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doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 056

［中图分类号］ G275 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）16- 0092- 02

纵观浩荡的全球信息化浪潮，信息化正在超越传统的经济形态，推动世界经济加速发展。党的十六大报告明确提出了要把推进信息化作为我国面向新世纪的战略举措，提出信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。提出坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，走出一条新型工业化的路子。这些，为我国信息化的发展指明了方向，档案管理信息化逐渐被更多的企业加入到了自身发展改革中来。

1 企业档案管理信息化的明显特点

① 信息的非人工识读性；② 系统依赖性；③ 信息与载体之间的可分离性；④ 信息的可变性；⑤ 信息存储的高密度性；⑥ 多种信息媒体的集成性；⑦ 信息的可操作性。

2 企业档案管理信息化相对传统档案管理模式的优势

2．1 档案的保存手段和方法更先进

传统档案的保存手段一般有：纸质、图片、照片、录音、录像等，因档案保存的方法不同、时间长短不同，可能造成文档纸张受潮、水浸、虫蚀、火灾等各类损坏情况。每年企业需要投入相当的保管经费，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。档案需反复查阅，也可能存在原件受损或遗失等，这些都给企业档案管理工作带来很多困扰。企业档案信息化借助计算机、网络等工具，把有关资料制作成电子文档保存，在保存空间、质量、清晰度、准确性等问题上都得到了提升。

2．2 档案管理省时省力，提高人力资本的利用率

传统的档案管理工作多由人工完成，需要档案管理人员进行大量的手工资料的收集、整编、汇总、存放等，工作量大且效率低，浪费时间，由此造成了人力成本的浪费。档案信息化后，网络化、自动化、实时化的优点立刻凸显：只需一次录入数据，档案管理内部进行数据共享，实现多次利用并实现信息共享，信息可以进行自动打印和复制等操作，便于档案的调阅。

2．3 档案检索的快速性、准确性、自提升

传统档案管理工作检索需要档案管理人员从目录中找出所需的记录信息，然后据此在库房中查找，既费时又费力。

档案管理信息化的情况下，只需通过网络就可即时查询，更为快捷。管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。在信息共享的前提下，企业内部的其他部门员工，如有工作需要，可根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，实现信息检索的自助方式，同时极大地减轻了工作人员的负担。

2．4 信息量可以大大增加，载体形式丰富化

随着扫描技术、微缩、光盘技术等的发展，信息储存的数量和密度可以比传统方式的信息存储量高出许多倍。传统的纸件档案一般只能记录文字、图形、图表等形式的信息，但电子文档可以同时记录文字、图形、图表、声音、动画、视频影像等多媒体信息。

一张3．5英寸的软盘，有1．44M字节，理论上可以存储70万汉字。一张光盘容量达到600～4 000MB的，可存储35万张打印纸上的文字或10万页图形信息。一个保存30万券档案的中等规模的省级档案馆，其纸质档案的排列长度可达4～5千米，但是转化录入计算机，用CD－R刻录仅仅400片即可，用DVD的密度刻录保存仅需60片，甚至一个皮包即可装下全部资料。

随着硬盘的出现，存储量相较之前成了几何级数的增长。移动硬盘的容量同样是以MB（兆）和GB（千兆）为单位的，目前移动硬盘大多提供20GB、30GB、80GB、160GB、320GB、500GB、1TB的容量、最高可达5TB的容量，可以说是U盘、磁盘等闪存产品的升级版。随着技术的发展，更大容量的移动硬盘还将不断推出。

2．5 可实现更广义的档案信息共享、远程传输，档案信息管理系统也可以与其他办公系统实现无缝连接

随着办公自动化在各企业的推进，档案管理信息化可与其他办公系统进行无缝连接，针对企业所需进行各类信息资源整合和无缝利用，更高效地为企业管理者的决策提供服务支持，也减少普通员工的事务性工作，提高工作效率。

2．6 提升档案管理部门的业务能力和工作效率

档案管理员可以从原来的手工劳动中解脱出来，不再只是从事打字、录入、保管这类的简单性劳动，而是提升到档案收集、编研、分析调整、信息整合、与企业发展同步或超前的信息研究等更深一步的档案管理阶段。档案信息化，对档案管理人员的技能不断提出新的挑战，使其自身技能在发展中不断提升，工作内容从简单到复杂，从枯燥到有新意，从可替代到有技术性含量，档案管理人员不仅对自身发展满意度提升，也使得工作效率不断高效，进一步提高了企业的人才素质。

3 结 语

档案信息化的建设工作是整个系统的建设工程，组成系统的纵向和横向的各个环节通过基础性和技术性的建设，并通过网络连接，从而发挥整体优势，提高系统的整体运行能力。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、连通各局域网络，建立企业档案信息网络，从而实现企业档案管理数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。企业应有计划有组织地进行培训，掌握信息技术的新知识。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为建立和提高公司的核心竞争力服务，为经济建设和社会发展服务。

主要参考文献

［1］ 王竹青． 推进企业信息化 提升企业竞争力［J］． 经济师，2002（6）．

［2］ 冯惠玲． 电子文件管理教程［M］． 北京：中国人民大学出版社，2001．

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随着科技的进步和计算机网络的深化应用，档案信息化管理越来越受到广泛重视。在新形势下，通过档案信息化管理系统的应用，建立了计算机档案数据库，利用计算机编制了档案的案卷目录、分类目录、专题目录、全引目录等多种检索工具，实现了档案计算机网络检索。同时，利用网络的优势，可以有效地实现与其他业务系统的交流（如办公自动化系统、合同管理系统、财务管理系统等）的无缝连接，由于档案管理可以利用电子文件的实时物理归档，极大地提高了档案的利用率。为开展发展新形势的规划、运行分析等各项活动发挥了积极、重要的作用。

二、现代档案管理的存在的问题

虽然随着科学技术的发展，我们已经利用了计算机系统管理档案，使档案管理工作取得了许多成绩，但由于历史、人为、技术及管理方在面的原因，与档案管理的现代化及今后社会发展的需要还存在着一些差距和不足。具体问题可以讨论如下。

（一）档案管理与社会生产力的发展还不能有机融合

为实现档案管理需要，我们许多单位都建立了一系列各种专业的计算机管理系统，这些系统可以承载着大量的管理信息，并且随着社会的发展而快速的更新。但一些系统在先期开发时并未考虑与档案系统相融合，档案管理人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分或基本接收不到档案。

（二）社会对档案管理的重要性认识不足

一直以来，对档案的管理只是组织方面的工作，对社会的需要鲜为人知，因此，社会一些部门只注重物质文明的建设，而忽视了的档案建设。再加上部分的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，库藏档案资源不够丰富，影响了在新形势下为生产力的发展提供档案服务和工作支持，使对于档案的需求和对档案的利用难以取得预期效果。

（三）档案管理现代化体制机制还不健全

在档案管理部门，由于档案科室内部分工不细，未形成档案管理部门与各业务部门工作的有效联动，由于各部门的交流不够，致使在档案管理工作过程中，使其形成的材料归档还比较难，导致档案管理工作与其它工作相比相对滞后。

（四）档案队伍的素质与社会生产力的发展还不相适应

由于历史原因，许多单位档案管理岗位缺少专业人员，在一些单位，大都属于人员安置型，造成目前档案管理队伍中整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。

三、加强现代档案管理的建议

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在煤炭企业不断发展和改革下，煤炭企业档案管理已成为其重要组成部分。煤炭企业档案主要体现在企业的基本建设、生产经营活动中形成的文件、图表、照片、录像、光盘等具有保存价值的文件的总称。它见证了企业的发展历史，为企业少走弯路奠定基础，对煤炭企业各个方面都有十分积极的作用。所以要加强对煤炭档案管理工作的认识和探索，保证企业档案的生存和延续，以便更好地服务于企业的建设。

一、煤炭企业档案管理的重要性和必要性

近年来，煤炭企业经过多次改革，管理逐渐走向集团化、规范化，但是档案管理相对较薄弱，总体水平较低，加之国家对其管理的滞后和概念的模糊，导致与其他行业有一定的差距。主要表现在企业对档案管理工作认识不足，档案人员业务素质低，归档信息不完整，档案管理跟不上现代化企业的发展速度。因此，加强煤炭企业档案管理意义十分重要。

（一）有利于企业做出正确决策

煤炭企业的经营管理和安全生产关键取决于决策的制定，只有加强煤炭企业的档案管理，才能为煤炭企业的发展提供真实有效的信息，才能准确分析和评估煤炭企业当前的状况，从而实事求是的为煤炭企业做出科学合理的决策。真正使决策和各项管理措施促进煤炭企业的发展壮大。

煤层自然、井下透水、爆炸、冒顶是煤炭企业经常发的重大事故，而防止这些事故的措施都是根据企业的地理条件、历年采掘状况等资料而制定的。因此完整、规范的档案管理是煤炭企业安全生产的重要因素。

（二）有利于对事故救援工作的开展

在井下几百米往往会发生煤矿事故，由于井下情况复杂，实施难度大，事故发生后如果没有详细的档案材料，就很难了解井下的基本情况，更难以进行及时、准确地制定救援方案，从而影响被困人员位置的确定和必需品的输送。

（三）有利于煤炭企业合法权利的维护

煤炭企业的实物档案是当时、当地和当事人在工作中形成的原始记录，是开展各项工作的第一手资料，能够保护企业员工的合法权益。当出现诸如塌陷赔偿、土地征用等问题时，煤炭企业就可以利用它来维护自己的合法权益。

二、煤炭企业档案管理工作的现状和对策

（一）企业档案管理意识淡薄

在企业的档案管理过程中，无论是文章的起草、打印，还是文章的及时归案方面都存在着很大的问题。如有人在起草档案使用圆珠笔写而不是用钢笔，有的单位用针式打印机打印存档，这些都会影响档案质量；还有的管理人员不按规定移交存档，影响档案的完整性。对此我们应该在公司内部开展宣传档案管理意识的活动，宣传学习档案法，把档案管理纳入企业的规划过程中。增强专业人员的档案管理意识和业务水平，充分发挥其主观能动性，做好分内工作，以优质的服务取得企业领导的重视，树立良好的职业形象，从而提升档案管理在企业中的地位。

（二）提高档案管理人员的综合素质

知识是不断更新的，档案专业知识同样也不例外。档案管理人员的知识老化、陈旧，应引起上级领导的重视，应该每年组织一次或者两次相关的业务培训或者派遣到外地学习，以加强对现有工作人员的继续教育，但业务培训应注重以下几个方面：

1.注重实用性

结合自身的工作实际需要和未来长远的发展趋势，与实际工作紧密配合，对档案法律法规、档案具体业务等进行较为系统的学习，并且要学以致用，便于实际操作，讲究实效。

2.因材施教

对档案人员的培训要与其所在的岗位需要相适应，重视知识灌输的同时不要忘了加强能力的培养。档案人员的业务知识培训要根据个人的不同情况因人而异，因材施教。

3.加强安全知识的学习

要做好档案的安全工作，让档案管理人员认识到档案管理工作的重要性。加强消防知识等方面的培训，增强处理突发事件的能力和解决实际问题的能力。从各个方面加强档案管理人员的业务素质和专业技能。

（三）建立健全档案管理制度体系

在煤炭企业的档案管理中建立完整的管理机制体系，以确保档案管理适应新形势的发展需要。正确果敢的决策机制、雷厉风行的执行机制、快速充分的反馈机制、坚持原则的监督机制，各种机制系统相互作用、相互促进，确保档案管理工作规范健康运行。

在煤炭企业中档案管理是一个完整的科学的系统工程，要根据本单位的实际情况和国家有关法律法规的行业标准制定和完善各项档案管理制度。如《文件材料归档与不归档范围》、《档案立卷归档制度》、《档案库房安全设施》、《档案借（查）阅制度》、《档案利用制度》、《档案人员职责与职权范围》等，确保档案管理中各项工作有效进行。

（四）加强执行煤炭企业档案管理的监督考核

为了保证档案管理制度真正得以贯彻落实和档案管理制度的严肃性和权威性，不但要建立健全完善的档案管理规章制度体系，而且要加强制度执行情况的监督考核。在档案管理过程中实施责任制管理模式，做到自己的工作自己负责别人的工作大家监督。共同为企业做出奉献。

（五）加强档案信息资源的开发和利用

煤炭企业档案管理信息系统是一个自动化系统。该系统具有检索、整编、应用功能。它运用现代化手段收集整理数据，并且能够运用计算机技术对数据进行统计和加工。使档案管理信息系统能够高效地处理煤炭档案管理信息。

煤炭企业档案反映了企业人员情况、生产技术、效益状况、设备维修等方面的历史记录，是企业方展历程中真实记录和写照。档案人员要充分利用这一优势，加强档案管理。

（六）加大煤炭档案管理中硬件设备和软件系统的投入

随着计算机技术和网络技术的快速发展，人们传统的工作方式和生活方式都发生了不同程度变化。首先我国的煤炭企业就要加大资金的投入力度配置更加先进的硬件设备和软件系统，使得煤炭企业的档案管理工作适应这种转变。

首先积极采购电脑、U盘录音笔等先进的电子设备，进一步完善煤炭企业的硬件设施。其次，要大力开发煤炭企业管理档案工作中的软件系统，优化煤炭企业档案管理工作的数据库系统，软件系统与硬件设备相结合，不仅提高了档案管理人员的工作效率，也保证了档案管理工作的管理质量。

（七）对煤炭企业的档案服务进行创新

现在煤炭企业所提供的档案种类越来越多，如文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。因此要转变传统的档案服务方式，要增强和提高档案服务的主动性、针对性、和及时性。

随着时代的发展，企业对档案服务的要求越来越高。企业在生产经营过程中产生大量的现代化的电子文件，档案室不仅要传统的纸质档案材料还要接收和管理新兴载体的档案，随着这种趋势的发展，要求企业在实践上打破常规、积极创新，把档案工作列入日常工作规划中，以条款积极落实，及时解决档案工作中的问题，为档案工作创造一个良好环境。

三、结语

随着煤炭企业档案管理的不断完善，要求档案管理工作者坚持去伪存真、实事求是的原则对档案进行分类、加工、编辑、归档，把档案管理工作规范化，为使用者提供最真实可靠的信息。做到以上种种不仅要求企业自身要重视档案管理，而且要求企业员工做好档案管理的培训工作和自身综合素质的提高，通过全企业的共同努力更好地服务于该行业。同时使自己立于不败之地。

参考文献：

[1]刘池 煤炭企业档案管理的现状与对策（J）.能源技术与管理2012（1）165-167

[2]谢志清 完善档案管理服务煤矿建设（J）.黑龙江档案2010（2）76

[3]张志纲，董淑娟 煤炭企业档案管理信息系统的设计与实现（J）.煤炭技术2012（21）281-282

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（一）档案管理受关注度较低。事业单位经费来源较复杂，有财政全额拨款、差额拨款也有?挝蛔允兆灾АN蘼凼悄囊恢志?费来源，与行政机关相比，事业单位行政经费都是相对紧张的，因此给予档案经费支持较弱。与此同时，档案工作在事业单位中普遍受关注度相对较低，在管理运用上也更简单。以人事档案为例，由于工作人员受专业技术限制，流动性较小，一般在新进人员建档后，除了升职等较少的场合需要一些档案变动之外，基本上都处于档案保存的静止状态。因此，主要的精力都放在专业职能的落实上的事业单位在对待档案管理时表现出可有可无的态度较为普遍。由于档案管理没有得到应有的重视，一是该项管理工作被轻视的后果还会造成档案信息的不完整，例如，有的事业单位不按照正常周期完成档案更新任务，甚至只要上级不检查就不开展档案完善工作，造成了相关资料不但杂乱而且缺少重要的信息，一旦面对档案查询或调用等工作要求时，手忙脚乱或不能给予充分满足的情况就常常发生。二是会削弱档案工作人员的管理意识和工作积极性，不但会降低档案工作的日常效率，而且会在面对事业单位的机制变革时，因为缺少创新意识和创新能力而难以适应新的环境，对事业单位的健康成长带来不利影响。

（二）档案管理专业力量较弱。目前，除了如人才中心等少数设置专门档案室的事业单位外，多数的事业单位的档案工作由兼职档案员完成。这种现象较为普遍。档案员身兼数职，在档案工作中投入的时间和精力都严重不足，档案收集的完整程度和齐全程度得不到保障，档案丢失，应归未归的现象时有发生。此外，多数档案员仅接受了简易的任职培训，业务能力弱，以致多数事业单位档案规范化水平低。特别是与行政机关单位不同，事业单位除文书档案、人事档案、会计档案外，还有科技档案和专业档案。科技档案和专业档案是反映专门领域活动的档案，对档案员的业务能力要求更高。档案员专业技术水平较弱，流动性强，已成为了事业单位提升档案管理水平的直接制约因素。

（三）基础设施设备建设不完善。档案工作在需要升级发展的今天，尤其需要在更加先进的基础设施支持下才能达到更高的高度。例如，要使得档案管理脱离“信息孤岛”的困境，实现信息的广泛共享和交流来加大档案信息的价值体现，就需要在硬件设施设备上升级，增加计算机硬软件等提供必要的处理能力和信息流通渠道。而当前的状况显示，事业单位在这一领域的工作中对设施、设备的配备都不是很好。其中，在设施上，事业单位将旧有的办公室直接用作档案管理室的情况很常见，基本的防火安全工作要求都难以保证；在设备上，最多会配备一两部电脑作为基本的录入保存工具，而防止一些纸质材料变异的除潮除湿装备等非常少见。另外，在面对信息化时展环境时，事业单位在档案工作上也逐渐开始进行了一定的信息化改造，但主要是进行了计算机数据储存和联网信息传递，很少采用专业档案管理软件来替代原有的人工管理，因此，难以提升管理效率，在档案服务上落后于当前事业单位发展的需要。

二、优化事业单位档案管理工作的重点措施

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目前，区级档案馆馆藏档案内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理原则、质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是馆藏档案未进行档案的实体分类，没有编制档号、没有目录号，一卷多册现象较多。二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍。三是大部分案卷缺少卷内目录或有卷内目录但内容填写不全，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容无法检索，而难以利用。四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重，有按时间组卷的，也有按机构、问题组卷的，还有按文种组卷的。六是案卷厚薄不一，有的一文一卷，有的几百页一卷等。从以上情况来看，目前，区级档案馆档案管理基础还未具备实现计算机管理档案的必备条件，这就需要科学地解决这些问题。

二、加强档案标准化、规范化管理，提高档案管理基础工作水平

提高档案管理水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

（一）统一档案分类

将区属各职能部门在工作中形成的各类档案按有关规定制定统一的档案分类方案、归档范围、保管期限表，明确各类档案的档号、目录号的编制原则和依据。

（二）全面普查案卷，去粗取精

将档案馆现存的档案按要求进行清理核对，将无查考价值的重分文件和已到保管期限的案卷进行鉴定剔除，避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（三）重新组合案卷，实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷，要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化科学保管而且亦可提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（四）统一档案分类号，保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们快速检索的需要。为了确保检索的完整性，我们在分类时，必须以馆藏全部档案为对象。同时，还应经常组织大家统一认识、统一标准，尽量做到前后分类一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。

（五）规范案卷题名，保证检索查准率

案卷题名准确是保证档案检索查准率的基础。只保证查全率是不行的，还须同时保证查准率。因此，在著录时要统一规范题名，而规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。因为计算机检索是在手工检索的基础上实现的，所以，在著录过程中将题名中责任者、事由、文种等要素都填写完整，规范题名要素，这样就可在检索中保证查准率。

三、加快档案数据准备，推进档案管理现代化进程

在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，将无法保证数据准备工作，甚至直接影响档案管理现代化的进度。

（一）分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。区级档案馆在推进计算机管理档案的过程中，应先根据馆藏各全宗档案的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放等情况，应重点对馆藏珍贵档案、具有长远使用价值的档案、具有经济、科技、文化价值的档案、具有地方特色的档案和利用率高、需求大的档案进行优先加工整理，然后根据情况再对其他档案进行整理，这样就可以由重要到一般，逐步推进档案管理数字化的进程，提高利用的效率。

（二）分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为二个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的档案则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了工作效率。

（三）分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好，又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案，如“科技档案”“专业档案”等则可用计算机程序将人名、地址、时间等用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，提高著录速度。

（四）加强电子文件归档管理

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.114

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）20-0-02

0 引 言

随着社会的不断发展进步，电子政务协同办公和自动化办公已经广泛运用于社会生活的各个方面。传统的档案管理模式已经逐渐跟不上时代的发展步伐，档案信息化管理开始得到广泛运用。但是，档案信息化管理也存在着一些安全性问题，因此，档案工作人员应该全面认识信息技术特征，并结合新技术、新方法对档案管理工作中出现的问题进行改正，促进档案管理工作不断进步。

1 档案信息化管理模式的优势

1.1 提高搜索速度和准确性

传统的档案管理模式有个特点，那就是查找效率低，出现错误的机率比较大，一旦需要进行档案搜索时，都是依靠人力进行查找，需要翻阅案卷或者查看目录手动查找。档案管理信息化之后，档案搜索不需要再用工作人员花费大量的人力进行搜索，直接利用计算机就能找得到想要搜索的文献，这样一来，搜索效率不和准确性都得到极大提高。

1.2 提高档案利用率

在我国科学技术不断高速发展的同时，人们对于环境保护也更加重视，很多单位或企业办公都倡导无纸化。因此，传统的纸质档案管理工作已不适应社会发展。档案信息化管理利用现有的科学技术，将信息资源以数字化的形式呈现在人们面前，人们在这个过程中对于自己信息的利用更加便捷与频繁，从而让更多的人在档案信息化管理中利用到自己所需要的信息。

1.3 信息远程传输共享更加方便

在档案信息化还没有出现之前，使用者如果有使用档案的需要时，必须经过档案管理部门查找、邮寄或者传真等方式才能使用到，使用者偶尔使用一次将会非常麻烦。档案信息化的出现改变了这种情况，档案信息管理依靠网络操作，可以将使用者需要使用的信息资源随即传输给使用者，给使用者带来了方便。

1.4 提高了档案信息管理效率

档案信息化管理包含多方面，其中有一点是生成数字化档案，然后档案管理工作人员对这些生成数字化的档案进行检验和整理，并存储入库和输出利用。这些工作内容如果利用传统的档案管理模式去进行管理，需要耗费大量的人力、物力和财力，完成之后的效果还不一定完美。因此，档案的信息化管理，极大地提高了档案管理的工作效率。

2 档案信息化管理存在的安全问题

2.1 电子档案存在真实性和合法患

按规定，传统的档案管理模式中，纸质档案必须交由该单位有关领导签字盖章之后才正式生效，档案真实与否、合法与否很明显很直接就可以得到答案，其真实性和合法性可以得到很好的保证。档案信息化管理之后，电子档案可以自由复制粘贴，内容改动起来也很方便，这在很大程度上影响了档案的合法性和真实性。

2.2 管理过程中存在安全性问题

虽然档案信息化管理不会出现纸张破损而导致档案失效的情况，但是在现实生活中，档案信息化管理也会受到很多因素影响。比如：计算机软硬件老化、平台和电子档案之间的一致性等。这些问题的存在，要求档案管理工作人员改进管理方式，提高管理质量，保证管理质量不出问题。

2.3 受到计算机病毒的威胁

如今社会已进入信息时代，各行各业的人们必须面对的一个难题是如何防止计算机病毒的侵害。电子档案作为安全系数要求非常高的资料，需要极高的安全保障。但是难以避免的是，其在传输途中一样承受着被病毒侵袭的危险。此外，电子档案除了在传输过程中容易受到病毒侵害，在管理过程中也可能存在病毒威胁，档案信息化管理中病毒是必须注意的一个问题。

3 如何提高档案信息化管理的安全性

3.1 采用加密技术，提升电子档案的真实合法性

对电子档案采用加密技术能提高其真实合法性。现阶段我国使用的加密技术主要有两类构成，一种是对称类，另一种则是非对称类。对称类加密技术主要指的是对于文件的加密和解密需要一种相同的秘钥，查看文件只需知道其中一个的秘钥就可以得知另一个的秘钥，这种加密技术目前运用范围比较广泛。非对称类加密和对称类不同，其需要同时知道加密和解密两个秘钥，只知道其中一个不行。档案信息化工作管理中，特殊情况下，可以公开加密或解密秘钥其中的一个，但是一定不能两个都公开，否则给不法分子可乘之机，擅自更改重要档案信息。

3.2 采用先进的管理技术与理念

我国经济不断高速发展，科学技术水平也不断提高，每个行业都要根据自身实际情况将科学技术融入到企业管理中。档案信息化管理工作者也要结合自身工作的特点，紧跟时展趋势，吸收借鉴先进的管理模式，对传统管理模式存在不合理的地方加以改进，创建既符合自身特色又不失社会要求的管理模式。加大人力、物力和财力的投入力度，从本质上实现对档案信息化管理工作的改善。其中，涉及的重要管理内容是监控技术和权限问题。档案管理毕竟对安全性要求高，不像其他出入自由的部门一样，访问者进出查找档案时要进行严格的身份验证，避免无关人员进出。人员的进出要输入密码，只有将密码输入正确的人才可以进去查询档案资料。同时，在档案信息化管理中，可以建立防火墙来保障对数据的监控，杜绝非法访问，提高电子档案安全性和隐秘性。

3.3 建立健全安全管理制度

随着科学技术的发展，各种信息泄露情况日趋频繁，因此，电子档案信息安全越来越引起社会重视。要实现电子信息化安全管理，除了要在技术手段上加强外，还要在制度管理上给予保障，建立健全管理制度不但可以弥补因技术缺陷而带来的漏洞，也可以防止因人为因素而造成的问题。在档案信息化管理过程中，第一，要对各个部门各个人员进行职责分工，相关管理人员必须认真负责，各司其职，将自己分内事情做好，出现问题需要自行承担后果。同时，不归自身监管的事物不能擅自做主，必须在他人及相关领导同意之下才被允许。第二，对电子档案及时归档并处理，电子档案不归档或者归档不到位会产生一系列问题，比如：档案信息容易改动或丢失。归档之后的电子档案不能再进行更改，特殊情况下，必须经过申请审批并由有关领导签字盖章方可进行编辑处理。这样可以极大地提高信息的安全性，有效防止人为因素对档案信息化管理造成安全隐患。第三，完善相关规章制度，档案管理工作人员必须在规章范围内进行日常工作，不能超越制度允许的范围。同时，对于因个人原因而造成档案信息泄露的工作人员需承担相应的法律责任。

4 结 语

随着信息化时代的到来，档案信息化管理给档案管理工作带来了极大方便，提高了档案管理工作的效率和安全性。但是，任何事物都有两面性，对于档案信息化管理来讲，也存在着很多弊端，比如：真实性和合法性不确定，受到计算机病毒威胁等。因此，对于档案管理部门来讲，其必须利用先进科学技术并建立健全自身管理制度进行档案信息化管理，只有在各个层面将工作做好，电子档案的安全性才会得到保障。

主要参考文献

[1]王薇.档案信息化管理的优势及相关安全问题分析[J].黑龙江科技信息，2016 （12）.

[2]王洪波.档案工作信息化管理模式中的信息安全问题刍议[J].黑龙江科技信息，2013（8）.

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改革开放以来，我国的建设事业发展迅速，与此同时，也形成了大量的业内资料即工程档案。建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。

一、工程档案是建设工程质量的直接反映

建设工程质量最初是一个生活化的概念，是一种感受性评价，是对建设工程性能、品质和安全的综合性表述。但随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展，对建设工程质量有了严格的定义，即建设工程质量是指工程满足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合，包括：适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面。特别是随着量化分析和精细化管理的推动，对建设工程质量有了一系列精确的评价体系。当我们的评价由感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时，对建设工程质量的评价就不再是以到工程现场看看就行了，而是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，进行综合测评了。这实际上是说，建设工程档案直接反映了建设工程质量，我们应以建设工程档案为依据来全面评价工程质量。

建设工程档案作为建设工程质量直接反映还有一层非常重要的意义，那就是在工程建设过程中，有许多工序的内容是要被下一道工序所掩盖的，也就是通常所说的隐蔽工程。对这一部分，在工程竣工后我们是看不到摸不着的，也难以检测得到，我们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价，工程档案在此的作用就是无可替代了。

在前面我们已经论述过建设工程档案是建设工程的有机组成部分，从现代管理科学的角度来看，建设工程档案的质量也是建设工程质量的重要构成部分。工程档案质量好，反映工程管理规范，反映工程管理人员素质高，反映工程质量好。这一个观点可以从建设工程项目参评“鲁班奖”、“芙蓉奖”等奖项活动可以看出。凡是有意参评的项目，建设、施工各方对建设工程档案管理都是非常重视的，都非常重视档案的真实性、完整性，包括施工现场拍照、录像等方面都是非常重视的，对档案的收集、编制和整理就更加认真细致、精益求精了。

二、建筑工程档案管理需要解决的问题

1.档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。

2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

三、建筑工程档案有效管理的措施

1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

2.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

5.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

四、结语

当前，我国的建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。

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关键词:医疗档案管理;存在问题;优势;实现途径

Key words:medical archive and information management;existing problems;advantage;approach

中图分类号:R19 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)04-0101-01

1 当前医院医疗档案管理存在的主要问题

1.1 档案管理意识淡薄,档案利用率不高。档案工作对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作用,档案信息资源的有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。虽然近年来档案界对档案利用产生的社会效益和经济效益进行了广泛的宣传,但是社会公众对档案利用效益还是知之甚少。医院以医疗服务为根本任务,轻视档案管理工作的现状较为普遍,同时由于经营者忽视档案工作的重要性,对档案工作建设程度不够,档案信息资源开发不足。

1.2 档案管理制度不健全,档案收集效率不高。在医院管理工作中,医院制定了适用于本院较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责,但由于历史的原因和医院行业管理的要求,在一个单位内形成了多部门管理档案的格局。没有设置专职的档案管理员,因此涉及档案管理的制度、职责就较少,也没有相关的考核目标和检查制度。由于档案管理制度不健全,档案职能管理不完善,形成各科室相关档案工作人员工作松散,出现不及时移交各自保管的档案材料,造成档案资料收集效率不高,档案资料收集不齐全,给档案管理的基础工作带来不便。

1.3 档案专业人员素质差距较大。当前医院的管理架构没有完全分层次设置专职的档案管理员,各基层档案管理员多是由文秘兼于一身。因此,在人员的配备上较重视主要职能工作的能力,而忽视档案专业管理能力。又由于我国档案专业人员匮乏,导致从事医疗档案管理人员队伍素质参差不齐,形成档案管理工作的混乱与滞后。同时由于现有档案管理人员缺乏挑战精神,不及时学习新文化、新知识,更新旧观念、旧方法,使得档案管理工作不能有效地改进与提高,更别谈创新与发展。

1.4 档案硬件设施投入不足,现代化管理水平不高。医院的重点工作是医疗业务建设,对档案管理工作的硬件设施投入相对较少。一些单位由于医疗用房紧张致使档案用房狭小,档案所用的库房、阅览室、办公室做不到三分开,不符合档案保管的标准。另外,档案管理设备陈旧,管理技术落后,也制约了档案管理工作的开展。近年来,随着科学技术的进步,计算机及网络技术在医院管理中得到广泛运用,医院在各层面的医疗管理手段不断进步。

2 医院医疗档案管理信息化的优势

2.1 档案信息化有利于保护珍贵的档案原件。将医院的各类档案进行信息化手段处理后,可以有效地保护档案原件,可以避免档案原件被过多地直接使用,或过多借阅、使用原件而造成原件的损坏,以达到保护档案原件的目的;可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。

2.2 档案信息化使文件的归档方式得到改善。在医院工作中,档案部门要对各类文件进行及时的著录。将档案信息化处理后,可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来,利用计算机软件进行工作,大大改善了工作条件,信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整,有效地提高了工作效率。

2.3 档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享。档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性,其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围,这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。电子文件比档案原件更易于导航,可增强对原始档案的应用程度和应用范围;更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览,并保持随机存取,提高了档案原件的利用率,最大限度地实现档案信息资源的共享。

2.4 档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便。将档案信息化处理后,采用了电子目录和电子文档归档,提供快捷的电子信息查询系统,使用时只需输入关键词,相关资料信息就可呈现在计算机屏幕上。在档案的利用上,信息化更让用户感受到方便。首先电子档案的保存年限是纸质档案难以比拟的。其次,医院各部门、各医疗科室,只要有需要,就可以获取更为及时、准确、系统的信息。

2.5 档案信息化改善了档案管理模式。在传统的档案归档方式中,档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移,档案资料越来越多,不但占用大量的储存空间,还需要做好温度、湿度控制和防虫工作,导致管理成本居高不下,使用效率却比较低的问题。

3 实现医疗档案信息化管理的途径

3.1 培训人员,建立技术平台全面提高医疗档案管理人员的信息技术水平和职业道德素质,建立一支专业化的适应信息时代要求的医疗档案管理人才队伍。引进计算机档案管理技术,数字化技术,网络通讯技术等现代先进技术,建立医疗档案信息数据库,使用高效的医疗档案管理软件,保证档案信息的真实和完整,实现医疗档案信息资源共享。引进先进的保管设备,实现库房温湿度控制自动化,营造一个科学,安全地保管医疗档案的物理环境。

3.2 建立医院共享的医疗档案把个人疾病史和治疗史实行信息化管理的系统,并争取把住院病历也与医疗费用每日清单制一样,通过备份与患者见面,给患者医疗消费的知情权。住院病历可以体现患者在医院接受治疗的情况,可以方便患者对医院的治疗质量进行直接的监督,可以促进治疗医生认真诊治并认真填写病历。患者见到治疗病历记录后,可以随时提出质疑,一旦出现医疗纠纷,或者将来出现医疗纠纷,都可以作为双方的证据。

结语:医疗档案是具有科学性、逻辑性、真实性的医疗卫生科技档案,是医院各项管理工作中取之不尽的信息资源。在信息时代,实现医院医疗档案管理信息化,对于加强医疗档案的管理、开发和利用,及充分发挥医疗档案信息的价值,对加快医院的建设与发展具有十分重要的意义。

参考文献:

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事业单位在新时期的档案管理工作实际上就是人力资源管理，所以档案管理工作和单位的每一名职工都息息相关。但事业单位档案管理水平能在一定程度上反映职工的专业技能与素质水平。就拿人事档案来说，事业单位职工的升调往往把个人档案作为主要依据，所以人事档案是十分重要的资料。尤其是在当今的信息时代，档案资料对个人有更重要的意义，单位领导可通过查看某名职工的档案决定其具体的任用。职工档案资料记录并反映着个人在不同阶段的成长历程、获奖情况，且在事业单位合理配置人力资源方面有举足轻重的作用。另外，事业单位档案管理能使很多管理工作获得重要的决策依据，因为档案不仅是决策参考材料，还是对单位及个人成长的见证，做好事业单位的档案管理工作对事业单位的工作状态及成果、建设及发展有重要影响。总之，事业单位在新的历史时期优化档案管理工作是至关重要的。

二、新时期事业单位档案管理工作的优化策略

（一）处理好电子化与纸质档案管理的关系。纸质档案管理在事业单位当下的档案管理工作中依旧占据主要地位，但新时期的档案数字化管理已经成为事业单位改革档案管理工作的必然选择，且数字化手段在提高事业单位档案管理工作效率及工作水平等方面有重要意义。在当下尚未完全普及电子化档案管理的情况下，各个事业单位应在档案管理环节采取电子化档案与纸质档案管理并存的方式，特别是在借助计算机落实档案管理工作时必须要有主动的态度，有效促进事业单位推动档案数字化管理进程。在实践中，事业单位档案人员可通过传统工作方式收集档案材料，并把其录入计算机，实现对档案材料的快速分类，生成对应的电子资料，从而发挥信息技术提高事业单位档案管理工作效率的作用。

（二）按照单位实际情况拓展档案服务内容。事业单位的档案管理模式随着新时期信息技术的不断更新而不断发生变化，为信息化档案管理的??现开辟了更加广阔的空间。事业单位可发挥互联网方便、快速的优势，随时搜索、获取社会最新资讯，并基于此建立高效的、科学的档案信息管理机制，使事业单位在运营、建设、决策及发展等方面获得全方位服务。事业单位也可结合信息化营销手段，结合单位实际与工作特色，协助相关部门及人员设计、组建独立的门户网站，在介绍栏列入档案管理工作的特点与成果，大力宣传事业单位档案管理，扩大工作影响力，增强公众对事业单位档案管理工作的重视度。

（三）保证电子档案数据以及信息的安全性。较传统的纸质档案管理而言，电子设备尽管有便捷的优势，但一旦它发生故障，就会使档案数据、档案信息遭受毁灭性损害，所以信息安全对于新时期的事业单位档案管理工作尤为关键。一方面，事业单位应着力增强档案人员的安全意识，加强电脑技术培训，促使他们学习怎样综合分析并处理档案数据、怎样维护档案信息、遇到电子设备故障时应怎样应对等知识，保证档案数据、档案信息的安全性。另一方面，事业单位要重视电子档案储存设备的更新换代，经常及时把老旧设备更换掉，使用最新的软件系统，确保电子设备运营能满足日常的档案管理工作需要。所以事业单位要增强管理意识，增加对档案管理中各个工作环节的投入，致力于改善既有档案信息、档案数据储存环境的的局限性，提高数据信息处理水平，从而保证档案数据、档案信息及时而有效地被利用，发挥其应有的作用。

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在事业单位档案管理中，设计的内容非常繁杂，包括具有保存价值的文件档案、签订的合同、会议记录等[1]。信息技术的普及带来巨大的优势，比如实现了机种统一管理，提高档案管理的效率，减少人工管理模式中的失误事件，还能对档案数据进行及时融合、更新等。但是，在信息技术的应用中，受多方面因素的影响，还存在一些问题。因此，需要加强分析，并采取有效的措施予以解决，提高工作效率。

1 事业单位档案管理中运用信息技术存在的问题

目前，在事业单位档案管理中，信息技术在运用时还存在一定的问题，不利于信息技术优势的良好发挥。具体来讲，表现在以下几个方面。

（一）对电子化档案管理的认识不足

在事业单位的档案管理工作中，由于工作人员对电子化管理的认识不足，往往会导致工作出现失误，比如过分依赖计算机，对于比较重要的文件，没能及时备份、打印，一旦计算机发生故障，就会导致文件的丢失。此外，当文件被打印成纸质文档后，会忽视作为草稿的电子文件，流失信息资源。但是，如果打印所有的文件、归档，则会造成资源浪费，并且还会给电子文件的管理带来困难。

（二）电子档案的归档、管理欠规范

近年来，事业单位普遍应用多媒体技术、计算机网络技术，故而积累了大量的电子文件。但是，就目前情况来看，对于电子文件的管理，基本停留在逻辑性的归档上，但在归档管理方面仍存在诸多问题，不够规范。比如在办公自动化系统在设计的过程中，档案管理工作人员未参与其中，导致设计考虑欠周全，大多注重逻辑归档功能，忽视了物理归档，没有将文件下载到可脱机保存的载体上。在这种情况下，一旦网络发生故障，电子文件很有可能会消失。

（三）电子文件的存储安全性不高

网络给人们的工作、学习带来方便时，同时也给网络安全带来挑战[2]。现如今，网络黑客、病毒等层出不穷。在事业单位的电子文件管理中，在文件存储操作中，基本是直接保存在个人的计算机硬盘上，或是将其存储在局域网的服务器硬盘上，脱机保管得不到良好的保障。若遭到计算机病毒的感染，则会造成数据丢失或是被篡改等，电子文件的正确性、完整性遭受一定的威胁。

（四）工作人员专业能力较低

事业单位档案管理中应用信息技术的过程中，要求工作人员具有具备较高的专业水平[3]。但是，目前，大多数工作人员的综合素质不高，主要表现在对计算机网络知识了解较少、工作不严谨等，导致电子文件的归档不完全，甚至出现文件的泄密、丢失。

2 事业单位档案管理中信息技术有效运用的对策

针对目前事业单位档案管理中信息技术运用时存在的问题，需要采取有效的措施予以解决，提高信息技术的应用效果。

（一）加强对电子化档案管理的认识

在档案计算机管理中，其行业标准规范有两个方面：第一，在档案计算机软件开发的过程中，需要遵循行业规范标准，按照规定的要求进行设计、开发，最大程度上保障网络化管理，实现信息资源的共享；第二，在档案基础工作中，需要规范标准。鉴于此，要想实现档案计算机管理，需要做到以下两点。

1、加强档案的基础工作

在事业单位的档案管理中，提高工作人员对信息技术应用的认识，加强文件管理质量，不断引进新技术，对于不规范、低质量的管理软件，可采取逐步取缔的方法，从而大大提高档案的基础工作。

2、强化工作人员的现代化管理意识

通过发放宣传单、专题讲座等途径，强化工作人员的现代化档案管理意识，认识到运用信息技术的优势，并且促使工作人员加强学习，跟上时展的步伐，改变传统的档案管理观念，牢固树立档案意识。

（二）规范电子档案的归档管理

目前，事业单位档案管理中应用信息技术后，文档分离问题日益凸显，不利于档案管理工作的规范化、效率化。鉴于此，需要采取以下措施，不断规范电子档案的归档管理。

1、推行文档一体化

在事业单位内部推行文档一体化，解决在以往工作中存在的诸如工作程序雷同等问题，并且将文件、档案视为一项系统化的工作，提高档案的质量。此外，工作人员树立从信息源头坐起的观念，加强文件管理的超前控制，发挥档案的作用，改变以往文档分离的问题，实现文档一体化。

2、加强软件研究

在事业单位档案管理中，还需要站在长远的角度来看待问题[4]。研究使用成熟的文档一体化软件。与此同时，深入研究网络化电子文件，加强电子文件管理的连续性，以此来应对非传统载体形式的虚拟档案带来的挑战。

（三）加强安全防范措施

随着网络化的快速发展，信息安全问题日益凸显。针对目前事业单位档案管理中信息技术在应用时，需要加强安全防范措施。

1、加强基础设施的维护

在事业单位的电子化档案管理中，计算机是重要的载体。因此，需要定期维护计算机硬件设施，比如根据实际情况，对机房的温度、湿度等进行调整，从而尽量减少环境对计算机网络安全的影响。此外，还要定期检查计算机各项硬件设施的运行，对于已经老化的网络基础设施，应及时更换，确保其正常、安全运用。

2、应用相关的网络安全技术

第一，应用防病毒技术，包括病毒预防技术、病毒检测技术、病毒消除技术（如瑞星杀毒软件、360卫士、卡巴斯基软件等）。第二，应用数据加密技术。为了保障事业单位档案电子化管理的安全，需要在计算机系统中应用数据加密技术，隐藏、加密重要的、机密的信息。数据加密技术主要有数据传输加密技术、数据存储加密技术、数据完整性鉴别技术、密钥管理技术。

（四）提高档案管理工作人员的综合素质

1、加强工作人员的培训

在事业单位的档案电子化管理中，单位需要结合自身实际情况，有计划、有目的地开展培训活动，包括计算机、网络等多方面的知识。根据培训内容和日常工作表现，定期进行考核，并将考核的结果与工作人员的升职联系起来，促使工作人员积极参加培训，并且不断加强学习，提升工作素质。

2、吸引高新技术人员

事业单位除加强培训外，还需要通过实施相关优惠政策，吸引高新技术人员参与到事业单位档案管理工作中，注入新鲜的血液，带动其他工作人员互相学习，，实现相互提高，不断提高工作人员的工作素质，为事业单位档案电子化管理提供重要的人才保障。

3 结束语

综上所述，在事业单位的档案管理中，应用信息技术，可以对档案文件进行规范、动态的管理。但是，在应用的过程中，还存在认识不足、归档管理欠规范、存储安全性不高、工作人员专业能力较低等问题。为了保障信息技术的有效运用，需要采取有效的措施予以应对，促进事业单位档案管理工作的信息化水平。

参考文献

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一、档案内容数字化管理的基本概述

（一）档案内容数字化

档案是企业单位开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，以及一些技术性图纸或文件，同时也包括合同文书，声像信息等，是企业的核心信息资源与重要资产。而档案内容数字化则是随着计算机技术、OCR技术、扫描技术、数字摄影技术（录音、录像、照片）、多媒体技术、数据库技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案内容存储形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

（二）档案数字管理的内容

对档案内容进行数字化管理分为两个过程，一是进行档案内容数字化采取，把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成三次文献信息，并以数字化方式输入计算机上网，利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理，或直接在办公自动化过程中形成规范的电子文件信息。二是档案内容数字化查阅，采用浏览器或服务器为查询载体，实现本地及远程查档、阅档功能，可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权，在档案内容查阅过程进行详细的日志记录，同时也有信息加密传输等多种方式。

二、档案内容数字化管理的优势

（一）缩减档案内容管理的成本

在过去的传统档案内容管理模式中，一直使用粗放型模式使得档案管理需要大量的人力及办公资源，致使管理成本大幅较高，不利于企业科学管理的方针实施。而数字化档案内容管理则使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，摒弃了过去需要把档案资料分类存放和建立大量的检索工具的模式。

（二）优化档案内容管理的工作效率

档案内容管理的工作在过去的传统模式中，需要大量的人力物力，相对繁琐，且极具细致，不能有半点差错。而数字化管理则极大的减轻了人力的使用，首先在档案内容的收集过程中，传统的档案管理模式使得管理人员在进行档案信息收集时，受各种因素的影响，并不能快速、有效、全面的将档案信息收集起来，这对档案管理、利用造成很大的影响。实现档案数字化管理后，档案管理人员能在足不出户的情况下，快速、高效、全面的完成档案信息收集，这极大的提高了档案信息收集效率。

其次，由于档案内容数字化管理对工作时间和地点的要求降低，档案文件能通过解码、编码的手段变成数字档案，存储在一个小小的硬盘里面，所有的电子档案信息都能够进行复制、或者整理，可以在不同的地方与时间里对想了解的内容进行查阅，管理人员通过网络系统进行档案立卷、编目、原文挂接，并且能打印出全引目录、卷内目录、原文内容，整个过程十分简单，极大的提高管理人员的工作效率。而档案内容的查阅过程也变得非常便捷，通过网络进行对资料关键词的检索、模糊搜索，查阅相关目录，直接调阅原文，原文直接打印。极大的优化了档案内容管理的工作效率。

（三）加大了档案内容的信息开发