档案管理的基本知识范文

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0 引言

档案管理工作能否顺利进行会受到档案管理工作人员素质的较大影响。对档案管理工作人员的基本素质已有法律明文规定，“忠于职守、遵纪守法、专业技术过硬是档案管理工作人员的必备基本素质”（《档案法》第九条部分内容）[1]。概括来讲，档案管理相关基本知识、从业人员思想觉悟以及工作能力是从业人员需要提高自身素质的出发点。

1 基本知识

当前，我国大部分档案管理从业人员的文化程度都不高，对专业知识的掌握也不够灵活，狭窄的知识面以及水平较低的计算机和外语能力，都造成了当前的档案管理工作不能适应社会的发展，正所谓“基础不牢，地动山摇”。新形势下，多方位的复合型人才是适应行业发展、满足社会需求的人才特质。

新时期对档案管理工作人员知识方面的要求有以下几点：专业知识要扎实，这是对工作人员最基本的要求，也是从业人员做好其他要求的基本要素；知识结构要合理，为适应需求的快速变化，从业人员仅掌握相关专业知识是不够的，还需要对计算机及外语知识有更深刻的了解；实践功底深厚，档案管理是一项十分繁琐且需要极大耐心的工作，如果从业人员缺少丰富的实践经验可能会在复杂的工作程序中出现纰漏。

为提高工作效率，从业人员还需要学习计算机网络技术的相关知识，掌握传真机、复印机等设备的使用方法。为依法开展档案管理工作，从业人员还必须要学习相关的法律知识。

2 思想方面

档案管理较强的专业性就要求从业人员必须有高度的工作责任感以及良好的职业道德。热爱本职工作、忠于职守是每一位档案管理工作人员都必须具有的基本职业素养。从业人员还需要树立正确的价值观和人生观，对待档案管理工作勤勤恳恳，真心实意为企业生产服务，在平凡的岗位中贡献自己的一份力量。

在新形势下，档案管理人员要以科学发展观为工作指导思想，不断与时俱进、解放思想、更新观念，从传统的档案管理向现代新型档案管理转变[2]。相对于注重档案保存的传统档案管理，现代档案管理更倾向于对档案实体的开发、利用，同时也由注重档案的凭证到更注重档案信息的内容。

档案管理的根本目的是为了使企业获得长远利益，因此，能使档案管理工作保持长久活力的主要推动因素是对档案的利用。这也是档案管理工作对社会的最大贡献，通常也常作为档案管理工作合格程度的一个评价指标。

3 工作能力

传统的档案管理工作偏向于档案的保存，随着需求的不断变化，档案保存工作从档案管理的主要部分变为现代档案管理的基本工作，这也对工作人员的工作能力提出了新的要求。工作能力是对从业人员素质的重要评价指标，档案管理人员应具有不断创新，团结合作的能力。

3.1 创新能力

创新是一个民族进步的灵魂，是社会持续发展的不竭动力。为实现档案管理工作的可持续发展，从业人员的创新能力就非常重要[3]。工作人员的创新体现在对优良传统的继承以及工作新方法的运用。为提高工作人员的服务水平，定期的组织员工培训，使员工的自主服务意识加强，加快员工创新能力的培养。

再者，档案管理工作要本着“为人民服务”的宗旨，立足社会、服务大众才是工作人员创新的动力源泉。因此，档案管理人员应加强对档案内容的分析，全方位的将有价值的信息和知识揭示出来，从而提高档案信息的利用率。

3.2 团队协作能力

二十一世纪是团队成功的时代，特别是档案管理工作的复杂性决定了从业人员仅靠单打独斗是不现实的。对那些个人难以决定或者完成的档案保存或利用工作都需要几个人的通力协作。档案管理部门的每项工作都应该有尽量多的工作人员参与进来，个人的参与、团队的协作能保证工作的顺利进行[4]。

档案管理面对的对象都是不可再生的信息资源，一旦在档案的收集、保存或者利用等任一环节出现问题都会对档案管理工作造成极大的影响。因此，团队工作的方式也是互相监督、互相学习的过程。一个团队中有经验的工作人员会让新员工明白什么是档案管理工作的基本要求，而他们也会从这些新鲜血液中感受到年轻的激情和创新意识。共同参与、通力协作是档案管理工作持续保持活力的重要因素之一。

3.3 业务能力

档案管理手段和技术的不断丰富，这也对从业人员提出了“一专多能”的高要求，从业人员业务能力的重要性也受到了多方面的关注。

从业人员业务能力的根本体现是过硬的业务技能。过硬的业务技能主要指工作人员对其负责的工作部分操作流程非常熟悉，且不会出现纰漏。事实上，当前的许多档案管理工作人员都不能做到这一点。

在档案收集工作中，要保证收集资料的齐全必须要保证资料的“三性”：科学性、原始性以及可理解性。资料的科学性主要指的是档案资料逻辑上的科学性，档案管理工作的质量将直接受到档案资料的科学合理性的影响[5]。逻辑科学性的保持需要保证相关部门移交资料的齐全，由于待收集资料的内容来源于多个方面，可能还有相异形式的出现，因此，资料收集的规范性是非常必要的。记录性同原始性的完美结合是档案资料的本质特征，保证档案资料的原始性也是一项非常重要的工作。原件原稿的档案保持是档案绝对原始性的要求，除非不方便复制、要求保密性特别强的档案，一般来说，档案的原始性都指的是相对原始性[6]。具有相对原始性的档案范畴不仅仅包括绝对原始档案，还包括绝对原始档案的复制资料、影音文件及图书。

4 职业素养

本文对职业素养的讨论主要包括两个方面，分别是职业道德和对自我提高的态度。

在当今社会，从事各行各业的工作人员都要有一个基本的职业道德，对于档案管理工作尤为重要。档案管理的加强职业道德建设，是档案管理和有关企业和事业单位的实际需要。但是，长期以来，档案部门工作时常会有一些文件丢失，也可出现档案资料不全现象，甚至有些档案管理人员不知道基础知识的档案。因此，加强档案管理的职业道德是非常必要的。通常，档案管理职业道德主要体现在两个方面，保证档案的完整安全性以及在日常工作中遵纪守法。

为适应行业的发展，工作人员必须时刻不忘充电，提高自身的工作能力。对此，从业人员要积极参加单位组织的各项培训，在实践中提高自己，在交流中锻炼自己的业务技能。工作中要对新生事物充满浓厚兴趣，在兴趣中学习，在学习中进步，不断更新思想和知识，保持与时俱进。

5 结语

从四个方面对档案管理工作人员应具有的素质进行了探讨，从业人员的职业素养尤为重要。从本质上讲，任何行业的发展动力都来源于从业人员素质的不断提高。特别是当今时代对人才的重视，拥有了人才优势就等于拥有了竞争力和持续前进的动力。综上，传统档案管理向现代档案管理的发展需要高素质的从业人员，档案管理人员素质的提高具有十分重大的意义。

参考文献：

[1]潘淑娟.对高等学校档案管理工作人员素质现状的思考[J].工会论坛(山东省工会管理干部学院学报)，2009(5).

[2]郑春宏.浅议如何做好档案管理工作[J].中小企业管理与科技(上旬刊)，2010(10).

[3]何晖，刘健.浅谈提高档案管理人员政治思想水平的重要性及档案日常管理[J].中国集体经济，2010(9).

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除了单位组织培训学习外，为了适应新形势，迎接新挑战，档案工作者也需要进行自我学习和自我创新。首先是意识创新。没有创新的想法和认识，档案创新就无从谈起。网络经济和信息时代是一种全新的时代，创新是这个时代的灵魂。要跟得上时代的步伐，广大档案工作者不仅要掌握基本的档案知识，还必须学习档案学以外的基本知识，不断地充实自我，不断地提高自我。其次是知识创新。当前是科技和资讯日新月异的时代，各行各业的从业人员都必须优化知识结构，使自己成为适应、符合时代要求专业人才，在充分学习档案专业的学习基础上，还要学习掌握计算机软硬件方面的学习。再次是能力创新。档案工作者不但要有利用网络进行档案信息的应用开发的能力，还要有培养自己对新知识的补充和善于把知识转化为对本单位提供有效服务能力，培养自己创造新理论、新技术的能力，以求变的态度和能力，适应信息技术快速发展和更新换代。

2．建立健全档案管理制度

提高档案管理水平建立健全档案管理制度，让各项规章制度必须要具有合理性和科学性，其规章制度必须要符合本单位档案管理工作实际需要。第一，工作原则创新。传统的工作理念已难以满足新型的档案管理工作要求，需要对工作原则创新，新型档案管理工作是一条系统的链条，环环相扣，任何一个环节的缺失或是脱节都会造成整个管理工作的失误，新的工作原则要严格依据管理的要求进行制定，使得档案管理在工作的过程中充满生机与活力。第二，坚持协调发展。只有协调好各方面的联系才能实现创新档案管理工作的完成，这也与当今提倡的和谐发展理念相符合。

3．加强档案管理的信息化建设

提高档案管理现代化水平面对信息时代带来的发展机会，计算机技术和通信技术组成现代高新技术的出现，给档案工作发展带来巨大的变革。因此，要加强档案管理的信息化建设，提高档案管理现代化水平，更好地服务于事业单位的发展。加强事业单位信息化，可使档案信息资源合理配置，科学管理，使其实现数字化、标准化、系统化、网络化，使之成为事业单位对档案信息的需要，成为档案工作创新的需要。

4．丰富档案管理信息资源

随着社会的发展，档案管理工作日益信息化、数字化、多元化，要想实现档案管理工作的创新，必须丰富档案管理信息资源。首先，加强档案馆室的建设。随着增多的企业发展年限，管理工作会越来越复杂，单位的资料也会越来越多，档案管理工作是一项规范化、制度化很强的工作，需要加强档案馆室的建设，新的档案馆室的各项设备都要与当前的信息技术发展相适应，从管理的载体形式上实现创新。其次，实现档案馆室的业务重组。业务重组是档案管理的一大创新之举，对于业务重组要形成这样的局面:实现信息的收集与开发，达到信息的服务与管理的目的，各项档案载体共同管理，这样的业务重组使得档案馆的功能变得异常强大，将多个功能集合与一体，同时也保证了档案管理的有序进行。

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【中图分类号】TU248.8 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2012）11-0368-01

电视台的宣传档案不是文字材料、音像等资料的简单堆放，而是通过有效的管理把这些资料变为丰富的信息资源宝库。这些档案资料对于电视台来说，不仅是工作检查考核的重要依据，也是社会历史发展重要的参考资料。因此，做好电视台宣传档案管理工作非常重要。但是，目前电视台宣传档案管理中存在一些问题及改善建议，下面我们进行详细阐述：

一、目前电视台宣传档案管理中存在的问题

第一，档案管理意识不强，管理方式落后。目前有些电视台领导对于新形势下的宣传档案管理缺乏足够的了解，宣传档案管理意识不强。部分领导认为电视台属于媒体单位，其主要工作是电视节目的拍摄与制作，却忽视了拍摄资料的保存和整理，造成大量录像资料的丢失。在宣传档案管理的过程中，工作人员只重视文件型播出型资料的归档，却忽视了其他资料的保存整理。电视台部分领导没有认识到档案管理的价值所在，所以把档案管理认为只是文档的简单整理和装订，对文档资料没有投入必要的资金，很多档案管理部门仍然采取手工操作，没有实现档案资料的现代化管理；

第二，电视台宣传档案资料收集不全，整理缺乏规范化。档案资料的收集是档案管理工作的前提和基础，因此，做好电视台宣传资料的收集工作显得非常重要。有些档案管理人员的业务技能水平比较低，对于档案管理的各个环节不熟悉，对于电视台宣传资料不能及时收集归档，再加上档案资料内容不全面，不能正确反映节目的真实内容。档案资料在整理的过程中，时间编排方面比较混乱，组卷装订不规范，导致档案分类混乱，缺乏整体性和科学性，残缺不全，不利于档案资料的作用的充分发挥；

第三，电视台宣传档案管理人员业务技能水平不高。由于电视台对宣传档案工作的重视程度不够，所以对于档案管理人员的招聘和任用方面比较宽松，因此档案管理人员的业务技能水平比较低，计算机应用不熟悉，缺乏专业的管理知识，导致工作效率低下。再加上电视台宣传档案缺乏完善的收集网络系统，大量珍贵的声像资料仍然滞留在个人手中，一定程度上造成宝贵资料的流失，不能实现宣传档案的充分利用。

二、改善措施

从上文得知，目前电视台宣传档案管理中还存在一些问题，针对这些问题，我们提出以下几点建议：

第一，加大档案管理重要性的宣传力度，大力推广现代化管理方式。加大档案管理重要性的宣传力度，让电视台领导正确认识宣传档案管理的价值，强化管理意识，改变以往的传统观念。在宣传档案管理方面，改变传统的手工管理方式，在档案管理中普及计算机的应用，实现档案信鼠资源管理的规范化和科学化；

第二，收集到完善的档案资料，实现宣传档案资料的规范化管理。电视台的编辑记者应该坚持到一线中采访和拍摄新闻，形成丰富的具有参考和利用价值的资料。对于收集到的档案资料应该严格按照国家相关规定把文字稿和音像带进行分类整理和存放，并按照时间先后顺序做好必要的目录检索，满足日后方便查找的需要，提高宣传档案管理的工作效率。另外，档案管理人员还要注意做好宣传档案的保管工作，室内放置必要的设备，如灭火器、除湿器，保证档案资料完好无损的存放在干净、通风、整洁的环境中；

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转变观念是加强煤炭企业电子档案建设的根本途径。各级煤炭企业领导首先要从思想上高度重视，要把电子档案建设做为企业管理的一项重要内容，使企业的长远发展规划与电子档案建设同步发展，矿井质量标准化建设与电子档案建设同步运作，企业内部职工培训计划与电子档案人员培训同时进行。要从人员上、资金上、设施上全方位的给予支持。

加强培训是提高煤矿企业档案管理人员素质和专业技能的根本保证。现代化、数字化档案建设需要高技能型人才去支撑。所以,档案管理人员在具备档案管理基本知识的同时，还要全面掌握计算机应用、数字化技术、现代网络技术等相关知识。系统的掌握和运用现代化档案管理知识，提高业务技能。加强队伍建设，要培养和引进一批高技能人才，构建一支知识结构合理的档案管理人员队伍，确保电子档案建设正常发展。

规范体系是促进煤矿企业电子档案发展的必然趋势。煤矿企业档案管理要有一个科学先进的管理体系作保证，需要从几个不同的方面进行有益尝试和探索。首先，要根据数字化矿井建设的要求，根据矿井“六大系统”建设的内容，在矿井生产、安全监测监控、自动化控制等方面建立电子档案信息生成体系，使生产管理过程中产生的电子档案信息经过分级筛选后能够自动生成，并转输到电子档案系统；其次是要根据煤炭企业信息管理的特点，建立以工区和机关科室为基本单位，以专职管理部门为中心的综合管理体系，对各种档案信息采取终端集中管理的体制；三是要完善电子档案信息公开、网站（页）建设与档案信息安全管理体系，形成有效的电子档案建设激励约束机制。提高信息安全意识，防止失密、泄密档案信息的事件发生，确保档案数据库的安全。

软件开发是促进煤矿企业电子档案发展的技术支撑。在软件开发方式上要按照国家标准，结合煤炭企业的自身特点，采取与科研单位和高等院校合作等多种形式进行研发。在软件开发范围上，一方面要重点加强系统软件的开发，同时，还要加强音像档案技术的开发和研究，建立科学、规范的音像档案录入、保存和电子档案异地备份库，促进数字档案馆室建设。

本文作者：杨周锁作者单位：宝鸡秦源煤业有限公司办公室

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我国信息化进程的不断推进，人们对于信息的需求更加渴望，因此，为了更好的贯彻为人民服务的基本宗旨，我国的事业单位需要不断提升自身管理水平，这其中最为重要的就是要不断优化自身档案管理的途径，提升档案管理的水平，这样才能够不断提升信息公开的程度，满足当前人们对于信息的渴望，实现真正意义上的和谐社会目标。为了更好的实现我国事业单位档案管理的工作，本文就目前事业单位的档案管理工作中存在的问题进行研究，希望通过这样有针对性的研究，发现其中解决问题的方式与方法，最终不断改善我国事业单位档案管理的途径，最终实现信息公开的基本目标。

1引言

相对于一般的单位来说，由于事业单位本身的特殊性质，导致了其在进行档案管理中必然会有其特有的属性。由于本身事业单位在整个管理过程中就比较复杂，因此，在进行档案管理时必然整个程序也是比较繁琐的，这其中包括了档案的收集、整理、统计处理等多个过程和途径，总体上来看必然需要较为复杂的过程和准确的统计。但是，良好档案管理将对于事业单位的发展极为有利，可以这么说，不断提升事业单位档案管理的水平将能够不断提升我国事业单位的工作效率，同时也能够对于整个事业单位中人力资源的管理产生重要的影响力。但是，就目前来看正是由于本身事业单位权力集中，而且缺少了必要的外部性监督，这样必然会导致整个档案管理产生一系列的问题。

2目前事业单位档案管理现状

2.1档案管理的基本制度不健全

就目前来看，我国事业单位内部对于档案管理的基本制度还是不健全的，整体上存在着较大的问题，一般而言部分事业单位在进行档案管理过程中完全忽视基本档案管理的流程，对于档案的管理和归档完全都是随性而定，完全没有依据科学的方式进行有效的管理，这就导致了目前许多事业单位的档案管理工作一片混乱，使得整个事业单位在进行管理中也是比较混乱的，另一方面，即使部分事业单位在进行档案管理中建立了较为科学的整理和归档过程，但是由于本身缺乏监督的机制，这就导致了整个监督过程有问题，使得整个档案管理制度仍然形同虚设，因此，对于档案管理的基本制度建设仍然是目前事业单位档案管理的重点。

2.2档案的使用效率低下

事业单位在当今经济社会中发挥着重要的作用，但是为了更好的发挥其作为为人民服务的社会公益性单位，必须要发挥好其档案管理的积极作用。但是，传统意义上的档案管理思想严重阻碍了我国事业单位档案管理的效率，使得其原本应具有的经济和社会效益没有得到有效的发挥。

2.3档案管理的软硬件环境不到位

目前来看，部分事业单位内部并没能很好的实现现代化的档案管理制度，虽然其相应的计算机和网络通信设备有架设，但是其落后程度过于严重，造成了基本的硬件不达标；另外，对于档案管理人员的培养也不到位，使得档案管理人员缺少必要的知识储备和档案管理的技巧。

2.4档案收索效率不高

档案的收索效率决定了档案的利用效率，但是，事业单位中本身的基础性建设就有问题，无法为快速检索功能提供有效的技术支持，另外本身档案管理的复杂性就导致了档案在进行检索的过程中会出现重复等一些的问题，这样就会大大降低整个检索的效率，因此降低了整体的有效性。

3事业单位档案管理的路径优化方式

3.1建立全新的管理理念

相对于硬件不达标的问题而言，思想观念的转变更为重要，由于受到了传统档案管理的思想限制，使得当前我国事业单位的档案管理理念落后，因此，应该不断改变现阶段的管理理念，将基本的管理方式与当今时展的要求相互结合，以便实现高效的档案管理理念。

3.2加强档案管理的安全性和制度化

近年来，我国信息技术的不断发展，使得档案管理也不断的实现了信息化，但是对于事业单位来说，其大部分档案还是需要保密的，为了更好的保护档案秘密性，需要建立档案管理过程中的安全设置，同时要不断提升整个档案管理过程中的制度建设，这样才能够提升档案管理效率。

3.3加强人员培训

对于任何一个工作来说，人才是整个工作的核心，因此，为了有效的提升我事业单位档案管理的效率，必须要不断提升档案管理人员的基本知识和素养，这样才能够从根本上不断提升我国事业单位档案管理的效率。

4结语

事业单位档案管理必然涉及到许多复杂的过程以及专业的知识，为了更好的发挥我国事业单位的积极作用，需要加强事业单位的软件和硬件的环境建设，同时要不断更新管理理念，提升自身的管理水平。这样，才能够不断实现档案管理的信息化水平目标，最终实现社会主义和谐社会的建设。

【参考文献】

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高血压是一种常见病, 会对患者心脑肾的损害。过高的压力可以引起脑血管破裂引发脑血管意外，可能会对患者致死、致残。因此,加强对高血压的防治工作对保护,具有一定的意义。实践证明，通过对患者实施健康档案管理是高血压综合管理行之有效的方法。为评价健康档案管理在高血压患者中实施的效果, 我们对近年来建立健康档案患者的情况进行了分析，现将情况报道如下。

1资料与方法

1.1一般资料对2008年8月起，在我院建立健康档案且连续记录1年的患者，随机抽取180名作为研究对象, 采取自愿原则,比较其在建档前、后的自身对照情况, 并对其进行问卷调查。其中，男96例、女84例，年龄最大的88岁，年龄最小的51岁，平均68.4±6.7岁；按高血压分级：1级17例，2级71例，3级92例。

1.2档案管理健康档案管理，进行为期1年的系统管理。档案内容包括：标准测血压、胸片、12导联心电图、血脂四项、血糖、肝肾功能等检查记录。同时在对研究对象进行医学强化干预, 定期随访并观察1年的基础上，采取流行病学调查表进行问卷调查，结合病史及医学检查检查结果进行分析，并最终确定高血压分级、分层。

1.3 干预方法研究对象在建档后进行如下干预: ( 1)定期随访测量血压；（2）神情调整药物(量); ( 3)开展健康讲座；(4) 组织医患互动交流；( 5)接受患者电话咨询。

1.4效果评估对实施高血压分级管理的患者进行效果评估，并制定出下一年的干预计划。评估的重点：血压控制情况、危险因素干预的效果、靶器官的损害有无加重。按患者全年内血压控制情况分优良：全年有3/4以上时间血压记录在140／90mmHg以下；尚可：全年有1/2以上时间血压记录在140/90mmHg以下；不良：全年有1/2以下时间血压记录在140/90mmHg以下。

1.5统计学方法 采用SAS 6103进行统计学处理。 t检验、χ2 检验。

2结果

2.1建立健康档案前、后患者的血压控制情况见表1。

表1建档前、后患者血压情况（例）

由表1可知，建档前血压> 140 /90 mm Hg者127 例, 血压< 140 /90 mm Hg者53 例,建档后血压> 140 /90 mm Hg者64例, 血压< 140 /90 mm Hg者116例。说明建档后，患者血压控制情况得到明显加强 。

2.2建立健康档案前、后患者对高血压相关知识的了解情况见表2 。

表2建档前、后患者对高血压相关知识了解的情况（例）

由表2可知，建档前、后，患者对高血压基本知识的掌握提高很多，且大多数懂得了高血压日常预防的方法。

3讨论

高血压是常见的心血管疾病，以体循环动脉血压持续性增高为主要表现的临床综合征。从医学上来说,高血压分为原发性和继发性两大类，是受多方面因素影响的慢性高发病, 成因很多。

有研究表明，对高血压患者建立健康档案并进行系统化管理, 指导患者用药并调整好其生活习惯, 才能很好的达到控制血压的目的，同时也可以为患者节省大量的开支。以健康教育为基础，在建立健康档案过程中对患者不良卫生习惯进行干预，是控制高血压有效办法。在高血压的控制方面建立健康档案是一种非常有效的方法。但是, 由于我国对卫生服务的重视程度不同, 所以在实际的建档过程中存在着不少困难，需要全社会共同参与和解决。

本研究表明，在研究的180例患者中，建档前血压> 140 /90 mm Hg者127 例, 血压< 140 /90 mm Hg者53 例,建档后血压> 140 /90 mm Hg者64例, 血压< 140 /90 mm Hg者116例。说明建档后，患者血压控制情况得到明显加强 。同时，建档前、后，患者对高血压基本知识的掌握提高很多，且大多数懂得了高血压日常预防的方法。

本文结果显示，在医生与高血压患者的共同参与下，采用健康教育的形式，经过个体化的药物和非药物治疗及综合系统管理，高血压患者的健康知识水平有了明显提高，促使他们履行戒烟限酒、适量运动、合理饮食及心理平衡健康四要素的法则，有效改善患者的卫生行为，高血压控制效果明显提高。

本研究充分说明了只有对高血压患者建立健康档案并进行系统化管理, 指导患者用药并调整好其生活习惯, 才能很好的达到控制血压的目的，同时也可以为患者节省大量的开支。

参考文献

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（一）政治素质。政治素质是档案管理人员的首要素质。档案管理是一项严肃的政治工作，它要求档案工作人员必须具备较高的思想政治素质。即坚持四项基本原则，坚决执行党和国家的各项方针政策，并遵纪守法。同时，档案工作具有一定的机密性，要求工作人员必须具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素質。另外，档案工作的服务性特点还特别要求档案工作人员自觉树立为人民服务、不热衷名利、不计个人得失的奉献精神。

（二）业务素质。档案管理作为综合性较强的工作岗位，专业工作人员必须具备一定的综合文化知识和熟练的业务技能。如要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等方面的基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规、方针政策等，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定；应具备经济、法律、外语等学科的文化知识，熟练掌握现代信息技术；能把档案政策法规和专业知识灵活运用于实际，熟练完成业务工作。

（三）能力素质。一是协调能力。要做好档案工作，档案管理人员要经常与有关部门打交道，这就需要发挥综合协调能力，以达到各部门档案管理的协调统一。二是管理能力。档案工作不仅包括对档案实体的管理，还包括对档案事业的管理，要求档案人员认真研究管理学理论，学习现代管理的新知识、掌握现代管理的新技能，特别是高新技术管理手段在档案工作中的具体运用。三是学习能力。档案工作人员只有经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断扩展知识面，提高学历层次，才能适应档案管理工作新形势、新需求。四是开发能力。当前，档案信息资源的开发和利用是档案管理的一项重要工作，也是档案利用的拓宽与深化。档案工作人员要积极采取现代化的管理手段，及时、准确、高效地开发档案信息资源，以提供更好的档案服务。

二、档案管理人员整体素质存在的主要问题

（一）部分档案工作人员的思想道德素质较低，对工作缺乏事业心和责任心。部分档案工作者自认为经济收入、物质条件和社会地位与一些行业相差甚远，思想上形成极大反差，道德观念也发生了动摇，导致事业心不强，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重提高职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与自觉性，严重影响了档案管理水平的持续提升。

（二）部分档案工作人员专业知识匮乏，业务素质不高。近年来，虽然档案管理队伍中本科以上学历人员在不断增多，但真正具有档案专业学历的人员微乎其微，大多都是半路出家，要通过自学和一定的工作实践才能对档案专业知识有所了解，不少单位的档案管理人员中，具有中高级专业技术职称的人数所占比例偏低。档案工作人员的素质不高，直接影响了新技术、新方法在档案管理中的使用和推广，极大阻碍了档案事业的持续发展。

（三）管理方法陈旧，缺乏创新意识。由于很多单位对档案管理队伍建设的重视程度较低，很少提供外出交流学习的机会，工作人员的档案管理方法无法得到及时更新，服务效率持续低下。有些单位的档案管理人员老化，思想懈怠、因循守旧、不思进取，甚至不能熟练操作计算机，仍然采用手工检索、人工操作等原始手段，使档案管理的工作创新举步维艰。

三、提高档案管理人员综合素质的几点建议

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会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而，会计档案管理作为财务管理的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接了影响财务管理的质量和水平。档案管理是一门学问，需要会计人员去认真学习、去积极探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。

一、会计档案管理工作中存在的问题

1.对会计档案管理工作的重要性认识不够， 缺乏充分的认识， 意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。

2.会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。

3.会计档案管理人员综合素质有待提高。有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，不按规定去做，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。

4.财务档案管理不完善、不规范。设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。

5.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。 有的单位将会计信息存人磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。

二、完善会计档案管理工作的对策

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二、档案管理人员必须具备全面的岗位知识

档案管理人员要做好文书档案的收集、分类整理、利用保管等工作必须要对文件的种类、运转和档案整理知识有所了解，才能掌握文件的完整性、准确性、有效性，才能真正做好档案管理工作。通常所讲的文件是指公文。公文的文种有党、政之分，党的公文文种有14种（决议、指示、公报、条例、规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等），行政公文文种有13种（命令（令）、公告、通告、议案、决定、通知、通报、意见、报告、请示、批复、函、会议纪要等）。公文的写作都有规范、严谨的格式。版头是发文机关标识，居中套以红色的大号字体，下方是发文字号，再下方为红色横隔线；发文字号，由机关代字+年份+序号组成；标题，由机关名称、内容、文种三部分组成，小标宋体2号字，引用公文应当先引标题，后引发文字号，一份公文只能用一种文种，不能同时用两种文种，“请示报告”、“关于…的通报的通知”是两种文种，都是错误的用法；正文，始于主送机关名称下一行，采用三号仿宋体字，文件的结构层次为：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”，每页22行，每行28字，行距为固定值26磅；附件，在正文之后，下空一行，左空2个字符；发文日期使用汉字，零写成〇；公文生效的标志，印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证，郑重盖在日期上。收文的处理，签收、审核、批办、承办、催办、归档；发文的处理，草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、归档等程序。档案管理人员掌握上述基本知识后，要检查接收的文件准确性，必要时可以指导行政工作。

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目前，会计委派制下的会计档案管理存在的主要问题如下：

一是有的会计核算中心没有或未及时向委托单位移交会计档案，不符合《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第6条明确指出，“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但其所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：

一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

二要加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员岗前培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

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    二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账,会计核算形式发生了变化,财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出:“电算化会计档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定,“实行会计电算化的单位,有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中,会计委派制核算的地区或部门,基本都实行了电算化会计,形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心,即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心,也只移交纸质会计档案。

    三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物,它产生于会计业务工作之中,是会计工作的延伸,也是会计工作的终结。但在实际工作中,会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练,经常参加会计业务的培训和学习,但对档案知识,特别是会计档案规范化整理标准知之甚少,也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务,轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务,却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度,没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前,没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能,造成会计档案整理质量不高,封面内容填写不全,装订不整齐,有的分类、排列不规范,无目录等现象,使整理出的会计档案没有达到规范化标准,更谈不上科学管理。

    四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式,其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今,无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定,档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否,而对会计档案规范与否少有问津,使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

    五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度,对会计档案的归档范围、归档时间,整理标准,移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作,忽视了会计档案管理,没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中,也没有配备专人管理会计档案。

    针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题,笔者认为应强化以下方面工作:

    一要加强会计档案管理,理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案,应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定,明确会计档案的所有权是委托单位,将委托单位的会计档案整理规范,在核算中心暂保管一年,期满后编制会计档案的案卷目录,连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案,向委托单位的档案机构移交。

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信息化时代，高校档案管理人员必须是高素质人才，他们不能只拥有关于档案管理的知识，还需要会操作各种不同的计算机管理软件，学会维护系统，并不断地提高自身的安全意识。但是，我国当前的高校档案管理人员现状是整体素质偏低，不能有效地适应信息时代的档案管理需要。有些高校已经拥有了建设档案管理信息化的条件，但档案管理人员的各方面都有所欠缺，专业化程度不高，精通档案管理又会操作计算机的人才严重缺乏。

（二）档案管理意识比较差

高校档案信息化管理是高校信息化管理的基础，但有很多的档案管理工作人员对档案管理的重要性，缺乏系统的认识。有些人认为档案管理就是整理资料，不出错就可以；还有些人认为档案管理是附加工作，无所谓好坏，这些错误的认识都直接影响着档案信息化管理。

（三）资金不足，管理手段落后

在档案信息化管理中，所有的技术、设备都需要配套，需要足够的硬件投入，对于系统的维护、更新也需要大量资金，而资金的缺乏，直接制约着高校档案管理的信息化发展。有些学校已经建成了档案数据库，各部门之间不配合；有些学校和软件公司合理开发软件，但由于知识面涉及的不同，开发的软件对档案管理不太实用；还有就是设计的软件太过复杂，本来工作人员的素质就比较低，导致数据库的使用率较低。

（四）信息安全需要加强

社会信息化程度还在不断的加深，档案的数量急剧增加，内容也越来越丰富。随着各种不同的网络技术的推广，使得档案的载体增多，但是档案具有一定的保密性，我们必须处理好保密和开发的关系。档案的信息化管理，使其与校内外的联系加强，出现了诸如非法访问、电脑病毒以及黑客攻击等问题。

二、信息化时代保证高校档案管理安全性的措施

（一）有效提高工作人员的素质水平

只有把工作人员的素质水平有效提高，档案管理信息化才可以更好的发展。随着社会的不断发展进步，信息化技术将会占据着未来社会的主导地位，高校必须利用各种方法对档案管理人员进行高效的培训工作。必须有效的加强档案管理人员的计算机应用知识、网络技术等，有效地提高档案管理人员的整体素质。对档案管理人员进行新技术、新方法的培训，提高领导干部的信息化水平，培养出熟悉档案业务，又精通计算机技术的高素质人才。此外，在招收职工时，必须充分了解应聘人员的计算机水平和档案管理基本知识，从根本上解决工作人员素质偏低的问题。

（二）针对性的强化档案管理意识

有效地推动高校档案管理的信息化建设，必须改变管理人员错误的档案管理信息化意识。必须充分的认识到高校档案管理信息化的必要性和重要性。各级的档案管理人员对信息化建设必须充分重视。真正的认识到档案信息化管理对于高校教育发展和档案管理事业进步的重要意义。档案管理工作人员必须有效的宣传，根据现实状况制定可行的建设计划，有效推动高校档案信息化管理的快速进步。

（三）加大资金的投入力度

有效地增加资金的投入量，让高校采用现代化的技术、建立信息化的档案管理，有效的加快高校档案管理的信息化水平。为了更好地保证高校档案管理信息化的运行，就必须改变现在的管理局面，有效增加对资金和设备的投入力度。特别是必须加强硬件设施，主要是各种设备，满足信息化管理的硬件条件。与此同时，还需要积极地在高校网站上建立数字化档案馆，促使档案管理的信息化水平有效提升。

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【中图分类号】 E232.5 【文献标识码】B 【文章编号】 1001-4128（2011） 09-0043-01

1 纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案要同步归档

会计工作由于传统的记帐形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据，其他磁性介质式光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计数据，《会计基础工作规范》第四十五条规定：实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理，然而实际工作中，会计委派制，核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都得存在会计核算中心，也是只纸会计档案。

2 会计工作与会计档案脱结

会计档案是会计核算的产物，它门产生于会计业务工作中是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理档案知之甚少， 也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出管理制度，没有把会计档案规范化纳入会计人员岗位职责中，在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全、装订不整齐、有的分类、排列不规范，无目录现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与和作。

由于会计委派制是近些年来新的管理模式，其业务主要是接受同级财政部门的监督，然而从其至今，无论财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案，基本属于“失控”状态。

3 会计档案管理制度有待完善，制度不健全势必造成管理无章可循。

不少会计档案核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷，归档、保管制度，对会计档案的归档范围、档案时间、整理标准、移交等问题没有做出具体的可操作性的规定，只突出调整了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专业管理会计档案人员。

（一）应明确会计档案的主体，理顺会计档案管理体制，对纳入会计核算中心集中核算的单位，应根据财务管理自不变，资产所有权不变，资金使用权不变，债权债务不变，会计核算主体不变的五项原则，明确会计档案的主体，是各行政企事业单位而不是会计核算中心《会计档案管理办法》第6条明确指出，当前形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年，期满后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构的，应当在会计机构内部，指定专人保管。会计核算中心应严格按照《档案法》《会计法》，《会计档案管理办法》等有关规定，将各单位会计档案局整理规范，在核算中心保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录。连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质，会计档案向核算单位的档案机构或会计机构移交。

（二）会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量，会计档案是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范整理的熟知，熟练程度决定了会计档案的质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员岗位的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

（三）财政部门与档案部门联手共同加大对新的会计管理体制下形成的会计档案的监管。

结合实际联合制发包含新的会计体制工作内容的《会计档案管理实施细则》进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案规范化管理纳入其中，加大对会计工作的整体性和连续性的检查、监督。

（四）完善会计档案管理工作的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续。

实行会计委派制的地区和部门，除了建立会计档案立卷、归档、安全保密等管理制度外，还应根据会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期表、移交时间等。确保会计档案收集的齐全完整，在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计、报帐员、档案员应同时办理交接手续，加盖公章，清点会计档案是否齐全、完整、账目相符，案卷整理质量是否规范，交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份。

要真正做到科学管理会计档案，为各部门提供最准确无误的凭据材料。

参考文献